plan anticorrupcion y atencion al ciudadano 2013 · 2013. lo anterior, de conformidad con el...
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PLAN ANTICORRUPCION Y
ATENCION AL CIUDADANO 2013
En cumplimiento de lo previsto en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, mediante la
cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, presenta la versión preliminar, del Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano para el año 2013.
De conformidad con lo anterior y teniendo en cuenta que la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, fortalece las políticas de desarrollo administrativo, se requiere su aprobación por parte del Consejo Directivo, aclarando que el mismo no ha sesionado en esta vigencia.
Lo anterior con fundamento en el artículo 10 del Decreto 4085 de 2011 que establece
que es función del Consejo Directivo:
2º “Formular y adoptar, a propuesta del Director de la Agencia, la política de mejoramiento continuo de la entidad, así como los programas orientados a garantizar el desarrollo administrativo”.
VERSION PRELIMINAR
La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, de acuerdo con la ley 1444 de 2011 y al Decreto Reglamentario 4085 del primero de noviembre de 2011, es una Entidad descentralizada del orden nacional, que forma parte de la rama ejecutiva, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio propio, adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho, la cual fue creada para garantizar la eficiencia en la función de defensa jurídica de la Nación y del Estado.
INTRODUCCION
“Liderar la defensa jurídica del Estado Colombiano, articulando los
actores del ciclo de defensa a través de una gestión efectiva, integral y permanente, que respete derechos y principios constitucionales y que permita optimizar los recursos públicos en beneficio de los colombianos”
* Resolución No. 035 del siete (7) de febrero de 2013, mediante el cual se adoptó la
plataforma estratégica de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
MISION *
“En el 2017 la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado habrá
logrado un aumento significativo del éxito procesal y cambios positivos en la cultura de la litigiosidad como resultado de una efectiva gestión jurídica pública”
* Resolución No. 035 del siete (7) de febrero de 2013, mediante el cual se adoptó la
plataforma estratégica de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
VISION*
Asegurar la disponibilidad de la información litigiosa con estándares de calidad y oportunidad, para la toma de decisiones estratégicos a nivel interno como externo.
Prevenir el daño antijurídico a través de la generación de incentivos y protocolos que permitan lograr una gerencia pública eficaz, para proteger el patrimonio público.
Generar estrategias de defensa eficaces para la exitosa participación de la Agencia Nacional De Defensa Jurídica del Estado en los procesos en los cuales participe o sea parte.
Generar desarrollo institucional mediante el desarrollo de un modelo de Gestión del conocimiento.
Fortalecer la institucionalidad dedicada a la defensa jurídica del Estado a través de la difusión de buenas prácticas de gerencia pública y acompañamiento a los servicios jurídicos.
Impulsar la gerencia pública, innovación institucional y el monitoreo y evaluación de resultados de todas las dependencias.
OBJETIVOS ESTRATEGICOS DE LA ENTIDAD
VALORES Y ACTITUDES
1. Honestidad y transparencia
2. Efectividad
3. Innovación
4. Proactividad
5. Buen trato
VALORES Y ACTITUDES
HONESTIDAD Y TRANSPARENCIA EFECTIVIDAD INNOVACION PROACTIVIDAD
BUEN TRATO
HONESTIDAD Y TRANSPARENCIA
Publicidad y difusión de las actuaciones de la Agencia.
Comunicación efectiva con el jefe directo y las demás dependencias.
Toma de decisiones respetando los principios de la función administrativa.
Manifestación de acuerdo con la normatividad vigente de posibles impedimentos o conflictos de intereses.
Intervención imparcial y neutral de la Agencia en las actuaciones en las cuales decida participar.
Respeto de los conductos regulares y de las competencias de cada uno.
HONESTIDAD Y TRANSPARENCIA
Atención oportuna y adecuada a los requerimientos efectuados a la agencia.
Optimización de recurso para dar cumplimiento a los requerimientos misionales de la Agencia.
Atención oportuna y adecuada a los requerimientos efectuados a la Agencia. Atención oportuna y adecuada a los requerimientos efectuados por las diferentes dependencias de la Agencia. Optimización de recursos para dar cumplimiento a los requerimientos misionales de la Agencia.
Optimización de los recursos para cada funcionario y en el desarrollo de sus funciones.
Planeación de recursos y actividades.
EFECTIVIDAD
Detección temprana y generación de alertas para la prevención del daño antijurídico.
Detectar riesgos y problemas y dar soluciones adecuadas y oportunas.
Soluciones oportunas a los problemas que se planteen.
PROACTIVIDAD
Cordialidad y respeto en el manejo de las comunicaciones y en la atención de los usuarios y clientes. Cordialidad y respeto en las relaciones interpersonales al interior de la Agencia. Manejo adecuado del lenguaje.
