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ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYÁN S.A E.S.P. NIT 891.500.117-1

NUIR 1-19001000 -1 SSPD

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO

Calle 3 No 4 – 29 Conmutador: (28) 321000 FAX: 24 20 14 - 24 04 66 - 31 81 02 www.acueductopopayan.com.co e-mail: [email protected]

GP-CER135217 SC-CER134925 CO-SC-CER134925

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO


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AREA DE GERENCIA:

GESTOR MAURICIO ANDRES CHAPARRO ROJAS

EJECUTORES:

JOHN JAIRO SOLARTE BURBANO HENRY DIAZ OLAYA

PROCESO:

CONTROL DE GESTIÓN

Popayán, Septiembre 17 de 2013


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EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYÁN S.A E.S.P

PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO 2013 LA EMPRESA Acueducto y Alcantarillado de Popayán S.A E.S.P , comprometida en fortalecer su Gestión Institucional, generar confianza a los Usuarios de los servicios de Acueducto, Alcantarillado, y a la ciudadanía en general, promover la autorregulación, autogestión, autocontrol y el mejoramiento continuo de los procesos, formula y establece su Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, como estrategia para combatir frontalmente las prácticas corruptas, a través de acciones orientadas a prevenir los riesgos de corrupción, mejorar la relación de los usuarios con la Empresa y fomentar la transparencia y visibilidad en todas sus actuaciones, en cumplimiento de lo establecido en el Artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación, y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la Gestión Publica y en el Decreto 2641 de 2012 que la reglamenta: el cual dice: “Plan anticorrupción y de atención al ciudadano.

Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. El Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción señalará una metodología para diseñar y hacerle seguimiento a la señalada estrategia.

Parágrafo. En aquellas entidades donde se tenga implementado un sistema integral de administración de riesgos, se podrá validar la metodología de este sistema con la definida por el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción.”


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MISION: Prestación de los servicios de Acueducto y Alcantarillado, con calidad y mejoramiento ambiental en fuentes de abastecimiento y fuentes receptoras.

VISION: ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYAN S.A. E. S. P., dirigirá sus acciones a consolidarse como un eficiente operador y prestador de servicios públicos domiciliarios y gestor de nuevos negocios.

POLITICAS DE CALIDAD: La Empresa de ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYÁN S.A. E.S.P., comprometida con el mejoramiento continuo, garantiza la prestación eficiente y eficaz de los servicios públicos de Acueducto y Alcantarillado, en términos de calidad, continuidad, oportunidad y mejoramiento ambiental, con recurso humano competente y la adopción de mejores prácticas empresariales que satisfagan los requerimientos del cliente. Figura 1. Mapa de Procesos Acueducto y Alcantarillado de Popayán S.A E.S.P.


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En el Modelo por Procesos de la empresa acueducto y Alcantarillado de Popayán está compuesto por:

19 Procesos El Sistema de Gestión de Calidad esta articulado con el Modelo Estándar de Control Interno MECI y con la Norma Técnica Colombiana NTC GP 1000:2009 , debidamente certificados por ICONTEC. CODIGO DE BUEN GOBIERNO En la Sociedad, se tiene establecido que el comportamiento ético de su Asamblea de Accionistas, Junta Directiva, Gerente y trabajadores en general, es fundamental para cumplir con la responsabilidad que le ha sido asignada. El comportamiento ético, es entendido como la mejor manera de actuar y de hacer las cosas en pro de los ideales de la empresa, sin olvidar cómo se obtienen los resultados. La aplicación de los principios de transparencia, honestidad y seriedad en todas las actividades y tareas, determinará la manera de actuar de la Sociedad en las relaciones con sus clientes, proveedores y comunidad en general, de quienes se espera compartan la presente política. APORTE AL PLAN ESTRATEGICO CORPORATIVO A través de la implementación del Plan Anticorrupción se contribuye con el cumplimiento de los siguientes Objetivos Estratégicos corporativos:

Garantizar la adecuada prestación del servicio con soluciones integradas e innovadoras Asegurar la prestación del servicio en optimas condiciones Entregar provisiones justo a tiempo con relación costo beneficio Fortalecer la política de responsabilidad social Fortalecer el liderazgo institucional

OBJETIVO

Adoptar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” en cumplimiento de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011 “Por medio de la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, que establece en su capítulo sexto la obligatoriedad por parte de las Entidades Públicas de elaborar anualmente un Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano.


