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1 2014 Anersum, S. de R.L. de C.V. All rights reserved CONFIDENTIAL & PROPIETARY

MANUAL DE USUARIO

PORTAL GE TRANSP INVOICES ®

VERSIÓN 4.0


Contenido

2. GENERALIDADES DEL SISTEMA 3 2.1 OBJETIVO 3

3. ACCESO AL PORTAL GE TRANSP INVOICES 3 3.1 CAPTURA DE DATOS OBLIGATORIOS 5

4. EDITAR PERFIL 7

5. CARGAR XML 7 4.1. Paso #1 de 4 - Ingresar Número de Orden de Compra 8

4.2. Paso #2 de 4 - Seleccionar Archivo XML 10

4.3. Paso #2 de 4 - Validar Archivo XML 11

4.3.1. Comprobante Válido fiscalmente 11

4.3.2. Comprobante Inválido fiscalmente 12

4.4. Paso #3 de 4 - ADDENDA 13

4.5. Paso #4 de 4 - CARGAR “PDF ORIGINAL” 14

6. BUSCAR FACTURA 15

7. FACTURA GENÉRICA 17 7.1 Obtener factura genérica 17

8. VER PDF CFDI / PDF EXTRA 18 8.1 Ver PDF CFDI 18

9. NÚMERO DE RECEPCIÓN 19

10. NOTA DE CRÉDITO 20 10.1 Menú Nota de Crédito 20

10.2 Cargar Nota de Crédito 20

10.3 Validaciones a la Nota de Crédito 22

11. CERRAR SESIÓN 23

12. ACLARACIONES 24 12.1 Explorador 24

13. PESTAÑA DE SOPORTE 24 13.1 Mensaje de Auto-Respuesta 28


1. GENERALIDADES DEL SISTEMA

1.1 OBJETIVO

El principal objetivo del presente manual es facilitar a los usuarios el manejo del sistema PORTAL GE TRANSP

INVOICES, mostrando las funciones e interfaz del sistema, proporcionando una guía sobre los diferentes pasos

para la validación de los comprobantes fiscales digitales.

2. ACCESO AL PORTAL GE TRANSP INVOICES

Se puede iniciar la aplicación ingresando a la URL: www.ge-transp-invoices.com/ , puede obtener su “Manual

de Usuario” en el siguiente link: Para mayor información en la parte inferior verá un banner con nuestra

línea 01-800-8380-468 y nuestro correo electrónico (Ver imagen 2.1)

Imagen 2.1 Inicio de sesión.

Se deberá de ingresar el usuario y contraseña indicados por el administrador de la aplicación. Si no cuenta con

sus credenciales de acceso, podrá solicitarlas mediante el portal de tickets https://anersum.zendesk.com/ ó

bien con la pestaña “soporte”.

(Ver imagen 2.2).

http://www.ge-transp-invoices.com/

https://anersum.zendesk.com/


Imagen 2.2 Validar usuario y contraseña

En caso que el usuario y/o contraseña sean incorrectos, la aplicación mostrará un mensaje indicando que son

inválidos. (Ver imagen 2.4).

Imagen 2.4 Usuario y/o contraseña incorrectos.

NOTA: Si olvidaste tu usuario o contraseña, podrás solicitarla nuevamente con la opción “Recupérala aquí”.

Donde se le enviará un correo electrónico con la contraseña, a la cuenta que tiene registrada (Ver imagen 2.5).

Imagen 2.5 Recuperar usuario y/o contraseña

Una vez ingresados usuario y contraseña, la aplicación validará que sean correctos y permitirá el acceso al

menú “Mi cuenta”, donde le solicitará cambiar su contraseña, cabe aclarar que si no ingresa la totalidad de los

datos solicitados, no podrá ingresar a la pantalla principal del PORTAL GE TRANSP INVOICES. (Ver imagen 2.3):


Imagen 2.3 Menú Mi Cuenta

2.1 CAPTURA DE DATOS OBLIGATORIOS

En su primera sesión, y como parte del proceso de registro le vamos a solicitar por única ocasión información

sobre su empresa para nuestros datos maestros de proveedores.

