política contra prácticas corruptas - apap.com.do · 6.1.5 es una obligación de los directores,...
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POLÍTICAS
Dirección de Calidad y Excelencia Organizacional
Gerencia de Mejora Continua Octubre 2017 Versión No. 2
Contra Prácticas Corruptas
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CONTENIDO
1. PROPÓSITO ............................................................................................................................ 3
2. ALCANCE ................................................................................................................................ 3
3. RESPONSABILIDADES ............................................................................................................. 4
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................................................... 4
5. DEFINICIONES ....................................................................................................................... 4
6. POLÍTICAS ............................................................................................................................. 5
7. CONTROL DE EMISIÓN: .................................................................................................... 22
8. REGISTROS Y ANEXOS: .................................................................................................... 22
9. HISTORIAL DE CAMBIOS: ................................................................................................ 22
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1. PROPÓSITO
Durante los últimos años ha existido una lucha constante sobre los efectos perjudiciales que
acarrea la corrupción en los Estados, y sobre todo en la economía. En tal sentido, tomando en
cuenta que la corrupción amenaza la estabilidad y seguridad de las sociedades al socavar las
instituciones y los valores de la democracia, la ética y la justicia, y al comprometer el desarrollo
sostenible y el imperio de la ley, se ha considerado la corrupción como un fenómeno transnacional
que afecta a todas las sociedades y economías, toda vez que desarrolla una delincuencia
organizada y económica, como lo es el blanqueo de dinero. En virtud de esto, las instituciones de
carácter mundial, tales como el Banco Mundial y la Organización para la Cooperación y el
Desarrollo (OCDE), han señalado la corrupción como uno de los obstáculos más graves para el
desarrollo económico y social, especialmente en las economías en vías de desarrollo, como el
caso de la República Dominicana.
Esta Política contra prácticas corruptas, así como el Código de Ética y Conducta constituyen los
instrumentos institucionales que establecen normas básicas para prevenir y detectar sobornos y
corrupción en las operaciones de la Asociación Popular de Ahorros y Préstamos (en adelante
“APAP”), con el objetivo de promover una cultura de integridad, transparencia y rendición de
cuentas dentro de la institución, a través de una conducta caracterizada por la honestidad y la
integridad.
Estas normas tienen el propósito de garantizar una lucha eficaz contra la corrupción, el soborno,
regular el trato con funcionarios públicos y terceros y el establecimiento de las obligaciones
contables, aspectos que en el marco de las mejores prácticas internacionales han sido
consagradas en otras legislaciones, tales como la Ley de prácticas de corrupción en el extranjero
(“ForeignCorruptPracticesAct” o “FCPA”) emitida en los Estados Unidos de América y la Ley sobre
sobornos del Reino Unido (U.K. Bribery Act). Igualmente, esta norma incorpora algunas
recomendaciones contempladas en las normas ISO 19600 sobre Sistema de Gestión de
Compliance y la ISO 37001 sobre Sistema de Gestión contra el Soborno.
En tal sentido, estas normas proporcionan una orientación en la lucha contra la corrupción, y en
particular contra el soborno, como un compromiso social de la institución, que se transforma en
una colaboración directa con la misión del Estado Social. Esta política aplica a todos los
colaboradores de la institución: fijos y temporeros; personal de apoyo, supervisores, ejecutivos,
y miembros de la Junta de Directores, y, por consiguiente, el apego a los lineamientos contenidos
en esta política es de cumplimiento obligatorio. En consecuencia, cada director, funcionario y
colaborador tiene la responsabilidad de leer y entender esta Política.
2. ALCANCE
Esta política aplica para:
Miembros de la Junta de Directores;
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Ejecutivos y colaboradores de la Entidad.
3. RESPONSABILIDADES
3.1 Director Legal:
3.1.1 Mantener actualizado este documento ante los cambios que puedan surgir.
3.2 Director / Funcionario / Ejecutivo / Colaborador:
3.2.1 Cumplir con lo establecido en este documento.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
REFERENCIA DOCUMENTO CÓDIGO VERSION
Externa Normas ISO 37001 sobre Sistema de Gestión
contra el Soborno
Externa Normas ISO 19600 sobre Sistema de Gestión de
Compliance
Externa Código de Ética y Conducta de APAP N/A
5. DEFINICIONES
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6. POLÍTICAS
6.1 SOBORNOS Y PRÁCTICAS DE CORRUPCIÓN
6.1.1 Conforme la legislación vigente tanto nacional como internacional de anti soborno y
anticorrupción, APAP prohíbe a cualquier director, funcionario, ejecutivo y colaborador
ofrecer, prometer o autorizar el pago o transferencia de cualquier cosa de valor, en forma
directa o indirecta, a un funcionario público, partido político o candidato, o a cualquiera
actuando a nombre de una organización pública internacional con la intención de influir en
una acción o inacción del funcionario para obtener o mantener un negocio, o alcanzar alguna
ventaja indebida.
6.1.2 La expresión “cualquier cosa de valor” comprende sobornos pecuniarios, devoluciones secretas
de pagos recibidos, contribuciones políticas fuera de la ley, comisiones, obsequios,
invitaciones, viajes, becas, premios, términos favorables en productos o servicios de APAP,
oportunidades comerciales, donativos benéficos y acciones.
6.1.3 Los colaboradores deben velar sin reservas por el principio de la libre competencia y el derecho
de igualdad, asegurando que las acciones que formalicen con los funcionarios públicos y sus
clientes se efectúen en condiciones justas, cumpliendo con las disposiciones legales, tanto
nacionales como internacionales.
6.1.4 En el caso de que un funcionario público o cualquier otra persona física o jurídica solicite una
consideración utilizando su posición para influir en actos o decisiones que le otorguen a APAP
una ventaja indebida, el director, ejecutivo o colaborador deberá negarse y denunciar
inmediatamente el incidente a su supervisor, quien a su vez deberá notificar por cualquiera de
las líneas de apelación descritas en el Código de Ética y Conducta, para evaluar dicha situación
y presentar ante el Comité Auditoría.
