Departament de Treball, Comerç, Industria i Noves Tecnologies

Av. d’Espanya, 49

07800 Eivissa (Illes Balears)

tel. 971 19 59 00 ext 1336 dep.industria@conselldeivissa.es

PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN

DE VARIAS SOLUCIONES DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA EN EL

CONSELL INSULAR D’EIVISSA.

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Contenido del Documento 1 ANTECEDENTES .............................................................................................................. 5 2 ANÁLISIS DE NECESIDAD ................................................................................................ 5 3 OBJETO DEL CONTRATO. ................................................................................................ 6 4 SITUACIÓN ACTUAL ......................................................................................................... 6 4.1.1 Sistema Gestor de Base de Datos. ............................................................................... 7 4.1.2 Entorno Hardware. ....................................................................................................... 7 4.1.3 Entorno Software. ......................................................................................................... 7 4.1.4 Puesto de Trabajo de cliente. ....................................................................................... 8 5 ALCANCE Y REQUISITOS DEL PROYECTO .................................................................... 8 5.1 REQUISITOS GENERALES .......................................................................................... 10 5.1.1 Parametrización ......................................................................................................... 10 5.1.2 Administración. ........................................................................................................... 10 5.1.3 Indicadores de Gestión y de tomas de decisiones. ..................................................... 11 5.1.4 Seguridad y Auditoria ................................................................................................. 11 5.1.5 Hardware y Software. ................................................................................................. 12 5.1.6 Definición de entornos ................................................................................................ 12 5.2 MÓDULO CIUDADANO. ............................................................................................... 12 5.2.1 Catálogo de procedimientos del CIE. ......................................................................... 13 5.2.2 Trámites ..................................................................................................................... 14 5.2.3 Autoliquidaciones y pasarela de pago ......................................................................... 14 5.2.4 Tablón de anuncios electrónico. .................................................................................. 14 5.2.4.1 Perfil del contratante. ............................................................................................... 15 5.2.5 Área privada, carpeta ciudadana (ciudadanos, empresas y entidades públicas). ....... 15 5.2.6 Notificación electrónica. .............................................................................................. 16 5.2.7 Validación de documentos electrónicos. ..................................................................... 16 5.3 MÓDULO FUNCIONARIO ............................................................................................. 17 5.3.1 Gestor de tramitación de expedientes ........................................................................ 17 5.3.2 Tipologias de Expediente ........................................................................................... 18 5.3.2.1 Registros Insulares .................................................................................................. 18 5.3.2.1.1 Registro de familia numerosa. .............................................................................. 18 5.3.2.1.2 Registro de Licencias de caza. ............................................................................. 18 5.3.2.1.3 Expedientes del área de Ordenación Turística ..................................................... 18 5.3.2.1.4 Cédulas de Habitabilidad ...................................................................................... 19 5.3.2.1.5 Registros de Agricultura, Ganaderia y Pesca ........................................................ 19 5.3.2.1.6 Contratación ......................................................................................................... 20 5.3.2.1.7 Juventud ............................................................................................................... 20 5.3.2.1.8 Patrimonio ............................................................................................................ 20

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5.3.2.1.9 Industria................................................................................................................ 20 5.3.2.2 Expediente de libre tramitación. ............................................................................... 20 5.3.2.3 Expedientes de Compras y de Contratación. ........................................................... 21 5.3.2.4 Expedientes de Ayudas, Subvenciones, Premios. ................................................... 21 5.3.2.5 Gestión de ingresos. ................................................................................................ 21 5.3.3 Base de datos de terceros (BDT) ............................................................................... 22 5.3.4 Gestión de acuerdos. ................................................................................................. 22 5.4 MÓDULO OAC .............................................................................................................. 23 5.4.1 Funcionalidades ......................................................................................................... 23 5.5 COMPONENTES COMUNES ....................................................................................... 24 5.5.1 MÓDULO COMPONENTE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO ELECTRÓNICO . 24 5.5.2 Módulo firma............................................................................................................... 25 5.5.2.1 Componente de firma .............................................................................................. 25 5.5.2.2 Portafirmas .............................................................................................................. 25 5.5.3 BUS DE INTEGRACIÓN PARA INTEROPERABILIDAD. ............................................ 26 6 IMPLANTACIÓN DE PROCESOS. ................................................................................... 26 6.1 Plan de implantación ..................................................................................................... 26 6.2 Primera Fase ................................................................................................................. 27 6.3 Segunda Fase ............................................................................................................... 27 7 PLAN DE MIGRACIÓN. ................................................................................................... 28 8 SOPORTE JURÍDICO. ..................................................................................................... 28 9 FORMACIÓN ................................................................................................................... 28 10 GESTIÓN DEL PROYECTO. .......................................................................................... 29 10.1 CONTROL DEL PROYECTO ...................................................................................... 29 10.1.1 Reuniones de seguimiento y revisión del proyecto. .................................................. 30 10.1.2 Estructura de los equipos de trabajo......................................................................... 30 10.1.3 Calendario. ............................................................................................................... 32 10.1.4 Hitos del Proyecto .................................................................................................... 32 10.2 DESARROLLO DEL PROYECTO ............................................................................... 37 11 MEJORAS. ..................................................................................................................... 37 12 SUBCONTRATACIONES ............................................................................................... 38 13 PRESENTACIÓN DE LA OFERTA TÉCNICA. ................................................................ 38 13.1 PLAN DE CALIDAD. .................................................................................................... 38 13.2 PRESENTACIÓN DE TRABAJOS ............................................................................... 38 14 CONDICIONES EN LA EJECUCIÓN .............................................................................. 40 15 PROPIEDAD DE LOS TRABAJOS ................................................................................. 40 16 GARANTIA Y MANTENIMIENTO. .................................................................................. 41 17 PENALIZACIONES ........................................................................................................ 41 18 DURACIÓN DEL CONTRATO ........................................................................................ 41

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19 IMPORTE DE LICITACIÓN ............................................................................................ 42 20 FACTURACIÓN .............................................................................................................. 42

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1 ............................................................................................................................................. A

NTECEDENTES

La Ley 11/2007 , de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (LAECSP) reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos. Además regula los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, así como en las relaciones con los ciudadanos, con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento común ante ellas y la validez y eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica. “Las Administraciones Públicas utilizarán las tecnologías de la información de acuerdo con lo dispuesto en la presente Ley, asegurando la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos, informaciones y servicios que gestionen en el ejercicio de sus competencias”. El Consell Insular d’Eivissa, en adelante CIE, está centrando buena parte de sus preocupaciones en mejorar la agilidad en la tramitación, ampliar los canales de acceso a la información y que está sea homogénea y esté unificada. La aprobación de la ordenanza reguladora de la administración electrónica del CIE (publicada definitivamente en el BOIB núm. 105 de 9 de julio de 2011) es una de las normas precisamente a aplicar en este sentido. El CIE es consciente de que para conseguir un buen rendimiento en la implantación de la Administración electrónica se hace necesario adecuar los procedimientos administrativos, dotar de los medios adecuados y revisar la organización y las funciones de las distintas unidades que prestan servicio al ciudadano. Además para la ejecución de este proyecto, se busca maximizar el ahorro de costes, por lo que de las propuestas recibidas se tendrán en cuenta especialmente aquellas que aporten cualquier tipo de ahorro presente y futuro, como puedan ser:

- Propuestas que maximicen el uso de software sin coste de licenciamiento. - Propuestas que aporten reutilización de activos de software existentes. - Procesos desarrollados para otras Administraciones que puedan ser reutilizados en

el presente proyecto. - Propuestas que aporten beneficios tangibles e inmediatos.

También es necesario garantizar el mantenimiento y evolución en el futuro de las soluciones ofertadas por lo que el proyecto deberá incluir durante el periodo de duración del contrato, el mantenimiento.

2 ANÁLISIS DE NECESIDAD

En la actualidad, el CIE presenta una serie de circunstancias que dificultan el cumplimiento efectivo de la Ley:

- Falta de integración entre los sistemas de información ya implantados. - Gran parte de los servicios electrónicos son de carácter informativo, muchos de los

cuales no se informan en la web llegando al nivel 2 de madurez electrónica (descarga de formularios que el ciudadano debe presentar por medios tradicionales).

- Las herramientas de tramitación y gestión actualmente en producción en el CIE no permiten gestionar documentos o expedientes en formato electrónico, y existe poca o

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nula interacción entre ellos, lo que obliga en muchos casos a introducir la misma información en diversos sistemas.

- El archivo de documentos, al no disponer de un sistema de gestión documental eficiente, obliga a almacenar en papel los expedientes completos.

- Se dan tiempos excesivos en la resolución de trámites iniciados por ciudadanos, y poca comunicación de su estado.

- Poca integración entre los sistemas de información interna del CIE, además de en materia de interoperabilidad con otras Administraciones.

- No existen herramientas de medición que permitan el control eficaz de la tramitación de los procedimientos.

Otro de los motivos que justifican la necesidad de este contrato es la cada vez mayor necesidad de ofrecer y acceder a servicios de interoperabilidad entre las diversas administraciones públicas a nivel insular, balear, nacional y europeo.

3 OBJETO DEL CONTRATO.

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, establece el marco legal del presente proyecto. El objeto del contrato es la implantación, instalación, configuración, puesta en marcha y mantenimiento de varias soluciones software y hardware en el ámbito de la administración electrónica. Será responsabilidad de la empresa adjudicataria la ejecución de los trabajos descritos en el presente pliego Este contrato tiene como objetivo asimismo el cumplimiento de los requerimientos y funcionalidades definidos en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, así como el cumplimiento de las prescripciones contempladas en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), además de sus normativas complementarias. La empresa adjudicataria será responsable de la ejecución de los trabajos descritos en este pliego de prescripciones técnicas, que están orientados a

1. Diseñar e implantar, a partir del Catálogo de Procedimientos, la totalidad de los expedientes del CIE mediante un modelo de gestión y organización basado en la gestión de políticas, procesos y personas, orientados a cumplimento de objetivos y mejora de la calidad del trabajo diario.

2. Dotar al CIE de un sistema de información para la gestión automatizada de sus procesos y procedimientos administrativos, que contemple el ciclo completo de la gestión administrativa de expedientes y permita la progresiva implantación del expediente electrónico en su tramitación.

3. Diseñar e implantar las bases de datos asociadas a registros insulares del CIE. 4. Formar al personal técnico en las herramientas de diseño y configuración de la

solución que se adopte 5. Formar a los usuarios finales.

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4 SITUACIÓN ACTUAL

En este punto se realizará una descripción de los elementos actualmente instalados en la institución que puedan ser de interés para el objeto del presente pliego. En caso de que se necesite hardware o software adicional al relacionado a continuación, aquel se habrá de contemplar en la oferta técnica que presente el licitador.

