Plan estrategico institucional

GUIA METODOLOGICA PARA PREPARAR PLANES ESTRATEGICOSLos aspectos ms relevantes que deben tomarse en cuenta para preparar el plan estratgico institucional, incluyen la definicin de la visin y la misin institucional; el anlisis FODA de la institucin: fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas; la definicin de los objetivos estratgicos para cumplir con la misin institucional; el desglose anlitico de los objetivos, hasta el nivel de objetivos operativos. El producto es un plan formulado al nivel estratgico de la institucin. El plan estratgico es la gua y el insumo bsico para preparar planes operativos anuales para cada una de las unidades del nivel tctico-operativo de la institucin. El punto de partida son los objetivos operativos contenidos en el Plan estratgico. Estos debern desglosarse hasta el nivel de actividades y a partir de ellas, establecer la secuencia de ejecucin; la cuantificacin y asignacin de los recursos requeridos: humanos, fsicos, institucionales, financieros, etc.; y la preparacin del documento, comunmente denominado Plan Operativo Anual (POA). Para preparar el Plan Estratgico Institucional se recomienda el siguiente procedimiento: 1. Definir la Visin y la Misin Institucional, para los prximos cinco aos. La misin institucional es una formulacin en la que se expresa, de la manera ms clara posible, qu, porqu, cmo, a quienes, cundo y dnde hay que hacer y dar lo que la institucin tiene que hacer, dentrode un determinado contexto. El punto de partida, para definir la misin institucional, es la visin de lo que deber ser y alcanzar la institucin en un perodo establecido, dentro del contexto social, poltico, econmico, cultural y ecolgico que vive un pas en particular y la Regin en su conjunto, en la perspectiva de la Integracin Centroamericana. La misin Institucional debe permitir que la visin que se tenga de la institucin se convierta en una realidad. Consecuentemente, la misin institucional implica analizar: Razn que tiene la institucin para existir Papel o propsito de la institucin Qu necesidad satisface la institucin? Cul es el giro o el quehacer de la institucin?

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2. Hacer un anlisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (Anlisis FODA). Para el efecto debern plantearse dos escenarios: interno y externo a la institucin. El primero les permitir establecer cules son sus Fortalezas y sus Debilidades para poder cumplir con la misin institucional tal como fue definida siguiendo las instrucciones del punto anterior. El segundo escenario les permitir establecer cules son las Oportunidades y las Amenazas a que se ver enfrentada la institucin durante el horizonte de planificacin, en el cumplimiento de su misin institucional. 3. Definir los objetivos estratgicos de la institucin. Del anlisis FODA deben surgir las acciones que la institucin deber realizar para cumplir con su misin institucional, de tal manera que pueda potenciar sus fortalezas, disminur o atenuar sus debilidades, aprovechar las oportunidades y enfrentar las amenazas que le plantea tanto su ambiente interno como su ambiente externo. Estas acciones sern los objetivos estratgicos de la institucin durante su horizonte de planificacin. Estos deben plantearse en trminos claros, precisos, medibles y alcanzables. Debe tenerse en cuenta que la misin institucional slo podr lograrse cuando se hayan alcanzado los objetivos estratgicos. Si por cualquier razn, no pudiese alcanzarse alguno de esos objetivos, la misin institucional estara incompleta o lo que es lo mismo, slo parcialmente cumplida 4. Desglose analtico de los objetivos: Cada uno de los objetivos estratgicos deber desagregarse (desglosarse) hasta un nivel tres (3), nivel de actividades, tal como se muestra a continuacin:

NIVEL 0

MISION INSTITUCIONAL

NIVEL 1

OBJETIVO A

OBJETIVO B

OBJETIVO C

OBJETIVO N

NIVEL 2

A1

A2

A3

A4

B1

B2

B3

C1

C2

C3

N1

N2

N3

NIVEL 3

ACTIVIDADES PARA CADA OBJETIVO DE NIVEL 2.

