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GUIA DE COMPARACIÓN DE PRECIOS

DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano Edic. /Rev.: 000 V04.01

Fecha: 08/08/2016

Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana.

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HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO

DOCUMENTO / ARCHIVO:

Título GUÍA DE COMPARACIÓN DE PRECIOS

Nombre Archivo DGCP-GUI-Guía de comparación de precios F1B2-E4GC v04.01

Fecha 08/08/2016

Versión v04.01

Cliente Dirección General de Contrataciones Públicas – DGCP

Asunto / Detalle Guía de comparación de precios

Soporte lógico Microsoft Word

Localización Santo Domingo- República Dominicana.

REGISTRO DE CAMBIOS

Versión Páginas Fecha Modificación

Motivo del cambio

v00.00 17 15/12/2014 Creación del documento

v00.01 32 22/12/2014 Revisión del documento

v00.02 32 23/01/2015 Actualización al Formato DGCP

v00.03 53 28/01/2015 Actualización funcionalidad piloto

v01.00 53 06/05/2015 Actualización versión producción

v01.01 53 28/06/2015 Actualización funcionalidad Fase 1A

V02.00 76 02/07/2015 Revisión final del documento Fase 1A

V03.00 76 02/11/2015 Actualización final funcionalidad Fase 1A

V04.00 68 14/06/2016 Actualización documento Fase 1B2

V04.01 73 08/08/2016 Actualización documento Fase 1B2

DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO:

Nombre Área

Jhonattan Toribio Tecnología

George Slujalvkosky Tecnología

Yaraida Vólquez Capacitación

mailto:[email protected]


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CONTROL DEL DOCUMENTO

Este documento ha sido:

Nombre: Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma:

Bianessa Infante

Angélica Consuegra

Gianina Cáceres

Orquidea Almonte

Fecha: 08/08/2016



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INDICE

1. FASES DEL PROCEDIMIENTO ................................................................................. 5 2. CREACIÓN DE UN PROCESO COMPARACIÓN DE PRECIOS ................................ 6 3. FASE OBSERVACIÓN ............................................................................................ 12 4. ÁREA DE TRABAJO DEL EXPEDIENTE ................................................................ 30 5. FASE PRE-CALIFICACIÓN ..................................................................................... 32 6. PUBLICACIÓN DIFERIDA ........................................................................................ 35 7. DECLARACIÓN DE DESIERTO DE UN PROCESO ................................................ 36 8. MENSAJES /ACLARACIONES ................................................................................ 38 9. MODIFICACIONES / ADENDAS .............................................................................. 40 10. FASE APERTURA DE OFERTAS- CREDENCIALES .............................................. 43 11. FASE APERTURA DE OFERTAS (SOBRE 2: ECONÓMICO) ................................ 56 12. FASE DE ADJUDICACIÓN (SELECCIÓN) .............................................................. 62 13. CREACIÓN DEL CONTRATO .................................................................................. 70 14. NOTAS ........................................................................................................................ 72 15. NOTAS ........................................................................................................................ 73



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1. FASES DEL PROCEDIMIENTO

Un procedimiento consta de varias fases asociadas a la operación del mismo, a continuación las fases que componen el proceso de creación en la plataforma.

Imagen 1. Fases de un procedimiento



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2. CREACIÓN DE UN PROCESO COMPARACIÓN DE PRECIOS

Para crear un proceso en el Portal Transaccional tendrá que acceder con el usuario y contraseña otorgado previamente por el administrador de la entidad.

Imagen 2. Entrada al Portal Transaccional

El Portal Transaccional le llevará al Área de trabajo donde deberá hacer clic en el Menu procesos- Tipos de procesos a seguidas seleccionar el proceso Comparación de precios.

Imagen 3. Entrada al Portal Transaccional.



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A continuación el Portal Transaccional le presentará una ventana que le permitirá crear la carpeta del expediente, donde tendrá que completar unos datos obligatorios que le darán apertura a la configuración del proceso.

Imagen 4. Creación carpeta expediente.

Los campos a completar son los siguientes:

Tipo de procedimiento: la plataforma rellena automáticamente este campo. No es editable

Nombre: deberá introducir el título del proceso. Unidad de requisición: deberá seleccionar la unidad de requisición entendida como

servicio o área de trabajo con poder de compra a la que pertenece este procedimiento, dicha unidad de requisición debe ser creada antes de la creación del procedimiento.

Una vez completados los campos, pulsar el botón , el Portal Transaccional muestra una secuencia de pasos dividida en bloques de información referente al proceso que deberá completar. Nota: Para avanzar en esta pantalla deberá tener creados previamente la unidad de requisición y el equipo. Pasos Disponibles:

1. Información General 2. Configuraciones Del Procedimiento 3. Artículos y Preguntas 4. Evaluación 5. Documentos Del Procedimiento 6. Documentos Habilitantes 7. Invitación



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1. Información General

Referencia del procedimiento: (rellenado por defecto) de acuerdo con el código de nombramiento de los expedientes de compras definidos por la dirección general de contrataciones públicas.

Nombre: se rellena por defecto con la información colocada en la ventana anterior, es editable.

Descripción: el usuario deberá introducir una descripción del título del procedimiento. Relacionar con otro procedimiento: en este apartado podrá relacionar un

expediente anterior con el nuevo expediente, deberá elegir “si” o “no” en caso de elegir si le apertura el siguiente campo:

O Proceso relacionado: el usuario podrá buscar a través de una lupa todos los procedimientos creados por la entidad y seleccionar uno o más procedimientos que pretenda asociar.

Imagen 5. Paso Información general.

