plan estrategico icafe 2014 2023

Instituto del Caf de Costa Rica

Plan Estratgico 2014-2023

Octubre-2013

PLAN ESTRATGICO

Perodo: 2014-2023

II

Contenido

Presentacin .................................................................................................................................................................................................. 3

Resumen Ejecutivo ....................................................................................................................................................................................... 6

1- Antecedentes ..................................................................................................................................................................................... 7

1.1 En relacin con la Planificacin Estratgica: .................................................................................................................................. 7

1.2 Nacimiento del Plan Estratgico ..................................................................................................................................................... 7

1.3 Marco de Referencia ....................................................................................................................................................................... 8

1.3.1 Estructura del Sector ..................................................................................................................................................................... 8

1.3.2 Estructura del Instituto .................................................................................................................................................................. 9

1.3.3 Funciones del Instituto del Caf de Costa Rica: ........................................................................................................................ 11

1.3.4 Caf de Costa Rica: Modelo Sostenible, nico en el Mundo. .................................................................................................... 11

1.3.5 Equidad. (Comercio tico y transparente) ................................................................................................................................... 11

1.3.6 Investigacin, Desarrollo y Transferencia de Tecnologa ............................................................................................................ 11

1.3.7 Promocin Caf de Costa Rica. ................................................................................................................................................... 12

2- Metodologa para la elaboracin del Plan Estratgico. .................................................................................................................... 13

2.1 Conociendo al ICAFE .................................................................................................................................................................... 14

2.2 Evaluacin de la situacin del ICAFE en el contexto del Sector. .................................................................................................. 14

2.3 Prospeccin de la Organizacin. .................................................................................................................................................... 14

2.4 Proceso de consulta con lderes y actores del sector ..................................................................................................................... 15

2.5 Elaboracin de la matriz programtica. .......................................................................................................................................... 15

3- Resultados anlisis FODA ............................................................................................................................................................. 15

4- Marco conceptual estratgico y programtico ................................................................................................................................. 20

4.1 Misin ........................................................................................................................................................................................... 20

4.2 Visin ............................................................................................................................................................................................ 20

4.3 Objetivos estratgicos ................................................................................................................................................................... 20

4.4 Acciones estratgicas, resultados esperados y coordinadores ........................................................................................................ 21

5- Seguimiento, evaluacin y fiscalizacin.......................................................................................................................................... 26

6- Pasos en la implementacin del Plan Estratgico. ........................................................................................................................... 27

6.1 Socializar el Plan Estratgico a lo interno y externo (Funcionarios, Sector Cafetalero e interesados externos). ......................... 27

6.2 Bsqueda de recursos financieros, humanos y materiales necesarios para el desarrollo de las acciones estratgicas definidas en el

plan. ...................................................................................................................................................................................................... 28

6.3 Definir la implementacin de estrategias en el corto, mediano y largo plazo, segn su orden de complementariedad. ................. 28

6.4 Medicin del Desempeo Indicadores ......................................................................................................................................... 28

6.5 Definir una comisin permanente para el seguimiento a la implementacin del Plan Estratgico. ................................................ 29

6.6 Incorporacin de los Objetivos Estratgico en el Cuadro de Mando Integral (CMI): .................................................................... 30

6.7 Instrumento de seguimiento al proceso de implementacin .......................................................................................................... 30

7- Anexos. ........................................................................................................................................................................................... 31

7.1 Participantes en los Talleres 1, 2 y 3. Proceso planeacin Estratgica ......................................................................................... 31

ICAFE 2014-2023. ............................................................................................................................................................................... 31

7.2 Anexo - Imgenes del proceso. ...................................................................................................................................................... 33

7.3 Anexo Instrumento de control y seguimiento. ............................................................................................................................ 35

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Presentacin El sistema cafetalero costarricense tiene un modelo nico en el mundo, regulado a travs del Instituto del Caf de Costa Rica (ICAFE), que tiene su origen en una decisin tomada por el Gobierno de la Repblica de Costa Rica para atender la situacin crtica que sufra la actividad cafetalera nacional, producto de la gran depresin mundial de 1929. Su origen se remonta a 1933, cuando fue fundado como Instituto de Defensa del Caf por la Ley de la Repblica de Costa Rica No. 121 de 24 de julio de ese ao. Previo a su creacin, su antecedente inmediato fue el establecimiento, por parte del sector cafetalero en 1932, de la Asociacin Nacional de Productores de Caf. Como trayectoria jurdica hasta nuestros das se cuentan con los siguientes antecedentes: En 1948, con el Decreto de Ley No. 74 del 21 de junio de 1948 se reorganiza el Instituto de Defensa del Caf y se crea la Oficina del Caf. Con esta nueva legislacin se mejora la regulacin de las relaciones entre los diferentes participantes de la actividad cafetalera nacional y se asigna a la Oficina todo lo relacionado con el control de la parte econmica y comercial, dejando en manos del Ministerio de Agricultura e Industria las funciones agronmicas que realizaba el Instituto de Defensa, adems cambia su naturaleza jurdica, a una institucin semiautnoma del Estado con recurso propios. El 21 de junio de 1961, se promulg la Ley de Relaciones entre Productores, Beneficiadores y Exportadores de Caf Nro. 2762, vigente hasta nuestros das, cuya finalidad es determinar un rgimen equitativo de relaciones entre productores, beneficiadores y exportadores de caf, que garantice la participacin racional y cierta de cada sector en el negocio cafetalero y por objeto, todas las transacciones de caf producido en el territorio nacional. Esta Ley ha sufrido una serie de reformas que han cambiado: el nombre de la institucin, su figura jurdica y mecanismos de eleccin de las autoridades superiores institucionales e integracin de estos cuerpos colegiados. Las principales reformas a la Ley Nro. 2762 estn dadas con las leyes: Nro. 6988 del 26 de junio de 1985, Nro. 7736 del 19 de diciembre de 1997 y la Nro. 8109 del 4 de julio de 2001. As tenemos que, con la Ley Nro. 6988 cambia su nombre de Oficina del Caf a Instituto del Caf de Costa Rica. Con la Ley Nro. 7736, se reforma la Ley Nro. 2762 dndole al ICAFE la figura jurdica de Ente Pblico no Estatal , que lleva implcita una mayor liberalizacin de sus actuaciones del Estado en beneficio de sus agremiados, marca un nuevo rumbo en el proceso institucional de la caficultura, al fortalecer al ICAFE asignndole mayores atribuciones e introduciendo cambios importantes en los procedimientos que hasta hoy se han utilizado en la distribucin del ingreso que produce la actividad cafetalera, la promocin de la actividad cafetalera costarricense en el campo agrcola y de investigacin y propicia un modelo equitativo entre los miembros del sector: Productores, Beneficiadores, Tostadores y Exportadores de caf. La ltima reforma aplicada con la Ley Nro. 8109, establece un nuevo mecanismo de eleccin de los miembros del Congreso Nacional Cafetalero y la Junta Directiva con participacin de los integrantes de los

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sectores, se vara adems la conformacin de estos cuerpos colegiados, dando mayora al sector productor. El ICAFE contribuye con el desarrollo de la actividad cafetalera y la diversificacin agrcola en el pas; apoya los procesos de beneficiado, exportacin y comercializacin del caf; promociona el caf de Costa Rica dentro y fuera del pas; investiga, desarrolla y transfiere tecnologa agrcola e industrial (beneficiado y tueste) y aprueba el precio mnimo de liquidacin final que le debe pagar cada Beneficio de caf al Productor. Est regido por una Junta Directiva integrada por 9 miembros propietarios y sus respectivos suplentes. Cinco son representantes del Sector Productor, uno del Sector Beneficiador, uno del Sector Exportador y uno del Sector Tostador; todos nombrados cada dos aos por el Congreso Nacional Cafetalero. El Estado tiene un representante en la Junta Directiva. A lo largo de estos 80 aos el Instituto ha logrado grandes triunfos para el sector cafetalero, de los cuales podemos mencionar:

Mantener la Ley 2762 que garantiza que el dlar que produce el caf impacte en el bienestar de las y los Productores y en la mejor distribucin de la riqueza entre los actores de la agrocadena del grano.