6.1.5 Es una obligación de los directores, ejecutivos y colaboradores que conozcan de situaciones
que vulneren las disposiciones consagradas en la presente Política y en el Código de Ética y
Conducta de la Institución, y que constituyan act Conforme a las mejores prácticas de
gobernabilidad os de sobornos con funcionarios públicos o cualquier otra persona física o
jurídica, denunciar dicha actuación al Comité Auditoría, vía la Dirección de Talento y Cultura,
que se encargará de realizar las investigaciones de lugar, mediante la conformación de una
Comisión de Ética, en aquellos casos que se amerite. En caso de no notificar la conducta
inapropiada se les considerará como cómplices del delito de soborno, y se les impondrá la
misma sanción que corresponda a los autores principales.
6.1.6 A los fines de esta Política, el término “funcionario público” comprende:
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Cualquier funcionario o empleado de un órgano centralizado o descentralizado del Estado.
Cualquier persona física o jurídica del ámbito privado que desempeñe funciones públicas
para o en representación de un departamento o agencia gubernamental.
Funcionarios y empleados de organismos internacionales públicos. Por ejemplo,
Banco Mundial, las Naciones Unidas, el Fondo Monetario Internacional, entre otros.
Funcionarios, partidos y candidatos políticos (si bien sea el gobierno o la oposición).
Cualquier funcionario o empleado de los organismos reguladores o judiciales. Por ejemplo,
la Superintendencia de Bancos o de Valores, Banco Central, Junta Monetaria los tribunales,
entre otros.
6.2 PAGOS DE FACILITACIÓN Y TRÁMITE
6.2.1 Un pago de facilitación y trámite es un pago u obsequio extraoficial de poca monta o valor
irrisorio frecuentemente dinero efectivo, realizado para asegurar o acelerar la realización de
un proceso de rutina por un Funcionario Público, usualmente de nivel inferior. Los procesos
incluyen las acciones relacionadas con la obtención de licencias o permisos, procesamiento de
visas, autorizar el paso de bienes en la aduana o brindar protección policíaca, servicios de
correo o el acceso a electricidad y agua.
6.2.2 Los colaboradores no deben efectuar un pago de facilitación y trámite a un funcionario público,
toda vez que conforme esta política constituye un pago indebido o soborno, expresamente
prohibido por la legislación anti soborno nacional e internacional, así como por la normativa
interna de APAP. Los colaboradores que efectúen este tipo de pago serán sancionados
conforme a las sanciones previstas en el Código de Ética y en este documento.
6.2.3 No se comprenderán dentro de esta prohibición los pagos por servicios de agilización
preferencial o “VIP”, que adicional a las tasas por servicios regulares establecen algunas
instituciones públicas o privadas para la tramitación de ciertos servicios que ofrecen.
6.3 OFRECIMIENTO DE OBSEQUIOS E INVITACIONES.
6.3.1 OBSEQUIOS E INVITACIONES A FUNCIONARIOS PÚBLICOS.
6.3.1.1 Conforme la presente política, el obsequio es una cosa u objeto que se ofrece o regala como señal y
demostración de aprecio, afecto, respeto y cortesía. En tal sentido, el valor simbólico debe superar
su valor monetario.
6.3.1.2 Conforme a las mejores prácticas de gobernabilidad, asentadas en estándares
internacionales, como la ISO 37001 y en legislaciones internacionales como la FCPA de
Estados Unidos, los colaboradores deben abstenerse de ofrecer a funcionarios públicos y a
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cualquier persona de los órganos estatales o de índole privada, obsequios y efectuar
invitaciones. Por consiguiente, ocasionalmente al realizar algún tipo de obsequio o invitación
a un funcionario público o cualquier persona física o jurídica, los colaboradores deberán
tener en cuenta los siguientes aspectos:
Que conforme el Código de Ética y Conducta de APAP, el obsequio o la invitación no sobrepase
el valor de Mil Dólares (US$1,000.00) o su equivalente en Pesos Dominicanos.
Que en la institución donde efectúa sus funciones el empleado o funcionario público, no
esté prohibida la recepción de obsequios e invitaciones. En consecuencia, antes de ofrecer
el obsequio o la invitación, se deberá consultar a la Consultoría Jurídica de APAP para que
ésta determine la política de recepción de obsequios de la institución donde labora dicho
funcionario.
El obsequio o la invitación debe ser entregado u ofrecido abierta y directamente al funcionario
público, y por consiguiente, debe ser registrado y documentado apropiadamente en el libro
de registro que a estos fines llevará la Dirección de Control Financiero.
El obsequio o la invitación debe ser proporcional con la naturaleza de la relación de negocios
existentes entre el colaborador y el funcionario público.
El obsequio o la invitación realizada por los colaboradores, debe ser autorizado con
anterioridad por el VP del área, quien actuará conforme el procedimiento que se
establezca para tales fines.
Ningún obsequio o invitación debe contravenir intencionalmente las políticas del empleador
del beneficiario.
Al momento de efectuar el obsequio u ofrecer la invitación, no se debe esperar que el receptor
modifique su comportamiento. En tal sentido, en caso de que el funcionario público otorgue
una ventaja indebida por el obsequio recibido, el colaborador de APAP deberá negarse y
notificar a su supervisor o superior de área.
6.3.1.3 Este tipo de obsequios e invitaciones se realizarán en fiestas conmemorativas o de
relevancia para el funcionario.
6.3.2 OBSEQUIOS E INVITACIONES RECIBIDOS DE FUNCIONARIOS PÚBLICOS
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6.3.2.1 Solo se podrán recibir obsequios o invitaciones de funcionarios públicos o empleados de
órganos gubernamentales según las disposiciones establecidas por el Código de Ética y
Conducta, respecto de los obsequios e invitaciones recibidas por parte de los clientes de
APAP. En tal sentido, los colaboradores de APAP no deben aceptar de los funcionarios
públicos regalos, favores, precios especiales, o invitaciones de carácter personal como
hospedaje, viajes u otras atracciones que puedan perjudicar la imagen y/o intereses de la
Asociación.
