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COFIM - Manual de Referencia
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Contenido Página de Bienvenida .................................................................................................................................... 3
Registro de Nuevo Usuario ....................................................................................................................... 4
Ingreso de Usuario ya Registrado ............................................................................................................. 9
Recuperación del Nombre de Usuario .................................................................................................... 10
Recuperación de la Contraseña y Desbloqueo de Cuenta ...................................................................... 11
Mantenimiento de la Información del Usuario .......................................................................................... 12
Cambio de la Contraseña ........................................................................................................................ 14
Cómo Asociar un Número de Comerciante como Administrador .............................................................. 16
Consulta de Localidad del Comercio ....................................................................................................... 18
Solicitud de Acceso a un Comercio Registrado ........................................................................................... 20
Manejo de una solicitud de acceso al comercio ..................................................................................... 22
Cambios al Nivel de Acceso..................................................................................................................... 23
Modificación de Accesos ..................................................................................................................... 24
Planilla Mensual de Impuesto sobre Ventas y Uso ..................................................................................... 25
Consulta y Acceso a Planillas Radicadas ................................................................................................. 36
Consulta de Planilla Radicada ............................................................................................................. 37
Consulta de Pagos Sometidos ............................................................................................................. 38
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Página de Bienvenida
Al entrar al portal de la Corporación de Financiamiento Municipal (COFIM) se recibe la página de
Bienvenida:
La Página de Bienvenida de la Corporación de Financiamiento Municipal (COFIM) presenta los requerimientos técnicos para acceder a los servicios disponibles en línea (notas de Atención en rojo) y ofrece las capacidades para el registro de nuevos usuarios, el ingreso de usuarios ya registrados y la recuperación del nombre o la contraseña del usuario, en caso de olvido de las mismas.
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Registro de Nuevo Usuario
Para poder utilizar el portal de COFIM es necesario registrarse primero como usuario (excepto si es usuario
de PICO, en cuyo caso su nombre de usuario y su contraseña de PICO son válidos). Este proceso se inicia
presionando uno de los enlaces “Crear Usuario” en la página de bienvenida:
Al presionar “Crear Usuario” se recibe la página con el formulario de Información General del Usuario, en
el cual se deben entrar todos los datos indicados con un asterisco rojo (si no está preparado para entrar
los datos puede presionar el botón “Cancelar” para intentarlo más adelante).
Entre el nombre de usuario que lo identificará en COFIM.
Escriba la dirección de correo electrónico (e-mail) que desea usar para recibir comunicaciones
relacionadas a COFIM, incluyendo confirmación de radicación y pago.
Cree su contraseña siguiendo las pautas que se detallan en la nota al calce del formulario (debe
contener un mínimo de 8 caracteres, incluyendo al menos una letra mayúscula y un número).
Escoja una pregunta de seguridad y escriba la contestación.
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Lea los caracteres que aparecen en la imagen de seguridad que se muestra luego de la pregunta
secreta y escríbalos en el encasillado (si no distingue bien los caracteres puede presionar el enlace
“Generar nueva imagen” para obtener una imagen diferente):
Si se detectan errores u omisiones en el formulario, el sistema mostrará un indicador ( ) junto al
dato incorrecto u omitido. Por ejemplo, si la dirección de e-mail y la confirmación de la contraseña
no son válidas y no se seleccionó la respuesta a la pregunta secreta:
En ese caso, complete los datos, haga las correcciones necesarias e intente de nuevo.
Cuando no tenga ninguna indicación de error u omisión y estime que la información es correcta,
memorícela cuidadosamente y presione el botón “Crear Usuario”.
Ejemplo de datos completados para el registro de usuario nuevo:
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El sistema efectuará una segunda revisión de los datos, en la cual puede detectar otro tipo de errores,
como por ejemplo, si el nombre de usuario o la dirección de e-mail ya fueron registrados por otro usuario;
en ese caso se recibirá un mensaje explicativo:
En este caso deberá escoger un nombre de usuario diferente, volver a completar todos los datos e intentar
Crear Usuario nuevamente:
Si los datos entrados para el Usuario son completos y aceptables, COFIM enviará un mensaje de
bienvenida al correo electrónico especificado y presentará la página con el formulario para la entrada de
la Información General del comerciante.
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Ejemplo de mensaje de correo electrónico para nuevo usuario:
Página de Información General del Comerciante:
Complete la información general, entrando como mínimo los datos marcados con un asterisco rojo.
