plan director del archivo municipal de...
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Marco estratégico de actuación
Plan director del Archivo Municipal de Barcelona2016-2019
Ayuntamiento de Barcelona - Archivo Municipal de Barcelona
Dirección del Sistema Municipal de Archivos
Calle de Avinyó, 7, 1ª planta
Tel. 93 402 76 02
Depósito legal: B.20979-2016
Fotografías: Carme Garcia Navarro, Jordi Calafell, Zoel Forniés, Reme Olivencia, Archivo Histórico de la Ciudad de Barcelona, Archivo Fotográfico de Barcelona, Dirección del Sistema Municipal de Archivos
Plan director del Archivo Municipal de Barcelona2016-2019
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Es un placer presentar el Plan director del Archivo Municipal de Barcelona para los años 2016-2019.
Este Plan director se alinea con las políticas municipales emanadas del Plan de actua-ción municipal (PAM) y el resto de instru-mentos de programación para este mandato.
Desde sus orígenes, la esencia del Archivo Municipal de Barcelona ha sido la de custo-diar y preservar los documentos del gobier-no de la ciudad y proporcionar acceso públi-co a estos documentos y, al mismo tiempo, incorporar aquellos documentos que la ciu-dadanía quiera depositar en él, como expre-sión de las voces y el testimonio de todos los barceloneses y barcelonesas. Con este enfo-que bien vivo en nuestra sociedad, que pide estar mejor informada, somos conscientes de que los documentos y los archivos son elementos esenciales para garantizar el de-recho a la información y para contribuir acti-vamente a nuestra democracia.
Los documentos aseguran el reconoci-miento de los derechos de las personas, garantizan la memoria individual y colectiva, obligan a la rendición de cuentas de los go-biernos y apoyan los procesos de participa-ción cívica.
Eloi Badia CasasConcejal de Presidencia
El Plan director del Archivo Municipal de Barcelona que presentamos es la expresión de las principales líneas estratégicas y pro-yectos archivísticos para estos próximos años, la hoja de ruta de las actuaciones de todos los órganos y centros de archivo del Ayuntamiento de Barcelona.
Estos nuevos tiempos requieren cambios que este Plan director refleja; porque los archivos y la gestión documental juegan un papel importante en el desarrollo de una Administración municipal más transparente y cercana, y facilitan una visión inclusiva de la memoria de todas las personas y colec-tivos de nuestra ciudad. Estos nuevos en-tornos también nos piden más facilidad de acceso al patrimonio documental a través de las plataformas digitales.
En el horizonte de estos años hacemos nuestra también la Declaración Universal sobre los Archivos aprobada por la UNES-CO que, entre otras cosas, afirma que «El acceso libre a los archivos enriquece nues-tro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de la ciudadanía y mejora la calidad de vida».
Joaquim Borràs GómezArchivero jefe
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Contenido
6Misión
Valores
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Modelo de Archivo Municipal
8Líneas estratégicas
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Garantizar la gestión y la disponibilidad de los documentos del Ayuntamiento de Barcelona, así como facilitar su acceso para asegurar los derechos de las personas, promover la investigación y apoyar a la Administración municipal, contribuyendo activamente a la memoria, el conocimiento, la comprensión y la gobernanza de la ciudad por parte de su ciudadanía.
Los valores principalesque guían las actuaciones del Archivo Municipal de Barcelona y sobre los cuales se basa este Plan director son los siguientes:
MisiónValores
Facilitar el acceso para asegurar los derechos de las personas
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AccesibilidadAtención a que todas las personas puedan acceder de forma libre, cómoda y rápida a la información o a los servicios que ofrece el Archivo Municipal.
Este valor incluye la transparencia, la disponibi-lidad, la comunicación y la voluntad de servicio.
Innovación Búsqueda continua de nuevas formas de trabajar, con tecnología y prestaciones que añadan valor a la cultura organizativa, a las metodologías de trabajo y a los servicios que se ofrecen desde el Archivo Municipal.
Este valor incluye la creatividad, el cambio y la mejora continua.
ColaboraciónBúsqueda del trabajo conjunto entre los profesionales y aquellos agentes con los que se relaciona el Archivo Municipal, para contribuir y sumar conocimiento, recursos y esfuerzos en el logro de los propósitos indi-viduales y compartidos.
Este valor incluye la cooperación, la rentabili-dad, la eficiencia y el trabajo en equipo.
