Oficina de Calidad y Mejoramiento Continuo

Indicadores de Proceso

Christian Leonardo Mancilla Méndez

Bogotá, 4 de Marzo de 2010

Temas

• Indicadores– Que es un Indicador?– Características de los Indicadores.

• Construcción de Indicadores– Metodología para la definición de Indicadores– Definición de los Indicadores.– Plantilla de Reporte de Datos

Indicadores

Que es un Indicador?

Es la relación existente entre variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y tendencias de cambio de un proceso observado, respecto a los objetivos y metas previstos para éste.

Características de los Indicadores

Para que un indicador no sea solo una relación de datos, sino que genere valor en la medición, se debe caracterizar por tener los siguientes atributos:

ExactitudFrecuenciaRelevancia

56

3/4

$6.000Oportunidad

Características de los Indicadores

“Los Indicadores son un medio y no un Fin”

Mauricio Beltrán Jaramillo

Los indicadores no se deben convertir en la meta que hay que alcanzar, pues se acondicionaría la gestión de la Institución en pro de su cumplimiento.

Los indicadores son medios que ayudan a medir el cumplimiento de la gestión de los procesos en un periodo determinado.

1.Contar con Objetivos y Estrategias

4. Determinar estándar o

meta y rango de gestión

2. Identificar

los factores de éxito

3. Definir los

indicadores para los

factores de éxito

5.Diseñar la medición

6. Determinar

y asignar recursos para la

medición

7. Medir y ajustar

8. Estandariza

r y formalizar

9. Mantener en uso

y mejorar continuamente

El objetivo debe ser claro, preciso y cuantificado. Se debe tener conocimiento de la estrategia a implementar para el logro del objetivo

El factor de éxito es el aspecto que es necesario mantener bajo observación para conseguir una adecuada gestión.

Establecer los indicadores asociados a cada factor de éxito definido y éstos deben estar relacionados a la eficacia, eficiencia y efectividad

Definir Estándar o Meta a cumplir dentro del periodo de Evaluación, Rango en el que se comporta el indicador, Nivel de Calificación que estará condicionado por el rango definido.

Se determinan las fuentes de la información, la frecuencia de reporte, y la asignación de responsables para la recolección y presentación de ésta.

Asignar una persona dentro del proceso que este en permanente contacto con la información, para facilitar su tratamiento y disponibilidad

Ajustar y afinar los indicadores respecto a factores como Pertinencia, Rangos establecidos y los niveles de calificación, y la frecuencia en la toma de datos

Documentación y divulgación del indicador para su adopción y gestión al interior del proceso

Realizar el mantenimiento a los indicadores para darles continuidad operativa y efectuar los ajustes necesarios, que se encuentren dentro del monitoreo permanente que se realiza a la gestión de los procesos.

Metodología para la construcción de Indicadores

NIVEL DE CALIFICACIÓN

Bajo Medio Alto

X < 93% 93% < X < 97% X > 97%

1 2 3

Nivel de Calificación: Definida la meta o estándar del indicador, se establece un rango de calificación asignado al comportamiento del mismo, definido en tres niveles.

Definición de Indicadores

Definición de Indicadores

NOMBRE DE PROCESO

DESARROLLO HUMANO

Indicador Evaluación del Desempeño

FORMULA DE CALCULO

Personal calificado satisfactoriamente

Total del personal calificado

Periodo   Datos Medición Estandar Calificación

2006=

101 95% 95%2

  106    

2007=

88 100% 95%3

  88    

2008=

84 100% 95%3

  84    

             

             

Reporte de datos

Nombre del Indicador

Evaluación del DesempeñoJCM ZAO ZCAR ZCBOG ZCBOY ZCOR ZOCC ZCSUR ZSUR

Consolidado Nacional  Fuente N/D

Numerador Personal calificado satisfactoriamente

0

DenominadorTotal del personal calificado

0

Periodo de evaluación Trimestral

Fecha de Reporte (dd/mm/aaaa)

Planilla de reporte de datos

Reporte de datos

Bimestral Trimestral Semestral Anual1ª. Fecha:

25 de Febrero 25 de Marzo 25 de Junio 22 de Diciembre

2ª. Fecha:

25 de Abril 25 de Junio 22 de Diciembre

3ª. Fecha:

25 de Junio 25 de Septiembre

4ª. Fecha:

25 de Agosto 22 de Diciembre

5ª. Fecha

25 de Octubre

6ª. Fecha

22 de Diciembre

Fechas de reporte de datos

Análisis de la Información

El análisis de la información comienza por una revisión por parte de los responsables de los procesos, descrita en las observaciones reportadas.

La OCMC, realiza un análisis del comportamiento del indicador tomando como punto de referencia los resultados obtenidos en periodos anteriores.

Emisión de Informes

De forma trimestral se realiza el reporte del comportamiento de los Indicadores por proceso de la UNAD

Rectoría revisa la información reportada.

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