En el mantenimiento de una productividad sobre base del efecto de menor costo posible y el mayor beneficio para el Productor, en trminos de economas de escala de la forma en que se produce Caf de Costa Rica.

En forma visionaria, el ICAFE promueve una estructura que permite que el Caf de Costa Rica pueda llevar el ttulo de caf sostenible.

Sigue innovando en agronoma y en adaptabilidad y mitigacin a los efectos del cambio climtico con desarrollo de variedades con excelente calidad de la taza y aumentan la productividad como los Hbridos F1 (variedades Milenium y Centroamericano).

Ha logrado el desarrollo de variedades para alargar tiempos de cosecha con la incorporacin de materiales genticos para maduraciones ms tarda como el Venecia y consecuentemente, resistencia a algunos tipos de plagas y enfermedades.

Con la agricultura de precisin, el Instituto colabora en un mejor aprovechamiento de los fertilizantes; en la reduccin de costos; una menor afectacin del medio ambiente y un mejoramiento de la productividad.

Como representante ante las Instituciones nacionales, el ICAFE ha sido pionero en la creacin de un camino que se ajusta a las necesidades y requerimientos del Productor en asuntos comerciales y de asistencia tcnica.

La institucionalidad, en manos del ICAFE, permite la creacin de redes de informacin con otros orgenes en temas de investigacin y desarrollo.

En el campo del beneficiado de la fruta, juega un papel en la reduccin del uso del agua, de la energa elctrica y de los productos para el secado del grano. Tambin en el uso de subproductos como la pulpa para abono orgnico y las aguas mieles para la irrigacin de pastos.

Ha contribuido en la incorporacin de agroforestera en los cafetales para el bienestar de los Productores.

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El ICAFE ha contribuido al desarrollo de una estructura que garantiza el monitoreo, registro y verificacin datos trascendentales que van desde el cambio climtico, a la georeferenciacin de las fincas cafetaleras.

En el plano internacional, el ICAFE ha desarrollado la Indicacin Geogrfica Caf de Costa Rica y prximamente, las denominaciones de origen para las ocho regiones productoras.

Se ha consolidado un programa de promocin de Caf de Costa Rica en el mercado

A nivel internacional Caf de Costa Rica, se promociona y se ha posicionado, usando para ello la plataforma pas en donde se cultiva el grano, dndose a conocer las 8 zonas productoras, sus caracterizaciones organolpticas, la calidad del producto y otras consideraciones: competitivas, ambientales, sociales, de impacto econmico en la generacin de riqueza y la sostenibilidad propia del sistema, lo cual genera una ventaja competitiva y justificacin de valor agregado.

A nivel nacional el ICAFE promociona el consumo de caf entre los habitantes, apalancando el esfuerzo mediante sus socios estratgicos, que da a da se suman al esfuerzo, liderado por ICAFE, en la dispersin de Cultura de Caf en todo el territorio nacional

Con el objetivo de establecer la estrategia que la Institucin va a seguir en un largo y media plazo, se inici en junio del 2013, con colaboracin del Instituto Interamericano de Cooperacin para la Agricultura (IICA), un proceso de planeacin estratgica que se finaliz exitosamente en el mes de octubre. El ICAFE, con el presente Plan Estratgico, permitir dirigir los procesos a lo interno como a lo externo de la institucin, cumpliendo con los objetivos para el cual fue creado. El ICAFE, como objetivo estratgico institucional, enfocar su accionar en la generacin, difusin, transferencia y prestacin de servicios tecnolgicos para lograr la sostenibilidad del sector. Sustentar su estrategia con personal comprometido, capacitado y con valores institucionales, con informacin sistematizada para mejorar la eficiencia de los procesos tcnicos, administrativos y financieros. Plantea su posicionamiento como institucin que da respuesta eficiente a las demandas de un sector deseoso de un crecimiento y desarrollo sostenible de la actividad cafetalera. Presentamos el Plan Estratgico del ICAFE 2014-2023, como un instrumento orientador de su accionar en el corto, mediano y largo plazo, y comprometido con la sostenibilidad de la caficultura costarricense. El Plan Estratgico definir los indicadores que permiten contribuir a las metas del Instituto.

Licda. Xinia Ma. Chaves Quirs Ing. Ronald Peters Seevers Presidenta, Junta Directiva Director Ejecutivo

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Resumen Ejecutivo A travs de la Ley 2762, (LEY SOBRE REGIMEN DE RELACIONES ENTRE PRODUCTORES, BENEFICIADORES Y EXPORTADORES DE CAF) se indica que es una entidad pblica de carcter no estatal, que tiene como finalidad determinar un rgimen equitativo de relaciones entre productores, beneficiadores y exportadores de caf, que garantice una participacin racional y cierta de cada sector en el negocio cafetalero, y por objeto, todas las transacciones con caf producido en el territorio nacional. Con el afn de promulgar una Estrategia Institucional que enmarcar el rumbo de la Institucin, se nombra una comisin que llev a cabo la misin encomendada por la Junta Directiva del ICAFE, en la que se participan a personeros del IICA, con el nico propsito que ayudara en plasmar en blanco y negro las objetivos estratgicos que vena y estaba realizando la Institucin. Es por ello que se logra establecer una matriz estratgica con los pilares ms importantes que llevar acabo el Instituto a solicitud del sector cafetalero y la administracin de la Institucin en los prximos 10 aos. Gracias al trabajo de una comisin especializada, conformada por funcionarios de ICAFE y miembros de su Junta Directiva, se desarroll el proceso y mtodo que conllevo a la definicin del Plan Estratgico. Este proceso fue apoyado por la Oficina del IICA en Costa Rica. El proceso seguido, caracterizado por un amplio carcter participativo, se bas en la metodologa ZOPP Planificacin Operativa de Planes y Proyectos. Fueron utilizadas varias herramientas en el proceso de construccin, entre ellas el anlisis FODA, el anlisis de ambiente interno y externo del ICAFE. Dentro de los resultados ms destacados, se resumen una actualizacin del contexto institucional, relacionado en trminos de innovacin y transferencia tecnolgica, que conlleva a la revisin de los objetivos estratgicos de la institucin. En este sentido, se realiz una redaccin de una nueva misin en funcin de fomentar y defender la actividad cafetalera con el propsito de alcanzar su sostenibilidad, en procura del bienestar socioeconmico del sector, con caf de excelente calidad y una visin del ICAFE conceptuada como la organizacin lder a nivel mundial, en el desarrollo tecnolgico para el mejoramiento de la productividad, la industrializacin y la promocin de Caf de Costa Rica, brindando servicios giles y efectivos que mantengan equidad en la agrocadena, as como en la defensa de los intereses de la actividad, con un compromiso permanente de sus colaboradores. El vertido de esta nueva misin y visin institucional, se sustentan en el reconocimiento de los Valores de Trasparencia, Honestidad, Integridad, Responsabilidad, Lealtad, Liderazgo, Adaptacin al cambio y los Principios de Legalidad, Probidad, Igualdad, Continuidad, Eficacia, Eficiencia, Regularidad y Austeridad. Se definieron seis objetivos estratgicos: dos orientados a un proceso de modernizacin y comunicacin Institucional, uno con el afn de propiciar el desarrollo integral de la actividad, dos con el propsito de actualizar la estrategia de promocin y de sostenibilidad econmica de la Institucin y otro est orientado a fortalecer y buscar alianzas estratgicas. A partir de cada Objetivo Estratgico, se generan las Estrategias, que definen el enfoque de actuacin (el Cmo se va a hacer) y Acciones estratgicas, que definen tareas concretas (Qu se va a hacer) como gua para su implementacin y materializacin en el quehacer institucional. Finalmente, se recomiendan algunos pasos necesarios y la complementariedad de acciones en otras reas institucionales (Legal, presupuestario, entre otras) para la implementacin del Plan Estratgico. Con los productos del proceso, plasmados en el presente documento, se espera una orientacin en el quehacer institucional que renueve el mecanismo de actuacin en funcin del cumplimiento del mandato institucional, frente a la generacin y transferencia de tecnolgica para el sector.