BUEN TRATO
COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE
ATENCIÓN AL CIUDADANO
1. METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACION DE RIESGOS DE CORRUPCION Y ACCIONES PARA SU MANEJO.
2. ESTRATEGIA ANTITRAMITES.
3. RENDICION DE CUENTAS.
4. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO.
COMPONENTES DEL PLAN
En consecuencia y en cumplimiento de lo previsto en el artículo 73 de la Ley
1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción”, esta Agencia presenta la siguiente estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano para el año 2013.
Lo anterior, de conformidad con el Decreto 2641 del diecisiete (17) de diciembre de 2012, a través del cual el Gobierno Nacional reglamento los artículos 73 y 76 de la ley 1474 de 2011, estableciendo como metodología la prevista en el Documento “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano”.
De conformidad con lo expuesto, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, ha establecido una matriz que le permitió registrar los riesgos de corrupción identificados, realizar un análisis de los mismos, establecer las medidas para mitigarlos y hacerles seguimiento, la cual contiene las siguientes variables:
1. METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACION DE RIESGOS DE
CORRUPCION Y ACCIONES PARA SU MANEJO
VARIABLE DESCRIPCIÓN
1. IDENTIFICACION DEL RIESGO DE CORRUPCION
Entendido éste como la posibilidad de que por acción u omisión se lesionen los intereses de
una Entidad, para un beneficio particular.
PROCESO En el Sistema Integrado de Gestión, en el cual se identificó el
riesgo.
OBJETIVO Objetivo principal del proceso en el que se identifica el riesgo.
CAUSAS Factores internos o externos (debilidades y amenazas) que
pueden originar el riesgo de corrupción.
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO Se específica el riesgo de corrupción, identificado por la
Entidad.
2. ANÁLISIS
PROBABILIDAD DE MATERIALIZACIÓN Se entiende como la posibilidad o grado en el cual pueda
ocurrir el riesgo de corrupción (casi seguro o posible)
1.1 VARIABLE Y DESCRIPCION
3. MEDIDAS DE MITIGACIÓN
CONTROLES PREVENTIVOS Son los que disminuyen la probabilidad de ocurrencia o
materialización del riesgo de corrupción.
CONTROLES CORRECTIVOS Son los que buscan combatir o eliminar las causas que generaron el
riesgo, en caso de materializarse.
VALORACIÓN DEL RIESGO Resultado de la evaluación del riesgo, luego de confrontarlo con los
controles existentes.
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Acciones que debe tener en cuenta la Alta Dirección para dirigir y
controlar la Entidad en cuanto a la administración de los riesgos.
4. SEGUIMIENTO
ACCIONES DE CONTROL PROPUESTAS
Son las identificadas por la Entidad, tendientes a evitar, reducir,
prevenir o a reducir el riesgo y harán parte del plan de manejo del
riesgo.
RESPONSABLE DE LA ACCIÓN DE CONTROL Hace referencia a las dependencias y personas encargadas de
adelantar y cumplir las acciones de control propuestas.
DURACIÓN DE LA ACCIÓN Período en el cual se llevará a cabo las acciones propuestas: fecha
inicial y fecha final.
INDICADOR Relación de indicadores diseñados para evaluar el desarrollo de las
acciones implementadas.
