PLAN DE ACCIÓN 2015 SEGUIMIENTO

PRIMER SEMESTRE

Universidad De Cartagena

Oficina Asesora De Planeación

PRESENTACIÓN

La planeación estratégica no solo consiste en formular intenciones, sino plantear objetivos medibles y alcanzables en el tiempo, proponiendo acciones específicas para alcanzar esos propósitos. Entonces, se hace imprescindible establecer mecanismos de monitoreo, evaluación y control que permitan garantizar el cabal cumplimiento de lo planeado y llevar a la praxis la misión y visión institucional. En este sentido, las organizaciones preocupadas por promover una cultura de planeación orientada al logro de los objetivos institucionales deben proponer mecanismos de control y seguimiento de las iniciativas estratégicas.

La Universidad de Cartagena desde su sistema de gestión basado en el enfoque por procesos y con el propósito de garantizar la mejora continua de sus procesos, se ha preocupado por comparar los resultados obtenidos con los objetivos y metas planeadas, para establecer su nivel de eficacia, eficiencia y efectividad. Es así, como la evaluación y seguimiento periódico tanto del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional como el Plan de Acción Institucional garantizan el acceso de información que sirve de insumo para la toma de decisiones y plantear acciones de mejora. La evaluación y monitoreo de los planes se encuentra bajo la responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación con la participación proactiva de los responsables de procesos, quienes utilizando los instrumentos diseñados para tales propositos verifican los avances de lo planeado para tomar las decisiones pertinentes y proponer los ajustes que permitan garantizar el cumplimiento de sus compromisos misionales.

El presente informe busca consolidar una cultura de evaluación y estimular el proceso de retroalimentación en base a la planeación estrategica, mediante el monitoreo y seguimiento de los resultados de la gestión institucional como aproximación de los objetivos estratégicos y operativos de la Universidad. Inicialmente se presentan algunas generalidades de la planeación estrategica institucional que contribuyan a comprender mejor los avances y el cumplimiento de objetivos propuestos en el Plan de Acción Institucional; seguidamente se muestra el cumplimiento, dificultades presentadas y logros obtenidos que fueron evidenciadas en el seguimiento de las actividades y metas propuestas; finalmente se presentan las conclusiones finales del proceso de seguimiento junto con las estrategias y medidas correctivas resultado del analisis.

GENERALIDADES

La Universidad de Cartagena consciente de que garantizar el pleno cumplimiento del derecho a la educación en condiciones de calidad, enmarcando una toma de consciencia de la situación de la institución para dirigir los esfuerzos al logro de la Universidad deseada, construyó el Plan de Desarrollo Estratégico 2014-2018 “Educación Pública con Calidad”. De esta forma, como se puede observar en la Ilustración 1, se ha propuesto por medio de un conjunto de objetivos, programas, indicadores y metas proyectarse hacia unos propósitos funcionales consignados en 7 áreas estratégicas así: Formación y Docencia, Investigación, Visibilidad Nacional e Internacional, Extensión y Proyección Social, Bienestar Universitario, Cultura de la Calidad y Gestión Administrativa y Financiera, Políticas Institucionales y Organizacionales de Posicionamiento.

Ilustración 1. Áreas estratégicas del Plan de Desarrollo Estratégico 2014-2018 de la Universidad de Cartagena

Como herramienta de planeación que permita evaluar y controlar el cumplimiento de los objetivos planteados, correspondientes al futuro cercano que desea la institución, se realizan los seguimientos al Plan de Desarrollo Estratégico con el objetivo de verificar el grado de cumplimiento de los indicadores y metas propuestas en cada una de sus líneas de acción. Por medio de estos, se presentan los alcances que en términos de indicadores y metas semestralmente, el análisis se realiza valorando que varios de los indicadores tienen metas anuales.