Es importante nos facilite los datos de dos contactos en su empresa.

1) Datos del contacto principal – son los datos del Director o del contacto de más alta jerarquía en su organización

2) Datos del contacto de la persona responsable de cuentas por cobrar – es la persona dentro de su área de administración que presenta sus facturas en el portal y le da seguimiento a las mismas en el proceso de cobranza

Le pediremos también que aproveche esta oportunidad para revisar los datos generales de su empresa como

su dirección, las cuentas de correo vigentes y teléfonos de contacto.

Estos datos son requeridos y no podrá avanzar al menú de presentación y validación de facturas si no

completa esta forma de registro.

El contar con esta información actualizada nos permitirá atenderles como lo merecen. Al finalizar el proceso de

registro cada uno de los dos contactos que Usted registró deberá recibir un correo electrónico de bienvenida

con instrucciones para completar su registro y cambiar su contraseña de acceso.

Los campos obligatorios solicitados estarán identificados con un asterisco (*). (Ver imagen 2.1. y 2.2.)


Imagen 2.1. Mensaje de Bienvenida al Portal Ge Transp invoices.

Imagen 2.1. Datos Obligatorios

NOTA: Deberá ingresar y revisar cuidadosamente los datos de contacto de las personas registradas, pues toda

comunicación con su Empresa será dirigida a las cuentas de correo registradas. Adicionalmente, en caso de

extravío u olvido de sus credenciales de acceso al sistema, se le enviará la información requerida para

restablecer sus credenciales a las cuentas de correo electrónico registradas en esta sección del sistema.


3. EDITAR PERFIL El PORTAL GE TRANSP INVOICES pondrá a su disposición la posibilidad de modificar los datos de su perfil, como su dirección, teléfono, correo, datos de contacto, otros, sin embargo quedará restringido modificar el RFC y el nombre de la empresa, ya que ésta información solo la puede modificar el personal de GE por medio de una solicitud de registro o cambio de proveedor autorizado.

Para modificar los datos de su perfil debe dar clic en el botón “MI CUENTA” , ubicado en la parte superior derecha. (Ver imagen 3)

Imagen 3. Icono “Mi Cuenta”

NOTA: En el ícono que se encuentra en la esquina superior derecha, al iniciar sesión, podrá obtener su “Manual Factura

Genérica”, a lado encontrará el ícono donde podrá obtener su “Manual de Usuario”. En esta sección tambien aparecerá su

“VENDOR NUMBER” enseguida de la Razón Social. (Ver Imagen 3.1)

Imagen 3.1 “Mi Cuenta”

4. CARGAR XML


Podrá seleccionar la opción “cargar factura”, del menú desplegable “facturas”, ubicado en la parte superior

izquierda del PORTAL GE TRANSP INVOICES. (Ver imagen 4.) O bien podrá seleccionar la opción “FACTURAS +”

(Ver imagen 4.1.)

Imagen 4. Menú Facturas Imagen 4.1. Acceso Directo “FACTURAS +”

Como parte del proceso de validación de sus facturas CFDi hemos incluido una barra de avance del proceso.

(Ver imagen 4.2)

Imagen 4.2. Barra de Avance de Proceso

4.1. Paso #1 de 4 - Ingresar Número de Orden de Compra

Para iniciar el proceso deberá ingresar un número de orden de compra válido, que además sea asignado a la

razón social estipulada en su archivo XML o CFDi. (Ver imagen 4.1.1):

Imagen 4.1.1 Ingresar Número de orden de compra

Una vez que se ha ingresado el número de orden de compra, si la orden de compra ingresada está asociada a

un Release entonces deberá capturar el dato “Número Release” en el campo “Número release” y a

continuación oprimir “validar”. En caso de que su orden de compra no esté asociada a un release entonces

puede dejar el campo “Número Release” en blanco y oprimir el botón “Validar”. (Ver imagen 4.1.2)

Es muy importante capturar el “Número Release” correcto asociado a su orden de compra, de otra manera no

podrá continuar con el siguiente paso. (Ver imagen 4.1.2)


