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INTRODUCCIÓN
El presente Informe de Prácticas Finales Titulado Gestión Administrativa
en el área de logística para la Empresa de Confecciones “Sebastián” E.I.R.L.
- Huancayo; da cuenta de las funciones de carácter administrativo en el periodo
de prácticas 2008.
Los Objetivos de las Prácticas Finales fueron:
a) Entrenar a los colaboradores del área de corte de la empresa “Sebastián
E.I.R.L” en los próximos tres meses, para que desarrollen sus respectivas
labores de trabajo; mediante la asesoría y charlas de diferentes temas
acorde con su interés.
b) Desarrollar sistemas de control de la materia prima que ingrese o egrese del
almacén., en un mes, para que tener un mayor control de los materiales
mediante el sistema de kardex.
c) Desarrollar sistemas de control de los diferentes procesos de producción
que se requieren para la producción de un determinado producto (camisa,
pantalón. Ternos, uniformes) de los diferentes áreas de la empresa durante 1
mes para tener conocimiento si se está cumpliendo con las proyecciones
realizadas mediante formatos de control de procesos.
Los métodos que se han empleado para redactar el presente informe son: el
método Descriptivo, por su naturaleza descriptiva, así como el método
Comparativo porque nos permitió establecer diferencias entre la anterior gestión y
la implementada por la que suscribe.
El informe consta de tres capítulos, el primer capitulo, describe los Aspectos
generales de la empresa; el segundo capitulo, la Descripción de las funciones
realizadas como personal administrativo en dicha empresa; y, el tercer capitulo,
los Aportes tanto cognoscitivos, procedimentales y actitudinales como practicante
desempeñados desde el 17 de noviembre de 2008 hasta la fecha, en el horario de
08:00 a.m. hasta las 1:00 p.m.
Finalmente, agradezco al Sr. Rogger Inga Díaz por su apoyo desinteresado
durante la realización de mis prácticas finales en la empresa de Confecciones
“Sebastián E.I.R.L” que el gratamente dirige.
La autora.
vii
INDICE
Carátula i
Dedicatoria ii
Índice iv
Introducción vi
Capítulo IASPECTOS GENERALES
1.1 Razón social de la Institución 1
1.2 Breve reseña histórica de la institución 1
1.3 Actividades de la Institución 2
1.4 Ubicación estructural del Área de Prácticas 2
1.5 Ejecución de las prácticas 2
1.5.1 Inicio 2
1.5.2 Término 3
1.6 Total de horas 3
1.7 Autoridad o jefatura de dependencia de las Prácticas 3
Capítulo IIDESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES REALIZADAS
2.1 Manual de Organización y Funciones 4
2.2 Métodos, técnicas e instrumentos utilizados 5
2.3 Descripción Operativa de las funciones ejecutadas 7
2.4 Dificultades 7
2.5 Logros alcanzados 7
viii
Capítulo III
APORTES DEL PRACTICANTE
3.1 En el aspecto Cognoscitivo 8
3.2 En el aspecto Procedimental 15
3.3 En el aspecto Actitudinal 24
CONCLUSIONES 30
SUGERENCIAS 31
BIBLIOGRAFÍA 32
ANEXOS 33
ix
A : Mis padres por su apoyo incondicional durante mi formación profesional y ejemplar abnegación.
x
CONCLUSIONES
1. Se entreno a los colaboradores del área de corte de la empresa “Sebastián
E.I.R.L” en tres meses, para que desarrollen sus respectivas labores de
trabajo; mediante la asesoría y charlas de diferentes temas acorde con su
interés.
2. Se desarrollo sistemas de control de la materia prima que ingrese o egrese
del almacén., en un mes, que permitió tener un mayor control de los
materiales mediante el sistema de kardex.
