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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE IBARRA

Manual No. M-07-10-04

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL RECLUTAMIENTO,

SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL

ADMINISTRATIVO DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA

DEL ECUADOR, SEDE IBARRA.

1. INTRODUCCIÓN

En el presente Manual se integran cronológicamente las actividades que

se realizan para el reclutamiento, selección y contratación del personal

administrativo de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede

Ibarra (P.U.C.E.S.I.).

2. OBJETIVO

Promover el conocimiento detallado de la operatoria administrativa de:

proceso de reclutamiento, selección y contratación del personal

administrativo a todas las personas que intervienen en el proceso, para

garantizar la elección del candidato adecuado que permita el desarrolle de

la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede en Ibarra.

3. ALCANCE

El presente manual se aplicará a proceso de reclutamiento, selección y

contratación del personal para labores administrativas, en todas las

modalidades de contratación.


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4. RESPONSABILIDAD

El proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación del personal

administrativo de la P.U.C.E.S.I, es responsabilidad del Director

Administrativo.

5. DOCUMENTACIÓN

Para el reclutamiento, selección y contratación del personal administrativo

se utilizará la siguiente documentación para recopilar información y

realizar el control respectivo:

Formulario No.001:

Formulario No.002:

Formulario No.003:

Formulario No.004:

Formulario No.005: Formulario No.006:

Formulario No. 007:

Requisición de personal.

Verificación de Referencias Personales.

Cuadro Comparativo de candidatos,

preselección.

Guía del entrevistador.

Hoja para calificación de candidatos en la

entrevista personal.

Cuadro Comparativo de candidatos,

selección final.

Carta de agradecimiento a los candidatos

no seleccionados.

6. PROCESO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y

CONTRATACIÓN DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO

OPERATIVO.

Se iniciará el proceso de reclutamiento, selección y contratación del

personal administrativo cuando la unidad identifique la necesidad de

contratar los servicios de una persona para trabajar a tiempo completo, por

horas u honorarios, para lo cual la unidad deberá solicitar por escrito a la


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Dirección Administrativa, en el formulario No. 001 "Requisición de

Personal", el cual deberá contar con la firma de la persona responsable de

la unidad y se procederá con el proceso siempre y cuando la unidad cuente

con el financiamiento y se relacione con los siguientes casos:

Creación de una nueva unidad.

Incremento de actividades que realiza una unidad.

Incremento temporal de actividades de una unidad.

Reemplazo temporal o definitivo de un trabajador.

Una vez analizada la necesidad de la unidad y que ésta cuente con el

financiamiento respectivo abalizado por la Unidad de Presupuestos, la

"Requisición de Personal" será asimilada por la Unidad de Presupuestos,

el Director Administrativo y por el Prorrector de la Sede para iniciar el

proceso de reclutamiento del personal.

6.1. RECLUTAMIENTO.

El reclutamiento del personal deberá, en primera instancia, ser interno en

la universidad y en caso de no haber una respuesta favorable del personal

que labora en la Sede, por no ajustarse al perfil profesional requerido por el

cargo o por desinterés, se procederá al reclutamiento externo, (en, la

provincia de Imbabura).


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6.1.1. RECLUTAMIENTO INTERNO:

La Dirección Administrativa procederá a comunicar por correo electrónico

el perfil de la persona que se requiere a todo el personal administrativo de

la Sede, sin excepción.

La información a difundirse deberá contener lo siguiente:

Dirección a la que pertenece el cargo vacante

Cargo

Lista de los principales deberes y responsabilidades inherentes al

cargo

Requisitos exigidos por el puesto de trabajo:

Escolaridad

Experiencia Conocimientos

Habilidades técnicas

Habilidades especiales

Otras.

Luego de dos días laborables desde la fecha de la comunicación realizada,

la Dirección Administrativa contará con una base de datos, que en caso de

no obtener una terna para tal efecto (mínimo dos personas), se procederá

a realizar el reclutamiento externo.

6.1.2. RECLUTAMIENTO EXTERNO.

En el caso de no contar con candidatos internos que se ajusten al perfil

requerido y expectativas de! candidato, se procederá al reclutamiento

externo de personal.


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Para el reclutamiento del personal externo, la Dirección Administrativa

procederá a publicar en los medios de comunicación escritos de mayor

circulación de la ciudad de Ibarra, el perfil profesional solicitado y los

requerimientos de escolaridad, conocimientos, experiencia laboral y otros

datos inherentes al cargo.

Luego de cinco días laborables desde la fecha de la publicación escrita, la

Dirección Administrativa contará con una base de datos, (mínimo tres

candidatos) requisito para iniciar la fase de selección.

Del proceso de reclutamiento tanto interna como externa, la P.U.C.E.SI

mantendrá la base de datos llamada "Banco de Oferentes" constituida por:

Hojas de vida de los candidatos del proceso de reclutamiento llevado a cabo en la Universidad, de preferencia priorizando aquellas que alcanzaron la segunda y tercera opción.

Hojas de vida receptadas en la Dirección Administrativa por

postulantes externos.

