Informe EspecialIIrea Sistema Nacional de Planeamiento y Racionalizacin

ParteIProceso de Elaboracin de un Plan EstratgicoInstitucional - PEI

II 2Actualidad GubernamentalN 30 - Abril 2011

rea Sistema Nacional de Planeamiento y Racionalizacin IIFicha Tcnica

Autor : Econ. Carlos Alberto Soto Caedo* Econ. Mara Nancy Percca Rondn**

Ttulo : Proceso de Elaboracin de un Plan Estrat- gico Institucional - PEI - Parte I

Fuente : Actualidad Gubernamental, N 30 - Abril 2011

S u m a r i o

1. El Planeamiento para el Desarrollo Comu- nal e Institucional2. Concepto de Plan Estratgico Institucional(PEI)3. La Concordancia y Articulacin del PEI con los Otros Instrumentos de Planeamiento del Sector Pblico4. Descripcin Global del Proceso de Elabo- racin de un Plan Estratgico Institucional (PEI)5. Descripcin de las Referencias Generales de la Entidad Pblica6. Determinacin del Horizonte o Perodo dePlaneamiento7. Realizacin del Diagnstico SituacionalIntegral8. Denicin de la Visin Futura Institucional9. Denicin de la Misin Institucional y de los Valores Institucionales10. Denicin de los Ejes Estratgicos

1. El Planeamiento para el Desa- rrollo Comunal e InstitucionalTal como se puede deducir de su pro- pia denominacin, cuando hablamos de planeamiento para el desarrollo

* Economista. Magster en Investigacin y Docencia Universitaria.Doctor en Ciencias Financieras. Diplomado en Proyectos de Inversin Pblica, Cooperacin Internacional para el Desarrollo y Gestin Municipal. Ex Jefe del Gabinete de Asesores y Consultores de la Asociacin de Municipalidades del Per (AMPE). Actualmente se desempea como Catedrtico de la Universidad ESAN y de la Escuela Nacional de Control de la Contralora General de la Repblica.** Economista. Maestras en Economa y Finanzas y Doctorado en Economa. Con Diplomas de Especializacin en Proyectos de Inversin Pblica y Recursos Humanos. Funcionaria Pblica, Docente Universitaria y Consultora en Gestin Pblica.

institucional nos estamos reriendo al planeamiento aplicado a las instituciones u organizaciones, es decir a las empresas, organizaciones sociales de base, orga- nizaciones no gubernamentales (ONG), asociaciones, iglesias, sindicatos, etc., as como a las instituciones de naturaleza pblica o privada, nacionales o extran- jeras. A diferencia del planeamiento del desarrollo nacional, regional o local, que tiene que ver con el planeamiento aplicado al desarrollo de comunidades (planeamiento para el desarrollo comu- nal), el planeamiento institucional es aplicado a instituciones que forman parte de una comunidad determinada. En otras palabras, se diferencian en el mbito de accin, mientras que uno tiene un mbito ms global y territorial (el planeamiento para el desarrollo comunal), el otro es aplicado a las instituciones, entidades u organismos. Sin embargo, ambos deben estar debidamente articulados.La debida diferenciacin y articulacin se puede apreciar con claridad cuando nos referimos, dentro del campo del planeamiento aplicado al Sector Pblico, a los Planes de Desarrollo Concertados (PDC) de las regiones, provincias y distritos y los Planes de Desarrollo Estratgicos o Institucionales (PEI) de los Gobiernos Regionales y de las municipalidades. Los PDC se aplican a los mbitos terri- toriales de las regiones, provincias y/o distritos, mientras que los PEI se aplican a las instituciones regionales (Gobiernos Regionales) y locales (municipalidades provinciales y distritales). Pero tanto el PEI de un determinado Gobierno Regio- nal debe articularse debidamente con el PDC de la regin que forma parte, como tambin los PEI municipales con los PDC de la provincia o distrito, segn sea el caso.

