plan anticorrupcion y atenciÓn al ciudadano · 2020. 2. 1. · gc.700.031.11.06 sistema de...

PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCIÓN AL CIUDADANO

GC.700.031.11.06 VR-02

GC.700.031.11.06 SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD.

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO

VERSIÓN 1

FECHA DE

ENTRADA EN VIGENCIA

31/ene/2020

Este documento es propiedad del Instituto Departamental de Bellas Artes. Prohibida su alteración o modificación por cualquier medio.

CONTENIDO INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 3

ALCANCE .......................................................................................................................................... 4

MARCO INSTITUCIONAL .............................................................................................................. 5

Naturaleza Jurídica .......................................................................................................................... 5

Carácter Institucional ....................................................................................................................... 5

Misión ................................................................................................................................................. 5

Visión .................................................................................................................................................. 6

Principios institucionales. ................................................................................................................ 6

Valores de institucionales. .............................................................................................................. 7

MARCO LEGAL ................................................................................................................................ 8

OBJETIVO GENERAL ..................................................................................................................... 9

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................................ 10

METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO: ................................................................................................ 11

Política de administración del riesgo. .......................................................................................... 11

Gestión riesgos de corrupción - mapa de riesgos de corrupción: .......................................... 11

ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES. ........................................................ 12

RENDICIÓN DE CUENTAS .......................................................................................................... 15

MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO .................................... 15

MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN .............. 17

DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................................................ 18

ANEXO: (página actual) ................................................................................................................ 19


DE CALIDAD.


VERSIÓN 1

FECHA DE

ENTRADA EN VIGENCIA

31/ene/2020


INTRODUCCIÓN

El Instituto Departamental de Bellas Artes – Institución Universitaria del Valle en su Plan de Desarrollo “Avanza Bellas Artes 2017 – 2020”, toma bases en el siguiente marco legal para ejecutar las acciones tendientes a asumir, reducir y mitigar la materialización de los riesgos de corrupción en la institución, mediante la ejecución de actividades para la vigencia 2019. La institución define su política de riesgos de corrupción tomando como referente los parámetros del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) institucional, así como del Comité de Control Interno, lo referente a las líneas de defensa, y los lineamientos de la Guía para la administración del riesgo de la Función Pública (FP) – versión 4. Los procesos Estratégicos y Misionales de la institución deberán alinearse con la identificación, el análisis, la valoración y el tratamiento de los riesgos que pueden afectar la misión y el cumplimiento de los objetivos institucionales como los riesgos de gestión (financiera, contractual, jurídico, académica entre otros), y de seguridad digital en los programas, proyectos, planes y procesos; el establecimiento de acciones de control de detección y prevención para los riesgos identificados; la actuación correctiva y oportuna ante la materialización de los riesgos identificados. Los servidores públicos, quienes están sujetos a los controles estatales tienen responsabilidades de tipo fiscal, penal, disciplinaria y civil como lo establece la Ley 599 de 2000 que expide el Código Penal, la cual contiene en el Título XV, que enumera los delitos contra la administración pública, así como La Ley 1474 de 2011 contiene el estatuto anticorrupción donde se establecen las medidas penales en la lucha contra la corrupción pública y privada. El artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, establece la obligatoriedad por parte de las Entidades Públicas, de adoptar un Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, como herramienta que permita fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. El Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano, se elabora de acuerdo con lo establecido la guía “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, Versión 03 del año 2019”.


DE CALIDAD.


VERSIÓN 1

FECHA DE

ENTRADA EN VIGENCIA

31/ene/2020


Atendiendo lineamientos institucionales y a partir de los elementos planteados en las “Estrategias para la construcción del Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano”, liderado por la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la República, este es una herramienta de tipo preventivo para el control de la gestión, su metodología incluye 6 componentes autónomos e independientes, que contienen los parámetros y soporte normativo propio, los cuales son: 1. Gestión el Riesgo de Corrupción. 2. Racionalización de trámites. 3. Rendición de cuentas. 4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. 5. Mecanismos para la transparencia y acceso a la Información pública.