Actualmente el CIE dispone de un entorno de gestión que le permite ejecutar informáticamente las funciones que tiene encomendadas y que se enumeran a continuación:

• Sistema de Registro de entrada/salida de documentos, suministrado por TAO v1.0

• Sistema de Gestión de expedientes, suministrado por TAO v1.0

• Sistema de gestión de actas, decretos y notificaciones, suministrado por TAO v 1.0

• Sistema de Gestión Tributaria, suministrado por TAO v1.0.

• Sistemas de gestión económica, suministrado por ATM.

• Gestión de Nóminas y RRHH, suministrado por Grupo Castilla

4.1.1 Sistema Gestor de Base de Datos.

El Sistema Gestor de Base de Datos corporativo del CIE actualmente instalado es:

• ORACLE RAC 11.2.0.3.0 Estándar.

• Configuración en cluster instalado en dos servidores físicos Red Hat Enterprise Linux Server release 5.4 (Tikanga).

Es requisito la utilización de un S.G.B.D. ORACLE en la solución ofertada dado que es el estándar utilizado por el CIE.

Será responsabilidad del adjudicatario el soporte técnico, configuración y optimización de la instalación actualmente instalada para garantizar el óptimo funcionamiento con las soluciones instaladas.

4.1.2 Entorno Hardware.

Dentro de la infraestructura Hardware de que dispone el CIE, se podrán utilizar para la solución ofertada los siguientes elementos:

• 4 servidores físicos IBM HS23 con doble procesador Intel Xeon, 192MB de RAM y 1TB de HD.

• Cabina de almacenamiento IBM DS-3400 con capacidad disponible de 3,5 Tb.

• 2 balanceadores de carga Barracuda Balancer 340.

4.1.3 Entorno Software.

• Infraestructura basada en dominio Windows 2008 Standard de 64 bits.

• Entorno de virtualización Citrix XenServer v 6.0

• Entorno Citrix para la publicación de aplicaciones. Citrix XenApp v 5.0 sobre Windows Server 2003 R2 Standard Edition de 32 bits.

Los servidores dedicados a la plataforma no disponen de sistema operativo, por lo que será

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necesario que el licitador contemple en su oferta el suministro e instalación de los mismos.

4.1.4 Puesto de Trabajo de cliente.

El puesto de trabajo tipo de usuario dispone de:

• Ordenador PC con SO Windows XP, 7 y 8

• Teclado con lector tarjetas criptográficas

• Certificado de empleado publico de camerfirma en soporte tarjeta criptográfica.

5 ALCANCE Y REQUISITOS DEL PROYECTO

A continuación se detalla el alcance del proyecto y los requerimientos de alto y bajo nivel que éste debe cumplir.

El proyecto contempla dotar al Consell de un sistema de información para la gestión del conjunto de sus procesos y procedimientos administrativos, que contemple el ciclo completo de la gestión administrativa de los expedientes, permitiendo la incorporación de la tramitación electrónica a sus expedientes de acuerdo con las exigencias de la Ley 11/2007 de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

No obstante, un proyecto de tal magnitud comporta una aproximación prudente y por ello planteamos una implementación de los procedimientos en dos fases muy diferenciadas.

- FASE I: Tras la instalación del hardware y software necesario se implementará un modelo de procedimento no reglado, que permita la libre tramitación de expedientes, desde la creación del mismo hasta la adopción de los correspondientes acuerdos, y la presentación de los trámites en sede (Notificación, publicación, estado, ...). Esta fase debe permitir que todos los departamentos puedan empezar a gestionar expedientes en formato electrónico a partir de trámites generados a petición del interesado o de oficio. En algunos casos en los que procedimientos estén muy reglados y puedan adaptarse de una forma sencilla (p.e. contratación, subvenciones, …) los procedimientos se podrán implantar en toda su complejidad siempre y cuando el proveedor disponga de los mismos.

- FASE II (ver hito 5). En esta segunda fase se personalizarán los diferentes procedimientos creando flujos de trabajo en el procedimiento o subprocedimientos en aquellos casos que se crea necesario automatizando su gestión y mejorando por lo tanto la productividad.

Independientemente de la solución presentada por cada uno de los licitadores, se estructura este pliego, únicamente a nivel conceptual, en cuatro módulos principales, CIUDADANO, FUNCIONARIO, OAC y COMPONENTES COMUNES. cada uno de ellos con sus correspondientes submódulos, que son los que se detallan a continuación:

• MÓDULO CIUDADANO.

◦ Portal Corporativo: En este portal se ofrecerán todas aquellas informaciones relacionadas con el CIE que no corresponda situar en la Sede Electrónica, como pueden ser, por ejemplo, Notícias de Prensa, Convocatorias, Ayudas y Subvenciones y en general todo tipo de información corporativa del CIE.

◦ Sede electrónica: módulo de relación con el ciudadano integrado con el Portal institucional donde se ofrecerán de forma pública todos los servicios ofrecidos por cualquier órgano del CIE, accesibles sin certificado digital. Además se contempla un área privada dónde, mediante certificado digital se podrán realizar trámites,

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consultar su estado, pago de tasas y recibos y recibir notificaciones.

• MÓDULO FUNCIONARIO.

◦ Gestor de expedientes: Gestión de expedientes electrónicos que permitirá al funcionario la completa tramitación del expediente en todas sus fases. Ha de facilitar la organización de los flujos de trabajo para gestionar cada trámite, pero sobre todo ha de permitir definir cómo se estructuran las tareas, cómo y quienes las realizan, cuál es su orden, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y como se realiza el seguimiento del cumplimiento de tareas, permitiendo el seguimiento del expediente. Este Gestor es el núcleo de toda la Administración Electrónica, y debe interactuar con casi todos los elementos de la futura Plataforma de Administración Electrónica.

◦ Gestión de acuerdos. Éste módulo incluirá la gestión de los acuerdos del CIE, tanto unipersonales como colegiados, y la creación de los libros de acuerdos electrónicos.

◦ Gestión de ingresos. Es el módulo desde donde se gestionarán las autoliquidaciones, pequeños padrones para la emisión de recibos y expedientes sancionadores en voluntaria y ejecutiva.

◦ Portal del Administrador. Permitirá gestionar la plataforma de forma global e incluirá herramientas de monitorización, trazabilidad y Cuadro de Mando como apoyo a la toma de decisiones.

• MÓDULO OAC.

◦ Registro presencial y electrónico . Se implantará una solución de registro presencial y electrónico de entrada/salida de documentos del CIE. Deberán contemplarse necesariamente funcionalidades de escaneo y digitalización certificada de documentos con sello de órgano, y permitir la compulsa electrónica. Asimismo se contemplarán funcionalidades encaminadas a la mejora en la gestión.

• COMPONENTES COMUNES, elementos comunes a todos los módulos.

◦ MÓDULO FIRMA.

▪ Componente de firma. Incluirá el applet y los servicios necesarios para efectuar la firma electrónica de los documentos, que se ofrecerá de forma desacoplada y que podrá ser usado (además de por los módulos objeto de este proyecto) por otros sistemas del CIE.

▪ Portafirmas. Permitirá funcionalidades de bandeja de documentos a firmar, consulta de documentos firmados, definición de circuitos de firma, firma desatendida, gestión de delegaciones y/o sustituciones. Éste módulo será utilizado por otros sistemas del CIE.

◦ BUS DE INTEGRACIÓN PARA INTEROPERABILIDAD: Sistema que facilite el intercambio de datos entre sistemas dentro del propio CIE, de otras Administraciones o de otros organismos o empresas (por ejemplo la pasarela de pagos).

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◦ GESTOR DE FORMULARIOS : Engloba al conjunto de herramientas que facilitan la construcción, conservación, presentación y utilización de formularios dentro de la plataforma de administración electrónica. Los formularios han de permitir presentar y enviar la información de solicitudes, escritos o comunicaciones por parte del interesado hacia el registro, así como deben incluir la funcionalidad de anexado, es decir, aportar documentación asociada a trámites o solicitudes.

◦ GESTOR DE PROCESOS: Módulo que permita la definición y modificación de los flujos de trabajo (WorkFlow).

◦ GESTOR DE INFORMES. Módulo que permita la definición de informes sobre las soluciones instaladas.

◦ IDENTIFICACIÓN ELECTRÓNICA: La plataforma de identificación y autenticación electrónica (firma electrónica) ha de ofrecer servicios de autenticación/validación y de generación de firma electrónica sobre los documentos. Por autenticación se entiende la verificación de la identidad de quien interactúa. Podrá utilizar los servicios de una autoridad de sellado de tiempo para asegurar con exactitud el instante de tiempo en el que la firma tiene lugar.

◦ NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA : Este sistema ha de permitir el envio de comunicaciones escritas y mensajes en general a los interesados siguiendo las reglas y protocolos oficiales de la notificación electrónica (Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero) y de acuerdo con lo estipulado en la ordenanza reguladora de la administración electrónica del CIE.

◦ MÓDULO COMPONENTE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO ELECTRÓNICO. Es el sistema que ofrece almacenamiento para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia). Además de la funcionalidad de almacenamiento permitirá la recuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento administrativo tanto por parte de los empleados de la Administración como de los interesados en el procedimiento.

5.1 REQUISITOS GENERALES

5.1.1 Parametrización

Para todos los módulos, los requisitos serán.

• Uso de herramientas ofimáticas estándar, al menos Libreoffice y Microsoft Word.

• Multi-idioma. Todos los componentes de la propuesta deberán contemplar el uso de las dos lenguas oficiales de las Islas Baleares al menos.

• Solución Multientidad y multisede.

• Sincronización de sistemas y aplicaciones con la hora oficial (ROA).

5.1.2 Administración.

La gestión y administración del sistema se realizará mediante herramientas e interfaces gráficas, que deben permitir la autonomía de la Administración en el diseño, creación, actualización y organización de todos los componentes y servicios incluidos en los diferentes

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módulos, contemplando entre otros el de control de usuarios, perfiles, roles, grupos, permisos y accesos de una forma sencilla. La gestión de usuarios estará integrado con el LDAP de la organización, el cual está basado en Active Directory.

5.1.3 Indicadores de Gestión y de tomas de decisi ones.

Se desea poder tener información sobre la gestión que se realice para lo cual se desea contar con un módulo de gestión de indicadores del estado de ejecución y gestión de expedientes que se integre con la información histórica del gestor.

Los resultados serán exportables a entornos ofimáticos y deberán ser accesibles desde otras plataformas, para lo cual se habrán de definir los mecanismos de aceso desde otros sistemas a los indicadores.

El acceso a este módulo y a sus indicadores se realizará en función del perfil y la jerarquia establecida en el CIE, de forma que cada miembro pueda gestionar sus propios indicadores.

