portal de comunicación interna y de acogida. la creciente importancia del factor humano junto con...

Portal de Comunicación Interna

y de Acogida

La creciente importancia del factor humano junto con la progresiva expansión de las tecnologías de la información y la comunicación, están propiciando un cambio sustancial en la forma de entender la comunicación interna en las organizaciones, que cada vez más toman como eje central los portales corporativos, que se plantean como los grandes repositorios de los contenidos que ha de reportar dicha comunicación interna.

El presente documento responde a la demanda de Banco Popular de poner en marcha un Portal Interno de Comunicación, que sirva como una herramienta para mejorar el flujo de comunicación interna con sus empleados, potenciar la transmisión de los valores y la cultura corporativa a toda la organización, y permitir que el proceso de formación del personal que se incorpore a los nuevos puestos de trabajo, comience desde el primer momento.

Todo ello se realizará a través de una herramienta que permitirá obtener un considerable ahorro de costes de gestión, y una fácil y rápida actualización de los contenidos del Portal o de sus secciones, para adaptarlos a cualquier modificación o expansión futura de los mismos.

Introducción

Introducción Producción Contenidos Estructura Portal Funcionalidades Portal

Transmitir a toda la organización información sobre la cultura corporativa, estilo, historia, filosofía de negocio, objetivos generales, descripción de productos, etc.

Poner a disposición de toda la compañía una herramienta de fácil y permanente acceso a la información interna más relevante con actualización continua de datos.

Comunicar de un modo convincente los valores corporativos a toda la organización, de modo que los trabajadores los asuman e interioricen, llegando a convertirse en motivo de actuación y conducta.

Fomentar que los valores y experiencias ya adquiridos por los empleados más antiguos puedan transmitirse a los nuevos trabajadores y a los trabajadores más jóvenes.

Formar, desde el primer día a las personas que se incorporan a la compañía, sin esperas ni demoras innecesarias, utilizando las metodologías más eficaces e interactivas

Reducir los costes de poner en marcha e impartir los Planes de acogida, minimizando el despliegue humano y la necesidad de movilizar cada vez a una gran cantidad de formadores para cada persona nueva que se incorpora.

Principales objetivos del Plan de Acogida Virtual

Introducción Producción Contenidos Funcionalidades Portal Estructura Portal

Etapa I:

Definir el alcance del proyecto y sus objetivos.

Delimitar las fuentes de información y los materiales base a utilizar.

Etapa II:

Analizar, estructurar, diseñar, y adaptar didácticamente los materiales y documentaciones, y producir los contenidos para su integración en el Portal on line.

Etapa III:

Diseñar y desarrollar el Portal, con sus diferentes secciones y funcionalidades, de acuerdo a las especificaciones que se definan en el proyecto.

Etapa IV:

Una vez validados tanto los contenidos como el Portal, se realiza la implementación de dichos contenidos en el Portal y se pone en operatividad el mismo.

La metodología a ejecutar para llevar a cabo la producción del Portal de Comunicación Interna y de Acogida Virtual se realizará de acuerdo a las siguientes etapas:

Etapas de desarrollo del Portal


Creación de Contenidos

Adaptación de Contenidos

Diseño pedagógico

Diseño Gráfico

Producción de Medias

Edición y Post-produción

Programación e integración

Testeo y calidad

.Para la producción y virtualización de los contenidos que se integrarán en el Portal, utilizamos procesos probados de éxito y metodologías y tecnologías punteras para adaptar los materiales disponibles a formato de alta calidad de e-learning

Adaptación, diseño y producción de los contenidos (I)


Portal de Comunicación y de Acogida

Secciones

Subsecciones

Epígrafes y apartados

Páginas y contenidos finales

El Portal se estructura adecuadamente en secciones, y éstos, a su vez, en subsecciones, las cuales se divide de un modo lógico en epígrafes y subepígrafes, constituyendo las páginas el elemento individual final del mismo.

