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Planificación e Iniciación de Proyectos, con Mindjet MindManager

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Puesta en marcha de proyectos  Piense en la iniciación del proyecto como un proceso de cinco pasos: 1. Definir el problema 2. Describir el producto o servicio 3. Construir un plan de negocios 4. Hacer un ir / no-ir decisión 5. Cree el Mapa del Proyecto  La herramienta MindManager permite a los equipos discutir y documentar todo, migrar los datos de mapa a mapa, incorporar las hojas de cálculo y los datos en mapas, y llegar a decisiones acertadas con rapidez.

Definir el problema 

 Los proyectos deberían resolver los problemas. De lo contrario, ¿por qué emprender? Las mejoras a los actuales productos a menudo se producen porque hay una tecnología nueva o un contribuyente clave tiene un requisito nuevo, para satisfacer una necesidad de negocio claramente definidos. Al decidir qué proyectos llevar a cabo, lo primero es identificar el problema y luego preguntar cómo el proyecto que se propone lo resuelve. Este proceso implica el alto nivel de intercambio de ideas, la tarea perfecta para MindManager. El Mapa 1 se inició como una declaración de tres problemas para una empresa de consultoría de gestión de proyectos. El equipo realizó una lluvia de ideas sobre posibles soluciones, considerando los pros y los contras de cada una. Al final, se propuso el desarrollo de un producto e-learning para la gestión de proyectos.

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Mapa 1: Ejemplo de Definición del Problema

                

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Describir el producto o servicio El siguiente paso después de la  la proposición de un proyecto es crear una descripción de alto nivel del producto o servicios. Las entradas a este proceso provienen de la hoja de declaración del problema. 1. Copia el enunciado del problema, oportunidades y solución propuesta en un nuevo mapa. 2. Empezar a definir las características y funciones del producto. El nivel de detalle dependerá de las necesidades de una organización. Debe ser lo suficientemente detallada para las estimaciones de los costos y horarios, pero no tan detallado como un pliego de condiciones. 

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Map 2: Ejemplo Definición Requisitos

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Definir requerimientos de nuevo implica intercambio de ideas. Los miembros del equipo ofrecen sugerencias que rápidamente se agregan a un mapa. Los requisitos pueden ser refinados, aceptados o descartados, dependiendo de cómo la discusión avanza. Al final del proceso, usted debe tener una lista de requisitos que han resistido el escrutinio de todo el equipo.

Generar un Plan de Negocios  Tener una descripción del producto no quiere decir que un equipo se ha comprometido a un proyecto. Un plan de negocio necesita justificar el proyecto en términos de costos, rentabilidad de la inversión, y la estrategia corporativa. Los planes de negocios siempre deben responder a la misma pregunta: "¿Tiene sentido crear el producto o servicio propuesto? Hay muchos factores que entran para responder a esta pregunta. ¿Tiene el producto propuesto la posibilidad de satisfacer las necesidades estratégicas? ¿Tiene su propia organización, la experiencia necesaria para ofrecer el apoyo a este producto? Si no, ¿puede externalizar la experiencia? Un caso de negocio necesita las estimaciones de la producción, distribución, comercialización y gastos de apoyo.

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Mapa 3: Ejemplo de un Plan de Negocio

Mapa 3 muestra un plan de negocios de la muestra que se creó utilizando MindManager. Muestra todos los elementos para hacer el caso de un plan de estudios de administración de proyectos basado en web. Las bases del plan de negocio proviene de la descripción del producto. Pero para el caso de negocios, otros elementos se han añadido: � la estrategia de salida al mercado � Riesgos

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Estimación de los gastos �Acción recomendada (aprobar o rechazar) � Ejecutivo de cierre de sesión La integración de datos con el vinculador Excel ® Una de las ventajas de utilizar MindManager es su integración dinámica con Microsoft Excel. Para vincular una hoja de cálculo y un mapa: 1. Abrir el mapa y hoja de cálculo que desea vincular. 2. Desde la hoja de cálculo, seleccione el rango de celdas que desea mostrar en el mapa. 3. Haga clic en el botón de MindManager en la barra estándar de la hoja de cálculo. El rango de celdas aparece ahora como un tema en el mapa, como se observa en el Mapa 4. Los cambios en las celdas de los valores de los datos se actualizan automáticamente cuando el mapa y hoja de cálculo están abiertas. Map 4: Enlace Hoja de Cálculo y MindManager

