política de comunicaciones
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La Política de Comunicaciones de la Universidad El Bosque pretende que la institución expanda los espacios de encuentro y de intercambio, además de fortalecer la identidad institucional. Tiene en cuenta las necesidades de cada uno de los estamentos de la institución, buscando centralizarlas.TRANSCRIPT
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www.uelbosque.edu.coPor una cultura de la vida, su calidad y su sentido
Política deComunicaciones
Por una cultura de la vida, su calidad y su sentido
Política deComunicaciones
© Universidad El Bosque Abril de 2011 Hecho en Colombia
Rector Dr. Carlos Felipe Escobar Roa
Vicerrector Académico Dr. Miguel Ruíz Rubiano
Vicerrector Administrativo Dr. Rafael Sánchez Paris
Secretario General Dr. Luis Arturo Rodríguez Buitrago
Oficina de Desarrollo Área de Comunicaciones
Concepto, diseño y diagramación Centro de Diseño y Comunicación Facultad de Diseño, Imagen y Comunicación Universidad El Bosque
Por una cultura de la vida, su calidad y su sentido
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN 5
2. DEFINICIONES 7
3. SISTEMA DE COMUNICACIÓN 9 a. Comunicación Corporativa 9 b. Comunicación Interna 9 c. Comunicación Externa 10
4. RESPONSABLES DE LA POLÍTICA 13
5. FLUJOS DE INFORMACIÓN 15
6. POLÍTICAS 17
7. PROCEDIMIENTO PARA SUMINISTRO DE INFORMACIÓN A PERSONAS EXTERNAS (APROBADO POR ACUERDO DEL CONSEJO DIRECTIVO) 18
1. INTRODUCCIÓN
El Informe de Evaluación de la EUA señala que la Universidad debe prestar atención particular a la mejora de la comunicación interna. “La Comunica-ción interna es un desafío para todas las universidades, pero en este caso, como la Universidad está sometiéndose a grandes cambios, el Equipo siente que es particularmente importante asegurar líneas abiertas de comunica-ción sobre los cambios que están teniendo lugar. Más aún, la comunicación puede ser de gran apoyo para afianzar la participación, que es uno de los valores clave de la Universidad El Bosque”.
Así mismo, el Informe dice: “Sin estar informados sobre estos resultados, consecuencias y mejoras producto de los grupos de trabajo, algunos miembros importantes de la Universidad podrían ver solamente la carga burocrática adicional”.
La Política de Comunicaciones de la Universidad El Bosque pretende que la institución expanda los espacios de encuentro y de intercambio, además de fortalecer la identidad institucional. Tiene en cuenta las necesidades de cada uno de los estamentos de la institución, buscando centralizarlas.
En ese sentido, el quehacer mismo de las comunicaciones tiene como fin demarcar una ruta en donde ellas aparecen como un proceso misional y trasversal, es decir, de apoyo a la dinámica propia de la Universidad.
Es una herramienta que socializa la información y permite el empoderamiento por parte de la comunidad, de los hechos académicos que se caracterizan por ser participativos.
Esta política parte de la base de entender el quehacer de la Universidad como de interés no sólo para sus comunidades (docentes, directivos, admi-nistrativos, estudiantes, padres de familia y egresados), sino general, ya que por su naturaleza, el servicio que la Universidad presta, es público.
Las comunicaciones se definen como un proceso que contempla un conjunto de acciones y la construcción de herramientas encaminadas a producir, circular y apropiar significaciones, a lograr la interacción social que convierte al indi-viduo en miembro de su cultura y sociedad, a hacer que los deberes y derechos
1. Introducción6}
emanados de pertenecer a El Bosque sean un lenguaje común y fácilmente expresable por parte de todos los miembros de la comunidad universitaria.
La comunicación en la Universidad El Bosque se considera transversal a todas las actividades institucionales y es facilitadora de procesos de toma de decisión y de construcción proyectos estratégicos y debe contribuir al clima laboral y a generar y consolidar el sentido de pertenencia.
La presencia institucional se debe promover a través del buen uso de la identidad corporativa (Manual de Imagen Institucional), la conducción de relaciones públicas estratégicas, la realización de medios y procesos de comunicación eficaces que proyecten el quehacer de El Bosque, a sus dife-rentes públicos de interés.