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1- Antecedentes

1.1 En relacin con la Planificacin Estratgica: El Instituto del Caf no contaba con un Plan Estratgico formalmente establecido, su base de planificacin estaba plasmada en lineamientos estratgicos enunciados por la Junta Directiva, enmarcados dentro de la metodologa de Cuadro de Mando Integral con el objetivo del cumplimiento de la ley 2762. Los lineamientos estratgicos estn incorporados anualmente dentro de los Planes Operativos, para el cumplimiento de metas a corto plazo y compromisos a mediano y largo plazo. El ICAFE cuenta con un portafolio de una serie de proyectos enmarcados dentro los lineamientos estratgicos que le permite al ICAFE, fortalecer su gestin en sus diferentes reas. Para las decisiones en materia econmica y financiera institucional la Junta Directiva y la Direccin Ejecutiva basa sus actuaciones en los resultados que brindan los Estados Financieros y presupuestarios, base vital para una adecuada gestin administrativa institucional. Como herramienta estratgica se conform Comisin de Cuadro mando integral que revisa peridicamente las directrices, polticas y metas dadas por la Junta Directiva, en cumplimiento de la ley que lo regula. Es importante recalcar que los recursos con que cuenta el ICAFE, son utilizados de acuerdo con las finalidades y atribuciones emanadas por ley y los lineamientos estratgicos institucionales aprobados por la Junta Directiva desde el ao 2006.

1.2 Nacimiento del Plan Estratgico

La Junta Directiva en la Sesin Extraordinaria No. 1976 toma el acuerdo No. 4 que indica:

Acuerdo No.4: Los Seores Directores acuerdan instruir a la Direccin Ejecutiva, para que le presente a la Junta Directiva, en el plazo no mayor de 120 das hbiles la propuesta de un Plan Estratgico Institucional. Lo anterior en acatamiento de la disposicin N 4.4) del Informe de la Contralora General de la Repblica DFOE-EC-IF-04-2013 Auditoria operativa ejecutada en el Instituto del Caf de Costa Rica relacionada con la eficacia de la gestin de cara al cumplimiento de sus fines de creacin. ACUERDO FIRME

Lo anterior, a fin de tener una herramienta que oriente el rumbo de la Institucin para el mejoramiento socioeconmico y el incremento de la productividad nacional del sector cafetalero. Para tal efecto, la Junta Directiva nombr una comisin con la participacin de los sectores que la conforman, que junto a un equipo de la Administracin atendieron el proyecto de Plan Estratgico del ICAFE. La comisin revis y analiz una serie de documentos del cuadro de mando integral y los lineamientos estratgicos establecidos por la Junta Directiva. Particip adems en la realizacin de varios talleres con la asistencia del personal administrativo y representantes del sector Cafetalero.

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Se actualizaron conocimientos en tcnicas de Planeamiento Estratgico y la importancia que tiene para la institucin en la definicin de su carta de navegacin u orientacin en el largo plazo. Adems se establecieron vnculos con la Oficina del IICA en Costa Rica para la asesora en el proceso de elaboracin del Plan Estratgico.

1.3 Marco de Referencia

1.3.1 Estructura del Sector La industria del caf costarricense est conformada por cuatro sectores, regulados por las disposiciones de la Ley 2762 del 21 de junio de 1961 y sus reformas y por el Reglamento a esa ley. Esto con el propsito de garantizar una participacin equitativa a cada sector. Todos los sectores tienen una interaccin constante y conforman un sistema agroindustrial tpico, en el que participan productores agrcolas, procesadores primarios (fruta) de materia prima (beneficios de caf), procesadores de producto terminado (torrefactores) y exportadores. El productor es toda persona que tiene derecho a explotar una plantacin de caf por cualquier ttulo legtimo y entrega el caf en fruta al beneficiador. Los beneficiadores poseen una o ms plantas de beneficio y cuya responsabilidad consiste en recibir, elaborar, financiar y vender el caf. Recibe la materia prima o caf fruta de uno o muchos caficultores por medio de los centros de acopio (recibidores) y lo transforman en caf oro. Existen beneficios de caf en todas las regiones cafetaleras del pas. El exportador es el vnculo de comercializacin con el exterior. Su funcin principal consiste en preparar y suministrar volmenes de caf a compaas importadoras y/o tostadoras que operan en los principales pases consumidores. Los torrefactores son propietarios de establecimientos dedicados al tostado, molido o cualquier otro proceso industrial del grano, as como a su comercializacin en el mbito nacional. En Costa Rica la comercializacin del caf se encuentra en manos del sector privado; sin embargo, el Estado mantiene la supervisin y control por medio del Instituto del Caf de Costa Rica (ICAFE), en cuya Junta Directiva estn representados todos los actores que intervienen en la actividad cafetalera.

http://www.icafe.go.cr/nuestro_cafe/estructura%20del%20sector/productores.htmlhttp://www.icafe.go.cr/nuestro_cafe/estructura%20del%20sector/beneficiadores.htmlhttp://www.icafe.go.cr/nuestro_cafe/estructura%20del%20sector/exportadores.htmlhttp://www.icafe.go.cr/nuestro_cafe/estructura%20del%20sector/tostadores.html

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Figura Nro. 1 Estructura del Sector Cafetalero:

1.3.2 Estructura del Instituto El Instituto del Caf de Costa Rica es una entidad nica en el mundo con ms de 80 aos regular la actividad cafetalera. El jerarca superior est integrado por la Junta Directiva, que a su vez es nombrada por el Congreso Nacional Cafetalero de las ternas elegidas en las Asambleas Regionales de Productores y las Asambleas Nacionales de los Sectores Exportador, Beneficiador y Torrefactor. Esta Junta la conforma nueve miembros; cinco representan al sector productor, uno al sector beneficiador, uno al sector exportador,

ESTRUCTURA DEL SECTOR

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uno al sector torrefactor y el ltimo representado por el Ministro de Agricultura y Ganadera o bien al que el delegue dicha representacin. A nivel administrativo la Direccin Ejecutiva como superior, est a cargo del Director Ejecutivo, con unidades que responden directamente a ella, a su vez se desprende tres Gerencias que tienen a su cargo unidades que apoyan la labor administrativa, financiera, tcnica y promocional. A nivel de fiscalizacin se cuenta con la Auditora Interna como Staff de la Junta Directiva. El organigrama de la estructura del ICAFE, es el siguiente: Figura Nro.2: Organigrama ICAFE:

Instituto del Caf de Costa Rica

Organigrama

Junta Directiva

Direccin Ejecutiva

Junta Liquidaciones Auditora Interna

Unidad de Asuntos Jurdicos

Unidad de Liquidaciones

Unidad Estudios Econmicos y

Mercado

Gerencia de Promocin

Unidad de Informtica

Unidad de Apoyo Finan-Cafetalero

Gerencia de Adm. y FinanzasGerencia Tcnica

Unidad de Investigacin

Unidad de Industrializacin

Unidad de Laboratorio

Regionales

Unidad Contable Financiera

Unidad Contrat. Administrativa

Unidad R. H. y Servicios Adm.

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1.3.3 Funciones del Instituto del Caf de Costa Rica: a) Propiciar un rgimen equitativo de relaciones entre los distintos sectores que participan en la actividad cafetalera. Esta accin la coordinar con las instituciones del Estado, a fin de velar por el cumplimiento y mejoramiento de las disposiciones legales y reglamentarias relativas al caf. b) Propiciar, en colaboracin con entidades pblicas y privadas, el desarrollo de la actividad cafetalera en todas sus etapas, as como la diversificacin agrcola del pas. c) Formular y proponer al Poder Ejecutivo las polticas que deban seguirse en cuanto a la actividad cafetalera del pas, as como defender los intereses de esa actividad, tanto en el mbito nacional como internacional. d) Controlar todo el proceso de beneficiado, exportacin y comercializacin del caf. Al final de cada ao cosecha y con la informacin pertinente, calcular el precio que deben pagar las distintas firmas beneficiadoras a los productores (precio de liquidacin) y velar porque el mismo se pague oportunamente.

1.3.4 Caf de Costa Rica: Modelo Sostenible, nico en el Mundo. Describir el significado del Caf para Costa Rica implica reconocer la relacin entre un Sector Cafetalero productivo, de gran valor para la economa costarricense y la imagen de un pas en trminos sociales, econmicos y ambientales. De esta forma, hemos creado un concepto, una meta avanzada que va creciendo en favor de la consecucin de cada una de las tres dimensiones que lo justifican.