Ntese que, en este caso, para hacer el desglose analtico de los objetivos se ha definido como nivel 0 a la misin institucional; en el nivel 1 se ubicaran los objetivos estratgicos; en el nivel 2 deben ubicarse los objetivos operacionales, es decir todas aquellas acciones que debern realizarse para alcanzar cada uno de los objetivos estratgicos; y, en el nivel 3, debern ubicarse las actividades que habr que realizar paraCURSO: PLANIFICACION ESTRATEGICA Y MARCO LOGICO. Concepto y aplicacinPROFESOR: Ing. Ral Eduardo Ovando Jurado C:\Mis documentos\Planificacin estratgica-bibliografa\GUIAES.doc

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alcanzar cada uno de los objetivos operacionales. Se forma con ellos la denominada pirmide de objetivos. Este procedimiento de anlisis se denomina desglose analtico de objetivos y constituye una herramienta til para llegar a tener una perfecta congruencia y pertinencia, entre la misin institucional y los objetivos que deben orientar el trabajo de los distintos niveles jerrquicos de una organizacin. Es claro que el desglose analtico de objetivos y la pirmide resultante, podr contener tantos niveles como sean necesarios. El grfico anterior muestra claramente que, por ejemplo, para alcanzar el objetivo A1, debern ejecutarse previamente todas las actividades identificadas para dicho objetivo; pero que para alcanzar el objetivo A, antes deber haberse alcanzado los objetivos de nivel 2 (A1, A2, A3 y A4); y finalmente, para cumplir con la misin institucional, antes deber haberse alcanzado los objetivos del nivel 1 (objetivos estratgicos A, B, C...N). 6. Una vez realizado lo anterior, debern establecerse los indicadores, los medios de verificacin, as como los supuestos, tal como se indica en la Matriz de estructura lgica, cuya copia se adjunta a esta gua. 7. Tal como se indic anteriormente, con los productos obtenidos segn se especifica en los 6 puntos anteriores, se deber preparar el Plan Estratgico para la institucin. Los pasos siguientes, para poder preparar losPlanes Operativos Anuales, se mencionan someramente a continuacin: 1. Secuencia para la ejecucin de las actividades: el listado de actividades, obtenido a partir del desglose anlitico de objetivos, ser la base para preparar el plan de operativo para cada dependencia del MOP. Para el efecto deber decidirse la secuencia (orden) en que las actividades sern ejecutadas. La secuencia depende de dos factores complementarios: de la lgica del proceso y de la tecnologa que se tenga disponible. La lgica del proceso permite identificar qu actividad deber estar concluda antes de iniciar la siguiente actividad y la tecnologa permite lograr la simultaneidad o paralelismo en el desarrollo de las actividades. 2. Cuantificacin y asignacin de los recursos requeridos para ejecutar el plan operativo anual (POA): esta es una etapa importantsima en la formulacin deL POA, ya que la disponibilidad o indisponibilidad de los recursos humanos, fsicos, institucionales, financieros, cognoscitivos, etc. permitir hacer que los objetivos definidos, para los diferentes niveles jerrquicos, se planteen en trminos alcanzables. En ocasiones, al llegar a este punto, podr encontrarse que no se cuenta con todos los recursos requeridos para ejecutar el plan, en los trminos inicialmente definidos. En este caso, deber analizarse cuidadosamente el plan. Se recomiendaCURSO: PLANIFICACION ESTRATEGICA Y MARCO LOGICO. Concepto y aplicacin

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realizar el anlisis de abajo hacia arriba, comenzando con el nivel de actividades. Proceda de la siguiente manera: Revise la eficiencia con que estara utilizando sus recursos. Por ejemplo, si fuera posible mejorar la productividad de las personas, posiblemente podra asignarles otras actividades o reducir el tiempo de ejecucin de todas o algunas de ellas; Analice la conveniencia de establecer una poltica de mayor austeridad; Elimine aquellas actividades que an siendo necesarias, no son determinantes para alcanzar el objetivo correspondiente; Ubquese en el nivel inmediato superior y realice un anlisis similar al indicado en los tres puntos anteriores. El procedimiento seguir siendo el mismo, hasta haber alcanzado el nivel superior . Al finalizar su anlisis habr ajustado el plan, desde el nivel de misin institucional, hasta el nivel de las actividades. 3. Preparar el presupuesto de gastos para implementar el plan operativo anual . Este presupuesto deber derivarse y por lo tanto corresponder plenamente con las actividades que se ejecutarn a lo largo del horizonte de planificacin. El presupuesto anual podr contener una mayor nivel de detalle que el presupuesto global.San Salvador, El Salvador abril de 1997

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