Esta integración es importante para los planes de negocio. Estimación del coste y los ingresos dependen en gran medida en el uso de hojas de cálculo, al igual que la toma de decisiones técnicas como la de análisis costo-beneficio. La integración de estos datos con todos los otros elementos de su modelo de negocio optimiza su proceso de decisión. Tomar la decisión ir/ no‐ir El siguiente paso en el proyecto de iniciación es para tomar una decisión ir / no-ir. El plan de negocio sirve como base para tomar la decisión, pero muchas organizaciones emplean métodos de toma de decisiones.

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Entregar el Mapa o Carta del Proyecto  El último paso en el proyecto de inicialización para el patrocinador ejecutivo es expedir una carta del proyecto. Mapa 5 a continuación muestra la carta del proyecto para el proyecto e-Learning. La mayoría de esta información no es nueva; la información se transfiere fácilmente a la carta del proyecto. La carta del proyecto autoriza formalmente el proyecto y el director del proyecto. También aclara el proyecto marco que servirá como un punto de referencia en todo el proyecto. Ahora el proyecto pasa a su fase de planificación. Además de una integración eficaz de los esfuerzos de su equipo en la planificación del proyecto, MindManager ofrece potentes funciones que mejoran la planificación del proyecto: � Creando una estructura de división del trabajo �Asignando las estimaciones de tiempo, recursos y dependencias a tareas individuales � Exportar a Microsoft Project u otros similares � Crear el proyecto de referencia o línea de base

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Mapa 5: Ejemplo de Mapa o Carta del Proyecto

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Planificación de Proyectos  Una vez que el proyecto ha sido aprobado y su carta o mapa emitida, es el momento para empezar a planear en serio. MindManager le ayudará a su equipo: � Definir la declaración sobre el alcance � Crear una estructura de desglose de trabajo (EDT) � Exportar a Microsoft Project � Crear un: - Cambio plan de gestión - Plan de gestión de riesgos - Proyecto de organigrama � Montar el plan del proyecto  Definir la declaración sobre el alcance   El paso primero de la planificación consiste en definir la declaración del alcance del proyecto. El ámbito de aplicación tiene la intención de ser una transición entre la descripción del producto a la definición de las prestaciones del proyecto. El nivel de detalle que figura en una declaración sobre el alcance es muy variable. Declaraciones del ámbito de aplicación entregadas a las instalaciones de los equipos de desarrollo tienen un aspecto diferente respecto a los del cliente y un proveedor. El ámbito de aplicación establece un límite entre lo que un proyecto va y no va a entregar. La descripción del Ámbito de aplicación no es inamovible. Acontecimientos imprevistos obligan al equipo del proyecto a redefinir la declaración sobre el alcance de todo el proyecto. Un plan de gestión del cambio prepara su equipo para la gestión de cambios en el alcance, con eficacia y debe ser incluido en la declaración sobre el alcance. Para empezar, copiar y pegar la información pertinente de la carta del proyecto en un mapa. Con un grupo de expertos en la materia, analiza el producto en las prestaciones de alto nivel. Mapa 6 a continuación muestra los equipos de proyecto (temas en verde) y sus prestaciones de alto nivel (los temas en azul) para el proyecto e-Learning. Algunos resultados de los proyectos no son entregados a un cliente, pero son necesarios para que el proyecto sea posible. En el caso del proyecto de e-learning, estos productos permiten incluir: � Un sistema anfitrión para entregar las instrucciones a los usuarios finales � La integración con el sistema de facturación de la compañía � infraestructura de Apoyo a la cuenta, tecnología, y apoyo a la materia

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Map 6: Ejemplo Entregables del Proyecto

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Es útil añadir elementos de la carta del proyecto en la declaración sobre el alcance, incluyendo: � Los problemas a resolver � Requerimientos � Las limitaciones y supuestos Estos temas mantienen el equipo del proyecto centrado en las necesidades de negocio del proyecto. Mapa 7 muestra la declaración final sobre el alcance del proyecto e-Learning.