5.1.4 Seguridad y Auditoria

Tratándose de una aplicación de contenidos sensibles y protegidos por la ley, los sistemas ofertados han de incorporar las lógicas medidas de seguridad establecidas en la legislación vigente, específicamente en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y la correspondiente normativa de desarrollo, así como el RD 3/2010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica. La propuesta debe indicar qué mecanismos de privacidad y seguridad proporcionará a los usuarios y deberá ser plenamente conforme con los requisitos de protección de datos personales indicados en la mencionada Ley. En todo caso, las medidas de seguridad incluirán validación de nombres y contraseñas de usuarios, auditorias en las cuales se registre quién realiza y cuándo cada operación, permitiendo asignar a cada usuario dado de alta en el sistema su propio perfil que le facultará para acceder a determinados procesos y datos y le impedirá el acceso y la modificación de contenidos de otros. Los sistemas a implantar deberán incluir de forma estándar, determinados perfiles tipo con sus permisos correspondientes. Todos estos perfiles y permisos podrán ser modificados, eliminados o ampliados por el administrador de la aplicación. El sistema de menús se adaptará en función de los permisos asignados a los diferentes usuarios de forma que permita o impida la realización de diferentes tipos de operaciones. La asignación de permisos se podrá realizar individualmente o por grupos de usuarios. La aplicación estará desarrollada combinando tecnologías y desarrollos específicos de tal forma que garanticen la seguridad de los datos y las acciones en todos los procesos de la aplicación:

• Acceso autentificado a la aplicación: mediante usuario/contraseña, certificado digital emitido por una AC reconocida y DNI electrónico.

• Control de acceso a todos los recursos de la aplica ción . Ningún usuario podrá acceder a distintos puntos o recursos de la aplicación de una forma o en un orden diferente al que se haya establecido de antemano.

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• Control de acceso de interesados a los expedientes . Cada ciudadano o empresa sólo podrá acceder a la información particular y recursos asignados al mismo, no pudiendo interferir con la información y recursos de otros ciudadanos o empresas

Adicionalmente a los requisitos indicados anteriormente en el presente pliego en materia de protección de datos, el Sistema deberá cumplir los requisitos exigidos en la legislación vigente en materia de Administración Electrónica así como otras normas que los desarrollen:

• Ley 11/2007, de 22 de junio de Acceso Electrónico De Los Ciudadanos A Los Servicios Públicos.

• RD 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico De Los Ciudadanos A Los Servicios Públicos.

• RD 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional De Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica.

• RD4/2010, de 8 de enero, por el que se regla el Esquema Nacional De Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.

• Ordenanza reguladora de la Administración Electrónica del CIE (BOIB núm. 105 de 9 de julio de 2011)

5.1.5 Hardware y Software.

La oferta deberá contemplar el suministro e instalación del Hardware, software y licencias necesarias, incluyendo sistemas operativos, librerias, utilidades y otros elementos necesarios para la puesta en servicio de los sistemas objeto de la oferta que no se hayan previsto en el presente pliego. La oferta estará dimensionada para un volumen de 300 usuarios que utilizarán alguno de los módulos del sistema.

5.1.6 Definición de entornos

Las características de la implantación del proyecto donde está prevista la coexistencia temporal de la definición, la implantación, y la explotación de las soluciones contempladas en la oferta, requiere de la implantación contemple al menos los siguientes entornos de trabajo,

• Entorno de desarrollo y pre-producción , que es dónde se realizarán las funciones de desarrollo, parametrización, así como las pruebas de aceptación y de rendimiento, éste entorno deberá simular en lo más posible, al

• Entorno de producción , que es dónde se conectarán los usuarios finales al sistema.

La existencia de estos dos entornos, requiere tener definido los procesos de actualización y migración de un entorno a otro.

5.2 MÓDULO CIUDADANO.

El módulo Ciudadano contempla la creación del Portal Corporativo y de la Sede Electrónica del CIE, que estará constituida, como mínimo por los siguientes componentes:

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1. Registro Telemático 2. Catálogo de procedimientos del CIE. 3. Solicitudes. 4. Autoliquidaciones. 5. Tablón de anuncios electrónico. 6. Perfil del Contratante. 7. Área privada, carpeta ciudadana (Ciudadanos, empresas y entes públicos).

8. Registro de facturas. desarrollo WS registro en ATM 9. Notificación electrónica. 10. Validación de documentos electrónicos.

A efectos de diseño de las diferentes páginas de la Sede electrónica se mantendrán las características formales y de imagen corporativa del CIE Se garantizará la compatibilidad al menos con los navegadores más populares, Internet Explorer, Mozilla Firefox y Google Crome. En cuanto al Portal Corporativo , tendrá que diseñarse con el objetivo de que todas las personas puedan navegar por sus contenidos sin encontrar dificultades en el acceso. Así, la política de accesibilidad aplicada por el CIE está alineada con las exigencias del Real Decreto 1494/2007, de 12 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento sobre las condiciones básicas para el acceso de las personas con discapacidad a las tecnologías, productos y servicios relacionados con la sociedad de la información y medios de comunicación social . El Portal Corporativo del CIE, al igual que todos los sitios web de las administraciones públicas tiene el deber de cumplir los criterios de accesibilidad indicados en la norma nacional UNE 139803:2012, que ha tomado como punto de partida para su realización las Directrices para la Accesibilidad de los contenidos en la Web 2.0 (WCAG 2.0) de la Iniciativa para la Accesibilidad Web (WAI), del Consorcio de la Web (W3C). Se situarán en el Portal Corporativo del CIE todas aquellas informaciones relacionadas con el CIE que no corresponda situar en la Sede Electrónica, como puedan ser, por ejemplo, Notícias de Prensa, Convocatorias, y en general todo tipo de información corporativa del CIE. El Portal habrá de ser fácilmente mantenible por personal no técnico, para lo cual habrá de proveer un gestor de contenidos. La capa de presentación estará separada de la de negocio. Así mismo, el licitador habrá de incluir en su oferta la migración de los contenidos actuales del Portal corporativo del CIE y realizar el diseño gráfico del nuevo Portal corporativo.

5.2.1 Catálogo de procedimientos del CIE.

El catálogo de procedimientos del CIE se actualizará mediante el módulo de administración de la plataforma y será común con el catálogo de procedimientos del sistema de gestión de expedientes, indicando la información administrativa del procedimiento, canales de tramitación, etc.

El catálogo de procedimientos será completo y mostrará toda la información necesaria para

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poder realizar la tramitación mediante cualquiera de los canales definidos.

Se permitirá mostrar los trámites del catálogo agrupados según una clasificación realizada en distintas familias.

5.2.2 Trámites

Mediante el gestor de formularios que permitirá la definición, diseño y modificación de formularios de tramitación de forma autónoma.

Se permitirá anexar a la solicitud documentos en distintos formatos.

Se permitirá la firma de la solicitud y/o documentos por parte del ciudadano mediante el uso de firmas electrónicas avanzadas o reconocidas dependiendo del tipo de trámite.

La sede electrónica permitirá iniciar la tramitación de los expedientes con o sin certificado digital por parte del ciudadano, en función de la configuración del trámite.

Debe generarse justificante de apunte registral firmado con sello electrónico y accesible por parte del solicitante.

Acreditación telemática de la representación: La herramienta deberá permitirla tanto por autorización expresa, como en base a convenios con otras entidades.

Relaciones con otros componentes

• Integración con Registro Electrónico.

• Integración con Módulo de firma.

• Integración con Gestión documental

5.2.3 Autoliquidaciones y pasarela de pago

El sistema permitirá al interesado:

• Generar los documentos de ingreso de las tasas o precios públicos asociados a un trámite, pudiéndose descargar el documento de ingreso para su pago físico en una entidad bancaria.

• Realizar el pago telemático mediante la pasarela de pagos que el CIE tenga contratada. El sistema contemplará además integración con la pasarela de pagos de Red.es.

• Realizar pagos de recibos o liquidaciones generados por los sistemas internos del CIE dentro de su entorno privado (Carpeta ciudadana) del interesado.

El sistema deberá integrarse con los sistemas de gestión de ingresos contemplados en el presente pliego, así como con el sistema de gestión contable existente en el CIE.

5.2.4 Tablón de anuncios electrónico.

Según lo dispuesto en el artículo 26 de la Ordenanza reguladora de la Administración electrónica del CIE, el tablón electrónico de edictos y anuncios, es el área de la Sede electrónica destinada a la publicación de actos y comunicaciones que por disposición legal o

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reglamentaria deban ser publicados.

El tablón electrónico de edictos y anuncios dispondrá de los sistemas y mecanismos que garanticen la autenticidad, la integridad y la disponibilidad del contenido. En especial a los efectos del cómputo de plazos que corresponda, se establecerá el mecanismo que garantice la constatación de la fecha y la hora de la publicación de los edictos y de los anuncios.

El acceso al tablón electrónico de edictos y anuncios no requerirá de ningún mecanismo especial de acreditación de la identidad del ciudadano o ciudadana. Relaciones con otros componentes

• Integración con el gestor de expedientes administrativos, en el trámite de publicación de edictos/anuncio.

Condiciones

• Control de plazos de publicación.

5.2.4.1 Perfil del contratante.

La Sede electrónica del CIE incorporará los servicios del Perfil del Contratante, de acuerdo a la legislación de contratación pública vigente.

El Perfil del Contratante es el lugar de la sede electrónica en que se publica la información relativa a la contratación administrativa, anuncios de licitación, adjudicaciones provisionales y definitivas, pliegos de contratación, y es de aplicación la normativa vigente, y deberá garantizar de forma fehaciente la fecha y hora de publicación en la sede.

Relaciones con otros componentes

• Integración con el gestor de expedientes administrativos de contratación, en el trámite de publicación en el Perfil.

Condiciones

• Control de plazos de publicación.

• Control de fechas y horas

5.2.5 Área privada, carpeta ciudadana (ciudadanos, empres as y entidades públicas).

La Sede electrónica del CIE dispondrá de una zona llamada Carpeta Ciudadana, de acceso restringido a los titulares que se identifiquen utilizando un certificado electrónico o mediante los mecanismos que se habiliten para su acceso.

La Carpeta ciudadana es un medio virtual de comunicación personal con el CIE, a través del cual las personas físicas o jurídicas, así como sus representantes registrados, titulares de intereses legítimos relacionados con la actividad del CIE, podrán utilizar sistemas y procesos telemáticos para, entre otros servicios:

a) Acceder a su información particular registrada en las bases de datos del CIE. b) Acceder, de forma personalizada, a información de carácter general del CIE. c) Realizar operaciones y/o trámites administrativos ante el CIE.