Se debe llevar un registro de los riesgos para su
valoración
Hay que hacerle seguimiento
permanente a las causas de los riesgos y a los controles para
mitigarlos
Establecer si es casi seguro o
posible Debilidades y
amenazas
1. IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS 2.
ANÁLISIS 3. MEDIDAS DE MITIGACIÓN 4. SEGUIMIENTO
PROCESO
OBJETIVO DEL PROCES
O
CAUSAS RIESGO
PROBABILIDAD DE MATERIALIZACIÓN
VALORES DEL RIESGO DE CORRUPCION ACCIONES
DE CONTROL
PROPUESTAS
RESPONSABLE DE LA
ACCIÓN DE
CONTROL
DURACIÓN DE LA ACCIÓN
INDICADOR
INTERN
A
EXTERNA
# DESCRIPC
IÓN
CONTROLES
PREVENTIVOS
CONTROLES
CORRECTIVOS
ADMINISTRACION
DEL RIESGO
1.2 MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION
RIESGOS DE CORRUPCIÓN EN GESTION DOCUMENTAL
2. ANÁLISIS
INTERNA EXTERNA # DESCRIPCIÓN
Gestión
Documental
Planear, implementar y controlar las
actividades técnicas y administrativas,
para el manejo y organización de la
documentación producida y recibida
por la Agencia, desde su origen hasta
su disposición final con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
Falta de estructura
organizacional, recurso
humano, físico y
tecnológico
n.a 1
Deficiencia en la
organización de los
documentos. A pesar de lo
reciente de la entidad,
actualmente los archivos
de gestión, son
técnicamente un Fondo
Documental Acumulado
Casi seguro
Gestión
Documental
Planear, implementar y controlar las
actividades técnicas y administrativas,
para el manejo y organización de la
documentación producida y recibida
por la Agencia, desde su origen hasta
su disposición final con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
Falta de implementación
de políticas sobre
seguridad de la
información y la
documentación
n.a 2Pérdida de información o
documentaciónCasi seguro
PROBABILIDAD
DE
MATERIALIZACIÓ
N
CAUSAS RIESGO
PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO
1. IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS
VALORES DEL RIESGO DE CORRUPCION
CONTROLES PREVENTIVOS CONTROLES CORRECTIVOSADMINISTRACION DEL
RIESGO
Implementar la oficina de
gestión y operación la
función de gestión
documenta, en cabeza de la
Secretaría General
Asignar los recursos
necesarios para ejecutar
las actividades técnicas y
administras tendientes a la
organización y
conservación de los
documentos y archivos
Políticas emitidas por
de la Secretaría
General en materia de
gestión documental a
través de
Resoluciones,
circulares y
memorandos
Contratar con un tercero
el servicio especializado
para la organización de
los archivos y el manejo
integral de la gestión
documental en el marco
de la normatividad legal
vigente
Secretaría
General12 meses
Comunicaciones
oficiales,
archivos y
servicios
documentales
técnicamente
implementados
Implementar las políticas
de seguridad de la
información y la
documentación
Reconstruir legalmente la
información o
documentación pérdida
Actualización de las
políticas sobre
seguridad de la
información y la
documentación
Implementación de
estándares nacionales
y/o internacionales en
materia de seguridad de
la información y la
documentación
Secretaría
General12 meses
Información y
documentación
con estándares
de seguridad
3. MEDIDAS DE MITIGACIÓN
ACCIONES DE CONTROL
PROPUESTAS
DURACIÓN DE
LA ACCIÓNINDICADOR
4. SEGUIMIENTO
RESPONSABLE
DE LA ACCIÓN
DE CONTROL
RIESGOS DE CORRUPCIÓN EN GESTION FINANCIERA
2. ANÁLISIS
CAUSAS
INTERNA EXTERNA # DESCRIPCIÓN
Aplicación errónea de
procedimientosUso inadecuado de
controles
Gestión Financiera
Administrar eficientemente los
recursos e información
financiera de acuerdo con las
necesidades de la Agencia.
Desconocimiento de los
calendarios aplicables
en cada caso
3
Incumplimiento en la
presentación de los
informes financieros y
declaraciones tributarias
Posible
Gestión Financiera
Administrar eficientemente los
recursos e información
financiera de acuerdo con las
necesidades de la Agencia.Afectación errónea del
rubro presupuestal que no