La gestión administrativa de la Universidad de Cartagena se ha venido modernizando, para ello se estructuró un Sistema de Gestión basado en el enfoque por procesos. Creando los procesos necesarios que permitan garantizar el cumplimiento de funciones sustantivas de la Universidad de Cartagena, como son: Docencia, Investigación, y Extensión. A su vez, estos

Educacion  Publica  Con  Calidad

Formación  y  docencia  

Visibilidad  Nacional  e  Internacional

Investigación

Extension  y  Proyeccion  

socialBienestar  

universitario

Políticas  institucionales  y  organizacionales  de  posicionamiento  

Cultura  de  la  Calidad  y  Gestón  administrativa  y  

financiera  

últimos están distribuidos en macro procesos, procesos y subprocesos. Como se aprecia en la Ilustración 2, en ese orden de ideas son cuatro los macro procesos: Estratégico, Misional, De soporte y apoyo, y evaluación.

Por otra parte, la Universidad ha cumplido con la presentación de informes semestrales y anuales de los resultados del seguimiento de los indicadores de gestión de calidad; esto bajo la coordinación de la División de Calidad y Mejoramiento Institucional la cual realiza seguimiento anual en los objetivos de calidad, y el informe semestral de desempeño de procesos.

Ilustración 2. Mapa de procesos de la Universidad de Cartagena

Formulación  del  Plan  de  Acción  Institucional  Con el propósito de incentivar la planeación participativa y promover una cultura sustentable de apoyo al proceso de mejoramiento continuo entre los responsables de los procesos, desde la Oficina Asesora de Planeación se ha realizado un acompañamiento continuo en la elaboración de los planes operativos anuales de la Institución, que junto con el Informe de Gestión 2014 son insumos básicos para la construcción del Plan de Acción Institucional 2015. Sin embargo, son los responsables de procesos quienes deben confeccionar los planes, de acuerdo con los lineamientos del Plan de Desarrollo Estratégico 2014-2018 “Educación Pública con Calidad”, en función de sus recursos y capacidades, definiendo las acciones y metas de que darán cuenta de los logros del año de gestión.

En este sentido, se llevó a cabo el 22 de octubre de 2014 un taller de capacitación para la formulación de los planes operativos anuales de los procesos, en donde los equipos de trabajo responsables de procesos recibieron asesoría e instrucción en temas relacionados con la planeación operativa. Adicionalmente, se realizaron reuniones directas con los equipos de trabajo responsables de los procesos para apoyar y estimular la elaboración del plan operativo anual, como: Oficina Asesora de Control Interno, Oficina Asesora de Control Disciplinario, División de Bienestar Universitario, División de Comunicaciones y Relaciones Publicas, División de Sistemas, División de Calidad y Mejoramiento Institucional, Coordinación de Autoevaluación y Acreditación Institucional, Centro de Información y Documentación, Centro de Informática, Sección de Relaciones Internacionales y Cooperación, Sección de Compras e Inventario, Sección de Archivo y Correspondencia, Sección de Cartera, Sección de Contabilidad, Sección de Tesorería y Sección de Publicaciones.

De esta forma, se acompañó la elaboración de los planes operativos anuales de los procesos de la Institución en coherencia con las áreas estratégicas planteadas en el Plan de Desarrollo Estratégico de la Universidad de Cartagena 2014- 2018 “Educación pública con calidad”

Con base en la información recopilada desde los planes operativos anuales propuestos por los responsables de los procesos, entendidos como áreas de trabajo, y luego de ser sistematizados en el formato FO-AP-017 se consolida el Plan de Acción Institucional para el año 2015. Esto permite organizar y orientar estratégicamente acciones, procesos y recursos hacia el logro de objetivos y metas, que faciliten el seguimiento y evaluación de las acciones y el mejoramiento continuo.