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d) Realizar pagos de recibos, liquidaciones, etc. Como mínimo se incluirán en la Carpeta Ciudadana los datos de la persona titular y el estado de tramitación de los expedientes en que tenga la condición de interesado o interesada, además de información de tipo económico, documentación aportada. .

Relaciones con otros componentes

• Integración con el gestor de expedientes administrativos

• Integración con registro.

• Integración con módulo de Ingresos

• Integración con módulo de estado de tramitación facturas

• Integración con módulo de firma.

• Registro de Facturas

5.2.6 Notificación electrónica.

Se realizará según lo indicado en el capítulo III de la Ordenanza telemática del CIE, en sus artículos 64, 65 y 66 dónde se regula la notificación por medios electrónicos.

La implantación de un servicio de Notificaciones Electrónicas tiene como objetivo permitir que las comunicaciones enviadas a los ciudadanos a través de medios electrónicos tengan total validez administrativa y se agilicen los intercambios de información. En concreto, las funcionalidades más significativas que son:

• Permitir el acceso electrónico seguro y confidencial a la lectura de las notificaciones enviadas al interesado, gestionando los avisos que deben de generarse en el proceso de notificación.

• Igualmente, y de forma interna, el sistema deberá ofrecer la información relativa a la recepción, acceso y lectura de las notificaciones por parte del interesado.

• Habilitar la posibilidad de configurar la aplicación para que siempre se opte por la notificación telemática si el interesado así lo ha autorizado (para cada procedimiento) y contar con un entorno de usuario que permita acceder a notificaciones pendientes, aceptadas, rechazadas o caducadas.

La misma herramienta debe ofrecer también la capacidad de trabajar de forma independiente al Sistema, pudiendo comportarse como un Sistema de Notificaciones Corporativo con el cual sea posible, siempre, el envío, recepción y almacén de las distintas notificaciones entre los propios usuarios del CIE a partir de la propia herramienta. Relaciones con otros componentes

• Integración con el gestor de expedientes administrativos

• Integración con registro de salida.

5.2.7 Validación de documentos electrónicos.

Los documentos emitidos por el CIE dirigidos a ciudadanos, empresas o entidades jurídicas

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deberán suministrarse para su envio al ciudadano en formato PDF/A y tendrán su origen en los documentos originales, incluyendo el correspondiente código seguro de verificación (CSV), que deberá dar garantía de autenticidad e integridad de documento electrónico. El sistema dispondrá en la Sede electrónica de un validador de documentos electrónicos emitidos por el CIE y que incorporen CSV. Para la validación del documento se solicitará al usuario la introducción de parte del CSV que incorpora el documento a validar, y se mostrará el documento original firmado electrónicamente que deberá estar almacenado, junto con su CSV, que formará parte del los metadatos del documento, en el gestor documental del CIE. Relaciones con otros componentes

• Integración con el gestor de expedientes administrativos.

• Integración con registro de Salida.

• Integración con Gestor Documental.

5.3 MÓDULO FUNCIONARIO

5.3.1 Gestor de tramitación de expedientes

El módulo de gestión de expedientes electrónicos es el elemento central del sistema y debe permitir la gestión completa de la tramitación electrónica del expediente en todas sus fases, y realizar una completa gestión del ciclo de vida, independientemente de su tipo (electrónico, papel o mixto). La gestión de los expedientes partirá del catálogo de procedimientos y el adjudicatario deberá proporcionar asesoramiento para la mejora de los procesos de gestión del CIE. Para ello se abordarán, conjuntamente, personal del consell y adjudicatario, procesos de:

• Análisis y racionalización de los procedimientos contemplados en el catálogo.

• Definición de los flujos y circuitos de trabajo necesarios para la coordinación El sistema incorporará un sistema de control de plazos con preaviso de cumplimiento de los mismos por diferentes canales, tanto para el ciudadano como para el tramitador. La herramienta de gestión de flujos de trabajos (Workflow) deberá estar basada en estándares interoperables y abiertos. Este tramitador debe contemplar necesariamente la implementación de gestión sin workflow predefinido y, por tanto, con libre envío de cualquier tarea o encargo sobre el expediente a cualquier usuario y, opcionalmente, permitirá la gestión del expediente con workflow predefinido, en el mejor de los casos, la implementación de procedimientos o tipos de expedientes mixtos, es decir, reglados por workflow parcialmente para cierto tipo de subprocesos. Por ello cada tramitador poseerá una bandeja de entrada donde tendrá información de sus tareas pendientes, estado de sus expedientes, plazos de ejecución, órdenes de trabajo, etc. Mediante éste tipo de expedientes se pretende realizar durante la primera fase, una implantación masiva de expedientes que permita con posterioridad en una segunda fase, y mediante un nuevo versionado, una parametrización más detallada de los nuevos expedientes. Control de versiones : Durante el ciclo de vida de la solución instalada, será habitual realizar cambios en la parametrización de los diferentes expedientes, por lo que se hará necesario realizar modificaciones sobre éstos. Dichas modificaciones serán versiones del mismo tipo de expedientes y se deberá poder tramitar/consultar expedientes del mismo tipo

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con versiones diferentes. Agrupación de trámites : Otra de las capacidades que debe poseer el gestor de expedientes es la relacionada con la agrupación de trámites, ésto es, en algunos tipos de expedientes, (Subvenciones, Selección de personal, Convocatorias, …) existen actos administrativos (Acuerdo, Informes, ) que se realizan sobre un conjunto de expedientes (sobre cada uno de ellos), con lo que seria necesario poder realizar esta operación en un único paso y no una vez por cada expediente. Relaciones con otros componentes:

Existirá integración con el módulo ciudadano a fin de poder reflejar en la Sede Electrónica el estado de la tramitación de un expediente iniciado o del que sea interesado un ciudadano o Empresa. La visibilidad de dichos estados serán de habilitación potestativa del CIE, de acuerdo con la ley. Análogamente, la iniciación de un proceso desde la sede electrónica por parte de un ciudadano o empresa podrá servir para iniciar un procedimiento administrativo o expediente.

5.3.2 Tipologias de Expediente

5.3.2.1 Registros Insulares

En el ámbito de la gestión interna de cada servicio, es necesario poder definir una serie de bases de datos (registros insulares), cuya gestión está asociada a la tramitación de una serie de expedientes administrativos.

En el marco del presente proyecto, se contempla

• la definición y puesta en servicio de una serie de registros insulares asociados a la gestión administrativa de los servicios, que son los indicados expresamente en los puntos siguientes.

• Formación al personal del Consell para que éste esté capacitado para la definición de nuevos registros insulares.

La información relacionada con estos registros podrá solicitarse al servicio de Nuevas Tecnologías del Consell Insular d'Eivissa

5.3.2.1.1 Registro de familia numerosa.

El CIE tiene competencias sobre el registro y la gestión de los títulos de Familia numerosa, por lo que se hace necesario el desarrollo de un sistema que permita la gestión de estos títulos. Así mismo, el CIE debe proveer del servicio de consulta y verificación de los títulos emitidos por el CIE a través de la plataforma de intermediación de datos de las Islas Baleares (PINBAL), además de acceder al servicio ofrecido por otras CCAA. En el marco de este proyecto se debe desarrollar:

• Un sistema que permita la gestión de los títulos de familias numerosas.

• Desarrollo de los servicios de intermediación de verificación y consulta de datos de familias numerosas.

5.3.2.1.2 Registro de Licencias de caza.

El CIE tiene competencias sobre la emisión de licencias de caza en el ámbito de la isla de Ibiza. En el marco de este proyecto se debe desarrollar:

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• Un sistema que permita la gestión de las licencias de caza emitidas.

• Integración con la Sede electrónica (Solicitudes)

5.3.2.1.3 Expedientes del área de Ordenación Turí stica

La tramitación de expedientes de éste área contempla la gestión y el registro de los establecimientos turísticos en el ámbito de la isla de Ibiza.

Para esta gestión se requiere disponer de una base de datos que incluya las características de éstos establecimientos (Ficha) organizados por su tipo, Hostelería, apartamentos, estancias turísticas, Restauración, además del registro de Agencias de Viaje y guías turísticos, así como de las diferentes actuaciones administrativas de las que ha sido objeto.

También es necesario disponer de información estadística y detalle para proporcionar a diferentes organismos.

En la actualidad, la gestión de esta base de datos se realiza mediante un sistema muy ligado al actual sistema de gestión de expedientes, de forma que la tramitación de un expediente produce el correspondiente cambio en la ficha, dicho sistema era muy eficiente en el sentido en que era posible tener la situación actual de un establecimiento y su histórico, pero a la vez complica la realización de cambios.

Por este motivo, es objeto de este contrato

• Definir la/s base/s de datos.

• Migrar la información existente a la nueva base de datos.

• Definir los formularios de consulta/modificación sobre las fichas de los establecimientos.

• Definir los informes necesarios para explotar la base de datos

• Implementar los procedimientos del área que actualizan dicha base de datos.

La información del modelo de datos y procedimientos puede solicitarse a los Servicios de informática del CIE.

5.3.2.1.4 Cédulas de Habitabilidad

En el marco de este proyecto se debe realizar la aplicación de Gestión de las Cédulas de habitabilidad de primera ocupación, renovación y carencia.

Otros Registros

El CIE, en el ámbito de sus competencias también gestiona otros Registros cuya implantación no se exige en este pliego, pero el personal del Consell deberá estar capacitado y formado para su definición, se valorará como mejora el desarrollo de estos registros a dos niveles

• Inclusión de una herramienta que facilite la creación de registros asociados a los expedientes.

• Definición de éstos registros en el marco del proyecto

Una relación de registros del CIE son los indicados a continuación:

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5.3.2.1.5 Registros de Agricultura, Ganaderia y P esca

El área de Agricultura gestiona diversos registros, entre ellos.

• Explotaciones Agrícolas

• Transportistas y Medios de transporte animal.

• Núcleos Zoológicos.

• Identificación animal:

◦ Bovino

◦ Equinos

• Explotaciones Agrícolas

• Maquinaria Agrícola

• Registro Vinícola

• Registre SAT

• Registro ROPO

• Registro embotelladores/envasadores de Ibiza.

• Registro garantía

• Asociaciones de criadores.

• Licencias de pesca

5.3.2.1.6 Contratación

Registro de Convenios.

5.3.2.1.7 Juventud

Censo de asociaciones.

5.3.2.1.8 Patrimonio

• Bienes de interés Cultural (BIC)

• Bien Catalogado

5.3.2.1.9 Industria

• Registro de Controladores Ambientales

• Registro de Artesanos.

5.3.2.2 Expediente de libre tramitación.

Como se ha mencionado anteriormente, y con objeto de garantizar una rápida implantación de la solución instalada, el sistema deberá permitir el despliegue de expedientes genéricos,

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sin una definición previa de los flujos de tramitación, que corresponderá a una primera versión para cada uno de los tipos de expedientes del catálogo. En versiones posteriores, y para los casos en que se identifiquen tipos de expedientes susceptibles de tramitación mediante flujos predefinidos, se procederá a su definición.