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Luego de revisar la información entrada se presiona el botón “Guardar”:
Si los datos de la Información General del usuario son completos y aceptables, se recibirá un mensaje
indicándolo:
Completados satisfactoriamente los datos de Usuario y la información general del Comerciante, se
presentará la página del Menú Principal del Portal, la cual brinda en ese momento acceso al módulo de
Comercios y a la Administración del Perfil del usuario:
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Ingreso de Usuario ya Registrado
Para acceder al Portal de COFIM, el usuario registrado entrará su nombre de usuario, su contraseña y los
caracteres de la imagen de seguridad en la página de Bienvenida y presionará el botón de “Ingresar”:
Si los datos entrados son correctos se presentará la página con el menú principal del Portal.
Si alguno de los datos no es válido, se presentará un mensaje de error, indicándole que puede intentar
otra vez el ingreso. Por ejemplo:
Si olvidó su nombre de usuario o su contraseña, siga las instrucciones dadas a continuación para recuperar
su información de ingreso.
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Recuperación del Nombre de Usuario
Puede recuperar su nombre de usuario utilizando el enlace que ofrece la página de Bienvenida de COFIM:
Al hacerlo recibirá una página para entrar la información requerida para recuperar el nombre de usuario.
Complete los datos y presione el botón “Recuperar”:
Si la dirección de correo electrónico, la pregunta secreta y su contestación corresponden a los datos
registrados de un usuario, COFIM le enviará un mensaje a su correo con su nombre del usuario:
Ejemplo del mensaje de correo electrónico:
Acceda a su correo electrónico para recuperar su nombre de usuario y entre normalmente al Portal.
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Recuperación de la Contraseña y Desbloqueo de Cuenta
Si bloquea su cuenta de usuario, luego de tres intentos, le aparecerá el siguiente mensaje:
Puede recuperar su contraseña de usuario o desbloquear su cuenta utilizando el enlace que ofrece la
página de Bienvenida:
Al hacerlo recibirán los encasillados para entrar la información requerida para recuperar la contraseña.
Complete todos los datos y presione el botón Recuperar:
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Si la dirección de correo electrónico, el nombre de usuario, la pregunta secreta y su contestación son
correctos, COFIM le enviará un mensaje a la dirección de correo con el nombre del usuario:
Ejemplo del mensaje de correo electrónico con la contraseña del usuario:
Acceda a su correo electrónico para recuperar su contraseña y entre normalmente al Portal.
Mantenimiento de la Información del Usuario
La información personal entrada al registrarse como usuario nuevo puede ser modificada cuando sea
necesario, ya sea para corregir un error de entrada o para actualizar un dato que haya cambiado. Esta
utilidad permite también el cambio de la contraseña del usuario, una acción periódica recomendable para
mantener la seguridad de su cuenta.
Para corregir o actualizar la información del perfil, se utiliza el enlace “Modificar Información Personal”
en el Menú Principal del Portal:
Se recibirá la página del Perfil del Usuario, abierta en la sección de Información General, en la cual se
pueden modificar los datos de nombre, apellidos, correo electrónico y teléfonos, además del Número de
Especialista o Representante de Hacienda:
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Por ejemplo, para cambiar el teléfono del comerciante se entra el nuevo número y se presiona “Guardar”:
Si los cambios hechos son aceptados, se recibirá un mensaje en pantalla indicando el resultado:
Presione el botón “Aceptar” para terminar la operación y regresar al Menú Principal.
Cambio de la Contraseña
Para cambiar la contraseña, se utiliza el enlace de “Modificar Información Personal” en el Menú Principal
del Portal y se selecciona la sección “Cambio de Contraseña”:
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Entre su contraseña actual y la nueva, siguiendo la pauta indicada en la página; presione “Guardar”:
Si la contraseña nueva es aceptada se recibirá un mensaje en pantalla indicándolo:
Presione el botón “Aceptar” para terminar la operación y regresar al Menú Principal del Portal.
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Cómo Asociar un Número de Comerciante como Administrador
Para asociar un comercio, el usuario utilizará el enlace “Asociar un Número de Comerciante como
Administrador” en el Módulo de Comercios del Menú Principal del Portal. El primer usuario que registre
un comercio será asignado como administrador del mismo.