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ALCANCE Todos los procesos del Acueducto y Alcantarillado de Popayán S.A E.S.P MARCO NORMATIVO La Ley 1474 del 2011 y el Decreto 2641 de 2012. OBJETIVO GENERAL DEL PLAN Propender por una cultura de transparencia al interior de la empresa, de calidad y de fácil acceso, de forma oportuna y eficiente para los usuarios de cada uno de los servicios públicos que se prestan, determinando las acciones a emprender en 2014 para prevenir actos de corrupción y mejorar la satisfacción de los ciudadanos frente a la prestación de los servicios. OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Construir el Mapa de Riesgos de Corrupción en el acueducto y Alcantarillado de Popayán S.A E.S.P acorde a las políticas de administración de riesgos de la empresa y las Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. 2. Brindar espacios para que la ciudadanía participe, sea informada de la gestión de la empresa y se comprometa en la vigilancia del quehacer de la misma.

3. Racionalizar los trámites en la empresa como parte de la Eficiencia Administrativa.

4. Implementar políticas de comunicación e información que faciliten el acceso de la comunidad a los servicios públicos domiciliarios que presta el acueducto y Alcantarillado de Popayán S.A E.S.P.

5. Implementar estrategias direccionadas a fortalecer la lucha contra la corrupción en la empresa.


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METODOLOGIA La Metodología aplicada es la estándar para la formulación, seguimiento y control del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, contenida en el documento “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” expedido por la Presidencia de la República de Colombia, conforme se dispuso en el Decreto 2641 de 2012 que reglamenta los Artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011. COMPONENTES DE LA ESTRATEGIA 1. Mapa de riesgos de corrupción: De acuerdo a lo establecido en el documento orientador sobre Estrategias para la Construcción de un Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, se define el riesgo de corrupción, como “toda posibilidad de que por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos, o de la información, se lesionen los intereses de una entidad y en consecuencia, del Estado, para la obtención de un beneficio particular” El ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYAN S.A E.S.P, al implementar el modelo MECI y el Sistema de Gestión de Calidad bajo la Norma NTCGP:1000:2009, cuenta desde el 2012 con el Mapa de Riesgos actualizado a su versión NTC ISO 31000 y por proceso basado en la Guía del DAFP, el cual será alineado con la Metodología para la construcción del Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano, en lo referente a la categoría especial: de único impacto y en la probabilidad se contemplan seis criterios, raro, improbable, posible, probable, casi cierto

ESTRATEGIA ACTIVIDAD AÑO 2014 RESPONSABLE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

Elaboración: Identificación, Análisis y Valoración del Riesgo de corrupción, así como adoptar las medidas de mitigación en aquellos procesos susceptibles de corrupción.

Gerente, subgerentes y Jefes de División

Consolidación presentación a la gerencia.

Gerencia, Planeación y Control interno

Seguimiento: Evaluación de la efectividad de las acciones de tratamiento de riesgos

Jefe de División Control interno

Difusión del estatuto disciplinario a través de la página Web de la empresa.


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CAMPAÑAS DE PREVENCIÓN Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN

Contar con un espacio visible en la página Web para quejas y denuncias de los actos de corrupción realizados por funcionarios en la empresa y sugerencias de prestación del servicio.

División Relaciones Industriales

Charlas de prevención disciplinaria dirigida a todos los empleados de la Empresa.

Seguimiento a topologías disciplinarias.

Entrenamiento en prevención disciplinaria.

COMPROMISOS ÉTICOS

Diseñar el compromiso ético que firmará cada uno de los funcionarios de la empresa a fin de establecer claramente por parte de los empleados su grado de compromiso con la empresa y con los valores y principios corporativos.

División

relaciones Industriales

COMITÉ DE ÉTICA Socializar la resolución de creación del comité de ética

División

Relaciones Industriales

ACTUALIZACIÓN DEL

CÓDIGO DE

CONDUCTA Y PLAN

DE ACCIÓN DE LA

GESTIÓN ÉTICA

Realizar la actualización del código de conducta y el plan de acción ética

INDUCCIÓN

Continuar promoviendo los valores corporativos a través del programa de inducción para los nuevos funcionarios de la Empresa.

