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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR

Subdirección Nacional de Gestión Documental

Diciembre 2015

1. INTRODUCCIÓN El Plan Institucional de Archivos – PINAR de la Fiscalía General de la Nación, es un instrumento para la alta dirección concebido para garantizar la adecuada planeación de la función archivística y del proceso de gestión documental, para lo cual debe encontrarse articulado con los planes y proyectos estratégicos y de modernización de la entidad, como son el Plan Anual de Acción y el Direccionamiento Estratégico. Teniendo en cuenta lo anterior y para dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”, la Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública” y el Decreto No. 1080 de 2015 “Reglamentario del Sector Cultura”, expedido por el Ministerio de Cultura, este último donde se establecen los instrumentos archivísticos, entre los cuales se encuentra el PINAR, definido como un instrumento para planear, hacer seguimiento y articular la función archivística y el proceso de gestión documental a corto, mediano y largo plazo con planes y proyectos estratégicos y de modernización de acuerdo a las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades, para su elaboración se tuvieron en cuenta los lineamientos que sobre el particular ha definido el Archivo General de la Nación en el Manual de Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR. 2. OBJETIVOS

Cumplir con los propósitos de la función archivística y la gestión documental de la Fiscalía General de la Nación, mediante la orientación de procesos desarrollados con metas y objetivos cuantificables.

Gestionar y cuantificar los recursos humanos, financieros, tecnológicos y de

infraestructura como soporte a los planes y proyectos formulados y el mapa de ruta a corto, mediano y largo plazo.

Contribuir de manera efectiva al fortalecimiento institucional, la

transparencia, la eficiencia y el acceso a los archivos de la Fiscalía General de la Nación.

Consolidar y modernizar la gestión de archivos de la Fiscalía General de la Nación en el marco del Archivo Total1

1 Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Concepto tomado de:

http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?tema=25&/archivo-total

http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?tema=25&/archivo-total

3. CONTEXTO ESTRATÉGICO El Plan Institucional de Archivos – PINAR de la Fiscalía General de la Nación está alineado en el siguiente contexto estratégico 3.1. ¿Quiénes somos? Entidad de la Rama Judicial del poder público con autonomía administrativa y presupuestal con presencia en todo el país, cuya función está orientada a brindar a los ciudadanos una cumplida y eficaz administración de la justicia, la entidad fue creada con la Constitución Política de 1991 y empezó a operar el 1 de julio de 1992. 3.2. Misión La Fiscalía General de la Nación ejerce la acción penal y participa en el diseño de la política criminal del Estado; garantiza la tutela judicial efectiva de los derechos de los intervinientes en el proceso penal; genera confianza y seguridad jurídica en la sociedad mediante la búsqueda de la verdad, la justicia y la reparación. 3.3. Visión En el 2016, la Fiscalía General de la Nación contará con un sistema de investigación integral y será reconocida por el diseño y ejecución de políticas públicas vanguardistas que le permitirán enfrentar con éxito las diversas formas de criminalidad. Su tarea se verá apoyada en la profesionalización del talento humano y el desarrollo y aplicación de herramientas innovadoras de tecnología y comunicación, que garanticen la independencia, la autonomía, el acceso a la justicia y la efectividad de la acción penal. 3.4. Principios éticos Buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad, y transparencia. 3.5. Valores institucionales Calidad, efectividad, sentido de pertenencia, responsabilidad, respeto, trabajo en equipo, honestidad, lealtad y equidad.

3.6. Política de calidad La Fiscalía General de la Nación en ejercicio de la acción penal, para la búsqueda de la verdad, la justicia y la reparación, ejecutará las acciones tendientes a satisfacer los requerimientos de las víctimas y los usuarios por medio de una gestión eficiente y eficaz de los procesos conforme a la ley, soportados en un talento humano idóneo que contribuya al mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Entidad. 4. DESARROLLO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Para el desarrollo y elaboración del Plan Institucional de Archivos – PINAR de la Fiscalía General de la Nación se tomó como referencia la metodología socializada por parte del Archivo General de la Nación “Jorge Palacios Preciado”: 4.1. Identificación de aspectos críticos de la función archivística Durante esta fase se analizaron aspectos tales como: el direccionamiento del Plan Estratégico, procesos de auditorías internas y externas, planes de mejoramiento al SGI con el propósito de definir los siguientes aspectos críticos inherentes a la función archivística:

ASPECTOS CRÍTICOS RIESGO

Falta de profesionalización de las secciones de gestión documental a nivel nacional.

