pmi - taller de riesgos 092012 v2_0
DESCRIPTION
Taller de Riegos PMITRANSCRIPT
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Taller de Gestin de Riesgos
Seamos parte de la solucin!
Mara Carolina Vacas, PMP
Septiembre 2012
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Objetivo del Taller
Difundir las buenas prcticas en Gestin de Riesgos que
propone el PMI.
Invitar a las personas implicadas en proyectos a que se
involucren, aun ms, en el proceso de Gestin de Riesgos.
Taller de Gestin de Riesgos
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Cmo trabajaremos en este Taller?
Terico - Prctico
El caso prctico se refiere al desarrollo de un sitio web para una
Aseguradora.
Nos organizaremos por grupos de perfiles para trabajar en los
riesgos:
Grupo 1: Analistas Programadores
Grupo 2: Testers
Grupo 3: Jefes de Proyecto
Grupo 4: Ingenieros de Infraestructura y Operaciones
Grupo 5: Clientes, Gerentes
Grupo 6: Oficina de Proyectos (PMO)
Taller de Gestin de Riesgos
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Agenda
Introduccin
Qu es Riesgo?
Qu es la Administracin de Riesgos?
Procesos de la Administracin de Riesgos
Recomendaciones
Taller de Gestin de Riesgos
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Agenda
Introduccin
Qu es Riesgo?
Qu es la Administracin de Riesgos?
Procesos de la Administracin de Riesgos
Recomendaciones
Taller de Gestin de Riesgos
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Procesos de software
Introduccin
Taller de Gestin de Riesgos
Cambio continuo de requisitos.
Estimaciones hechas con amplio grado de ambigedad.
Cambios tecnolgicos en periodos cortos.
Rapidez de desarrollo de cdigo dependiente de la experiencia
del desarrollador.
Proyectos atrasados y por encima del presupuesto.
Cdigo con bugs peligrosos.
Software terminado pero nunca utilizado.
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Introduccin
Estado del arte de los proyectos de TI
Taller de Gestin de Riesgos
Fuente: The Chaos Report (2010) Standish Group
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Agenda
Introduccin
Qu es Riesgo?
Qu es la Administracin de Riesgos?
Procesos de la Administracin de Riesgos
Recomendaciones
Taller de Gestin de Riesgos
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Qu es Riesgo?
Un riesgo se entiende como un evento o condicin incierta
que en caso de ocurrir puede tener un impacto positivo o
negativo sobre cualquiera de los objetivos del proyecto
(tiempo, costo, alcance, recursos, satisfaccin del cliente).
(Fuente: PMI PMBoK).
Taller de Gestin de Riesgos
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Qu es Riesgo?
Un riesgo es un problema que an no ocurri:
Se ubica en el futuro.
Es posible pero no seguro que ocurra.
Tiene efecto al menos en uno de los objetivos del proyecto.
Sus efectos potenciales cambian con el tiempo.
Taller de Gestin de Riesgos
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Qu es Riesgo?
Veamos un ejemplo...
Proyecto: Desarrollo de Aplicacin
1. El desarrollo lo har un proveedor y tiene dos hitos de entrega:
28/09 y 31/10.
2. Se debe comprar un servidor que debe estar operativo el 20/11.
3. Existen restricciones de presupuesto.
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Qu es Riesgo?
06/09 En reunin de seguimiento, se detecta que el
Proveedor est atrasado respecto a lo planificado y podra no
cumplir con el hito del 28/09.
Existen riesgos?
31/08 En reunin de Comit, se informa que no hay
presupuesto para la compra de HW.
Inicio
27/08 28/09 31/10 20/11 15/12
Fin
06/09 31/08
Proyecto: Desarrollo de Aplicacin
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Agenda
Introduccin
Qu es Riesgo?
Qu es la Administracin de Riesgos?
Procesos de la Administracin de Riesgos
Recomendaciones
Taller de Gestin de Riesgos
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Qu es la Administracin de Riesgos?
