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Minimanual de uso de planillas de cálculo

Planilla u hoja de cálculo:•Es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

•Las tablas de las hojas de cálculo comprenden los conceptos de celda, fila y columna, la intersección de una fila y una columna es llamada celda, las filas están etiquetadas por números consecutivos, mientras que las columnas están etiquetadas con letras consecutivas del abecedario.

•Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo modernas, se utilizan a veces para hacer pequeñas bases de datos, informes, y otros usos.

Existen muchas:•Excel, (Microsot Office)•Quattro Pro•Lotus 123

Software Libre•Calc (OpenOffice.org)•Gnumeric (Gnome Office)•KSpread (KOffice)

Internet:http://es.openoffice.orghttp://es.wikipedia.orghttp://www.bricklin.com

Orígenes de las hojas de cálculoEn 1961 se vislumbró el concepto de una hoja de cálculo electrónica en el artículo "Budgeting Models and System Simulation" de Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crédito de este tipo de programas, y de hecho intentaron patentar (patente en U.S.A. número 4.398.249) algunos de los algoritmos en 1970. La patente no fue concedida por la oficina de patentes por ser una invención puramente matemática. Pardo yLandau ganaron un caso en la corte estableciendo que "algo no deja de ser patentable solamente porque el punto de la novedad es un algoritmo". Este caso ayudó al comienzo de las patentes desoftware.

Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las hojas de cálculo. Bricklin contó la historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de cálculos en un tablero. Cuandoel profesor encontró un error, tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando aBricklin a pensar que podría replicar el proceso en un computador, usando el paradigma tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas que intervenían en el proceso.

Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y la "aplicación fundamental" que hizo que el computador personal dejase de ser sólo un hobby para entusiastas del computador para convertirse también una herramienta en los negocios.

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CBA

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CBA

Dan Bricklin y Bob Frankston en 1980

2Minimanual de uso de planillas de cálculo R.P. Escudero (2006)

Dos ejemplos de hojas de cálculo, Excel cuya licencia tiene un costo anual de uso y Calc, que al ser software libre no posee costo.

Como se puede apreciar no hay grandes diferencias en cuanto a lo que los programas presentan en pantalla por lo tanto en adelante utilizaremos Excel para los ejemplos.

La característica principal de las hojas de cálculo es la de organizar los datos en una grilla conformada por filas y columnas.

Las filas habitualmente están numeradas a partir del número 1 y las columnas a partir de la letra “A”, al llegar a la “Z” se comienza combinando “AA”, ”AB”, etc.

La cantidad de filas y columnas disponibles en las hojas dependerá de la versión del programa con la que estamos trabajando.

A la intersección entre filas y columnas se les da el nombre de Celdas, cada celda tendrá un nombre único para referenciarla y será las coordenadas de la misma, o sea el nombre de la columna y fila que se cruzan sobre ella. Ej.: A5 es la celda que se encuentra en la intersección de la columna “A” y la fila 5.

Los archivos de hojas de cálculo son generalmente llamados “Libros” ya que están formados por una o varias “hojas”, de esta forma incorporamos una nueva dimensión a las celdas, y cuando queramos referenciar celdas en otra hoja debemos identificarlas con el nombre separado por el signo de admiración de cierre ( ! ), Ej.: Hoja2!A3 es la celda que se encuentra en la intersección de la columna “A” y la fila 3 en la “Hoja2”. El nombre de las hojas puede cambiarse, no así el nombre de las filas y columnas.


Distintas “hojas” del mismo “Libro”, la hoja activa está resaltada.

Se conoce como bloque, al conjunto de celdas. Los bloques son siempre rectangulares y para nombrarlos o referenciarlos se utiliza la celda que se encuentra más arriba a la izquierda y la celda más abajo a la derecha separados por el signo dos puntos( : ). Ej: En el imagen de abajo está seleccionado el bloque B2:C6.