6.3.2.2 Tal como dispone el Código de Ética y Conducta, los colaboradores sólo podrán recibir
regalos que no sobrepasen la cantidad de Mil Dólares (US$1,000.00) o su equivalente en
Pesos Dominicanos, igualmente objetos promocionales o dentro de los límites módicos, por
parte de un funcionario público, así como los recibidos en circunstancias conmemorativas
como fiestas navideñas, cumpleaños, nacimiento de un hijo, entre otras, sin embargo, es
necesario resaltar que los obsequios o las invitaciones recibidas deberán estar claramente
identificadas y sin un valor comercial significativo.
6.3.2.3 Está totalmente prohibido que los colaboradores modifiquen su comportamiento con el
funcionario público debido al obsequio o la invitación recibida. En tal sentido, al momento
de otorgar productos y servicios financieros a gobiernos y funcionarios públicos, el personal
de APAP debe otorgar un trato igualitario y cónsono con los valores y políticas de la
institución.
6.3.3 OBSEQUIOS E INVITACIONES RECIBIDOS DE CLIENTES RELACIONADOS A ÓRGANOS
GUBERNAMENTALES.
6.3.3.1 Conforme se establece en el Código de Ética y Conducta de la institución, los colaboradores
no aceptarán de los clientes, regalos que sobrepasen la cantidad de Mil Dólares
(US$1,000.00), o su equivalente en Pesos Dominicanos, exceptuando atenciones claramente
identificadas y sin valor comercial significativo, como objetos promocionales o dentro de
los límites módicos, así como los recibidos en circunstancias conmemorativas como fiestas
navideñas, cumpleaños,, nacimiento de un hijo entre otras.
6.3.3.2 Está prohibido todo tipo de agasajo o atención que exceda el valor o monto habitual y
acostumbrado como práctica normal de negocios. Se entiende como práctica normal de
negocios, desayunos, almuerzos, cenas, invitaciones para entrenamientos y capacitaciones
o fiestas de la empresa donde se invitan a todos los relacionados, las cuales pueden ser
aceptadas.
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6.3.3.3 En consecuencia, si un colaborador recibe un obsequio u oferta de invitación que considere
que no es apropiado, y que compromete su responsabilidad con la aplicación de las
disposiciones de esta Política o del Código de Ética y Conducta, deberá informarlo
inmediatamente al Comité de Auditoría, vía la Dirección de Talento y Cultura. Conforme el
Código de Ética y Conducta, está prohibido que los colaboradores acepten regalos en
efectivo de los clientes. En tal sentido, los colaboradores que reciban un obsequio en
efectivo deberán devolverlo de inmediato e informarlo al Comité de Auditoría, vía la
Dirección de Talento y Cultura.
6.3.3.4 En caso de que el colaborador se encuentre imposibilitado de devolver dichos valores
inmediatamente al cliente, éste deberá entregarlos a la Dirección de Talento y Cultura , la
cual se encargará de contactar a dicho cliente para hacer una devolución institucional del
referido obsequio.
6.3.4 DONACIONES POLÍTICAS Y DE BENEFICENCIA.
6.3.4.1 APAP a través de su responsabilidad social corporativa tiene como objetivo fomentar y
apoyar la democracia como un mecanismo de legitimación, organización y ejercicio del
poder. En tal sentido, APAP podrá efectuar donaciones de carácter político, siempre y
cuando estén orientadas a fomentar el proceso democrático y no para adquirir un beneficio
o una ventaja indebida, así como también se debe asegurar que las mismas se efectúen
conforme dispone la legislación de la materia y, en consecuencia, no contravengan dicha
normativa. Los colaboradores de APAP podrán hacer donaciones políticas a título personal
a partidos políticos o candidatos, conforme al mecanismo establecido por la legislación de
la materia. En tal virtud, las donaciones a candidatos y/o partidos políticos de tipo
institucional o a título personal de cualquiera de los miembros de APAP, se regirán por las
reglas y mecanismos que determinen las normas sobre la materia. Las donaciones a
candidatos y/o partidos políticos, de tipo institucional o personal requieren de la aprobación
de la Junta de Directores, que previamente deberá ser tramitada a través de la Consultoría
Jurídica, para a su vez ser sometida al Comité de Auditoría. Este Comité se encargará de
evaluar la solicitud y en caso de que proceda, remitirá la misma a la Junta de Directores
para fines de aprobación.
6.3.4.2 En este sentido, dichas erogaciones de tipo institucional o personal a partidos políticos o
candidatos, deberán ser registradas en los libros contables y administrativos que para estos
propósitos lleven la Dirección de Control Financiero, respecto de las donaciones de tipo
institucional y la Dirección Talento y Cultura, respecto de las donaciones a título personal
de los miembros de APAP.
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6.3.4.3 Por otro lado, las donaciones benéficas realizadas a funcionarios públicos o a fundaciones
dirigidas por candidatos políticos deberán ser aprobadas de igual manera, por la Junta de
Directores, mediante el procedimiento antes señalado. En tal sentido, si un colaborador
efectúa una donación a un funcionario público sin la debida autorización será investigado
y podrá ser pasible de sanción por parte del Comité de Auditoría, por violación a las
disposiciones de esta Política, y las leyes nacionales de anti soborno.
6.3.5 OFRECIMIENTO DE SERVICIOS FINANCIEROS A FUNCIONARIOS PÚBLICOS.
6.3.5.1 APAP tiene como función esencial asesorar y apoyar financieramente a las personas para
lograr el éxito a través del estudio, el emprendidurismo y la innovación. Esta función no
excluye a los funcionarios públicos, por lo que tiene la potestad de otorgar créditos y ofrecer
otros productos bancarios y de corretaje a gobiernos y funcionarios públicos.
6.3.5.2 No obstante, los colaboradores deben actuar cautelosamente para que el otorgamiento de
dichos créditos o la prestación de servicios a los funcionarios públicos, no sean
interpretados como inapropiados. En tal sentido, los colaboradores deberán evaluar las
solicitudes realizadas por los funcionarios con los mismos términos y condiciones que se
aplican para evaluar las solicitudes de las demás personas. Por lo que los colaboradores
deben comprometerse a velar sin reservas por el principio de igualdad, asegurando que las
acciones que formalice con los funcionarios públicos y sus clientes se efectúen en
condiciones justas, cumpliendo las disposiciones legales, tanto nacionales como
internacionales. Así mismo, en los casos en que los colaboradores de APAP deban prestar
servicios o créditos a personas políticamente expuestas (en adelante PEP,), los primeros
deberán agotar el procedimiento de debida diligencia especial previsto para este tipo de
persona, de conformidad con la normativa vigente.