5.3.2.3 Expedientes de Compras y de Contratación.

La oferta deberá contemplar la implantación de un módulo prediseñado de acuerdo a la legislación existente de contratación administrativa de las AAPP.

Éste sistema contemplará:

• Gestión de gastos menores, de acuerdo a las bases de ejecución de presupuesto del CIE.

• Gestión de licitaciones de contratos, en las diferentes variantes contempladas de

◦ Obras.

◦ Servicios.

◦ Suministro.

◦ Administrativos especiales

◦ Concesión de obras públicas.

◦ Colaboración entre sector público y sector privado.

◦ Privados

◦ y todos aquellos contemplados en la legislación.

El sistema deberá contar al menos con las siguientes funciones:

• Tramitación de los diferentes tipos de expedientes económicos de ejecución del gasto.

• Integración con perfil del Contratante, anuncios electrónicos, licitación, mesas de contratación....

Se valorará que el sistema contemple las interfaces o conectores necesarios para poder:

• capturar desde otro sistema externo la información de los datos económicos contenidos en un expediente.

• insertar datos económicos en el sistema procedentes de otros sistemas externos.

Finalización del Contrato (recepción de la última factura)

5.3.2.4 Expedientes de Ayudas, Subvenciones, Prem ios.

Dentro de los expedientes de cada uno de los departamentos, este tipo es común a varias áreas, con lo que se definirá un modelo de gestión común en la tramitación para cada una

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de ellas, con la posibilidad de particularizar la información asociada a cada uno de ellos.

Deberá tenerse en cuenta poder realizar tramitación masiva sobre algunas solicitudes.

Deberá analizarse integración con el sistema de gestión contable

5.3.2.5 Gestión de ingresos.

En la actualidad, el CIE dispone de una aplicación para la gestión tributaria y la recaudación, Voluntaria y Ejecutiva que cubre los ingresos y la tramitación del proceso de recaudación en todas sus fases de la empresa T-systems. El presente pliego requiere la evolución de este sistema para adaptarlo e integrarlo en nuevo entorno de gestión definido en el presente pliego, por lo que deberá contemplarse en la oferta su evolución o sustitución. Las funcionalidades requeridas al sistema de gestión de ingresos son, además de las existentes actualmente, Integración con el módulo de Autoliquidaciones y Pasarela de Pago de la Sede. Integración con el módulo de gestión de expedientes, cuando éstos requieran de haber pagado una tasa o liquidación. Integración con el módulo de Gestión de expedientes para expedientes sancionadores o en ejecutiva La aplicación deberá integrarse, al menos a nivel de intercambio de ficheros, con el programa actual de contabilidad del CIE (ATMConta). Este sistema permitirá la interconexión con otras aplicaciones del CIE Los tipos de ingresos del CIE son básicamente

• Autoliquidaciones asociadas a expedientes administrativos.

• Recibos asociados a padrones

◦ Liquidaciones Hospital Residencia Asistida.

◦ Liquidaciones de la Xarxa d'Escoletes del CIE.

• Expedientes sancionadores.

• Expedientes de cobro en Voluntaria y Ejecutiva.

5.3.3 Base de datos de terceros (BDT)

La Base de datos de terceros será el núcleo dónde residirá la información sobre terceros (Personas Físicas, Jurídicas, entidades o cualquier otra figura administrativa que tenga relación con el CIE). El objeto de esta base de datos es proporcionar los datos de identificación y de localización a efectos de poder notificar de forma correcta. Para la correcta validación de los datos se podrán usar los servicios de verificación de datos que el MAP proporciona a las EELL u otros que se determinen: Sistema de Verificación de Datos de Residencia y Sistema de Verificación de Datos de Identidad, a través de la Red Interadministrativa o los mecanismos que se determinen. El sistema que gestione la BDT deberá contemplar los conectores necesarios para que sea accesible por otros sistemas de información. En el desarrollo de la BDT se deberán aplicar los mecanismos de seguridad y registro de

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accesos que determina la LOPD y el reglamento que la desarrolla.

5.3.4 Gestión de acuerdos.

Este módulo incluirá la gestión de los acuerdos del CIE, tanto unipersonales como colegiados, la gestión de los decretos y resoluciones y la creación de los libros electrónicos de acuerdos. Se contemplarán funcionalidades de:

• Numeración de decretos o resoluciones por órgano unipersonales.

• Para órganos colegiados

◦ Orden del dia

◦ Convocatorias a asistentes

◦ Redacción de actas. Posibilidad de incluir propuestas de acuerdo realizadas fuera del entorno del gestor de expedientes.

Relaciones con otros componentes:

Este módulo estará integrado con la gestión de expedientes, gestor documental y los componentes de firma y portafirmas.

5.4 MÓDULO OAC

Este módulo consiste en la implantación de una solución de registro presencial y electrónico de entrada y salida de documentos, éste módulo deberá incluir funcionalidades de escaneo y digitalización certificada de documentos con sello de órgano de la documentación aportada en la entrada de registro presencial. La solución debe permitir el escaneado en el momento de registro así como en diferido, permitiendo un escaneado masivo que identifique automáticamente la separación entre distintos documentos.

En virtud de optimizar el funcionamiento de éste módulo en relación al sistema de digitalización de documentos, el adjudicatario deberá incluir en su oferta el suministro de los dispositivos de escáner, para los seis puestos de atención al ciudadano, además de siete para dependencias externas.

5.4.1 Funcionalidades

• El sistema dará solución de registro presencial y electrónico de entrada/salida, con objeto de registrar las solicitudes de los interesados y las respuestas de la Administración.

• El sistema dará garantía de la fecha y hora oficial de Registro conforme a lo establecido en la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

• La solución propuesta deberá generar justificantes de apuntes registrales firmados electrónicamente y accesibles por parte del solicitante.

• Se deberá garantizar la integración con el resto de módulos y componentes

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detallados en este pliego y garantizar el funcionamiento unificado de los registros electrónico presencial, garantizando la concurrencia, numeración única y consolidación de apuntes.

• La solución deberá cumplir con los requerimientos especificados en la Ordenanza Reguladora de la Administración electrónica del CIE.

• Asimismo, deberá ser contemplada la existencia de diferentes oficinas de registro de entrada de documentos.

• La solución deberá estar adaptada al modelo de ventanilla única, cumpliendo los requisitos de la norma de intercambio de registros SICRES v.3 y la integración con la plataforma de intercambio de registros SIR.

• El módulo de Registro deberá permitir mediante un escáner la digitalización de cualquier documento en papel, permitiendo en el proceso incorporar la firma electrónica para producir copias electrónicas auténticas.

• El módulo de registro debe permitir que la utilización de los trámites definidos en sede electrónica desde este módulo.

• La Compulsa electrónica deberá estar integrada en el propio módulo de registro.

• El registro de salida de documentos permitirá la descentralización por servicios/departamentos, y deberá estar integrado en el sistema de tramitación.

• El registro de salida de documentos permitirá integración con el sistema de notificaciones en Sede, además de la gestión de notificaciones mediante los sistemas tradicionales, correos o agente notificador.

5.5 COMPONENTES COMUNES

5.5.1 MÓDULO COMPONENTE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCH IVO ELECTRÓNICO

La gestión de forma eficiente unificada de todos los documentos administrativos requiere contar con herramientas que permitan su organización, por lo que también es objeto del contrato el suministro, instalación y puesta en servicio de un sistema de gestión documental integrado con las soluciones ofertadas para los diferentes módulos, y que podrá ser utilizado en el futuro por otros módulos o sistemas. La sustitución del documento administrativo en papel por su correspondiente versión digital, requiere de la instalación de un sistema de gestión documental que se utilizará para el almacenamiento y recuperación de documentos electrónicos. Para ello será necesaria la instalación de un sistema de integración de los diferentes módulos con este componente de gestión documental, que deberá estar definido y realizado en el ámbito del contrato. Además se deberá tener en cuenta en el acceso a los documentos de las políticas de seguridad definidas mediante el gestor de expedientes. Asimismo es objeto del contrato la revisión y adaptación de las estructuras de datos (metadatos) de documentos y expedientes para el cumplimiento de las Normas Técnicas reguladas en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI). El sistema garantizará:

• Conservación de los documentos de los expedientes.

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• Almacenamiento de los documentos electrónicos utilizados en los actos administrativos.

• Integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos.

• Incorporación de un mecanismo de identificación y acreditación en los documentos electrónicos presentados por los ciudadanos.

• Interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos en su ciclo de vida.

• Adecuación de los metadatos a los definidos en las normas técnicas del Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Para organizar y tratar los documentos administrativos de todas las unidades con los mismos criterios y métodos, es importante clasificarlos desde el primer momento del ciclo de vida mediante el uso de una estructura lógica que permita su correcta organización dentro del cuadro de clasificación

5.5.2 Módulo firma

Los certificados digitales que se usen, incluyendo el DNIe, ya sean los usados por los funcionarios o usuarios de las Aplicaciones Corporativas del CIE, ya sea los usados por los ciudadanos en el acceso a la Sede Electrónica, serán validados usando los servicios de @firma.

Cuando un certificado digital sea usado para la firma, se almacenará junto con el documento firmado todas las evidencias legales de la firma (OCSP, Sellados de Tiempo, etc) y cualquier otra información que sirvan para comprobar un documento firmado en el futuro sin necesidad de volver a conectarse para la verificación.

Todos los módulos y componentes de este contrato que requieran uso de autenticación, validación de certificado electrónico y firma electrónica de formularios y documentos se realizarán mediante el uso de cualquier tipo de certificado digital (emitido por cualquier AC reconocida), incluyendo el DNI-e, tanto en las que deba realizar el ciudadano, como en los procesos internos de tramitación en los que intervengan empleados y personal autorizado.

5.5.2.1 Componente de firma

Éste módulo incluirá el applet y los servicios necesarios para efectuar la firma electrónica de documentos, y deberá ser usado por el resto de módulos y componentes del proyecto.

5.5.2.2 Portafirmas

Éste módulo permitirá funcionalidades de

• bandeja de documentos a firmar.

• Consulta de documentos firmados.

• Integración con circuitos de firma y visado.

• Firma desatendida.

• Gestión de delegaciones y sustituciones.

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El portafirmas funcionará como servicio que podrá ser llamado por diferentes sistemas, tanto los contemplados en este proyecto, como otros sistemas que podrán implantarse en el futuro. También se contemplará la posibilidad de introducir manualmente un documento al circuito de firma.

Asimismo, el portafirmas deberá integrarse para procesos de firma mediante dispositivos móviles.