1.3.5 Equidad. (Comercio tico y transparente) La Equidad es el principal valor de un sistema nico en el mundo. Desde 1933 se desarroll en Costa Rica un sistema de equidad en el cual el Instituto del Caf de Costa Rica, ICAFE, juega un papel fundamental. Por Ley de la Repblica (Nro. 2762), el ICAFE defiende y protege el comercio equitativo de caf entre los cuatro gremios que componen el Sector Cafetalero Costarricense: Productores, Beneficiadores, Tostadores y Exportadores.

1.3.6 Investigacin, Desarrollo y Transferencia de Tecnologa En el ao 1950 se formaliza el funcionamiento del Programa de Caf en Costa Rica, el cual tiene como objetivo el desarrollo de una campaa de extensin y experimentacin que ha brindado servicios al caficultor costarricense de manera ininterrumpida por 63 aos. Este programa ha desarrollado un extenso programa de investigaciones principalmente por medio de experimentacin en fincas, cuyos resultados fortalecieron el cambio tecnolgico de la actividad cafetalera del pas y que actualmente mantiene una activa vigencia de gestin y aporte constante a la caficultura nacional, por medio de un equipo de tcnicos y especialistas que brindan lo mejor de su esfuerzo y conocimientos para llevar a cabo la investigacin y la Transferencia de Tecnologa a nuestro sector cafetalero, desde el Centro de Investigaciones en Caf (CICAFE) y por medio de las seis Oficinas Regionales que mantiene el ICAFE en las

ORGANIGRAMA DEL ICAFE

http://www.icafe.cr/

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principales zonas cafetaleras del pas. Esta gestin continua se ha logrado mantener gracias al apoyo del sector cafetalero y cuya confianza en la gestin tcnica se ha visto ampliamente retribuida por los resultados obtenidos y la generalizada aceptacin y aplicacin de las tecnologas en las plantaciones de caf. El soporte principal de la oferta tecnolgica actual del ICAFE a los productores, se basa en las reas de Mejoramiento Gentico, Control de Plagas y Enfermedades, Nutricin Mineral y Fertilizacin, mediante la entrega de semillas seleccionadas, tecnologas para el manejo de semilleros y almacgales, manejo agronmico del cultivo en cuanto a densidades de siembra, poda de cafetos, variedades mejoradas de alta produccin, alternativas para el control integrado de plagas y enfermedades, fertilizacin tcnica eficiente, proyectos especiales desarrollados por el ICAFE o de este en acuerdos y convenios con otras instituciones especializadas del mbito nacional y de otros pases. Adems brinda servicios en anlisis de suelos, apoyo a los programas de renovacin de cafetales, produccin de almcigos de variedades superiores, y da soporte de capacitacin, investigacin y servicios en el rea de Industrializacin de caf. En su constante gestin de cambio para el mejoramiento de tcnicas y estrategias para la investigacin y desarrollo de nuevas tecnologas, el CICAFE cuenta con un Laboratorio de Biotecnologa donde se estar centralizando trabajo especializado en biologa molecular y cultivo de tejidos, como herramientas modernas destacadas en la bsqueda de genotipos de caf ms productivos, de mayor resistencia a plagas y enfermedades, mejor calidad y mejor adaptados al cambio climtico.

1.3.7 Promocin Caf de Costa Rica. A nivel internacional el ICAFE ha promocionado el nuestro grano de oro en diferentes mercados existentes y nichos emergentes, a fin de dar a conocer la gran calidad de nuestro producto, catalogado como uno de los mejores caf del mundo. Mientras el Instituto fungi como ente pblico del Estado, los recursos dirigidos a promocin del caf estaban limitados por diferentes leyes, fue hasta que se constituy como ente pblico no estatal que se dio una asignacin especfica de recursos para realizar actividades de promocin, desarrollo sostenible y diversificacin de la actividad cafetalera. En los 4 aos recientes, se incorpor la Indicacin Geogrfica, Caf de Costa Rica, con la cual se promociona y se ha posicionado el producto, para ello utilizando la plataforma pas en donde se cultiva el grano. Se incorpora adems consideraciones competitivas, ambientales, sociales, de impacto econmico en la generacin de riqueza, en la bsqueda de la sostenibilidad propia del sistema (garantizada por un modelo nico en el mundo; Ley Nro. 2762) que es utilizada como ventaja competitiva y justificacin de valor agregado. En la promocin internacional se da a conocer las 8 zonas productoras (prximas Denominaciones de Origen), en sus caracterizaciones organolpticas e impacto social econmico y ambiental. Esta es realizada en la participacin en ferias y foros dedicadas a los nichos de cafs especiales y en donde el valor agregado es justificante de mejor precio, adems se pauta en medios de comunicacin especficamente dirigidos al sector internacional relacionado al caf, tanto impresos como con el uso de tecnologa ciberntica.

En el nivel nacional el ICAFE promociona el consumo de caf entre los habitantes, apalancando el esfuerzo mediante sus socios estratgicos que se suman al esfuerzo de la institucin, en la dispersin de Cultura de Caf en todo el territorio nacional.

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2- Metodologa para la elaboracin del Plan Estratgico. El proceso de planeacin estratgica para el ICAFE comprendi cinco etapas, que abarcaron desde procesos de recoleccin de informacin, trabajos de autoevaluacin, prospeccin, validacin y planificacin; dejando como resultado para el Instituto, un Plan Estratgico con una visin a diez aos y una serie de estrategias y acciones estratgicas para desarrollar en los prximos cinco aos, lo cual le permitir al ICAFE establecer sus programaciones anuales para la consecucin de los objetivos planteados. En el siguiente esquema se muestra el orden cronolgico de cada uno de los procesos descritos.

Figura Nro.3: Orden de proceso Planificacin Estratgica.

Los insumos necesarios para la elaboracin del documento fueron obtenidos travs de procesos participativos, en una primera etapa con actores del sector cafetalero, quienes participaron en el primer taller de evaluacin de la institucin y en las siguientes etapas con un grupo de trabajo conformado por miembros del ICAFE y de su Junta Directiva. Dichos procesos fueron dirigidos y facilitados por funcionarios de la oficina del IICA en Costa Rica de acuerdo a la metodologa de trabajo acordada. A continuacin se visualizan y describen los talleres y cada una de las etapas del proceso de planeacin estratgica de acuerdo a la metodologa planteada:

Proceso Previo

Taller 1 Taller 2 Validacin Taller 3 Presentacin

Conociendo a la institucin

Evaluacin de la situacin del ICAFE en el contexto del sector.

Prospeccin de la organizacin.

Proceso de consulta con lderes y actores del sector.

Elaboracin de la matriz programtica.

Entrega y difusin del documento a autoridades y actores del sector

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2.1 Conociendo al ICAFE. El paso inicial para el proceso de planificacin fue una induccin para los facilitadores del proceso, quienes a travs de recoleccin de informacin documental clave y conversaciones con diferentes miembros del Instituto pudieron conocer ms a fondo las generalidades del ICAFE, para poder tener una visin ms clara en las dems etapas del proceso de facilitacin. Este proceso previo de trabajo fue de suma importancia, ya que si bien es cierto fueron los miembros del Instituto y del sector quienes realizaron los principales aportes en el desarrollo de los talleres, el conocimiento de la institucin y de la actividad cafetalera fue de gran ayuda para la conduccin y facilitacin efectiva de las diferentes actividades.

2.2 Evaluacin de la situacin del ICAFE en el contexto del Sector.

El proceso de planificacin estratgica, como tal, se inici con la realizacin de un taller participativo con algunos de los principales actores del sector (Ver lista en el anexo 7.1), donde se realiz un anlisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA) del ICAFE y su actuacin en el sector. En esta etapa se realiz un anlisis externo del Instituto, mediante la determinacin de las Oportunidades y Amenazas y otro interno a travs de las Fortalezas y Debilidades. Este anlisis dio como resultado una serie de aspectos que deben ser fortalecidos en el Instituto, tanto en el corto, como en el mediano y largo plazo; pero de igual forma arrojaron una serie de seales, un umbral por el que podra transitar la organizacin en un futuro aprovechando sus puntos fuertes y las oportunidades que el entorno le est brindando. La informacin recolectada en este primer taller abonada por el conocimiento propio de las personas que conforman el grupo de trabajo de planeacin estratgica, fueron de vital importancia para la formulacin de la visin y misin institucional, as como de los objetivos estratgicos y estrategias que seguir el ICAFE en los prximos aos.