No avances en términos de gestión documental a nivel nacional, posibilitando la pérdida de la memoria institucional contenida en los fondos seccionales debido a la falta de seguimiento y lineamientos archivísticos.

Falta de implementación de totalidad Ventanillas únicas de correspondencia a nivel nacional a la luz del Acuerdo 060 de 2001.

Incumplimiento de la normatividad archivística, para el correcto desarrollo de la Gestión Documental en la Entidad.

Falta de implementación del SGD Orfeo en la totalidad de áreas de la Entidad.

Falta de control, registro, seguimiento y trazabilidad de la documentación a nivel nacional.

Inadecuada aplicación de la Tabla de Retención Documental desde los Archivos de Gestión.

Evidencia de hallazgos en auditorías internas y externas e incumplimiento de los procedimientos aplicables a la gestión documental en términos de duplicidad y/o pérdida de información. Así como conformación de expedientes no asociados a las funciones de las áreas.

4.2. Priorización de los aspectos críticos

En la siguiente tabla se priorizan los aspectos críticos, que fueron evaluados de acuerdo con cada eje articulador precisado en el Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR:

ASPECTO CRÍTICO Administración

de archivos Acceso a la información

Preservación de la

información

Aspectos tecnológicos

y de seguridad

Fortalecimiento y

articulación TOTAL


4 3 2 1 3 13


1 4 2 3 2 12


1 3 1 4 2 11


3 3 5 1 1 13

TOTAL 9 13 10 9 8

Una vez priorizados se ordenaron de mayor a menor según el impacto para establecer la visión estratégica de la Gestión Documental, así:

ASPECTOS CRÍTICOS VALOR EJES ARTICULADORES VALOR


13

Acceso a la información (transparencia, participación y servicio al ciudadano) / y organización documental

13


13 Aspectos tecnológicos y de seguridad

9


12 Preservación de la información (conservación, almacenamiento)

10


11

Administración de archivos (infraestructura, presupuesto, normatividad y política, procesos y procedimientos, personal)

9

5. VISIÓN ESTRATÉGICA

5.1. Política de Gestión Documental La Fiscalía General de la Nación a través de la Subdirección Nacional de Gestión Documental busca el cumplimiento de los lineamientos y directrices conducentes a la aplicación de la normatividad archivística para el correcto desarrollo de la Gestión Documental al interior de la Entidad, apoyando y asesorando de manera transversal los demás procesos en cuanto a producción documental, gestión, trámite, organización, transferencia y disposición final, garantizando así la conservación del acervo y la memoria histórica de la entidad. 5.2. Formulación de objetivos estratégicos Con base en el análisis realizado por el equipo de la Subdirección Nacional de Gestión Documental, se establecieron los siguientes objetivos y planes a ejecutarse de acuerdo con cada vigencia. A continuación se detalla cada uno:

ASPECTOS CRÍTICOS/ EJES ARTICULADORES

OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS

ASOCIADOS

Falta de profesionalización de las seccionales de gestión documental a nivel nacional.

Propender por la profesionalización de las seccionales de gestión documental con funcionarios con formación en archivística.

Proceso de Modernización Institucional - Decreto 016 de 2014.


Formular un plan de seguimiento a la aplicación de las TRD en las dependencias del nivel central y las seccionales.

Plan de seguimiento a la aplicación de las TRD.


Implementar la totalidad de ventanillas de correspondencia a nivel nacional.

Plan de Acción de la Entidad.


Implementación del SGD ORFEO en todas las dependencias del nivel central y las seccionales

Plan de Acción de la Entidad.

5.3. Planes, programas y proyectos de la gestión documental De acuerdo con la definición de los planes, programas y proyectos definidos previamente, la Subdirección Nacional de Gestión Documental articuló estos aspectos con los lineamientos definidos en el Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR. A continuación se presenta cada uno para efectuar el respectivo control y seguimiento.

Nombre: Plan de seguimiento a la aplicación de las TRD.

Objetivo: Diseñar un plan de seguimiento a la aplicación de las TRD en el nivel central y seccional.

Alcance: Inicia con la formulación del plan y finaliza con la verificación del seguimiento al mismo.