Monitoreo  y  Seguimiento  Con el fin de detectar oportunidades, deficiencias o necesidades de ajuste al Plan de Acción Institucional, la Universidad de Cartagena se ha preocupado por realizar un monitoreo sistemático y seguimiento periódico de la ejecución de los planes operativos anuales de la institución. El monitoreo se ha constituido no solo como un instrumento de control de actividades y metas, sino como una herramienta de gestión que permite tomar decisiones estratégicas sobre el cumplimiento de los objetivos propuestos en la planeación estratégica.

En cumplimiento del Ley 1474 de 2011, el Estatuto Anticorrupción, anualmente debe presentarse la evaluación del Plan de Acción Institucional. En este sentido, el seguimiento del Plan de Acción Institucional de la Universidad de Cartagena se realiza al finalizar cada semestre del año, adicionalmente previniendo flexibilidad la periodicidad de las evaluaciones se realizará de acuerdo al tiempo establecido para el logro de las metas. En el presente seguimiento del Plan de Acción Institucional se resumen los avances registrados en el primer semestre del año, en el periodo comprendido entre los meses de enero y junio, por cada una de las unidades administrativas responsables de los diferentes planes operativos que conforman el Plan de Acción Institucional.

Los responsables de los procesos con sus respectivos grupos de trabajo utilizaron como instrumento de recopilación de la información el formato FO-AP-022 Seguimiento Semestral de Planes Operativos, con el propósito de facilitar la integración de los datos de manera sistemática. En este formato se diligencia la información relacionada con el avance en la ejecución de la meta anual, percepción prospectiva de cumplimiento, razón de incumplimiento de metas, acciones correctivas, registros y/o documentos de soporte. Esta

información de seguimiento consignada en este instrumento sirve como insumo fundamental para la elaboración del informe de seguimiento al Plan de Acción Institucional. La fecha de corte establecida para este primer informe de seguimiento es el día 30 de junio del año en curso, por lo que las unidades administrativas debían diligenciar el mencionado formato de seguimiento, en el cual registraron los avances sobre las estrategias y actividades registradas en cada plan operativo anual, estableciendo como fecha límite para remitirlo a la Oficina Asesora de Planeación el día 14 de Julio de 2015.

Se debe tener en cuenta, que el presente informe de seguimiento incluye mejoras producidas al Plan de Acción Institucional, resultado de la incorporación de mejoras y ajustes en los planes operativos de los procesos, necesarios para la mejora continua. Las modificaciones realizadas, fueron formalizadas en reuniones con los responsables de los procesos respectivos, de acuerdo a su pertinencia y el valor agregado.

Por parte de la Oficina Asesora de Planeación se realizaron visitas de asesorías a las dependencias que lo solicitaban para ayudar a diligenciar el formato de seguimiento de Plan Operativo. En resumen se realizaron 17 visitas a las dependencias.

Una vez levantada la información, previo análisis de la misma, se procede a integrar los datos en una matriz de seguimiento con toda la información de suministrada por los responsables de procesos y se realiza un seguimiento al logro de las metas propuestas, con la finalidad de identificar los planes operativos con oportunidades de ajustes necesarios para la consecución de los objetivos anuales planteados. Esto al tiempo que se considera el análisis de los factores que han dificultado el logro total o parcial de la meta.

RESULTADOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

El Plan de Acción Institucional 2015 se encuentra conformado por 120 objetivos específicos que son considerados como las particularidades pasos o componentes delimitados del objetivo principal de los planes operativos; 174 estrategias que es la declaración del curso de acción con el que se alcanzarán los objetivos específicos señalados en el plan, es decir, es la expresión de la forma en la que se dará cumplimiento a los objetivos; y 314 metas que son acciones que deben ser realizadas en un tiempo determinado, para llegar a conseguir un objetivo previsto.