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Modelo de Archivo Municipal de Barcelona
Los ciudadanos y ciudadanas tendrán ac-ceso directo y permanente a la documen-tación de manera eficiente y transparente, y podrán descargarse libremente y de forma gratuita todos los documentos digitalizados.
El sistema de búsqueda será cómodo y próximo al lenguaje que utiliza el ciudadano.
También ofreceremos servicios de informa-ción y de formación para compartir el cono-cimiento de la ciudad con la ciudadanía con el propósito de:
➸ Contribuir a la vinculación emocional de las personas con su ciudad.
➸ Fortalecer los procesos de participación desarrollando el pensamiento crítico y estimulando la opinión.
➸ Contribuir a un crecimiento de la ciudad coherente con su recorrido y su historia.
➸ Ofrecer un marco común sobre el cual cada persona pueda elaborar su propia percepción de la ciudad.
En el Ayuntamiento de Barcelona se utiliza-rá un único sistema de gestión documental, y todos los departamentos dispondrán de una herramienta estándar que les permitirá gestionar directamente sus documentos.
Sin embargo, el Archivo Municipal dispon-drá del espacio físico y virtual para que los departamentos puedan transferir su docu-mentación.
El Archivo Municipal quiere ser una institución de referencia como depositaria de la memoria de los barceloneses y barcelonesas y como sistema archivístico innovador que pone su mirada en ofrecer unos servicios que se adapten a las necesidades y los deseos de los usuarios.
Servicios que ofre-ceremos
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Realizaremos una política proactiva de cap-tación de fondos de interés para la ciudad.
Todos los fondos estarán descritos, y los más consultados, digitalizados, y garantizaremos la conservación de todo el fondo documental.
Estará en pleno rendimiento el archivo elec-trónico así como la aplicación de las políticas de disposición y acceso, y la consulta de los expedientes será directa y virtual.
El usuario estará incorporado como agente de cambio y modelado de los servicios, y es-timularemos su colaboración en la identifica-ción de los documentos.
El sistema de gestión documental estará im-plantado en toda la Administración y órganos de gobierno del Ayuntamiento de Barcelona.
Dispondremos de mecanismos ágiles y flui-dos que garantizarán la implicación de todos los equipos y profesionales del Archivo Mu-nicipal en la construcción de una visión, de unos objetivos comunes, y en el desarrollo de proyectos transversales.
El programa de formación y desarrollo pro-fesional estará orientado a satisfacer las necesidades de la organización, como las de crecimiento y promoción de las personas.
Nuestro método de trabajo
Contribuir a la vinculación emocional de las personas
con su ciudad
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Características que nos distinguirán
Accesibilidad ➸ Atención a aquellas
características que hacen posible y facilitan el encuentro del usuario con los servicios ofrecidos.
Conocimiento experto
➸ Percepción externa, del conjunto del equipo de profesionales, como referentes en la gestión documental y en la prestación de todos los servicios derivados de ella.
Agilidad➸ Atención a la inversión
del mínimo tiempo posible para atender la demanda y ofrecer el servicio de forma completa y satisfactoria.
Atención personalizada➸ Atención específica
a las necesidades de servicio que expresa o espera cada usuaria o usuario.
Ética ➸ Claridad en las reglas
que regulan la actividad y responsabilidad sobre el cumplimiento de los compromisos de calidad asumidos.
Creatividad ➸ Respuesta original
e innovadora a las necesidades y expectativas relacionadas con la oferta de servicios.
Utilidad➸ Impacto real en la
resolución de las causas que originan la demanda de la persona usuaria de los servicios..
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➸ Ser garantes de la transparencia y la preservación de la documentación de la ciudad.
➸ La marca de Archivo Municipal de Barcelona será sinónimo de pioneros, innovadores y líderes como modelo de gestión y de servicio orientado al usuario.
➸ Formar parte de un sistema que es reconocido por atender y aprovechar la diversidad de ámbitos de acción y profesionales que lo integran.
➸ La presencia como referentes en la gestión documental y la archivística en escenarios nacionales e internacionales.
➸ Ser requeridos, valorados y escuchados en decisiones de tipo estratégico.
➸ Ser conocidos por la buena calidad de nuestro servicio.
