POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOSPARA LOS GASTOS DE VIATICOS, COMBUSTIBLES Y REPUESTOS,EN LA PRESTACION DE SERVICIOS MECANICOS.

1. OBJETIVO:

Establecer los criterios para la asignacin, comprobacin y control de los recursos asignados por la empresa Mantenimiento Automotriz, S.A., a viticos, combustibles y repuestos con motivo del desarrollo de sus funciones o prestacin de servicios mecnicos.

2. ALCANCE:

Estas polticas son aplicables especficamente al personal de mecnica de la empresa Mantenimiento Automotriz, S.A., en la prestacin de servicios en el territorio de la Repblica de Guatemala.

3. DEFINICIONES:

Viticos: Asignacin econmica destinada a cubrir los gastos por concepto de alimentacin, hospedaje y cualquier otro medio o gasto similar, que el personal requiera para el desempeo de sus funciones, en lugar distinto a su localidad.

Combustibles: Asignacin econmica destinada a cubrir los gastos por concepto de gasolina y/o diesel de los vehculos que el personal requiera para los viajes, en lugar distinto a su localidad.

Repuestos: Asignacin econmica destinada a cubrir los gastos por concepto de repuestos en la prestacin de servicios mecnicos.

4. RESPONSABLE DE LA REVISIN DE LA POLTICA:

El responsable de revisar y actualizar sta poltica es el Departamento Financiero y Contabilidad. La responsabilidad de la edicin es del Director del Departamento Financiero conjuntamente con el Auditor Interno de la compaa y la difusin y autorizacin ser competencia del Gerente General de la empresa.

Esta poltica deber revisarse anualmente en el mes de noviembre, o antes si se cambia o mejora significativamente el sistema administrativo. La edicin y difusin de las modificaciones debern realizarse a ms tardar en el mes de enero siguiente.

5. POLITICAS:

5.1 DEL OTORGAMIENTO Y AUTORIZACION

El personal designado para la prestacin de servicios mecnicos tendr derecho al otorgamiento de viticos y combustibles los cuales sern autorizados por la Direccin de Administracin, siempre que ocurran las siguientes circunstancias:

Se trate de personal en servicio activo y que por motivo del desempeo de una comisin, viaje o visita deba ausentarse de su lugar de localidad.

Las reas administrativas designadas para el otorgamiento y autorizacin de viticos, combustibles y repuestos que conforman esta empresa no debern comisionar ni otorgar viticos al personal que disfrute de su periodo vacacional o de cualquier tipo de licencia.

El personal que proporcione un servicio personal independiente no ejercer gastos de viticos, combustibles por parte de esta empresa.

El trmite para el pago de viticos al personal se deber realizar conforme los formatos autorizados para dicho fin, los cuales se anexan al presente.

La solicitud se debe realizar oportunamente a la direccin, mnimo con 24 horas de anticipacin.

En ningn caso se autorizarn consumos de bebidas alcohlicas.

El importe de viticos deber asignarse de acuerdo a lo establecido en esta poltica. Segn Cuotas Mximas Diarias de Viticos vigente.

En el caso de combustible que se autorice por medio terrestre utilizando un vehculo de la empresa, la asignacin de combustible se estimar tomando en cuenta el precio del galn de gasolina vigente al inicio de la comisin, la cantidad de kilmetros recorridos y el cilindraje del tipo de vehculo que se utilice; considerando el rendimiento por litro de gasolina de acuerdo a la siguiente tabla:

TIPO DE VEHICULO RENDIMIENTO ESTIMADO

4 CILINDROS 30 kilmetros por galn

6 CILINDROS 23 kilmetros por galn

8 CILINDROS 15 kilmetros por galn

5.2 DE LOS GASTOS A INCURRIR Y CUOTAS MXIMAS:

Los viticos que se asignen para realizar el viaje o visita en la prestacin de servicios del personal de mecnica a las agencias o clientes de esta empresa, estn destinados principalmente para cubrir los gastos por concepto de hospedaje y alimentacin y las cuotas mximas por persona sern las siguientes:

Hospedaje Q 150.00 Alimentacin Q 100.00

Para hospedaje, se podrn utilizar habitaciones dobles o triples, cuando exista reduccin de precios.

Para alimentacin, se deben observar estos criterios: Entendindose como tal, un plato de comida y una bebida no alcohlica. Se reconocer gastos por cada uno de los mismos, hasta el porcentaje de gastos siguientes:

Tiempo de comidaPorcentaje de la cuota de alimentacinDesayunoTreinta por ciento(30%)AlmuerzoCuarenta por ciento(40%)CenaTreinta por ciento (30%)

5.3 DE LA COMPROBACIN DE GASTOS:

La comprobacin de gastos de viaje (viticos) deber realizarse mximo a los cinco das hbiles en el departamento financiero, contados a partir de la fecha de retorno del personal.

Toda la documentacin comprobatoria (facturas originales y/o notas, que expidan los prestadores de servicios), debern estar firmadas y razonadas por el personal, sin tachaduras y debern cumplir con los requisitos fiscales vigentes. En el caso de que el personal sean ms de dos, la documentacin nicamente ser razonada.

La comprobacin de gastos de combustible asignado para un viaje, se realizar mediante la factura correspondiente, debindose registrar al reverso: el kilometraje del vehculo utilizado, el tipo de vehculo utilizado y el No. placa.

Para cada factura, se adjuntaran listados separados por el hospedaje o alimentacin, combustibles y repuestos. Los saldos no utilizados de recursos otorgados por concepto de viticos, combustibles y repuestos debern ser devueltos en efectivo al momento de la comprobacin.

Elaborado por:

Lorenzo Guarchaj TumAuditor Financiero