Imagen 4.1.2 Número Release

Como parte de la validación comercial, verificamos entre otras cosas que la orden de compra esté vigente, que

el número de orden de compra capturado corresponda a su razón social, y que no haya omitido ingresar su

número de release en caso de que sea necesario. En caso de error el PORTAL GE TRANSP INVOICES le

mostrará en la ventana de validación el error que se haya encontrado durante el proceso de validación

comercial y en la ventana de mensajes le mostrará el detalle del error encontrado. (Ver imágenes 4.1.3 y 4.1.4)

Imagen 4.1.3 Ventana de validación comercial


Imagen 4.1.4 Ventana de mensajes de error

NOTA: Para capturar nuevamente la orden de compra, deberá dar clic en “CANCELAR” (Ver Imagen 4.1.4)

4.2. Paso #2 de 4 - Seleccionar Archivo XML

Una vez que se haya pasado satisfactoriamente la validación comercial en relación a su número de orden de

compra se debe seleccionar el archivo XML que será cargado. Para seleccionar su archivo XML a validar solo

será necesario dar clic en el campo “Subir archivo XML”. (Ver imagen 4.2.1)

Imagen 4.2.1 Seleccionar Archivo XML a validar

A continuación se mostrará una ventana para seleccionar el archivo XML desde su disco duro. Deberá

entonces seleccionar el archivo y presionar el botón “Abrir”. (Ver imagen 4.2.2):


Imagen 4.2.2 Selección de Archivo XML a validar

4.3. Paso #2 de 4 - Validar Archivo XML

Una vez seleccionado el archivo XML a validar (nota: en el campo aparecerá la ruta del archivo seleccionado),

enseguida se requiere dar clic en el botón “INGRESAR” para que la aplicación valide el archivo XML

seleccionado. (Ver imagen 4.3.1)

4.3.1 Ingresar archivo XML seleccionado.

Una vez que se dio clic en el botón “INGRESAR”, la aplicación mostrará una barra de Avance (Ver imagen 4.3.2)

Imagen 4.3.2 Barra de Avance

4.3.1. Comprobante Válido fiscalmente

Si su archivo XML es válido fiscalmente aparecerá la ventana de validación y en la columna “Resultado”, con

una marca de validación positiva , el resultado sobre cada una de las validaciones. En caso de validación

fiscal sin errores se habilitará el botón “CONTINUAR”. (Ver imagen 4.3.1.1)


Imagen 4.3.1.1 Comprobante válido fiscalmente

4.3.2. Comprobante Inválido fiscalmente

Si el archivo XML es un archivo inválido fiscalmente la aplicación mostrará una marca de rechazo en la

columna “Resultado” en uno o más de los renglones con las validaciones. (Ver imagen 4.3.2.1)

Imagen 4.3.2.1 Comprobante inválido fiscalmente


Imagen 4.3.2.2 Detalle de mensaje de error en la validación fiscal

NOTA: Para ver más detalles del elemento en que falló la validación, se requiere seleccionar la opción de

“Mensajes”, pues en esta opción se describe más ampliamente el error encontrado en el archivo XML. (Ver

imagen 4.3.2.2)

4.4. Paso #3 de 4 - ADDENDA

Este apartado le solicitará información requerida obligatoriamente, para el área de cuentas por pagar (AP). Los datos a capturar en este apartado son los siguientes: (Ver Imagen 4.4)

4.4.1 Tipo de documento Debe indicar en el portal el tipo de documento a cargar, es decir, si se trata de una factura, re-facturación (solo en caso de que se le haya asignado un folio para re-facturar), retención o nota de crédito. El valor por default es “Factura”.