Responsable del Plan: Subdirección Nacional de Gestión Documental - Direcciones Seccionales

ACTIVIDAD Responsable Fecha de

Inicio Fecha Final

Entregable Observaciones

Formular el plan Subdirección Nacional de Gestión Documental

2/01/2016 31/01/2016 Documento

(plan)

Diseñar cronograma de seguimiento

Subdirección Nacional de Gestión Documental - Direcciones Seccionales (Coordinadores de Gestión Documental)

2/01/2016 29/02/2016 Cronograma

El cronograma del nivel central estará a cargo de la SGD, para el caso de las seccionales cada Dirección, de acuerdo con la facilidad de desplazamiento elaborará el cronograma, toda vez que se deben incluir los municipios.

Socializar plan Subdirección Nacional de Gestión Documental

1/03/2016 30/03/2016 Circular

Visitar las áreas

Responsables de Gestión Documental en el nivel central y seccional

1/03/2016 31/12/2016 Acta de

visita

Realizar observaciones, recomendaciones y compromisos al seguimiento


1/03/2016 31/12/2016 Informe

INDICADORES

INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META

Seguimiento plan

# dependencias programadas/ # dependencias visitadas

Creciente 100%

RECURSOS

TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES

Humano

Funcionario designado por competencia o función

Responsable de gestión documental y Responsable de archivos de gestión

Nombre: Plan Implementación de ventanillas únicas de correspondencia a nivel nacional.

Objetivo: Sensibilizar, capacitar e implementar en 5 Seccionales la ventanilla única de correspondencia

Alcance: Inicia con la formulación del plan y finaliza con la puesta en marcha de las Ventanillas Únicas de Correspondencia.



Inicio Fecha Final


Capacitar a los servidores responsables del manejo de Ventanillas Únicas de Correspondencia


2/01/2016 31/12/2018

Adecuación de la infraestructura necesaria para el funcionamiento de las Ventanillas Únicas de Correspondencia

Dirección Nacional de Apoyo a la Gestión - Direcciones Seccionales (Subdirectores de Apoyo a la Gestión)

2/01/2016 31/12/2018

Cronograma Formato de inventario

Iniciar la operación de las ventanillas Únicas de Correspondencia

Subdirección Nacional de Gestión Documental - Coordinadores de Gestión Documental

1/03/2016 31/12/2018

Ventanilla Única de Correspondencia

Generar informe consolidado a la DNAG sobre los resultados obtenidos en la implementación


1/03/2016 31/12/2018 Informe

INDICADORES


Implementación Ventanillas Únicas de Correspondencia

# de Seccionales con implementación de Orfeo/ 5 seccionales con Ventanilla Única programadas

Creciente 100%

RECURSOS


Humano


Responsable de gestión documental

Nombre: Plan Implementación del SGD ORFEO en todas las dependencias del nivel central y las seccionales

Objetivo: Sensibilizar, capacitar e implementar la segunda fase del Sistema ORFEO en Direcciones Nacionales con representación en seccionales

Alcance: Inicia con la formulación del plan y finaliza con la verificación del seguimiento al mismo.



Inicio Fecha Final


Capacitar en el manejo de la herramienta ORFEO a los servidores de cada punto articulado a Nivel Nacional


2/01/2016 31/01/2025

Instalar los equipos periféricos requeridos para el funcionamiento del SGD ORFEO


2/01/2016 31/01/2025

Formato de inventario

Iniciar la operación de los puntos articulados con el nodo central de la Dirección


1/03/2016 31/01/2025 Acta de inicio

Generar informe consolidado a la DNAG sobre los resultados obtenidos en la implementación


1/03/2016 31/01/2025 Informe

INDICADORES


Implementación del SGD ORFEO en todas las dependencias del nivel central y las seccionales

# de Grupos de Trabajo Seccionales con implementación de Orfeo/ # Direcciones Nacionales con ORFEO implementado en sus Grupos de Trabajo Nacionales

Creciente 100%

RECURSOS


Humano


Responsable de gestión documental

6. MAPA DE RUTA La Subdirección Nacional de Gestión Documental propone el siguiente mapa de ruta para la ejecución de los planes, programas y proyectos asociados al cumplimiento del Plan Institucional de Archivos – PINAR en aras de efectuar el seguimiento y control a la ejecución del mismo:

Corto plazo

(1 año)

2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025

Proceso de Modernización

Institucional - Decreto 016 de 2014.

Plan de seguimiento a la aplicación

de las TRD.

Plan de Acción de la Entidad -

Implementación Ventanillas únicas

de correspondencia

Plan de Acción de la Entidad - SGD

ORFEO Segunda fase

Largo plazo (4 años en adelante) Mediano plazo

(2 a 4 años)

Plan o Proyecto

Tiempo

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