El equipo de profesionales valorará
Garantizar la transparencia y la preservación de la documentación
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Las líneas estratégicas para el período2016-2019 que se establecen para acercarse al modelo de futuro planteado son las siguientes:
Líneas estratégicas
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➸1.Contribuir activamentea la gobernanza potenciandoel conocimiento y la comprensiónde la ciudad por parte de la ciudadanía
➸2.Facilitar el acceso a los documentos y recursos de informaciónde la ciudad garantizando su preservación
➸3.Impulsar la gestión documental de la Administración municipal
➸4.Desarrollar un modeloorganizativodel Archivo Municipal referente en su ámbito y que permita dar respuesta a las demandas de una ciudad en permanente crecimiento
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Estos próximos años son clave para hacer propietaria a la ciudadanía del desarrollo de su ciudad, fortaleciendo su conocimiento, contribuyendo al desarrollo del pensamien-to crítico y estimulando la opinión necesaria para hacer posible la democracia ciudada-na. Para ello, el Archivo Municipal apuesta por una presencia más expansiva en la red y por diseminar sus contenidos en las plata-formas digitales.
Se pondrá en valor la colaboración del Ar-chivo Municipal de Barcelona con la ciuda-danía, con las entidades y los grupos de me-moria e investigación local, así como con el mundo académico que pretende construir una nueva visión del patrimonio inmaterial de todos que facilite la participación para abrir las actividades y extender el debate a todas las voces de nuestra sociedad.
Con la mirada puesta en la renovación de las instalaciones y los programas actuales, que-remos tener un diálogo permanente y edu-
cativo con la sociedad para dar a conocer qué es y qué aporta el Archivo a todas las generaciones que buscan fuentes de infor-mación, conocimiento y memoria colectiva.
La difusión nos permite concienciar a la ciudadanía sobre la importancia y el valor de los archivos y los documentos. Las ac-tividades para dar a conocer el patrimonio documental expresadas a través de expo-siciones, publicaciones, jornadas de puertas abiertas, conferencias, seminarios, activida-des educativas, sin olvidar la vertiente más lúdica, son el vehículo que muestra la rique-za y la diversidad de los fondos documenta-les del Ayuntamiento de Barcelona.
En este sentido, la oferta cultural y de in-vestigación de la historia debe adaptarse a las necesidades de un mundo cada vez más orientado a los recursos de información y a la era digital, sin olvidar la creación de es-pacios de debate y reflexión que se quieren introducir en todos los barrios.
➸1.Contribuir activamente a la gobernanzapotenciando el conocimientoy la comprensión de la ciudad por parte de la ciudadanía
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Alrededor de esta línea se impulsarán las siguientes iniciativas:
1.1. Expandir la presencia del Archivo Municipal en internet.
1.2. Impulsar actividades de difusión cultural y profesional.
1.3. Colaborar en la organización de actividades con otras entidades de memoria y de investigación.
1.4. Promover el conocimiento y la actividad del Archivo Municipal a través de los principales medios de comunicación.
1.5. Ofrecer servicios de calidad en el mundo educativo para el estudio y la construcción de la memoria de la ciudad.
1.6. Contribuir a la organización de actividades académicas y de investigación sobre fondos documentales y la historia de la ciudad.
Presencia más expansiva
en la red y en las plataformas digitales
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➸2.Facilitarel acceso a los documentos y recursos de información de la ciudad garantizando su preservación
En estos momentos, el Archivo Municipal asume más que nunca el reto de contribuir a la transparencia desde la experiencia, y que-remos profundizar en los criterios del régimen de acceso a la documentación para facilitar la consulta a toda la ciudadanía sin más limi-taciones que las estrictamente legales.
Igualmente, el Archivo está comprometido a proseguir con el ingreso de nuevos fondos y colecciones, tanto los de ámbito municipal como aquellos fondos privados que sean de interés para la historia de la ciudad, con el fin de cumplir con la obligación de preservar la memoria institucional y colectiva.
En este sentido, es esencial avanzar en el tratamiento, la descripción y la digitalización de los fondos archivísticos, las colecciones bibliográficas y hemerográficas, que permi-
tan hacer efectiva su consulta con los me-dios y la tecnología más avanzada.
Para acercar la documentación a la ciuda-danía, se hace un planteamiento muy deci-dido en la preservación digital y la difusión con los medios tecnológicos que faciliten entrar en las casas de las personas con un lenguaje comprensible, cómodo y directo: queremos llevar el archivo a casa.
En este entorno donde la tecnología y la di-gitalización son fundamentales, también se apuesta decididamente por incrementar la protección y la preservación del patrimonio documental, tanto a través de la restaura-ción de la documentación que ha sufrido más el deterioro por el paso del tiempo, como de la preservación preventiva que ahorrará recursos y daños posteriores.