4.4.2 Serie / Folio

Debido a que en las facturas CFDi, no es obligatorio incluir los campos “#serie y #folio” en el archivo XML, en caso de que su archivo XML no incluya esos datos el PORTAL GE TRANSP INVOICE, le solicitará capturar la serie y el folio de su factura. Por otra parte en caso de que su archivo XML contenga los campos #Serie y #Folio el portal automáticamente mostrará esos valores en los campos “Serie” y “Folio” en la pantalla de captura de ADDENDA. 4.4.3 Moneda Deberá capturar el tipo de moneda de su factura o comprobante fiscal digital CFDi. El portal validará que sea el tipo de moneda asignada en la orden de compra respectiva. De no ser así la aplicación mostrará un mensaje de error en el campo “Moneda”. 4.4.4 Email En este espacio se mostrará en automático la cuenta de correo electrónico del “Contacto de Cuentas por Cobrar”, que Usted capturó en el Proceso de “Captura de Datos Obligatorios” de su perfil. Si lo desea puede cambiar esa dirección de correo electrónico. Es importante señalar que el cambiar la dirección de correo electrónico en este campo no modifica los datos de su perfil, para modificar los datos de contacto permanentemente deberá hacerlo siguiendo las instrucciones mostradas en el paso “3. EDITAR PERFIL”


Una vez capturados los datos requeridos, podrá avanzar dando clic en el botón “CONTINUAR”

Imagen 4.4. Captura de Addenda

4.5. Paso #4 de 4 - CARGAR “PDF ORIGINAL”

Esta es el último paso para concluir con la carga de su archivo XML. Deberá adjuntar obligatoriamente el

archivo PDF CFDI original correspondiente al archivo XML que haya cargado en el paso “4.2. SUBIR ARCHIVO

XML”. Los archivos XML y PDF deberán tener el mismo nombre. Adicionalmente tiene la opción de adjuntar

un archivo PDF extra. Para seleccionar su archivo PDF Original únicamente deberá dar clic en el campo

“Archivo PDF CFDI” (Ver imagen 4.5.)

Imagen 4.5. Cargar PDF CFDI

Una vez seleccionado un archivo PDF CFDI, podrá concluir dando clic en “INGRESAR”


5. BUSCAR FACTURA Para realizar la búsqueda de una factura ya ingresada y validada previamente en el portal se requiere entrar al

portal realizar el paso #2 ACCESO AL SISTEMA y enseguida ir a la opción “Mis facturas” que se encuentra al

lado izquierdo del portal, en el Menú desplegable “Facturas”. (Ver imagen 5.1)

Imagen 5.1 Buscar factura.

Existen varias opciones de búsqueda.

Opción #1 – Buscar por número de orden de compra, número de serie, folio de numero de recepción en

almacén en el campo respectivo (Ver Imagen 5.2)

Imagen 5.2 Buscar factura por orden de compra, otros

Opción #2 – Filtrar “Mis facturas” por rango de fechas

Si desea filtrar “Mis facturas” por rango de fechas deberá seleccionar alguna de las opciones disponibles (Ver

Imagen 5.3)

Imagen 5.3 Filtrar “Mis facturas” por rango de fechas


El portal tiene 4 opciones de filtrado por fecha prediseñadas; mes actual, mes anterior y trimestre.

Si la opción “Rango de fechas” es seleccionada entonces aparecerá un campo “Fecha de inicio” y otro campo

“Fecha final” en esta área se requiere ingresar el rango de fechas para filtrar su reporte de facturas, dando clic

en el botón “calendario” y seleccionar la fecha deseada.

Una vez especificada la opción más apropiada (Mes actual, Mes anterior, Trimestre) el reporte de “Mis

facturas” mostrará solamente las facturas correspondientes a la opción seleccionada. Adicionalmente al

filtrado por periodos o por rango de fechas, en cualquier momento después de haber aplicado un filtro de

fecha podrá dirigirse al campo de búsqueda ubicado en la parte superior y en este espacio podrá ingresar el

número de la orden de compra, número de serie o el folio de su factura, otro campo y dar clic en “BUSCAR”

(Ver imagen 5.4)

Imagen 5.4 Buscar facturas por un valor conocido

Imagen 5.5 Resultado del filtrado o de la búsqueda de Facturas.