6.3.5.3 En caso de que un colaborador conozca sobre alguna oferta de soborno realizada a un
funcionario público, deberá comunicarlo inmediatamente por los canales de apelación
establecidos en el Código de Etica y Conducta que a su vez notificará al Comisión Etica, para
que efectúe las investigaciones de lugar, conforme a los mecanismos dispuestos para estos
fines por el Código de Ética y Conducta de APAP. La identidad del denunciante será
totalmente confidencial. Ver Código de Etica y Conducta.
6.3.5.4 Si el colaborador no notifica la conducta inapropiada por parte de su compañero podrá ser
considerado como cómplice, y se le aplicará la misma sanción que al autor principal del
hecho.
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6.4 TRATO CON TERCEROS
6.4.1 TRATO CON AGENTES E INTERMEDIARIOS.
6.4.1.1 Cualquier colaborador de APAP que ofrezca, prometa u otorgue intencionalmente, directa
o indirectamente, a un tercero, agente, o intermediario, cualquier objeto de valor pecuniario
u otro beneficio, como favor, promesa, o ventaja, para ese intermediario u otra persona, a
fin de que realice u omita cualquier acto de los que se encuentran prohibidos por la
presente Política y el Código de Ética y Conducta, se considerará reo de soborno. Quedan
excluidas de las prohibiciones previstas en esta Política el pago de comisiones a terceros
que no se encuentren expresamente tipificados en la presente Política ni en el Código de
Ética y Conducta de APAP.
6.4.1.2 En tal sentido, esta Política prohíbe al personal de APAP efectuar pagos corruptos, en forma
directa o indirecta, por medio de un agente u otro intermediario. Por consiguiente, es ilícito
efectuar un pago de cualquier cosa de valor a algún agente u otro intermediario si existe
una razón para creer que alguna parte del pago se ofrecerá, otorgará o prometerá a otra
persona para fines corruptos.
6.4.1.3 Los abogados externos, consultores en el área de relaciones gubernamentales, agentes,
proveedores de servicios, joint venture u otros socios comerciales deberán conocer y aplicar
las disposiciones de esta Política. Para tales fines, todo tercero, agente o intermediario,
que represente a APAP en cualquier negocio, transacción o procedimiento, sea en el trato
con un funcionario público o no, deberá suscribir una declaración de no soborno y
anticorrupción con la institución.
6.4.1.4 Los referidos agentes o intermediarios contratados por APAP, a su vez, tienen la obligación
de asegurarse de que cualquier otro agente o tercero subcontratado por éste, suscriba
igualmente la mencionada declaración de no soborno y anticorrupción, mediante la cual
el subcontratista se comprometa a cumplir con las disposiciones de esta Política, y sobre
todo a cumplir las disposiciones consagradas en las leyes nacionales e internacionales de
anti soborno y anticorrupción.
6.4.1.5 En el caso de que un tercero o intermediario reciba una cosa de valor para obtener una
ventaja indebida por parte de un colaborador de APAP, deberá notificarlo inmediatamente
a la institución a través de la Dirección de Talento y Cultura , de lo contrario se considerará
cómplice de soborno. De igual manera, si un colaborador recibe una solicitud indebida por
parte de un tercero, deberá denunciarlo inmediatamente al Comité de Auditoría, vía la
Dirección de Talento y Cultura.
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6.4.1.6 La firma de la señalada declaración por aquellos terceros representantes de la Asociación
compromete exclusivamente su responsabilidad civil, penal y disciplinaria, cuando aplique.
Por consiguiente, las sanciones o penas derivadas de cualquier comportamiento o acción
llevada a cabo por el suscribiente, que contravenga la presente Política y las leyes
nacionales e internacionales anticorrupción y anti soborno, repercutirá únicamente sobre
su persona; y por tanto, APAP quedará indemne de sus efectos.
6.4.2 TRATO CON CLIENTES Y SUPLIDORES
6.4.2.1 Cualquier colaborador que ofrezca, prometa, otorgue, acepte o reciba intencionalmente,
directa o indirectamente, a un suplidor, tercero, agente, o intermediario, o de parte de
cualquiera de éstos, cualquier objeto de valor pecuniario u otro beneficio, como favor,
promesa, o ventaja, a fin de que realice u omita cualquier acto de los que se encuentran
prohibidos por la presente Política y el Código de Ética y Conducta, se considerará reo de
soborno.
6.4.3 OBSEQUIOS E INVITACIONES RECIBIDAS DE CLIENTES Y SUPLIDORES.
6.4.3.1 Conforme se establece en el Código de Ética y Conducta de la institución, los colaboradores
no aceptarán de los clientes, suplidores o cualquier tercero vinculado a la institución,
regalos que sobrepasen la cantidad de Mil Dólares (US$1,000.00), o su equivalente en
Pesos Dominicanos. En tal sentido, los colaboradores sólo podrán aceptar obsequios o
invitaciones que representen atenciones claramente identificadas y sin valor comercial
significativo, como objetos promocionales o dentro de los límites módicos, así como los
recibidos en circunstancias conmemorativas como fiestas navideñas, cumpleaños,
nacimiento de un hijo, etc.
6.4.3.2 Está prohibido todo tipo de agasajo o atención que exceda el valor o monto habitual y
acostumbrado como práctica normal de negocios. Se entiende como práctica normal de
negocios, almuerzos, cenas, invitaciones para entrenamientos y capacitaciones o
invitaciones fiestas de la empresa donde se invitan a todos los relacionados, las cuales
pueden ser aceptadas por el colaborador, siempre y cuando no se desarrollen en el curso
de un procedimiento licitatorio en el cual el cliente o suplidor que extiende dicha invitación
tenga algún interés.