3. Se desarrollo sistemas de control de los diferentes procesos de producción
que se requieren para la producción de un determinado producto (camisa,
pantalón. Ternos, uniformes) de los diferentes áreas de la empresa durante
1 mes para tener conocimiento si se está cumpliendo con las
proyecciones realizadas mediante formatos de control de procesos.
xi
SUGERENCIAS
1. Que; Se entrene a los colaboradores del área de corte de la empresa
“Sebastián E.I.R.L” en los próximos meses, para que desarrollen sus
respectivas labores de trabajo; mediante la asesoría y charlas de
diferentes temas acorde con su interés.
2. Que; Se desarrolle sistemas de control de la materia prima que ingrese o
egrese del almacén., en un mes, para que tener un mayor control de los
materiales mediante el sistema de kardex.
3. Que; Se desarrolle sistemas de control de los diferentes procesos de
producción que se requieren para la producción de un determinado
producto (camisa, pantalón. Ternos, uniformes) de los diferentes áreas de
la empresa durante los próximos meses para poder tener conocimiento si
se está cumpliendo con las proyecciones realizadas.
xii
BIBLIOGRAFÍA
Arellano Cueva, Rolando
BUENO, BONITO, BARATO
Editorial Planeta Perú, la primera Edición
Mallo Carlos y Melo José
CONTROL DE GESTION Y CONTROL
Editorial Mc Graw Hill, paginas 200
xiii
2008
2006
COLABORADOR: Nº DE NOTA DE PEDIDO
DEL PRODUCTO: TIPO DE PRENDA
TIPO DE TELA:
DEL TIZADO: FECHA HORA DE INICIO HORA DE TÈRMINO
LARGO DE TIZADO
DEL TENDIDO HORA DE INICIO
HORA DE TÉRMINO
DEL CORTE: HORA DE INICIO
HORA DE TÉRMINO
PESO DE MERMA:
OBSERVACIONES:
ORDEN DE CORTE - NOTA DE PEDIDO O - 02Rev. 00
MODELO
FECHA DE TÉRMINO
FECHA DE INICIO
ANCHO DE TIZADO
FECHA DE INICIO
TALLASCODIGO DE TELA DESCRIPCION
METRAJE DE ROLLO
Nº DE ORDEN
FECHA DE TÉRMINO
RESIDUO
RESPONSABLE DE CORTE
NU
ME
RO
DE
TE
ND
IDO
S
TOTAL POR TALLA
TOTAL DEL CORTE
ANEXOS
Formato de control
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Gestión Administrativa en el Área de Logística para la Empresa “Sebastián”
E.I.R.L - Huancayo
Gestión Administrativa en el Área de Logística para la Empresa “Sebastián”
E.I.R.L - Huancayo
“Año de la Unión Nacional Frente a la Crisis Mundial”
CARRERA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION
INFORME DE PRÁCTICAS FINALES
Presentado por:
Fanny Mayela Gutierrez Huaynalaya
Para Optar el Título de:
PROFESIONAL TÉCNICO EN ADMINISTRACION
Huancayo – Perú
2009
xv
Capítulo III
APORTES DE LA PRACTICANTE
3.1 En el aspecto Cognoscitivo
Dirección y Control
Consistió en poder dirigir a los colaboradores para que puedan realizar
algunas de sus funciones como ya entregándoles informes sobre lo que tenía
q hacer.
El control se dio atreves de algunos formatos par sabes cuanto están
avanzando en la producción y si es que lo están haciendo de una mejor
manera.
Planeamiento y Organización
El planeamiento consistió en poder proyectar las diferentes cantidades
producir para la campaña navideña así como par la campaña escolar de una
manera organizada.
Sistemas de información Empresarial
Sirvió para poder manejar algunos sistemas dentro de la empresa para que se
pueda tener información sobre los proceso de determinados productos que se
requirieron para la venta respectiva.
xvi
Informática I
Facilito el manejo de los diferentes programas de office. Durante los
diferentes procesos que realice, como hacer programas en Excel y algunos
formulas para poder halar. Resultados requeridos, Word.