corresponde con el objeto
del gasto
Posible
Desconocimiento de la
estructura
presupuestal de los
rubros
2
Posible1Gestión Financiera
Toma errónea de decisiones
al momento de efectuar un
pago
RIESGO
PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO
1. IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS
PROBABILIDAD
DE
MATERIALIZACIÓ
N
VALORES DEL RIESGO DE CORRUPCION
CONTROLES
PREVENTIVOS
CONTROLES
CORRECTIVOS
ADMINISTRACIO
N DEL RIESGO
evitar el riesgo
reducir el riesgo
Estadísticas sobre
imputaciones
presupuestales
erróneas
Monitorear y agendar las
fechas para cumplimiento
y entrega
Presentar los informes y
declaraciones dentro de
los términos establecidosevitar el riesgo
Presentar los informes y
declaraciones un días
antes de la fecha limite
Grupo de
Gestión
Financiera
Permanente
Número de
presentaciones por
fuera de fecha
límite/total
presentaciones
Revisión previa de la
necesidad del bien o
servicio objeto de la
compra
Plena identificación del
bien o servicio a adquirir
con el catálogo de cuentas
del Pto
Grupo de
Gestión
Financiera
Permanente
Estadísticas sobre
pagos erróneos
efectuados
evitar el riesgo
Analizar la
naturaleza del bien o
servicio antes de
establecer la
pertinencia del gasto
Revisión de los
documentos y/o requisitos
para el pago
Revisión permanente de
las transacciones a través
del SIIF
Permanente monitoreo al
Mapa de Riesgos
ACCIONES DE CONTROL
PROPUESTAS
DURACIÓN DE
LA ACCIÓNINDICADOR
4. SEGUIMIENTO
RESPONSABLE
DE LA ACCIÓN
DE CONTROL
3. MEDIDAS DE MITIGACIÓN
RIESGOS DE CORRUPCIÓN CONTRATACION
1. IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS 2. ANÁLISIS
PROCESO OBJETIVO DEL
PROCESO
CAUSAS RIESGO PROBABILIDAD DE MATERIALIZACIÓN INTERNA EXTERNA # DESCRIPCIÓN
CONTRATACIÓN
ELABORAR ESTUDIOS Y
JUSTIFICACIÓN DE LA
CONTRATACIÓN
AUSENCIA DE ESTUDIOS SERIOS DE FACTIBILIDAD Y CONVENIENCIA
1 LA ENTIDAD OMITE HACER UN ESTUDIO PREVIO DE SUS NECESIDADES Y PLANEAR LA FUTURA CONTRATACIÓN
POSIBLE
CONTRATACIÓN PLIEGO DE
CONDICIONES
CONDICIONES TÉCNICAS DE
SUMINISTRO QUE OTORGAN
EXCLUSIVIDAD DEL CONTRATISTA
Y EXIGENCIAS FORMALES CUYO
INCUMPLIMIENTO GENERA
EXCLUSIÓN DEL PROPONENTE
2
REALIZAR EN EL PLIEGO EXIGENCIAS TÉCNICAS DE IMPOSIBLE COMPLIMIENTO PARA LA MAYORÍA DE LOS CONTRATISTAS, NO RESPONDIENDO A LAS NECESIDADES DE LA ENTIDAD PÚBLICA
SINO AL DESEO DE ELIMINAR COMPETIDORES Y DE DIRIGIR LICITACIONES PARA QUE SOLO UN PROPONENTE PUEDA SER QUIEN CUMPLA LOS REQUISITOS O PARA GARANTIZAR QUE OBTENDRÁ LA
MEJOR PUNTUACIÓN.
POSIBLE
CONTRATACIÓN PLIEGO DE
CONDICIONES
TERMINOS EXIGUOS PARA LA PRESENTACIÓN DE
LA OFERTA
3
IMPONER TÉRMINOS EXIGUOS E IMPOSIBLES PARA CUMPLIR LA PREPARACIÓN DE UNA OFERTA O EN SU DEFECTO, LA FALTA DE
UNA AMPLIA PÚBLICIDAD DEL PLIEGO DE CONDICIONES QUE IMPIDE A LOS PROPONENTES QUE PUEDEN CUMPLIR CON TODOS
LOS REQUISITOS, SE PRESENTEN A CONCURSAR.
POSIBLE
CONTRATACIÓN PLIEGO DE
CONDICIONES
PROGRAMACIÓN IRRACIONAL DE
ACTUACIONES DEL PROCESO DE
SELECCIÓN QUE IMPIDE LA
ASISTENCIA DE LOS
PROPONENTES.
4
LLEVAR A CABO LA CELEBRACIÓN DE REPETIDAS ACTUACIONES PROGRAMADAS DENTRO DEL PROCESO, DE MANERA TAL QUE LOS
PROPONENTES NO PUEDAN ASISTIR NI CUMPLIR CON LOS REQUERIMIENTOS EXIGIDOS, EVIDENCIANDO UNA FALTA DE
PLANEACIÓN POR PARTE DE LA ENTIDAD Y CONDUCIENDO EL PROCESO A QUE SE BENEFICIE EL PROPONENTE QUE HA OBTENIDO
INFORMACION PRIVILEGIADA DE MANERA PREVIA Y PRIVATIVA.
POSIBLE
3. MEDIDAS DE MITIGACIÓN 4. SEGUIMIENTO
VALORES DEL RIESGO DE CORRUPCION
ACCIONES DE CONTROL PROPUESTAS RESPONSABLE DE LA ACCIÓN
DE CONTROL DURACIÓN DE
LA ACCIÓN INDICAD
OR CONTROLES PREVENTIVOS
CONTROLES CORRECTIVO
S
ADMINISTRACION DEL RIESGO
SE DEBE ELABORAR UNA GUIA DEL CONTENIDO MÍNIMO DE UN ESTUDIO DE CONVENIENCIA TANTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS COMO PARA LA CONSTRUCCIÓN DE OBRAS.
LA GUÍA TENDRA COMO FIN QUE SE EVITEN DOCUMETOS SUPERFICIALES QUE SIMULAN SER ESTUDIOS PARA LLENAR REQUISITOS DE LEY.
