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PLAN ANUAL DE TRABAJO
ARCHIVÍSTICO DEL SERNANP - 2020
UNIDAD OPERATIVA FUNCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTARIA Y ARCHIVO
GERENCIA GENERAL
PLAN ANUAL DE TRABAJO
ARCHIVÍSTICO DEL SERNANP - 2020
UNIDAD OPERATIVA FUNCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTARIA Y ARCHIVO
GERENCIA GENERAL
PLAN ANUAL DE TRABAJO ARCHIVISTICO DEL SERVICIO NACIONAL DE AREAS NATURALES PROTEGIDAS POR EL ESTADO - SERNANP
AÑO 2020
I. ALCANCE
El "Plan Anual de Trabajo Archivístico del Servicio Nacional de Áreas Naturales Protegidas
por el Estado para el Año 2020", será de estricto cumplimiento de la Sede Central y de los
Archivos de Gestión y periféricos del SERNANP.
II. OBJETIVO GENERAL
Fortalecer la Gestión Documental del Archivo de la Unidad Operativa Funcional del Servicio
Nacional de Áreas Naturales Protegidas por el Estado – SERNANP, en cumplimiento de lo
establecido por la legislación archivística vigente, la Política Nacional de Modernización de
la Gestión Pública y el modelo de Gestión Documental.
III. OBJETIVOS ESPECIFICOS
3.1 Brindar asistencia técnica y/o capacitación a las dependencias del SERNANP, a través de la
comunicación vía mail, telefónica, video conferencia y presencial, a fin de contribuir con el
adecuado funcionamiento de la Gestión Documental del Archivo de la Unidad Operativa
Funcional del SERNANP.
3.2 Atender los servicios documentales que se brinden a través de la Unidad Operativa Funcional
De Gestión Documentaria y Archivo, para contribuir con el cumplimiento de funciones de las
dependencias del SERNANP.
3.3 Gestionar el espacio físico para la disposición del acervo documentario del SERNANP, en
coordinación con la Unidad Operativa Funcional de Logística; con el fin de garantizar su
conservación y custodia.
3.4 Seleccionar el acervo documentario del SERNANP, mediante la programación periódica de
reuniones, para proponer al Comité de Evaluación de Documentos (CED) del SERNANP, su
eliminación ante el Archivo General de la Nación.
IV. IDENTIFICACION DE LA IDENTIDAD
a) Sector Gubernamental
Sector Ambiente (Ministerio del Ambiente)
b) Nombre oficial de Entidad
Servicio Nacional de Áreas Naturales Protegidas por el Estado - SERNANP.
c) Nombre de la Máxima Autoridad de la Entidad
Abog. Nonally Pedro Gamboa Moquillaza
d) Nombre del Responsable de la UOF Gestión Documentaria y Archivo
Sr. Elmer Campos Llacsahuanga
e) Nombre del Responsable del Archivo central - UOF Gestión Documentaria y Archivo
Sr. Fernando Fernandez Olivares
f) Dirección de Entidad Calle Diecisiete 355, Urb. El Palomar, San Isidro
g) Teléfono de Entidad 7177500 / 7177530
h) Correo Electrónico de contacto [email protected] [email protected]
V. POLITICA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
El presente Plan Anual de trabajo será desarrollado en el marco de la Resolución Jefatura N° 021 -2019-AGN/J para Fortalecer la Gestión Documental del Servicio Nacional de Áreas Naturales Protegidas por el Estado – SERNANP. El SERNANP se encuentra comprometido con la gestión documental de manera eficiente, eficaz y transparente, alineada a sus objetivos estratégicos; a fin de asegurar el uso sostenible y la conservación de los recursos naturales, así como la calidad ambiental, en beneficio de las personas y el entorno, reduciendo al máximo el uso de papel en las comunicaciones internas y externas. Por ello, la entidad reafirma la importancia y el compromiso de mantener y mejorar continuamente el Modelo de Gestión Documental, implementando buenas prácticas y tecnologías digitales, en el marco de la Política de Seguridad de la Información, y de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública, Gobierno Digital y la normatividad vigente.