Contabilidad I
Contribuyo para poder realizar el sistema de kardex para poder tener un
mayor control sobre los que se tenía en almacén y lo que salía del mismo.
Auditoria Administrativa
Tener un mayor control durante los proceso de producción, para poder saber
con mayor especificación de los colaboradores su capacidad de producción).
Psicología Empresarial
Ayuda de grana manera en el momento del entrenamiento y para poder saber
como tratar con ellos frente a diferentes situaciones que se presentaron.
3.2 En el aspecto Procedimental
3.2.1 Entrenar a los colaboradores del área de corte de la empresa
“Sebastián” E.I.R.L en los próximos tres meses
Cuadro Nº 01
PROGRAMACION DE CAPACITACION AL PERSONAL
NOVIEMBRE 2008– FEBRERO 2009
TEMASNÚMERO DE
PARTICIPANTESPORCENTAJE
Visión y misión 55 39.01%
Conducta social y laboral 40 28.37%
Estilos personales que frenan el
fomento de la creatividad y/o
innovación
46 32.62%
TOTAL: 141 100.00%
FUENTE : Área de Logística
ELABORADO POR : Fanny Mayela Gutiérrez Huaynalaya
xvii
Gráfico “A”
PROGRAMACION DE CAPACITACION AL PERSONAL
NOVIEMBRE 2008– FEBRERO 2009
Como se podrá apreciar en el grafico N° 01; el 39% de los
colaboradores participo de la capacitación en cuanto al tema de visión y
misión, lo cual les permitirá desarrollar de manera mas clara sus
actividades lo cual los conlleva al logro del objetivo en equipo, y el 33%
ayudo a cumplir parte de la misión que la empresa por la cual se
minimizar nuestros errores mejorando los procesos con la constante
innovación y creatividad de nuestro colaboradores.
3.2.2 Desarrollar sistemas de control de la materia prima que ingrese o
egrese del almacén., en un mes
El gráfico nos muestra el stock de materia prima que existe en el
almacén lo cual permite cumplir los requerimientos del área de logística
en la diferentes prendas que se confeccionan, de esta manera también
permite mantener el stock en la diferentes tiendas y el de mayor demanda
es la tela texcorp por la calidad de su acabado para la confección de
camisas.
xviii
Cuadro Nº 02
KARDEX DE TELAS
TIPO DE TELA CANTIDAD TOTAL PORCENTAJE
TECNOLOGIA 2208 6.87 %TEXCORP 7182 22.35 %POLYSTEL GRUESO 3092 9.62 %POLYSTEL DELGADO 4125 12.84 %TELA PARA COLEGIOS 1699 5.29 %ENTRETELA 3500 10.89 %TAFETA 4120 12.82 %RAZO 2569 7.99 %DRILL 3642 11.33 %
TOTAL 32137 100 %FUENTE
FUENTE : Área de LogísticaELABORADO POR : Fanny Mayela Gutiérrez Huaynalaya
Gráfico “B” KARDEX DE TELAS
xix
3.2.3 Desarrollar sistemas de control de los diferentes procesos de
producción que se requieren para la producción de un
determinado producto
Cuadro Nº 03
CONTROL DE PRODUCCION POR AREA
ÁREA PRODUCCIÓN DE DIFERENTES
PRODUCTOS
PORCENTAJE
CORTE 98265 21.88 %
PANTALONES 91589 20.40 %
CAMISAS 84563 18.83 %
CUELLOS 95632 21.30 %
BORDADOS 78986 17.59 %
TOTAL: 449035 100%
FUENTE : Área de LogísticaELABORADO POR : Fanny Mayela Gutiérrez Huaynalaya
Gráfico “C”
CONTROL DE PRODUCCION POR AREA
xx
El gráfico “C” nos muestra el aporte en producción que realiza
cada área par el cumplimento de los requerimientos establecidos, así
vemos que el área de corte es el centro de producción aportando en un 22
% del total de producción de la empresa.
