planeacion y toma de decisiones

Introducción al Proceso Administrativo: planeación y toma de decisiones

Por MBA Eddy O. Ortega Sarabia

ADM, Ing. Comercial y Auditoria

Universidad P. Cumbre

Contenido:• Administración: Definición, naturaleza y propósito de

la administración– Algunos planteamientos del pensamiento

administrativo– Funciones de los administradores

• Planeación: Tipos de planes– Pasos y objetivos de la planeación– Estrategias, políticas y proceso de la planeación

estratégica• Toma de decisiones:– Importancia y limitaciones del proceso de toma de

decisiones– Evaluación de alternativas de decisión

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Administración:

Definición, naturaleza y propósito de la administración


Administración: Definición

• Es el proceso de:–planear,–organizar,–dirigir y– controlar

• los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas



El proceso administrativo

• El proceso administrativo consiste básicamente en una serie de actividades relacionadas conducentes a alcanzar los objetivos organizacionales



El proceso administrativo

• El proceso administrativo tiene cuatro elementos básicos:

1. Alcance de objetivos

2. Por medio de personas

3. Mediante técnicas

4. En una organización



Funciones de la administración


Planeación

Organización

Integración de personal

Dirección

Control



• Planeación:• Implica determinar misiones y objetivos• Determinar las acciones necesarias para

alcanzar los objetivos• Requiere la toma de decisiones




• Organización:• Supone el establecimiento de una estructura

de los papeles que cada persona debe desempeñar

• Se asignan las tareas necesarias a las personas idóneas para el cumplimiento de los objetivos y metas




• Integración de personal:• Implica identificar los requerimientos de los

puestos de trabajo• Reclutar y seleccionar las personas idóneas• Evaluar, compensar y capacitar al personal




• Dirección:• Se refiere a ejercer influencia sobre los

individuos para que colaboren en el logro de las metas organizacionales

• Implica liderazgo, autoridad, poder, motivación, comunicación




• Control:• Consiste en medir y corregir el desempeño

individual y organizacional para garantizar que se alcance lo planeado

• Implica evaluar el desempeño de los individuos y de la empresa

• Requiere medir productividad, desperdicio, variaciones presupuestarias, etc.





Altonivel

Nivelintermedio

Mandos inferioresJera

rquí

a or

gani

zaci

onal

Plan

eaci

ónO

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ión

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Habilidades administrativas

• Habilidad técnica• Habilidad humana• Habilidad de conceptualización• Habilidad de diseño



Habilidades administrativas


Altonivel

Nivelintermedio

Mandos inferioresJera

rquí

a or

gani

zaci

onal

Hab

ilid

ades

téc

nic

asHabilidades

humanas

Habilidades deconceptuali-

zacióny diseño


Algunos planteamientos del pensamiento administrativo

• Taylor: padre de la administración científica• Aplica el método científico para mejorar los

métodos de producción• Se basaba en el concepto del hombre

económico




• Fayol: padre de la teoría administrativa moderna

• Determina funciones administrativas: técnicas, financieras, comerciales, etc.

• Propone 14 principios de la administración: división del trabajo, autoridad-responsabilidad, disciplina, unidad de mando, orden, equidad, etc.




• McGregor: teoría X y teoría Y• Teoría X: al empleado ordinario le desagrada

el trabajo, es perezoso, tiene poca ambición y debe ser dirigido, obligado o amenazado con castigos para que dé un buen rendimiento

• Teoría Y: la persona puede disfrutar del trabajo, adherirse a los objetivos organizacionales y buscar la responsabilidad


Teoría X Teoría Y

Las personas no gustan del trabajo y lo evitan

El trabajo puede ser fuente de satisfacción

Las personas deben ser controladas y amenazadas

Las personas pueden ejercer autocontrol y autodirección

El ser humano trata de evitar las responsabilidades

Las personas aceptan y asumen responsabilidades.

El ser humano medio tiene poca ambición.

El ser humano tiene imaginación, creatividad e ingenio

Las personas se preocupan principalmente de su propia seguridad.

Se puede conseguir una mayor utilización del potencial humano




• Likert: Sistemas de dirección• Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La

cima de la organización centraliza la toma de decisiones

• Sistema 2: Sistema autoritario benévolo: Existe más de confianza y comunicación, pero aun la interacción humana es poca y las decisiones centralizadas




• Likert: Sistemas de dirección• Sistema 3: Sistema participativo consultivo:

mayor interacción a nivel personal y mayor apertura en la toma de decisiones,

• Sistema 4: Sistema participativo de grupo: confianza completa, las personas sienten responsabilidades en todos los niveles de la organizaciones



Enfoque sistémico de proceso administrativo

• Un sistema es:–un conjunto de elementos dinámicamente

relacionados–que desarrollan una actividad para alcanzar

un objetivo–operando sobre insumos tomados del

medio externo



Enfoque sistémico de proceso administrativo

• La empresa se ve como un sistema:• Un sistema abierto• Un sistema complejo (implica subsistemas)• Un sistema dinámico