VI. REALIDAD ARCHIVISTICA DEL SERNANP
6.1 ORGANIZACIÓN
De acuerdo a lo establecido en el artículo 13, inciso g) del Reglamento de Organización y Funciones del SERNANP, aprobado por Decreto Supremo Nº 006-2008-MINAM; la Unidad Operativa Funcional de Gestión Documentaria y Archivo, es la unidad de la Gerencia Secretaria General que tiene, como función principal: ¨Administrar el registro, publicación y archivo de la documentación oficial y dispositivos legales que emanen del SERNANP¨. Mediante Resolución Presidencial N° 120-2017-SERNANP, se resuelve conformar la Unidad Operativa Funcional de Gestión Documentaria y Archivo de la Gerencia General del SERNANP, a fin que conduzca los temas relacionados al trámite documentario y archivo central del SERNANP. En este sentido, la UOF de Gestión Documentaria y Archivo delimita las siguientes funciones: - Dirigir, organizar, ejecutar, coordinar y supervisar el Archivo Central del SERNANP y sus
archivos desconcentrados de conformidad con las normas, lineamientos y orientaciones técnicas de Sistema Nacional de Archivos.
- Planificar, ejecutar, coordinar y evaluar los Procedimientos de administración de Archivos Organización de Documentos, Descripción Documental, Selección Documental, Conservación de Documentos, y Servicios archivísticos.
- Coordinar con la Oficina de Planeamiento y Presupuesto la actualización y mejora continua de los procedimientos técnicos de gestión de documentos y archivos.
- Asesorar sobre los procedimientos técnicos de gestión de documentos y archivos.
- Formular propuestas de mejora continua de los procesos de gestión de documentos y archivos.
6.1.1 IMPLEMENTACION
La UOF de Gestión Documentaria y Archivo, ha implementado archivos de gestión; los
mismos que están constituidos por el acervo documentario de cada Oficina, Dirección
y Unidad Operativa Funcional del SERNANP. Así como también el Archivo Periférico, en el marco de toda la normatividad vigente sumando esfuerzos y voluntad en la institucionalización de prácticas archivísticas y de transparencia.
6.1.2 LINEA DE DEPENDENCIA
La Unidad Operativa Funcional de Gestión Documentaria y Archivo, depende de la Gerencia General.
6.1.3 LINEAS DE COORDINACION
La UOF de Gestión Documentaria y Archivo, coordina con todo el personal, que tiene a su cargo los archivos de gestión en las diferentes Oficinas, Direcciones, Unidades Operativas Funcionales del SERNANP.
6.2 NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA
N° de Norma Fecha de Emisión
Áreas Involucradas
¿Se Aplica?
Resolución Presidencial N° 120-2017-SERNANP-SG 15/05/2017 Toda la Entidad
Total
6.3 PERSONAL
ITEM CONDICION LABORAL
CARGO FORMACION CAPACITACION ARCHIVÍSTICA
1 728
Responsable de la Unidad Operativa Funcional de Gestión Documentaria y Archivo
Archivo/Técnico
Escuela Nacional de Archiveros: Curso Básico, Intermedio Avanzado, Administración de Archivos, Universidad Ricardo Palma- Diplomado en Gestión de Documentos y Tecnología para Archivos. , Universidad Ricardo Palma - Diplomado de Archivos Electrónicos y Digitales
2 CAS Analista de Archivo Archivo/Técnico
Escuela Nacional de Archiveros: Curso Básico, Intermedio Avanzado, Administración de Archivos, Universidad Ricardo Palma – Diplomado en gestión de Documentos y Tecnología para Archivos. Diplomado. Diplomado de Archivos Electrónicos y Digitales
3 CAS Asistente de Archivo Archivero
Escuela Nacional de Archiveros: Curso Básico, Intermedio de Archivos.