3.3 En el aspecto Actitudinal
Responsabilidad
Durante la ejecución de las practicas la responsabilidad fue fundamenta, ya
que nos ayudo en la entrega oportuna de los productos requeridos en la fecha
pactada.
Respeto
En el área el respeto fue fundamental ya que todos teníamos que trabajar en
equipo pues teníamos que tratarnos con mucho respeto saludando, pidiendo
permiso si necesitamos coger algún material. Y dar gracias en las diferentes
acciones que se realice.
Compañerismo
Fue fundamental ya que dentro del área tratamos de estar como amigos no
simplemente como trabajadores y que cada uno hace lo que se le asigne si no
que todo ayudamos mutuamente para que e todo salga bien.
xxi
Capítulo II
DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES REALIZADAS
2.1 Manual de la Organización y Funciones del Área de Logística
DEPENDENCIA : Administración
UNIDAD ORGANICA : Administración
CARGO : Asistente de Logística
CODIGO :
DEPENDE DE : Administrador
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
Controlar diariamente los ingresos y egresos de productos terminados
al almacén, amparado en documentación que certifique el movimiento
(cuaderno de cargos) actividad que debe llevar a cabo de utilizando el
sistema Galaxia
Al iniciarse la jornada laboral de 8am a 10am preparar el despacho de
mercaderías para las tiendas de acuerdo al requerimiento del
administrador, manteniendo la información al día en el kardex
correspondiente en el sistema Galaxia.
xxii
Controlar y atender diariamente los ingresos y egresos de avíos de
confección al almacén, amparado en documentación que certifique el
movimiento y bajo responsabilidad. Los avíos y accesorios deberán
ser seleccionados por tallas de acuerdo a la cantidad que especifique la
remesa de confección y deberán ser entregados documentadamente
con 1 día de anticipación a la fecha de inicio de los trabajos a los
encargados de los talleres de confecciones.
Verificar la conformidad y calidad de los productos terminados que
ingresan al almacén, reportando las fallas o errores que pudiera haber.
Realizar los requerimientos de compra de materia prima, avíos y otros.
En algunos casos realizar las compras.
Controlar el ingreso y egreso de productos enviados a servicio, en
coordinación con los responsables de producción.
GRADO DE RESPONSABILIDAD:
Es responsable de mantener al día el flujo de entradas y salidas de
productos terminados en el sistema Galaxia, bajo responsabilidad.
Es responsable de la seguridad del almacén.
Es responsable de apoyar en otras labores que los superiores le ordene.
PERFIL DE COMPETENCIA:
Instrucción superior con especialización en Contabilidad o
Administración.
Experiencia comprobada de 1 año en puestos similares.
Buen desenvolvimiento en trabajo bajo presión.
Dominio de sistemas informáticos a nivel de usuario.
Responsabilidad, orden y limpieza en el desarrollo del trabajo.
Predisposición para el cambio.
xxiii
2.2 Métodos, técnicas e instrumentos utilizados
2.2.1 Métodos
Para la redacción del presente informe se han utilizado los
siguientes métodos:
Descriptivo
Comparativo
2.2.2 Técnicas
Básicamente se requirieron de las siguientes técnicas:
Observación
Entrevista
2.2.3 Instrumentos
Entre los instrumentos que más se han empleado figuran:
Guía de Observación
Cuestionario
2.3 Descripción operativa de las funciones ejecutadas
Realizar inventario de todos los materiales existentes dentro del
almacén.
Registrar la información recabada al sistema de kardex de las telas que
existen en almacén
Llevar el control de los procesos de producción.
Controlar a los colaboradores.
Organizar el sistema de trabajo de los colaboradores en el proceso de
producción.
Verificar la nota de pedido
Las notas de pedido deben contar con las siguientes especificaciones
Debe contener tipo de producto, el código de tela, el modelo, la talla,
cantidad, fecha de entrega, fecha de contrata.