Planeación,estrategias y políticas


Planeación

• Implica determinar misiones y objetivos• Determinar las acciones necesarias para

alcanzar los objetivos• Requiere la toma de decisiones• Tiende el puente entre el punto donde se está

y el punto hacia donde se desea ir• Planeación y control son inseparables



PlaneaciónImplementación

de los planes Control

Desviacióncon respectoa lo planeadoAcciones correctivas


Tipos de planes


Misión

Objetivos y metas

Estrategia

Políticas

Procedimientos y reglas

Programas

Presupuestos


Misión

• En la misión se identifica la función o tarea básica de una empresa o una parte de ella

• En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea esencial que la sociedad les asigna



Misión

• Algunas veces la misión se sustenta en valores corporativos

• Los valores constituyen la forma en que la empresa se percibe a sí misma y a quienes la integran y rodean

• Los valores dan forma a su filosofía



Objetivos y metas

• Los objetivos son los fines que se persiguen por medio de una u otra actividad

• Representan el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control

• Las metas se diferencian porque son medibles o verificables objetivamente: responden a preguntas como: qué, cuánto, cuándo.



Estrategias

• Se relacionan con la determinación de objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para su cumplimiento

• Es un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión

• Es el patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a través del tiempo



Políticas

• Consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones

• Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas

• Vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta

• Permiten delegar autoridad sin perder control



Procedimientos

• Permiten establecer un método para el manejo de actividades futuras

• Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas

• Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que debe realizarse algo



Reglas

• Exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de las personas

• Implican una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización u omisión de una acción

• La diferencia entre las políticas y las reglas es que las políticas orientan decisiones en las que se puede actuar a discreción, pero en las reglas no se permite la discrecionalidad



Programas

• Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesario para llevar a cabo un curso de acción dado

• Generalmente se apoyan en presupuestos



Presupuestos

• Es una formulación de resultados expresados en términos numéricos

• Puede expresarse en términos monetarios o de unidades físicas (tiempo, unidades de producto, etc.)

• Es el instrumento de planeación fundamental de muchas empresas



Metas

Planes estratégicos

Planes operacionalesPara actividadesno recurrentes

Planes de un solo uso

Programasy

Proyectos

Presu-pues-

tos

Planes permanentes

Políticas

Procedimientos

Reglas

Para actividadesrecurrentes


Pasos de la planeación

• 1. Análisis situacional:–Ambiente interno:• Fortalezas• Debilidades

–Ambiente externo:• Oportunidades• Amenazas



Pasos de la planeación• 2. Establecimiento de objetivos y metas:–Responder a preguntas como:• Dónde se quiere estar?• Qué se desea hacer y cuándo?• Etc.

• Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave• Objetivos por jerarquía organizacional:

estratégicos, operacionales, generales, individuales, etc.




• 3. Desarrollo de premisas:• Pronosticar condiciones internas y externas en

que se operará:• Volumen de ventas? Precios? Productos?

Adelantos técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.




• 4. Identificación de cursos de acción alternativos:

• Es necesario identificar las mejores alternativas de acción

• Examinar sus ventajas y desventajas




• 5. Evaluación de las alternativas:• Evaluar los distintos cursos alternativos de

acción a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1)




• 6. Selección de un curso de acción:• Se toma una decisión• Se elige el que se pueda considerar como el

mejor curso de acción




• 7. Formulación de planes de apoyo:• Se elaboran planes derivados en apoyo al plan

básico• Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan

de compra de materiales, plan de capacitación, etc.




• 8. Presupuestación:• Los planes se trasladan a cifras a través de los

presupuestos:• Presupuestos de ventas, de gastos de

operación, de efectivo, estados financieros, inversiones de capital, entre otros



Administración por objetivos

• Es un sistema administrativo integral• Se combinan en forma sistemática muchas

actividades administrativas básicas• Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de

los objetivos organizacionales e individuales



Administración por objetivos

• Hace énfasis en la evaluación del desempeño• Da mucha importancia a los objetivos

individuales, la motivación, los incentivos, la participación y la autonomía

• Se concentra mucho en el corto plazo



Estrategias y políticas

• Las estrategias se relacionan con los objetivos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción

• Constituyen un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión

• Forman un patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a lo largo del tiempo



Características de las estrategias

• Horizonte temporal amplio• Impacto final relevante• Concentración del esfuerzo en un número

reducido de fines• Patrón de decisiones uniforme• Engloban a toda la organización: desde la

asignación de recursos hasta las operaciones diarias en todos los niveles de la organización



Principio de la estructura de estrategias y políticas

• Cuanto más claras sean la comprensión de las estrategias y políticas y su implementación en la práctica,

• Tanto más consistente y efectiva será la estructura de los planes de la empresa



Planeación estratégica

• Es el proceso formal de planeación a largo plazo

• Se utiliza para definir y alcanzar las metas de la organización

• Facilita mejoras en el funcionamiento de la empresa

• Sensibiliza a la empresa ante un ambiente cambiante



Características de la planeación estratégica

• 1. Se ocupa de cuestiones fundamentales:• Responde a preguntas como:• ¿En qué negocio estamos?• ¿En qué negocio deberíamos estar?• ¿Quiénes son nuestros clientes?