2.3 Prospeccin de la Organizacin. Una vez completado el anlisis externo e interno de la institucin, se realiz un proceso de sistematizacin, anlisis e interpretacin de la informacin, la cual fue discutida y analizada en el segundo taller con el grupo de trabajo de planeacin estratgica, conformado por miembros del ICAFE y de su Junta Directiva (Ver lista en el Anexo 7.1). En este segundo taller tambin se realizaron una serie de actividades de anlisis las cuales dieron como resultado la elaboracin de una propuesta de misin y visin institucional, entendindolas como la justificacin de la existencia de la institucin y una proyeccin de lo que se desea alcanzar en los prximos 10 aos, respectivamente.

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Como complemento al ejercicio de definicin de la misin y visin institucional, se establecieron los objetivos estratgicos de la organizacin, concebidos en un marco global para los primeros cinco aos, se derivan de la misin institucional y apuntan a convertir el Instituto en la instancia que se han planteado ser en los prximos diez aos, a travs de la visin consensuada. Los objetivos estratgicos organizacionales son de vital importancia, ya que suministrarn a los funcionarios del ICAFE direccin en su accionar, orientacin en la planificacin, facilitarn la asignacin de recursos humanos y materiales, permitirn el seguimiento y la evaluacin de las acciones que se desarrollen para su cumplimiento, entre otros.

2.4 Proceso de consulta con lderes y actores del sector. Una vez definidos la misin, visin y objetivos estratgicos se realiz un proceso de consulta y validacin de los resultados alcanzados, hasta ese momento, con los principales actores de la actividad, a travs del pleno de la Junta Directiva del ICAFE. El proceso de consulta ante la Junta Directiva tuvo lugar en el ICAFE, el da 17 de julio de 2013, donde se realiz una presentacin que fue acogida por los miembros de la Junta y se dio el visto bueno para continuar con el proceso tal y como se vena desarrollando.

2.5 Elaboracin de la matriz programtica. Una vez que se cont con visto bueno de la Junta Directiva se program la ltima sesin de trabajo con el grupo de trabajo de planeacin estratgica en la cual a partir de los objetivos estratgicos, definidos anteriormente, se procedi a completar una matriz de programacin en la cual se definieron las diferentes acciones estratgicas y sus resultados esperados, de cara al cumplimiento de los objetivos estratgicos, adicionalmente se definieron cada una de las reas que coordinaran la ejecucin de dichas acciones. Esta matriz es el puente que une el nivele estratgico, contemplado en la misin, visin y objetivos estratgicos, con el nivel programtico que ser abordado con la elaboracin de los planes anuales de cada una de las gerencias y unidades del Instituto, los cuales debern responder tanto al nivel programtico como al estratgico.

3- Resultados anlisis FODA

La definicin de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas fue la sugerida como el punto de

partida para un anlisis de la situacin institucional. Mediante un ejercicio participativo descrito

anteriormente en el que participaron algunos de los principales actores de la actividad a nivel nacional, se

logr un consenso que dio como resultado los siguientes cuadros:

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Cuadro Nro. 1. Anlisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA) de ICAFE, segn la perspectiva de los diferentes actores de la actividad cafetalera.

Tema general y orden de prioridad

Ideas manifestadas por los participantes

Fort

ale

zas

1. ICAFE agremia y regula la Actividad Cafetalera por medio de la Ley Nro. 2762

Institucin nica en el mundo (Ley N 2762) Liderazgo facilita el vnculo y convocatoria de los sectores. Ley establece su mbito de accin Capacidad de respuesta Coordinacin de esfuerzos con otras instituciones Solidez financiera producto de supervit de aos anteriores. Agremia y regula a la mayora de los sectores Madurez en el sector para trabajar como equipo en aspectos fundamentales.

2. Estructura Organizativa y funcional acorde para cumplir con sus objetivos

Estructura organizativa definida y con trayectoria Recursos Humano Profesional y Capacitado Buen clima organizacional Organizada y con trayectoria Buena imagen institucional Tecnologa de punta-Sistemas Informticos Reconocido a Nivel Internacional Sistemas de Liquidacin modernos Madurez y Desarrollo Institucional Poder de negociacin a nivel poltico (- No lo aprovechamos) Base de datos amplia del Sector Cafetalero Base de datos de Tecnologa e Investigacin mercado en el nivel interno

3. Independencia econmica por contar con recursos propios (creada por Ley)

Promocin con presupuesto especfico (Ley) Financiada con recursos propios

4. Capacidad de Investigacin y desarrollo de la actividad agrcola

Inventario de Material gentico (alta calidad) Desarrolla investigacin Tcnica Transferencia de tecnologa reas: agronoma industrial-calidad Oficinas Regionales en reas cafetaleras Incentiva prcticas de Produccin sostenible Cuenta con CICAFE investigacin Cuenta con infraestructura propia necesaria : Beneficios-Fincas de Caf-Laboratorios-Edificios y otros activos

5. Posicionamiento Marca Pas

Posicionamiento en principales mercados Posicionamiento en marca pas Caf de Costa Rica Mercadeo Sistema garantizado con alto porcentaje del valor lo recibe el productor

6.Capacidad de adaptacin al cambio

Poltica de puertas abiertas Pasin por la actividad cafetalera

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17

De

bili

dad

es

1. Marco Legal obsoleto (Ley N 2762)

La mayora de la Ley Nro.2762 est obsoleta y no hay sanciones Marco Legal del ICAFE obsoleto No se regulen todos los sectores ICAFE est sujeto a las Leyes de la Administracin Pblica. La iniciativa de modificacin a la Ley no ha sido parte de una estrategia de planificacin a largo plazo Desbalance en representantes de Junta Directiva, ms productores que restan del sector Se defienden sectores en Junta Directiva no se defiende la caficultura

2. Mejorar la Estructura Organizacional y la Planificacin

Insuficiente rendicin de cuentas No existen indicadores de avance ( medicin ) No hay un buen clima organizacional Ausencia de procesos de planificacin Institucional ICAFE es reactivo y no proactivo Estructura Gerencial dbil en rendicin de cuentas Estructura Organizacional del ICAFE dispersa y mal enfocada Insuficiente disponibilidad a la creciente demanda de semilla de nuevas variedades.

3. Necesidad mayor inteligencia de mercados consumo comercializacin de precios

Falta de un mecanismo para intercambio de informacin para fijacin de precios. Falta de esfuerzo de comercializacin en investigacin de mercados emergentes. Estrategia promocin de caf en mercados emergentes est mal dirigida

4. Dependencia en una sola fuente de ingreso inestable

Dependencia presupuestaria a la produccin y precios internacionales No se generan otros ingresos Dependencia econmica del impuesto pagado por los productores Menor flujo de caja

5. Debilidades en Comunicacin y Divulgacin

Lejano de los productores Ausencia de comunicacin en temas como gentico y cambio climtico Falta de alcance de las oficinas regionales a los productores Falta en transferencia de tecnologa al productor (Beneficio, extensin agrcola) Estructura divulgativa de comunicacin dbil Gerencia Tcnica no asume sus funciones en investigacin y transferencia de tecnologa en caf de las Regionales PNRC no se ajusta a todas las Regiones Cafetaleras

6. Deficiencias en Investigacin y Transferencia de Tecnologa

Se necesita mayor tecnologa y mejores sistemas informticos Investigacin insuficiente en temas relativos a : aprovechamiento de desechos de beneficiado para producir energa Reingeniera de proyecto inexistente Falta de validacin de ensayos cientficos a nivel comercial Estancamiento en tecnologas de beneficiado en hmedo y seco Falta de liderazgo poltico en temas: Tarifas energticas Ambientales y registros fitosanitarios


Ideas manifestadas por los participantes

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Ideas manifestadas por los participantes.