Estructuración lógica del Portal

Introducción Producción Contenidos Estructura Portal

Adaptación, diseño y producción de los contenidos (II)

Funcionalidades Portal

Propuesta para la Estructura de secciones del Portal

Producción Contenidos

HistoriaGrupo Banco Popular hoyEstructuraEstrategiaReconocimiento externo

HistoriaGrupo Banco Popular hoyEstructuraEstrategiaReconocimiento externo

Entrevistas con la alta direcciónConferenciasMini reportaje con empleados del banco

Entrevistas con la alta direcciónConferenciasMini reportaje con empleados del banco

Valores Banco PopularÉtica profesionalConciliaciónSeguridad y saludSoy nuevoMi Dossier

Valores Banco PopularÉtica profesionalConciliaciónSeguridad y saludSoy nuevoMi Dossier

AvalesBanca electrónicaCajaCajas de alquilerCréditosCuentas corrientes y de ahorro, etc.

AvalesBanca electrónicaCajaCajas de alquilerCréditosCuentas corrientes y de ahorro, etc.Funcionalidades Portal Introducción Estructura Portal

Introducción Producción Contenidos

Diseño y elementos funcionales del Portal (III)

Buscador por categorías o

palabras

Buscador por categorías o

palabras

Sistema de autentificación

de usuarios

Sistema de autentificación

de usuarios

Estructuración del Portal en sus

diferentes secciones principales

Estructuración del Portal en sus

diferentes secciones principales

Funcionalidades Portal Estructura Portal

Uno de los elementos de comunicación más recomendables para la difusión de los valores corporativos y otros elementos de la cultura interna es la utilización de vídeos en los que se realicen entrevistas o intervenciones con la alta dirección de la empresa.

La utilización de este tipo de elementos audiovisuales no sólo permite captar mejor la atención de los empleados, y conseguir una transmisión altamente efectiva de la información, sino que también puede añadir amenidad, calidez y calidad emocional a los mensajes, mejorando de este modo la respuesta obtenida por parte de los destinatarios.

I. Videos de presentación (I)

Introducción

Video reportaje sobre los

empleados

Video reportaje sobre los

empleados

Conferencias grabadas

Conferencias grabadas

Entrevista con Alto Directivo Entrevista con Alto Directivo

Estructura Portal Producción Contenidos Funcionalidades Portal

También su pueden utilizar otro tipo de vídeos, además de las entrevistas con la alta dirección, tales como pequeños reportajes con algunos empleados del Banco, a modo de entrevistas o mini-reportaje, en tono positivo y motivacional, en los que se hable de los valores corporativos. O grabaciones de conferencias que se desee mantener on line.

Todos estos vídeos pueden estar igualmente en formato CD u otros, a disposición de los empleados que pudieran tener problemas de comunicación en el acceso on line a contenidos audiovisuales.

Utilización de vídeos

Introducción

I. Videos de presentación (II)

Funcionalidades Portal Estructura Portal Producción Contenidos


II. Sección “Grupo Banco Popular” (I)

EstructuraEstructura

Grupo Banco Popular hoyGrupo Banco Popular hoy

HistoriaHistoria

Reconocimiento externo

Reconocimiento externoEstrategiaEstrategia



Ejemplo de la descripción de la Historia de Banco

Popular

Ejemplo de la descripción de la Historia de Banco

Popular

II. Sección “Grupo Banco Popular” (II)



Ejemplo de la configuración de

la sección de “Reconocimiento

Externo”.

Ejemplo de la configuración de

la sección de “Reconocimiento

Externo”.