Además se debe especificar si es:
Tipo de cuello: chino, camisa, nerú, paloma
Tipo de puño: redondo, cuadrado, gemelos.
xxiv
Tipo de pechera: con pechera, sin pechera
Tipo de botones: normales, escondidos
Y se debe tomar en cuenta las especificaciones gráficas en caso
sea necesario.
2.4 Dificultades
d) Al inicio no existía un inventario de los materiales necesarios para la
producción de las prendas.
e) Los colaboradores no tenían conocimiento sobre las funciones
específicas que tenían que realizar.
f) Hubo pérdida de materia prima ya que no se contaba con un sistema
adecuado de control de ello.
2.5 Logros alcanzados
4. Se entreno a los colaboradores del área de corte de la empresa
“Sebastián E.I.R.L” en los próximos tres meses, para que desarrollen
sus respectivas labores de trabajo; mediante la asesoría y charlas de
diferentes temas acorde con su interés.
5. Se desarrollo sistemas de control de la materia prima que ingreso y
salió del almacén., en un mes, que permitió tener un mayor control de
los materiales mediante el sistema de kardex.
6. Se desarrollo sistemas de control de los diferentes procesos de
producción que se requieren para la producción de un determinado
producto (camisa, pantalón. Ternos, uniformes) de los diferentes áreas
de la empresa durante un mes que nos ayudo a tener conocimiento del
cumplimiento de las proyecciones realizadas mediante formatos de
control de procesos.
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Capítulo I
ASPECTOS GENERALES
1.1 Razón social de la Institución
Institución : Empresa de Confecciones Sebastián E.I.R.L
Dirección : Jr. José Olaya 264 - Chilca – Huancayo
Teléfonos : 064 245878
E-mail : [email protected]
RUC : 20236954895621
Representante : Sr. Rogger Inga Diaz
1.2 Breve reseña histórica de la institución
Corría el año 1997, y en los comienzos del mes de Febrero de ese año,
comenzaba a funcionar en Huancayo, un modesto taller de costura, ubicado en la
calle Cajamarca 810, en la planta baja del inmueble de propiedad de la familia
conformada por la señora Rosa Gutiérrez Aguilar y el señor Rogger Inga Díaz,
ambos propietarios y únicos empleados de la firma CONFECCIONES
“ROGGER”, en su nacimiento, dedicada a la fabricación de camisas casual y vestir.
Sus propietarios Rosa y Rogger Inga Días dedicaron una gran parte de las
horas del día, para poder llevar adelante con éxito su pujante empresa, ya que no
sólo efectuaban los cortes de la tela, las cosían y le daban la forma hasta llegar al
producto terminado, sino que también debían oficiar de expertos vendedores,
xxvi
viajantes, propietarios, secretarios y todas las tareas que requerían de personal
extra, que todavía no era posible disponer.
Así, en forma lenta, pero sin pausa, y sorteando todo tipo de obstáculos, ya
sea impositivos, competencia desleal, inflación y muchos otros más, comenzó un
constante crecimiento de la flamante empresa, para ya comenzar a incorporar a las
primeras personas qué integrarían parte de su personal, a los cuales se le efectuó la
correspondiente capacitación, y seguidamente se incorporaron las primeras
máquinas, de tecnología más avanzada.-
Al pasar unos años, se comienza por razones de costo y mejor calidad, a la
compra de materia prima (telas) en grandes cantidades desde Lima, siendo el
proveedor de estos insumos MANUFACTURA DE PILAR, (empresa que aún en la
actualidad sigue proveyéndonos), pero siempre tratando de mantener el consumo de
un alto porcentaje de productos de fabricación nacional, en preservación de la
vapuleada y maltratada industria de nuestro país.
A continuación, el paso siguiente en esta constante evolución de la empresa
consistió en el reemplazo de las máquinas existentes por otras de mayor producción
y de mejor tecnología, para de esa manera aumentar su capacidad productiva, bajar
los costos y poder competir de manera más directa en el gran mercado existente en
ese momento, y simultáneamente mejorar la calidad del producto. Otro de los
objetivos era ampliar la variedad de artículos producidos hasta ese momento.