Se presentará la página para Añadir la Información del Comercio del Usuario:
Entre los datos de identificación del comercio y presione el botón “Añadir”:
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Si los datos son aceptados, se presentará la página de las Localidades del negocio:
Al presionar el botón “Continuar” se completará la función y se accederá a la página principal del comercio
añadido, donde se presentan todas las localidades del comercio por NRC y los usuarios con acceso a esos
comercios:
Esta página se puede volver a obtener en cualquier momento utilizando la opción de Ver Comercios
Registrados, bajo el Módulo de Comercios del Menú Principal:
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Consulta de Localidad del Comercio
Para ver la información de una Localidad en la página principal del Comercio se presiona el botón que
se encuentra al final de la línea de la localidad deseada:
Se recibirá la página de la Localidad, la cual incluye también una sección (tab) con su dirección y la lista de
sus usuarios en la parte inferior de la página:
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Para ver la dirección de la localidad se presiona la pestaña con ese nombre:
Se presentará la información de la dirección de la localidad:
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Solicitud de Acceso a un Comercio Registrado
Para solicitar acceso a un comercio registrado debe crear primero un usuario en el Portal siguiendo el
procedimiento descrito en este manual. Una vez registrado utilizará el enlace de Solicitar Acceso al
Administrador en el Módulo de Comercios del Menú Principal:
Se presentará la página de Solicitar Acceso a Comerciante Registrado:
Entre la identificación patronal (EIN) y el Número de Registro del Comerciante y escriba en el tercer
encasillado los caracteres que aparecen en la imagen de seguridad (si no puede distinguirlos bien presione
el enlace “Generar nueva imagen” para obtener una imagen diferente); presione entonces el botón
“Solicitar Acceso”:
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Si los datos son aceptados, la solicitud de acceso es sometida para aprobación, presentándose un mensaje
en pantalla:
Presionar el botón de Aceptar para cerrar el mensaje y regresar a la página de solicitud, en la cual
aparecerá en el listado de Solicitudes de Acceso Pendientes:
La solicitud de acceso le es comunicada por correo electrónico al administrador del comercio para su
aprobación.
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Manejo de una solicitud de acceso al comercio
Cuando un usuario solicita acceso el Administrador del comercio recibe un mensaje de email con los datos
de la solicitud:
Cuando el Administrador del comercio entra al Portal recibe también un aviso de la solicitud de acceso:
El Administrador puede aceptar y asignar el nivel de seguridad del nuevo usuario, rechazar o posponer la
solicitud, para lo cual presionará el botón correspondiente a su decisión. Si decide aceptar la solicitud se
presentará la página para la asignación del nivel de seguridad al solicitante, para cada localidad:
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Para otorgar permisos se marcan las casillas pertinentes, por localidad. Si el nuevo usuario realizará una
función de Administrador adicional se marcará la casilla de Administrador del Comercio. Para completar
la asignación de permisos se presiona el botón Actualizar:
El usuario podrá efectuar todas las funciones a las que se le otorgó permiso de acceso en el comercio. Si
estos permisos tienen que ser modificados posteriormente, se seguirá el procedimiento que se describe
a continuación.
Cambios al Nivel de Acceso
Para cambiar el nivel de acceso de un usuario, el Administrador utilizará el botón de Editar que se
encuentra al final de la línea del usuario en la página principal del Comercio:
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Se presentará la página de Accesos del Comercio para el usuario seleccionado:
Como puede observarse en la ilustración, los permisos de acceso se otorgan para cada Localidad
específica, específicamente para las distintas tareas: Preparar y/o Radicar y Pagar la Planilla Mensual de
IVU Municipal. El Administrador del Comercio puede otorgar o remover el o los permisos que desee al
usuario seleccionado, cuyo nombre aparece en el encabezado de la página.
Modificación de Accesos
Un Administrador puede cambiar los niveles de acceso de usuarios no administradores. Para cambiar el
Nivel de Acceso de un usuario no administrador en la localidad designada, se selecciona el nuevo nivel y
se presiona el botón de Actualizar. Por ejemplo, para permitir al usuario Preparar la Planilla de IVU
Municipal en la localización 9999999-0003:
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Planilla Mensual de Impuesto sobre Ventas y Uso
Para preparar, radicar y pagar la Planilla Mensual de Impuesto sobre Ventas y Uso se utiliza la opción de
Radicar Planilla Mensual de IVU Municipal en el menú del Módulo de Ventas y Uso Municipal:
Si el comerciante tiene un comercio con una sola localidad, accederá directamente al formulario de la
Planilla, pero si tiene múltiples comercios y/o localidades recibirá la página para indicar para cuál localidad
de cuál comercio se desea radicar la Planilla Mensual de IVU Municipal:
Para seleccionar una localidad, haga clic sobre su nombre.
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Identificada la localidad, se presentará la página de su Planilla Mensual de Impuesto Sobre Ventas y Uso:
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Si desea obtener las instrucciones para la radicación de la planilla mensual de Impuesto sobre Ventas y
Uso Municipal, presione el enlace Instrucciones:
Al presionarse el enlace “Instrucciones” se abrirá una nueva ventana (o una nueva sección del navegador)
con el instructivo del departamento de Hacienda para la Planilla Mensual de Impuesto sobre Venta y Uso.