6.4.3.3 Queda terminantemente prohibido la aceptación, por parte de cualquier colaborador de la
institución de regalos en dinero en efectivo, de parte de cualquier tercero relacionado o
suplidor de APAP. En tal sentido, los colaboradores que reciban de parte de cualquier
tercero o suplidor de APAP un obsequio en efectivo deberán devolverlo de inmediato e
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informarlo al Comité de Auditoría, vía la Dirección de Talento y Cultura, de acuerdo a lo
que establece el Código de Ética y Conducta de la institución.
6.5 TRATO CON LOS COLABORADORES
6.5.1 TRATO CON LOS COLABORADORES DE APAP.
6.5.1.1 Las relaciones internas entre los colaboradores de APAP y la institución se regirá conforme
las disposiciones consagradas en el Código de Ética y Conducta. No obstante, conforme
esta Política los colaboradores deben actuar con respeto con cada uno de sus compañeros,
y demás miembros de la institución. En consecuencia, en sus relaciones deberán tomar en
cuenta los aspectos que se detallan a continuación.
6.5.1.2 Esta Política prohíbe el pago de sobornos en general, no sólo los efectuados a funcionarios
públicos o terceros, sino también las prácticas corruptas realizadas por los directivos,
oficiales, funcionarios y colaboradores de APAP, cuando actúen por sí mismos, o en
representación de la institución al momento de ejecutar algún tipo de negocio.
6.5.1.3 Los directores, ejecutivos y colaboradores de APAP no pueden ofrecer, prometer o autorizar
cualquier cosa de valor o una ventaja indebida o de cualquier otro tipo, con la intención de
premiar, provocar, ocultar o resaltar un desempeño inapropiado de parte de un miembro
de la institución. De igual manera, esta Política prohíbe que los directores, ejecutivos, y
colaboradores de APAP ofrezcan, prometan o autoricen cualquier cosa de valor o una
ventaja indebida o de cualquier otro tipo, con el conocimiento o creencia de que su
aceptación constituye en sí misma un desempeño inapropiado de una función o actividad
relevante.
6.5.1.4 Los colaboradores de APAP deben actuar siempre apegados a los valores institucionales
del empoderamiento colaborativo, transformación proactiva, agilidad, excelencia en los
resultados y pasión, comportándose con el nivel más alto de honestidad e integridad en
sus relaciones con sus compañeros, y demás miembros de la institución.
6.5.1.5 En el caso de que un colaborador conozca o reciba alguna solicitud de consideración a
cambio de cumplir o abstenerse de cumplir con sus obligaciones, o de utilizar su posición
para influir en una decisión que consista en premiar, ocultar o resaltar un desempeño
inapropiado de parte de su compañero, deberá:
- Devolver inmediatamente el objeto de valor recibido, y negarse a contribuir con las
actuaciones solicitadas por su compañero o miembro de la institución.
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- Denunciar el incidente al supervisor, Director o VP de área, quien tendrá que notificar
inmediatamente al Comité de Auditoría, vía la Comisión de Etica.
- En caso de ser necesario, el Comité de Auditoría, designará una Comisión de Etica para
llevar a cabo el plan de acción y solicitar a la Dirección de Seguridad y Contingencia llevar a
cabo las pesquisas correspondientes para confirmar el incidente ocurrido, y posteriormente,
con las fundamentaciones y pruebas existentes, presentará un informe para someter el
proceso a conocimiento de Auditoría, que tomará una decisión sobre la imposición de una
sanción respecto de la conducta investigada. En todos los casos, este procedimiento deberá
respetar los principios del debido proceso, en especial el derecho de defensa de los
involucrados. Todo lo anterior, en el caso de que las pruebas y evidencias de que se
dispongan no sean fehacientes o concluyentes, en cuyo caso corresponderá al
Vicepresidente Ejecutivo ejecutar el procedimiento sancionador correspondiente.
6.5.1.6 De igual manera, queda terminantemente prohibido que los directivos, oficiales,
funcionarios y colaboradores de APAP demuestren, reciban, oferten o soliciten, expresa o
implícitamente, proposiciones o conductas sexuales, con la intención de premiar, provocar,
ocultar o resaltar un desempeño deficiente o una conducta inapropiada de parte de un
miembro de la institución. En tal sentido, la simple promesa, esquema u oferta de que una
proposición o conducta sexual puede tener como consecuencia la pérdida de empleo,
ascenso, promociones, aumentos de salarios u obligar al colaborador a condiciones de
trabajo distintas a las pactadas utilizando este hecho como pretexto, será considerado
como soborno, y en consecuencia, el colaborador podrá ser sancionado por dos hechos
distintos: por hostigamiento sexual y soborno.
6.5.1.7 Por consiguiente, en el caso de que un colaborador conozca o reciba alguna proposición o
conducta sexual a cambio de cumplir o abstenerse de cumplir con sus obligaciones, o de
utilizar su posición para influir en una decisión que consista en premiar, ocultar o resaltar
un desempeño deficiente o una conducta inapropiada de parte de su compañero, deberá
denunciar el incidente al supervisor, Director o VP de área, quien tendrá que notificar
inmediatamente al Comité Auditoria, vía la Dirección de Talento y Cultura
6.5.1.8 No obstante, el colaborador deberá tener las pruebas necesarias que le permitan a la
Comisión de Etica, realizar las investigaciones de lugar, conforme al procedimiento previsto
en el Código de Ética y Conducta de la Asociación. Se considerará como un hecho
sancionable los comentarios, bromas ofensivas, y denuncias que constituyan injurias, para
el detrimento de un compañero o miembro de la institución.
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6.5.1.9 Por consiguiente, la comunicación y las relaciones entre los colaboradores de la institución
deben estar basadas en el respeto y en una prevención constante de la corrupción, tanto
en el sector público como de manera institucional, a través de la implementación de los
siguientes principios:
Integridad;
Ética;
Transparencia;
Confianza;
Responsabilidad;
Objetividad;
Honestidad;
Igualdad.
6.6 MANTENIMIENTO DE REGISTROS Y OBLIGACIONES CONTABLES
6.6.1 MANTENIMIENTO DE REGISTROS.
6.6.1.1 Conforme las disposiciones consagradas en la legislación nacional y las normas
internacionales, es esencial que las empresas administren correctamente los libros de
contabilidad, balances, planillas, manifiestos u otros documentos, sin el registro de hechos
o datos falsos o la omisión de circunstancias que influyan gravemente en la determinación
de la obligación tributaria. En tal sentido, el mantenimiento veraz de los registros con
respecto a todas las transacciones y todos los gastos efectuados constituye uno de los
mecanismos esenciales para la lucha contra la corrupción y el soborno.
