plan de comunicaciones e. modelia 88 2013 2014 v1
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Plan de ComunicacioTRANSCRIPT
Prohibida su reproducción total o parcial, así como su traducción a cualquier idioma sin autorización escrita de su titular. Elaborado por Diana Marcela Roa, Apartamento 708. Marzo 2013.
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© Todos los Derechos Reservados Edificio Modelia 88.
Calle 23ª Bis 83 25 Teléfono: 472 5454 Consejo: [email protected] Administración: [email protected]
El presente documento tiene como objeto contribuir al mejoramiento de las comunicaciones
internas de los copropietarios, residentes y colaboradores del Edificio Modelia 88 y está
orientado normativamente por la Ley 675 de 2001 y el Reglamento de Propiedad Horizontal de
Edificio Modelia 88.
1. OBJETIVO
1.1. General.
Gestionar eficazmente el flujo de información interna entre los copropietarios, residentes y
colaboradores del Edificio Modelia 88, generando herramientas que incentiven la participación,
integración, motivación y compromiso, con el fin de aumentar las acciones en procura de
sostener los bienes y servicios comunes y fortalecer las relaciones de convivencia.
1.2. Objetivo 2013.
Diseñar e implementar el Plan de Comunicaciones Internas del Edificio Modelia 88 para
fomentar canales de información entre los copropietarios, residentes, colaboradores y órganos
de dirección y administración.
1.3. Objetivos específicos 2013.
1.3.1. Abrir canales digitales de información en doble vía para disponer de varios medios de
comunicación.
1.3.2. Elaborar y publicar boletines electrónicos e impresos, con el fin de informar actividades,
procesos y avances en la coordinación de acciones relacionadas con el sostenimiento
de los bienes y servicios comunes. Incluir información para fomentar las buenas
costumbres, el cumplimiento de normas de convivencia, buenas prácticas de seguridad
y el cuidado del medio ambiente.
1.3.3. Diseñar y ejecutar instrumentos de investigación que midan la percepción del público
objetivo, respecto al nivel de satisfacción y/o evaluación sobre los servicios y la gestión
administrativa.
1.3.4. Socializar a través de los canales de comunicación, las normas inherentes a la
reglamentación de propiedad horizontal que inciden directamente en el público objetivo.
2. PÚBLICO.
Este plan de comunicaciones está dirigido a copropietarios, residentes, colaboradores y
órganos de dirección del Edificio Modelia 88.
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3. CONTENIDO Y MENSAJE.
El contenido y los mensajes a transmitir en el desarrollo del presente Plan de Comunicaciones
internas tienen como fundamentos básicos:
a) Entregar información clara, veraz y oportuna.
b) Procurar la diplomacia y el respeto a los otros como punto de partida en la elaboración
de las comunicaciones.
c) Gestionar canales en doble vía que permitan la retroalimentación de las acciones.
d) Manejo correcto de ortografía y redacción.
e) Cuidado en la estética tecnológica e impresa del mensaje a transmitir, preservando la
coherencia en formas y colores.
f) Proteger los derechos de Copyright mencionando siempre las fuentes de obtención de
información e incluir esta protección en las publicaciones propias.
g) Respetar las normas de la Netiqueta (normas básicas de comportamiento en Internet),
en el envío de información electrónica.
4. MEDIOS
4.1. Los medios físicos a utilizar en la transmisión de mensajes son:
a) Impresos: paneles de anuncio en los ascensores, paneles de anuncio en la recepción,
boletines, actas, pendones, eventos internos, reuniones, encuestas.
a. Digitales: correo electrónico, página web, boletines electrónicos.
4.2. Los recursos a invertir son limitados y se aprovechará, en primera instancia, la capacidad
instalada actualmente en el Edificio, con respecto a tecnología y paneles de anuncio; el diseño y
elaboración de los boletines y comunicaciones está a cargo del comité de comunicaciones
integrado por los mismos residentes del Edificio Modelia 88.
4.3. Los recursos tecnológicos a utilizar se amparan en la optimización de las herramientas
actuales de tecnología como correos electrónicos y software gratuito disponible en la red.
4.4. Implementación buzón de sugerencias, quejas y felicitaciones físico y virtual.
4.5. La periodicidad de las comunicaciones se encuentra definida en el numeral cinco,
respondiendo en términos general a las necesidades propias de flujo de información que
demande el público objetivo y el tipo de campaña a realizar.
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5. PRESUPUESTO
En la tabla uno esta detallado el presupuesto, de elementos no disponibles actualmente en el
Edificio, sugerido para el desarrollo de este documento y regido por la disponibilidad
presupuestal del Consejo de Administración en virtud de las funciones establecidas en el
artículo 55 del Reglamento de Propiedad Horizontal Edificio Modelia 88 y/o a la consecución de
recursos propios, seguido del cumplimiento y las políticas de compras del Edificio.