4 CAS Auxiliar de Archivo Archivero Escuela Nacional de Archiveros: Curso Básico de Archivos
6.4 LOCAL
Sede Central: Calle Diecisiete N° 355, Urb. El Palomar - San Isidro
Local del Archivo Central: Av. Gálvez Barrenechea 165 , San Isidro
Archivo Periférico: Reserva Nacional de lachay, Kilometro 105 Panamericana Norte
Archivos Nro. de
Ambiente Metros
Cuadrados Material de
Construcción Dirección
Central 1 50 Noble Av. Gálvez Barrenechea 165 , San Isidro
Gestión 1 9 Noble
Periférico 1 45 Noble
6.5 EQUIPAMIENTO
MUEBLE O EQUIPO CANTIDAD MATERIAL ESTADO DE
CONSERVACION OBSERVACION
Estantería Metálica ,Capacidad para 2200 Cajas Archiveras
75 cuerpos Metal Buen Estado
Armarios 1 Madera Buen Estado
Mesa de trabajo 1 Madera Buen Estado
Impresora/Fotocopiadora 2 Metal Buen Estado
Escaners de Alta Producción 4 Metal/Plastico Buen Estado
Teléfono fijo 1 Plastico Buen Estado
Extintores 2 Metal Buen Estado
Equipos de Computo 4 Metal/Plastico Buen Estado
Módulos de Trabajo 3 Madera Buen Estado
Escritorios 2 Madera Buen Estado
Aire acondicionado 2 Metal/Plastico Buen Estado
Perforador Semi industrial 1 Metal Buen Estado
Escalera 1 Metal Buen Estado
Silla Giratoria 4 Metal Buen Estado
6.6 FONDO O ACERVO DOCUMENTAL
ITEM DIRECCION
/OFICINA AGRUPACION DOCUMENTAL
FECHAS EXTREMAS
CANTIDAD DE
UNIDADES DE INSTALACION
SOPORTE OBSERVACIONES
1 Jefatura Resoluciones de Presidencia
2009-2018 26 Cajas
Archiveras Papel Buen
Estado Correspondencia 2009-2017
2
Gerencia General
Resoluciones de Gerencia General
2009-2018 49 Cajas
Archiveras Papel Buen
Estado Correspondencia 2009-2017
3 Oficina de Administración
Contratos de Servicios 2009-2013
848 Cajas Archiveras
Papel Buen
Estado Comprobantes de pago 2009-2015
Ordenes de Servicio 2010-2013
ITEM DIRECCION
/OFICINA AGRUPACION DOCUMENTAL
FECHAS EXTREMAS
CANTIDAD DE UNIDADES DE INSTALACION
SOPORTE OBSERVACIONES
Planillas 2009-2012
Correspondencia 2009-2013
4 Oficina de Planeamiento y Presupuesto
Certificaciones Presupuestarias
2010-2017
79 Cajas Archiveras
Papel
Buen Estado
Proyectos de Inversión 2010-2017
Convenios 2009-2017
Correspondencia 2010-2017
5
Oficina de Asesoría Jurídica
Opinión Técnica Legal 2009-2016 20 Archiveras Papel
Buen Estado
Correspondencia 2010-2016
6
Dirección de gestión de Áreas Naturales Protegidas
Contratos de Aprovechamiento
2010-2016
220 Cajas Archiveras
Papel Buen
Estado
Concesiones Turísticas 2009-2013
Contratos de Administración
2009-2016
Opinión de Compatibilidad
2013
Resoluciones Directorales
2012-2018
Contratos Turísticos 2012-2015
Correspondencia 2010-2014
7 Dirección de Desarrollo Estratégico
Resoluciones Directorales
2010
80 Cajas Archiveras
Papel Buen Estado
Expedientes de Creación 2009
Creaciones de Áreas de Conservación Privada
2009
Creaciones de Áreas de Conservación Regional
2009
Correspondencia 2009-2010
6.7 ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS
Las actividades archivísticas prioritarias que programa la UOF de Gestión Documentaria y
Archivo del SERNANP, son las siguientes:
a) Conservación de Documentos
b) Descripción de Documentos
c) Elaboración del PCD
d) Organización de Documentos
e) Servicios Archivísticos
f) Transferencia de Documentos
g) Eliminación de Documentos
Las actividades archivísticas complementarias que programa la UOF de Gestión
documentaria del SERNANP, son las siguientes:
a) Elaboración de Documentos de Gestión Archivística
b) Digitalización de Documentos
c) Gestión de Infraestructura, Inmobiliario y Equipos
d) Asesoramiento Técnico y Atención Consultas de la Entidad
e) Limpieza del Área del Archivo
f) Supervisión de Archivos de la Entidad
g) Capacitación Archivística
Cabe precisar que las referidas actividades se encuentran descritas en el punto IX.
