PLANEAMIENTO ESTRATÉGICOARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

• Participantes:– VELASQUEZ MATOS, KATHERINE MARINA– VILLA CÓRDOVA, JOSÉ ROLANDO

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN Y PERSPECTIVAS

• La perspectiva de desarrollo del Plan Estratégico del Archivo General de la Nación del Perú está basado el desarrollo de mecanismos de integración de información y servicios enfocados hacia los documentos que custodia nuestra entidad y los archivos públicos a nivel nacional. Se sustenta en el desarrollo de marco de transparencia institucional y acceso a la información y el desarrollo de políticas de simplificación administrativa, modernización de la gestión pública, gobierno electrónico y gobierno abierto.

Político Económico Social- Cultural Medioambiente

Fortalezas Clima organizacional favorable

Incremento de los recursos directamente recaudados por servicios brindados a la ciudadanía

La difusión de las normas archivísticas va a permitir mayor preocupación por la memoria del pasado

Existencia de un ente rector y archivos regionales a nivel nacionalPolíticas de Ecoeficiencia y gestión racional de recursos

Debilidades Despreocupación del Estado por la conservación documental

Presupuesto permanente insuficiente

Desinterés por la conservación documental

La documentación se encuentra en lugares inadecuados para su conservación

Amenazas Cambio de autoridades generando que se tome más tiempo en conocer las necesidades de los archivos

La difusión deseada implica capacitación y por ende gasto e inversión en el personal

Desinterés de los ciudadanos hacia la protección de los archivos y la memoria colectiva por desconocimiento

Se necesita infraestructura adecuada para la conservación del patrimonio documental.

Oportunidades Estabilidad política con modelos de desarrollo de inclusión social

Estabilidad Económica ante caída del precio de los metales en el mercado económico mundial

La población en la ciudad de Lima y regiones busca la emisión de documentos con eficiencia, transparencia y efectividad

Empleo del reciclaje del papel como una medida de salvaguarda del medioambiente

MATRIZ FODA

– OBJETIVOS ESTRATÉGICOS• OBJETIVO GENERAL:• Desarrollar una serie de estrategias que permitan el

crecimiento Fortalecimiento, la implementación y desarrollo del Sistema Nacional de Archivos a Nivel Nacional.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

• Elaborar un plan de desarrollo para la difusión de las normas archivísticas tanto en Lima como provincias.

• Elaborar normas archivísticas de acuerdo con las necesidades actuales en la gestión de archivos.

• Adiestrar y capacitar al personal • Contratar personal idóneo para el manejo de acceso a

la información.• Está dirigida a Informatizar la documentación con el fin

de obtener información en forma ágil, rápida, de tal modo que la necesidad del usuario sea satisfecha.

• Formular y proponer la política nacional en materia archivística; en tal sentido se han elaborado normas a nivel nacional y establecido a través de reuniones técnicas de trabajo a cargo de especialistas y técnicos de esta Dirección • Planificar, orientar, coordinar, normar, racionalizar y

evaluar las actividades del Sistema Nacional de Archivos; para lo cual se han establecido normas para la presentación de planes de trabajo y evaluación de los archivos regionales.

• Diseñar planes y programas orientados a la consolidación del Sistema Nacional de Archivos; a través del cual se propone una serie de actividades relacionadas con el impulso del Sistema Nacional y un desarrollo homogéneo y en conjunto de actividades.• Realizar, impulsar y promover la investigación,

desarrollo y la divulgación de tecnologías modernas apropiadas en el campo archivístico;• Coordinar por delegación de la Jefatura con organismos

nacionales en los aspectos técnicos referidos a su campo de acción;

• Emitir resoluciones directorales y expedir copias de documentos que custodia con las formalidades de Ley;

• Acopiar, sistematizar y evaluar los fondos documentales provenientes de los archivos del sector público y notarías, y velar por su buen estado de conservación, así como transferir a la Dirección Nacional de Archivo Histórico los documentos de valor permanente; respecto a esta función el trabajo en equipo y una sólida matriz de competencias y procesos enmarcados en la modernización del Estado Peruano brinda las pautas a seguir para el presente plan estratégico.

• Supervisar, asesorar y controlar la organización y funcionamiento de los archivos integrantes del sistema; en coordinación con Normas Archivísticas, se viene implementando su ejecución.

• Coordinar, ejecutar y controlar la eliminación de documentos declarados innecesarios de los archivos integrantes del sistema; a través de la participación y secretaría técnica de la Comisión Técnica Nacional de Archivos, órgano consultivo y de asesoramiento técnico de la Jefatura Institucional.

• Realizar el seguimiento de las aplicaciones de las normas técnicas del Sistema Nacional de Archivos; a través de la propuesta de instrumentos e indicadores de gestión y actividades, monitoreando su desempeño y normal funcionamiento.

• Brindar servicios de los documentos que custodia a través de copias autenticadas, constancias, búsquedas y exhibiciones; a través de las unidades orgánicas dependientes (Dirección de Archivo Notarial y Judicial, Dirección de Normas Archivísticas y Dirección de Archivos Públicos)

• Coordinar las transferencias de los archivos notariales y de entidades del Sector Público, de acuerdo a las disposiciones vigentes; recientemente con la implementación de nuevos archivos regionales, se busca el incremento del Patrimonio Documental (En concordancia con el Decreto Ley Nº 19414 y su reglamento D.S.022-75-ED)

• Coordinar y supervisar el desarrollo archivístico de los archivos regionales y subregionales, en tal sentido con la implementación de un sistema de gestión para el monitoreo de los archivos regionales y la búsqueda de un plan nacional de trabajo archivístico.

• PROGRAMA DE ASIGNACION PRESUPUESTAL: • El presupuesto para resultados en el

desarrollo de las políticas de gestión de la información se asigna de acuerdo a los recursos ordinarios asignados por el estado y los recursos directamente recaudados que se generarán en el desarrollo de las actividades y servicios que brindará el Archivo General de la Nación a los ciudadanos.

• PROYECTO• Informatización de los instrumentos de control o descriptivos de los

documentos que conservan los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos que permita la difusión de su riqueza y accesibilidad.

• Asignación de un nuevo terreno y construcción de un local propio para la conservación y custodia de los documentos en forma idónea.

• Capacitación y adiestramiento del personal que labora en archivos • Elaboración de nuevas normas de gestión de documentos y

tratamiento de los archivos que permitan normalizar los procedimientos y evitar la pérdida del Patrimonio Documental de la Nación.

• SEGUIMIENTO• Elaboración de mapas de procesos que permita conocer el desempeño de

las actividades y proyectos desarrollados a corto, mediano y largo plazo.• Indicadores de desempeño y progresión en el desarrollo del plan

estratégico, para ello también es necesario emplear la Directiva Nº 003-2008-AGN/J aprobada mediante Resolución Jefatural Nº 346-2008-AGN/J que aprueba las Normas para la Formulación del Plan Anual de Trabajo Archivístico para los Órganos de Administración de Archivos del Sector Público Nacional.

• EVALUACION• La evaluación se hará a partir de los primeros indicadores de desempeño,

mensual, trimestral, semestral y anual. • ASIGNACION PRESUPUESTAL• Recursos Ordinarios : 09 millones por año• Recursos Directamente Recaudados : 10 millones por año