Tabla 1. Presupuesto Plan de Comunicaciones Edificio Modelia 88 2013-2014
NO. OBJETIVO DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR
UNITARIO VALOR
TOTAL
1 Publicar electrónicamente para reducir la impresión de papel e incrementar la capacidad de publicaciones.
Disponer de 1 monitor LCD en tecnología tipo LED de 18 pulgadas en los ascensores del Edificio.
2 $400.000 $800.000
2 Publicar electrónicamente para reducir la impresión de papel e incrementar la capacidad de publicaciones.
Disponer de 1 monitor LCD en tecnología tipo LED de 23 pulgadas en la recepción del Edificio.
1 $550.000 $550.000
3 Generar 1 boletín impreso semestralmente que informe los resultados obtenidos y las acciones que se están desarrollando.
Impresión de 100 boletines digitales. (1 página 1 color, bond 75 gramos, carta)
2 $150.000 $300.000
4 Disponer de un buzón físico para el recibo de sugerencias, quejas y felicitaciones.
Buzón en acrílico termo formado curvo, con acrílico protector frontal para intercambiar impresos Carta, bolsillo y puerta con chapa.
1 $95.000 $95.000
TOTAL
$1.745.000
6. EJECUCIÓN Y MEDICIÓN
La ejecución de las acciones encaminadas a cumplir con los objetivos propuestos están
definidas en la tabla 2.
Tabla 2. Plan de Acción 2013
EVENTO DESCRIPCIÓN FECHA
RESPONSABLE PERIODI-
CIDAD INDICADOR
INICIO FIN
Boletín Informativo Impreso y Digital
Informar actividades y reportes con tips de convivencia, seguridad y cuidado del medio ambiente.
Marzo 4, 2013
Febrero 28, 2014
Comité Comunicaciones
Quincenal No. de boletines publicados / 24
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EVENTO DESCRIPCIÓN FECHA
RESPONSABLE PERIODI-
CIDAD INDICADOR
INICIO FIN
Boletín Semestral Impreso y Digital.
Informar semestralmente los resultados financieros y la gestión administrativa. Informar las acciones que se están trabajando.
Julio 1, 2013 Enero 3, 2014
Julio 31, 2013 Febrero7, 2014.
Comité Comunicaciones
Semestral No. de boletines entregados / 88
Encuesta de percepción.
Medir el nivel de satisfacción del público objetivo respecto a los servicios y bienes comunes y la gestión administrativa desarrollada.
Abril 1 2013 Octubre 1, 2013
Abril 13, 2013 Octubre 13, 2013.
Comité Comunicaciones
Semestral
No. de encuestas diligenciadas / 88
Publicación Resultados encuesta.
Informar los resultados obtenidos en el estudio de percepción
Abril 29, 2013 Octubre 29, 2013
Mayo 5, 2013 Noviembre 9, 2013
Comité Comunicaciones
Semestral No. publicación / 2
Publicación web.
Socializar la ley de propiedad horizontal y Reglamento de P.H. Modelia 88 dentro del público objetivo. Realizar 12 publicaciones.
Mayo 1, 2013 Oct. 1, 2013
Junio 30, 2014 Oct. 30, 2013
Comité Comunicaciones
Trimestral No. de publicaciones / 12
Sitio web Reporte de funcionalidad de la página web.
Abril 1, 2013
Febrero 28, 2014
Comité Comunicaciones
Bimensual No. de reportes / 6
Correo Electrónico
Reporte de uso del correo electrónico: [email protected]
Marzo 5, 2013
Febrero 28, 2014
Comité Comunicaciones
Mensual No. de reportes / 12
7. PLAN DE ACCIÓN 2013
NO. ACCIÓN RESPONSABLE FECHA
ENTREGA CUMPLI-
MIENTO %
1 (1.3.1) Crear correo electrónico Consejo Modelia 88. Comité Comunicaciones Marzo 14, 2013
2 (1.3.1) Crear página web Edificio Modelia 88. Comité Comunicaciones Abril 1, 2013 3
(1.3.1) Cotizar y presentar a aprobación del consejo de administración buzón de sugerencias.
Comité Comunicaciones y Consejo Administración.
Abril 18, 2013
4 (1.3.1) Disponer buzón de sugerencias. Comité Comunicaciones Abril 30, 2013
5 (1.3.2.) Elaborar boletines electrónicos quincenales. Comité Comunicaciones 1er y 3er martes de cada mes.
6 (1.3.3.) Diseñar encuesta de percepción 2013-1 Comité Comunicaciones Marzo 14, 2013
7 (1.3.3.) Revisión encuesta de percepción 2013-1 Consejo de Administración Marzo 14 al 20, 2013
8 (1.3.3.) Diseño encuesta final de percepción 2013-1 (con ajustes)
Comité Comunicaciones Marzo 23, 2013
9 (1.3.3.) Aplicación encuesta de percepción 2013-1 Comité Comunicaciones y Consejo Administración.
Abril 1 al 13 2013
10 (1.3.3.) Entrega de resultados encuesta de percepción 2013-1
Comité Comunicaciones Abril 15, 2013
11 (1.3.3.) Tabulación y entrega de resultados. Comité Comunicaciones Abril 18, 2013
12 (1.3.3.) Análisis de resultados. Consejo de Administración.