REVISAR QUE LOS ESTUDIOS PREVIOS SE AJUSTEN AL PLAN DE COMPRAS Y QUE EFECTIVAMENTE RESPONDAN A LAS NECESIDADES DE LA ENTIDAD. ESTA VERIFICACIÓN TAMBIEN PERMITIRA SABER SI EL PROCESO DE SELECCIÓN ESCOGIDO ES EL CORRECTO Y SI SE HAN HECHO LOS RIESGOS QUE PUEDAN AFECTAR EL CONTRATO FUTURO O GENERAR DESEQUILIBRIOS ECONÓMICOS
CONTRATACIÓN Y DEMÁS DEPENDENCIAS QUE SOLICITEN ADELANTAR PROCESOS DE CONTRATACIÓN
1 SEMANA 25%
OBSERVAR TODA LA INFORMACIÓN RELACIONADA
CON UN CONTRATISTA A TRAVÉS DEL RUP, EN ESPECIAL SU
CAPACIDAD TÉCNICA, FINANCIERA Y SU EXPERIENCIA
RELACIONADA.
LA CONSULTA FRECUENTE DEL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES, PERMITE
DETECTAR POSIBLES DIRECCIONAMIENTOS O
ACOMODAMIENTOS DE LOS PLIEGOS.
ANALIZAR LAS EXIGENCIAS TÉCNICAS QUE PARA LA REALIZACION DE DETERMINADOS CONTRATOS, - POR MÁS COMPLEJAS Y DETALLADAS QUE SE PRESENTEN - NO TIENEN RELACIÓN CON EL OBJETO CONTRACTUAL O SU CUMPLIMIENTO POCO IMPORTA PARA EL FIN DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN QUE SE ESTÁ APLICANDO.
CONTRATACIÓN 1 SEMANA 25%
EXAMINAR LOS TIEMPOS EXIGIDOS.
EL EXAMEN DE LOS TÉRMINOS EXIGIDOS DEBE
OBSERVAR LA RACIONALIDAD CON QUE
HAN SIDO OTORGADOS POR LA ADMINISTRACIÓN EN
CADA UNA DE SUS ACTUACIONES
ESTABLECER MECANISMOS EFECTIVOS DE RECEPECIÓN DE DENUNCIAS POR PARTE DE LOS PROPONENTES QUE SE HAN VISTO AFECTADOS POR EL ACTUAR DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS.
CONTRATACIÓN - OFICINA DE QUEJAS Y RECLAMOS
2 SEMANAS 50%
CONTROLAR LA PUBLICACIÓN DE LAS ACTUACIONES.
OBSERVAR LA RACIONALIDAD DE LAS ACTUACIONES Y VERIFICAR SI SU ACUMULACIÓN O CELEBRACIÓN EXPEDITA NO RESPONDAN A PRÁCTICAS QUE BUSQUEN FAVORECER A UN PROPONENTE EN PARTICULAR
DETERMINAR LOS TIEMPOS JUSTOS Y NECESARIOS PARA ADELANTAR UN PROCESO CONTRACTUAL ADECUADO
CONTRATACIÓN 1 SEMANA 25%
1. IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS 2. ANÁLISIS
PROCESO OBJETIVO DEL
PROCESO
CAUSAS RIESGO PROBABILIDAD DE
MATERIALIZACIÓN
INTERNA EXTERNA
# DESCRIPCIÓN
CONTRATACIÓN PLIEGO DE
CONDICIONES
AUSENCIA DE CRITERIOS
CONCRETOS DE SELECCIÓN
5
EVALUAR LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN DEFINIDOS EN EL ARTÍCULO 29 DE LA LEY 80 DE 1993 TENDIENTES AL LOGRO DE LA SELECCIÓN OBJETIVA DE LA MEJOR PROPUESTA Y A LOS
QUE TAMBIEN SE REFIERE EL ARTÍCULO 5 DE LA LEY 115O DE 2007 IMPLEMENTANDO FACTORES DE AFECTO E INTERES Y EN GENERAL CUALQUIER CLASE DE MOTIVACIÓN
SUBJETIVA.
POSIBLE
CONTRATACIÓN PLIEGO DE
CONDICIONES
BALOTAS CARGADAS PARA DESEMPATE EN
LA ADJUDICACIÓN DE CONTRATOS
6
ADOPTAR MECANISMOS DE AZAR QUE LLEVEN AL DESEMPATE COMO ES LA DENOMINADA BALOTA FRIA. EN ESTE PROCEDIMIENTO SE DESIGNA UNA BALOTA GANADORA POR COLOR O
NÚMERO. LUEGO EN LA BOLSA DE BALOTAS QUE SE OFRECE SE PERMITE AL CONTRATISTA QUE SE QUIERE FAVORECER QUE SEA EL QUIEN EN PRIMERA INSTANCIA AL TACTO ESCOJA LA
BALOTA GANADORA, LA CUAL ESTARÁ RECIEN SALIDA DEL CONGELADOR.