6.6.1.2 Está Política prohíbe la falsificación de libros y registros contables y requiere el
cumplimiento de ciertas disposiciones contables, con el objetivo de evitar que se oculten
sobornos o pagos indebidos o se incurra en prácticas contables fraudulentas, que pongan
en juicio la responsabilidad y el honor de la institución.
6.6.1.3 La Dirección de Control Financiero debe registrar todos los gastos en que los colaboradores
hayan incurrido en nombre de APAP, tales como los gastos asociados al trato con
funcionarios públicos, terceros, clientes, suplidores, y otras instituciones financieras, a
través de los obsequios, invitaciones, reembolsos de gastos, avance en efectivo a los
agentes o representantes, entre otros. Estos gastos deben ser documentos
apropiadamente y registrados con precisión en las cuentas destinadas para tales fines.
6.6.1.4 Está estrictamente prohibido el registro de gastos que no hayan sido previamente
autorizados por el VP de área. En tal sentido, en el caso de que los gastos sobrepasen la
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cantidad de Mil Dólares (US$1,000.00) o su equivalente en Pesos Dominicanos, se requerirá
la no objeción de la Consultoría Jurídica y aprobación de la Junta de Directores, previa
evaluación por parte del Comité de Auditoría, con excepción de las donaciones políticas
que en todos los casos deberán ser aprobados por la Junta de Directores.
6.6.1.5 En el caso de que un colaborador reciba o conozca sobre la solicitud de facturas falsas o
pagos de gastos que sean inusuales o excesivos, o que estén descritos de manera
inadecuada, deberá notificar inmediatamente a través de los canales de apelación
establecidos en el Código de Etica y Conducta, a fin de que la Comisión de Etica pueda
realizar un plan de acción y rendir un informe sobre las investigaciones que realice la
Dirección Seguridad y Contingencia. Igualmente, el Vicepresidente Desarrollo Corporativo,
estará facultado para optar por apoderar al Vicepresidente Ejecutivo, en caso de que se
verifiquen, en el evento de que se trata, pruebas y evidencias fehacientes.
6.6.1.6 Los colaboradores que efectúen pagos a terceros, sean funcionarios públicos o no, agentes
o representantes, y suplidores, sin ser previamente autorizados y debidamente registrados
en el libro establecido para tales fines, serán investigados y sancionados conforme las
disposiciones de esta Política y el Código de Ética y Conducta. De igual manera, serán
sancionados los colaboradores que ingresen asientos falsos y desarrollen formas de
contabilidad engañosa que podrían emplearse para ocultar el uso de dinero con fines de
soborno.
6.6.2 OBLIGACIONES CONTABLES
6.6.2.1 El Comité de Auditoría es el órgano encargado de asistir a la Gerencia a observar las
obligaciones derivadas de la actuación de buena fe, la adopción de sanas prácticas de
negocios, el apego a las políticas contables, así como, las prácticas operacionales y de
reporte. En tal sentido, el Comité de Auditoría es el órgano, que a su discreción podrá
revisar las actividades financieras y de negocios y los registros que considere necesarios
con el objetivo de velar por el mantenimiento veraz de los registros con respecto a todas
las transacciones y todos los gastos efectuados.
6.6.2.2 Conforme esta Política, la Dirección de Control Financiero debe registrar todos los gastos
en que los colaboradores hayan incurrido en nombre de APAP, con el objetivo de evitar
que se oculten sobornos o pagos indebidos o se incurra en prácticas contables fraudulentas.
En tal sentido, la Dirección de Control Financiero tiene las siguientes obligaciones:
1. Mantener libros, cuentas y registros que reflejen exactamente toda operación de efectivo en
la empresa.
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2. Mantener un sistema contable de control interno que pueda detectar y evitar pagos ilícitos a
terceros, sean funcionarios públicos o no.
3. Mantener las operaciones ajustadas a los principios de contabilidad generalmente aceptados
o normas internacionales de información financiera. En consecuencia, deberán ajustar sus
actuaciones a los principios de prudencia, uniformidad, devengo, importancia relativa,
dualidad económica, objetividad y realización.
4. Efectuar comparativos periódicamente de activos registrados contra activos existentes a efecto
de identificar y atender disparidades.
5. Efectuar informes periódicos sobre los gastos asociados al trato con funcionarios públicos,
terceros, clientes, suplidores, y otras instituciones financieras, a través de los obsequios,
invitaciones, reembolsos de gastos, avance en efectivo a los agentes o representantes,
donaciones políticas o benéficas, entre otros.
6. Mantener ordenadamente y sin tachaduras los registros y libros destinados para el asiento de
los gastos asociados al trato con funcionarios públicos, terceros, clientes, suplidores y otras
instituciones financieras. Es necesario aclarar que los registros de estos gastos deberán estar
debidamente documentados.
6.6.2.3 La Vicepresidencia de Auditoría es el órgano encargado de evaluar y velar, a través de los
informes, de la veracidad de los datos registrados en los libros destinados para tales fines.
En caso de encontrar disparidades deberá notificar al Comité de Auditoría para efectuar las
investigaciones de lugar. En tal sentido, dependiendo de la gravedad del caso, el Comité
de Auditoría le informará a la Junta de Directores sobre el incidente presentado y las
posibles soluciones.
6.6.2.4 El ocultar información relevante a la Vicepresidencia de Auditoría, al Comité de Auditoría o
a la Junta de Directores se considerará como una falta grave, y en consecuencia quienes
incurran en tal práctica podrán ser sancionados conforme las disposiciones consagradas en
el Código de Ética y Conducta.
6.6.2.5 Las relaciones empresariales y de negocios con funcionarios públicos y terceros deberán
regirse únicamente por criterios objetivos, respetando las disposiciones de esta Política y
el Derecho Internacional Público y Privado.
