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PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

INSTITUCIONAL

Código: DE-P-07

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Código: DE-F-11 V-2 Página 1 de 4

AUTORIDAD PROCEDIMIENTO: Director(a) General LIDER PROCEDIMIENTO: Jefe Oficina Asesora de Planeación

PROCESO Mejora continua

OBJETIVO Planificar e implementar las actividades de seguimiento, mejora y mantenimiento del Sistema Integrado de gestión Institucional, con el fin de asegurar su conveniencia, adecuación e integridad.

ALCANCE Inicia con la planificación de las actividades a llevar a cabo respecto al Sistema Integrado de Gestión Institucional y finaliza con la divulgación del informe de seguimiento a la implementación de las acciones propuestas.

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES

Entes Normalizadores

Departamento Administrativo de la Función Pública

Director(a)

General

Normas Técnicas aplicables a los

sistemas de gestión

implementados

Modelo Estándar de Control

Interno

Plan Estratégico

1. Planificar las actividades del

Sistema Integrado de Gestión

Institucional a realizar

Representante Alta Dirección

Verifica si existen ajustes en las normas aplicables, directrices generales que afecten el sistema o ajustes que se requieran en el mismo y elabora un Plan de trabajo para la implementación, actualización o mejora de estos aspectos identificados. Este Plan se presenta para aprobación por parte del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Comites-DE-P-05 Nota: El objetivo de este plan es mantener la integridad del sistema, así como dar cumplimiento a las directrices impartidas por las Entidades competentes.

Plan de Mantenimiento, mejora del SIGI

aprobado (R)

Director(a) General


Jefes de dependencia

Enlaces SIGI


Plan de Mantenimiento, mejora del SIGI

aprobado

2. Ejecutar actividades planificadas


Jefe Oficina de

Control Interno

Ejecuta las actividades de acuerdo con lo planificado y en aquellas que se requiera la formulación de un plan de mejoramiento, este se documenta de acuerdo con lo

X

Registro de avance en la ejecución de

acciones preventivas,


Jefe de dependencia

Líder de proceso


INSTITUCIONAL

Código: DE-P-07

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PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES Enlaces SIGI establecido en el

Procedimiento acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.

correctivas y de mejora

Soportes de

ejecución de las actividades

(R) Jefe Oficina de

Control Interno

Ente certificador

Oficina de Atención al Ciudadano

Gestor T1-11 Oficina Asesora de

Planeación

Informe Auditoria

interna, externa

Informe de percepción de los Grupos de

Interés

Informe estado Acciones

preventivas, correctivas y de

mejora

Informe de monitoreo de

riesgos

Informe Producto y/o

servicio No Conforme

Informe revisión por la dirección

anterior

Informe cambios que pueden

3. Consolidar información del desempeño del

SIGI e implementación

de las actividades planificadas

Gestor T1-11 Oficina Asesora de

Planeación

Consolida la información para evaluar el desempeño del SIGI y recopila la información pertinente para preparar la revisión por la Dirección. Junto con la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación (Representante de la Dirección) priorizan los temas a tratar en la sesión. Nota: Como mínimo se debe realizar una sesión de revisión por la Dirección, pero es necesario tener en cuenta que sin importar el número de sesiones realizadas, deben ser revisados todos los temas definidos en la Norma Técnica aplicable.

Informe para la revisión por la

Dirección

Soportes


Gestor T1-11 Oficina

Asesora de Planeación


INSTITUCIONAL

Código: DE-P-07

Versión: 0


PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES afectar el SIGI,

recomendaciones para la mejora

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Informe para la revisión por la

Dirección

Soportes

4. Realizar revisión por la

Dirección

Representante de la Alta Dirección

Gestor T1-11

Oficina Asesora de Planeación

Adelantan las actividades correspondientes para llevar a cabo la Revisión por la Dirección de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Comites-DE-P-05 Si como producto de esta revisión, es necesario formular acciones preventivas, correctivas y de mejora, estas se documentan de acuerdo con lo definido en el procedimiento acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01. Si se generan actividades que deban ser incluidas en el Plan Estratégico o los Planes Operativos, estas son tenidas en cuenta cuando se valide el contexto estratégico de la entidad según lo definido en el Proceso Direccionamiento Estrategico-DE-C-01.

Acta Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo

(R)

Planes de mejoramiento

formulados

Informe de revisión por la

Dirección (R)


Líderes de proceso




Gestor T1-11


Acta Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo

Planes de

mejoramiento formulados

5. Efectuar seguimiento a la implementación de las acciones derivadas de la revisión por la

Dirección


Gestor T1-11


Llevan a cabo el seguimiento a la implementación de las acciones que se generaron como producto de la revisión por la Dirección y efectúan la retroalimentación a los responsables de su ejecución

Informe de seguimiento a la implementación de las acciones derivadas de la revisión por la

Dirección (R)




PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

1.Planificar las actividades del Sistema Integrado de Gestión Institucional a

realizar.Representante Alta Dirección.

Procedimiento acciones preventivas, correctivas y de

mejora-MC-P-01

FIN

2.Ejecutar actividades planificadas.Representante Alta Dirección.Jefe Oficina de Control Interno.

Enlaces SIGI.

3.Consolidar información del desempeño del SIGI e implementación de las

actividades planificadas.Gestor T1-11 Oficina Asesora de Planeación.

4.Realizar revisión por la Dirección .Representante de la Alta Dirección.

Gestor T1-11 Oficina Asesora de Planeación.

5.Efectuar seguimiento a la implementación de las acciones derivadas

de la revisión por la Dirección.Representante de la Alta Dirección.

Gestor T1-11 Oficina Asesora de Planeación.

Procedimiento Comites-DE-P-05

INICIO

Procedimiento Comites-DE-P-05.Procedimiento acciones

preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.

Proceso Direccionamiento Estrategico-DE-C-01.

6.Divulgar resultados de la revisión por la Dirección.

Representante de la Alta Dirección.Gestor T1-11 Oficina Asesora de Planeación.

Procedimiento acciones preventivas, correctivas y de

mejora-MC-P-01

Código: DE-P-07

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