En ese sentido, la política se expresa en un grupo de estrategias con planes de acción diseñados para el efecto y trabajará en distintos campos de la comunicación.
En esta propuesta se relacionarán, en primer lugar, algunas definiciones sobre comunicaciones; a continuación, se esbozarán algunas políticas para el campo de las comunicaciones en la Universidad El Bosque y finalmente se listarán algunas acciones y tareas específicas del área de Comunicaciones.
2. DEFINICIONES
› La Política tiende a ser más amplia, se expresa normalmente en enun-ciados cortos, a veces hasta con palabras, slogans o lemas.
› La Estrategia tiende a ser más amplia que profunda por esos sus enun-ciados suelen ser de mediana longitud.
› El Plan/Proyecto tiende a ser tan amplio como profundo, por esos sus enunciados son usualmente extensos
3. SISTEMA DE COMUNICACIÓN
a. Comunicación Corporativa
La Comunicación Corporativa es el conjunto de mensajes que la Universidad proyecta a un público determinado a fin de dar a conocer su misión y visión, y lograr establecer una empatía entre ambos.
La Comunicación Corporativa tiene que ser dinámica, planificada y concreta, constituyéndose en una herramienta de dirección u orientación sinérgica, basada en una realimentación constante.
Toda comunicación responde prioritariamente a seis preguntas: Quién, Qué, Cuándo, Dónde, Cómo y Por Qué (La pirámide, que en el caso de la Universidad debe ser invertida, porque el Sentido es el sustrato filosófico de la institución).
En la comunicación corporativa, la percepción que tengan los públicos es uno de los aspectos más importantes, ya que de ello depende la compren-sión y la actitud que tomarán, lo cual repercutirá en la respuesta al mensaje y la realimentación que generará.
La comunicación corporativa eficiente se basa en dos escenarios fundamentales:
› La estructura de una buena política de comunicación, donde se identifican los puntos de partida reconocidos, el establecimiento de estándares de calidad en la proyección y una coordinación para inte-grar toda la comunicación que se proyecta.
› Y las características específicas de la Estrategia, donde se identifica los elementos relacionados con el análisis del problema, el desarrollo de ella, los planes de implantación y el cálculo de la efectividad del programa de comunicación corporativa.
b. Comunicación Interna
La comunicación interna está determinada por la interrelación que se desa-rrolla entre el personal de la institución, o los públicos internos: estudiantes, profesores, funcionarios administrativos, directivas y Consejo Directivo; se debe incluir aquí a los miembros de El Claustro y a los Fundadores.
3. Sistema de Comunicación10}
La identidad corporativa es el conjunto de símbolos, comunicación y comportamiento de una empresa, basados en la visión y misión de la misma. Es decir, en este caso, es la personalidad de la Universidad.
La interrelación personal puede ser catalogada de acuerdo con su tipología en:
A. Formal: Es aquella comunicación cuyo contenido está referido a aspectos laborales. En general, ésta comunicación utiliza la escritura como medio (Comunicados, memorandos, etc.) La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir todas las formalidades burocráticas.
B. Informal: Es aquel tipo de comunicación cuyo contenido, a pesar de ser de aspectos laborales, utiliza canales no oficiales. (Reunión alre-dedor del botellón de agua, encuentros en los pasillos, etc.). Es más veloz que la formal.
C. Vertical: Es aquella comunicación que se genera en las áreas direc-tivas de la empresa y desciende utilizando los canales oficiales. En una comunicación corporativa óptima, debería existir la comunica-ción vertical ascendente.
D. Horizontal: Se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel corporativo. Muy pocas veces utiliza las canales oficiales y es total-mente informal. También es conocida como comunicación plana.
E. Rumores: Es la comunicación informal que recorre la institución sin respetar canales y a la velocidad de la luz.
c. Comunicación Externa
A. Imagen Institucional
Una imagen es el conjunto de significados por los que llegamos a conocer un objeto, y a través del cual las personas lo describen, recuerdan y relacionan. Es el resultado de la interacción de creencias, ideas, sentimientos e impre-siones que una persona tiene sobre un objeto.
La imagen es un elemento definitivo de diferenciación y posicionamiento, que va dando cuenta de los cambios en las estructuras internas de los productos y servicios, posibilitando de este modo la transmisión de dichos cambios y posicionamiento a sus sectores de influencia.
La Universidad El Bosque cuenta con un Manual de Imagen Institucional con el que comunica quién es, qué es, qué hace y cómo lo hace.