La Hoja de Vida deberá contener los siguientes datos de identificación:

Apellidos y Nombres completos

Cédula de Ciudad

Fecha de nacimiento

Cédula militar (caballeros)

Dirección Domiciliaria

Número telefónico, celular.

Escolaridad: Título(s), Institución en la que los obtuvo.

Experiencia:

Cargo (s) desempeñados, Nombre de la Empresa o Institución,

períodos laborados, Referencias de trabajo y personales: Nombre,

cargo, empresa, teléfonos actualizados.


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6.2. SELECCIÓN:

La Dirección Administrativa será responsable de la discreción en el manejo

de la información confidencial respecto de los candidatos y personal

seleccionado, además garantizará la objetividad y equidad para actuar con

madurez de criterio y evitar que factores externos o asuntos personales

interfieran en la selección de personal.

La selección se iniciará con la preselección de aquellos candidatos que se

ajusten al perfil profesional solicitado.

Una vez que se han descartado ciertos candidatos por no presentar el perfil

mínimo requerido, la Dirección Administrativa procederá a:

Determinar la calidad del aspirante en el orden personal y profesional,

demostrados en cargos ocupados en otras empresas, para lo cual se

pondrá en contacto en aquellas empresas en dónde laboró. Para tal efecto

utilizará el formulario No. 002, "Verificación de referencias personales".

Solicitar al aspirante, la documentación original que respalde la

información presentada en la hoja de vida que será certificada por la

Secretaría General.

Una vez verificados los datos, los candidatos preseleccionados serán

citados por teléfono, para aplicar las pruebas de conocimiento que busca

medir el grado de comprensión del aspirante, respecto de cualquier

temática inherente a la naturaleza del cargo vacante, su aplicación estará a

cargo de la persona responsable de la unidad que requiere la contratación.

Los resultados de estas pruebas serán comparados en el formulario No.

003 "Cuadro comparativo de candidatos".

Una vez valorado el "Cuadro comparativo de candidatos" por la unidad que

requiere la contratación, que permita visualizar conjuntamente todos los


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resultados obtenidos en el proceso de pre-selección de los aspirantes al

puesto de trabajo ofertado, se determinará tres opciones en orden a la

valoración obtenida en todo el proceso de preselección, esta información

será entregada a la Dirección Administrativa para que proceda a comunicar

a los tres aspirantes pre-seleccionados, acudan a la universidad para la

entrevista y selección final.

La selección final del candidato, de una terna de tres personas, estará a

cargo de la persona responsable de la unidad, la que realizará una

entrevista a los tres candidatos y utilizará el formulario No.004 "Guía del

Entrevistador" y el formulario No.005 "Hoja de calificación para entrevista

personal" en la cual dejará constancia de la calificación obtenida por los

candidatos, luego procederá a llenar el Formulario No.006 "Cuadro

Comparativo de candidatos" donde dejará constancia de la selección final,

esta hoja deberá ser firmada por la persona responsable de la unidad y

entregada a la Dirección Administrativa.

La Dirección Administrativa comunicará al candidato elegido y establecerá

una reunión con el candidato para acordar la remuneración, las

condiciones de trabajo, los beneficios y las obligaciones que sirva de base

para elaborar el contrato de trabajo.

También se procederá a agradecer por escrito a los candidatos no

elegidos, para lo cual se hará uso del formulario No. 007 "Carta de

Agradecimiento".

6.3. CONTRATACIÓN

La modalidad del contrato de trabajo habría sido determinada previamente

en el requerimiento de personal y acordado con el candidato elegido, de

esta manera la Dirección Administrativa elaborará el contrato escrito en

dos ejemplares (original y copia), que será entregada el Prorrector para su

revisión y firma, para la posterior rubrica del empleado.


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El contrato de trabajo firmado por las partes deberá ser legalizado en el

Ministerio de Trabajo en forma inmediata a la fecha de contratación. Una

copia del contrato reposará en la carpeta personal del individuo y otra se

entregará al contratado.

En el primer día de trabajo del nuevo colaborador, el Director

Administrativo o su delegado darán la bienvenida verbal, le indicará su

lugar de trabajo, presentará a sus compañeros y entregará el Manual de

Inducción.

7. PROCESO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y

CONTRATACIÓN DEL

PERSONAL ADMINISTRATIVO DIRECTIVO.

El proceso de reclutamiento, selección y contratación del personal directivo

de la Sede estará a cargo del Prorrector y Director Administrativo; al ser un

puesto de confianza, el proceso dependerá del buen criterio de las

autoridades señaladas que seleccionen al candidato en función de la

integridad, competencia e identificación con el quehacer universitario. No

obstante se deberá dejar constancia de los criterios para la selección y

contratación final.

8. EJECUCIÓN Y CONTROL DEL CUMPLIMIENTO DEL

PRESENTE MANUAL

La ejecución del presente reglamento estará a cargo del Director

Administrativo y su revisión deberá realizarlo anualmente o en aquel caso

de que exista un cambio considerable.


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APROBACIÓN:

La unidad de Auditoría Interna de la P.U.C.E. Quito, verificará el

cumplimiento del presente Manual cuando considere oportuna.