POSIBLE
CONTRATACIÓN AUDIENCIAS Y
ADENDAS
ADENDAS EXPEDIDAS
COMO CONSECUENCIA
DE LAS AUDIENCIAS DE ACLARACIÓN DE
PLIEGO Y LAS ADENDAS
CERCANAS AL CIERRE DE LA LICITACIÓN.
7
1) LA PRIMERA CONDUCTA CONSISTE EN QUE EL PROPONENTE O EMPRESARIO EN CONVENIENCIA O COMPLICIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN BUSCA MODIFICAR O CAMBIAR LOS TERMINOS DE REFERENCIA CON EL PROPOSITO DE QUE EL BIEN O SERVICIO SOLO PUEDA SER
PRESTADO POR ÉL EN FORMA EXCLUSIVA, O MEDIANTE LA INCLUSIÓN DE REQUISITOS TÉCNICOS O ADMINISTRATIVOS QUE SOLO EL PUEDE PROVEER. 2) LA SEGUNDA CONDUCTA
SE PRESENTA MOMENTOS ANTES DEL CIERRE DE LA LICITACIÓN Y CORRESPONDE A HECHOS CONOCIDOS DE ANTEMANO POR UNO DE LOS PROPONENTES QUIEN EN ASOCIO CON LA
ENTIDAD LOGRA QUE ESTA ÚLTIMA EXPIDA LA ADENDA, MODIFICANDO LOS TERMINOS DEL PLIEGO DE CONDICIONES A FIN DE HACER EXIGENCIAS QUE SOLO ÉL ESTÁ EN CONDICIONES
DE CUMPLIR.
POSIBLE
CONTRATACIÓN PUBLICIDAD
DE LAS ACTUACIONES
OMISIÓN EN EL CUMPLIMIENTO
DE LOS REQUISITOS DE PUBLICIDAD EN
EL SECOP DE QUE TRATA LA
LEY 1150 DE 2007.
8
INCUMPLIR LA OBLIGACIÓN DE PUBLICAR LAS DISTINTAS ACTUACIONES DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL EN EL PORTAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL, LO QUE AUSPICIA
CONTRATACIONES SIN PUBLICIDAD EFICIENTE Y LA NO JUSTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES ADOPTADAS DURANTE LAS DISTINTAS FASES DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL
POSIBLE
3. MEDIDAS DE MITIGACIÓN 4. SEGUIMIENTO VALORES
DEL RIESGO DE CORRUPCION ACCIONES DE CONTROL PROPUESTAS
RESPONSABLE DE LA ACCIÓN DE CONTROL
DURACIÓN DE LA
ACCIÓN INDICADOR
CONTROLES PREVENTIVOS CONTROLES
CORRECTIVOS ADMINISTRACION DEL RIESGO
VERIFICAR LOS FACTORES DE SELECCIÓN.
LA VERIFICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN DEBE REALIZARSE CON EL FIN DE ESTABLECER QUE LOS MISMOS SEAN CLAROS, PRECISOS, OBJETIVOS, CUANTIFICABLES Y DESPROVISTOS DE CUALQUIER INTERPRETACIÓN SUBJETIVA DEL FUNCIONARIO CALIFICADOR.
EXAMINAR QUE LA PONDERACIÓN DE LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN CORRESPONDA A LA APLICACIÓN DE FACTORES MATEMATICOS O NUMERICOS Y NO A EXPRESIONES QUE DEN CABIDA A CONSIDERACIONES DISCRECIONALES DEL CALIFICADOR, TALES COMO EXCELENTE, BUENO, REGULAR Y MALO.
CONTRATACIÓN Y ÁREAS QUE SOLICITAN EL PROCESO.
2 SEMANAS
50%
PROPOPENDER PORQUE LOS MECANISMOS DE
DESEMPATE NO RESPONDAN AL
MECANISMO DEL AZAR.
REALIZAR UNA VALORACIÓN DE LA MEJOR CALIFICACIÓN TÉCNICA OBTENIDA DENTRO DEL ORDEN DE ELEGIBILIDAD POR LOS PROPONENTES.
APLICAR TODOS LOS MECANISMOS YA ESTABLECIDOS EN LA LEY DE CONTRATACIÓN COMO SON EL PRECIO MÁS BAJO COMO MECANISMO DE DESEMPATE EN EL PROCESO DE SUBASTA.
CONTRATACIÓN 1 SEMANA 25%
AMPLIAR EL PLAZO DEL PROCESO.
LA AMPLIACIÓN DEL PLAZO TENDRÁ COMO FINALIDAD PERMITIR LA
PARTICIPACIÓN ABIERTA DE TODOS AQUELLOS QUE SE CONSIDEREN EN CAPACIDAD DE OFRECER LO QUE LA
ENTIDAD REQUIERE.