Partes de la pantalla del programa

Barra de título de la ventana, nos muestra el nombre de nuestro

libro activo

Controles de la ventana del Excel Controles de la

ventana del libro activo

Barra de Menúes

Barras de herramientas

Barra de formulas y bloques

Zona de trabajo

Desplazamiento entre hojas

Barra de herramientas

Barra de estado Barra de desplazamiento horizontal

Barra de desplazamiento vertical

Celda activa

Punto para arrastrar y rellenar

Punteros y cursores

El cursor o punto de inserción lo podemos identificar como una barrita vertical que titila y en cuyo lugar aparecerán las letras que escribamos, por otro lado el puntero es la “flechita” que movemos con el ratón. Puede cambiar de forma y esto nos indica distintas cosas.

Puntero de selección, en la zona de trabajo sirve para mover la o las celdas seleccionadas

Puntero de selección de celdas

Puntero de arrastrar y rellenar


El Teclado Teclas de función:F1-Acceder a la ayudaF2-Editar el contenido de una celdaF3-NombresF4-Absoluto/relativo durante la edición - RepetirF5-Ir aF6-Mover al siguiente panel de un libro que se ha divididoF7-OrtografíaF8-Comenza/finalizar selecciónF9-CalcularF10-Acceder al menúF11-Gráfico automáticoF12-Guardar

Escape = cancelar

Imprimir pantalla: toma una foto de la pantalla que luego se puede pegar

Bloqueo de desplazamiento: movemos la hoja en lugar de la celda activa, enciende la tercer luz indicadora

Teclado numérico o de desplazamiento

Bloqueo numérico, activa el teclado y enciende la primer luz indicadora

Teclas de desplazamiento

Inserción y borrado

Tecla WindowsAbre el menú inicio Tecla botón derecho

Alt Gr en combinación con otras teclas para acceder a caracteres

especialesLas teclas Shift, Control y Alt se utilizarán en combinación con otras para acceder a métodos abreviados de acceso a distintas acciones y funciones.

Cuatro formas de hacer lo mismoEn la mayoría de las aplicaciones de utilidad vamos a encontrar cuatro formas distintas de acceder a la mayoría de las opciones:

Internet:http://www.bufoland.cl/apuntes/teclado/teclado_pc.php

A través de los menúes

Con las barras de herramientas

Con los métodos abreviados y combinaciones de téclas

Con el ratón, epecialmente con el menú contextual que se despliega al pulsar el botón derecho


Barras de herramientasLas opciones e íconos en las barras de herramientas pueden variar de una computadora a otra ya que estas pueden ser configuradas y adaptadas por el usuario

Barra Estándar, funciones generalesBarra de formato, funciones generalmente encontradas en el menú Formato/Celdas

Nueva HojaAbrir HojaGuardar

ImprimirPrevisualizarCorrector Ortográfico

CortarCopiarPegarPegar formato

Deshacer

Rehacer

Insertar hipervínculo (WEB)Suma automáticaAsistente para funciones

Ordenar ascendenteOrdenar descendente

Insertar celdaInsertar filaInsertar columnaInsertar hoja

Asistente para gráficos

Barra de dibujo

Zoom

Ayuda

Tipo de letra (fuente)

Tamaño de letra

Aumentar tamaño letraDisminuir tamaño letra

NegritaCursiva

Subrayado

Alineación IzquierdaAlineación centralizada

Alineación derechaAlineación Justificada

Combinar y centralizar

Formato Euros

Combinar celdasSeparar celdas

Combinar horizontalmente

Formato EurosFormato porcentual

Separación de milesAumentar decimalesDisminuir decimales

Sangrías

Selección de bordes

Color de fondo

Color de letra

Agregar/quitar/personalizar botones


Fórmulas básicas en Excel:Suma +Resta –División /Multiplicación *

Detalle del teclado numérico

División

Multiplicación

Resta

Suma

Enter

Decimal

También podemos utilizar pares de parentesis para establecer prioridades de cálculo

Arrastrar haciendo clic en el punto de arrastre de la celda o selección.

Arrastrar y completar

Sobre una selecciónBotón derecho/copiarBotón derecho/pegar

Edición/CopiarEdición/Pegar

Ctrl+CCtrl+V

Copiar y pegar

Sobre una selecciónBotón der./Formato de celdas...

Formato/Celdas...Ctrl+1Cambiar formatos de celda

Sobre una selecciónBotón derecho/cortarBotón derecho/pegar

Edición/CortarEdición/Pegar

Ctrl+XCtrl+V

Cortar y pegar

Hacer clic en el borde negro de la selección y sin soltar arrastrar hasta la nueva posición

Mover

RatónBarra de HerramientaMenúTecladoAcción

•Tanto en la acción de mover como en cortar y pegar, las referencias contenidas por fórmulas en las celdas afectadas, permanecerán invariables, sin embargo, las celdas que contengan referencias a éstas (salvo las absolutizadas - $ F4), si cambiarán, para referirse a la nueva posición.

•Por otro lado en la acción de copiar y pegar o arrastrar y completar, las referencias de las fórmulas contenidas mantendrán su relatividad, exceptuadas por aquellas referencias absolutizadas ($ F4), y las referencias de fórmulas que se refieran a estas permanecerán inalteradas.


Formato de celdas...Es la forma visual en que los valores contenidos por las celdas serán presentados en pantalla o en la impresora.

Menú Formato

Menú contextual del botón derecho

Método abreviado

por teclado

En la barra de herramienta no siempre está habilitado este botón

En la pestaña Númerovamos a encontrar los formatos numéricos ordenados por categorías, al hacer clic en cada categoría en el lado derecho del cuadro de diálogo se nos presentarán distintas opciones. También podemos elegir formato texto que permitirá escribir cualquier cosa en una celda sin que el Excel intente interpretar el formato (Ej.: número con ceros a la iz. Indicadores que puedan confundirse con fechas, etc.).

En la categoría Personalizada podremos crear nuestros propios patrones de formato.

Ver en la ayuda del Excel: Crear un formato de número personalizado


Formato de celdas...En Alineación podemos configurar la posición del texto dentro de la celda, así como la orientación que nos permite mostrar un texto en ángulo.Bajo el título Control del texto encontramos:•Ajustar texto: si un texto es más largo que el ancho de la celda este se ajusta al igual que el alto de la fila para poder mostrarlo todo:•Reducir hasta ajustar: cambia el tamaño de la letra para que quepa en el ancho de la columna.•Combinar celdas: permite unir varias celdas (las seleccionadas) en una sola, que será referenciada por la celda de más arriba más a la izquierda.

Las opciones de Fuente son muy similares a las de Word, nos permite especificar la tipografía y sus características. Hay que recordar que los tamaños de las fuentes (letras) difieren de lo que se presenta en pantalla a lo que luego se va a imprimir.

Ejemplos de alineaciones verticales y horizontales

En la barra de formatos podemos ver algunas de las opciones

Botones de alineación


Formato de celdas...Algunos Ejemplos de Bordes

En Tramas podemos elegir colores de fondo para sombrear las celdas o tramas.

También podemos colorear las celdas utilizando el botón en la barra de formatos.

Color

Tramas

Este botón en la barra de formatos nos permite rápidamente elegir un borde para nuestras celdas


Insertar / eliminarHaciendo clic sobre el nombre de la columna con el botón derecho accedemos al menú contextual donde podemos encontrar la opción para insertar o eliminar columnas, también la opción para cambiar el ancho de la columna

Haciendo clic sobre el nombre de la fila con el

botón derecho accedemos al menú

contextual donde podemos encontrar la opción para insertar o

eliminar filas, también la opción para cambiar el

alto de la fila

En el menú contextual de la Hojaencontramos la opción de insertar o eliminar hojas

También se puede cambiar el alto de la fila o el ancho de la columna haciendo clic sobre el borde de separación entre una fila y otra, o entre una columna y otra

En el menú contextual de las celdas podemos insertar o eliminar celda, también comentarios

Al seleccionar celdas con valores numéricos, en la barra de estado veremos la suma de esto valores, podemos seleccionar una operación distinta (promedio, cuenta) haciendo clic derecho sobre la zona del resultado.


Validación en la carga de datosValidar los datos que se carguen en nuestra hoja, nos va a permitir asegurarnos que, sin importar quien está cargando, los datos van a ser los esperados.Esta opción es especialmente útil cuando nuestras planillas van a alimentar algun informe, cuadro de mando o tabla dinámica.Asegurarnos que los datos de origen sean correctos nos asegura obtener información correcta al final del proceso.

Para configurar la validación en un grupo de celdas, primero debemos seleccionar estas celdas y luego ir al menú Datos/Validación...

Luego hay que seleccionar que tipo de valor se va a permitir en estas celdas

Para Número entero, decimal, fecha, hora y longitud de texto, nos presenta un cuando de diálogo similar en el que, bajo el título Datos, vamos a tener que elegir el tipo de comparación del valor de la celda, para luego especificar el valor de comparación. Ej. Entre un valor mínimo y uno máximo, igual a un valor específico, etc.

Las Listas nos van a permitir una serie de valores específicos que serán permitidos, estas listas pueden introducirse manualmente separando cada elemento por un punto y coma (;) Ej.: CIM;UCI;GUA, o seleccionando un bloque donde esté la lista de elementos Ej.: G1:G18.Celda con lista desplegable nos presentará en cada celda la posibilidad de abrir una lista y seleccionar con el ratón el elemento

Permite dejar celdas en

blanco, sin valor


Validación en la carga de datos

Por último tenemos la opción de Personalizar nuestra validación con una formula específica, como por ejemplo que el valor ingresado no supere en un x% el valor que se encuentra en otra celda.

Como opción adicional a la validación podemos configurar mensajes para nuestras celdas, el mensaje entrante es un cuadro de texto que aparecerá al estar posicionado sobre la celda en cuestión, es muy útil para informar al que carga sobre que está permitido cargar y que no. Otro, es el mensaje de error que se activará al confirmar (enter) el valor cargado en la celda, si este no se corresponde con la validación. Hay tres tipos de estilo: límite, que no permite el ingreso de valores que no se correspondan con los permitidos, advertencia que avisa que el valor no es permitido pero permite cargarlo igualmente e información que nos advierte que el valor no es permitido y deja seguir cargando igual.No es obligatorio establecer los mensajes, pero es muy recomendable si van a ser varias personas las encargadas de cargar datos en nuestra planilla.

Cuando modifiquemos una validación en un grupo de celdas, es conveniente tildar la opción Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración, esto nos facilita el trabajo ya que no estamos obligados a seleccionar todas las celdas. Al tildar la opción todas las celdas se seleccionarán en forma automática.


Algunas funcionesSintaxis de las funciones:

=NombreFuncion(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Cuando escribamos una función, debemos empezar con el signo igual (=), Ej.: =SUMA(...), siempre que no la usemos como parte de unafórmula Ej.: +B5+SUMA(...).Los argumentos pueden ser referencias a celdas (B5), referencias a bloques (B5:C8), o valores constantes.

En el caso de la suma, entre paréntesis se debe indicar como argumento, el bloque que se desea sumar.

Utilizando el botón de autosuma en la barra de herramientas es mucho más fácil. Y si hacemos doble clic más aún, siempre que estemos posicionados debajo de la columna o a la derecha de la fila que deseamos sumar.

La función CONTAR nos permite saber cuantos elementos dentro de un bloque son números

La función PROMEDIO nos entregará como resultado el promedio de todos los valores numéricos dentro de nuestro bloque.

Obsérvese que si dentro del bloque existe un valor no numérico este es ignorado.

Otras funciones:=MEDIANA(bloque) devuelve el valor central del conjunto.=MODA(bloque) devuelve el valor más frecuente=MIN(bloque) devuelve el valor mínimo=MAX(bloque) devuelve el valor máximo

NOTA: al escribir una función, podemos utilizar cualquiera de los métodos de selección (ratón, teclado –Shift+flechitas-) para escribir la referencia.


Asistente para pegar funciones

En la barra de herramientas podemos encontrar el botón, pegar función que nos presenta un cuadro de diálogo con todas las funciones habilitadas en el Excel ordenadas por categorías

En el cuadro, en la parte inferior podemos ver una descripción de la función con su sintaxis.

También podemos obtener ayuda adicional sobre esta función utilizando la llamada al asistente que se encuentra en la esquina inferior izquierda o pulsando la tecla F1.

En el siguiente cuadro, vemos información de cada uno de los argumentos a medida que nos posicionamos sobre cada campo.

A medida que vamos completando los datos vemos aparecer los valores y el resultado.A medida que vamos completando los datos vemos aparecer los valores y el resultado. Confirmamos la introducción de la función con enter o haciendo clic en aceptar. Para editar una función sólo hay que hacer clic en el botón de la barra de herramientas estando sobre la celda con la función.


También en el mismo menú podemos borrar el área de impresión para configurarla desde otra pantalla, Borrar el área de impresión NO significa borrar los datos, sólo se borra la referencia que indica al excel que zona de la hoja queremos imprimir.

Configurando la planilla para imprimirUna forma rápida de definir una zona de nuestra hoja para imprimirla es, habiendo seleccionado la zona de la hoja, en el menú Archivo/Area de impresión, elegir Establecer Área de

impresión.

Para poder configurar todas las opciones de configuración para nuestra hoja activa, debemos usar el menú Archivo/Configurar página..., donde tenemos 4 pestañas con opciones.

Imprimir la hoja en vertical o

apaisado

Ejemplo de cómo se verá nuestra impresión, muy práctico para realizar pequeños ajustes, en los márgenes o anchos de columna, utilizando el botón márgenes

Si necesitamos que el primer número de página no sea 1, por que nuestra planilla es continuación de otras hojas, aquí lo especificamos.

Esta opción es muy práctica ya que nos permite ajustar nuestra impresión a un determinado tamaño en páginas.Si necesito imprimir un listado que tiene varias páginas de largo y sólo necesito ajustarlo de ancho, entonces debo especificar 1 en páginas de ancho y nada (borrar el contenido) en páginas de alto.

En la pestaña de márgenes, configuramos nuestros márgenes medidos en centímetros medidos desde el borde de la hoja, tengamos en cuenta que según que impresora utilicemos hay zonas en las que no podemos imprimir. Las impresoras de chorro de tinta nos obligan a usar un márgen inferior alto.Los márgenes de encabezados y pies de página, tienen que ser menores a los márgenes superior e inferior respectivamente, ya que queremos que estos queden entre nuestra planilla y el borde de la hoja.Podemos aquí también centralizar la página entre los mágenes, esto hace que nuestra zona de impresión quede visualmente mejor ubicada en la hoja.A medida que nos movemos por las opciones, el dibujo central nos servirá de guía, y en cualquier momento podemos previsualizar nuestra impresión con el botón Vista preliminar.


Configurando la planilla para imprimirEn la pestaña de Encabezado y pie de páginapodemos establecer textos que aparecerán en el borde superior o inferior de la planilla al impimirse.Podemos elegir de la lista que nos sugiere el Excel o Personalizar... (haciendo clic sobre uno de los dos botones) lo que nos da acceso a otro cuadro de diálogo donde podemos configurar el encabezado o pie a gusto.

Éste nos presenta tres zonas de escritura donde podemos escribir un texto fijo, o utilizar los botones de inserción para agregar datos como el número de página, la hora o fecha de impresión, o datos sobre el libro (archivo). Para cambiar el formato del texto sólo tenemos que seleccionarlo y presionar el botón de fuente identificado con la letra A. Al hacer clic en aceptar, podremos ver un ejemplo de como se presentarán nuestro encabezado y pie de página.

Inserta el nombre de la hoja

Inserta el nombre del libro (archivo)

Inserta la hora actual

Inserta la fecha actual

Inserta el número total de págs.

Inserta el número de página

Cambia las opciones del texto, fuente, tamaño, etc.

Por último en la pestaña Hoja vamos a indicar el área de impresión, que es toda nuestra planilla, sin los títulos, ya que estos van a ser indicados en repetir filas en extremo superior, de esta forma se repetirán en todas nuestras hojas a modo de encabezado. Repetir columnas se utiliza con planillas que tienen varias hojas de ancho. Todas estas referencias es conveniente absolutizarlas.Noten que para la indicación de repetir filas o columnas, no se indica el bloque en la forma tradicional sino que se hace referencia a las filas o columnas solamente.

Otras Opciones:Líneas de división: Imprime las líneas de división de las celdas, como se ve en pantalla.Blanco y negro: sólo imprime B/N, sin colores ni grises.Calidad de borrador: no imprime ni tramas, ni rellenos ni bordes.Títulos de filas y columnas: imprime los nombres de filas y columnas similar a como se ve en pantalla.Comentarios: permite imprimir los comentarios insertados en una planilla al final de la hoja o dentro de nuestra planilla como en la hoja, para lo cual es necesario activarlos todos mediante el menú ver/comentarios.

El orden de las páginas será importante si nuestra planilla ocupa varias hojas de impresión en ancho y largo.

Una vez hechos todos los ajustes, podemos cambiar las Opciones...De nuestra impresora haciendo clic sobre este botón, previsualizar nuestro trabajo haciendo clic en el botón de Vista preliminar... (algo muy recomendable para evitar impresiones que terminen en la basura) o hacer clic en el botón Imprimir...


Imprimiendo la planilla

Para imprimir nuestro trabajo podemos hacer clic en el menú Archivo/Imprimir... , presionar la combinación de teclas Control y P, o presionar el botón en la impresora que encontramos en la barra de herramientas.

En cualquiera de los dos primeros casos, se nos presentará un cuadro de diálogo para seleccionar impresora y otras cosas, si utilizamos el botón en la barra de herramientas se imprimirá nuestro trabajo directamente con las opciones por omisión.

En el cuadro de diálogo Imprimirpodemos seleccionar la impresora por donde queremos imprimir, en el caso de tener más de una impresora o el servicio de FAXmodem habilitado en nuestra PC.

También podemos elegír no imprimir todo nuestro trabajos sino un Intervalo de páginas específicas, desde – hasta.

Podemos elegir imprimir sólo una selección (sólo las celdas pintadas), las hojas activas, o sea todas las que se encuentren seleccionadas, o todo el libro, esta opción imprimirá de cada hoja de nuestro libro (archivo) el área especificada para impresión.

También aquí podemos acceder a la Vista previa

Por último podemos especificar un número de copias de nuestra impresión, y si querémos intercalar los juegos o no.

Esto significa que podemos optar por imprimir un juego de copias tras otro, o imprimir todas las páginas 1, luego todas las 2 y así hasta el final.

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Taller de uso avanzado de planillas de cálculo Organización y Mé[email protected]

Funciones condicionales

=CONTAR.SI(RANGO;CRITERIO)

RANGO, es un bloque de la planilla de cálculo donde se encuentran los valores a ser evaluados (contados)

CRITERIO, es un valor fijo o referencia a una celda con un valor, que se evaluará contra el RANGO, contando dentro de este RANGO, aquellos valores que cumplan con el CRITERIO.

=SUMAR.SI(RANGO;CRITERIO;RANGO_SUMA)

RANGO, es un rango de la planilla de cálculo donde se encuentran los valores a ser evaluados con el CRITERIO

CRITERIO, es un valor fijo o referencia a una ceda con un valor, que se evaluará contra el RANGO.

RANGO_SUMA, es un bloque paralelo al RANGO, donde se encuentan los valores que se desean sumar. De este bloque se sumarán sólo los valores cuyo valor paralelo dentro del RANGO cumpla con el CRITERIO


=BUSCARV(Valor_buscado;Matriz_buscar_en;Indicador_columnas;Ordenado)

Valor_buscado: es el valos que deseo buscar en la primer columna del rango Matriz_buscar_en.

Matriz_buscar_en: es el rango que contiene tanto la columna donde se encuentran los valores a ser comparados con el Valor_buscado, que debe ser la primer columna del rango, y las columnas donde se encuentran los valores que se querrán como respuesta a la búsquea

Indicador_columnas: es un valor numerico que indica en que columna del rango se encuentra el valor que se necesita como resultado de la búsqueda, las columnas se numeran desde 1 en adelante, desde la primer columna del rango.

Ordenado: un valor FALSO, indica que la respuesta debe corresponderse con una búsqueda exacta, esto es que si no se encuentra el Valor_buscado no habrá resultado; por el contrario un valor VERDADERO, hará que si nuestra busqueda no encuentra el valor exacto, se considerará como válido el valor más aproximado, trayendose como respuesta el correspondente valor en la columna indicada en Indicador_columna.

Funciones de búsqueda y referencia


Tabla de Datos y Base de DatosSi bien existen definiciones más complejas para estos términos, consideramos

una tabla de datos, a una lista de datos relacionados entre si, cada renglón (registro) se relacionará a una entidad (Ej.: paciente) y cada columna (campo) mostrará características o atributos de esa entidad (Ej.: edad, peso, sexo, etc.).

Por otro lado una base de datos es un conjunto de tablas relacionadas entre sípor campos claves, como por ejemplo la historia clínica o el legajo de internación. De esta forma en una tabla podemos tener datos sobre consultas de pacientes y en otra sus antecedentes, relacionando ambas por el campo clave HC.

También podemos considerar Base de datos a una sola tabla con todos los datos que pretendemos analizar.

Es muy importante que nuestra Base de Datos, para que funcione bien el Excel, cumpla con algunos requisitos.

La fila destinada a los nombres de los campos (Títulos) estar completa para todas las columnas, prefiriendo nombres cortos y concisos.

Los datos en las columnas (campos) deben ser todos del mismo tipo, si se necesitan hacer comentarios se debe utilizar la opción de insertar comentarios. Es muy conveniente usar la opción de Datos / validación para evitar la introducción de datos erróneos.

No se deben dejar filas en blanco

MAL

BIEN


Armando gráficos simples1.) Seleccionar el área donde se encuentran los datos sobre los que quiero hacer el gráfico. Generalmente en la primer columna y fila del área se van a encontrar los títulos de cada serie de datos o de cada grupo de datos dentro de una serie.

2.) luego hacer clic sobre el botón del asistente para gráficos para acceder a las opciones.

3.) en la pantalla que nos aparece como paso 1 de 4 seleccionaremos el típo y subtipo de gráfico. Haciendo clic en el botón “Presionar para ver muestra” podremos ver un ejemplo del gráfico seleccionado con nuestros datos. Para continuar hacemos clic en Seguiente.

4.) En el paso 2 podremos seleccionar si nuestros datos están distribuidos en filas o columnas. Y en la pestaña “Serie” vemos que se encuentran ya definidos los rangos de la planilla donde se encuentran los valores, los datos y los títulos. A este cuadro se lo conoce como “Origen de los datos” y podrémos volver para hacer ajustes luego de terminado el gráfico


Armando gráficos simples

5.) Los datos que se solicitan en el paso 3 van a depender del tipo de gráfico seleccionado en el paso 1. En este caso encontramos 3 pestañas, una para los títulos, que de haber más de una variable en juego podemos definir titulos para todas ellas. En la segunda podemos definir la ubicación de la leyendo o deshabilitarla si no queremos ponerla. Y en la tercera se presentan varias opciones en cuanto a los rótulos y sus datos.