6. FACTURA GENÉRICA La factura genérica es un archivo PDF y es generado automáticamente por el portal. Este archivo PDF es una

imagen del archivo XML y tiene un formato genérico para todos los proveedores (eliminamos los logos de su

factura original). Contiene la información del XML que se cargó en el paso #4. CARGAR XML. Este archivo PDF

deberá ser impreso y lo deberá llevar al almacén ya que es el documento que se usara para la entrega de

mercancía y/o servicio en almacén. Nota: En caso de no contar con su archivo PDF Genérico impreso no

podrá entregar en almacén.

6.1 Obtener factura genérica

Una vez que la aplicación muestre el listado de los resultados de la búsqueda se procede a obtener la factura

genérica. Para esto se requiere seleccionar uno o más renglones o facturas (seleccionar el botón en el extremo

izquierdo del listado de “Mis facturas” ). Posteriormente se deberá seleccionar en la sección

“Descargar/exportar” el documento que desea exportar. En este caso para descargar solamente el archivo PDF

Genérico deberá seleccionar solamente el icono gris, PDF GENÉRICO . En caso de así desearlo puede

descargar su archivo XML original, su PDF Original o seleccionando la opción “Todo” podrá descargar todos

esos archivos en un archivo ZIP. Para descomprimir el archivo ZIP puede descargar el programa gratuito en la

siguiente liga http://www.winrar.es/descargas y a continuación dar clic en el botón “EXPORTAR”. (Ver imagen

6.1.)

Imagen 6.1. Descarga PDF Genérico

VISTA EN LINEA DE FACTURA GENERICA

El PORTAL GE TRANSP INVOICES, cuenta con la opción de vista en línea de su archivo “PDF Genérico” , el

botón de vista en línea se encuentra ubicado al costado izquierdo, sobre el mismo párrafo de la factura que

desea ver en línea, es exactamente igual al icono de factura genérica.

Para ver su factura genérica en línea mediante el icono de vista en línea, únicamente debe dar clic sobre el

icono , en donde su navegador abrirá una nueva pestaña y podrá ver su factura genérica en línea. (Ver

imagen 6.2.)

Imagen 6.2. Botón Vista en Línea

http://www.winrar.es/descargas


Imagen 6.1.2 Factura genérica.

NOTA: Cabe señalar que la descarga de su factura genérica será en un archivo comprimido, es decir, en un

archivo .zip . Para descomprimir el archivo ZIP puede descargar el programa gratuito en la siguiente liga


7. VER PDF CFDI / PDF EXTRA

7.1 Ver PDF CFDI

El sistema almacena el PDF Original que cargo el usuario. Para poder visualizar dicho documento es necesario

seleccionar la factura ( ) de la cual se desea visualizar la factura o archivo XML, posteriormente dar clic

derecho sobre el recuadro deseado PDF ( ) PDF EXT. ( ) PDF GENERICO ( ) XML ( ) y finalmente dar

clic en “EXPORTAR”. (Ver imagen 7.1.)

Imagen 7.1. Ver PDF/CFD/XML



8. NÚMERO DE RECEPCIÓN

El número de recepción es generado y proporcionado por el área de almacén, cuando se hace entrega de la

mercancía y/o servicio.

En el área de “Mis Facturas” existe un campo llamado “Numero de recepción”, este campo indica si la factura

ya fue recibida en almacén y la fecha en que se le dio recepción.

Si el campo “No. de Recepción” se encuentra vacío significa que aún no se ha recibido la mercancía y/o

servicio en el almacén. Por lo mismo la factura no puede continuar su proceso de revisión por parte del

departamento de Cuentas por Pagar de GE. El proceso de interfaces entre el sistema de recepción de

mercancías de GE y el PORTAL GE TRANSP INVOICES toma de uno a dos días para reflejar las recepciones en

almacén. Si entrega en viernes el portal mostrará la actualización hasta el lunes en la tarde o el martes

siguiente a más tardar. Si Usted ya realizó la entrega de su mercancía y/o servicio en el área de almacén y el

campo de “No. de Recepción” se encuentra vacío, favor de colocar un ticket de soporte para ayudarle a revisar

su situación. (Ver imagen 8.1).