Involucra los procesos necesarios para maximizar la
probabilidad e impacto de los posibles eventos positivos y
minimizar la probabilidad e impacto de los posibles eventos
adversos.
Taller de Gestin de Riesgos
Planificar
la gestin
de riesgos
Identificar Analizar Planificar
respuesta
Seguir y
controlar
Comunicar
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Qu es la Administracin de Riesgos?
Si uno no ataca los riesgos activamente,
los riesgos lo atacan activamente a uno.
Tom Gilb
Taller de Gestin de Riesgos
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Agenda
Introduccin
Qu es Riesgo?
Qu es la Administracin de Riesgos?
Procesos de la Administracin de Riesgos
Recomendaciones
Taller de Gestin de Riesgos
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Planificar la Gestin de Riesgos
Establecer el enfoque de la gestin de riesgos del proyecto:
Cmo identificaremos riesgos?
Qu tipologas utilizaremos para clasificar los riesgos?
Cmo realizaremos el seguimiento y control?
Cules son los niveles de exposicin (probabilidad vs.
impacto)?
Cmo y a quin se escalarn los riesgos?
Qu plantillas y/o herramientas utilizaremos?
Taller de Gestin de Riesgos
Planificar
la gestin
de riesgos
Identificar Analizar Planificar
respuesta
Seguir y
controlar
Comunicar
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Identificar Riesgos
Riesgos Conocidos
Directos: aquellos que estn bajo mi control.
Indirectos: aquellos que no estn bajo mi control.
Riesgos Desconocidos
Siempre habr riesgos que no logr identificar:
Debo dejar reservas de contingencia para manejar esta
incertidumbre.
Taller de Gestin de Riesgos
Planificar
la gestin
de riesgos
Identificar Analizar Planificar
respuesta
Seguir y
controlar
Comunicar
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Identificar Riesgos
Quines identifican riesgos?
Equipo de proyecto
Equipo de desarrollo
Equipo de QA & Testing
Proveedores
Jefe de Proyecto
Cliente / Sponsor
Otros
Expertos en reas relacionadas con el proyecto (Operaciones, Calidad)
Gerentes y Subgerentes
Oficina de Gestin de Proyectos (PMO)
Taller de Gestin de Riesgos
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Identificar Riesgos
Cmo se identifican los riesgos? Tormenta de ideas (brainstorming)
Anlisis de supuestos
Anlisis de causa raz
Anlisis FODA
Checklist
Taller de Gestin de Riesgos
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Identificar Riesgos
Cmo categorizo los riesgos?
Tcnico
Externo
Gestin
RRHH
Legal
Presupuesto
Taller de Gestin de Riesgos
La tecnologa con la que trabaja el proyecto ha sido probada? Es estable? Existe soporte? Cumple con las normativas de la organizacin?
Existen restricciones en la solicitud de RRHH? Qu nivel de compromiso tienen los interesados en el proyecto? El equipo de desarrollo tiene los skills necesarios que requiere el proyecto?
Se trabaja con proveedores? El cliente contrata proveedores y el Lder de Proyecto no tiene contacto con ellos? Las compras que debo realizar en el exterior llegan oportunamente?
Normativas / leyes que produzcan un impacto en el proyecto. La organizacin cumple con los nuevos requisitos de importacin? La seguridad de los datos de las personas est alineada a la normativa vigente?
El presupuesto para realizar el proyecto es restringido? Debo gastar el presupuesto slo en determinadas actividades?
El Sponsor est claramente definido? El equipo de proyecto asiste a las reuniones de S&C? El proveedor asiste a las reuniones de S&C? La organizacin tiene una metodologa de gestin?
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Identificar Riesgos
Cmo documento los riesgos?
Para asegurar que estn bien expresados usamos la representacin de Gluch:
Taller de Gestin de Riesgos
Dado que...
Entonces (posiblemente)...