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Mapa 7: Ejemplo de declaración del alcance

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Una vez que las prestaciones del proyecto están claramente definidos en la declaración sobre el alcance, es el momento de dar el siguiente paso de la planificación y crear una plan de la estructura. Crear una estructura de desglose de trabajo Creación de un plan de la estructura (PEP) es el paso más importante para la creación de planes de alta calidad del proyecto . Sin un EDT detallada, los equipos de proyecto no pueden identificar adecuadamente: � Todo el trabajo por hacer � La duración del proyecto � recursos necesarios � Las dependencias entre tareas � Riesgos � El costo real del proyecto MindManager hace que sea fácil crear una EDT. En lugar de dividir el proyecto con notas adhesivas o en un tablero blanco, los equipos de proyecto crean la EDT con MindManager. El resultado PEP se puede exportar a MS Project para la programación, así como los costes y gestión de los recursos. Empiece por romper las prestaciones del proyecto lo suficiente como para hacer un plazo razonable de las estimaciones para las tareas. En el proceso, el equipo va a descubrir "oculto" tareas necesarias para completar el proyecto. Mapa 8 muestra una plantilla EDT creada con MindManager. Mapa 8: Plantilla Estructura de desglose del trabajo  

Después de que se ha dividido las tareas del proyecto, asigne recursos y las estimaciones de duración de cada tarea.

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Numerando la Estructura de Trabajo 

Después de crear la EDT y definidos los atributos de cada tarea, puede crear un sistema de numeración. Este sistema es útil cuando los miembros del equipo quieren referirse a una tarea específica.

Mapa 9 muestra una EDT detallada para un proyecto de remodelación de una cocina, en ella se incluye la numeración, los recursos y la estimación del tiempo de ejecución.  Para mumerar una EDT: 1. Seleccione el tema central. La Numeración sólo se puede aplicar a temas con subtemas. 2. Seleccione el botón Numbering. Aparecen Las opciones de numeración. 3. Seleccione sus opciones de numeración. Al exportar la EDT a MS Project, los números no se exportan con los datos de otra tarea

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Mapa 9: Ejemplo de una EDT

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Utilizando el Panel de Tareas El Panel de Tareas permite añadir información básica a una tarea

Si va a exportar la EDT a MS Project, evite que se introduzcan fechas de inicio y de final. El establecimiento de una “forzada” fecha de inicio hace más difícil la programación. Utilice el campo de duración para definir las estimaciones de tiempo. Le recomendamos entrar en las estimaciones de tiempo y recursos en la EDT antes de exportar a Project. Definición de dependencias Definición de dependencias significa que una tarea no puede comenzar hasta que otra termine. Mapa 10 muestra cómo definir dependencias mediante la elaboración de relaciones entre temas. También puede definer dependencias después de exportar la EDT a MS Project. Map 10: Definiendo dependencias de tareas

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Exportar a Microsoft Project Después de crear la EDT, usted está listo para exportar a MS Project. Para exportar una EDT a MS Project: 1. Haga clic en el botón de MindManager (FILE), a continuación, haga clic en Exportar y luego haga clic en Exportar tarea a Microsoft Project. Aparece un cuadro de diálogo. 2. Nombre del archivo extension mpp y definir dónde desea guardarlo. 3. Haga clic en Guardar. Aparece un cuadro de diálogo de ajustes para exportar. 4. Revise las opciones disponibles y seleccione Exportar cuando esté listo. El diálogo de exportación de Microsoft Project permanece abierto después de completar la exportación. 5. Haga clic en Abrir para ver el archivo mpp.. La figura 1 muestra una vista parcial del diagrama de Gantt después de exportar una EDT en el Mapa 9 a MS Project. Figura 1: Gráfico Gantt de remodelación de cocina

Todos los nombres de las tareas, recursos, y las estimaciones están ahora en el diagrama de Gantt. Las tareas individuales están agrupadas como lo fueron en el mapa. Usted puede utilizar MS Project para: � Definir dependencias (si no lo hizo en el mapa) � Realizar el seguimiento del costo de tareas y recursos � Ver los datos como un diagrama de red � Revisar el alcance, cronograma y recursos necesarios para cumplir los objetivos de su proyecto Llevando a su planificación a nivel más alto con MS Project 

Aunque esta guía no es un manual de usuario de MS Project, vale la pena tomar un momento para entender su valor para la gestión de proyectos y por qué MindManager es una herramienta clave para usarlo.