Política de Comunicaciones - Universidad El Bosque {11
El diseño coordinado desde el Centro de Diseño y con visto del Área de Comunicaciones hará que la imagen sea correctamente trasmitida a los usua-rios, a la opinión pública, a los pares y a la comunidad en general.
El trabajo de la imagen institucional consiste en realizar un auténtico código de comportamiento, denominado Manual de Imagen Institucional o simple-mente manual. En él se hallan todas las normas operativas a las que debe atenerse la Universidad y debe ser de obligatorio cumplimiento.
La imagen institucional es una aglutinadora emocional que mantiene unida a la Universidad pues crea apropiación de la política y empoderamiento por parte de la comunidad.
La imagen institucional es una mezcla de estilo y estructura, que afecta lo que se hace, en dónde se hace y cómo se hace. En general, todo lo que una organización tiene, hace y dice es expresión de la identidad corpo-rativa. La identidad institucional no son sólo los logotipos y símbolos, la identidad corporativa es la creación de referentes que permitirán sembrar en la memoria el sustrato filosófico de la Universidad.
A la imagen institucional se suman las herramientas que entrega la comu-nicación para fortalecer y garantizar la movilización e interlocución de la Universidad tanto con públicos internos como externos.
Existen dos tipos de imagen corporativa, la promocional y la motivacional.
› La imagen promocional es aquella que se desarrolla con el objeto de obtener la reacción inmediata del público, adquiriendo los productos o servicios que ofrece la institución.
› La imagen motivacional es aquella que se desarrolla con el objeto de orientar la opinión del público hacia metas de identificación o empatía entre la institución y el público.
Medios para proyectar la imagen Promocional
› La Publicidad
› El Mercadeo
Medios para proyectar la Comunicación Motivacional
› Campañas de Relaciones Públicas: Las Relaciones Públicas van allá de la realización de eventos y apuntan a la consolidación de las rela-ciones interinstitucionales, con diferentes públicos objetivo.
3. Sistema de Comunicación12}
› Las Relaciones con la Comunidad: Localidad (Alcaldía de Usaquén, JAC y JAL, Legislativo (Congreso de la República y Concejo de Bogotá), Gobierno (Alcaldía Mayor de Bogotá, Ministerio de Educación y Presi-dencia de la República), Estado (entidades públicas como Colciencias), Empresariado (Gremios y entidades privadas para promover inclusión laboral de egresados y demanda de educación continuada).
B. Relación con los Medios de Comunicación
La Universidad El Bosque es una organización que genera conocimiento y está comprometida con la transformación de un sector.
El esfuerzo en la transmisión de conocimiento cobra valor cuando ese saber es incorporado a la vida de la gente y se convierte en un factor de bienestar para la sociedad.
La comunicación es un principio fundamental para educar, porque a través de ella se construye lenguaje y el lenguaje, a su vez, se convierte en un conjunto de códigos comunes que hacen posible la transmisión de ideas o datos. Y también se desarrolla en el campo de la divulgación y la prensa. En el caso de la Universidad, la tarea comunicativa tiene que ver con cómo convertir nuestros hechos académicos, en noticia.
C. Eventos
Los eventos, el protocolo y la etiqueta institucional, son parte de la imagen institucional, reflejan la personalidad de la Universidad y expresan la planea-ción y el desarrollo institucional en cada una de las áreas académicas y de extensión a la comunidad.
D. Editorial
En la Universidad El Bosque varias dependencias realizan producción edito-rial y cada una de ellas cuenta con un Editor Técnico que hace las sucesivas ediciones de contenido y gramatical y de estilo. El Área de Comunicaciones debe hacer al final de este proceso interno, la última Corrección de Estilo y debe velar por el respeto del Manual de Imagen Institucional, en tanto no exista una unidad encargada del proceso de publicaciones en su totalidad.
4. RESPONSABLES DE LA POLÍTICA
Considera y resuelve Claustro Universitario
Reglamenta Consejo Directivo
Responsable del control Rectoría Oficina de Desarrollo: Área de
Comunicaciones
Diseña programas y define procesos y procedimientos
Oficina de Desarrollo: Área de Comunicaciones
5. FLUJOS DE INFORMACIÓN
En la Universidad El Bosque la información se maneja en mayor medida de manera formal y descendente.