Causa
Consecuencia
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Identificar Riesgos
Taller de Gestin de Riesgos
Cumplimiento del hito Desarrollo
Dado que en reunin de
seguimiento se detecta un retraso
en las actividades planificadas por
parte del proveedor en el hito
Desarrollo, posiblemente el proveedor no cumpla la fecha de
entrega pactada para el da 28/09.
Dado que en reunin de seguimiento
se detecta un adelanto en las
actividades planificadas por parte del
proveedor en el hito Desarrollo, entonces posiblemente se adelante la
fecha de entrega pactada para el da
28/09 y se pueda avanzar
tempranamente con el siguiente hito.
Gluch
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Tips para la Identificacin de Riesgos
Involucrar expertos de distintas reas para lograr mejores resultados (Operaciones, QA, reas Cliente involucradas, entre otros).
Dedicar tiempo especfico del proyecto a la tarea de identificar riesgos.
Documentar TODOS los riesgos identificados.
Incluir riesgos dentro del contexto del proyecto y que ameriten acciones. Por ejemplo, el riesgo de bomba nuclear es poco prctico
Combinar las herramientas de identificacin de riesgos (checklist, FODA, tormenta de ideas).
Taller de Gestin de Riesgos
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Manos a la obra...
1. Enumerar al menos 3 riesgos del proyecto desde su rol: Utilizar tcnica de brainstorming.
2. Clasificar los riesgos identificados: Tcnico, Externo, Gestin, RRHH, Legal, Presupuesto
3. Documentar los riesgos: Dado (causa)....entonces (consecuencia)...
4. Comunicar los riesgos a la Organizacin.
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Analizar Riesgos
Priorizar la lista de riesgos mediante atributos para planificar las acciones de respuesta
Hay dos enfoques para el anlisis:
1. Cualitativo: asigna valores relativos a los atributos con el fin de determinar una calificacin que permita priorizar (enfoque subjetivo). Probabilidad vs. Impacto.
2. Cuantitativo: asigna valores numricos y usa tcnicas estadsticas para evaluar los resultados.
Taller de Gestin de Riesgos
Planificar
la gestin
de riesgos
Identificar Analizar Planificar
respuesta
Seguir y
controlar
Comunicar
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Analizar Riesgos - Cualitativo
Taller de Gestin de Riesgos
Pro
ba
bil
ida
d Bajo
Escasa probabilidad de ocurrencia, pero no nula.
Generalmente se mitigan sin mayor intervencin del JP.
Medio
De no mediar alguna accin de mitigacin, el riesgo tiene
probabilidades de materializarse en el corto o mediano
plazo.
Alto Materializacin inminente de no mediar alguna gestin
oportuna y efectiva.
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Analizar Riesgos - Cualitativo
Taller de Gestin de Riesgos
Alcance Calidad Tiempo Costo
Imp
ac
to
Bajo reas secundarias de
alcance afectadas
Las aplicaciones dependientes
se ven afectadas. = 20%
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Analizar Riesgos - Cualitativo
Taller de Gestin de Riesgos
Matriz de
Exposicin
Probabilidad
Bajo Medio Alto
Imp
ac
to
Bajo
Medio
Alto
Escalamiento de Riesgos
Mantener informado al Coordinador (jefe directo)
Comunicar a Cliente y Coordinador
Comunicar de inmediato a Cliente y Coordinador
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Tips para el Anlisis de Riesgos
Evitar las discusiones largas en la calificacin y usar el sentido
comn.
Intentar al mximo cuantificar en das o $$$ los impactos
sobre costo y cronograma que suelen ser los ms comunes.
Taller de Gestin de Riesgos
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Veamos un ejemplo...
Nombre: Cumplimiento del hito Desarrollo
Descripcin: Dado que en reunin de seguimiento se detecta un
retraso en las actividades planificadas por parte del proveedor en el
hito Desarrollo, posiblemente el proveedor no cumpla la fecha de
entrega pactada para el da 28/09.
Clasificacin: Externo
Probabilidad: Medio
Impacto: Alto (retrasa ms del 10% los plazos del proyecto)
Exposicin: Alto
Fecha de Materializacin: 28/09.