2. Concepto de Plan EstratgicoInstitucional (PEI)Un Plan Estratgico Institucional (PEI)

es un instrumento orientador de la gestin o quehacer institucional de una entidad pblica formulado desde una perspectiva multianual. Toma en cuenta la Visin del Desarrollo, los Objetivos Estratgicos y acciones concertadas en el Plan de Desarrollo Concertado (para el caso de las municipalidades y Go- biernos Regionales), y los lineamientos establecidos en los Pesem. Contiene los objetivos institucionales y las acciones que le corresponde realizar en el marco de sus competencias. En el caso de los Gobiernos Locales, el PEI equivale al Plan de Desarrollo Institucional sealado en la Ley Orgnica de Municipalidades.

3. La Concordancia y Articulacin del PEI con los Otros Instru- mentos de Planeamiento del Sector PblicoLa estrecha relacin que debe existir entre los distintos instrumentos de pla- neamiento del Sector Pblico se reeja explcitamente en la Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, que textualmente seala lo siguiente:

Las Entidades, para la elaboracin de sus Planes Operativos Institucionales y Presu- puestos Institucionales, deben tomar en cuenta su Plan Estratgico Institucional (PEI) que debe ser concordante con el Plan Estra- tgico de Desarrollo Nacional (Plades), los Planes Estratgicos Sectoriales Multianuales (Pesem), los Planes de Desarrollo Regional Concertados (PDRC), y los Planes de De- sarrollo Local Concertados (PDLC), segn sea el caso1.

Como vemos, la norma citada hace refe- rencia explcita que tanto los Presupuestos Institucionales como los dems instru- mentos del planeamiento institucional del Sector Pblico (POI y PEI), tienen que

1 Segn la Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, LeyN 28411, Captulo III, Normas Especcas Adicionales. Artculo71 - 71.1

IIInforme Especial

marchar en armona y concordancia, se- gn sea el caso, con los siguientes planes que forman parte del mbito y/o alcance nacional, sectorial y territorial del pas:- Plan Estratgico de Desarrollo Nacio- nal (Plades).- Planes Estratgicos Sectoriales Mul- tianuales (Pesem).- Planes de Desarrollo Regional Concer- tados (PDRC).- Planes de Desarrollo Local Concerta- dos (PDLC).Los Planes de Desarrollo Local Concerta- dos (PDLC), como se sabe, se dividen en Planes de Desarrollo Local Concertados Provinciales (PDLC-P) y Planes de Desarro- llo Local Concertados Distritales (PDLC-D).Todos estos planes contemplan los linea- mientos de polticas nacionales, sectoriales y territoriales de largo y mediano plazo, as como establecen la visin futura de desarrollo de alcance nacional (el caso del Plades), las visiones futuras sectoriales nacionales (para los Pesem) y las visiones futuras regionales (PDRC), provinciales (PDLC-P) y distritales (PDLC-D). En el

Grco N 1 se puede apreciar la relacin de cada uno de estos instrumentos del planeamiento estratgico en el Per, de acuerdo a su orden de importancia en tr- minos de alcance o mbito de aplicacin.Se debe mencionar que hasta la actua- lidad el Per no cuenta formalmente con un Plades (el Plades 2010-2021 elaborado por el Ceplan todava se encuentra en pleno proceso de vali- dacin), por lo que los lineamientos de polticas nacionales se establecen de manera aislada de un real instrumento de planeamiento nacional. Por ello, los planes de menor jerarqua (Pesem, PEI y PDC) toman como referencia de lineamientos de polticas nacionales las denominadas Polticas de Estado del Acuerdo Nacional, las Polticas Nacio- nales de Obligatorio Cumplimiento para las Entidades del Gobierno Nacional, lo consignado en Programas y Exposiciones del Gobierno en ejercicio y las proyec- ciones macroeconmicas establecidas en el Marco Macroeconmico Multianual que peridicamente realiza el Ministerio de Economa y Finanzas (MEF).

