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Tenga en cuenta las siguientes características de los navegadores para facilitar el diligenciamiento. Se recomienda MOZILLA FIREFOX 4.0 o superior, GOOGLE CHROME e INTERNET EXPLORER 9 o superior. A continuación, se indica de manera detallada los pasos que lo orientarán en el diligenciamiento del formulario. Todos los campos acompañados del símbolo asterisco (*), son de obligatorio diligenciamiento, los que no cuenten con esta marcación son opcionales.

Seleccione el tema en el que requiere ayuda:

1. INGRESO DE TRABAJADORES DEPENDIENTES

2. INGRESO A TRABAJADORES INDEPENDIENTES

3. INGRESO MASIVO DE TRABAJADORES DEPENDIENTES

4. INGRESO MASIVO DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES

1. INGRESO DE TRABAJADORES DEPENDIENTES

➢ Al ingresar deberá dirigirse a la pestaña Afiliaciones donde se desplegarán varias

opciones, haga clic en Dependientes para realizar afiliaciones de empleados uno a uno.

Al Darle clic nos aparece el formulario en el cual debemos ingresar los datos del empleado. MENÚ TRÁMITE:

• Trámite: El sistema lo seleccionará como afiliación automáticamente.

• Fecha de registro: El sistema lo seleccionará con la fecha en la cual se está realizando el registro.

• Fecha de cobertura: Corresponde al día calendario siguiente de la fecha de registro y le permite seleccionar hasta treinta (30) días posteriores a la fecha de registro para realizar afiliaciones futuras (la fecha de inicio de cobertura será la fecha indicada desde las 00 horas).

MENÚ INFORMACIÓN CENTRO DE TRABAJO: La información del centro de trabajo, muestra en listas desplegables la información ya existente del empleador, deberá seleccionar la que corresponda al lugar donde el trabajador desempeñará sus labores (si únicamente cuenta con una sede el sistema traerá ya toda la información)

• Departamento

• Municipio

• Nombre de la sede

• Dirección de la sede

• Código, tarifa y descripción de la actividad económica (se podrán seleccionar solo las actividades económicas con las que cuenta la empresa)

MENÚ INFORMACIÓN DEL TRABAJOR: A continuación, deberá diligenciar la información del trabajador:

• Tipo de vinculación: Seleccione la opción correspondiente según la lista (Si no encuentra la requerida dentro de este listado deberá seleccionar TRABAJADORES DEPENDIENTES)

• Tipo de documento: (Seleccionar acorde al correspondiente)

• Número de documento: Al ingresarlo el sistema le solicitará que confirme el número de documento.

Si el trabajador existe en la Base de datos de Positiva, el sistema traerá todos los datos y le permitirá modificarlos en caso de requerirlo, y deberá completar los campos faltantes.

Si el trabajador no existe en la Base de datos de Positiva, deberá diligenciar todos los campos obligatorios señalados con el símbolo (*).

En caso de que el trabajador sea menor de edad, debe anexar en formato PDF los siguientes documentos:

• Documento del menor de edad.

• Permiso del ministerio del trabajo o contrato de aprendizaje (si es aprendiz Sena)

Los pasos para cargar los documentos son:

1. Hacer clic en el botón mostrará ventana emergente para buscar y seleccionar el archivo a cargar. Recuerde que debe ser en formato PDF. Por ejemplo, documento del trabajado

2. Una vez cargado el documento, se debe seleccionar el tipo de archivo, que para el ejemplo sería “Documento Trabajador”.

3. De clic en el botón

4. El sistema le mostrará el proceso de cargue y le confirmará que se cargó correctamente.

5. Si desea confirmar que el archivo cargado es el correcto, de clic sobre el nombre del

archivo PDF, que en este caso sería . En caso de ser el incorrecto podrá utilizar el botón y cargar de nuevo el archivo correcto:

Nota: En caso de anexar más de dos archivos, podrá utilizar el botón , de modo que la acción se ejecute de manera más rápida.

A continuación, verá el módulo “Información de Beneficiarios”, cuyo diligenciamiento es opcional. Los datos que debe diligenciar son:

• Tipo de documento

• Número de documento: El sistema le solicitará confirmar el dato.

• Apellidos y nombres

• Fecha de nacimiento

• Género

• Parentesco

Una vez finalice el diligenciamiento del formulario, de clic en la opción que se encuentra en la parte inferior del formulario. Si no desea registrar la afiliación, de clic en el botón “Limpiar Formulario”.

A continuación, el sistema generará el certificado de la radicación del trabajador, con las opciones de guardarlo o imprimirlo.

Una vez diligenciado los datos y dar clic en el botón Afiliar y generar certificado, en una nueva ventana se genera el certificado de radicación.

2. INGRESO A TRABAJADORES INDEPENDIENTES

Antes de iniciar deberá asegurarse que cuente con el programa adobe acrobat reader. Para comenzar ir al menú de Afiliaciones, opción Independientes, para realizar las afiliaciones de los trabajadores uno a uno. Al dar clic en la opción Independientes, aparece el formulario en el cual debe digitar los datos del contratista. Debe leer la notificación y cerrar el aviso para iniciar el proceso de afiliación de independientes.