Bloque información del contrato: Objeto: deberá seleccionar el objeto del contrato entre estas opciones de una lista desplegable:

- Bienes - Servicios -Obras

Si la selección es servicios aparecerá la opción subtipos y el usuario deberá seleccionar una de estas opciones:

-Servicios (aparece por defecto) - Consultorías - Consultoría basada en la calidad de los servicios

Justificación de la modalidad de contratación: podrá seleccionar entre estas opciones a través de un check box, varias alternativas, pudiendo adjuntar documentos de soporte (utilizando el bloque “Documentos Internos”):

-Decreto Presidencial. -Resolución de la máxima autoridad. -Resolución del comité de Compras y Contrataciones. -Organismo de financiación externo.



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Duración estimada del contrato: el usuario deberá introducir la duración del contrato en una casilla y seleccionar en el desplegable entre días, semanas o meses. Bloque Ubicación del Contrato Traerá seleccionada por defecto la dirección de la unidad de requisición. Si el usuario quita la selección, el Portal Transaccional dará al usuario la posibilidad de definir una nueva ubicación. Esta ubicación se realizara de acuerdo a los clasificadores geográficos de la República Dominicana.


Bloque Plan Anual de Compras Plan anual de compras: traerá la pregunta ¿es una adquisición planeada? SI O NO.

El usuario deberá responder si es o no una adquisición planeada, en caso de que si sea

una adquisición planeada el sistema le mostrará la siguiente pantalla, en donde añadirá la

adquisición por el PACC.

En caso de no estar planeada con el PAAC, le pedirá que justifique por qué no está planeada.



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Bloque Configuración de Equipos y Flujo de aprobación Seleccione el equipo El Portal Transaccional traerá por defecto el equipo y flujos de aprobación configurados para el proceso. Podrá cambiar la selección del equipo y usuario aprobador de los flujos de aprobación siempre y cuando tenga los permisos correspondientes.


Bloque Documentos internos Ppodrá adjuntar documentos internos que estarán disponibles sólo para los usuarios de la entidad definidos en el equipo del proceso. Los proveedores no tendrán acceso a esta documentación.


Bloque Fase de Observaciones En este bloque el Portal Transaccional podrá definir si quiere configurar fase de observaciones al proceso, el Portal Transaccional hace la pregunta ¿Es un procedimiento con Fase de observación? En caso de seleccionar “SI” el proceso tendrá una fase de borrador donde los proveedores podrás realizar aclaraciones del proceso, en caso de seleccionar “No” el proceso solo tendrá dos fases es decir pasará directamente a la Fase de Credenciales.



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Seleccionada la opción que desea, deberá pulsar el botón para dar continuidad al proceso.



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3. FASE OBSERVACIÓN

Esta fase estará disponible si en el paso anterior eligió Si, continuará completando los datos en el paso 2 Configuración del proceso.

Imagen 10. Pasos de configuración

2. 1 Paso Configuraciones del procedimiento Contiene los siguientes bloques :

Bloque Cronograma En este bloque se podrán definir las fechas relacionadas a la fase borrador del proceso. Podrá definir el tiempo de duración para la presentación de observaciones por parte de los proveedores.

Imagen 11. Configuración del procedimiento



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Bloque Mipymes ¿Limitar este proceso a Mipymes? Si elige Sí la publicación de el procedimiento quedará visible pero solo las compañías clasificadas como Mipymes en el directorio de empresas DGCP podrán participar. ¿Limitar este proceso a Mipymes mujeres? Si elige Mipymes mujeres la publicación de el procedimiento quedara visible pero solo las compañías clasificadas como Mipymes mujeres podrán participar. Si elige No la publicación del procedimiento quedara pública para todos los proveedores del estado.


Bloque Pago de Anticipos y Garantías

En este bloque podrá definir si realizará pagos de anticipos al proveedor en caso de elegir la opción “Si”, el Portal Transaccional desplegara la opción para agregar la fecha en la que planea efectuar dicho anticipo y el porcentaje del mismo, el cual deberá ser entre el rango de 0 a 20%. De igual forma podrá definir si solicitara garantías en función de los diferentes tipos de garantía que define la ley de compras y contrataciones.




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Bloque Visitas al lugar de ejecución El Portal Transaccional hace la pregunta ¿Permitir las visitas al sitio de ejecución del contrato? Deberá elegir entre las opciones Sí o No. Si se elige sí aparecen los siguientes campos: -

Fecha límite para visitas: podrá seleccionar la fecha y hora en las que será posible hacer las visitas a través de un calendario.

Información adicional: el usuario podrá indicar la dirección donde los proveedores deben hacer las visitas (campo texto, máximo 500 caracteres).


Bloque Lotes En este bloque podrá definir si desea dividir el proceso en lotes


Bloque Observaciones Podrá agregar comentarios u observaciones acerca del proceso


Bloque Configuraciones avanzadas En este apartado podrá seleccionar si editará las configuraciones avanzadas. Si presiona el botón “Si” presentará una opción de configuraciones de decimales donde deberá colocar el No. De decimales (precio del artículo) y No. Decimales (Precio total).



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Bloque Modo de presentación de ofertas

Modo de presentación de ofertas: deberá elegir entre las opciones:

Plataforma y papel: los proveedores tienen la posibilidad de registrar sus ofertas a través de la plataforma o entregarlas físicamente (Opción definida por defecto).

Plataforma: los proveedores solo podrán presentar oferta a través de la plataforma.

Requiere el envío de muestras

Deberá elegir entre las opciones Sí o No (la opción “No” viene seleccionada por defecto). Si se elige sí aparecen los siguientes campos:

¿Cuándo se requiere presentación de la muestra? deberá elegir entre las opciones “con el envío de ofertas” o “con la aceptación del contrato”; -Comentarios al envío de muestras: en este campo podrá indicar la dirección donde los proveedores deben enviar las muestras. (Campo texto, máximo 500 caracteres).


Completados los datos de este paso, tendrá la opción de Guardar el proceso y continuar más adelante o Cancelar el mismo, de lo contrario deberá continuar con el paso Artículos y Preguntas.