Para el Caso de un Gobierno Regional. Su principal marco orientador para la elaboracin de su PEI lo constituyen el PDCR de la regin a la cual pertenece y los Pesem de todos los sectores institu- cionales en los cuales pretende intervenir el Gobierno Regional, de acuerdo a sus competencias legales. Ejemplo:- Para la elaboracin del PEI del Gobierno Regional de Arequipa, su principal marco orientador lo constituye el PDCR de Arequipa y los Pesem de cada uno de los sectores institucionales (agricultura, produc- cin, educacin y cultura, salud, etc.) en donde dicho gobierno regional pretende intervenir, de acuerdo a sus competencias legales.Para el Caso de una Municipalidad Provincial. Su principal marco orien- tador para la elaboracin de su PEI lo constituyen el PDCL-P de la provincia de la cual forma parte y los Pesem de todos los sectores institucionales en los cuales pretende intervenir la Municipalidad Provincial, de acuerdo a sus competencias legales. Ejemplo:- Para la elaboracin del PEI de la Muni-Grco N 1. Instrumentos del Planeamiento Estratgico en el Per

cipalidad Provincial de Piura, su prin- cipal marco orientador lo constituye el PDCL-P de la provincia de Piura y losPlan Estratgico deDesarrollo Nacional (Plades)

Planes Estratgicos SectorialesMultianuales (Pesem)

Planes de DesarrolloRegionales Concertados (PDRC)

Planes de Desarrollo Locales Concertados - Provinciales (PDLC-P)

Planes de Desarrollo Locales Concertados - Distritales (PDLC - D) Pesem

Planes EstratgicosInstitucionales (PEI)

Elaboracin: Propia.

- Visin Integral Nacional- Lineamientos de Polticas Nacionales

- Visiones Sectoriales Nacionales- Lineamientos de Polticas Sectoriales Nacionales

- Visiones Regionales- Lineamientos de Polticas Regionales

- Visiones Locales Provinciales- Lineamientos de Polticas Provinciales

- Visiones Locales Distritales- Lineamientos de Polticas Distritales

- Visiones Institucionales- Lineamientos de Polticas Institucionales

Pesem de cada uno de los sectores ins- titucionales (agricultura, produccin, educacin y cultura, salud, etc.) en donde dicha municipalidad provincial pretende intervenir, de acuerdo a sus competencias legales.Para el Caso de una Municipalidad Dis- trital. Su principal marco orientador para la elaboracin de su PEI lo constituyen el PDCL-D del distrito del cual forma parte y los Pesem de todos los sectores institucio- nales en los cuales pretende intervenir la Municipalidad Distrital, de acuerdo a sus competencias legales. Ejemplo:- Para la elaboracin del PEI de la Municipalidad Distrital de Brea, su principal marco orientador lo constitu- yen el PDCL-D del distrito de Brea y3.1. La Relacin del PEI con el Plan Estratgico de Desarrollo Nacional (Plades), los Planes Estratgicos Multianuales Sectoriales (Pesem) y los Planes de Desarrollo Concer- tado (PDC)En el mbito institucional del Sector Pblico, los lineamientos de polticas nacionales, sectoriales y territoriales se constituyen en los marcos orientadores para la elaboracin de los Planes Estra- tgicos Institucionales (PEI) que tambin se suelen denominar como Planes de Desarrollo Institucional (PDI), segn sean

elaboracin de sus PEI lo constituyen el Plades21y el Pesem del sector institucional en el cual se encuentra comprendida la institucin. Ejemplo:- Para la elaboracin del PEI del Mi- nisterio de Agricultura, su principal marco orientador lo constituye el Plades y el Pesem del Sector Agricul- tura, en donde deben considerarse las prioridades y polticas estratgicas (de largo y mediano plazo) para el Sector Agricultura en las cuales tiene responsabilidad institucional dicho ministerio.

los Pesem de cada uno de los sectores institucionales (produccin, educacin y cultura, salud, etc.), en donde dicha municipalidad distrital pretende inter- venir, de acuerdo a sus competencias legales.

3.2. La Relacin del PEI con el Plan Operativo Institucional (POI) y el Presupuesto Institucional (PI)La Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto seala tambin la estrecha vinculacin existente entre el Presupuesto Institucional (PI) de cada entidad pblicalos casos. Veamos algunos ejemplos para

con el Plan Estratgico Institucional (PEI)aclarar mejor este concepto.Para el Caso de Instituciones Pblicas pertenecientes al Gobierno Nacional. Su principal marco orientador para la

2 Cuando nos referimos al Plades, como ya se mencion y mientras no se elabore y apruebe dicho plan, se utilizan como suced- neos las Polticas de Estado del Acuerdo Nacional, las Polticas Nacionales de Obligatorio Cumplimiento, los Programas y Exposiciones del Gobierno actual y el Marco Macroeconmico Multianual actualmente vigente.