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Alrededor de esta línea se impulsarán las siguientes iniciativas:
2.1. Contribuir a la transparencia y el acceso a la documentación.
2.2. Avanzar en el ingreso, el tratamiento y la digitalización de los fondos.
2.3. Definir las políticas de preservación y seguridad de los fondos.
2.4. Incrementar las acciones directas de preservación y restauración de los fondos.
2.5. Adecuar los equipamientos y las instalaciones a las necesidades y retos crecientes que plantea la ciudad.
En estos momentos, es esencial renovar y ampliar los actuales equipamientos e insta-laciones del Archivo Municipal para hacerlos aptos para los propósitos mencionados de un archivo del siglo XXI, con más capacidad, dinamismo y oferta de servicios para la ciu-dadanía. Concretamente, se quiere trabajar para un proyecto que mejore significativa-mente los equipamientos actuales, sobre todo en cuanto a la capacidad de incorporar documentación pendiente de ingresar y las condiciones de seguridad y conservación de los fondos documentales, en el marco de las inversiones municipales previstas para estos años. Los tiempos piden nuevas fór-mulas que permitan concentrar y compartir estas instalaciones a favor de un mejor ser-vicio a la ciudadanía y una adecuada pro-tección de los documentos.
Incrementar la protección y preservación del patrimonio documental
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➸3.Impulsar la gestión documentalde la Administración municipal
El sistema de Administración Integral de Documentos y Archivos (AIDA) del Ayun-tamiento de Barcelona está consolidado en su formulación y bases metodológicas; ahora hay que entrar en una nueva fase con un impulso real de su implantación en las oficinas. En estos próximos años, se di-señarán planes especiales para implantar el AIDA a toda la Administración municipal para asegurar que los documentos se con-trolan y son accesibles desde su creación o recepción hasta su conservación o elimina-ción controlada.
Los instrumentos del sistema AIDA son la aportación más tangible para facilitar la transparencia y la eficacia de la organiza-ción municipal; hoy es incuestionable que el Cuadro de clasificación uniforme, el Calen-dario de conservación y acceso y el Método de descripción (esquemas de metadatos) son la base para disponer y hacer efectiva la gobernanza de la información corporati-va. Complementariamente, continuaremos trabajando en la identificación del tipo de documento para cada serie y expediente
que permita la implementación del catálogo de documentos.
Es preciso continuar desarrollando técnicas y metodologías para adaptarnos a los requi-sitos de la eficacia, la accesibilidad y la pre-servación digital, con el dinamismo y la ha-bilidad de los nuevos entornos. Apostamos por contribuir al gobierno digital de la ciudad con las plataformas tecnológicas y la pues-ta en marcha del archivo electrónico. Este nuevo marco de relación entre la ciudadanía y la Administración municipal requiere crite-rios y herramientas archivísticas que asegu-ren el cumplimiento de la interoperabilidad y la preservación digital de los documentos. Los criterios del AIDA estarán presentes en todos los trámites electrónicos y garantiza-rán un modelo que se ajusta a los estánda-res normativos e internacionales.
Por todo ello, los profesionales nos compro-metemos a desarrollar los conocimientos y las habilidades que este nuevo escenario requiere y que nos obliga a estar permanen-temente al día de los entornos tecnológicos y digitales.
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Alrededor de esta línea se impulsarán las siguientes iniciativas:
3.1. Desarrollar los instrumentos del sistema AIDA.
3.2. Revisar y completar los procesos y métodos de gestión documental.
3.3. Implantar el sistema AIDA a la Administración municipal.
3.4. Implementar el gestor documental y el e-Archivo.
3.5. Capacitar en técnicas de gestión documental y archivo a las trabajadoras y los trabajadores del Ayuntamiento de Barcelona.
Desarrollar técnicas y metodologías para adaptarnos a los requisitos de la accesibilidad y la preservación digital
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➸4.Desarrollar un modelo organizativo del ArchivoMunicipal referente en su ámbito y que permita dar respuesta a las demandas de una ciudad en permanente crecimiento
En los próximos años, el modelo organi-zativo del Archivo Municipal y los equipos y profesionales que lo conforman deben evolucionar hasta adquirir la capacidad de adaptarse a las variaciones de su entorno y a las demandas cambiantes de una ciudad en permanente crecimiento. Es por ello que
una de las líneas de trabajo está totalmente orientada a dotar a la organización de aque-llas capacidades, herramientas, escenarios y formas de trabajar que le permitan desa-rrollarse de manera continuada, autónoma y espontánea al mismo ritmo que el entorno con el que se relaciona.
El conocimiento de los trabajadores y las trabajadoras es uno de los activos más importantes
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Alrededor de esta línea se impulsarán las siguientes iniciativas:
4.1. Desplegar recursos para el desarrollo profesional del equipo del Archivo Municipal.
4.2. Detectar, capturar y compartir el conocimiento experto del Archivo Municipal.
4.3. Favorecer y potenciar la comunicación entre las personas y su participación en el impulso y la mejora del Archivo Municipal.
4.4. Promover una cultura de la innovación y mejora continua de los servicios que se ofrecen a la ciudadanía.
4.5. Adecuar la estructura organizativa y los recursos del Archivo Municipal a las necesidades y los retos de futuro.
Para el Archivo Municipal, el conocimiento de sus trabajadores y trabajadoras es uno de los activos más importantes con los que cuenta en estos momentos, y capturarlo, distribuirlo y ponerlo en valor es también uno de los principales retos a la hora de plantearse la evolución de la organización y adaptarse a los continuos requerimientos de un entorno incierto e inestable.
Por otro lado, el mismo foco sobre la impor-tancia que realmente tienen las personas es el mismo que está determinando que la innovación ya no sea concebida como algo coyuntural y circunscrito a un ámbito con-creto de la organización sino como un rasgo perenne de su cultura, global en toda su es-tructura, en constante proceso de adapta-ción y cuestionando de forma continuada el valor que aporta a su entorno.
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DIRECCIÓN DEL SISTEMA MUNICIPAL DE ARCHIVOSC. de Avinyó, 7, 1ª [email protected] 402 76 06
ARCHIVO HISTÓRICO DE LA CIUDAD DE BARCELONAC. de Santa Llúcia, [email protected] 256 22 55
ARCHIVO MUNICIPAL CONTEMPORÁNEODE BARCELONAC. del Bisbe Caçador, [email protected] 256 27 47
ARCHIVO FOTOGRÁFICO DE BARCELONAPl. de Pons i Clerch, 2, 2ª [email protected] 256 34 20
ARCHIVO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE CIUTAT VELLAC. de los Àngels s/[email protected] 443 22 65
ARCHIVO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE L’EIXAMPLEC. de Calàbria, [email protected] 291 62 28
ARCHIVO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE SANTS-MONTJUÏCC. de la Creu Coberta, [email protected] 291 42 40
ARCHIVO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE LES CORTSPl. de Comas, [email protected] 291 64 82
ARCHIVO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE SARRIÀ-SANT GERVASIC. de Eduardo Conde, [email protected] 256 27 22
ARCHIVO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE GRÀCIAPl. de Lesseps, 20-22, 2ª [email protected] 217 71 83
ARCHIVO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE HORTA-GUINARDÓC. de Lepant, 387 [email protected] 291 67 23
ARCHIVO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE NOU BARRISPl. Major de Nou Barris, [email protected] 291 68 38
ARCHIVO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE SANT ANDREUC. de los Segadors, 2, entresuelo [email protected] 291 88 77
ARCHIVO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE SANT MARTÍAv. del Bogatell, [email protected] 221 94 44
ARCHIVO CENTRAL DE DERECHOS SOCIALESC. de València, 344, 3ª [email protected] 93 413 26 27
ARCHIVO CENTRAL DE SEGURIDAD Y PREVENCIÓN C. Coll i Alentorn, [email protected] 93 256 26 66 ARCHIVO CENTRAL DE ECOLOGÍA URBANA Av. Diagonal, 240, 5ª [email protected] 93 291 48 73
ARCHIVO CENTRAL DE RECURSOS Pl. de Sant Miquel, edificio Nou, [email protected] 93 413 26 27
ARCHIVO CENTRAL DEL INSTITUTO DE CULTURA La Rambla, 9993 316 11 78
ARCHIVO CENTRAL DEL INSTITUTO MUNICIPAL DE HACIENDA DE BARCELONA C. de los Almogàvers, 83-85, [email protected]
ARCHIVO CENTRAL DEL PATRONATO MUNICIPAL DE LA VIVIENDA DE BARCELONA C. del Doctor Aiguader, [email protected] 291 85 17 / 93 291 85 90www.pmhb.cat
ARCHIVO CENTRAL DEL CONSORCI DE L’AUDITORI I L’ORQUESTRA C. de Lepant, [email protected] 247 93 00 ext. 322 i 323www.auditori.cat
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