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3. Paso Artículos y Preguntas:

Para facilitar el registro de condiciones de un proceso, la plataforma da la posibilidad de crear tantas preguntas como la entidad necesite hacer al proveedor. Para el proceso Comparación de precios el formulario presenta Dos sobres a completar, Sobre 1: Credenciales, Sobre 2: Propuesta Económica.

Imagen 19. Paso Artículos y Preguntas

Sobre 1: Credenciales En este sobre podrá solicitar documentos, credenciales que el comprador entienda sean necesarias para realizar la precalificación.

Imagen 20. Sobre Credenciales

Deberá pulsar el botón Editar para agregar la pregunta que contendrá este sobre, a seguidas elegir la opción Agregar pregunta, el Portal Transaccional desplegara una lista de opciones de preguntas que podrá agregar.

Imagen 21. Sobre Credenciales



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Imagen 22. Agregar pregunta

Deberá seleccionar una de estas opciones y escribir la pregunta o solicitud que quiera hacer a los proveedores, luego pulsar el botón Confirmar.


Una vez creadas todas las preguntas que requiera en el sobre de credenciales, podrá pasar al sobre 2 (Económico).

Imagen 24. Sobre Económico



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Sobre 2: Económico En este sobre El Portal Transaccional le muestra por defecto, la pregunta “Lista de

articulos” plegada. Donde podra colocar la lista de los articulos que desea comprar. Para

poder trabajar en ella, pulse el botón del desplegable ( ) para ver toda la información.

Imagen 25. Lista de precios

Tendrá una primera barra de opciones donde podra:

Agregar sección: entendido como un enunciado separador de un conjunto de artículos

dentro de la lista de precio.

Agregar pregunta: el Portal Transaccional traerá la lista de preguntas que tiene como

opciones para realizar al proveedor.


Borrar seleccionado: permite borrar preguntas así como artículos seleccionados.



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Imagen 27. Borrar pregunta

Guardar plantilla: permite crear una plantilla de preguntas que podrá utilizar en otras

ocasiones, puede ser creada solo para el usuario o para la entidad completa.

Guardar PDF: permite guardar como archivo pdf el documento completo.

A seguidas vera la segunda barra (lista de artículos) que tendrá las siguientes opciones

las mismas le permitirán editar preguntas, agregar artículos, borrar artículos, opciones

(importar y exportar a Excel).

Imagen 28. Barra lista de artículos

Editar pregunta: permite cambiar el nombre de la pregunta.

Imagen 29. Editar pregunta



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Agregar artículo: permite agregar un artículo a la lista de precios.

Imagen 30. Agregar artículo

Borrar artículo: permite eliminar uno o varios artículos de la lista, seleccionando el check

box del artículo que desea borrar, a continuación pulsar el botón borrar artículo.

Imagen 31. Borrar artículo

Opciones: permite importar o exportar la lista a Excel y agregar secciones.

Imagen 32. Opciones

La información para cada artículo es la siguiente:

Cód. Artículo: Si el artículo contiene una codificación. Es un campo opcional.

Código UNSPSC: código clasificador de bienes y servicios a adquirir.

Cuenta Presupuestaria: deberá elegir la cuenta a la que será cargado esta

compra

Descripción: Nombre del artículo que se solicita.

Cantidad: Número de unidades del artículo que se solicita.

Unidad: Unidad de medida de los artículos



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Precio unitario estimado: es entendido como el objetivo marcado en cuanto al

precio al que se quiere comprar un artículo. El botón simbolizado a través de un

lápiz ( ) permite editar la información del artículo, facilitando añadir información

adicional al mismo en el campo Mis Observaciones. En esta etapa este precio

no será visualizado por el proveedor.

Precio total estimado: este campo vendrá calculado automáticamente.

En cada línea de artículo tendrá las opciones de Editar, duplicar artículo y borrar.

El botón simbolizado a través de una hoja ( ) permite editar el artículo.

El botón simbolizado a través de una hoja ( ) permite duplicar el artículo.

El botón simbolizado a través de un aspa ( ) permite eliminar el artículo.

A lo largo de este proceso tendrá la opción de Guardar el trabajo avanzado y continuar

luego o pasar al siguiente paso.

4. Paso Evaluación :

Imagen 33. Paso Evaluación

En este paso será posible definir una evaluación de criterios a las ofertas que se harán a este proceso. El Portal Transaccional hace la pregunta: Definir un modelo de evaluación para este procedimiento: Deberá elegir entre las opciones Si o No (elegido por defecto, editable).



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Imagen 34. Modelo de evaluación

En caso de seleccionar “Si” le desplegará las siguientes opciones con las que podrá configurar la evaluación:

Tipo de evaluación: Evaluación de varios criterios de selección (por defecto, no editable).

Método de evaluación: Manual (por defecto, no editable). Publicar modelo de evaluación: deberá elegir entre las opciones Si o No

(la opción “No” esta seleccionada por defecto). Si elige la opción si, significa que los criterios de evaluación serán publicados al proveedor cuando se muestre interesado.

Imagen 35. Modelo de evaluación

Para agregar los criterios que tendrá la evaluación en el área de configuración del modelo

de evaluación deberá pulsa el botón , el Portal Transaccional habilita los campos para describir los criterios, podrá insertar los criterios de evaluación de manera manual indicando el % de ponderación que dará a cada uno.



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Imagen 36. Criterios de evaluación

Deberá pulsar el botón Agregar criterio y el Portal Transaccional le traerá una línea para escribir los criterios con los que evaluara las ofertas a su vez tendrá el botón Borrar seleccionado que le permitirá eliminar criterios ya creados y Comprobar suma que le validará el porcentaje asignado a cada criterio este dentro del rango 100.



Tendrá disponible las opciones de Comprobar suma, Borrar seleccionado y Agregar criterio en toda la creación de la evaluación. A lo largo de este proceso tendrá la opción de Guardar el trabajo avanzado y continuar




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5. Paso Documentos del procedimiento : Contiene los siguientes bloques

Imagen 39. Documentos del procedimiento

Bloque Comentarios externos En este bloque podrá añadir observaciones al procedimiento visibles para todos los proveedores.

Imagen 40. Comentarios del proceso

Bloque Documentos En este bloque será posible adjuntar los documentos necesarios para que el proveedor pueda presentar su oferta, pliego de condiciones, anexos, catálogos etc., podrá adjuntar documentos por tres opciones:

Crear desde documento tipo: opción para adjuntar plantillas de documentos. Buscar en la biblioteca: son documentos que han sido cargados previamente en el

menú “documentos de la entidad” y podrá elegir alguno de ellos. Anexar documento: adjuntar documentos que se encuentran en el ordenador. Borrar seleccionado: podrá eliminar cualquier documento, seleccionando el

documento que desea borrar.

Imagen 41 .Adjuntar el documentos



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A lo largo de este proceso tendrá la opción de Guardar el trabajo avanzado y continuar


6. Paso Documentos Habilitantes : Contiene los siguientes bloques

Bloque Documentos Habilitantes En este bloque el Portal Transaccional mostrará una lista con todos los tipos de documentos que se solicitan a los proveedores en los procedimientos. Al seleccionar uno o varios de estos tipos de documentos podrá definir el momento de entrega de los mismos, si en la Adjudicación o en la oferta. Para seleccionarlos podrá filtrarlos por familia.

Imagen 42. Documentos habilitantes

Bloque otros documentos Otros Documentos requeridos para la presentación de la oferta: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción “No” esta seleccionada por defecto). - Si el usuario selecciona “sí” le aparecerá la opción agregar otro tipo de documento (Estos documentos serán públicos).



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Imagen 43. Documentos habilitantes

Una vez completados los primeros 6 pasos, deberá pulsar el botón y quedara desbloqueado el paso 7 de Invitación a proveedores.



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7. Paso Invitación : contiene los siguientes bloques

Bloque invitación manual de proveedores Este paso quedara habilitado al pulsar el botón Finalizar consulta justo antes de publicar en fase borrador, el Portal Transaccional procederá a realizar la búsqueda de los proveedores que cumplan con las categorías o rubros a comprar en función del código UNSPSC del artículo que se está comprando, el comprador procederá a invitar un minino de 6 oferentes que pueden ser elegidos de la lista sugerida por el Portal Transaccional.

Imagen 44. Invitación

También podrá realizar una búsqueda manual de otros proveedores que requiera invitar, El comprador podrá seleccionar los proveedores que desee. Deberá pulsar el botón Buscar y el Portal Transaccional traerá la lista de todos los proveedores registrados, a continuación pulsara Seleccionar en los que considere debe



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invitar finalmente hacer clic en el botón azul que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla. Estos proveedores podrán ser retirados de la lista de invitados en caso de que lo requiera, seleccionando el check box que se encuentra al lado del nombre de la entidad proveedora

y pulsando .


Una vez seleccionados los proveedores que invitará, pulsar el botón y los proveedores u oferentes seleccionados recibirán una notificación por correo electrónico y dentro de la plataforma que le indica que está invitado a participar en la oportunidad.



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A continuación pulsar el botón publicar y el proceso quedará publicado en la Fase Borrador- donde podrá recibir observaciones y preguntas al proceso.


Una vez publicado el proceso en Fase Borrador, deberá esperar que pase el tiempo colocado en el cronograma para que los proveedores realicen las observaciones y aclaraciones de lugar, pasado el mismo el comprador tendrá que responder dichas observaciones si las hubiese, para continuar con la siguiente Fase(Credenciales o Precalificación). A lo largo de la creación del procedimiento, tendrá a su disposición las siguientes opciones:

Guardar: el procedimiento se queda en estado borrador podrá seguir trabajando en él posteriormente.

Editar: en esta etapa podrá realizar cambios al proceso. Cancelar: podrá cancelar la creación del procedimiento, pero no eliminar la

información. Finalizar: el Portal Transaccional asume los datos y coloca visible la opción

“Publicar si faltará por completar algún dato el Portal Transaccional emitirá una alerta indicando el campo que deberá rellenar o corregir.

Si hay flujo de aprobación asociado: si hay un flujo de aprobación asociado a la publicación en alguno de los pasos anteriores, tendrá que confirmar dicho flujo y cada responsable de la aprobación recibirá una notificación para realizar la tarea.

- si el aprobador rechaza la acción, el usuario comprador recibirá una alerta en la plataforma y podrá realizar las modificaciones y/o correcciones pertinentes;

- si el usuario aprueba la acción, el usuario podrá publicar el procedimiento.

Si no hay flujo de aprobación asociado: podrá pulsar la opción “Publicar”



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4. ÁREA DE TRABAJO DEL EXPEDIENTE

El área de trabajo del expediente es donde se encuentra toda la información relacionada con el proceso en cuestión.

Imagen 47. Área de trabajo del expediente

A) Expediente: encontrará la referencia del expediente tanto de la entidad como del Portal Transaccional.

B) Proceso: en este apartado encontrara el tipo de proceso, referencia, estado actual, total estimado y nombre de la unidad de requisición a la que pertenece el proceso. C) Fechas: Zona horaria y fechas principales del proceso



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D) Línea de tiempo: es una representación gráfica de las diferentes actividades del proceso, por ejemplo fecha de publicación del pliego de condiciones, plazo para presentar observaciones.

E) Estatus: estatus actual de proceso

F) Fases: el Portal Transaccional le muestra la fase en la que se encuentra el proceso.

G) Proveedores: muestra un gráfico con los proveedores interesados, invitados y

competidores. I) Evaluación económica: área donde quedaran registradas las evaluaciones realizadas a las ofertas. J) Informes proceso de selección: área donde se verán los informes de selección o adjudicaciones. K) Evaluación: área donde se verán las evaluaciones de criterios realizadas a las ofertas del proceso. L) Contratos : área donde se verán los contratos realizados.



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5. FASE PRE-CALIFICACIÓN

Una vez pasado el tiempo colocado en el primer cronograma quedara cerrada la fase de borrador (observaciones), deberá pulsa la opción proceso que se encuentra en la parte superior izquierda de la siguiente pantalla y esta lo llevará a la carpeta del expediente.

Imagen 48. Cierre fase de observación

El Portal Transaccional habilitará la opción Finalizar Etapa de planeación

Imagen 49. Finalizar etapa planeación



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Pulsada esta opción el Portal Transaccional le trasladara nuevamente a los pasos de configuración del proceso para completar o editar los datos y continuar con la siguiente fase, estos pasos son los mismos que completó en la etapa de borrador, en este caso tendrá que asignar en el paso Configuración del proceso –Bloque Cronograma, las nuevas fechas para la fase de presentación de propuesta de credenciales y propuesta económica.

Imagen 50. Cronograma

Luego de realizadas estas modificaciones deberá pulsar el botón y quedara desbloqueado el paso Configuración del presupuesto (Paso 8) que deberá completar.

Imagen 51. Configuración del presupuesto



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Una vez completados estos datos pulsar el botón , el proceso quedara publicado en modo diferido hasta que se cumpla la fecha que coloco en el cronograma, en esta fase los proveedores podrán presentar únicamente sus credenciales (Sobre 1 – Credenciales).

Imagen 52. Pre-calificación

2 Para regresar al área de trabajo del expediente deberá pulsar la opción proceso que se encuentra en la parte superior izquierda de la siguiente pantalla

Imagen 53. Pre-calificación

2 El Portal Transaccional no permitirá la publicación del procedimiento, si no cuenta con la reserva presupuestaria en base

al valor estimado.



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6. PUBLICACIÓN DIFERIDA

Al pulsar el botón Publicar una vez cumplimentados los pasos de la creación del procedimiento, el Portal Transaccional le mostrará la siguiente pantalla informativa, especificando el día y la hora en la que se publicará el procedimiento ya programado en el cronograma, a esto le llamamos “Publicación Diferida”, deberá hacer clic en confirmar.

Imagen 54. Publicación diferida

Una vez publicado el procedimiento:

El mismo será de acceso público y cualquier proveedor puede consultar la información.

Los proveedores que tengan interés informativo en una misma categoría del procedimiento van a recibir un correo con la información de que un procedimiento en esa categoría fue publicado.

Cancelar procedimiento: el Portal Transaccional obliga a que el usuario justifique la

cancelación, con comentario y adjuntando un documento justificativo (en el flujo de aprobación). esta acción se registrará asociándole un flujo de aprobación. una vez cancelado, el procedimiento quedará en estado cancelado.

Una vez realizada la publicación del procedimiento en la plataforma, éste estará disponible para todos los proveedores que accedan a la plataforma a través de las opciones: - “Consultas Activas” (sin login). - “Búsqueda de procedimientos de acceso público” (con login). - El Pliego de Condiciones Específicas podrá ser retirado por todo interesado a través de la plataforma.



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7. DECLARACIÓN DE DESIERTO DE UN PROCESO

Un proceso podrá ser declarado desierto en caso de no recibir ofertas en el tiempo definido, esta acción podrá ser realizada siempre y cuando haya pasado el tiempo de presentación de oferta y no se presentará ningún interesado.

Imagen 55. Declaración de Desierto

Si quiere relanzar el procedimiento, el Portal Transaccional le da opción de realizarlo, haciendo la pregunta ¿Relanzar el proceso? En el caso de elegir si, el Portal Transaccional creará una copia del proceso y podrá realizar las modificaciones de lugar.



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Imagen 56. Declaración de Desierto



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8. MENSAJES /ACLARACIONES

La entidad contratante podrá publicar aclaraciones al procedimiento, los proveedores interesados pueden ponerse en contacto con la entidad para consultar dudas respecto al pliego de condiciones o cualquier aspecto del procedimiento en cuestión.

1. Crear una aclaración/Mensajes

En el widget Mensajes, dentro del área de trabajo del expediente pulse el botón

“Crear”.

Imagen 57. Mensajes

Deberá elegir a que publico ira dirigido el mensaje

Posteriormente, se tendrá que añadir un asunto. Se podrá adjuntar un documento y/o

utilizar una plantilla para el texto previamente creada.



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Imagen 58. Crear Mensajes

Una vez redactado el mensaje deberá pulsar el botón . Contestar a una aclaración:

En el widget Mensajes, pulse el botón “Contestar”.

1. Seleccione la aclaración que desea contestar y que estará disponible para todos

los proveedores interesados.

2. Pulse el botón Contestar.

3. Posteriormente, se tendrá que añadir un asunto. Se podrá adjuntar un documento

y/o utilizar una plantilla para el texto previamente creada.



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9. MODIFICACIONES / ADENDAS

Una vez publicado el procedimiento, la plataforma permite hacer modificaciones o

adendas en el mismo.

Cuando se requiera realizar una modificación a los pliegos de condiciones específicas

(adendas o enmiendas), éstas se podrán hacer desde el widget

. La plataforma permite definir dentro del Equipo del

procedimiento, qué usuarios podrán realizar Adendas , según los roles establecidos en la

consola de Administración y en las fechas contempladas en el cronograma del

procedimiento, salvo los casos que procedan de una suspensión. Siempre habrá que

justificar la modificación, que será visible para los proveedores interesados en el

procedimiento.

Imagen 59. Modificaciones



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Las modificaciones o adendas que podrán realizarse son las siguientes:

Modificación en las fechas del cronograma Cambiar configuración Cambiar el formulario de respuesta Cambiar la evaluación Cambiar pliegos y documentación

Deberá hacer clic en el bloque del proceso que quiere modificar, el Portal Transaccional

lo llevara a ese bloque y podrá hacer la modificación, a seguidas pulsar el botón

Confirmar.

Imagen 60. Modificaciones o adendas

Imagen 61. Modificaciones o adendas



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A continuación deberá justificar la modificación en el campo llamado Modificación de la

oferta y pulsa el botón .

Imagen 62. Justificación de modificación

Posteriormente, para que ésta se haga pública, habrá que pulsar el botón .

Los proveedores interesados serán notificados a través de una alerta automática de la

plataforma de la realización de las adendas o modificaciones.



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10. FASE APERTURA DE OFERTAS- CREDENCIALES

Las ofertas de los proveedores son recibidas en la plataforma con la información encriptada sin posibilidad de conocer su contenido hasta que pase el tiempo definido en la configuración del proceso. En la fecha de la apertura, deberá hacer clic en la opción Apertura de ofertas del área de trabajo del expediente.

Imagen 63. Apertura de sobre

Una vez haga clic en el botón Apertura de ofertas el Portal Transaccional muestra el

sobre 1 (credenciales) encriptado con la ofertas, deberá hacer clic en el botón .

Imagen 64. Apertura de sobre



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Los sobres serán desencriptados.

Imagen 65. Desencriptar ofertas

Una vez desencriptadas las ofertas, los peritos designados podrán acceder a la información de las mismas, así como al contenido de la fase de credenciales y muestras a través de la plataforma, posteriormente pulsando en la referencia de cada oferta podrá validar la información y descargar documentos.

Imagen 66. Evaluar ofertas



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A seguidas el Portal Transaccional muestra una pantalla con las ofertas recibidas, si existiera alguna oferta presentada fuera del plazo de presentación de ofertas deberá decidir si será calificada o descalificada antes de continuar con el proceso.

Imagen 67. Calificar o Descalificar



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Debajo de las ofertas los evaluadores tendrán otro bloque para adjuntar informes periciales o cualquier documentación que se entienda necesaria.

Podrán hacer la evaluación desde los siguientes puntos:

- En la fase de apertura, pulsando el botón - En el área de trabajo del proceso, en el apartado Evaluación de criterios.

Revisadas las ofertas deberá Habilitar o Excluir las mismas utilizando los botones Admitir o excluir que se encuentran en cada una de las ofertas. Mensajes de tipo o naturaleza Subsanables • El comprador va a enviar un mensaje a través del apartado Mensajes en el área de trabajo del procedimiento, para el proveedor que tiene en falta los documentos; • El proveedor va a recibir el mensaje en el apartado y tiene la posibilidad de adjuntar documentos al mensaje; • El comprador va a recibir el mensaje con los documentos y tiene el botón “Añadir” para poder añadir los documentos automáticamente a la oferta; • El envío, recepción y lectura de los mensajes generan un recibo electrónico con la fecha y hora en la que se realizó la acción. Subsanación de credenciales • Después de descargar la documentación aportada por el proveedor, se podrá hacer una nueva evaluación en la plataforma o hacerla fuera de ella. Podrá realizar la evaluación de las ofertas si así lo ha definido en la configuración del

proceso, deberá hacer clic en el botón que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla de apertura de sobres.



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Imagen 68. Evaluación

A seguidas el Portal Transaccional presentara una pantalla donde deberá colocar la

referencia y el nombre de la evaluación a realizar, luego hacer clic en el botón . El Portal Transaccional crea la hoja de evaluación y habilita el bloque Análisis de la evaluación, deberá hacer clic en el botón Crear análisis.


Una vez seleccionada esta opción, el Portal Transaccional creara la hoja de análisis en la que deberá completar la referencia del análisis y elegir el tipo de análisis.



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Seleccionada la opción Criterios de evaluación, se habilitara el bloque ofertas a comparar, donde le mostrara los datos de los ofertantes participantes en el proceso, deberá seleccionar haciendo clic en el check box y pulsar el botón crear.



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Imagen 71. Análisis evaluación

El Portal Transaccional habilitara el paso Análisis de la evaluación en este Paso podrá introducir las puntuaciones de manera manual al Sobre Técnico de todas las ofertas recibidas.




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Haciendo clic en la imagen le abrirá una ventana en la que podrá asignar las puntuaciones a cada criterio definido por cada oferta y pulsar el botón Guardar y cerrar.


El Portal Transaccional realiza el cálculo en porcentaje para cada oferta y presenta un informe con los resultados tanto grafico como de lectura.

Si desea modificar la puntuación otorgada deberá pulsar el botón .



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A seguidas hacer clic en guardar y luego Finalizar evaluación En el widget evaluación el Portal Transaccional muestra la clasificación final sugiriendo el estado de cada oferta, dicha sugerencia podrá ser modificada y podrá admitir o excluir ofertas técnicas.



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Nuevamente deberá pulsar el botón , el Portal Transaccional

habilitara el botón , deberá hacer clic en el mismo y pasara a realizar la selección de las ofertas precalificadas, desde aquí podrá realizar comentarios al informe de selección, así como agregar documentos.



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Una vez agregados los comentarios y documentos deberá pulsar el botón , el Portal Transaccional habilitará el paso Informe final

Imagen 77. Informe final

Deberá agregar el documento de informe final y pulsar el botón confirmar.




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A continuación el Portal Transaccional habilita el botón Publicar

Imagen 79. Publicar Informe

Publicado el informe deberá volver al área de trabajo del expediente, haciendo clic en la opción proceso que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla.

Imagen 80. Publicar Informe

En el área de trabajo del expediente quedara habilitada la opción para crear la siguiente Fase

Imagen 81. Fase siguiente

Pulsado el botón Crear fase siguiente, el Portal Transaccional le llevara a la pantalla de

pasos que ha completado previamente en las fases anteriores, en esta fase ningún paso

es editable



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A continuación pulsar el botón y luego . El proceso quedara publicado para recibir las ofertas económicas de los proveedores precalificados en la fase anterior.

Imagen 82. Publicar



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11. FASE APERTURA DE OFERTAS (SOBRE 2: ECONÓMICO)

Las ofertas económicas de los proveedores son recibidas en la plataforma con la información encriptada sin posibilidad de conocer su contenido hasta que pase el tiempo definido para la apertura. El usuario de la unidad de compras deberá pulsar el botón Crear fase siguiente:

Imagen 83. Apertura de ofertas sobre económico

A seguidas deberá pulsar el botón Finalizar Consulta:




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Luego hacer clic en el botón Publicar:


En la fecha de la apertura, en la opción Fases de Apertura del expediente tendrá la opción para iniciar el proceso de apertura del sobre económico , botón “Abrir”. Sólo se tendrá acceso al contenido del Sobre Económico.

Apertura y evaluación de sobre económico




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Deberá seleccionar el sobre 2 propuesta económica


Deberá hacer clic en el botón Iniciar a seguidas en Abrir sobres para desencriptar las ofertas.

Imagen 88. Apertura de sobres

Una vez desencriptadas las ofertas podrá aceptar o excluir las mismas y descargar documentos para la evaluación. Pulsar en el botón confirmar, desde esta paso podrá evaluar los precios presentados,

pulsando en el botón .



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Imagen 89. Apertura de sobre Económico

Tendrá la opción de realizar un estudio de precios que le permitirá evaluar la oferta económicamente más ventajosa mejor oferta, podrá acceder al mismo por diferentes vías:

En la fase de apertura, pulsando el botón estudio de precios. (Evaluación económica) En el área de trabajo del procedimiento, en el apartado Evaluación económica).



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Imagen 89. Evaluación Económica

Seleccionados las ofertas a evaluar pulsar el botón Crear, el Portal Transaccional genera el análisis de precios destacando la oferta de menor valor, visualizado el reporte pulsar el botón finalizar análisis.

Imagen 90. Análisis de precio

La plataforma indicará automáticamente el precio más bajo recibido, y se podrá generar un archivo en formato Excel, que podrá ser adjuntado a los Documentos correspondiente a la fase de apertura.



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El Portal Transaccional habilita el botón

Imagen 91. Análisis de precio



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12. FASE DE ADJUDICACIÓN (SELECCIÓN)

La adjudicación se podrá realizar desde diferentes opciones:

A partir de la evaluacion economica de precios, es decir , tras el estudio de precios,

la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese análisis.

En el área de trabajo del procedimiento, en el widget seleccion.

Siempre que se crea una adjudicación, la plataforma le asigna una numeración única (ID

de la adjudicación).

Creación de una adjudicación La creación de una adjudicación consta de varios pasos:

1. Paso Información General

Bloque Título

• Estado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. • Tipo de adjudicación: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no

editable. • Creado desde análisis comparativo: campo rellenado automáticamente por la

plataforma. no editable.

Bloque Resumen

• Número de expediente: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

• Título: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Descripción: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Fase: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Otras Referencias/Id: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable.

Bloque Datos Generales

• Número de expediente: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

• Título: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Unidad de requisición: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable. • Tipo de procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable.



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Bloque Información del Contrato

• Local de ejecución/entrega: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

• Duración: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

Bloque Comentarios a la adjudicación

• Comentario: casilla de campo libre donde se podrán añadir comentarios a la adjudicación.

Bloque Anexos a la adjudicación El usuario podrá adjuntar documentación a la adjudicación pulsando el botón “Añadir

Documento.”

Bloque Configuración del presupuesto

• Valor estimado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable; • Destinación del gasto: el usuario deberá seleccionar entre las opciones:

Funcionamiento o inversión

Origen de los recursos: el usuario deberá seleccionar la lupa y escoger del árbol

de origen de los recursos. ver tabla de origen de los recursos en archivo 1;

Código autorización de disponibilidad presupuestal: campo rellenado

automáticamente por la plataforma. no editable.

Bloque Información de la Unidad de compra

• Entidad contratante: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.

• Dirección: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente. • E-mail: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente. • Teléfono: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.

Bloque Aprobadores de la apertura

• Información sobre los usuarios que realizaron la apertura de ofertas, así como la fecha y hora en la que se realizó dicha acción.

Bloque Clasificación Lista de proveedores que enviaron sus ofertas. Aparecerá la siguiente información:

• Posición: Se deberá indicar la posición en la que ha quedado el proveedor (1º, 2º, 3º, etc.)

• Orden de llegada: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Referencia de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable. • Nombre del proveedor: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable.



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• Tipo de entidad: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Valor (precio ofertado): campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable. • Intención de: el usuario deberá seleccionar entre las opciones Seleccionar, admitir o

excluir. • Puntuación: El usuario deberá indicar la puntuación obtenida por cada uno de los

proveedores. • Justificación: Pulsando en la opción “Añadir comentario”, el usuario podrá añadir un

comentario para una oferta en concreto. • Opción para ver el detalle de la oferta.

Bloque Selección de adjudicatarios

• Adjudicado a: el usuario deberá seleccionar el proveedor seleccionado (adjudicatario).

• Una vez seleccionado el proveedor, el Portal Transaccional presenta en este campo la lista de artículos con las respectivas cantidades y valores.

• Si es necesario adjudicar precios diferentes a los iniciales, éstos se podrán modificar en la propia creación de la adjudicación.

• Si es necesario adjudicar cantidades diferentes a las iniciales, éstas se podrán modificar en la propia creación de la adjudicación.

• El usuario deberá seleccionar los artículos a adjudicar y pulsar en la opción “Añadir seleccionados”.

Bloque Artículos a adjudicar Tras la selección de los artículos a adjudicar, el Portal Transaccional presenta la lista final

y el usuario tendrá que pulsar en la opción “Confirmar” para seguir con la adjudicación.

Bloque Lista de Adjudicatarios Una vez confirmados los artículos a adjudicar el Portal Transaccional presenta la lista final

de los adjudicatarios, con la siguiente información:

• Nombre del proveedor • Descripción de los lotes (si existen) • Nº de artículos adjudicados • Precio total de adjudicación • Precio base total • Contrato (el Portal Transaccional genera automáticamente el contrato y al pulsar

sobre su referencia el Portal Transaccional le re-direccionara a la pantalla de creación del contrato).

• Opción para evaluar el proveedor • Opción para ver la lista de los artículos • Borrar.



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Imagen 92. Selección /adjudicación

Una vez completados los pasos anteriores, el usuario deberá pulsar el botón “Confirmar”,

para continuar.

El sistema validará los siguientes datos, si el proveedor esta o no al dia con el pago de

impuesto con DGII y TSS.

En algunos casos los proveedores pueden tener un acuerdo de pago y así pueden seleccionar la opción “¿tiene acuerdo de pago?” (en este caso deberá adjuntar un fichero comprobante del acuerdo de pago).

Imagen 93. Anexar certificación del Proveedor

Nota: en el caso del servicio de validación no estar disponible o con error técnico debe ser

posible adjudicar adjuntando un documento justificativo de certificación de estatus

tributario que en este caso deberá solicitarle al proveedor como parte de la documentación

de la oferta. Si son varios documentos, deberán agregarse en un zip. En el caso del

servicio estar inactivo debe ser posible continuar la adjudicación sin validación.



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Una vez que se complete la verificación del pago de impuesto del proveedor adjudicado,

debera pulsar el boton guardar, de esta manera, el Portal Transaccional habilitará el paso

2 “Informe final”.

Si el usuario no ha completado todos los pasos de la creación de una adjudicación, el

Portal Transaccional emitirá una alerta y no permitirá finalizar la adjudicación.

2. Informe Final

Si decide notificar a todos los proveedores que han enviado una oferta, la adjudicación (no

sólo al adjudicatario) en este paso se podrá adjuntar un documento de la notificación de la

adjudicación.

Existen varias opciones para generar un documento de la notificación de adjudicación:

- La plataforma propone una plantilla que contiene referencia del procedimiento y el

nombre del proveedor, además de otros datos.

- Se puede cargar en la plataforma una plantilla definida por la Entidad Contratante

con su imagen corporativa así como los campos del document.

- Cargar un documento alojado en el ordenador del usuario: se pulsará en la

opción” Añadir una nueva” y se cargará el mismo.

Se tendrá que pulsar el botón “Confirmar”.




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A continuación, tendra que pulsar el botón “Publicar ”

Con este paso quedará creada la referencia del contrato y podra acceder a El a traves de

el area de trabajo del expediente.

Imagen 95. Contrato/Orden de compra

A lo largo de la creación de una adjudicación, el usuario tendrá a su disposición las

siguientes opciones:

Guardar: la adjudicación se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir

trabajando en él posteriormente;

Cancelar adjudicación: si el usuario se hubiese equivocado en la adjudicación se

puede cancelar dicha adjudicación y crear una nueva. la cancelación de una

adjudicación ya notificada genera una alerta automática de la plataforma dirigida

todos los proveedores que han enviado una oferta;

Finalizar adjudicación: el Portal Transaccional asume los datos cumplimentados en

la adjudicación y hace visible el paso “notificación de la adjudicación”. si faltara por

cumplimentar algún dato, la plataforma mostrará un mensaje de alerta así como el

campo donde existe un error o no está cumplimentado;

Si no hay un flujo de aprobación asociado a la adjudicación, el usuario podrá

pulsar la opción finalizar adjudicación;



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Si hay un flujo de aprobación asociado a la adjudicación, el usuario tendrá que

confirmar la adjudicación y cada responsable de la aprobación recibirá una alerta de

aprobación. una vez aprobado, el usuario podrá finalizar la adjudicación.



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13. CREACIÓN DEL CONTRATO

Después de crear la Adjudicación será posible crear el Contrato con el proveedor o

proveedores adjudicados.

Solo podrá crear el contrato una vez creada la adjudicación, de tal manera que los datos de la adjudicación se volcarán automáticamente en el mismo.

Se podrá acceder al borrador del contrato desde la propia adjudicación o desde el widget contratos, pulsando en la referencia interna del contrato.

Pasos del Contrato:

El contrato consta de los siguientes pasos, los cuales se deberán de completar antes de

ser enviado al proveedor.

Los pasos son los siguientes:

Nota: Las definiciones de los pasos del contrato se encuentran en el Manual de Gestión de Contratos. (Ver en el manual Gestión de Contratos). A lo largo de la creación de un contrato, el usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones:

Guardar: el contrato se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir trabajando en él posteriormente;



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Finalizar: el contrato se queda en estado pendiente de aprobación por el usuario aprobador.

Los estados del contrato son:

Creado (en edición) Terminado(confirmado) Aprobado (enviado para el proveedor) Cumplido(cerrado) Suspendido Rescindido

Una vez creado el contrato, se pulsará el botón “Enviar al proveedor” para que éste reciba dicho documento. Si hay un flujo de aprobación asociado al envío del contrato, antes del envío, el usuario aprobador recibirá una alerta para que apruebe el contrato y este quedará en estado “Aprobado”. Una vez estando el contrato aprobado tendrá la opción de hacer modificaciones al contrato y crear incumplimientos. (Para mayor información ver en el manual Gestión de Contratos).



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14. NOTAS



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15. NOTAS


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