9. VIGENCIA

El presente Manual entra en vigencia a partir de la fecha de aprobación del mismo y que consta al final del-documento.

En el plazo de veinte días laborables contados desde la fecha de

aprobación, todos los trámites pendientes se realizarán bajo el

procedimiento anterior para luego aplicar los procedimientos señalados en

el presente Manual.

Ibarra, Octubre 21 del 2004.

Dr. Santiago Acosta Aide Ing. Byron Merino

PRORRECTOR DIRECTOR ADMINISTRATIVO

,

Nro. 001

Fecha de requerimiento: __________________________________________________________

Dirección, Unidad, Escuela solicitante:____________________________________________

Cargo Solicitado: ________________________________________________________

Tiempo de dedicación: __________________________ Nro. De personas: _______

Período solicitado: Desde: _______________________ Hasta:___________________

Justificación de la Requisición:

Creación del Cargo Reemplazo Otros

Objetivo del Cargo: _____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Actividades y Responsabilidades: _________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

____________________________________________________

FORMACIÓN ACADÉMICA ____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

CONOCIMIENTOS ____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

EXPERIENCIA ____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

HABILIDADES Y DESTREZAS ____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

OTROS ____________________________________________________

____________________________________________________

FECHA EN LA QUE DEBE INICIAR: _________________________________________________

NOMBRE DEL JEFE INMEDIATO: _________________________________________________

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: _________________________________________________

DIRECTOR GENERAL

DIRECTOR ADMINISTRATIVO PRESUPUESTOS

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR

SEDE IBARRA REQUERIMIENTO DE PERSONAL

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVO

COORDINADOR DE LA UNIDAD

SOLICITANTE PRORRECTOR

P E R F I L

D E L

A S P I R A N T E

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR, SEDE IBARRA

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

FORMULARIO No. 002

VERIFICACIÓN DE REFERENCIAS PERSONALES

NOMBRE DEL CANDIDATO:

CARGO AL QUE ASPIRA:

Empresa que da la referencia:

Persona que suministra la información:___________________________________________

Cargo del informante:_________

INFORMACIÓN DEL ASPIRANTE:

Cargos desempeñados:

Tiempo de servicio:

Causa del retiro:

Conducta del trabajador:

Calidad del trabajador:

Volvería a emplearlo:

Observaciones:

Elaborado por:……………………………………….

Fecha:………………………………………………..



FORMULARIO No. 003

PRESELECCIÓN

CUADRO COMPARATIVO DE CANDIDATOS

CARGO:…………………………………….

UNIDAD:……………………………………

NOMBRE EDAD Prueba Conocimientos

CANDIDATO Sobre 20 puntos

Observaciones:……………………………………………………………………


Fecha:………………………………………………..



FORMULARIO No. 004

VALORACION DE HOJA DE VIDA


Fecha:………………………………………………..

NOMBRE DEL CANDIDATO:

CARGO AL QUE ASPIRA:

FORMACION ACADEMICA

PERTINENTE AL CARGO

NO PERTINENTE AL CARGO

VALORACION

/ 5 PUNTOS

EXPERIENCIA

PERTINENTE AL CARGO

NO PERTINENTE AL CARGO

VALORACION

/ 5 PUNTOS



FORMULARIO No. 005

HOJA DE CALIFICACIÓN ENTREVISTA PERSONAL

CARGO:…………………………………………

UNIDAD:………………………………………..

Nombre del entrevistado(a):………………………………………

Entrevistador:……………………………………………………..

Fecha:………………………………………………………………

INSTRUCCIONES:

Califique según la importancia que considere para cada factor de acuerdo al cargo evaluado.

Luego de la entrevista, marque con una X la calificación de cada factor de acuerdo al

candidato. Es importante tener en cuenta que la importancia debe ser igual para todos los

candidatos(as) evaluados para el mismo cargo.

FACTORES EVALUACIÓN

PERSONALES FAVORABLE

2

POCO FAVORABLE

1 DESFAVORABLE

0

Presentación Personal

Habilidad de expresión

Confianza en si mismo

Educación demostrada

Ambición revelada

TOTAL

Comentarios positivos:…………………………………………………………………………

Comentarios negativos:………………………………………………………………………..

Observaciones:………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………...

Firma del entrevistador:………………………………………….



FORMULARIO No. 006

SELECCIÓN FINAL

CUADRO DE ANÁLISIS COMPARATIVO DE CANDIDATOS

CARGO:………………………………….

UNIDAD:…………………………………

NOMBRE

CANDIDATO

ENTREVISTA

Sobre 10 Ptos

VALORACIÓN TOTAL: sobre 40 puntos: (entrevista, prueba, carpeta)

10 20 10

1. CANDIDATO:………………………………….………..………………..

2. CANDIDATO:……………………………………………….……………

3. CANDIDATO:………………………………………………….…………

4. CANDIDATO:…………………………………………………….………

Observaciones:…………………………………………………………………………...

…………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………….

Elaborado por:…………………………….

Fecha:………………………………………

Firma Responsable:……………………………………….

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