Cronograma de Actividades, del presente Plan Anual de Trabajo Archivístico del
SERNANP.
VII. PROBLEMÁTICA ARCHIVISTICA DEL SERNANP
La problemática archivística del SERNANP se describe a través de las siguientes conclusiones: 7.1 Falta de espacio físico para el acopio y ordenamiento sistemático del acervo documentario
en la Sede Central, Archivos de Gestión y periféricos del SERNANP.
7.2 Falta de infraestructura para la disposición del acervo documentario del SERNANP y su custodia.
VIII. PRESUPUESTO ASIGNADO
El presupuesto asignado se sustenta en el POA de la Gerencia General en la tarea de: Acciones
realizadas de la Gestión Documentaria y Archivo, con el monto de: S/ 126,200.00 Soles
PRIORIDAD ACTIVIDAD MONTO
(S/)
1 Conservación de Documentos (*) 39,400.00
2 Descripción de Documentos 70.00
3 Elaboración del PCD 100.00
4 Organización de Documentos (*) 36,050.00
5 Servicios Archivísticos (*) 29,800.00
6 Transferencia de Documentos 2,000.00
7 Eliminación de Documentos 500.00
8 Elaboración de Documentos de Gestión archivística 500.00
9 Digitalización de Documentos 5,000.00
10 Gestión de Infraestructura, Inmobiliario y Equipos 5,000.00
11 Asesoramiento Técnico y Atención Consultas de la Entidad 1,000.00
12 Limpieza del Área del Archivo 1,000.00
13 Supervisión de Archivos de la Entidad 3,150.00
14 Capacitación archivística 2,630.00
TOTAL 126,200.00
(*) Incluye Personal para la implementación del Trabajo Archivístico del SERNANP. Fuente: POA de la GG del 2020
IX. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS Y COMPLEMENTARIAS
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ARCHIVISTICAS 2020
Prioridad
Actividad Unidad e
Medida (mt, %, N°)
Meta Anual
CRONOGRMA
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV DIC TOTAL
1 Conformación del OAA (*)
2 Conservación de Documentos
N° Cajas/Folder
3 1 1 1 3
3 Descripción de Documentos Documento 3 1 1 1 3
4 Elaboración del PCD Documento 1 1 1
5 Organización de Documentos Metro lineal 36 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 36
6 Servicios Archivísticos N° de
Documentos atendidos
120 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 120
7 Transferencia de Documentos
Metro lineal 40 5 5 5 5 20 40
8 Eliminación de Documentos Informe, Sujeto al
CED
9 Elaboración de Documentos de Gestión archivística
Documento 1 1 1
10 Digitalización de Documentos Metro lineal 36 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 36
11 Gestión de Infraestructura, Inmobiliario y Equipos
Documento 1 1 1
12 Asesoramiento Técnico y Atención a Consultas de la Entidad
N° 12 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 12
13 Limpieza del Área del Archivo
N° 4 1 1 1 1 4
14 Supervisión de Archivos de la Entidad
N° 2 1 1 2
15 Capacitación archivística N° 1 1 1
(*) Para el caso del SERNANP, está conformada a través de la Unidad Operativa Funcional de Gestión Documentaria y Archivo.
Actividades, que se reportaran a través de informe trimestral en el nivel de cumplimiento
de la programación, tal como indica el cronograma de actividades.