5.5.3 BUS DE INTEGRACIÓN PARA INTEROPERABILIDAD.

Dentro de los trabajos contenidos en este proyecto se debe implantar un sistema que facilite la integración entre productores y consumidores de servicios existentes.

Dentro de este entorno se integrarán los servicios a implantar dentro de los trabajos objeto de este pliego técnico:

1. Servicios de back-office del Consell.

2. Servicios proporcionados por la AGE.

3. Servicios proporcionados por la Plataforma de Interoperabilidad de las Islas Baleares (PINBAL)

Este entorno deberá proporcionar una mejora en la sencillez de incorporación de nuevos servicios o aplicaciones orientadas a la tramitación electrónica así como a su mantenimiento. Las características de esta plataforma serán al menos:

• Interoperabiliad de sistemas. Dispondrá de herramientas y componentes necesarios para la interoperabilidad de sistemas, permitiendo la reutilización sencilla de elementos desarrollados por terceros.

• Interoperabilidad administrativa entre BackOffice internos (Contabilidad, Registros Insulares, …).

• Interoperabilidad con Servicios del Govern Balear.

• Interoperabilidad con Servicios de la AGE.

• Crecimiento. Deberá permitir la adaptación a nuevas necesidades y su crecimiento futuro.

• Modularidad.

• Adaptación de estándares que aseguren el soporte presente y futuro

6 IMPLANTACIÓN DE PROCESOS.

La implantación de los diferentes procesos del Consell insular d'Eivissa así como los diferentes registros insulares es una de las tares más críticas del proyecto, ya que que de la correcta implantación de los mismos dependerá el éxito del mismo. Por ello se describe, a alto nivel, la metodología a seguir en su implantación.

6.1 Plan de implantación

El proyecto plantea a nivel general la implantación de los diferentes procesos en dos fases.

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Una primera inicial, más libre, en las que la mayoría de departamentos utilizarán un procedimiento común de gestión con tramitación libre, esto es sin estar reglado por flujos de trabajo predeterminados y una segunda en las que los procedimientos serán, a petición de los interesados, implementados siguiendo flujos de trabajo en partes o en la totalidad del los mismos.

6.2 Primera Fase

En esta primera fase se implantará un procedimiento genérico de gestión de expedientes que será utilizado por casi todos los departamentos. Entendemos que en esta primera fase se realizarán los siguientes tareas a partir del catálogo de procedimientos aportado por el Consell d'Eivissa.

1- Análisis general del procedimiento

- Nombre del procedimiento

- Departamento o departamentos implicados

- Descripción y objeto del mismo.

- Volumen anual previsto

- Procedimientos asociados

2- Análisis del trámite (si existe).

- Datos particulares (tipos, longitud, relación con otros campos,...)

- Documentos a aportar por parte del interesado (obligatoriedad, necesidad de firma,...)

3- Análisis del expediente

3.1 Departamentos y perfiles implicados en su resolución

3.2. Tipos de informes necesarios y necesidad de plantillas

3.3. Necesidad de acuerdo y/o resolución

3.4. Necesidad de registro de salida

3.5. Necesidad de notificación electrónica

3.6. Necesidad de integración con sistemas internos o externos

3.7. Necesidad de indicadores de gestión y umbrales objetivo

3.8. Necesidad de autoliquidaciones

4. Definición de los trámites

5. Definición del expediente genérico junto a los procedimientos de registro, acuerdos y resoluciones y notificación electrónica. El expediente genérico no incorporará tramitación de expedientes mediante flujos de trabajo ni plantillas específicas.

6. Definición de autoliquidaciones

7. Pruebas en preproducción

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8. Aceptación y puesta en producción

6.3 Segunda Fase

En una segunda fase se procederá a un análisis en mayor profundidad de los expedientes y su implantación incluyendo flujos de trabajo y plantillas específicas. Previamente se realizará un planning por parte del consell d'Eivissa en el que se decidirá el orden de implantación de los procedimientos. Las tareas a realizar serán las siguientes:

a) Planificación de expedientes a implantar

Para cada expediente:

b) Definición de expediente

2.1 Implantación de flujos de trabajo en todo o parte del expediente

2.2. Implantación de plantillas

2.3. Implantación de búsquedas e informes

2.4 Implantación de indicadores de gestión

c). Pruebas en preproducción

4. Aceptación y puesta en producción

También se implantarán en esta segunda fase los diferentes registros insulares siguiendo una metodología análoga a la descrita.

6.3 Documentación

Los tramites y expedientes a implantar serán correctamente documentados por parte de la empresa adjudicataria siguiendo los estándares de calidad de la administración pública que se determinen.

7 PLAN DE MIGRACIÓN.

Dentro de la oferta presentada por el licitador, se deberá contemplar el proceso de transición entre la situación actual de los sistemas del CIE y el entorno que surgirá tras la finalización de este proyecto. Asimismo deberá contemplarse el proceso de coexistencia durante el periodo de transición de expedientes electrónicos, expedientes en papel o mixtos (electrónicos y en papel).

8 SOPORTE JURÍDICO.

Se considerará incluido en este contrato el asesoramiento jurídico relacionados a la implantación de la solución de administración electrónica.

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9 FORMACIÓN

Se considerará incluida en este contrato la formación necesaria para la gestión, administración e instalación del sistema, así como la de usuario para cada uno de los perfiles que se hayan definido..

La oferta deberá incluir un plan inicial de formación, en el que se detallen los tipos de cursos a impartir, duración prevista para cada uno de los perfiles profesionales (usuarios, administradores o personal informático) que servirá de base para la elaboración del plan definitivo de formación que será elaborado conjuntamente por la empresa adjudicataria y el Director del Proyecto en la reunión de planificación inicial.

Dentro del plan de formación deberá garantizarse que el personal informático del Consell disponga de un alto nivel de autonomía respecto a la empresa adjudicataria en lo referente a

• Definición de nuevos procedimientos.

• Definición de nuevos registros insulares.

• Definición de nuevos servicios de interoperabilidad.

• Gestión diaria de los sistemas instalados

10 GESTIÓN DEL PROYECTO.

Además de las actividades definidas en este proyecto, es fundamental establecer las tareas derivadas de la gestión del proyecto que tendrán que ser asumidas por parte del adjudicatario, que serán

Organización del proyecto:

• Gestión de la planificación

• Gestión del equipo y mantenimiento del conocimiento.

• Uso de los procedimientos y herramientas asociadas.

• Organización de la comunicación.

Control del Proyecto:

• Participación en los comités de seguimiento.

• Gestión de las cláusulas contractuales.

• Seguimiento y control del proyecto.

Gestión de calidad:

• Elaboración del Plan de Calidad

• Implantación y seguimiento del plan de Calidad.

10.1 CONTROL DEL PROYECTO

Para el control del proyecto se constituirá un equipo de dirección de proyecto formado al menos por:

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• Director del Proyecto designado por el CIE, sus principales funciones serán las de velar por la calidad del proyecto, actuar como interlocutor del CIE ante la empresa adjudicataria, y coordinar la realización y desarrollo de los trabajos.

• Jefe del Proyecto designado por el Adjudicatario, y responsable de la ejecución del proyecto, siendo sus principales funciones las de actuar como interlocutor de la empresa adjudicataria ante el CIE, así como

Será también función del Director del proyecto aprobar los resultados parciales y totales de la realización del proyecto, a estos efectos deberá recibir y analizar los resultados y documentación elaborados a la finalización de cada hito, pudiendo introducir las modificaciones o correcciones oportunas antes del comienzo de las siguientes, requiriéndose su aprobación final.

En caso de existir disconformidades del Director del proyecto respecto de la forma y modo de resolución de los problemas e incidencias que puedan surgir , lo notificará al Jefe de proyecto para que proceda a su corrección.

Otra de las funciones del equipo de Dirección de Proyecto estará la de designar y coordinar los equipos de proyecto, formados por personal del CIE y de la empresa adjudicataria, cuyas funciones serán las de ejecutar los trabajos necesarios para la ejecución del proyecto.

10.1.1 Reuniones de seguimiento y revisión del pr oyecto.

Las reuniones de revisión y seguimiento serán realizadas por el equipo de dirección y dirigidas por el Director del Proyecto designado por el Consell. Estas reuniones tendrán una frecuencia mensual.

El Jefe del proyecto designado por el Adjudicatario enviará un informe de seguimiento al menos 48 horas antes de la reunión de revisión, y una vez realizada ésta, se encargará de la redacción del acta, dónde se recogerán todas las acciones acordadas.

10.1.2 Estructura de los equipos de trabajo.

Para la consecución de los objetivos objeto del proyecto se requiere que el adjudicatario asigne un equipo de carácter multidisciplinar compuesto por expertos en diferentes áreas, acorde con los ámbitos de actuación incluidos en el mismo, con conocimientos, capacidad y experiencia adecuada y demostrable para el desarrollo y coordinación de las actuaciones a desarrollar.

Será necesaria la experiencia demostrada en materia de procesos, organización y gestión del cambio en administraciones u organizaciones públicas similares.

Para ello, los licitadores deberán describir en sus ofertas el equipo de trabajo propuesto para la ejecución del proyecto que deberán cumplir al menos los siguientes perfiles:

• Jefe de Proyecto . Titulado superior con experiencia mínima de 4 años trabajando en consultoría de negocio y operaciones, de los cuales al menos los 3 últimos como responsable de proyectos de modernización de la administración pública.

• Consultor de Procesos y Organización . Titulado superior con experiencia mínima de 4 años trabajando en consultoría de negocio y operaciones, de los cuales al

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menos los 2 últimos como consultor senior de proyectos de modernización de la administración pública.

• Consultor Técnico . Titulado superior con experiencia de 4 años en esa categoría, con experiencia en:

◦ diseño y definición de arquitecturas basadas en servicios,

◦ implantación interna de herramientas de gestión y documentación,

◦ definición de arquitectura y plantillas de administración pública,

◦ diseño de arquitecturas distribuídas

◦ mejora y automatización de procesos de negocio en que estén involucradas diferentes plataformas.

◦ Cumplimiento de ENS.

◦ diseño de utilidades de gestión de expedientes administrativos electrónicos

◦ arquitecturas virtualizadas

• Analista programador senior . Titulado superior con experiencia de 4 años en esta categoría, con experiencia en:

◦ Desarrollo de procesos de negocio sobre arquitecturas SOA y motores de integración

◦ análisis funcional de estructuras de bases de datos relacionales

◦ programación con tecnologías relacionadas con gestores de trámites

• Programador senior. Titulado de grado medio o FP II con experiencia de 3 años en esta categoría profesional, con experiencia en:

◦ Desarrollos JavaEE sobre plataformas Oracle

◦ Frameworks de desarrollo WEB JavaEE

◦ Bases de datos relacionales

◦ programación de directorios LDAP

◦ monitorización del rendimiento de sistemas y bases de datos

• Técnico de Sistemas . Titulado superior con experiencia de 3 años en esta categoría profesional y experiencia en:

◦ planificación del mantenimiento y soporte

◦ monitorización del rendimiento de sistemas y bases de datos

◦ implantación de sistemas de este tipo y en las tareas de actualización

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◦ implantación de arquitecturas virtualizadas

• Formador . Tecnico superior con experiencia contrastada en tareas formativas a grupos reducidos y sobre temas de administración electrónica.