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Tomemos el proyecto de remodelación de la cocina como un ejemplo. El director del proyecto descubrió que había demasiadas tareas asignadas al carpintero, nadie puede trabajar tantas horas en un día. Para resolver el problema, el director del proyecto o bien puede nivelar el recurso mediante el reparto de los trabajos con el tiempo o añadir otro carpintero para el proyecto. Debido a que gran parte del trabajo no se solapa, el director del proyecto optó por dos carpinteros que trabajasen al mismo tiempo. Esta decisión protegió de los retrasos al proyecto sin incrementar los costes totales. La figura 2 muestra el diagrama de Gantt después de que las dependencias entre tareas se han definido y nivelado los recursos. El director del proyecto también reconoció que había necesidades de diferentes habilidades de carpintería, lo que posibilitaba contratar a un trabajador de baja cualificación para algunas tareas, recortando costes en el proceso. El director del proyecto descubrió que el fontanero, electricista, carpintero, y pintor y no podían completar todas sus tareas durante una sola fase del proyecto. Su trabajo se entrelazaba y se tendría que visitar el sitio de trabajo varias veces. Este conocimiento es vital para la negociación de los horarios de los contratistas y la protección de la realización del proyecto. Figura 2: Gráfico Gantt del Proyecto de remodelación de la Cocina (Vista Parcial con tareas predecesoras)

La Programación de múltiples contratistas para el trabajo altamente integrado introduce una gran cantidad de riesgos en la realización del proyecto. ¿Qué pasa si un proveedor no completa las tareas a tiempo? El efecto de este retraso sería en cascada por el resto del proyecto. El director del proyecto puede gestionar los riesgos por: �Introducción de tiempo de retraso en el calendario para crear una zona de reserva entre las tareas críticas � La creación de incentivos para los contratistas que completan su trabajo a tiempo o antes de lo previsto � poseer un plan de seguridad por si algo sale mal Una última ventaja radica en ser capaz de determinar la ruta crítica, es decir, la secuencia más larga de los acontecimientos en un proyecto. Mediante el uso

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de la vista Diagrama de red, se puede ver la ruta crítica en rojo, con tareas que se realizan fuera de la ruta crítica en azul. Conocer la ruta crítica puede ayudarle a decidir cómo manejar el riesgo o acortar la duración del proyecto. La Figura 3 muestra el diagrama de red del proyecto de remodelación de la cocina.

Figura 3: Diagrama de Red

Usando el diagrama de Gantt le permite al administrador de proyectos tomar mejores decisiones acerca de los recursos, horarios, costos y riesgos. MindManager juega el papel transformador en la entrega de datos de calidad. A través del proceso de planificación, participación de todos los conocimientos de un equipo de la materia, y facilitar el proceso de exportación a MS Project, MindManager es un elemento clave para el éxito del proyecto. Crear un Diagrama o Carta del proyecto 

Un diagrama del Proyecto puede contribuir a las comunicaciones y acelerar el trabajo en equipo de forma eficaz. Saber cómo ponerse en contacto con quien es responsable de una prestación no siempre es suficiente-¿Qué si persona no está disponible? Saber comunicarse con su sustituto puede evitar retrasos. Para crear un Diagrama del Proyecto: 1. Crear un mapa nuevo y asígnele el nombre del proyecto: Diagrama del Proyecto. 2. Seleccione el tema central y luego seleccione Growth (dirección crecimiento de las ramas). Dentro de dirección de crecimiento clic para ver las opciones disponibles. 3. Seleccione Org Chart. 4. Rellenar el organigrama. Después de llenar el organigrama, se puede añadir información de contacto que se sincroniza con Outlook. Para sincronizar contactos con Outlook: 1. Seleccione la pestaña Herramientas y haga clic en Mapa de las partes. 2. Abra la carpeta de Microsoft Outlook del vinculador. 3. Haga clic y arrastre el tema de contacto con el contacto que desea crear. El cuadro de diálogo Contacto se abre.