• 2. Ofrece un marco de referencia para una planeación más detallada y para las decisiones ordinarias:

• ¿Cuáles opciones serán las más adecuadas de acuerdo con nuestra estrategia?




• 3. Supone un marco temporal más largo que otros tipos de planeación:

• Se diferencia de la planeación operativa porque se enfoca en el largo plazo




• 4. Ayuda a orientar las energías y recursos de la organización hacia las actividades de alta prioridad:

• Consigue mayor eficiencia al concentrarse en un número reducido de fines clave




• 5. Es una actividad de alto nivel:• La alta gerencia debe participar activamente• Sólo la alta gerencia tiene la visión necesaria

para considerar todos los aspectos de la organización



Proceso de planeación estratégica

• Aunque no existe un proceso universal de planeación estratégica, si pueden plantearse una serie de pasos básicos en los que el proceso puede fundamentarse



Insumos:PersonasCapital

Habilidadesetc.

Metas degrupos

interesados:Empleados

ClientesProveedoresAccionistas

etc.

Análisisde la

industria

Perfilempresarial

PropósitoObjetivosIntenciónestratégica

OrientaciónejecutivaValoresVisión

Desarrollode

estrategiasalternativas

Debilidadesy

fortalezas

Amenazasy

Oportu-nidades

Evaluacióny decisiónestratégica

Implemen-tación

Direccióny control

Algunas estrategias:La matriz TOWS

Factores internosFactores internos

FortalezasFortalezas DebilidadesDebilidades

FactoresFactores

externosexternos

Oportuni-Oportuni-dadesdades

Estrategias FO: Estrategias FO: usar F para usar F para

aprovechar Oaprovechar O

Estrategias DO: Estrategias DO: superar D para superar D para aprovechar Oaprovechar O

AmenazasAmenazasEstrategias FA: Estrategias FA:

usar F para usar F para enfrentar Aenfrentar A

Estrategias DA: Estrategias DA: minimizar D y Aminimizar D y A



Algunas estrategias:Estrategias genéricas de Porter

• Tres estrategias genéricas:– Liderazgo de costos–Diferenciación– Enfoque

• Se pueden combinar• Se relacionan con ventajas competitivas



Instrumentación exitosa de estrategias

• 1. Comunicar las estrategias a todos los responsables de tomar decisiones

• 2. Desarrollar y comunicar premisas de planeación

• 3. Comprobar que los planes de acción contribuyan a lograr los objetivos y que las estrategias sean reflejo de los objetivos



Instrumentación exitosa de estrategias

• 4. Revisar regularmente las estrategias• 5. Desarrollar estrategias y programas de

contingencia• 6. Adecuar la estructura organizacional a las

necesidades de planeación• 7. Insistir permanentemente en la planeación

y la instrumentación de estrategias• 8. Crear un clima que induzca a la planeación


Toma dedecisiones


Importancia de latoma racional de decisiones

• La toma de decisiones es la parte más importante del proceso de planeación

• El proceso dirigido a la toma de una decisión puede concebirse como:

1. Establecimiento de premisas

2. Identificación de alternativas

3. Evaluación de las alternativas

4. Elección de una alternativa



Limitaciones del proceso detoma racional de decisiones

• Alto grado de incertidumbre sobre las condiciones futuras

• No se pueden considerar todas las posibles alternativas ni sus efectos

• Es necesario aplicar una racionalidad “limitada” por la información, el tiempo y la incertidumbre


Evaluación de alternativas de decisión

• Es necesario considerar factores cuantitativos y cualitativos

• Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc.• Cualitativos: relaciones laborales, cambio

tecnológico, condiciones políticas y sociales, etc.



Técnicas cuantitativas

• Análisis marginal• Análisis costo – beneficio • Análisis de riesgo• Árboles de decisión• Otras técnicas de investigación de

operaciones



Selección de una alternativa


Experiencia

Experimentación

Investigacióny análisis

¿Cuálalternativa

seleccionar?

Decisióntomada


Certidumbre, incertidumbre y riesgo

• Certeza: Cuando se conocen los efectos que generará cierta acción

• Riesgo: El efecto de la decisión se conoce solo en términos de probabilidades

• Incertidumbre: Se desconocen los efectos futuros de las decisiones presentes


FinMuchas gracias!

planeacion y toma de decisiones

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