REINDUCCIÓN

Continuar promoviendo el cumplimiento de los Valores y normativas aplicables a través de los programas de Re inducción que se realicen con las Divisiones de la empresa.

PLAN INTEGRAL DE BIENESTAR Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

Ejecutar el Plan Integral de Bienestar y Desarrollo del Talento Humano.


subgerencia Administrativa.


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ESTRATEGIA ACTIVIDAD FECHA 2013 RESPONSABLE

ANTITRAMITES

Levantamiento e identificación de trámites y

servicios de la Empresa: Realizar una matriz

de identificación de los trámites y procesos y

procedimientos administrativos. (Inventario

de trámites).

06/06/2013 Cumplido

Cada División y/o

Subgerencia administrativa,

Secretaria General, Comité de Gobierno en Línea, Asesoría Jurídica y oficina de

Calidad

Análisis Normativo

Envió a las divisiones para su revisión.

Verificación y actualización del registro de los tramites en el SUIT

Priorización de los tramites a intervenir:

Realizar mesas de trabajo con la oficina de

calidad designados por la gerencia y/o la

subgerencia de planeación y estudios

Realizar mesas de trabajo con Asesoria

Legal para el análisis jurídico de los soportes

legales de cada tramite

Racionalización de Trámites: Estrategias

para que los tramites sean simples,

directos y oportunos

31/12/2013

Cada División y/o

Subgerencia

administrativa,

Secretaria General,

Comité de Gobierno

en Línea, Asesoría

Jurídica y oficina de

Calidad

Estandarización de los tramites

Eliminación de trámites, requisitos

Documentos.

Optimización de los trámites que permitan Mejorar la satisfacción del usuario.

Automatización de los trámites, utilizando

las herramientas tecnológicas.

Interoperabilidad, reflejado en el

Intercambio de información por parte de

las Entidades.

Monitoreo y Seguimiento 1. Realización de auditorias internas

31/12/2013

División de Control

Interno

Seguimiento al resultado de las auditorias.

Presentación de evidencias frente a la

ejecución de las acciones.

Socialización, divulgación e implementación realización de solicitud de cambio de procedimientos por el sistema, para la actualización del ítem: Normas que rigen el procedimiento

06/06/2013

cumplido

Cada División y/o

Subgerencia

administrativa, Secretaria

General, Comité de

Gobierno en Línea,

Asesoría Jurídica y oficina

de Calidad Realización de un informe diagnostico e

implementación


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ESTRATEGIA ACTIVIDAD AÑO 2013 RESPONSABLE

ATENCIÓN AL

CIUDADANO

Desarrollo Institucional para el Servicio al Ciudadano: Definir y difundir el portafolio de Servicio al ciudadano.

División Comercial,

Subgerente

administrativo,

División sistemas y

Calidad

Medir la Satisfacción del Ciudadano a través de los usuarios del servicio y la encuesta interna de satisfacción de usuarios.

Identificar necesidades, expectativas e

interés del ciudadano.

Disponer a la ciudadanía en un lugar visible información actualizada sobre (derechos, procedimientos, trámites, horarios de atención)

Diseñar espacios físicos, y disponer de facilidades estructurales para la atención prioritaria de personas con discapacidad, niños y mujeres gestantes.

Afianzar la cultura de Servicio al Ciudadano en los trabajadores: Capacitación y sensibilización de competencias y habilidades en los funcionarios en la atención al ciudadano.


Generar incentivos a los t r ab a ja d o r e s de

las aéreas de atención al ciudadano.

Fortalecimiento de los canales de atención: Establecer canales de atención que permitan la participación ciudadana.

Cada División


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2. Rendición de Cuentas: La rendición de cuentas a la ciudadanía es el deber que tienen las autoridades de la Administración pública de responder públicamente, ante las exigencias que haga la ciudadanía, por el manejo de los recursos, las decisiones y la gestión realizada en ejercicio del poder que les ha sido delegado.