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6.6.2.6 Los colaboradores de APAP no deben solicitar, aceptar, ofrecer, recibir o conceder directa
o indirectamente, a través de un tercero representante, agente o intermediario, cualquier
cosa de valor a una persona, sea funcionario público o no, con la intención de influir en
una acción o inacción para obtener o mantener un negocio, o alcanzar alguna ventaja
indebida.
6.6.2.7 Los colaboradores que conozcan de situaciones que vulneren las disposiciones consagradas
en la presente Política, y que constituyan actos de sobornos con una persona, sea
funcionario público o no, deberán denunciar dicha actuación a través de los canales de
apelación establecidos en el Código de Ética y Conducta.
6.6.2.8 Los colaboradores no deben efectuar un pago de facilitación y trámite de ningún tipo, salvo
aquellos pagos de servicios preferenciales o “VIP” que establecen algunas instituciones
públicas y privadas para la agilización de ciertos servicios que ofrecen.
6.6.2.9 Los colaboradores de APAP no pueden ofrecer a funcionarios públicos y a cualquier persona
de los órganos estatales, suplidores, clientes y relacionados, cualquier cosa de valor con la
intención de influir en una acción o inacción del funcionario para obtener o mantener un
negocio, o alcanzar alguna ventaja indebida.
6.6.2.10 Los obsequios o invitaciones recibidos por los colaboradores de APAP no pueden
sobrepasar la cantidad de Mil Dólares (US$1,000.00). En consecuencia, está totalmente
prohibido que los colaboradores modifiquen su comportamiento con cualquier persona, sea
funcionario público o no, debido al obsequio o la invitación recibida.
6.6.2.11 Los colaboradores no deben aceptar regalos en efectivo de cualquier persona, sea
funcionario público o no, y en caso de recibirlo deberá devolverlo inmediatamente y
notificar al Comité de Auditoria, vía la Dirección de Talento y Cultura.
6.6.2.12 Las solicitudes de servicios financieros realizadas por funcionarios públicos deberán ser
evaluados por los colaboradores conforme los términos y condiciones generales de la
Asociación.
6.6.2.13 Todo tercero, agente o intermediario, que represente a APAP en cualquier negocio,
transacción o procedimiento, sea en el trato con un funcionario público o no, deberá
suscribir una Declaración de no soborno y anticorrupción con la institución.
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6.6.2.14 Los colaboradores podrán aceptar y recibir obsequios e invitaciones que respondan a las
prácticas regulares de negocios, que provengan de suplidores, clientes o relacionados con
la institución, siempre y cuando las mismas no se desarrollen en el curso de un
procedimiento licitatorio en el cual el cliente o suplidor que extiende dicha invitación tenga
algún interés.
6.6.2.15 Esta Política prohíbe el pago de sobornos en general, no sólo los efectuados a funcionarios
públicos o terceros, sino también las prácticas corruptas realizadas por los directivos,
oficiales, funcionarios y colaboradores de APAP.
6.6.2.16 Los directores, ejecutivos y colaboradores de APAP no pueden ofrecer, prometer o
autorizar cualquier cosa de valor o una ventaja indebida o de cualquier otro tipo, con la
intención de premiar, provocar, ocultar o resaltar un desempeño inapropiado de parte de
un miembro de la institución.
6.6.2.17 Esta Política prohíbe que los directores, ejecutivos y colaboradores de APAP ofrezcan,
prometan o autoricen cualquier cosa de valor o una ventaja indebida o de cualquier otro
tipo, con el conocimiento o creencia de que su aceptación constituye en sí misma un
desempeño inapropiado de una función o actividad relevante.
6.6.2.18 Está estrictamente prohibido que los directores, ejecutivos y colaboradores de APAP
demuestren, reciban, oferten o soliciten, expresa o implícitamente, proposiciones o
conductas sexuales, con la intención de premiar, provocar, ocultar o resaltar un desempeño
inapropiado de parte de un miembro de la institución.
6.6.2.19 La comunicación y las relaciones entre los colaboradores de la institución deben estar
basadas en una prevención constante de la corrupción, tanto en el sector público como de
manera institucional, a través de la implementación de los principios de la honestidad,
ética, integridad, transparencia, responsabilidad, confianza, objetividad, honestidad e
igualdad.
6.6.2.20 Se considerará como un hecho sancionable los comentarios, bromas ofensivas, y
denuncias que constituyan injurias, para el detrimento de un compañero o miembro de la
institución.
6.6.2.21 Esta Política prohíbe la falsificación de libros y registros contables y requiere el
cumplimiento de ciertas disposiciones contables.
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6.6.2.22 La Dirección de Control Financiero debe registrar todos los gastos en que se haya
incurrido en nombre de APAP, tales como los gastos asociados al trato con funcionarios
públicos, terceros, clientes, suplidores, y otras instituciones financieras, a través de los
obsequios, invitaciones, reembolsos de gastos, avance en efectivo a los agentes o
representantes, entre otros.
6.6.2.23 Los colaboradores que efectúen pagos a terceros, sean funcionarios públicos o no,
agentes o representantes, y suplidores, sin ser previamente autorizados y debidamente
registrados en el libro establecido para tales fines, serán investigados y sancionados
conforme las disposiciones de esta Política y el Código de Ética y Conducta.
6.6.2.24 El ocultar información relevante a la Vicepresidencia de Auditoría, al Comité de Auditoría
o a la Junta de Directores se considerará como una falta grave, y en consecuencia podrán
ser sancionados conforme las disposiciones consagradas en el Código de Ética y Conducta.
6.7 DIFUSIÓN DE LA POLÍTICA E INFORMES
6.7.1 Parte esencial de la implementación de la presente Política, consiste en su difusión a nivel de
todos los miembros de la entidad. En tal sentido, esta política deberá ser de conocimiento de
los miembros de la Junta de Directores, alta gerencia y los colaboradores de todos los niveles
de APAP.
6.7.2 Igualmente, esta norma se hará de conocimiento de los asociados, proveedores, clientes y
todos los públicos de interés de APAP, en la medida que sea posible, con el objetivo de
robustecer la cultura de prevención de las prácticas corruptas de la institución.