Así llegamos al año 2005, en dónde con un orgullo y placer enormes,
CONFECCIONES “Sebastián E.I.R.L” inaugura en la querida ciudad de Chilca, su
nueva planta industrial, ubicada en el Jr. José Olaya N°264, dotada de todas las
comodidades y confort necesarias para obtener un desarrollo aún mayor al logrado
hasta esa fecha, tratando de tener para este objetivo la infraestructura adecuada, la
gente adecuada y las armas adecuadas para poder mirar el futuro con grandes
posibilidades de éxito.
Pero a todo esto somos conscientes que este crecimiento rápido y sostenido,
no hubiese sido posible si CONFECCIONES “Sebastián”, no tuviese el nivel de
calidad qué nuestros clientes demandaban, si no se hubiese crecido junto con
xxvii
nuestros productos a medida que las inquietudes y críticas de nuestros clientes nos
iban llegando, y por sobre todas las cosas, una característica sobresaliente de
nuestra empresa es la atención y servicio que se les brinda, que es un distintivo ante
las demás competidoras, contando nuestro cliente con la mejor predisposición para
solucionar de la mejor manera y rápidamente sus problemas; pero para lograr todo
esto nuestra empresa siempre tuvo un gran poder de autocrítica, cualidad ésta que
tuvo una enorme influencia en nuestro desarrollo tanto a nivel empresarial cómo
humano.-
En el 2008 el desafío es lograr certificar bajo las normas de calidad BPMM
todos nuestros procesos productivos, para garantizar a nuestros clientes (amigos) la
calidad de los productos.
1.3 Actividades de la Empresa
1.3.1 Misión
Brindar prendas de vestir, formal y casual, de calidad óptima que
dan elegancia y distinción; a través de la innovación de productos
y procesos, la constante capacitación a los colaboradores;
reduciendo errores, mejorando continuamente y brindando un
trato personalizado para la satisfacción y deslumbramiento de
nuestros clientes.
1.3.2 Visión
La empresa confecciones Sebastián EIRL se proyecta al 2010:
Ser una de las empresas exportadoras de la región y la empresa
líder en el sector confección en prendas de vestir para caballeros,
damas y niños, en ropa formal y casual con tecnología de
avanzada, espíritu creativo, innovador y haber minimizado al
máximo nuestros errores; identificados y reconocidos como tal por
los clientes de la región.
1.3.3 Objetivos
Identificarnos y comprometernos para elevar a diario el
nivel de la calidad de productos, servicios, procesos,
personas y trato amable para con nuestros clientes.
xxviii
Nuestro compromiso y motivación es trabajar día a día en
el cumplimiento de las BPMM y hacer con calidad nuestra
labor mediante la mejora continua
1.3.4 Estrategias
Nuestra Filosofía es: “Nosotros no tratamos, lo hacemos y lo
hacemos bien”, “Aquí todo se realiza en un tiempo
determinado respetando los tiempos planificados”.
Existen los términos de “nos anticipamos a los hechos”,
“Todo es posible”.
1.3.5 Objetivo General
Nuestro principal objetivo es satisfacer una de las primeras
necesidades de nuestros clientes, el vestido y para ello contamos
con un producto de alta calidad tanto en su materia prima, como
en su confección.
1.4 Ubicación estructural del área de prácticas (Organigrama)
xxix
JEFE DEL AREA DE LOGISTICA
RESPONSABLE DE
PRODCUCCION
RESPONSABLE DE
CONTROL DE CALIDAD
RESPONSABLE DE PEDIDOS
RESPONSABLE DE CORTE
ASISTENTE DEL AREA
1.4 Ejecución de prácticas
1.4.1 Inicio
17 de noviembre de 2008
1.4.2 Término
28 de febrero de 2009
1.5 Total de horas:
430 Horas.
1.6 Autoridad o jefatura de dependencia de las prácticas
Sr. Raúl Inga Díaz
xxx