II. Sección “Grupo Banco Popular” (III)



ConciliaciónConciliación

Ética ProfesionalÉtica Profesional

Valores Banco Popular

Valores Banco Popular

Soy nuevoSoy nuevoSeguridad y Salud

Seguridad y Salud

Mi DossierMi Dossier

III. Sección “Las Personas” (I)



Ejemplo del diseño de la sección de

“Valores Banco Popular”


“Valores Banco Popular”

III. Sección “Las Personas” (II)




“Conciliación”


“Conciliación”

III. Sección “Las Personas” (III)



Secciones descriptivas de los distintos productos y

servicios de Banco Popular

Secciones descriptivas de los distintos productos y

servicios de Banco Popular

Navegación por las diferentes

páginas descriptivas de

productos y servicios

Navegación por las diferentes

páginas descriptivas de

productos y servicios

IV. Sección “Productos y Servicios” (I)



Ejemplo de las sub-secciones

descriptivas del producto “Cheques

Bancarios”

Ejemplo de las sub-secciones

descriptivas del producto “Cheques

Bancarios”

IV. Sección “Productos y Servicios” (II)


Utilización de elementos

iconográficos

Dependiendo de las situaciones, también se utilizan elementos tales como dibujos, esquemas y gráficos, que permitan apoyar las explicaciones de cada apartado, haciendo que el aprendizaje se convierta en una experiencia colorida y llena de vida.

La utilización de este tipo de elementos iconográficos permite reforzar la asimilación para un posterior recuerdo y asociación de la ideas con las imágenes, especialmente para ayudar a entender las ideas más complejas o conferir una mejor visión de conjunto de los conceptos explicados.

Introducción

IV. Sección “Productos y Servicios” (III)

Funcionalidades Portal Estructura Portal Producción Contenidos

Potente Configurador del Portal: Todo el Portal es crea y configura desde una herramienta asociada al mismo, a través de la cual el Cliente puede realizar en tiempo real, desde cualquier navegador web, la administración, modificación, o ampliación de cualquier contenido del mismo, de su estructura, de sus secciones, de sus imágenes, o de cualquier otro elemento que lo conforma, de forma sencilla y rápida, de forma independiente y sin necesidad de ningún conocimiento técnico.

Autentificación y perfiles de usuarios: El Portal puede tener secciones en abierto, a las que los usuarios puedan acceder sin necesidad de registro, y secciones privadas a las que sólo se pueda acceder mediante un sistema de autentificación y registro de usuarios. Se pueden configurar diferentes perfiles de grupos y usuarios, de modo que dependiendo del grupo asignado, los usuarios podrán acceder a unos determinados contenidos pero no a otros. Igualmente, se pueden configurar itinerarios formativos adaptados a cada perfil de usuario o grupo en particular.

Seguimiento y estadísticas de usuarios: Se puede realizar un seguimiento y control de los usuarios de acuerdo a diferentes criterios posibles, tales como los grupos a los que pertenecen, los períodos que se quieren evaluar, la duración de las sesiones, el control de los días y horas de conexión, etc.

Potente buscador: El Portal cuenta con un buscador que permite buscar un término dado que aparezca en alguno de los títulos de las secciones, o en las descripciones textuales, y se pueden realizar también búsquedas en una determinada categoría, de acuerdo con la clasificación de las categorías que se establezcan en el Portal.

Funcionalidades del Portal (I)


El Portal viene asociado a una potente herramienta que permite, a través de un sencillo sistema de árboles y plantillas prediseñadas, que su Administrador pueda modificar o ampliar por sí mismo, en cualquier momento, cualquier sección o elemento del Portal, así como integrar nuevos, eliminar, o modificar sus contenidos. Todo ello desde se realiza cualquier navegador, y sin necesidad de contar con ningún conocimiento técnico.


Funcionalidades del Portal (II)

Estructura Portal Funcionalidades Portal

MADRIDAvda. Llano Castellano, 43 - 28034 Madrid

Tel: 3491 448 02 03

BARCELONAAusiàs Marc, 16-18. 08010 Barcelona

Tel.: 3493 217 1170

SEVILLAAvda. República Argentina, 39. 41011 Sevilla

Tel.: 3495 427 7888

BILBAOBailén, 1. 48003 Bilbao

Tel.: 34902 902 592

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