6.7.3 Concomitantemente, con la periodicidad que estime conveniente y en los casos que sea
necesario, el Comité de Auditoría elaborará los informes de lugar en los que conste la
evaluación de los procesos donde mayor riesgo de soborno existe y donde figuren las medidas
y acciones necesarias para mitigarlos, incorporando las novedades relevantes que surjan de
dichas evaluaciones a la presente Política, como mecanismo de actualización continua.
6.8 SANCIONES
6.8.1 CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO
6.8.1.1 La Ley No. 448-06 consagra en el artículo 5 que “en el caso en que el sobornante, según
los artículos 3 y 4 de la presente ley, sea una persona física, será castigado con la pena de
tres (3) a diez (10) años de reclusión, y condenado a una multa del duplo de las
recompensas ofrecidas, prometidas u otorgadas, sin que, en ningún caso pueda esa multa
ser inferior a cincuenta salarios mínimos”. Por otro lado, establece que “en el caso en que
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el sobornante sea profesional, el dueño o el representante, con autorización de una
empresa del sector industrial, agrario, agroindustrial, comercio o servicio, la sentencia
podrá inhabilitarlo para el ejercicio de sus actividades por un periodo de dos (2) a cinco (5)
años, a contar de la sentencia definitiva, o según el caso, autorizar al cierre o intervención,
por el mismo período, del establecimiento profesional, o empresarial bajo su dirección”.
Finalmente, esta Ley consagra en el artículo 8, que “en cualquiera de los casos, al
sobornante nunca se les restituirá las cosas o valores ofrecidos, prometidos y otorgados
por él, ni el valor que aquellas representen, los cuales serán confiscados en provecho del
fisco”.
6.8.1.2 Por otro lado, conforme las mejores prácticas internacionales, debemos resaltar que la Ley
de prácticas de corrupción en el extranjero “ForeignCorruptPracticesAct” o “FCPA”, la Ley
sobre sobornos del Reino Unido “U.K. Bribery Act”, y la Convención de las Naciones Unidas
contra la Corrupción, consagran penalidades que van desde Dos Millones de Dólares
(US$2,000,000.00) hasta Veinticinco Millones de Dólares (US$25,000,000.00) para las
empresas que incurran en prácticas corruptas dentro o fuera de los Estados Unidos de
América.
6.8.1.3 En tal sentido, es necesario destacar que las penalidades por violación de las leyes para la
lucha contra la corrupción pueden ser severas y comprender incluso multas significativas y
condenas prolongadas en prisión. Por consiguiente, los colaboradores deben abstenerse
por cualquier medio, de efectuar, ofrecer o entregar a un funcionario público o tercero
algún obsequio de valor para obtener o conservar una ventaja en los negocios o cualquier
otra consideración favorable. Igualmente debe abstenerse aceptar sobornos de terceros
en nombre de la institución. En caso de hacerlo será sometido a las mismas medidas
disciplinarias.
6.8.1.4 En el caso de que un colaborador incurra en prácticas corruptas y sobornos, serán
investigados conforme el procedimiento consagrado en el Código de Ética y Conducta, por
el Comité de Auditoria el cual tiene la potestad para llevar a cabo las investigaciones de
lugar, a través de la Comisión de Etica, y sobre todo la fijación de sanciones por el
incumplimiento, vulneración, inobservancia o cualquier violación a las normas establecidas
en la presente Política y demás normas internas.
6.8.1.5 Sin perjuicio de las sanciones penales, civiles y disciplinarias antes mencionadas, la
comisión de cualquiera de los actos prohibidos por esta Política, puede ser sancionada
conforme a los criterios y mecanismos establecidos en el Código de Ética y Conducta de
APAP.
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6.8.1.6 El Comité de Auditoría, se auxiliará de una Comisión de Etica, que designará, conforme a
los criterios y mecanismos establecidos en el Código de Ética y Conducta de la asociación,
con el propósito de que la misma lleve a cabo las investigaciones, estudios y levantamientos
de informaciones que sean necesarios para la toma de decisiones en los procedimientos
sancionadores de la entidad, en aquellos casos que previamente no se disponga de las
pruebas y evidencias fehacientes para apoderar directamente al Vicepresidente Ejecutivo
de tal procedimiento. En tal sentido, al momento de determinar que un colaborador ha
vulnerado las disposiciones de la presente Política será sancionado conforme el sistema de
tipificación de infracciones y procedimiento sancionador consagrado en el Código de Ética
y Conducta, así como también con las penalidades consagradas en la legislación nacional
en el caso que sea necesario.
7. CONTROL DE EMISIÓN:
Revisión / Aprobación
Posición Fecha Firma
Revisión: Director Legal 04/10/2017
Revisión: Gerente Compensación y Ética 04/10/2017
Revisión: Director de Calidad y Excelencia
Organizacional
04/10/2017
Revisión: Director Talento y Cultura 04/10/2017
Revisión: Vicepresidente de Riesgos 04/10/2017
Aprobación: Junta de Directores 12/10/2017
8. REGISTROS Y ANEXOS:
Código Nombre Ruta
9. HISTORIAL DE CAMBIOS:
Versión Fecha Sección Descripción Revisado Aprobado
V1 Mayo 2015 Documentación
completa
Documentación
Completa
Ver Control de
Emisión
Ver Control de
Emisión
V2 Octubre 2017 Documentación
completa
• Adecuación de
la Política a las
Normas ISO
19600 sobre
Sistema de
Gestión de
Director Legal,
Gerente
Compensación y
Ética, Director
de Calidad y
Excelencia
Junta de
Directores
12/10/2017
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Compliance, la
ISO 37001 sobre
Sistema de
Gestión contra el
Soborno y Ley
de prácticas de
corrupción en el
extranjero
(“Foreign
Corrupt
Practices Act” o
“FCPA”);
• Se cambió el
nombre del
Comité de
Gobierno
Corporativo,
Cumplimiento
Regulatorio,
Ética e Higiene y
Seguridad por
Comité de
Auditoría;
• Se incluyó la
figura de la
Comisión Ética,
establecida en el
Código de Ética
y Conducta;
• Se cambió en
todo el
documento la
palabra
Empleados por
Colaboradores.
Organizacional,
Director Talento
y Cultura,
Vicepresidente
de Riesgos