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Políticas Públicas de Archivo e Innovación en el proceso de Preservación en Gestión Documental

Marcela I. Rodríguez V.

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Innovación se refiere a aquel cambio queintroduce alguna novedad o varias en un ámbito,contexto o producto.

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Introducción

Política Pública de Archivos: La Visión Institucional

El Concepto Preservación

De la Normatividad Aplicable

Conservación & Preservación

Innovación en Conservación

Conclusiones

Contenidos

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Introducción

GESTIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen

hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

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Políticas Públicas de Archivos, la Visión Institucional

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PARA LOS ARCHIVOS DEL ESTADO Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL

PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/GestionDocumental/05_politica_archivos.pdf

Políticas Públicas de Archivos, la Visión Institucional

1. Inventario, registro y declaratoria.2. Prevención del Tráfico Ilícito de

Patrimonio Documental.3. Organización y preservación.4. Conocimiento y apropiación social.5. Organización de Archivos de Derechos

Humanos y Derecho Internacional Humanitario.

1. Acceso a la Información y regulación de la GDE

2. Institucionalidad3. Normatividad y Estándares4. Competencias5. Relaciones

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Del Concepto de Preservación

“Estas definiciones se remontan a conceptos de conservación de edificios históricos y objetos provenientes de sitiosarqueológicos, establecidos desde principios del siglo XX en la Carta de Atenas de 1931 y posteriormente en laCarta de Venecia de 1964. Estos conceptos fueron simple y sencillamente extrapolados después a la conservacióndocumental. Bajo este enfoque se establecieron y trataron de controlar los factores internos y externos queafectaban la durabilidad de esos objetos físicos”. Voutssas 2009.

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Del Concepto de Preservación

TIPOS DE INFORMACIÓN

Documentos de Archivo (F/E)

Archivos Institucionales

(F/E)

S.I. Corporativos

S. Trabajo Colaborativo

S. Administración de Documentos

S. Mensajería Electrónica Portales, Intranet y

Extranet

S. Bases de Datos

Discos Duros, Servidores

Cintas y medios de soporte

Uso de Tecnologías en la Nube

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Porqué….Piedra (+10.000 años)

Papiro (+1.000 años)

Papel (+500 años)

Películas Flexibles (80 años)

Discos en Vinilo y acetato (50 años)

Medios Magnéticos (30 -50 años)

Medios Ópticos (20-30 años)

Medios Extraíbles (5-12 años)

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Preservación y Desarrollo Normativo

AC AGN 006/2014

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Preservación y Cumplimiento Normativo en cumplimiento de la Ley

Resultados en gestión documental de la aplicación encuesta Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión - FURAG

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• Infraestructuras deficientes en términos de capacidad,

resistencia, seguridad, riesgos• Mobiliario y Unidades de

Almacenamiento y conservación deficientes

• Medioambiente Fluctuante• Ambientes Contaminados

• Desconocimiento de los riesgos y medidas de contingencia en

caso de desastres óemergencias

• Deterioro de los medios y soportes donde se registra la

información

Problemas a Solucionar• El crecimiento anual de información

que supera en forma exponencial año a año.

• La inadecuada planificación en términos de preservación, la cual nace desde el momento de la creación del documento en digital y abarca todo su ciclo de vida.

• La negligencia por omisión al no tomar estrategias o acciones para garantizar el acceso a la información facilitando

su pérdida. • Obsolencia tecnológica de hardware

y software.

CONSERVACIÓN

PRESERVACIÓN

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Objetivos

CONSERVACIÓN

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• Mantener las características físicas y funcionales de los

documentos de archivo.• Garantizar que cualquier intervención directa sobre

los documentos obedezca a tratamientos estrictamente

necesarios

• Garantizar el acceso, disponibilidad e integridad de la información; asegurar que el documento es lo que pretende ser.

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Lo económico y organizativo; referidos a unaadecuada planificación la cual permita hacerposible el uso de la información, es decir, protegeroriginales.

Lo técnico; correspondiente a las acciones técnicasy prácticas orientadas a minimizar los problemas alos cuales se enfrenta la conservación ypreservación.

La Identificación: No todo el material de archivonecesita las mismas condiciones de intervención

La Determinación de los diferentes materiales dearchivo, clasificando e identificando soportes,medios y formatos

Conservación & PreservaciónAspectos a Considerar Siempre…

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• Definición y determinación de los programas deconservación y estrategias de preservación

• Integración del Plan de ConservaciónDocumental y el Plan de Preservación Digital aLargo Plazo al PGD, al SIC y demás instrumentosarchivísticos

• Definición de las acciones de mantenimiento yadministración indicando recursos,responsables, tiempo, presupuesto, riesgos ycontingencias respecto al acceso y seguridad dela información


Aspectos a Considerar Siempre…Una vez definidas los principios y las políticas de conservación, deben definirse y parametrizarse,

los programas y las actividades de conservación a seguir teniendo en cuenta:

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Preservación

Aspectos a Considerar de la Preservación Digital a Largo Plazo

• La preservación del documentos / expedientes electrónicos de archivo es una tarea que no corresponde a una moda es una obligación.

• Todas las Entidades tienen la responsabilidad de garantizar el acceso a y la disponibilidad de la

información en la medida que afectan la memoria histórica y la gestión administrativa.

• Existe gran desequilibrio entre gestión de la información y preservación documental en la

medida que hay gran proliferación de herramientas de gestión de documentos, pero gran escasez de herramientas de preservación

de los mismos.

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Conservación

Del Plan de Conservación Documental

Capacitación y sensibilización.

Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas.

Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación.

Monitoreo y control de condiciones ambientales.

Almacenamiento y re-almacenamiento.

Prevención de emergencias y atención de desastres.

PROG

RAMA

SSeman

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Preservación

Del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo

Emulación: Recreación del entorno de software y hardware. ej.: emulación de un

Commodore 64 bajo PC Windows

Conversión: Cambio de soporte físico. ej.: de disquete a CD

Migración: Cambio de formato técnico. ej.: de Lotus 123 a Excel

ESTR

ATEG

IAS

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Innovación en Conservación

Retos de la Conservación Documental

• Diseñar o adecuar espacios de archivo• Optimizar el Mobiliario y Unidades de

Almacenamiento y conservación de archivo de acuerdo a los soportes y medios documentales

• Minimizar las fluctuaciones ambientales en los depósitos de archivo y mejorar las condiciones de saneamiento ambiental

• Minimizar los riesgos y establecer medidas de contingencia en caso de desastres ó emergencias

• Minimizar y reducir los deterioros de los medios y soportes donde se registra la información asociados a malas prácticas

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Conservación e Innovación

Propuestas

• Mobiliario compartimentado

Imagen tomada de: http://www.kardex.com.au/?module=equipment

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Conservación e Innovación

Propuestas• Edificios con tecnología verde

es decir, espacios de archivo con menos consumo de energía, por ejemplo:

Uso de desecante liquido (bromuro de litio), preservación

medios magnéticos que son 3 veces más efectivos que los

convencionales.

1. Precisión (hr-t) 2. Desecante solido silica gel

(dióxido de silicio)

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Qué sigue…..

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Gracias!

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