Escalamiento: urgente a Cliente y Coordinador (o jefe directo)
Taller de Gestin de Riesgos
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Manos a la obra...
1. Calificar los riesgos en base a Probabilidad e Impacto:
Tenga en cuenta los mbitos de impacto alcance, costo, calidad, tiempo).
2. Especificar a quin escalar cada riesgo segn su
exposicin.
3. Comunicar los riesgos a la Organizacin.
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Planificacin de Respuesta a los Riesgos
Una vez identificados y analizados los riesgos es necesario
definir acciones de respuesta.
Este proceso consiste en:
Desarrollar y analizar alternativas de respuesta.
Tomar decisiones sobre acciones.
Asignar responsables de gestionar el riesgo.
Planificar la accin (plazos, presupuesto y seguimiento).
Taller de Gestin de Riesgos
Planificar
la gestin
de riesgos
Identificar Analizar Planificar
respuesta
Seguir y
controlar
Comunicar
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Planificacin de Respuesta a los Riesgos
Mitigacin: reducir el impacto o la probabilidad de ocurrencia
Contingencia: definir estrategias para mitigar el impacto del riesgo si llega a materializarse.
Eliminacin: evitar completamente el riesgo, generalmente eliminando la causa de la amenaza.
Transferencia: traspasar la responsabilidad del riesgo a alguien fuera del proyecto.
Aceptacin: no tomar acciones y dejar que el riesgo ocurra
Taller de Gestin de Riesgos
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Planificacin de Respuesta a los Riesgos - Ejemplo
Mitigacin: solicitar plan de mitigacin al proveedor y acordar un
seguimiento diario para validar el desvo.
Contingencia: negociar con el cliente la fecha de paso a produccin.
Eliminacin: cambiar de proveedor.
Transferencia: penalizar al proveedor mediante una multa (segn
contrato).
Aceptacin: vigilar el avance del proveedor sin tomar acciones.
Taller de Gestin de Riesgos
Cumplimiento del hito Desarrollo
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Veamos un ejemplo...
Nombre: Cumplimiento del hito Desarrollo
Descripcin: Dado que en reunin de seguimiento se detecta un retraso en las actividades planificadas por parte del proveedor en el hito Desarrollo, posiblemente el proveedor no cumpla la fecha de entrega pactada para el da 28/09.
Clasificacin: Externo
Probabilidad: Medio
Impacto: Alto (retrasa ms del 10% los plazos del proyecto)
Exposicin: Alto
Fecha de Materializacin: 28/09.
Escalamiento: urgente a Cliente y Coordinador (o jefe directo)
Responsable: Jefe de Proyecto
Estrategia: Mitigacin: solicitar plan de mitigacin al proveedor y acordar un seguimiento diario para validar el desvo.
Evento de disparo: si al da 18/09 el Proveedor no cuenta con el 80% del hito terminado, se activa la contingencia.
Contingencia: negociar con el cliente la fecha de paso a produccin.
Taller de Gestin de Riesgos
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Tips para la Planificacin de Respuesta a los Riesgos
A todo riesgo identificado debe definirse explcitamente su accin
de respuesta.
Recomendable que las acciones de mitigacin estn
acompaadas de un plan de contingencia.
Para riesgos a los que se defina plan de contingencia debe
definirse el evento de disparo (momento en el que se activar el
plan de contingencia).
Taller de Gestin de Riesgos
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Tips para la Planificacin de Respuesta a los Riesgos
Tenga en cuenta todos los costos y tiempos asociados a la mitigacin y contingencia (suele ser del 2% al 5% del presupuesto
total).
Cuanto antes se inician las acciones de mitigacin, estas suelen ser ms efectivas.
Tener en cuenta el marco de tiempo (fecha de ocurrencia) de materializacin del riesgo en la definicin de las acciones de
respuesta.
Toda accin debe tener un responsable asignado.
Taller de Gestin de Riesgos
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Manos a la obra...