Se detallará en la oferta técnica la siguiente información:

• Perfiles de los componentes del equipo de trabajo.

• Detalle de las dedicaciones de cada persona.

• Funciones específicas de cada perfil dentro del equipo.

• Currículum de las personas propuestas, incluyendo experiencia en participación en proyectos de similares características al objeto de este pliego. Los cambios de los integrantes propuestos en la oferta a instancia del licitador, deberán ser aceptados por el CIE. Si el CIE lo considera oportuno, podrá solicitar el cambio de alguno de los integrantes del equipo, que deberá ser aceptado por el licitador.

10.1.3 Calendario.

La propuesta incluirá el detalle de la planificación de los trabajos necesarios para la ejecución del proyecto, El calendario incluirá fechas tope para cada uno de los hitos del proyecto, tanto para los contemplados en este pliego, como los incluidos en la oferta del licitador. Al tratarse de un proyecto plurianual, el calendario propuesto deberá respetar el presupuesto asignado a cada ejercicio.

10.1.4 Hitos del Proyecto

La complejidad y dimensión del proyecto definido requiere que su desarrollo esté sujeto al cumplimiento de una serie de hitos concretos, que serán necesarios para medir el estado de ejecución del proyecto dentro del calendario preestablecido, además de para aceptar la facturación de las diferentes partidas en su desglose. Se entenderá cumplido un hito cuando sea validado por parte del director del proyecto del CIE, en función de los resultados esperados en la ejecución, además de la validación de los entregables asociados a cada hito.

El retraso en la finalización de cualquier hito, podrán dar lugar a penalizaciones económicas y, en su caso, a la cancelación del proyecto pendiente de ejecutar.

Corresponderá a la empresa adjudicataria incluir en su oferta, y dentro del calendario de implantación el detalle de los hitos que estime adecuados, respetando el mínimo descrito a continuación. Asimismo, cada hito incluirá al menos la siguiente información:

• Descripción.

• Calendario.

• Descripción de entregables.

• Importe a facturar.

El importe a facturar deberá ajustarse a la asignación presupuestaria de cada ejercicio.

Los Hitos que se deberán contemplar de forma obligatoria son los expuestos a continuación

Hito 0

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Descripción Toma de Datos, análisis previo y revisión del alcanc e del proyecto. Previamente al inicio de las actuaciones del proyecto, el adjudicatario deberá realizar un estudio detallado de la situación de los sistemas de información existentes en el CIE, cuyo resultado se incluirá en un documento que contemplará el estado del CIE en relación a la Administración electrónica conteniendo una descripción detallada de sistemas de información. También se contemplará en este documento una mayor concreción del alcance del proyecto a partir de los contenido presentados en la oferta y del presente pliego técnico. Corresponde al CIE deberá validar éste documento para la continuación de la ejecución del proyecto.

Entregables Documento detallado del alcance, análisis y diseño funcional, metodología a emplear para la ejecución del proyecto, jornadas presenciales y remotas, además de toda aquella información que detalle al máximo el calendario del proyecto, cronograma detallado.

Importe Definido por el Licitador

Calendario 15 Dias a partir de la firma del contrato

Onservaciones

Hito 1

Descripción Instalación y configuración en pre-producción Para cada uno de los módulos o componentes objeto del contrato en el entorno de pre-producción, Implantación de todas las integraciones entre módulos y sistemas externos contempladas en este pliego y su puesta en marcha en pre-producción. Prueba de concepto mediante la definición de un procedimiento completo, dónde el CIE realizará las pruebas necesarias para comprobar el correcto funcionamiento de la solución.

Entregables Documento con la definición y personalización de los módulos instalados. Documento con el diseño gráfico aprobado. Documentación funcional detallada de cada integración. Manuales técnicos de las integraciones, dónde se detallen las comunicaciones entre componentes. En los desarrollos realizados expresamente para este proyecto el código fuente pasará a ser propiedad del CIE.

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Manuales de usuario. Modelos de datos. Documento con las pruebas unitarias y de integración realizadas por el Adjudicatario Documento con las pruebas realizadas por el CIE.

Importe Definido por el Licitador

Calendario Inferior a 4 meses desde la firma del contrato

Observaciones Este hito se desglosará en tantos sub-hitos dependiendo de los módulos y componentes implantados, indicando descripción, documentación, importe y calendario.

Hito 2

Descripción Instalación de expedientes pre-definidos por el adjudicatario. Implantación de un expediente , de una solicitud de registro telemático y una autoliquidación genéricos . Migracion de la Base de datos de Terceros y conteni dos del portal corporativo. El CIE realizará las pruebas necesarias para comprobar su correcto funcionamiento

Entregables Documentación funcional detallada de la migración. manuales técnicos de integraciones, dónde se detallen las comunicaciones entre componentes. Modelos de datos.

Importe Definido por el Licitador

Calendario Inferior a 5 meses desde la firma del contrato

Observaciones Este hito se desglosará en tantos sub-hitos dependiendo de los módulos y componentes implantados, indicando descripción, documentación, importe y calendario.

Hito 3

Descripción Finalización de la formación y puesta en producción

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Entregables Manuales de usuario y técnicos Manuales de Administrador Informe de las formaciones impartidas Documento con la definición y personalización de los módulos instalados. Documento con el diseño gráfico aprobado. Documentación funcional detallada de cada integración. Manuales técnicos de las integraciones, dónde se detallen las comunicaciones entre componentes. En los desarrollos realizados expresamente para este proyecto el código fuente pasará a ser propiedad del CIE. Manuales de usuario. Documento con las pruebas unitarias y de integración realizadas por el Adjudicatario Documento con las pruebas realizadas por el CIE. Documentación funcional detallada de la migración. manuales técnicos de integraciones, dónde se detallen las comunicaciones entre componentes. Modelos de datos.

Importe Definido por el Licitador

Calendario Inferior a 6 meses desde la firma del contrato

Observaciones Este hito se desglosará en tantos sub-hitos dependiendo de los módulos y componentes implantados, indicando descripción, documentación, importe y calendario.

Hito 4

Descripción Creación, implementación e integración de las aplicaciones de los registros insulares.

Entregables Documentación funcional detallada de cada aplicación. Manuales técnicos de las aplicaciones, dónde se detallen las comunicaciones entre componentes. El código fuente pasará a ser propiedad del CIE. Manuales de usuario. Modelos de datos. Documento con las pruebas unitarias y de integración realizadas por el Adjudicatario Documento con las pruebas realizadas por el CIE.

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Importe Definido por el Licitador.

Calendario Inferior a 9 meses desde la firma del contrato

Observaciones A partir de esta fecha, se iniciará el periodo de mantenimiento y evolución de la solución implantada

Hito 5

Descripción Implementación del catalogo de procedimientos y trá mites, así como las autoliquidaciones tanto en pre-producción como en producción.

Entregables Documento con el análisis de cada trámite desde el backoffice (gestión administrativa interna del CIE) Documento con el análisis de cada trámite desde el frontoffice (poceso asociado al trámite y definición del proceso para su tramitación telemática) Diagrama de interacción de cada trámite (flujo de tareas y acciones del trámite) Documento de interfaz de usuario (pantallas, formularios y plantillas de documentos que se crearan para realizar la solicitud de cada trámite en la herramienta de tramitación telemática)

Importe Definido por el Licitador

Calendario Inferior a 24 meses desde la firma del contrato

Observaciones

Hito 6

Descripción Fin de Contrato

Entregables Documento actualizado del análisis funcional detallado (Sólo si han existido modificaciones respecto al inicial) Definición detallada de la arquitectura del sistema Actualización de los documentos generados en los hitos anteriores (Si procede) Información sobre el grado de implantación de cada componente.

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Importe Definido por el Licitador

Calendario 48 meses desde la firma del contrato

Observaciones

10.2 DESARROLLO DEL PROYECTO

Este apartado define el alcance de los principales servicios y tareas a abordar para el desarrollo de las actuaciones del proyecto.

Las tareas a desarrollar serán:

• Análisis de la situación actual y organización del proyecto. Planificación detallada de la ejecución, análisis de la situación actual, confirmación de objetivos y elaboración de las especificaciones definitivas.

• Instalación de los componentes hardware y software de Administración electrónica.

• Personalización de la solución según la imagen y estructura organizativa del CIE (diseño gráfico, componente de seguridad, registros, módulo de acuerdos, etc...).

• Configuración de un puesto de trabajo tipo de la OAC (Oficina de atención al ciudadano).

• Realizar las diferentes integraciones entre los diferentes módulos de la solución así como con sistemas externos según requerimientos en el presente pliego. Ejemplo de estas son: Integración con Active Directory, diferentes servicios ofrecidos desde la Administración General del Estado, autenticación y firma electrónica, etc...

• Realizar una prueba de concepto de la solución.

• Instalación de expedientes de los que el adjudicatario ya tenga procedimientos predefinidos.

• Implantación de un expediente, de una solicitud de registro telemático y de una autoliquidación genéricos.

• Migración de la base de datos de terceros.

• Formación.

• Implementación del catálogo de procedimientos y trámites en Preproducción y en Producción.

• Implementación de las autoliquidaciones en Preproducción y en Producción.

• Creación de las aplicaciones de gestión de los diferentes registros insulares requeridos en el presente pliego así como su integración con el sistema de gestión de expedientes en Preproducción y en Producción.

• Migración de datos de los registros insulares existentes en Preproducción y en Producción.

• Puesta en producción.

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11 MEJORAS.

Se aceptarán y valorarán aquellas mejoras contempladas en este pliego, pero además se considerarán y puntuarán otras mejoras no contempladas que conduzcan a un incremento de la calidad de los servicios que se implanten, siempre que se ajusten al objeto del pliego y demuestren un máximo ahorro de costes para el Consell o que ofrezcan nuevos servicios a los ciudadanos, empresas u otras Administraciones. En todo caso, el CIE, atendiendo a la valoración económica indicada, podrá cambiar las mejoras que estime oportunas por otros servicios cuya cuantía sea similar.

A continuación se relacionan, por orden de preferencia, las mejoras que serán valoradas.

• Aumentar el número de Registros Insulares implementados.