Una vez cerrada el aviso, ingrese el número de documento del trabajador independiente y haga clic en el botón de búsqueda

Una vez realizada la búsqueda, deberá ingresar todos los datos que se solicitan en el formulario, si la empresa cuenta con varias sedes, deberá dar clic en el campo “Sede” y se despliegan las sedes con las que cuenta la empresa, procederá a seleccionar la sede donde laborará el trabajador.

Luego de indicar la sede, tendrá que asignar la actividad económica, en la parte inferior derecha de la pantalla aparecerán las actividades de la empresa donde se indica su correspondiente nivel de riesgo, para seleccionarla deberá hacer clic en la tarifa de la actividad económica.

Una vez diligenciado los datos, haga clic en el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla Agregar afiliado a la lista. Si se desea seguir ingresando afiliados de clic sobre el botón y se despliega un nuevo el formulario.

Al registrar todos los empleados van a aparecer en el cuadro de la derecha LISTADO DE EMPLEADOS SIN AFILIACION.

Seleccione

el nivel de

riesgo o

tarifa para

el

trabajador

Seleccione la actividad del trabajador. Si el nivel riesgo que requiere es mal alto

al que tiene la empresa deberá buscarlo en esta opción, (No puede realizar

vinculación con un nivel de riesgo que sea inferior a los de la empresa)

Aquí podrá

buscar el cargo

del trabajador

Para terminar el proceso de afiliación deberá hacer clic en el botón AFILIAR Y GENERAR CERTIFICADO Automáticamente el sistema generará el certificado que podrá imprimir y guardar.

Certificado de afiliación El registro de afiliación y es generado una vez se hace la confirmación de los datos del afiliado.

Opciones para

imprimir y

guardar el

certificado de

afiliación.

3. INGRESO MASIVO DE TRABAJADORES DEPENDIENTES Seleccione la opción AFILIACIONES - INGRESO MASIVO para ingresar un grupo de trabajadores desde un archivo prediseñado.

Si es la primera vez que va a realizar el procedimiento, lea el instructivo sobre la estructura que debe tener el archivo en la opción Ingreso masivo de trabajadores – Revisar la nueva estructura de las plantillas>>PDF

Este el formato Excel que se descargará para la afiliación masiva de trabajadores.

En una parte del archivo aparecerá si tiene beneficiarios, esta información es opcional.

Aquí podrá descargar la estructura

para que tenga en cuenta al

momento de diligenciar la plantilla.

Se descargará la plantilla para que

ingrese los datos de trabajadores que

desea afiliar, teniendo en cuenta la

estructura.

Una vez diligenciado y guardado el archivo con los datos de los trabajadores, se procede a cargar la plantilla en la página: Seleccione la opción Ingreso Masivos tipo de plantilla Trabajadores Dependientes, clic en Examinar y Abrir para seleccionar el Archivo, clic en Iniciar cargue de la Plantilla.

El sistema valida la información y muestra detalladamente si el registro fue ingresado con éxito o indica el error a través de comentarios añadidos al campo que presenta inconsistencias para que éste sea corregido y nuevamente ingresado.

Seleccionar la plantilla

diligenciada

Clic para iniciar

proceso de

validación.

Seleccione el tipo

de plantilla

Para terminar la afiliación, dar clic en el botón Guardar Registros. Luego de realizar la afiliación, automáticamente el sistema generará el certificado que podrá guardar o exportar.

Este es el procedimiento para afiliar trabajadores masivamente, es conveniente que imprima el documento generado como prueba de radicación.

4. INGRESO MASIVO DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES Seleccione la opción INGRESO MASIVO para ingresar un grupo de trabajadores desde un archivo prediseñado.

Si es la primera vez que va a realizar el procedimiento, lea el instructivo sobre la estructura que debe tener el archivo en la opción Ingreso masivo de trabajadores – Revisar la nueva estructura de las plantillas>>PDF

Una vez diligenciada la plantilla y guardada con los datos de los trabajadores, se procede a cargar la plantilla en la página: Seleccione en el campo “Tipo de plantilla” la opción Trabajadores Independientes, clic en Examinar y Abrir para seleccionar el Archivo, por ultimo clic en Iniciar cargue de la Plantilla.

Aquí podrá descargar la estructura

para que tenga en cuenta al

momento de diligenciar la plantilla.

Se descargará la plantilla para que

ingrese los datos de trabajadores que

desea afiliar, teniendo en cuenta la

estructura.

El sistema valida la información y muestra detalladamente si el registro fue ingresado con éxito o indica el error a través de comentarios añadidos al campo que presenta inconsistencias para que éste sea corregido y nuevamente ingresado.

Para terminar la afiliación, dar clic en el botón Guardar Registros.

Seleccionar la

plantilla diligenciada

Clic para iniciar proceso

de validación.

Seleccione el tipo

de plantilla

Luego de realizar la afiliación, automáticamente el sistema generará el certificado que podrá guardar o exportar.

Este es el procedimiento para afiliar trabajadores masivamente, es conveniente que imprima el documento generado como prueba de radicación. NOTA: Para obtener el permiso para el registro de trabajadores Independientes por la web, debe contactarse con la Gerencia de Afiliaciones y Novedades de Positiva Compañía de Seguros.