VERIFICAR LA NECESIDAD REAL DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS MEDIANTE LA ADENDA Y ACUDIR AL REGISTRO DE PROPONENTES QUE LLEVAN LAS CAMARAS DE COMERCIO PARA EXAMINAR QUE HAYA MÁS OFERENTES EN CAPACIDAD DE CUMPLIR, GARANTIZANDO ASÍ LA LIBRE COMPETENCIA.
CONTRATACIÓN 1 SEMANA 25%
EXAMINAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE PUBLICIDAD
RESPETAR LAS OBLIGACIONES DE PUBLICIDAD CONSAGRADAS EN LA LEY Y REGLAMENTO, PONEN DE PRECEDENTE LA BUENA O MALA MOTIVACIÓN DE LAS ENTIDADES EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL ASÍ COMO EL CARÁCTER COMPLETO O INCOMPLETO DE LA INFORMACIÓN PUBLICADA.
REALIZAR UNA LISTA DE VERIFICACIÓN DE LAS ACTUACIONES QUE DEBEN PUBLICARSE, DISCRIMINADAS SEGÚN LOS DISTINTOS MOMENTOS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL.,
CONTRATACIÓN
DENTRO DE LOS 3
DÍAS SIGUIENTE
S A LA CELEBRACIÓN DE LA ACTUACIÓ
N CONTRACT
UAL.
15,00%
2. ESTRATEGIAS ANTI TRAMITES
Para la presente vigencia fiscal, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado tiene contemplado la identificación y documentación de los trámites que puedan aplicar a la Entidad, de conformidad con la Fase I de la Estrategia de Racionalización de Tramites .
2. ESTRATEGIA ANTITRAMITES
3. RENDICION DE CUENTAS
Se entiende por rendición de cuentas “la obligación de un actor de informar y explicar
sus acciones a otro(s) que tiene el derecho de exigirla, debido a la presencia de una relación de poder, y la posibilidad de imponer algún tipo de sanción por un comportamiento inadecuado o de premiar un comportamiento destacado”.
El documento Conpes 3654 del 12 de abril de 2010 “POLÍTICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA RAMA EJECUTIVA A LOS CIUDADANOS”, presenta los lineamientos de política para consolidar la rendición de cuentas como un proceso permanente entre la rama ejecutiva y los ciudadanos, como mecanismo fundamental de una expresión de control social.
De conformidad con lo expuesto, la Entidad realizará una jornada de rendición de cuentas una vez al año, de conformidad con la normatividad vigente y los lineamientos y metodología que sobre la materia determine el Gobierno Nacional.
3. RENDICION DE CUENTAS
Adicionalmente, en el artículo 78 de la Ley 1474 de 202 Estatuto Anticorrupción, se
establece que todas las entidades y organismos de la Administración Pública deben rendir cuentas de manera permanente a la ciudadanía, bajo los lineamientos que formule la Comisión Interinstitucional para la Implementación de la Política de rendición de cuentas creada por el Conpes 3654 de 2010.
En este sentido, la entidad pondrá a disposición de la ciudadanía en general, la información relacionada con su quehacer, desde la planeación, ejecución y seguimiento a la gestión, en la página web www.defensajuridica.gov.co.
Así mismo, la Agencia ha dispuesto todos los canales que se presentan en el siguiente numeral, para que la ciudadanía tenga permanente contacto e interacción con la Entidad y sus funcionarios y pueda acceder a la información que requiera.
La Entidad ha establecido el proceso de Atención al Ciudadano como un tema liderado por la Alta Dirección, el cual cuenta con un equipo humano encargado de atender, asesorar y proveer la información requerida por los ciudadanos, de manera veraz, transparente y oportuna.
De conformidad con lo anterior, la Agencia ha solicitado el acompañamiento del Departamento Nacional de Planeación (Programa Nacional de Servicio al Ciudadano), para implementar dicha metodología al interior de la Entidad.
Así las cosas, para el trabajo inicial de implementación, se programaron las actividades que se enuncian a continuación:
4. MECANISMO PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO
Actividades
SOLICITUD
INCLUSION
VERIFICACION
REVISION
Actividades - implementación programa de atención al ciudadano
De acompañamiento en el proceso de
implementación del programa de
atención al ciudadano
En un grupo de trabajo
de las Entidades,
cuya misión sea a fin a la de la Agencia,
para un mejor
desarrollo del
Programa
Del cumplimiento normativo en
materia de servicio al ciudadano
Por parte de la Agencia, del presupuesto
asignado en materia de atención al
ciudadano.