1. Para cada riesgo, establecer una estrategia de respuesta (mitigacin, eliminacin,...etc.).
2. Definir evento de disparo y contingencia asociada.
3. Asignar un responsable.
4. Planificar la accin: seguimiento, plazos.
5. Comunicar los riesgos a la Organizacin.
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Seguimiento y Control de Riesgos
Definir una estrategia de seguimiento para conocer el estado de los riesgos identificados y descubrir nuevas
fuentes de riesgo.
Controlar los riesgos mediante la ejecucin de las acciones planificadas corrigiendo las desviaciones de
dichas acciones.
Es un proceso permanente a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Taller de Gestin de Riesgos
Planificar
la gestin
de riesgos
Identificar Analizar Planificar
respuesta
Seguir y
controlar
Comunicar
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Seguimiento y Control de Riesgos - Actividades
Identificar, analizar y planificar acciones de respuesta
sobre nuevos riesgos.
Actualizar el estado de los riesgos.
Reevaluar los atributos de los riesgos previamente
identificados.
Verificar los resultados de las acciones de respuesta.
Taller de Gestin de Riesgos
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Seguimiento y Control de Riesgos - Actividades
Monitorear los eventos de disparo para activar los planes de
contingencia.
Verificar el estado de los recursos (personas, presupuesto, etc).
Implementar cambios al proyecto que pueden surgir del proceso de
administracin de riesgos.
Crear plantillas de riesgos, respuestas a los riesgos, checklists que
contribuyan a la informacin histrica de la organizacin.
Taller de Gestin de Riesgos
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Veamos un ejemplo...
Nombre: Cumplimiento del hito Desarrollo
Descripcin: Dado que en reunin de seguimiento se detecta un retraso...
Clasificacin: Externo
Probabilidad: Medio
Impacto: Alto (retrasa ms del 10% los plazos del proyecto)
Exposicin: Alto
Fecha de Materializacin: 28/09.
Escalamiento: urgente a Cliente y Coordinador (o jefe directo)
Responsable: Jefe de Proyecto
Estrategia: Mitigacin: solicitar plan de mitigacin al proveedor y acordar un seguimiento diario para validar el desvo.
Evento de disparo: si al da 18/09 el Proveedor no cuenta con el 80% del hito terminado, se activa la contingencia.
Contingencia: negociar con el cliente la fecha de paso a produccin.
Taller de Gestin de Riesgos
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Procesos de la Administracin de Riesgos
Comunicacin de los Riesgos
Intercambiar informacin sobre riesgos con todos los niveles de la organizacin:
Desde el inicio del proyecto presentar a todos los involucrados la manera en que se administrarn los riesgos.
Presentar la herramienta de gestin de riesgos.
Al menos una vez a la semana informar el estado de los riesgos a los involucrados (Cliente, equipo, etc.)
No solo es necesario comunicar sino tambin hacerlo adecuadamente: Evitar ser alarmista No informar solo los riesgos sino enfocarse en las acciones de
respuesta
Taller de Gestin de Riesgos
Planificar
la gestin
de riesgos
Identificar Analizar Planificar
respuesta
Seguir y
controlar
Comunicar
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Agenda
Introduccin
Qu es Riesgo?
Qu es la Administracin de Riesgos?
Procesos de la Administracin de Riesgos
Recomendaciones
Taller de Gestin de Riesgos
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Recomendaciones
Administrar riesgos contribuye de forma efectiva al xito del proyecto.
El enfoque preventivo de la administracin de riesgos (lidiar con situaciones potenciales) es ms econmico que un enfoque
correctivo (lidiar con problemas).
El uso de las buenas prcticas y marcos de trabajo facilita la administracin de los riesgos.
Uso de artefactos simples para promover la identificacin de riesgos.
La gestin de riesgos es un rea compleja que requiere de mucha prctica para alcanzar la madurez.
Taller de Gestin de Riesgos
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Muchas gracias!
Dudas y consultas?
Taller de Gestin de Riesgos