Imagen 8.1 Factura sin número de recibo.

Si el campo “No. Recibo” contiene un número significa que dicha factura ya se encuentra en proceso de

revisión por el área de Cuentas por Pagar de GE. (Ver imagen 6.2). Para completar su proceso de pago no

deberán ocurrir errores en el proceso de validación y verificación en el área de Cuentas por Pagar.

Adicionalmente la fecha de pago se programa de acuerdo a las condiciones y términos acordados en su orden

de compra tomando como fecha de inicio de cálculo de los días de vencimiento de pago la fecha que aparece

en el campo de Fecha de ingreso de su factura XML o CFDi en el PORTAL GE TRANSP INVOICES.

Imagen 8.2 Factura con número de recibo.


9. NOTA DE CRÉDITO

9.1 Menú Nota de Crédito

Debido a que las Notas de Crédito tienen una estructura muy similar a las facturas electrónicas, es decir,

cuentan con un archivo XML y un archivo PDF, a excepción de la gran particularidad de contener la etiqueta de

“egreso” y no “ingreso” como en el caso de las facturas electrónicas, se ha desarrollado un espacio especifico

para ingresar los archivos xml y pdf correspondientes a notas de crédito.

Para ingresar una Nota de Crédito al PORTAL GE TRANSP INVOICES, tendrá dos opciones para abrir el

apartado de “Nota de Crédito”:

1* Será necesario dar clic en el menú desplegable izquierdo “Facturas” y a continuación dar clic en “Cargar

nota de crédito”. (Ver Imagen 9.1)

2*Simplemente dar clic al botón de acceso directo “NOTA DE CREDITO +”, ubicado en la parte izquierda de la

pantalla, al lado derecho del botón de acceso directo “FACTURA +”. (Ver Imagen 9.1)

Imagen 9.1 Menú Nota de Crédito

9.2 Cargar Nota de Crédito

Una vez ubicado en el apartado “Nota de Crédito”, deberá cargar los archivos xml y pdf correspondientes a la

“nota de crédito”, de acuerdo al orden estipulado en la pantalla, deberá dar clic en el recuadro siguiente:

, con el fin de abrir el cuadro de selección de archivos (Ver Imagen

9.2.1).

Ya abierto el cuadro de selección de archivos seleccionará el archivo correspondiente, es decir, en la sección

“Archivo xml:” deberá cargar el archivo con extensión “.xml”, regularmente corresponde al archivo con el

icono siguiente: “ ”, por otro lado, en la sección “PDF” le solicitará cargar el archivo con extensión .pdf

correspondiente al xml de la nota de crédito ingresado hace pocos segundos, este PDF regularmente tiene el

icono siguiente: “ ”.


NOTA: Ambos archivos deberán tener exactamente el mismo nombre (Incluyendo mayúsculas y minúsculas) a

excepción de la extensión, por ejemplo:

“Mi_Nota_de_Credito_A-1565.xml”

“Mi_Nota_de_Credito_A-1565.pdf”

El siguiente paso a seguir es dar clic en el botón “Ingresar” (Ver Imagen 9.2.2), después de dar clic en el botón

anterior le deberá aparecer una pequeña ventana con el siguiente mensaje: “Su nota de crédito se ha

ingresado correctamente” así mismo le dará la opción del vínculo de “Ver Nota de Crédito Genérica”, donde al

dar clic en dicho vínculo podrá ver instantáneamente la “Nota de Crédito Genérica”. (Ver imagen 9.2.3)

Imagen 9.2.1 Cuadro de Selección de Archivos

Imagen 9.2.2 Botón “Ingresar”


Imagen 9.2.3 Ventanilla de mensajes “Nota de crédito ingresada correctamente”

9.3 Validaciones a la Nota de Crédito

El PORTAL GE TRANSP INVOICES cuenta con validaciones específicas para la identificación de archivos mal

estructurados e incorrectos, las validaciones que puede usted ubicar son algunas de las siguientes:

“Extensión invalida”

Es decir que alguno de los archivos que ha ingresado en cada celda cuenta con una extensión incorrecta, por

ejemplo: “Archivo xml: Mi_nota_de_credito.PDF”, se solicita un archivo .xml y se ha cargado un archivo .pdf.