Selección del Periodo
Para comenzar a llenar la Planilla, complete la Información General seleccionando el periodo que desea
pagar de la lista de periodos disponibles (la lista ofrece inicialmente los 18 meses anteriores al corriente):
En este ejemplo escogeremos el periodo 2014/08.
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Después de indicar el periodo a radicar, el usuario deberá completar los renglones del 1 al 4 de la Planilla:
1. Total de Ventas Brutas y/o Servicios
2. Exenciones y Exclusiones
3. Deducción por Devoluciones
4. Compras Sujetas al Impuesto sobre Uso
Luego de completar estos conceptos, se presionará el botón de Guardar y Calcular el Total a Pagar:
Al presionarse el botón de Guardar y Calcular, el sistema procederá a realizar los cálculos necesarios para
completar la Planilla, incluyendo intereses, recargos y penalidades cuando apliquen, y finalmente
presentará los valores calculados en el formulario en pantalla.
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Toda la información de la Planilla completada ha sido guardada, por lo que el usuario puede terminar la
sesión en este momento y continuar con la radicación de la Planilla más adelante. Para acceder
nuevamente a la Planilla en proceso, se utilizará la opción de Radicar Planilla Mensual de IVU Municipal
en el Módulo de Ventas y Uso Municipal del Menú Principal, y se seguirá el procedimiento arriba descrito
para acceder a la página con el formulario de la Planilla. En esa página se seleccionará el periodo de la
planilla que se encuentra en proceso (en nuestro ejemplo, el 2014/08):
El Sistema repondrá entonces los valores que se habían guardado para la planilla en proceso para ese
periodo:
El usuario podrá continuar la preparación de la planilla como si no hubiera habido una interrupción.
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Ejemplo de Planilla completada:
El usuario revisará cuidadosamente la Planilla presentada. Si el usuario detecta que ha cometido algún
error en los datos, puede hacer entonces las correcciones necesarias y volver a utilizar el botón de Guardar
y Calcular el Total a Pagar; el sistema haría nuevamente los cálculos y presentaría la Planilla con los nuevos
valores en pantalla.
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Cuando el usuario considera que la Planilla es cierta, correcta y completa, marcará la casilla Acepto en la
parte inferior izquierda del formulario, con lo cual se considera juramentada su declaración y luego
presionará el botón de Continuar:
Se presentará la ventana para el pago del impuesto:
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El usuario completará los datos de la sección de Información de Pago.
Tipo de Cuenta Bancaria: marcar Cheques o Ahorros
Clase de Cuenta Bancaria: Personal o de Negocios
Número de Ruta y Tránsito del Banco
Número de Cuenta Bancaria
Luego de completar la entrada de los datos se presionará el botón de Continuar:
Si desea volver al paso anterior, presione el botón de Regresar.
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Se presentará la página de Verificación del Pago Electrónico de la Planilla calculada:
En este momento todavía puede volver al paso anterior para hacer alguna corrección, presionando el
botón de Regresar.
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Para continuar con la radicación y pago electrónico de la Planilla, el usuario marcará la casilla de
Confirmación y luego presionará el botón de Radicar y Pagar:
Si el pago es aceptado, se presentará la página con la Confirmación del Pago Electrónico, la cual podrá
imprimirse para sus archivos:
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Para obtener una copia impresa de la confirmación del pago electrónico, se utilizará el botón de Imprimir:
Se presentará una ventana de Adobe Reader™ con el documento de Planilla Radicada y Pagada, el cual
puede imprimir para sus archivos, además de guardarlo en medio magnético:
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Consulta y Acceso a Planillas Radicadas
Las Planillas Mensuales de Impuesto de Ventas y Uso ya radicadas, pueden ser accedidas utilizando la
opción de Ver Planillas Mensuales de IVU Municipal del Módulo de Ventas y Uso Municipal en el Menú
Principal:
Se presentará una página con la lista de Comercios registrados del comerciante. Se seleccionará el
comercio cuyas Planillas se desean consultar:
Después de seleccionar el comercio deseado, se presionará el botón de Búsqueda:
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Se presentará la página de Formas Radicadas para el comercio escogido:
Esta página permite consultar una planilla radicada, y además ver los pagos realizados para una planilla.
Consulta de Planilla Radicada
Para ver el documento de una planilla radicada, se presionará el icono al final de la línea de la planilla
que se desea consultar:
El documento se presentará en una ventana de Adobe Reader™:
El documento puede ser impreso o guardado en un medio digital.
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Consulta de Pagos Sometidos
Para ver los pagos hechos para una planilla mensual radicada, se presionará el icono que se encuentra
inmediatamente después del Total a Pagar de la planilla que se desea consultar:
Se presentará la sección de Pagos Sometidos, en la parte inferior de la página de Formas radicadas, con la
información del pago sometido para la planilla mensual seleccionada: