Planificacin y administracin de proyectosNovember 15, 2008by Roberto Peailillo|3 CommentsPlanificacin y administracin de proyectos (Ingeniera y construccin)rpsystem.cl

Para comenzar a hablar sobre planificacin y administracin de proyectos, antes debemos plantearnos una serie de preguntas que nos ayudara a conocer mejor todos los elementos y universo de nuestro proyecto, as como, por que estamos aqu?, Cul es nuestro negocio?, Cules son las etapas de nuestro negocio?, es muy importante situarse y conocer el entorno del cual vamos a trabajar y analizar y sobre todo ver a la planificacin como una oportunidad de fortalecimiento y mejora, en esta oportunidad nos enfocaremos en proyectos relacionados con ingeniera, construccin, montaje, en general proyectos industriales.Pero que es la planificacin?, en simples palabras es una herramienta de gestin y control.Pero qu es la administracin?, en simple palabras es planear, organizar, dirigir y controlar todos los recursos de un ente economico para alcanzar unos fines claramente determinados.En la planificacin y administracin de proyectos los profesionales tendrn que ser capaces de tener amplios conocimientos en las ciencias de la Ingeniera en la solucin de problemas complejos y ser capaz de planificar, programar, disear, ejecutar, optimizar, dirigir, supervisar y evaluar procesos. Y sobre todo ser capaces de adecuar los nuevos sistemas tecnolgicos a sus necesidades administrativas.Etapas del negocio ingeniera y construccinEtapa 1: EstudioEtapa 2: Negociacin y contratoEtapa 3: PlanificacinEtapa 4: Desarrollo y gestinEtapa 5: Entrega y recepcinEtapa 6: Evaluacin y anlisisEtapa 1: Estudio, esta etapa se encarga de toda la recepcin, clasificacin, organizacin y registro de los documentos de licitacin, esta etapa debera encargarse de los siguientes puntos.- Planificacin de estudio (Recursos, plazos, visitas a terreno, presentacin de boleta, numero de especialistas, etc.)- Estudio y anlisis de todos los documentos de licitacin- Establecer una metodologa de ejecucin- Determinacin de recursos crticos- Estimacin de precios- Calificacin de la oferta- Elaboracin de los anexos a la oferta- Cierre- Presentacin de la ofertaEl anlisis de un contrato tpico para una obra de ingeniera o construccin debera contemplar la siguiente documentacin.- Contrato- Bases de licitacin- Bases administrativas generales- Bases administrativas particulares- Bases Tcnicas- Bases de medicin y pago- Cartas, consultas y respuestasEtapa 2: Negociacin y contrato, en esta etapa los principales puntos serian.Con el mandante.- la negociacin de trminos- oferta limpia- acuerdo final- firma del contratoY finalmente la realizacin del Kick Off Meeting (punta pie inicial del proyecto)Etapa 3: Planificacin, esta etapa va de la mano con la excelencia operacional de la empresa, permite al mismo tiempo optimizar tiempos de ejecucin y procesos, principalmente esta etapa identificaremos los riesgos de nuestro proyecto (FODA), adems de plantearnos que vamos a planificar (logstica, contrato, etc.)En esta etapa tambin definiremos nuestro equipo de obra, que principalmente debera de estar planteado de la siguiente manera- Gerente de contrato- Administrador de obra- Jefe de terreno- Jefe sala tcnica- Planificador de obraEtapas de la planificacin orientadas a servir como herramienta de gestin.- Contractual (Procesos)- Metodologas y secuencias constructivas (Programa de la obra, Project, primavera)- Control de Gestin (sistemas tecnolgicos de informacin)El programa deber de representar grficamente toda la secuencia de trabajo de la obra, as mismo controlar el avance del proyecto (HH, HMaquina, Materiales, etc.), adems de la gestin de los procesos de las actividades propiamente tal de la obra, detectar las holguras del proyecto y su ruta critica, etc.Etapa 4: Desarrollo y gestin, esta etapa esta relacionada con la ejecucin y control de la obra propiamente tal, control, gestin y avances (Mano de obra, materiales, Control HH, Control HM, etc.), proyecciones, es muy importante dentro de esta etapa tener una permanente conversacin entre el cliente y el mandante de esto depender de la solucin de posibles problemas como entregas de materiales atrasados, errores en la ingeniera del proyecto, problemas de logstica, etc.Etapa 5: Entrega y recepcin, en esta etapa el proyecto puede sufrir una serie de dificultades que en ocasiones el cliente no puede prever, as como aumento de la obra en un ltimo momento, anexos que no fueron evaluados, un Punch List muy detallado y exigente por parte del cliente entre las principales dificultades tenemos- Tiempo- Producto / Servicio- CostosLa entrega y recepcin oportuna de un proyecto y el cumplimiento de todos los plazos no siempre significa que el proyecto fue un xito total para la empresa contratista a cargo del proyecto, de hay la importancia de la excelencia operacional de los involucrados y una correcta planificacin de los procesos, esto relacionado netamente a los costos directos e indirectos involucrados, aqu hablaremos del famoso PFEtapa 6: Evaluacin y anlisisEL PF es una formula matemtica que las empresas utilizan para evaluar el resultado de sus proyectos, as como un proyecto puede ser increblemente bueno, tambin puede ser un completo desastre, con millonarias perdidas, demandas y juicios internacionales.PF = Horas Gastadas / Horas GanadasPara que un proyecto sea excelente el resultado tiene que ser PF ? 1.0Horas Ganadas = Rendimiento de propuesta x cantidad de avance fsicoOtros trminos relacionados con el presupuestoPOM = Presupuesto de obra modificadoPO = Presupuesto oficialConclusiones:En la actualidad los nuevos profesionales le han sacado el mayor provecho a los sistemas tecnolgicos de control y gestin de recursos y procesos en la administracin de grandes proyectos, en chile hace unos aos, estos recursos eran prcticamente prehistricos y muchos de los administradores y gerente de obra prcticamente aprendieron a controlar estos con el lpiz y papel y los mas avanzados con la famosa y arcaica sabana de obra que no era mas que una planilla de Excel esttica, prcticamente todas las metodologas de trabajo fueron copiados por grandes empresa internacionales, muchos de los profesionales se han especializado en el extranjero por esto mismo, un joven profesional especializado, va a ser un gran aporte, dentro de un grupo elite en planificacin y administracin de proyectos, que estn comenzando a implementar las tecnologa de la informacin en sus metodologas de trabajo.