En la tabla 1 presentada a continuación se muestra el número de metas del Plan de Acción de la Universidad de Cartagena para el año 2015 enmarcados a las lineas estratégicas del Plan de Desarrollo institucional 2014 – 2018. “Educación Pública con Calidad”

Tabla 1. Número de metas previstas del Plan de Acción Institucional, por área estratégicas. 2015

Áreas Estratégicas Número

Formación y Docencia 56

Investigación 34

Extensión y Proyección Social 16

Bienestar Universitario 67

Visibilidad Nacional e Internacional 32

Políticas Institucionales y Organizacionales de Posicionamiento 35

Cultura de la calidad y gestión administrativa y financiera 115

Total 355

Hasta el 14 de julio de 2015, los responsables de los procesos debían reportar los informes de seguimiento para el primer semestre de las acciones previstas para el año 2015 con los logros y/o inconvenientes encontrados, esto con el propósito de definir las acciones o mecanismos de ajuste requeridos.

En la Tabla 2 se puede observar el número de metas reportadas y no reportadas por los responsables de procesos en base a las líneas estratégicas del plan de desarrollo institucional. Se puede observar que el 97% de la información concerniente a las metas del plan de acción fueron reportados. En promedio, se reportan 47 indicadores del plan de acción de acuerdo a las líneas estratégicas del plan de desarrollo 2014 – 2018.

Tabla 2. Reporte de ejecución de metas del Plan de Acción Institucional, por áreas estratégicas. 2015

Áreas Estratégicas Reportados No reportados

Formación y Docencia 56 0

Investigación 34 0

Extensión y Proyección Social 10 6

Bienestar Universitario 67 0

Visibilidad Nacional e Internacional 32 0

Políticas Institucionales y Organizacionales de Posicionamiento 35 0

Cultura de la calidad y gestión administrativa y financiera 115 0

Total 349 6

En resumen, se puede decir que el 96% de las dependencias de la universidad reportaron sus planes operativos y sus respectivos seguimientos hasta el primer periodo de 2015 lo que se refleja en un reporte del 98% de las metas.

En la grafico 1 se muestra el porcentaje de planes operativos estratificados de acuerdo al cumplimiento reportado en el periodo 2015-1. Para esta clasificación se consideraron tres (3) intervalos de 25 puntos porcentuales cada uno.

En términos generales se puede resaltar el alto cumplimiento de las metas propuestas a inicios de año en el Plan de Acción 2015. El 84% de los Planes Operativos reporto un cumplimiento del más del 50% de sus metas. Otro aspecto positivo es el hecho que ningún Plan Operativo reportado obtuvo un cumplimiento inferior al 25%.

Gráfico 1. Porcentaje de Planes Operativos por intervalos de cumplimiento

El grafico 1 muestra el cumplimiento de las metas del plan de manera general, por consiguiente, en la tabla 3 se detalla el porcentaje de cumplimiento de los POA de acuerdo a su campo de acción. Algunos planes operativos, como los reportados por el Centro de Informática, la Oficina Asesora de Control Interno, el Centro de autoevaluación, la División de Asuntos laborales, entre otras, tuvieron excelente cumplimiento.

15%

46%38%

25% - 50% 51% - 75% 76% - 100%

Tabla 3. Porcentaje de cumplimiento de los Planes Operativos por campo de acción

Campo de Acción Cumplimiento POA Comunicación 51%

Calidad 37% PQRS 33%

Internacionalización 66% Docencia 44%

Investigación 30% Extensión 53%

Asuntos laborales 48% Selección y capacitación 50%

Capacitación docente 28% Control disciplinario 68% Salud Ocupacional 67%

Presupuesto 55% Cartera 47%

Tesorería 50% Bienestar 60% Biblioteca 63%

Asuntos jurídicos 50% Servicios generales 46%

Compras 50% Inventarios 85%

Archivo 60% Edición de impresos 63%

Centro de informática 45% CTEV 63%

Control interno 50% Autoevaluación 50%

De acuerdo a lo presentado en la tabla anterior, dentro de los planes operativos que presentaron modestos avances podemos encontrar Peticiones, Quejas, Reclamos. De acuerdo al análisis de causas realizado la responsable del primer plan operativo argumentó que muchas de las actividades se retrasaron por la complejidad de su realización. Se pensó que el primer periodo sería suficiente para culminar las actividades planeadas por lo cual, se tienen previsto el segundo semestre de 2015 para tener un cumplimiento del 100% del plan.