1. Cualificación de Servidores
La Agencia capacitará a los servidores que atiendan a los ciudadanos.
La Agencia facilitará los mecanismos para interactuar con la ciudadanía.
La Agencia buscará, la autorrealización en el servicio (desarrollo de capacidades de los funcionarios).
La Agencia, formulará los planes y programas de capacitación.
Se buscará una asociación estratégica con el usuario.
GESTION AL SERVICIO DEL CIUDADANO
FORMACION DE LOS
FUNCIONARIOS ORIENTADA AL
DESARROLLO DE
CAPACIDADES
DESTREZAS
HABILIDADES
VALORES
COMPETENCIAS
MEJORAMIENTO DE LA
PRESTACION DEL SERVICIO AL CIUDADNO
2. Espacios físicos de Atención
La Entidad, cumplirá las normas técnicas para atender a las personas en situación de discapacidad.
La Agencia, dará aplicación a las especificaciones para el diseño, construcción o adecuación de los edificios de uso público, teniendo en cuenta los parámetros de accesibilidad.
HERRAMIENTAS (Manual de espacios públicos – Manual de señalización)
3. Lineamientos Atención a PQR
La Agencia, reglamentará el tramite interno para dar respuesta a las peticiones y quejas.
La Agencia, atenderá las peticiones, quejas y reclamos de acuerdo al orden de llegada.
La Agencia, tendrá mecanismos de atención preferencial, para infantes, personas en situación de discapacidad, embarazadas, y en general para quienes se encuentren en estado de indefensión y o debilidad manifiesta.
La Entidad, garantizará la atención mínima a la ciudadanía por lo menos cuarenta horas a la semana.
La Agencia, expedirá, la carta de trato digno al usuario.
La Agencia, creará un portafolio de servicios de la Entidad.
Se efectuará una medición de satisfacción relacionada con la atención a la ciudadanía, aplicando indicadores para el seguimiento evaluación y control de la eficiencia.
Se adoptarán las herramientas, estrategias y políticas para el fortalecimiento de los canales de atención.
La Agencia, adelantará acciones a fin de desarrollar la Estrategia de gobierno en línea, para que el servicio al ciudadano sea real,
participativo, transparente y efectivo.
La Agencia Nacional de Defensa Juridica del Estado, ha dispuesto los siguientes medios para facilitar la atención al ciudadano:
Página web www.defensajuridica.gov.co.
En este sitio, la ciudadanía en general encuentra publicada información relacionada con todos los planes, proyectos, informes, contratación, servicio al ciudadano, horario de atención, y demás información de la Entidad. Así mismo, la ciudadanía encuentra disponibles, espacios electrónicos que le permiten interactuar con la Entidad tales como: correos electrónicos, formularios de consultas, etc.
Correo electrónico.
La Entidad ha dispuesto las siguientes cuentas de correo: [email protected], en la cual los ciudadanos pueden hacer solicitudes de conciliación a la Entidad; [email protected], en la cual los ciudadanos pueden enviar sus comunicaciones a la Entidad.
Atención de comunicaciones vía escrita.
La ciudadanía en general puede enviar sus comunicaciones a la calle 70 # 4-60, Bogotá D.C.
Atención de comunicaciones vía Fax.
Los ciudadanos pueden enviar sus comunicaciones a la línea de fax 255 89 33.
Atención telefónica.
La ciudadanía en general puede establecer comunicación con la Entidad, en la línea telefónica 255 89 55.
4. Informes
La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, elaborará anualmente el PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO, que consistirá en una estrategia de lucha contra la corrupción, y una permanente actividad encaminada, al fortalecimiento de la atención a la ciudadanía.
LA AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO, EN BUSCA DE LA TRANSPARENCIA
TENDRA EN CUENTA :
El respeto y cumplimiento de la Constitución y la Ley
La divulgación y publicación de la
gestión en los sistemas de información
La participación de la Ciudadanía.
La Planeación de acuerdo al
presupuesto y misión de la Entidad
La prestación de un servicio oportuno y
efectivo al ciudadano
DISPOSICIONES DE LA ALTA DIRECCION
Al interior de la Agencia, la Dirección ha dado a conocer a todos los funcionarios el Plan Anticorrupción, comprometiéndolos en su implementación y puesta en marcha, así como en su seguimiento.
Así mismo, la Dirección está comprometida en la lucha contra la corrupción, y orienta a que la gestión de la Entidad se adelante con criterios de eficiencia, transparencia y sin corrupción, en cumplimiento de los lineamientos que determine el Gobierno Nacional, en cuanto a políticas de Anticorrupción, Transparencia, Eficiencia Administrativa y Buen Gobierno, las que deben ser tenidas en cuenta, por todos los funcionarios y contratistas de la Entidad.