Op

ort

un

idad

es

1. Mercado y Promocin Apertura de mercado carbono neutro Aumento demanda de cafs especiales Buscar promocin en mercados emergentes Tendencia de mercado dirigir esfuerzos hacia la presencia de Caf C.R. en la mesa del consumidor-cpsulas Aprovechamiento de mercados emergentes Promocionar consumo nacional en nuevas generaciones Mercado permite al productor la oportunidad de elegir como comercializar su caf Reconocimiento Denominaciones de Origen e Indicacin Geogrfica Aprovechamiento posicionamiento marca pas en la mente del consumidor final Certificacin pas por caractersticas nicas en toda la agrocadena Aprovechar la participacin en ferias internacionales de alimentos para promocin del producto terminado Exportacin de caf con valor agregado

2. Aumento de Produccin Desarrollo de programas de cultivos alternos que permitan aumento del ingreso del productor Avances Tecnolgicos informacin al Sector Creacin de herramientas tecnolgicas para transferencia de tecnologa y manejo eficiente de la finca Investigacin subproductos industrializados del caf Tendencias en reconocimiento de caf como producto con oportunidades de salud e industria Oportunidad de aplicar tecnologas mecanizadas en la parte agrcola Evaluar conveniencia de sembrar Robusta Ampliar opciones de variedades de caf para aumento de produccin

3. Marco Poltico y Legal Actualizacin de la Ley Nro. 2762 Aprovechar potencial del Sector Cafetalero en el plano poltico nacional para tener mayor representacin Aprovechar el brazo poltico de ICAFE para provocar cambio regulatorio en el Instituto

4. Alianzas Alianzas estratgicas Internacionales (investigacin-comercial-tcnica). Crear alianzas con otras corporaciones del sector agrcola Retomar alianza ICAFE-MAG

5. Capacitacin y Transferencia

Comunicar y educar a los niveles de decisiones institucionales y polticos sobre la composicin sectorial y gestin institucional Aprovechar nivel educativo alto de la poblacin costarricense en general para capacitacin del Sector Realizar varios seminarios tcnicos dirigidos a capacitacin

6. Diversificacin de Ingresos

Venta de Servicios

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Ideas manifestadas por los participantes.

Am

en

azas

1. Disminucin de Ingresos al ICAFE

Crisis Econmica Mundial Apreciacin del Coln Poltica Monetaria Nacional Volatilidad de los precios Desplazamiento de las zonas agrcolas para produccin por el desarrollo urbano Desarrollos urbansticos en rea cafetalera Disminucin de ingresos del ICAFE : Precios bajos, baja productividad Disminucin acelerada en la produccin nacional Efecto del minifundio en la produccin Cambio climtico prdida de produccin propagacin de plagas y enfermedades, necesidad de investigacin Frontera agrcola limitada Cambio generacional desinters de los jvenes de participar en la actividad

2. Altos Costos de Produccin

Orgenes con costos ms bajos y con subsidios Desmotivacin de los sectores para seguir en sus actividades Alta dependencia de insumos agrcolas importados y alto costo Altos costos en toda la agro cadena Factores de produccin Tierra Trabajo Capital Impuestos bienes inmuebles y patentes Falta de disponibilidad de mano de obra

3. Legislacin Sobrerregulacin Jurdica: Contratacin, Ambiental, Migratoria Inseguridad Jurdica: Ley de Recursos Hdricos, Inters de algunos en eliminar las regulaciones cafetaleras

4. Competencia a Nivel Internacional (robusta)

Pases competidores que implantan nuestra tecnologa Aumento de produccin de Robusta a nivel internacional Importaciones de caf a nivel nacional

5. Otros Polticas y comunicacin del Gobierno afectando la imagen del pas Actitud destructiva de algunos integrantes del Sector Cafetalero Ausencia de representacin agrcola en la clase poltica.

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4- Marco conceptual estratgico y programtico Durante los talleres de trabajo 2 y 3 se logr definir la base del marco conceptual del presente Plan Estratgico, tanto a nivel estratgico, definindose la visin, misin y objetivos estratgicos institucionales, as como programtico donde se establecieron las acciones estratgicas, resultados esperados y reas coordinadoras en la implementacin del Plan Estratgico. A continuacin se presentan los componentes de este marco conceptual.

4.1 Misin

Somos la institucin que regula, fomenta y defiende la actividad cafetalera con el propsito de alcanzar su sostenibilidad, en procura del bienestar socioeconmico del sector, con caf de excelente calidad.

4.2 Visin

Ser una Institucin lder a nivel mundial, en el desarrollo tecnolgico para el mejoramiento de la productividad, la industrializacin y la promocin de Caf de Costa Rica, brindando servicios giles y efectivos que mantengan equidad en la agrocadena, as como en la defensa de los intereses de la actividad, con un compromiso permanente de sus colaboradores.

4.3 Objetivos estratgicos En la definicin del marco conceptual se establecieron seis objetivos estratgicos los cuales se espera poder alcanzar en los prximos cinco aos, cuando se deber evaluar su pertinencia y replantearlos de cara a la segunda fase de implementacin del Plan Estratgico institucional. En cuanto al contenido de los objetivos estratgicos podemos ver que uno est orientado hacia un proceso de modernizacin institucional en diversas reas, dos orientados a los servicios que el Instituto brinda a los actores del sector y tres destinados a una mejora de las condiciones institucionales en aspectos econmicos, de comunicacin y de alianzas estratgicas.

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Los objetivos estratgicos definidos consideran el entorno, las fortalezas y las principales reas de mejora institucional y apuntan a encaminar la institucin a la consecucin de meta planteada para el 2023 en su visin institucional y se enumeran de la siguiente manera:

1. Establecer un proceso de modernizacin institucional.

2. Propiciar el desarrollo integral de la actividad cafetalera.

3. Implementar estrategias de sostenibilidad econmica institucional.

4. Implementar una estrategia de comunicacin institucional.

5. Actualizar la estrategia de promocin.

6. Fortalecer y buscar alianzas estratgicas.

4.4 Acciones estratgicas, resultados esperados y coordinadores A partir de cada objetivo estratgico definido por el grupo de trabajo de planeacin estratgica, se elabor

una serie de acciones de carcter estratgico, que especifican la forma en que se pretende lograr los

objetivos propuestos, inclusive sealando los resultados que se esperan de dichas acciones y el rea que

coordina la ejecucin de las mismas.

Estas acciones estratgicas sern el marco de referencia para los procesos de planeacin operativa de las

reas del ICAFE y su cumplimiento garantizar en buena medida la consecucin de los objetivos

estratgicos propuestos.

En la siguiente matriz se visualizan estas acciones estratgicas, su relacin con los objetivos estratgicos,

los resultados esperados con su cumplimiento y el rea encargada de la coordinacin de las mismas.

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Cuadro Nro.2. Objetivos Estratgicos y acciones estratgicas resultados esperados y reas coordinadoras del ICAFE, periodo 2014-2018.

Objetivo estratgico Acciones estratgicas Resultado esperado rea coordinadora

1. Establecer un proceso de

modernizacin

institucional.

Revisar de la estructura organizativa

y funcional del Instituto. Se cuenta con una estructura organizativa

y funcional de acuerdo a los objetivos y

fines institucionales.

Gerencia de

Administracin y Finanzas

Establecer un proceso de revisin del

marco legal vigente.

El sector cafetalero cuenta con una

propuesta de ley, acorde a las

necesidades del sector.

Unidad Asuntos

Jurdicos

Establecer un proceso de rendicin

de cuentas institucional. Se mejora la gestin institucional a travs

de la verificacin de indicadores. Gerencia de


Generar, documentar y actualizar los

flujos de procesos institucionales. Se mejora la gestin institucional con

procesos actualizados, documentados y

optimizados.

Gerencia de


Disear e implementar una estrategia

para el uso eficiente de los activos

con que se cuenta.

Se cuenta con infraestructura y activos

que le permite optimizar el servicio al

sector.

Gerencia de


Establecer un proceso de

actualizacin tecnolgica

permanente.

Se cuenta con tecnologa de punta y

sistemas de informacin que le permite

dar el mejor servicio.