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4. Después de introducir la información de contacto, haga clic en Guardar y Cerrar.

5. Permitir que MindManager tenga acceso a Outlook. Usted puede contraer y expandir el cuadro de información de contacto haciendo clic en la flecha verde. Mapa 11 muestra un organigrama del proyecto como ejemplo gráfico con información de contacto. Mapa 11: Ejemplo de Organigrama con Outlook

Crear un Plan de Gestión del Cambio 

El cambio es inevitable y la gestión del cambio es la clave para la ejecución exitosa de un plan de proyecto. Tener un plan de gestión del cambio permite a los equipos del proyecto reaccionar con rapidez y eficacia. El Ámbito de aplicación, la programación, o cambios en los costos requerirá la aprobación y modificar la línea de base del proyecto con el fin de impedir que el proyecto esté fuera de control. Las solicitudes de cambio deben ser sometidas a un equipo de control, compuesto por el director del proyecto, el patrocinador ejecutivo, y líder del equipo. El equipo de control de cambios tiene en cuenta el impacto sobre el alcance, costo y calendario, así como las necesidades del negocio para el cambio. Después de que la petición haya sido considerada, el equipo de control de cambios puede aceptar o rechazar la propuesta de cambio. O puede enviar la solicitud para un nuevo examen. Los cambios aprobados requieren un cambio del plan de proyecto y / o declaración sobre el alcance, y la comunicación al equipo del proyecto. Es útil crear un registro de cambios para insertarlo en su plan de proyecto o de un

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portal del proyecto, para que pueda controlar cambios a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Mapa 12 muestra una plantilla de mapa para considerar una solicitud de gestión del cambio.

Mapa 12: Ejemplo de solicitud de Cambio

Crear un Plan de Gestión del Riesgo 

Antes de aprobar un plan de proyecto y comenzar a ejecutarlo, hacer un balance de los riesgos que su equipo probablemente tendrá que afrontar durante el proyecto. El éxito de un proyecto puede depender de la capacidad de anticipar y planificar los eventos de riesgo que afectan a su proyecto. La gestión de riesgos es una responsabilidad del equipo. El equipo del proyecto debe realizar una lluvia de ideas para identificar y definir los riesgos potenciales. Dado que los miembros del equipo entienden el impacto de los eventos de riesgo, deben también participar en la elaboración de planes de reducción del riesgo. Durante la ejecución del proyecto, el equipo necesita mantener un puesto de observación para los eventos de riesgo, informar de ellos, y ayudar a aplicar la respuesta. Mapa 13 muestra el plan de gestión del riesgo del proceso de desarrollo. Desarrollar un plan de gestión de riesgos 1. Identificar los riesgos potenciales 2. Análisis de los riesgos 3. Creación de planes de respuesta de riesgo 4. Creación de un plan de control de riesgos

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Mapa 13: Ejemplo de un Plan de Riesgos

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Montar el plan de proyecto Utilice MindManager para reunir todos los documentos pertinentes en un mapa del proyecto. Aquí es donde los miembros del equipo irán a consultar la información del proyecto durante todo el proyecto. Mapa 14 muestra el plan del proyecto Solución e-Learning. Mapa 14: Ejemplo Plan del Proyecto

Una vez que el plan del proyecto es aprobado, sólo los cambios aprobados deben ser realizados a este y todos los demás mapas adjuntos. Hacer los mapas de sólo lectura no es una medida de seguridad efectiva, utilizar características de seguridad de MindManager para proteger estos archivos.

Para establecer los niveles de seguridad en un mapa: 1. Haga clic en el botón de MindManager (FILE), a continuación, seleccione Encrypt documento. Aparece El cuadro de diálogo de seguridad. 2. Crear y confirmar las contraseñas para abrir y modificar el mapa. 3. Haga clic en Aceptar para aplicar. Las características Pack and Go de MindManager te permite comprimir todos los mapas vinculados y los documentos adjuntos en un archivo zip. Ahora que la fase de planificación del proyecto se ha completado, los planes aprobados, y el plan del proyecto ensamblado como un mapa, es el momento de transición a la ejecución y control del proyecto.