En promedio, el porcentaje de cumplimiento de los Planes Operativos reportados en este primer seguimiento fue del 63%, por consiguiente 16 planes operativos reportados presentan un cumplimiento por debajo del promedio. En su gran mayoría, los responsables de estos indicadores argumentaron que muchas actividades inician en el primer semestre y finalizan en el segundo razón por la cual no presentan un cumplimiento del 100%.

Cada uno de las actividades reportadas en el Plan de Acción 2015 pertenece a un proceso identificado en el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Cartagena (SIGUC). En base a esto, se realizó una estimación del cumplimiento de cada proceso de la institución; cabe resaltar que la Universidad de Cartagena se compone de 19 procesos.

Ilustración 3. Porcentaje de cumplimiento de los procesos estratégicos de la Universidad de Cartagena

En la ilustración anterior se observa el cumplimiento hasta el 30 de junio de 2015 de los procesos estratégicos de la institución. El proceso de Gestión de la Calidad y la Mejora fue uno de los procesos estratégicos más modestos en su avance. Este resultado se debe a que muchas de sus actividades se realizan posteriormente a las auditorías internas de calidad y estas se realizan a mitad de cada año. Lo anterior indica que algunas actividades están programadas para 2015-2. Se espera que a final de año, el cumplimiento de este proceso sea del 100%.

Ilustración 4. Porcentaje de cumplimiento de los procesos misionales de la Universidad de Cartagena

La ilustración 4 presentada anteriormente, muestra el porcentaje de cumplimiento de los procesos misionales de la institución. El proceso de docencia reporto un incremento de 6 puntos porcentuales sobre el cumplimiento reportado en el primer periodo de 2014. Cabe resaltar que este Plan Operativo tuvo un cambio de enfoque, ya que el Vicerrector de Docencia, responsable del proceso, decidió incorporar objetivos, actividades y metas acordes al Plan de Desarrollo Estratégico. En este proceso se han cumplido satisfactoriamente metas como la realización de los concursos docentes, la suscripción a base de datos indexados y las capacitaciones a docentes sobre el uso de las mismas. El resto de metas están programadas para el segundo periodo de 2015.

El cumplimiento del proceso de investigación de la Universidad de Cartagena es del 30% Este se debe a la forma como se están midiendo las actividades planeadas. Algunos ejemplos que se pueden mencionar son los indicadores concernientes a la financiación de planes de fortalecimiento, la entrega de avales para grupos de investigación, la conformación de redes de conocimiento, entre otros. Este tipo de indicadores consideran la realización de una acción en específico que se realiza en un momento específico del año, que en la mayoría de los casos es el segundo semestre del año. Como acción de mejora se

Gestión de Relaciones con

Usuarios y Ciudadanos

50%

Gestión de la Calidad y la

Mejora

37%

Gestión de Comunicación institucional

51%

Direccionamiento Estratégico

60%

Docencia

48%

Investigación

30%

Extensión

53%

incluirán en el próximo plan operativo, indicadores que consideren la gestión realizada durante el año y no el resultado final de la actividad.

En la ilustración 3 se observa el cumplimiento de los procesos de soporte y apoyo. Un aspecto a resaltar de este macroproceso es que es el que contiene el mayor número de procesos de la institución que, en su gran mayoría, pertenecen al área estratégica de Cultura de la Calidad y Gestión Administrativa y Financiera del Plan de Desarrollo 2018 – 2018.

Ilustración 5.Porcentaje de cumplimiento de los procesos de soporte y apoyo de la Universidad de Cartagena

Tal como se ilustra anteriormente, los procesos de soporte y apoyo presentan en promedio un cumplimiento de sus metas del 59%. Dentro de los procesos se destaca el de Gestión de Sistemas de Información y Recursos Tecnológicos el cual obtuvo un cumplimiento del 63%. Este proceso se ha impulsado por el cumplimiento de las actividades planeadas por el CTEV y el CETIC que se traducen en la producción de contenido digital para apoyar los procesos de docencia, investigación y extensión.

El proceso de bienestar obtuvo un avance del 37%. El responsable de este proceso manifiesta que se decidió no ejecutar algunas actividades hasta la creación de la nueva Vicerrectoría de Bienestar con la cual se modificarían aspectos normativos de la política de bienestar de la institución. Todas las actividades que se vieron afectadas por esta situación se reprogramaron para el segundo periodo de 2015.

En la figura 6 se muestra el cumplimiento de los procesos de evaluación de la Universidad de Cartagena. En promedio, el cumplimiento de estos procesos fue del 47% para el primer periodo de 2015.

Gestión del Talento Humano

66%

Gestión financiera

62%

Gestión de Bienestar

Universitario

37%

Gestión de Biblioteca

54%

Gestión de asuntos

jurídicos y legales

50%

Gestión de Bienes y Servicios

62%

Archivo y Correspondencia

42%

Edición de Impresos

63%

Gestión de sistemas de

Información y Recursos

Tecnológicos 63%

Ilustración 6. Porcentaje de cumplimiento de evaluación de la Universidad de Cartagena

Dentro de las actividades plasmadas en los planes operativos de estos procesos, encontraremos actividades periódicas como la realización de informes de gestión, informes de auditorías, la realización de veedurías solicitadas, el acompañamiento a procesos de autoevaluación, entre otras.

Así mismo, dentro de las actividades programadas para estos procesos, se ha dado cumplimiento a diversas actividades como la rendición de cuentas, el seguimiento al nuevo plan de desarrollo 2014 – 2018 y la elaboración y seguimiento del propio plan de acción 2015.

CONCLUSIONES

La Universidad de Cartagena, en el conjunto de su Plan de Acción Institucional 2015, obtuvo en el primer semestre del año un avance del 52%. Este porcentaje se calculó teniendo en cuenta únicamente las metas con información de ejecución reportada a la Oficina Asesora de Planeación hasta el 14 de julio de 2015.

De igual forma, se puede deducir que hubo una buena disciplina por parte de los responsables de procesos para reportar la información de seguimiento de las acciones del Plan de Acción Institucional 2015, para el primer semestre, en los plazos establecidos.

A partir de los resultados encontrados durante el proceso de seguimiento al Plan de Acción Institucional para el primer semestre de 2015, se plantean algunas sugerencias para desarrollar acciones en búsqueda del mejoramiento continuo. En primera instancia, para la construcción de los planes de acción institucional futuros se debe procurar plantear acciones y metas con periodicidades de mayor ajuste a las dinámicas Institucionales, que permitan maximizar la identificación de oportunidades de mejoramiento continuo y permanente en los procesos de la Universidad.

Por otra parte, se ha evidenciado la necesidad de gestionar la implementación de herramientas tecnológicas que faciliten la sistematización de los mecanismos de monitoreo y seguimiento de las acciones planeadas; esto en la búsqueda de instrumentos simples, flexibles y orientados al corto plazo que procuren la mejora continua de los procesos de la Universidad. De igual forma, estas herramientas tecnológicas deben facilitar la difusión de los resultados del monitoreo y seguimiento de las acciones planeadas, no solo entre los responsables de los procesos sino entre sus equipos de trabajo.

De manera general, la Universidad debe realizar esfuerzos permanentes en la revisión y monitoreo constante de las acciones y metas incluidas en el Plan de Acción Institucional

Auditorias

51%

Administración de Riesgos

40%

Autoevaluación y Planes de Seguimiento

50%

2015, por medio del acompañamiento permanente a los equipos de trabajo responsables de procesos y subprocesos en la toma de acciones correctivas frente a oportunidades de mejora.