La rendición de cuentas de la administración pública ante la sociedad es consecuencia del control social que realizan los ciudadanos a través de diferentes iniciativas y organizaciones sociales mediante los cuales influyen en el uso del poder público en ejercicio de la soberanía popular. En la rendición de cuentas del municipio de Popayán, la empresa como ente descentralizado del orden Municipal pone a consideración de la ciudadanía sus informes de gestión y resultados; igualmente por disposiciones la superintendencia servicios públicos domiciliarios después de comenzar sus periodos se debe presentar el informe de gestión y resultados los cuales son aducidas externamente y debidamente publicados Los ciudadanos pueden acceder a la información sobre la gestión y de resultados de la empresa ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYAN S.A E.S.P a través su página Web, donde se puede leer el informe de Gestión anual, la Información relacionada con aspectos de los resultados de los negocios desde el punto de vista financiero, comercial, desempeño de los procesos y el aprendizaje organizacional y así mismo información normativa, contratación, trámites entre otros, de fácil acceso y consulta. De igual manera se efectuar rendición de resultados de su gestión a la Contraloría Municipal de Popayán, diligenciando los formatos correspondientes, los cuales ingresa mensual, bimestral, trimestral, semestral y anualmente a través del aplicativo virtual de la pagina Web, el cual se encuentra así mismo a disposición de la ciudadanía. Por todo lo manifestado anteriormente, el Plan anticorrupción de la Empresa ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYAN S.A E.S.P en lo que respecta al componente de Rendición de cuentas contará con acciones que le permitan mejorar los atributos de la información que se presenta a nuestros clientes, usuarios y partes interesadas en diferentes medios, de tal forma que sea comprensible, actualizada, oportuna, disponible y completa. En lo relacionado con la rendición de cuentas, se ajustará el procedimiento con el fin de fomentar el diálogo y la retroalimentación entre la empresa y los ciudadanos y así garantizar una rendición de cuentas con explicaciones comprensibles, procedimientos organizacionales claros, explicación de temas relevantes, diálogos de doble vía que retroalimenten la gestión pública y convocatorias amplias y frecuentes.


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PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO COMPONENTE: RENDICION DE CUENTAS 2013

ACTIVIDAD RESPONSABLES FECHA DE ENTREGA

Diseño del procedimiento para la rendición de cuentas de tal forma que se fomente el diálogo y la retroalimentación de nuestros clientes y / o usuarios

Gerencia Subgerencia Planeación y oficina de Calidad

Primer Trimestre año 2014

Ejecución del cronograma de trabajo para la rendición de cuentas

Subgerencia Planeación y Oficina de Calidad

Segundo trimestre de 2014

Acciones de mejora de acuerdo a la rendición de cuentas expuestas por los usuarios o partes interesadas

Toda la Empresa

Segundo trimestre de 2014

3. ESTRATÉGIA ANTI-TRÁMITES: La política de racionalización de trámites del Gobierno Nacional, busca facilitar el acceso a los servicios que brinda la administración pública. Cada entidad debe simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites existentes, así como acercar al ciudadano a los servicios que presta el Estado, mediante la modernización y el aumento de la eficiencia de sus procedimientos. El ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYAN S.A E.S.P, a través de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma NTC GP1000:2009 y la certificación en calidad en las normas ISO 9001:2009, ha tenido grandes avances en el mejoramiento de los procesos y procedimientos de atención al Cliente en el nuevo punto de ATENCION INTERGRAL AL SUSCRIPTOR, elevando cada año el nivel de satisfacción de nuestros clientes los cuales nos califican en un 92% de satisfacción en los servicios de acueducto y alcantarillado, y a partir de los resultados alcanzados adelanta la simplificación de sus procedimientos internos y racionalización y/o sistematización de sus trámites de cara a mejorar la interacción con nuestros clientes y facilitar su acceso a los diferentes servicios. Es una estrategia que requiere un desarrollo importante, a través de un trabajo interdisciplinario entre las diferentes áreas de la empresa, de manera que se logren soluciones integrales a los requerimientos de nuestros usuarios y se mejoren los tiempos de respuesta en cada una de las solicitudes de nuestros clientes.