6.) Por último en el paso 4, definimos si colocar el gráfico en una nueva hoja o dentro de la hoja en la que estamos trabajando. También podemos seleccionar otra hoja en la lísta desplegable.

7.) Luego podremos cambiar las opciones haciendo clic con el botón derecho sobre las distintas partes del gráfico.


Tablas dinámicas - CreaciónLas tablas dinámicas nos permiten cruzar entre sí todas las variables (campos) que se presenten en una base de datos, obteniendo todo tipo de resultados.

1. Definir un bloque que abarque toda nuestra base de datos, para eso vamos al menú Insertar \ nombre \ definir.

2. En esa ventana, damos nombre al bloque y utilizando el botón de selección en la parte inferior derecha, marcamos TODA nuestra base, incluidos los títulos de los campos. Hacemos clic en Agregar y Aceptar

3. Seleccionar en el meú Datos, informe de tablas y gráficos dinámicos

4. Salteamos el primer paso dejando los valores por omisión:

5. En el paso 2, donde nos solicita el origen de los datos (¿Dónde están?) colocamos el nombre del bloque, que ya definimos en el punto 2. Esto nos será de gran utilidad cuando nuestra base crezca.

6. En el paso 3, estando seleccionada como, destino de nuestra tabla, una nueva hoja, hacemos clic en el botón de diseño.

7. Definido esto, hacemos clic en Finalizar


Tablas dinámicas - Diseño En esta ventana seleccionamos cada campo, arrastrandolo al área correspondiente dependiendo de que papel queremos que juegue:

Página: colocamos aquí los campos que queremos que funcionen como filtros

Fila y columna: aquí van los campos que harán de agrupadores.

Datos: ponemos en este área los valores que quiero contar, sumar, etc.Al colocar los campos

en la zona de datos, y haciendo doble clic sobre ellos, podemos elegir que tipo de resumen queremos. Igualmente haciendo clic sobre el botón número, podemos dar formato numérico a ese dato resumen, e inclusive podemos cambiarle el nombre, siempre y cuando éste no sea duplicado de otro existente.

Haciendo clic sobre el botón opciones podemos mostrar los datos como diferencia de otro valor, porcentage de, etc.

Para las distintas opciones se habilitaran los cuadros inferiores donde seleccionaremos, en el caso de “diferencia de”, de que campo y que valor.


Tablas dinámicas – Ajustes finalesEn este esquema podemos jugar con los datos arrastrando nuevos campos a las distintas zonas o haciendo ajustes en los datos

Menú desplegable con opciones de tabla

Campos de nuestra base de datos

Formato automaticoGráficos dinámicosAbrir el asistenteDisminuir detalleAumentar detalleActualizar tablaConfigurar campoMostrar/ocultar campos

DxTipo (Todas)

Sexo DatosF M Total Cant Total EM

Proced Cant EM Cant EMCap 69 10,04 88 7,68 157 8,72Ext 1 1,00 3 22,67 4 17,25GB 274 10,74 358 8,81 632 9,65Int 169 10,52 170 11,59 339 11,06Total general 513 10,56 619 9,48 1132 9,97

DxTipo (Todas)

Sexo Proced Cant EMF

Cap 69 10,04Ext 1 1,00GB 274 10,74Int 169 10,52

Total F 513 10,56

MCap 88 7,68Ext 3 22,67GB 358 8,81Int 170 11,59

Total M 619 9,48

Total general 1132 9,97

Utilizando la opción de Autoformato podemos presentar nuestra tabla de varias formas gráficas sin mayor esfuerzo, y aún así continúa siendo dinámica, por lo tanto, podemos seguir jugando con nuestros datos.


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27Minimanual de uso de planillas de cálculo R.P. Escudero (2006)EXCEL AVANZADO

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