Abril 18 a 25, 2013
13 (1.3.3.) Publicación de resultados. Comité Comunicaciones Abril 29, 2013
14 (1.3.4.) Socialización Ley de Propiedad Horizontal. Comité Comunicaciones Mayo 1 a 30, 2013
15 (1.3.2.) Campaña preventiva de Seguridad Comité Comunicaciones Junio 1 a 30, 2013
16 (1.3.4.) Socialización Reglamento de Propiedad Horizontal.
Comité Comunicaciones Julio 1 a 30, 2013
17 (1.3.2) Borrador Boletín Electrónico e impreso semestral Comité Comunicaciones Julio 18, 2013
18 (1.3.2) Revisión y ajustes Boletín semestral Consejo de Administración Julio 18 a 25, 2013
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NO. ACCIÓN RESPONSABLE FECHA
ENTREGA CUMPLI-
MIENTO %
19 (1.3.2) Revisión y ajustes Boletín semestral Consejo de Administración Julio 18 a 25, 2013
20 (1.3.2) Impresión Boletín Electrónico semestral Comité Comunicaciones Julio 25 a 30
21 (1.3.2) Entrega Boletín Electrónico semestral Administración Julio 31 2013
22 (1.3.2) Campaña Buenas Prácticas de Convivencia Comité Comunicaciones Agosto 1 a 30, 2013
23 (1.3.2) Campaña Cuidado del Medio Ambiente y atención de Emergencias
Comité Comunicaciones Sept 1 a 30, 2013
24 (1.3.3.) Diseñar encuesta de percepción 2013-2 Comité Comunicaciones Septiembre 12, 2013
25 (1.3.3.) Revisión encuesta de percepción 2013-2 Consejo de Administración Sept. 12 al 19, 2013
26 (1.3.3.) Diseño encuesta final de percepción 2013-2 (con ajustes)
Comité Comunicaciones Sept. 24, 2013
27 (1.3.3.) Aplicación encuesta de percepción 2013-2 Comité Comunicaciones y Consejo Administración.
Octubre 1 al 13 2013
28 (1.3.3.) Entrega de resultados encuesta de percepción 2013-1
Comité Comunicaciones Octubre 14, 2013
29 (1.3.3.) Tabulación y entrega de resultados. Comité Comunicaciones Octubre 17, 2013
30 (1.3.3.) Análisis de resultados. Consejo de Administración.
Octubre 17 al 24, 2013
31 (1.3.3.) Publicación de resultados. Comité Comunicaciones Octubre 29, 2013
32 (1.3.4.) Socialización Ley de Propiedad Horizontal. Comité Comunicaciones Octubre 1 a 30, 2013
33 (1.3.2.) Campaña preventiva de Seguridad Comité Comunicaciones Nov 1 a 30, 2013
34 (1.3.2.) Campaña Cuidado del Medio Ambiente Comité Comunicaciones Dic 1 a 30, 2013
35 (1.3.4.) Socialización Reglamento de Propiedad Horizontal.
Comité Comunicaciones Enero 3 a 31, 2014
36 (1.3.2) Borrador Boletín Electrónico e impreso semestral Comité Comunicaciones Enero 16, 2014
37 (1.3.2) Revisión y ajustes Boletín semestral Consejo de Administración Enero 16 a 23, 2014
38 (1.3.2) Revisión y ajustes Boletín semestral Consejo de Administración Enero 23 a 30, 2014
39 (1.3.2) Impresión Boletín Electrónico semestral Comité Comunicaciones Enero 30 a Febrero 5 2014
40 (1.3.2) Entrega Boletín Electrónico semestral Administración Febrero 6 2014
41 (1.3.4.) Socialización Ley de Propiedad Horizontal. Comité Comunicaciones Feb 1 a 28, 2014
8. RESUMEN MENSUAL 2013-2014
MES MENSAJE A TRANSMITIR Marzo 2013 Apertura de canales electrónicos de información. Abril 2013 Buzón de sugerencias y 1ra Encuesta de percepción.
Mayo 2013 Socialización Ley Propiedad Horizontal.
Junio 2013 Campaña de Seguridad
Julio 2013 Socialización Reglamento de Propiedad Horizontal. 1er Boletín Semestral de Informe Financiero y de Gestión.
Agosto 2013 Campaña: Buenas prácticas de convivencia.
Septiembre 2013 Campaña: Cuidado del Medio Ambiente y Qué hacer en caso de Emergencias.
Octubre 2013 2da Encuesta de percepción.
Noviembre 2013 Campaña de Seguridad
Diciembre 2013 Campaña: Cuidado del Medio Ambiente y Qué hacer en caso de Emergencias.
Enero 2014 Socialización Reglamento de Propiedad Horizontal.
Febrero 2014 Socialización Ley Propiedad Horizontal. 2do. Boletín Semestral de Informe Financiero y de Gestión.