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Control de Proyectos Una vez que los planes del proyecto están completos y aprobados, los proyectos continúan por dos caminos paralelos- ejecución de proyecto y control del proyecto. La ejecución del proyecto incluye los trabajos necesarios para crear las prestaciones del proyecto. Se lleva a cabo según el plan previsto por los miembros del equipo. El control de proyectos consiste en que todas las actividades midan el progreso, asegurando que el trabajo se realiza de acuerdo al calendario previsto y pliego de condiciones. Las desviaciones del plan exigen que las acciones correctivas y las solicitudes de cambio deben ser sistemáticamente aprobadas. Una vez que las solicitudes de cambio han sido aprobadas, la línea de base del proyecto debe ser actualizada y se comunicarán los cambios al equipo del proyecto. Además del seguimiento y actualización de tareas, los equipos de proyectos pueden tomar una serie de medidas para mejorar el control del proyecto. Creación de un portal de proyecto, donde los miembros del equipo pueden localizar los datos de un proyecto desde un único punto de acceso, ayuda a mantener los equipos en el mismo mapa. Las reuniones efectivas del equipo comunican la situación y los nuevos avances, identifican los temas para la discusión, y crean planes de acción para puntos importantes del programa. Seguimiento y actualización de tareas 

Al proporcionar una rica paleta de funciones, MindManager ayuda a personalizar la gestión de tareas. A través del uso del panel de tareas, marcadores de mapa, filtros y alarmas del tema, es fácil seguir la pista de importantes tareas del proyecto. Nota Es fácil confundir la tarea de gestión con la gestión de la Programación. MindManager le permite realizar el seguimiento de tareas, incluyendo fechas de inicio y el final, porcentaje completado, duración, y los recursos. Un motor de programación tales como MS Project genera un calendario que da cuenta de la secuencia y duración de las tareas.

En el Mapa 15, las tareas se han actualizado sobre una base de tarea por tarea utilizando porcentajes de tarea completa, Nombres de los recursos, y la duración hasta la fecha. Los resultados tienen sus fechas de comienzo y fin definidas.

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Mapa 15: Estado del Seguimiento de Tareas:

Marcar Temas Mapa 16 muestra otro escenario. En lugar de seguir las tareas individuales, los equipos pueden desear, marcar los resultados con banderas para indicar su condición, por lo que es fácil encontrar focos de conflicto en un proyecto. Mapa 16: Banderas en temas

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Filtrado de un Mapa 

El uso de marcadores de mapa hace que sea sencillo encontrar lo que buscas en un mapa. No sólo son fáciles de ver y entender, puede filtrar un mapa para mostrar u ocultar los marcadores específicos del mapa. Para filtrar un mapa: 1. En la opción Ver, seleccione Filtro.

2. Seleccionar las opciones del filtro (Marcadores de Mapa, Información de la tarea, revise la información y Otras Propiedades del tema). 3. Seleccione Filtro> Mostrar temas concordantes o Filtro> Ocultar Coincidencia de temas a la pantalla u ocultar sus criterios. El mapa muestra ahora temas que coincidan con los criterios de filtrado:

Crear alertas del tema 

MindManager es compatible con el establecimiento de alertas de tema que le recuerdan el seguimiento de una tarea. Alertas de Tema funciona como Microsoft Outlook para hacer recordatorios de citas. Incluso si usted no tiene ejecutando MindManager, una alerta aparecerá en la pantalla y le recordará que debe dar seguimiento a un tema. Usted puede sincronizar alertas de tema con Outlook. Para crear una alerta de tema: 1. Guardar el mapa que se está editando. No se puede establecer alertas en los mapas no guardados. 2. Seleccione el tema. 3. En la ficha Insertar, seleccione una alerta. 4. Ingrese la información de recordatorio. - Asunto: El valor por defecto es el texto del tema, pero usted tiene opciones para personalizar. - Fecha y hora: Cuando el evento debe tener lugar (no el de la alerta) - Recordatorio: ¿Con cuanta antelación quiere recibir el recordatorio? - Añadir Repetición: ¿Con qué frecuencia usted desea recibir el aviso?

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5. Haga clic en Aceptar. El icono alerta de tema aparece junto con el tema.