(Ver Imagen 9.3.1)

Imagen 9.3.1 Mensaje de error “Extensión Invalida”

“Los nombres de los archivos no son iguales”

Es indispensable que ambos archivos tengan exactamente el mismo nombre, a excepción de la extensión

correspondiente, por ejemplo: “Mi_nota_de_credito.PDF” y “Mi_nota_de_credito.XML”. (Ver Imagen 9.3.2)

Imagen 9.3.2 Mensaje de error “Los nombres de los archivos no son iguales”


“¿RFC del emisor en el CFDI sea el mismo del RFC proveedor firmado?”

El mensaje de error indica que el RFC del documento ingresado es diferente al RFC del proveedor que está

firmado para cargar el documento, por ejemplo: “RFC de documento ASE081028AQ8” y “RFC del proveedor

ASEO81028AQ8”, la diferencia está entre una “o” y el numero “0 (cero)”. (Ver imagen 9.3.3)

Imagen 9.3.3 Mensaje de error “¿RFC del emisor en el CFDI sea el mismo del RFC proveedor firmado?”

“El tipo de comprobante no es egreso”

Dentro del archivo xml de la nota de crédito deberá siempre contener la etiqueta “egreso”, pues es la

particularidad que nos da la referencia de que se trata en efecto de una nota de crédito, en caso contrario, es

decir, que no contenga dicha etiqueta o que incluso tenga la etiqueta “ingreso” el PORTAL GE TRANSP

INVOICES marcará el mensaje de error correspondiente. (Ver imagen 9.3.4)

En estos casos probablemente al generar su nota de crédito en sus software contables, ocurrió un error con la

opción de “ingreso y egreso” o bien podría estar tratando de cargar una factura electrónica (factura

electrónica tiene la etiqueta “ingreso”) en el apartado de Nota de Crédito.

Imagen 9.3.4 Mensaje de error “El tipo de comprobante no es egreso”

NOTA: En caso de mostrar otro tipo de mensaje de validación le invitamos a solicitar asistencia virtual a la

cuenta de correo electrónico [email protected] o bien desde la pestaña de ayuda del PORTAL

GE TRANSP INVOICES.

10. CERRAR SESIÓN

Para salir de la aplicación se requiere dar clic en el botón “Cerrar sesión” el cual se encuentra en la parte

superior derecha de la pantalla. (Ver imagen 9.)

Imagen 10. Cerrar sesión.

mailto:[email protected]


11. ACLARACIONES

Las siguientes especificaciones deberán ser tomadas en cuenta para el correcto funcionamiento de la

aplicación:

11.1 Explorador

La aplicación puede ser manipulada desde un navegador Internet Explorer 8 o superior, Google Chrome y

Firefox. Si el equipo en el que se trabaja cuenta con una versión de Internet Explorer 9 o superior el usuario

deberá habilitar la “Vista de Compatibilidad”. (Ver imagen 10.1)

Imagen 10.1 Vista de Compatibilidad

12. PESTAÑA DE SOPORTE Para una mejor atención a continuación le indicamos los pasos a seguir para resolver algún problema

presentado en el portal.

Dentro del PORTAL GE TRANSP INVOICES contamos un una pestaña de ayuda denominada “SOPORTE”

ubicada en la parte derecha del portal. Al darle clic le abrirá una ventana donde le mostrará un formulario en

el cual deberá redactar los datos solicitados para abrir un ticket al departamento de soporte técnico. (Ver

imagen 11 e imagen 11.1)


Imagen 11. Pestaña de Soporte

Imagen 11.1 Formulario de Ticket


Formulario de Ticket

El formulario del ticket consta de 10 aspectos importantes, que deberá de responder. Los campos obligatorios

no podrán quedar en blanco pues en caso de hacerlo el sistema no le permitirá enviar la solicitud de su ticket.