• Propuesta por parte de la empresa de mecanismos para poder reutilizar en el CIE procedimientos implantados en otras Administraciones Públicas.

• Propuesta por parte de la empresa de mecanismos de integración con el sistema de Gestión económica del CIE.

• Reducción en el tiempo de implantación.

• Ayuda online a ciudadanos, en castellano y Catalán, y tramitadores. Además de la ayuda general del funcionamiento del escritorio de tramitación, ayuda de contexto clasificada por fases del procedimiento administrativo en particular, dónde puedan darse situaciones en las que tramitadores y ciudadanos tengan dudas específicas por lo que se incorpore un módulo que permita enviar dudas al instructor del expediente

12 SUBCONTRATACIONES

Si el licitador tuviera prevista la necesidad de subcontratar uno o varios trabajos descritos en el presente pliego, deberá indicarlo así en la oferta, incluyendo en ésta el importe y el nombre o perfil empresarial, definido por referencia a las condiciones de solvencia profesional o técnica, de los subcontratistas a los que vaya a encomendar su realización.

Se admitirá una subcontratación máxima del 20% del importe de adjudicación del contrato.

En todo caso se estará a lo dispuesto por el texto refundido de la LCSP.

13 PRESENTACIÓN DE LA OFERTA TÉCNICA.

13.1 PLAN DE CALIDAD.

Será requisito para la oferta técnica la elaboración de un plan que garantice la realización del proyecto con un alto nivel de calidad. Es por ello que en la oferta se deberá referenciar el estándar de calidad a aplicar, debiendo proporcionar una copia completa de dichos procedimientos si el CIE lo solicitase.

13.2 PRESENTACIÓN DE TRABAJOS

En la presentación de la oferta se deberán tener presentes la información a incluir en cada uno de los sobres, para proceder a la valoración de las ofertas, así la información deberá estar desglosada en cada uno de los sobres en la forma.

• Contenido del Sobre 2 : Oferta económica según ANEXO Contenido de la oferta económica:

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� Importe total de la oferta

◦ Elementos sujetos a Licencia, Relación de todo aquel software que, aunque no contenidas explícitamente en este pliego sean necesarias para el funcionamiento e integración de la solución ofertada, incluyendo todos los costes, directos e indirectos.

◦ Elementos Hardware ofertados, Relación de todo aquel hardware que aunque no contenidas explícitamente en este pliego sean necesarias para el funcionamiento e integración de la solución ofertada, incluyendo todos los costes, directos e indirectos.

◦ Desglose de importes parciales asociados a Hitos del proyecto. Habrá que considerar que el importe de los elementos sujetos a licencia o elementos Hardware deberán estar asociados a un hito, (suministro y puesta en producción) con lo que el importe de los hitos deberá coincidir con el coste global del proyecto.

• Contenido del Sobre 3 : Criterios de Valoración por fórmula. � Valoración extensión de garantía.

• Contenido del Sobre 4 : Elementos No Valorados por Fórmula � Memoria técnica.

La oferta técnica no deberá contemplar información que deba ser valorada en los sobres 2 y 3 Para la presentación de la oferta técnica por parte de los licitadores, ésta deberá ajustarse a un máximo de 50 páginas. Toda oferta técnica que supere éste número de páginas no será considerada.

No obstante, el licitador podrá presentar cuanta documentación complementaria considere conveniente, siempre que ésta se encuentre en soporte digital y bajo el título de “Documentación Complementaria”, cuyo análisis y evaluación será potestativa del CIE.

En la oferta técnica, los licitadores deberán incluir, como mínimo la siguiente información:

• Memoria descriptiva del proyecto. Debe incluir una descripción de funcionalidades incorporadas para una mejor eficiencia operativa y ahorro de costes.

• Metodología propuesta para la realización del proyecto.

• Calendario estimado de la ejecución del proyecto, incluyendo planificación de los hitos, actividades y tareas, tiempo previsto y recursos humanos participantes, indicando si el lugar de realización de las actividades son las dependencias del adjudicatario o las del CIE sin incluir información de tipo económico.

• Características técnicas y arquitectura recomendada, incluyendo número de servidores, de la plataforma hardware adecuada a la solución.

• Relación de todo aquel hardware, software y configuraciones añadidas que aunque no contenidas explícitamente en este pliego sean necesarias para el funcionamiento e integración de la solución ofertada.

• Integraciones a realizar con otras aplicaciones internas o externas, incluyendo metodologías y planificación de las mismas.

• Garantías y actualizaciones durante la duración del contrato, así como cualquier

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evolución en la soluciones ofertadas (Plan de evolución).

• Declaración de las medidas adoptadas para el control de calidad del objeto de la presente contratación. Plan de Calidad. Definición y gestión de los indicadores del estado de ejecución. La empresa adjudicataria deberá tener certificados sus sistemas de gestión de calidad.

• Documentación en materia de seguridad y de las herramientas y procedimientos de salvaguarda, recuperación, exportación e importación de datos que permitan garantizar que las funciones básicas de confidencialidad, integridad y disponibilidad se cumplan, además de adaptación al ENS.

• Experiencia de la empresa licitadora en proyectos similares, así como las referencias técnicas necesarias para la adecuada valoración de la oferta.

• Descripción del equipo técnico participante en el proyecto, incluyendo los currículums de las personas, indicando formación y principalmente experiencia en proyectos de similares características, indicando al menos organismo, fecha, duración y cargo.

• Mejoras en las condiciones exigidas en este pliego. Se enumerarán y justificarán todas las mejoras que presente la oferta respecto a las condiciones mínimas exigidas en el presente pliego.

• Referencias técnicas expresas para la adecuada valoración de la oferta según los criterios objetivos concretos de este pliego.

• Cuanta información el licitador considere relevante para la adecuada comprensión de la oferta presentada.

La documentación se presentará en formato papel y en formato digital (memoria USB) en ficheros compatibles con los paquetes ofimáticos más habituales.

14 CONDICIONES EN LA EJECUCIÓN

Las características del proyecto permiten que el desarrollo de los trabajos se realice tanto en las dependencias del adjudicatario como en las del CIE, El adjudicatario tendrá libertad para organizar sus horarios y espacios de trabajo siempre que se cumplan con los plazos definidos para cada hito del proyecto. Para tal fin, el CIE habilitará una línea de comunicaciones para el acceso remoto a los sistemas del CIE de forma que el adjudicatario pueda realizar las tareas necesarias desde sus dependencias.

Todas las reuniones en las que intervenga personal del CIE tendrán lugar en las dependencias de la Sede, aunque éstas podrán realizarse por videoconferencia siempre que las personas implicadas lo acuerden.

15 PROPIEDAD DE LOS TRABAJOS

El adjudicatario deberá entregar al CIE copias de todos los documentos producidos y utilizados a lo largo del proyecto. A la finalización del proyecto, el adjudicatario deberá aportar un soporte de almacenamiento con la versión final de todos los documentos. Toda la documentación se entregará en medios electrónicos compatibles para su tratamiento electrónico con herramientas ofimáticas.

La documentación generada durante la ejecución del contrato es propiedad del CIE sin que la empresa adjudicataria pueda conservarla ni obtener copia de la misma o facilitarla a

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terceros sin la expresa autorización del CIE, lo que requerirá, en su caso, petición formal previa con expresión del fin.

16 GARANTIA Y MANTENIMIENTO.

La definición del contrato contempla una duración de 48 meses, de los cuales los 24 meses iniciales corresponden a tareas de definición e implantación de la solución propuesta, y los 24 meses finales corresponderán básicamente al mantenimiento correctivo y evolutivo de la solución propuesta. El adjudicatario deberá garantizar durante el período de ejecución del contrato los productos implantados. Durante este plazo, el adjudicatario se compromete a realizar la puesta al día de las versiones del software suministrado tanto por mejoras en los sistemas implantados como debido a cambios legislativos. La puesta en marcha de cualquier cambio o modificación en los sistemas en funcionamiento deberá ser comunicada previamente al CIE quien decidirá la conveniencia y el momento adecuado para su puesta en producción. La garantía incluirá el mantenimiento correctivo, así como la modificación de la documentación como consecuencia de la subsanación de fallos en el software. Será objeto de vloración la ampliación de la duración del mantenimiento evolutivo de la solución ofertada.

17 PENALIZACIONES

Se establece el sistema de penalizaciones económicas siguiente.

• Penalizaciones por retraso en cumplimiento de hitos según calendario de ejecución propuesto por el adjudicatario, siempre que el CIE estime que el retraso se debe a causas atribuibles al adjudicatario:

◦ Cualquier hito cumplido con un retraso de más de 7 días naturales tendrá una penalización económica de un 0,1 % del total del importe de adjudicación; por cada retraso adicional de 7 días, la penalización se incrementará en 0,1%.

◦ El adelanto de ejecución de un hito permitirá recuperar la penalización por retraso de cualquier hito anterior o futuro y, por tanto, también la compensación de penalización económica, que se facturará en el siguiente hito a facturar.

• Penalizaciones por incumplimiento del compromiso de grado de implantación ofertado mediante la propuesta de valoración de indicadores, siempre que el CIE estime que el incumplimiento se debe a causas atribuibles al adjudicatario:

◦ La oferta incluirá una propuesta de valores de todos los indicadores de grado de implantación y éxito de cada solución comprometidas por el adjudicatario según lo indicado en el apartado de Documentación a incluir en la oferta técnica. Este compromiso solo se valorará como 100% cumplido, si se alcanzan los grados de implantación ofertados, o 0% cumplido si no se alcanzan los grados comprometidos, no admitiendo cumplimientos parciales. Esta valoración de cumplimiento total de los compromisos ofertados, la realizará el CIE tras la comprobación de los resultados indicados en el entregable descrito en el hito 6. En el caso de que no se alcancen todos los compromisos de grado de implantación ofertados, el CIE podrá aplicar penalización del 10% del importe total de adjudicación.

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18 DURACIÓN DEL CONTRATO

La ejecución comenzará a partir del día siguiente a la formalización del contrato, y su duración será de 48 meses desde dicho instante.

19 IMPORTE DE LICITACIÓN

El importe máximo de licitación (IVA incluido) se establece en 624.600,00 € repartidos en las siguientes anualidades de contrato.

Año 1 359,600,00 €

Año 2 165.000,00 €

Año 3 50.000,00 €

Año 4 50.000,00 €

Total 624,600,00 €

20 FACTURACIÓN

La facturación del proyecto se realizará a partir de los hitos cumplidos, mediante informe del Director del Proyecto designado por el CIE. Los elementos del contrato sujetos a licenciamiento, serán facturados en los hitos dónde éstos sean puestos en producción de acuerdo con el grado de implantación del módulo correspondiente.

Eivissa, a 2 de febrero de 2015 El Técnico de Sistemas Emilio Mulero Serra