Unidad de Informtica

Propiciar una cultura institucional

alineada con los fines del ICAFE. El ICAFE cuenta con un excelente clima

organizacional, con personal motivado,

brindando el mejor servicio e

Interiorizando los principios y valores

ticos en los sistemas de gestin

institucional.

Gerencia de


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Reordenar la cartera de proyectos

institucionales. Se cuenta con una cartera de proyectos

priorizada de acuerdo a las necesidades

del sector.

Direccin Ejecutiva

2. Implementar una

estrategia de comunicacin

institucional.

Establecer una poltica de

comunicacin institucional. Se han establecido los lineamientos claros

y precisos para la estrategia de

comunicacin.

Gerencia de

Promocin

Establecer una estrategia de

comunicacin interna. Se mejoran los procesos institucionales

mediante la comunicacin efectiva. Gerencia de

Promocin

Establecer una estrategia de

comunicacin externa. Se mejora la comunicacin y

posicionamiento con los pblicos meta. Gerencia de

Promocin

3. Propiciar el desarrollo

integral de la actividad

cafetalera.

Mejorar los procesos de adopcin de

la tecnologa disponible en pro de

una mayor productividad.

Se mejora en la productividad de los

productores que adoptan tecnologa. Gerencia Tcnica

Dar continuidad a los procesos de

investigacin cientfica en procura de

una mayor productividad.

El sector cafetalero cuenta con una oferta

tecnolgica de punta. Gerencia Tcnica

Generar y transferir herramientas

para una mejor administracin de las

fincas cafetaleras.

Los productores mejoran sus capacidades

para la administracin de su finca. Unidad de Estudios

Econmicos

Brindar capacitacin en coberturas y

comercializacin utilizando la Bolsa

de Nueva York y el tipo de cambio.

Disminucin del riesgo mediante

capacitacin en el uso de las

herramientas.

Unidad de Estudios

Econmicos y

Mercados

Potenciar mediante acciones de

mitigacin y adaptacin ante el

cambio climtico la sostenibilidad

socioeconmica y ambiental del

sector cafetalero (NAMA).

El sector cafetalero mejora sus

condiciones socioeconmicas y

contribuyen con la sostenibilidad

ambiental.

Gerencia Tcnica

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4. Actualizar la estrategia

de promocin. Realizar un diagnstico de los

Mercados Meta. Se han identificado los mercados meta en

concordancia con los intereses de Caf de

Costa Rica.

Gerencia de

Promocin

Apoyar al sector cafetalero en el

diseo de la implementacin de una

estrategia de promocin nacional.


estrategia de promocin nacional Gerencia de

Promocin

Apoyar al sector cafetalero en la

implementacin de una estrategia de

promocin internacional.


estrategia de promocin internacional. Gerencia de

Promocin

5. Implementar estrategias

de sostenibilidad

econmica Institucional.

Desarrollar un proceso Identificacin,

bsqueda y generacin de nuevas

fuentes de ingresos.

Se cuenta con nuevos recursos para el

Instituto. Gerencia de


Realizar un anlisis de sostenibilidad

econmica institucional. Se cuenta con informacin para la mejora

de la sostenibilidad econmica. Gerencia de


Elaborar una propuesta de

sostenibilidad econmica. El ICAFE opera bajo sistema

econmicamente sostenible. Gerencia de


6. Fortalecer y buscar

alianzas estratgicas. Consolidar alianzas estratgicas a

nivel nacional e internacional Se mejora el servicio brindado al sector

cafetalero a travs de la consolidacin de

las alianzas estratgicas existentes.

Direccin Ejecutiva

Buscar nuevas alianzas estratgicas a

nivel nacional e internacional Se mejora el servicio brindado al sector

cafetalero a travs de la obtencin de

nuevas alianzas estratgicas.

Direccin Ejecutiva

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Figura Nro.4. Esquema del Plan Estratgico Institucional del ICAFE (Mapa Estratgico)

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5- Seguimiento, evaluacin y fiscalizacin El seguimiento, evaluacin y fiscalizacin del Plan Estratgico del ICAFE se realizar a travs de mecanismos propios de la institucin como el Cuadro de Mando Integral programaciones anuales, auditoras internas y externas, entre otros, que a lo largo de los aos han demostrado su eficiencia e idoneidad. De igual manera se crear r una Comisin de seguimiento del Plan Estratgico que se rena peridicamente para evaluar el grado de implementacin y ajustar los aspectos necesarios del Plan Estratgico conformada por al menos un miembro de la Junta Directiva e integrantes de la Administracin. La Comisin de seguimiento de Plan Estratgico ser convocada por la Direccin Ejecutiva a fin de presentar informe de avance peridico en la implementacin del Plan. Existe una serie de herramientas con que cuenta el ICAFE para dar seguimiento a su gestin, dentro de los cuales mencionamos los planes operativos anuales alineados al Plan estratgico del ICAFE, los informes de gestin departamental, los Estados financieros mensuales y anuales, Informes trimestrales y final de ejecucin presupuestaria, evaluacin de la cartera de inversiones y plan de inversiones proyectados para cada trimestres, Estadsticas del Caf semanal, informes de ventas diarias, informe de caf recibido diario, Informe de pre liquidacin y liquidacin final, Informe de gestiones legales, informe de estructura de costos de produccin agrcola de caf, resumen del estudio de costos de beneficiado, charlas de mercado de caf, anlisis de diferenciales, resumen del estudio de consumo de caf en los Estados Unidos de Amrica, noticiero del caf, informe de la actividad cafetalera, entre otros. Semestralmente la Direccin Ejecutiva presentar un informe a la Junta Directiva del grado de avance en la implementacin del Plan Estratgico Institucional, que permita el seguimiento del mximo jerarca del ICAFE y la revisin de los objetivos estratgicos institucionales. El esquema de implementacin e interiorizacin institucional del Plan Estratgico se observa en la figura siguiente: Figura Nro. 5 Esquema de implementacin e interiorizacin Plan Estratgico

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6- Pasos en la implementacin del Plan Estratgico. Para la implementacin y materializacin de este plan, en trminos de orientacin estratgica del Instituto, se proceder con los siguientes pasos:

6.1 Socializar el Plan Estratgico a lo interno y externo (Funcionarios, Sector Cafetalero e interesados externos). El proceso de comunicacin se genera mediante un efecto cascada que parte de la Junta Directiva, Direccin Ejecutiva, las Gerencias, Jefes Operativos y resto de personal de apoyo. El objetivo de esta socializacin es generar una interrelacin clara y precisa de la filosofa empresarial del ICAFE (visin, misin, principios, valores y objetivos estratgicos). Finalmente la etapa de comunicacin y vivencia se canalizan a travs de la Comisin de Comunicacin del Plan Estratgico conformada por representantes de toda la organizacin y liderada por la Gerencia de Administracin y Finanzas. A travs de sesiones de informacin se define, valida y comunica la filosofa empresarial del ICAFE por medio del proceso denominado proceso masivo en cascada; la implementacin de esta estrategia permitir permear a toda la estructura funcional del ICAFE en la vivencia de la filosofa empresarial. La socializacin ser ejecutada a partir de sesiones de trabajo con:

Gerencias y Jefes Operativos

Resto de personal de apoyo En cada sesin de informacin se contar con registros de firmas, (hoja de asistencia para asegurar un adecuado despliegue e integracin de la Visin, Misin y Valores que son incorporados como ejes funcionales en el Plan Estratgico del ICAFE. Complementariamente se utilizan medios que el ICAFE ha desarrollado para comunicar e informar tanto sobre la gestin interna como externa. La intranet, el correo interno, pizarras informativas, boletines, sern mecanismos donde se detalla toda la informacin concerniente sobre la gestin, normativa, noticias y fomento de valores entre otros temas de comunicacin oficial del ICAFE. El Plan Estratgico del ICAFE se har de conocimiento del sector cafetalero y terceros interesados a travs de la pgina Web Institucional.

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6.2 Bsqueda de recursos financieros, humanos y materiales necesarios para el desarrollo de las acciones estratgicas definidas en el plan. El aseguramiento de los recursos para la ejecucin del plan estratgico se realiza mediante el proceso de vinculacin OBJETIVOS ESTRATEGICOS-ACCIONES ESTRATEGICAS-PAO-PRESUPUESTO y su relacin con la planificacin. Esto le permite al ICAFE un control y seguimiento sobre la cartera de inversin sin dejar de lado las obligaciones ordinarias de su operacin. Mediante la implementacin del proceso de vinculacin, el PAO lleva un anlisis de riesgos que permite clasificarlos en un portafolio tcnico, o de gestin que puedan limitar el cumplimiento de sus objetivos, con la intencin de mitigar el efecto e impacto de estos al formular medidas de administracin del riesgo.

6.3 Definir la implementacin de estrategias en el corto, mediano y largo plazo, segn su orden de complementariedad. Plan Operativo: Definidas las estrategias se formular el Plan Operativo, teniendo como base las estrategias definidas a nivel anterior, esta corresponde a un primer nivel de programacin estratgica que contempla:

Implementacin: Con base en la planificacin a nivel estratgica se establece una relacin causal entre el nivel de programacin estratgica y la programacin tctica; la primera se convierte en insumo para operacionalizar y alinear los objetivos del ICAFE con la programacin anual, la vinculacin se realiza mediante un mapa estratgico que parte de la Visin, los objetivos estratgicos, los temas ordenados mediante la lgica del Cuadro de Mando Integral. Evaluacin y Seguimiento: El seguimiento de corto plazo se seguir mensualmente mediante reuniones de Cuadro Mando Integral y la evaluacin se realiza de manera peridica (semestral) en dos niveles: Nivel estratgico, en este mbito se requiere conocer la medicin de los objetivos estratgicos. Nivel tctico que valora el cumplimiento de objetivos y metas operativas de corto plazo cuya periodicidad de medicin es semestral, con un informe anual.

6.4 Medicin del Desempeo Indicadores La medicin del desempeo organizacional es el elemento que permite vincular las estrategias con las operaciones cotidianas; la medicin del desempeo del ICAFE. Se utiliza como insumo para la toma de decisiones basada en hechos, con el fin de guiar la gestin de procesos de la organizacin hacia logro de los resultados clave organizacionales y los objetivos estratgicos. En funcin de lo anterior, se han identificado y seleccionado una serie de datos que permiten vincular el seguimiento a las operaciones diarias y el avance alcanzado respecto a los objetivos estratgicos y el Plan Operativo. Estos datos se recolectan e integran bajo el nombre de indicadores de gestin y se tipifican de la siguiente forma:

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- Indicadores estratgicos orientados a la medicin de los objetivos estratgicos - Indicadores que permiten medir y monitorear el PAO

Los indicadores reflejaran el alcance y desarrollo de las estrategias planteadas y cada uno debe considerar las metas y acciones definidas para alcanzarlas, utilizados exclusivamente para que proporcionen informacin relevante para la toma de decisiones y facilitar el proceso de monitoreo.

6.5 Definir una comisin permanente para el seguimiento a la implementacin del Plan Estratgico. Comisin Estratgica de Junta Directiva: La Junta Directiva mantendr la Comisin Estratgica para dar seguimiento al proceso de implementacin del Plan Estratgico del ICAFE de forma que permita garantizar el compromiso total de Instituto y especficamente del mando superior en la integracin total, sostenible y de calidad, fluyendo la planeacin en forma vertical hacia los niveles inferiores de la organizacin y de ah en forma horizontal por todo el organigrama del ICAFE. Esta Comisin se reunir de ser necesario de manera trimestral a fin de conocer el proceso llevados a cabo por la Administracin y valorar acciones de mejora desde el punto de vista estratgico, las que sern sometidas a consideracin de la Junta Directiva para su valoracin y aprobacin. Comisin Cuadro de Mando Integral: La Comisin de Cuadro de Mando Integral, est formada por la Direccin Ejecutiva, Subdirector Ejecutivo y Gerencias. Segn sea requerido para el cumplimiento de los objetivos del ICAFE se estar integrando unidades administrativas y operativas institucionales. Mediante Reuniones de la Comisin de Cuadro de Mando Integral, se asegura un adecuado alineamiento entre la medicin de corto plazo, mediano y largo plazo, dado que el punto de partida de la programacin es el Plan Estratgico, el cual se instrumentaliza a travs de los PAO y los planes de trabajo de proyectos especficos. El seguimiento mensual por parte de la Comisin permitir asegurar el seguimiento estratgico mediante el registro de los niveles de ejecucin a nivel tctico, el cual genera la informacin global para la medicin de objetivos y metas. A su vez, los informes de seguimiento semestrales de parte de las dependencias administrativas y operativas, que son elevados a nivel de la Comisin del Cuadro de Mando Integral, sern la base para verificar la observancia de los indicadores que tiene como objetivo cumplir las acciones estratgicas y obtener informacin que retroalimente el proceso de planificacin tctica.

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A travs de reuniones formales de la Comisin de Cuadro de Mando Integral se analiza el nivel de ejecucin de los indicadores y se obtiene retroalimentacin para mejorar la gestin interna de los diferentes proyectos incluidos en los planes de accin, cuando se presentan desviaciones entre los resultados esperados y los logrados. Las oportunidades de mejora en el proceso de implementacin del Plan Estratgico sern comunicadas por esta comisin a las instancias administrativas para iniciar las acciones correctivas que correspondan.

6.6 Incorporacin de los Objetivos Estratgico en el Cuadro de Mando Integral (CMI): Mediante la alineacin de los Objetivos Estratgicos definidos en el Plan Estratgico del Instituto del Caf de Costa Rica para un periodo de 10 ao (2014-2023), se ajustar el mapa estratgico, que permitir visualizar el trabajo que se pretende alcanzar con la colaboracin de cada uno de los funcionarios de esta Institucin y que funcionar como herramienta gua de la evaluacin y seguimiento al proceso de implementacin del Plan.

6.7 Instrumento de seguimiento al proceso de implementacin

Como instrumento de control y seguimiento del proceso de implementacin del Plan Estratgico se utilizar el documento de control indicado en el Anexo 7.3, el cual contiene el detalle del objetivo estratgico, acciones estratgicas, fecha de actuacin, resultados esperados, responsable, personas involucradas, accin especfica a desarrollar, responsable de la accin especfica, presupuesto, firma de responsables y dependencias con el cual se pretende medir en forma oportuna y sobre la marcha el cumplimiento e implementacin del Plan Estratgico del ICAFE.

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7- Anexos.

7.1 Participantes en los Talleres 1, 2 y 3. Proceso planeacin Estratgica

ICAFE 2014-2023.

FECHA TALLER PARTICIPANTES

13/06/2013 I

Miembros del Sector Cafetalero

Directores de la Junta Directiva del ICAFE

Personal Administrativo del ICAFE

04/07/2013 II

Directores Junta Directiva - ICAFE

Laura Esquivel Mora

Adrin Hernndez Johansson

Jorge Mario Hidalgo Romn

Administracin - ICAFE

Ronald Peters Seevers, Director Ejecutivo

Edgar Rojas Rojas, Subdirector Ejecutivo

Marcela Porras Elizondo, Gerencia Promocin

Mario Arroyo Uder, Gerente de Promocin

Jorge Eduardo Ramrez Mora, Gerente Tcnico

Eddy Alvarado Sojo, Gerente Administracin y Finanzas

Carlos Sandoval Torres, Jefe de la Unidad Contratacin Administrativa

Auditoria Interna

Anacedin Vargas Rojas, Auditora

PLAN ESTRATGICO

Perodo: 2014-2023

32

12/08/2013 III

Directores Junta Directiva ICAFE

Laura Esquivel Mora

Jos Manuel Hernando Echeverra

Administracin - ICAFE

Ronald Peters Seevers

Edgar Rojas Rojas

Eddy Alvarado Sojo

Jorge Edo. Ramrez Rojas

Mario Arroyo Uder

Carlos Sandoval Torres

Auditora Interna

Anacedin Vargas Rojas

PLAN ESTRATGICO

Perodo: 2014-2023

33

7.2 Anexo - Imgenes del proceso.

PLAN ESTRATGICO

Perodo: 2014-2023

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PLAN ESTRATGICO

Perodo: 2014-2023

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7.3 Anexo Instrumento de control y seguimiento.

plan estrategico icafe 2014 2023

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