Crear un Portal del proyecto Uno de los problemas más críticos que enfrenta cualquier proyecto es el mantenimiento de un único punto de acceso para los datos del proyecto. La colocación de archivos individuales en una unidad de red es problemática. El mantenimiento de un sitio web de la empresa es compleja y requiere de recursos que muchos equipos no tienen. MindManager hace que sea fácil reunir y compartir datos críticos a través del uso de un portal del proyecto. Puede crear un mapa que vincula a todos los documentos importantes de un proyecto, agregar y mantener la información en el mapa, y colocarlo en la red para el acceso compartido. Mapa 17 muestra un portal de proyecto de ejemplo.

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Mapa 17: Ejemplo de Portal de Proyecto

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Durante las reuniones, es fácil acceder a estos datos y profundizar en los detalles. Al unirse hojas de cálculo y archivos de MS Project, usted tiene acceso instantáneo a la información importante en la mayoría de los niveles. Por medio de la acción de contraer los asuntos, usted puede concentrarse en la información general del más alto nivel del proyecto. Esta visión dinámica del proyecto mantiene a su equipo y a los interesados informados al nivel que requieren. El portal del proyecto también puede servir como base para programas de las reuniones de equipo o informes ejecutivos. Ejecutar Reuniones de equipo de proyecto eficaces  

También puede ejecutar eficaces reuniones del equipo de proyecto con MindManager. Es el medio perfecto para el mantener a su equipo informado, centrado, y de acuerdo a lo estipulado. Mapa 18 muestra un ejemplo de agenda de la reunión de equipo de proyecto.

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Mapa 18: Ejemplo de Agenda de Equipo

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Cierre de Proyectos 

Un proyecto no ha terminado hasta que el equipo de proyecto completa un proceso de cierre. Mientras que las prestaciones del proyecto pueden estar ya en manos de sus clientes, aún hay sin terminar temas del negocio - lecciones aprendidas y la preservación de los datos del proyecto para referencias futuras. Reúna Lecciones Aprendidas de el equipo del proyecto Es una buena práctica tener una reunión de información del equipo después de un proyecto. Muchas cosas pueden haber ido bien durante el proyecto, y vale la pena documentar estos éxitos para los equipos de proyecto futuro. Cada proyecto tiene algunos momentos difíciles, y qué tan bien el equipo fue capaz de responder también puede ser una valiosa lección. La mejor manera de recoger las lecciones aprendidas es reunir el equipo y el uso de intercambio de ideas. MindManager tiene la capacidad para capturar las aportaciones del equipo. Así cuando las ideas emergen, pueden agruparse los comentarios, examinar la manera de perfeccionar una idea, y grabar el resultado para referencia futura. Este mapa debe ser convertido en una parte del archivo del proyecto y sirve como un importante punto de referencia para el futuro de los proyectos. Crear un archivo del proyecto  

El propósito del archivo del proyecto es proporcionar los datos históricos para futuros proyectos. Cuando llegue el momento para futuros equipos para planificar un proyecto, pueden consultar estos datos. La consulta de las EDT de un proyecto pasado puede ayudar a identificar el trabajo que necesita ser completado. Examinar los costes de un proyecto pasado y la duración de tareas ayuda para hacer mejores estimaciones. Las lecciones aprendidas pueden ayudar al equipo de proyecto mejorar sus prácticas. El montaje del archivo del proyecto es sencillo con MindManager. Los Planes del Proyecto y el Portal del Proyecto ya contienen la mayor parte de la información que desea capturar: Documentos iniciación del proyecto � Documentos del plan de proyecto � Archivos MS Project. Mpp � Registros del cambio y el riesgo � Informes de situación Lecciones aprendidas �

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También puede utilizar la función MindManager Pack and Go para comprimir todos estos documentos en un solo archivo Zip. Para comprimir un mapa y documentos relacionados, con Pack and Go: 1. Guarde el mapa. 2. Haga clic en el botón de MindManager (FILE), a continuación, seleccione Exportar y luego Pack and Go. Aparece el Asistente para empaquetar. 3. Seleccione Añadir el mapa junto con los documentos vinculados. 4. Definir dónde desea almacenar el archivo zip.. 5. Elegir para permitir la protección de contraseña. (Opcional) 6. Haga clic en Finalizar.