y Plan Operativo Institucional (POI):El Presupuesto Institucional se articula con el Plan Estratgico de la Entidad, desde una perspectiva de mediano yrea Sistema Nacional de Planeamiento y Racionalizacin II

largo plazo, a travs de los Planes Opera- tivos Institucionales, en aquellos aspectos orientados a la asignacin de los fondos pblicos conducentes al cumplimiento de las metas y objetivos de la Entidad, conforme a su escala de prioridades3.Los Planes Operativos Institucionales reejan las Metas Presupuestarias que se esperan alcanzar para cada ao scal y constituyen instrumentos administrativos que contienen los procesos a desarrollar en el corto plazo, precisando las tareas ne- cesarias para cumplir las Metas Presupues- tarias establecidas para dicho perodo, as como la oportunidad de su ejecucin, a nivel de cada dependencia orgnica4.

Como podemos advertir, en esencia el PEI establece no slo la visin y polticas, sino tambin los objetivos y metas instituciona- les de mediano y largo plazo de la entidad pblica, que servirn de orientacin para la denicin de las metas institucionales de corto plazo que se establecen en el POI, tambin denominadas como metas presupuestales del ao scal. Estas metas presupuestales son las que orientan la elaboracin del Presupuesto Institucional.En el Grco N 2 se reeja la concordan- cia y articulacin que debe existir entre estos tres instrumentos de planeamiento institucional.

5. Descripcin de las ReferenciasGenerales de la Entidad PblicaEl primer rubro a desarrollar dentro de un PEI es el referido a las referencias generales de la entidad pblica materia del planeamiento.Dentro de la informacin a consignar en este rubro gura la razn social, norma legal y fecha de creacin de la entidad, sector institucional al que pertenece, objetivo o nalidad y referencias bsicas sobre su organizacin.

6. Determinacin del Horizonte o Perodo de PlaneamientoEl Horizonte de tiempo o perodo deGrco N 3.Relacin entre el Plan Estratgico Institucional (PEI), Plan OperativoInstitucional (POI) y Presupuesto Institucional (PI)

planeamiento es el tiempo de duracin contemplado para la ejecucin del PEI. Para su determinacin, se recomiendaPlan Estratgico Institucional(PEI)

Plan Operativo Institucional(POI)

Presupuesto Institucional (PI)

Elaboracin: Propia.

- Visin Institucional- Lineamientos de Poltica Institucional- Objetivos y Metas Institucionales de Mediano y Largo Plazo

- Objetivos y Metas Institucionales de Corto Plazo (Metas Presupues- tales del Ao Fiscal)

- Programacin de los Gastos e Ingresos Institucionales, estable- cidos de acuerdo a las Metas Presupuestales del Ao Fiscal

tomar en cuenta los siguientes factores o referentes:- Las normas reguladoras emitidas para tal efecto por la autoridad tcnico- normativa del Sistema Nacional de Planeamiento Estratgico (si las hu- bieran): el Centro Nacional de Planea- miento Estratgico (Ceplan).- La duracin no puede ser menor o4. Descripcin Global del Proceso de Elaboracin de un Plan Estrat- gico Institucional (PEI)

Descripcin de las Referencias Generales de la Entidad Pblica

Determinacin del Horizonte o Perodo de Planeamiento

Realizacin del Diagnstico Situacional Integral(Identicacin de Problemticas Generales)

Denicin de la Visin Futura Institucional

Denicin de la Misin Institucional y de los Valores Institucionales

Denicin de los Ejes Estratgicos

Realizacin del Diagnstico o Anlisis Estratgico (Diagnstico oAnlisis FODA) (Identicacin de Problemticas Estratgicas)