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PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO

COMPONENTE: ANTI – TRAMITES 2013

ACTIVIDAD RESPONSABLES FECHA DE

ENTREGA Revisión y ajuste de todos los procedimientos definidos en el manual de cara al cliente

Oficina de calidad y Subgerencia de Planeación y estudios

Por definir

Modificación y/o Ajuste de la documentación para los diferentes tramites

Oficina de Calidad

Por definir

4. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO: Este componente pretende mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios de la administración pública y satisfacer las necesidades de la ciudadanía. El diseño organizacional del ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYAN S.A E.S.P, está basado en gestión por procesos lo cual facilita la adaptabilidad de la empresa a los cambios que se requieren para el mejoramiento en la calidad de la atención al cliente interno y externo, usuario y partes interesadas.

PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO

COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO 2013

ACTIVIDAD RESPONSABLES FECHA DE

ENTREGA Continuar con el fortalecimiento físico , tecnológico y con recursos humanos de calidad en el centro de atención en todos los sectores donde el acueducto presta sus servicios

Jefe AIS, Sub Gerencia Administrativa

Por definir


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Diseñar e implementar estrategias para la disminución de los tiempos de atención de servicio por cliente

Jefe AIS

Por definir

Revisión del procedimiento de PQR para adaptarlo a la metodología planteada

Jefe AIS

Por definir

Reuniones de socialización a los grupos de interés sobre la política de la empresa y el portafolio de servicios de la empresa

Jefe División Relaciones Industriales

Por definir

5. OTROS MECANISMOS PARA FORTALECER LUCHA ANTICORRUPCION. De igual manera para contribuir a la implementación de este Plan, se han implementado Estrategias de Implementación de Acciones Preventivas para fortalecer la conducta asertiva de todos los trabajadores y propender por la disminución de los riesgos de corrupción en la empresa, y fomentar la Cultura del Autocontrol, las cuales se continuara adelantando, así:

ACTIVIDAD RESPONSABLES FECHA DE ENTREGA

Realización de una campaña anual de sensibilización motivación en conductas Asertivas y fomento cultura autocontrol.

Control Interno Sub Gerencia Administrativa Talento Humano

Por definir


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Popayán, Ingeniero MAURICIO ANDRES CHAPARRO Gerente Acueducto y Alcantarillado de Popayán S.A. ESP Presente Cordial Saludo: Presentamos a su consideración y análisis el plan anticorrupción para la empresa establecido en la Ley 1474 del 12 de julio de 2011 “Por medio de la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, que establece en su capítulo sexto la obligatoriedad por parte de las Entidades Públicas de elaborar anualmente un Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano. Agradezco su atención Atentamente,

HENRY DIAZ OLAYA JOHN JAIRO SOLARTE Jefe División Control Interno. Apoyo Control Interno

Con copia a: Subgerencia Administrativa.


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RIESGOS ANTICORRUPCIÓN ATENCION AL USUARIO


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RIESGOS ANTICORRUPCIÓN GERENCIA Y ESTRATEGIA


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RIESGOS ANTICORRUPCIÓN GESTION FINANCIERA


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RIESGOS ANTICORRUPCION GESTION JURIDICA Y CONTRATOS


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RIESGOS ANTICORRUPCION GESTION TALENTO HUMANO


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RIESGOS ANTICORRUPCION FACTURACION Y COBRANZA


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NOTA: LOS RIESGOS ANTICORRUPCION EXPUESTOS A CONTINUACION SON PRESENTADOS PARA CONSIDERACIÓN Y ANALISIS DE CADA RESPONSABLE DE PROCESO, SE DIO CALIFICACION EXTREMA ANTES DE CONTROLES, SE EVALUARA CON CADA RESPONSABLE LOS CONTROLES PARA DETERMINAR LA EVALUACION DE LOS CONTROLES. Una vez aprobado y socializado en comite ampliado de gerencia se anexara para el tercer trimestre 2013 el cronograma de revision de los riesgos anticorrupcion y los controles que sean efectivos para mitigar el riesgo con los responsable de cada proceso. Atte,

MAURICIO ANDRES CHAPARRO ROJAS GESTOR

REPRESENTANTE LEGAL

LUIS JESUS GRANDA BUITRON HENRY DIAZ OLAYA

EJECUTOR RESPONSABLE DE SEGUMIENTO DIRECTOR DE LA CALIDAD CONTROL DE GESTION


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