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Plataforma SPA Contabilidad

Para acceder a la plataforma tenemos que entrar atraves del internet en la direccion http://sap.sage.es

Lo primero que tenemos que hacer cuando entramos en Spa con nuestras claves de administrador (las que le

hemos facilitado en Sage), es añadir los asesores que van a trabajar con el programa si vamos a tener, aparte del

administrador algun asesor.

El asesor cuando entre con sus claves solo podrá acceder a las empresas que tenga asignadas. Este podrá hacer

modificaciones en los datos de empresa, etc. Pero nunca podrá eliminar empresa esta opción solo la tiene el

Administrador.


Después crearemos las empresas con las que vamos a trabajar en la plataforma, cuando creemos la empresa

indicaremos el asesor que va a trabajar con ella y el tipo de licencia que tenemos contratada. Podremos tener

tantas empresas como licencias contratadas.

Aquí también creamos los datos con los que el cliente va a poder acceder a la plataforma.

A este último le facilitaremos el usuario y la passaword que hemos creado para él. El usuario tiene que tener

formato de correo electrónico.


Si tenemos empresas que ya no trabajamos con ellas, se pueden eliminar, porque al tenerla estamos consumiendo

licencias que realmente no están siendo utilizadas. Para ello el Administrador en el listado de empresa pinchara en

la X de la línea de la empresa que queramos eliminar.

Una vez creada la empresa, el asesor o bien el cliente, dará de alta los clientes, proveedores y bancos de la empresa

o empresas. Tenemos una opción en caso de que el cliente o nosotros tengamos contaplus o class para poder

importar los datos de los terceros y así no tener que darlos de alta a mano, (esta opción la veremos un poco más

adelante).


Después entraremos en la opción de Configuración Contable, aquí nos encontraremos con distintos apartados

Dentro de Cuentas y Subcuentas, podremos modificar los dígitos del plan contable para que sean los mismos que la

empresa del cliente. Esta opción la puede hacer tanto el Administrador (es decir el asesor principal) como el asesor

que tenga asignada esa empresa.


En Subcuentas de IVA, tendremos por defecto un listado de subctas para que luego nos pueda generar los asientos

contables de las facturas, estas en caso de que creamos conveniente podemos modificarlas.

Dentro de la opción de Configuración contable y Fiscal de Conceptos, veremos los conceptos que por defecto

vienen en la plataforma y podemos añadir más conceptos estos serán los que luego pongamos a la hora de meter

las facturas.


En opción de Configuración Actividades, en caso de que la empresa trabaje con actividades tenemos que

informarlo.

Configuración Contable/Importar Terceros

Desde esta opción podemos importar las subcuentas de bancos, clientes y proveedores, que tengamos en nuestro

programa de contaplus o class. Así nos evitamos tener que meter de nuevo los terceros manualmente, en caso de

que el cliente de la empresa que hemos añadido no tuviera ninguna de nuestras aplicaciones tendríamos que

añadirlas manualmente.

Para la importación de dicha información tenemos que entrar en nuestra aplicación contable correspondiente y

entrar en la opción de Babel, aquí en exportar nos creara un fichero babel que guardaremos donde queramos para

poder luego importarlo en SPA.


En la pestaña de Ingresos y Gastos la primera opción que nos encontramos es la de Cuadro de Mandos. Aquí

podemos ver e imprimir las estadísticas de nuestra empresas por ingresos y gastos.

Después nos encontramos con la opción de Ingresos dentro de esta tenemos varias opciones: Nueva factura,

Resumen de Ventas, Otros Ingresos y Listado de Ingresos.


Desde la opción de Nueva Factura añadimos las facturas de ventas que tengamos, una vez rellenos los datos del

cliente y los de la factura tenemos opción de grabar y continuar si queremos seguir metiendo facturas o

simplemente grabar si solo vamos a añadir una factura.

La siguiente opción sería la de Resumen de Ventas, en ella podemos meter por ejemplo todas las facturas de un

cliente de un mes o varios en una sola factura. Para ello ponemos de que factura a que factura vamos a introducir y

el periodo o periodos correspondientes. El importe que tenemos que poner en la base imponible es la suma de

todas las podemos hacerlas por un solo % de IVA o por múltiples porcentajes.


En el desplegable de Ingresos lo siguiente que tenemos es Otros Ingresos, aquí lo que podemos hacer es añadir

otro tipo de facturas que normalmente no tengamos contemplado como por ejemplo subvenciones, o cualquier

otro tipo e ingreso.

A continuación encontraremos la opción de Listado de Ingresos. Desde aquí puedo sacar un listado de todas las

facturas que tengamos; podemos filtrar, o dejarlo tal y como nos aparece por defecto con todas las opciones

marcadas.


Si nos ponemos, sobre una factura y le damos doble clic, nos abre dicho documento y podemos, imprimir la factura,

enviarla por email, añadir el cobro, cambiar el estado ha descartado, modificar o eliminar.

En el desplegable de Gastos lo primero que nos encontramos son las Facturas Recibidas, desde esta opción

añadiremos nuestras facturas, el proceso es el mismo que para los ingresos. Luego nos encontraríamos con la

opción de Tickets, de Nominas, Cuotas de Prestamos, Otros Gastos y Listado de Gastos.

Después nos encontramos con cobros y pagos, aquí se nos despliegan dos opciones más, listado de pagos y cobros

pendientes y listado de pagos y cobros realizados.

En el Listado de Pagos y Cobros Pendientes, podemos ver la lista de clientes y proveedores que tenemos

pendientes de realizar el pago o el cobro de las facturas, desde esta misma pantalla puedo pinchar en

o en y nos abrirá la pantalla para hacer el cobro o el pago correspondiente.


En el Listado de Cobros y Pagos Realizados, podremos ver el listado de todas las facturas en las que ya se ha

realizado el cobro o el pago de la factura.


Por último en la pestaña de Ingresos y Gastos el apartado que nos encontramos es el de Informes, desde aquí

podemos generar los informes, de nuestras facturas tanto de gastos como de ingresos

Una vez tenemos el informe en pantalla, podemos exportarlo a RTF, PDF o EXCEL, para así poder imprimirlo o

enviarlo por email.

La pestaña que nos encontramos a continuación es la de Documentos, cuando pinchamos en ella nos aparece un

desplegable con tres opciones: Publicar Documento, Listado Documentos y Vista Calendario.

En la pestaña de empresa tenemos la opción de Generar BABEL con Asientos Contables, desde aquí generaremos

un fichero en formato babel con los asientos de las facturas que queramos, los rangos se seleccionan por fechas y

podemos filtrar los tipos de facturas de las cuales queremos generar esos asientos. Este fichero que se nos genera

con el formato BABEL luego podemos introducirlo en nuestra aplicación contable de Contaplus o de Class.


Una vez generado el fichero nos vamos a la última pestaña la de Ficheros Babel

Y nos aparece la lista de exportaciones de babel, es decir, nos aparecen los ficheros creados desde la opción

anterior de Generar Babel.

En esta pantalla pinchamos sobre la línea que nos aparezca o si tenemos varias, sobre la que nos aparezca en

estado Pendiente Asesor, cuando se nos abre la pantalla aparece lo siguiente:


Como vemos a continuación, desde esta ventana podemos; Modificar, Mostrar todas las participaciones y Descargar

el fichero.

Modificar: sirve básicamente para poder cambiar el estado del fichero

Descargar el Fichero: cuando pinchamos en esta opción nos aparece, para poder guardar el fichero donde nosotros

queramos, para luego poder desde la opción de BABEL del programa de contabilidad importar los datos contables.

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