Una vez que llene la totalidad de los campos deberá dar clic en “enviar”. Una vez llenado y enviado el ticket, al

ingresar al portal de soporte podrá enviarnos archivos, por ejemplo podría enviarnos su archivo XML o el

archivo PDF Original.

Los campos a llenar son los siguientes:

Pregunta

Deberá describir la idea principal del porque de su solicitud de ticket.

Detalles

Nos gustaría que en este campo nos brinde una explicación específica y detallada sobre la situación

que se está presentando con el uso del PORTAL GE TRANSP INVOICES.

Nombre

Será el nombre y el apellido de la persona que está levantando el ticket.

Correo electrónico

Deberá ser un correo electrónico valido, y que revise continuamente.


Screencast

Este campo es una aplicación para video grabar los pasos o procedimientos que está realizando, es

decir, para ser un poco más ilustrativo.

Prioridad

Deberá especificar la urgencia con la que necesita atención, de acuerdo a su criterio.

Deseo Recibir Soporte De

En este recuadro deberá seleccionar la opción “PORTAL GE TRANSP INVOICES”

Razón Social

En este campo deberá escribir la Razón Social o nombre del proveedor.

Navegador de Internet Utilizado

Este menú desplegable muestra las opciones de navegadores de internet comúnmente utilizados.

Dentro del menú deberá seleccionar la opción correcta.


Al dar clic en podrá ver en la pantalla “Mensaje Enviado”. (Ver Imagen 11.2)

Imagen 11.2 Mensaje Enviado

12.1 Mensaje de Auto-Respuesta

Recibirá en la bandeja de entrada de su correo electrónico un mensaje de auto-respuesta indicándole que su

solicitud se ha ingresado satisfactoriamente. Asimismo en el mensaje se le indica que podrá responder al

correo o bien podrá ingresar directamente al portal de tickets para ver el estatus y el avance de la respuesta o

resolución de su solicitud. (Ver Imagen 11.3). Una vez llenado y enviado el ticket, contestando al correo o

ingresando al portal de soporte podrá enviarnos archivos, por ejemplo podría enviarnos su archivo XML o el

archivo PDF Original.

Imagen 11.3 Mensaje de Auto-Respuesta


Una vez que el agente de soporte técnico se ponga en contacto usted tendrá dos opciones para interactuar

con el agente; una será mediante el portal de tickets directamente, y la segunda opción será vía correo

electrónico.

Para tener contacto directamente en el portal de soporte técnico: deberá acceder a la liga

https://anersum.zendesk.com/ y en la pantalla principal seleccionar la opción “registro”. Deberá crear una

cuenta donde le solicitarán su correo electrónico, una contraseña y otros datos. (Ver imagen 11.4. e imagen

11.5)

Imagen 11.4. Pantalla Principal del Portal de Soporte Técnico

Imagen 11.5. Formulario Para Crear Sesión.

Cuando tenga su nueva cuenta de usuario del Portal de Soporte Anersum, deberá iniciar sesión dando clic en

la opción “iniciar sesión” opción ubicada en la parte superior derecha. (Ver Imagen 11.6)

https://anersum.zendesk.com/


Imagen 11.6 Opción Iniciar Sesión.

Imagen 11.7 Iniciar sesión habitual.

Si no recuerda sus credenciales de acceso, no hay problema, solo deberá dar clic en , el

portal le pedirá su cuenta de correo electrónico, y le enviará un correo proporcionándole una liga de acceso

para restablecer su contraseña. (Ver imágenes 11.8, 11.9, 11.10)

Imagen 11.8 Establecer una nueva contraseña


11.9 Liga de Acceso Para Restablecer Contraseña.

11.10 Crear una nueva contraseña

Cuando ya ha ingresado al portal con su nueva contraseña, podrá ver el estatus de su solicitud incluso las

solicitudes pendientes, también dar por solucionado un ticket y adjuntar archivos. (Ver imagen 11.11, 11.12)


Imagen 11.11 Ver Estatus Pendientes

Imagen 11.12 Adjuntar Archivo, considerar resuelta la solicitud.

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