Denicin de los Objetivos Estratgicos, Lneas de Base y Metas

Formulacin de Polticas Institucionales

Denicin de los Programas, Proyectos y Actividades Prioritarias

Proyectos Actividades

Elaboracin del Presupuesto del Plan

Determinacin de los Responsables de la Ejecucin del Plan

igual a la de cinco (5) aos, por cuanto se considera que un Plan de estas ca- ractersticas debe ser de largo plazo, es decir de una duracin mayor de 5 aos5.- El horizonte de planeamiento del plan estratgico al cual debe articularse el PEI de la entidad pblica (Plan Estrat- gico Sectorial Multianual-Pesem, Plan de Desarrollo Concertado Regional- PDCR, o Plan de Desarrollo Concertado Local-PDCRL, segn sea el caso).- El tiempo de duracin de la ejecu- cin de los principales programas o proyectos de inversin pblica de la entidad pblica sujeta al plan, que ya se encuentran en marcha y de aque- llos que se consideran indispensables de realizar en el futuro inmediato y mediato. Poner especial atencin en los programas y proyectos de infraes- tructura y de produccin que, por lo general, son los de mayor duracin.

7. Realizacin del DiagnsticoSituacional IntegralEl Diagnstico Situacional Integral se cons- tituye en la base medular del PEI. A travs de su tratamiento se tendr un conoci- miento cabal de la problemtica global o integral de la entidad pblica dentro del mbito sectorial, regional o local, la rea- lidad distrital, provincial, departamental

Denicin de las Acciones de Monitoreo y Evaluacin del Plan

3 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley N 28411. Artculo 71 - 71.2. 4 Ibdem. 71.3.

5 En el Sector Pblico peruano ha sido una prctica comn considerar tres (3) aos como perodo de duracin de un PEI, fundamentalmente porque existan directivas emitidas por el MEF considerando dicho perodo.

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II 4Actualidad GubernamentalN 30 - Abril 2011o regional en donde interviene; de los productos y/o servicios que produce y/o presta; de la organizacin, recursos, me- dios y procedimientos con que cuenta; y de los eventos internacionales, nacionales y locales que podran afectarla en el pero- do de planeamiento. Para ello es necesario realizar un exhaustivo y riguroso examen prospectivo, lo que permitir la posterior denicin de la visin futura institucional que se pretende alcanzar. Asimismo, el Diagnstico Situacional Integral permitir brindar la informacin pertinente para la posterior realizacin del diagnstico estra- tgico, en donde se seleccionan aquellos factores internos y externos, positivos y negativos, que estratgicamente deben ser considerados en la confeccin de las estrategias conducentes al logro de la visin futura de desarrollo institucional.

Contenido del Diagnstico1. Diagnstico del rol de la entidad pblica dentro de su mbito sectorial, regional o local del cual forma parte.2. Diagnstico de la poblacin objetivo y de los bienes y/o servicios que produce y/o presta la entidad pblica.3. Diagnstico de las caractersticas ins- titucionales (organizacin, recursos, medios y procedimientos).4. Tendencias y perspectivas en el perodo de planeamiento.

Para obtener la informacin necesaria que nos permita realizar a cabalidad un diagnstico situacional integral, es reco- mendable el uso de formatos en donde se plasme la informacin que servir de insumo para la confeccin del diagns- tico. Estos formatos se deben adecuar a la realidad de cada entidad y del entorno del cual forma parte (ejemplo: los modelos de formatos para Ministerios y otras entida- des pblicas del mbito del Gobierno Na- cional tendrn algunas diferencias signi- cativas con respecto a aquellas entidades que se encuentren dentro del mbito de un Gobierno Regional o Local), as como su grado de detalle y rigurosidad debe estar en funcin de los recursos humanos, materiales y nancieros que dispongan los responsables del diagnstico.

8. Denicin de la Visin FuturaInstitucionalLa Visin Futura Institucional es la imagen proyectada al futuro de la entidad pblica, en la que se plasman los cambios impor- tantes en trminos de desarrollo institu- cional que se deben generar al nal del horizonte de planeamiento. Esta imagen objetivo debe expresarse considerando como centro los productos y/o servicios que provee la entidad pblica; tambin puede expresarse enfatizando en el pbli- co objetivo al cual se encuentra orientada.En la denicin de la Visin Futura Insti- tucional, es indispensable tener en cuenta lo siguiente:

- El perodo de planeamiento.- Las visin futura contemplada en el Plan Estratgico al cual se debe articu- lar el PEI de la entidad (Pesem, PDCR o PDCL, segn sea el caso).- El Rol estratgico que cumple la enti- dad pblica dentro del sector, regin o localidad (segn Pesem, PDCR o PDCL, segn sea el caso).- Las Tendencias y Perspectivas Institu- cionales en el perodo de planeamien- to.- Las visiones futuras contempladas en los PEI de las entidades pblicas que forman parte del mismo mbito sec- torial, regional o local, si las hubieran, segn sea el caso.- Las visiones futuras contempladas en otros PEI de otras entidades que ten- gan parecido con el caso. El parecido puede darse en trminos de compe- tencias, poblacin objetivo, tipo de productos y/o servicios que provee, entre otros factores.- Las reales posibilidades de desarrollo de la entidad, ponderando riguro- samente su organizacin, recursos, medios y procedimientos dentro del entorno del que forma parte (interpre- tacin sobre la base del Diagnstico Situacional Integral).- Las opiniones representativas de los usuarios o beneciarios de la entidad pblica con respecto a la situacin futura deseada para la institucin (que pueden ser obtenidas mediante encuestas o tcnicas de focus group).- Las opiniones representativas de los proveedores de bienes y servicios y de otras entidades competidoras (si los hubieran) con respecto a la situacin futura deseada para la institucin (que pueden ser obtenidas mediante entrevistas).- Las opiniones representativas del personal de la entidad pblica con respecto a la situacin futura deseada para la institucin (que pueden ser ob- tenidas mediante encuestas o tcnicas de focus group).Con respecto al contenido mismo de la denicin de la Visin Futura, existen dos criterios:- El primero tiene un carcter totali- zador que engloba en uno o pocos prrafos la imagen objetivo.- El segundo criterio tiene como ca- racterstica denir la visin por ejes estratgicos, mbitos, reas y/o seg- mentos, por lo que su redaccin abarca muchos prrafos.Ambos criterios son vlidos. Tambin es usual incorporar slogan o ideas fuerza totalizadoras o por ejes estratgicos, que acompaan a la visin de futuro propia- mente dicha.

9. Denicin de la Misin Ins- titucional y de los Valores InstitucionalesLa Misin describe el rol a cumplir por la entidad pblica (Ministerio, Organismo Pblico, Gobierno Regional, Municipali- dad Provincial o Municipalidad Distrital) en la consecucin de su visin futura y en consonancia con sus competencias, nali- dad u objeto consagrados en las normas que la regulan.Los Valores Institucionales constituyen las normas ticas de conducta institucional que la entidad debe cumplir tanto en sus relaciones con el exterior como al interior de su propia organizacin. Para denir la Misin, se recomienda tomar en cuenta los siguientes factores o aspectos:Para denir la Misin Institucional, se re- comienda tomar en cuenta los siguientes factores o aspectos:- El objeto o nalidad de la Entidad Pblica, as como sus competencias, atribuciones y/o funciones principa- les, de acuerdo a sus normas legales reguladoras (Constitucin Poltica, Ley Orgnica de Creacin, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales o Ley Org- nica de Municipalidades, segn sea el caso).- El Rol estratgico que cumple la enti- dad pblica dentro del sector, regin o localidad (segn Pesem, PDCR o PDCL, segn sea el caso).- Lmites o alcances de la accin institu- cional de la Entidad Pblica proyecta- dos dentro del horizonte o perodo de planeamiento.- Las polticas nacionales, sectoriales, regionales y locales bajo las cuales, segn sea el caso, la Entidad Pblica ejerce sus competencias.- Las relaciones vinculantes con las dems entidades pblicas que forman parte de su mbito sectorial, regional o local, segn sea el caso.

10. Denicin de los Ejes Estrat-gicosLos Ejes Estratgicos de Desarrollo Institu- cional son las reas, dimensiones, campos o mbitos de accin en donde se deben concentrar los esfuerzos para alcanzar la visin futura institucional. Generalmente se denen de acuerdo a los mbitos de intervencin institucional, o atendiendo los tipos de programas o proyectos que se planean ejecutar en forma prioritaria para alcanzar la visin futura.Los ejes estratgicos tambin se pueden establecer luego de denidos los objetivos estratgicos, en cuyo caso se determinan sobre la base de la dimensin especca que involucra cada objetivo.Continuar en la siguiente edicin...