› Comunicación Formal:
Se emplea en todas las dinámicas de la organización, especialmente de manera descendente (docentes- personal administrativo- estudiantes), a través de comunicaciones escritas como acuerdos, resoluciones, circulares, comunicaciones, memorandos, que transmiten informa-ción de carácter normativo, sobre toma de decisiones, requerimientos o solicitudes que repercuten en la ejecución de las labores acadé-micas y administrativas.
› Comunicación Vertical:
Dentro de la Universidad se difunde la información buscando una ejecución de acciones y funciones sin que esta implique necesaria-mente una realimentación. Generalmente este tipo de comunicación se da desde el Consejo Directivo, la Rectoría, las Vicerrectorías y en cada Facultad a través de los Decanos, los Directores de División, Jefes de Departamento, Directores de Área hacia los docentes, el personal administrativo y los estudiantes.
› Comunicación Horizontal:
En cualquier organización donde existan cargos del mismo nivel dentro de un organigrama se da la comunicación horizontal. En la Universidad El Bosque este tipo de comunicación se presenta formal y periódica-mente en espacios como: el Consejo Directivo y el Claustro entre los directivos; en el Consejo Académico entre decanos; en el Comité de admisiones entre los Secretarios Académicos; o de manera individual. Entre los docentes se realizan reuniones por áreas y al interior de la Facultad. En el caso del personal administrativo no existen reuniones específicas, el flujo de información se da por proyectos o actividades a desarrollar y en ocasiones específicas de manera individual.
5. Flujos de la información16}
› Comunicación Informal:
En la Universidad El Bosque como en toda organización es muy común este tipo de comunicación, se caracteriza por utilizar canales no oficiales y son el resultado de la interacción social, grupos, relaciones interpersonales, entre los miembros de una organización. Es el conjunto de interrelaciones espontáneas, independientemente del cargo.
POLÍTICAS
› La presencia institucional se debe promover a través del buen uso de la identidad corporativa (Manual de Imagen Institucional), la conduc-ción de relaciones públicas estratégicas, la realización de medios y procesos de comunicación eficaces que proyecten el quehacer de El Bosque, a sus diferentes públicos de interés.
› La creación de medios y formas de comunicación con el público interno deberá ser aprobada por el Área de Comunicaciones.
› La creación de medios y formas de comunicación con el público externo deberá ser aprobada por el Área de Comunicaciones.
› El Área de Comunicaciones es la única dependencia que cuenta con la facultad de emitir comunicaciones institucionales a los medios de comunicación y periodistas.
› El Área de Comunicaciones debe actuar como asesor de la realización de eventos que organicen directamente las diversas áreas académicas y administrativas de la Universidad.
› El Área de Comunicaciones impulsará la organización de eventos de gran impacto institucional, que convocan a diversos públicos internos y externos y aquellos que de manera especial vinculan a la prensa.
6. PROCEDIMIENTO PARA SUMINISTRO DE INFORMACIÓN A PERSONAS EXTERNAS
(APROBADO POR ACUERDO DEL CONSEJO DIRECTIVO)
1. La vocería institucional de la Universidad El Bosque está a cargo del Rector.
2. El Rector puede delegar a su criterio esta vocería.
3. El Vicerrector Académico tiene a cargo la vocería en lo académico.
4. El Vicerrector Administrativo tiene a cargo la vocería administrativa.
5. La Universidad presta un servicio público; por tanto la información insti-tucional es pública: Historia, Naturaleza Jurídica, Representación Legal, composición de El Claustro, Miembros Fundadores, Directivas. No así la información personal de ninguno de los miembros de la comunidad.
6. Los Decanos tienen la vocería de sus Facultades y Programas, tanto en lo Académico como en lo Administrativo, teniendo en cuenta los puntos anteriores.
7. Las Secretarias y Asistentes de directivos deben ejercitar su buen juicio y criterio a la hora de suministrar información.
8. La interlocución con los Medios de Comunicación ha sido delegada en el Área de Comunicaciones, el cual se encargará de evaluar su pertinencia y de dar respuesta al requerimiento.
9. Requerimientos externos sobre los cuales se tengan dudas, pueden ser remitidos al Área de Comunicaciones a fin de que allí se les dé respuesta, previa consulta en la instancia pertinente.
10. Se recomienda velar por la seguridad de todos manejando adecuada-mente la información.
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