ALCANCE Las medidas, acciones y mecanismos establecidos en el Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano, deberán cumplirse por parte de todos los servidores públicos del Instituto Departamental de Bellas Artes – Institución Universitaria del Valle, conforme a su responsabilidad y en el ejercicio del desempeño de sus funciones.


DE CALIDAD.


VERSIÓN 1

FECHA DE

ENTRADA EN VIGENCIA

31/ene/2020


MARCO INSTITUCIONAL

Naturaleza Jurídica

La Institución Universitaria del Valle Bellas Artes Cali, fue creada mediante ordenanza No. 08 de 1936, firmada por la asamblea Departamental del Valle del Cauca.

Carácter Institucional El Instituto Departamental de Bellas Artes es una institución universitaria de carácter pública, ubicada en la ciudad de Cali y fundada en 1933 por iniciativa de Antonio María Valencia, inicialmente como un Conservatorio municipal; posteriormente se crearon las Facultades de Artes Visuales y Aplicadas y la Facultad de Artes Escénicas. Bellas Artes ha contribuido al desarrollo del Departamento en el campo de la cultura, formando artistas profesionales destacados en la región, con proyección nacional e internacional, que han aportado a la construcción de nuestra identidad y pertenencia dentro de las condiciones propias de la diversidad y la interculturidad, con sus grupos profesionales como el Grupo de Títeres de Bellas Artes, (Titirindeba) y la Banda Departamental del Valle del Cauca.

Misión El Instituto Departamental de Bellas Artes es una institución universitaria que tiene como misión, educar para la vida a través de las artes y sus disciplinas afines, creando las condiciones para la formación de un ser humano integral, autónomo, participativo, creativo y comprometido en la construcción y transformación de los procesos culturales de la región y del país. Para la formación de artistas profesionales con un alto nivel de calidad, ética y desempeño, ofrece programas regulares de educación artística especializada en los diferentes niveles del sistema educativo colombiano.


DE CALIDAD.


VERSIÓN 1

FECHA DE

ENTRADA EN VIGENCIA

31/ene/2020


Visión Bellas Artes, Institución Universitaria del Valle, para el 2021: Se consolida como Institución de Educación Superior, mediante la cultura de la Autoevaluación y la excelencia académica y el Sistema de Gestión de la Calidad, permitiendo la estabilización, el desarrollo y la proyección de sus Procesos Misionales. Fortalece su Liderazgo en la formación profesional y el perfeccionamiento en los campos de saber de las artes, contribuyendo significativamente al desarrollo de los talentos y percepciones estéticas de su área de influencia, fundamentada en los principios de libertad, pluralismo y desarrollo cultural, respecto a la legalidad, la inclusión y la responsabilidad social. Propende por el crecimiento institucional en los campos de las artes, diversificando su propuesta académica, investigativa, de proyección social y de promoción artística, enmarcada en las dinámicas de internacionalización de la educación superior, respaldada con la cualificación del Talento Humano y de sus recursos económicos, físicos y tecnológicos. Participa en la construcción de Políticas Públicas culturales democráticas, y en el desarrollo Social, Cultural y Artístico, respaldada en su experticia académica, pedagógica y artística.

Principios institucionales. Son las normas que guían y al mismo tiempo rigen el quehacer del Instituto Departamental de Bellas Artes con el fin de definir el alcance y límite de las prácticas del Instituto: Autonomía: Principio constitucional de autonomía, desarrollada para la educación superior en la Ley 30 de 1992, y sus decretos reglamentarios y demás normas vigentes que regula la educación en Colombia. La Institución la asume como la garantía que tiene para dirigir y regular, por sí misma, su actividad académica, administrativa y financiera; establecer su patrimonio y manejar su presupuesto, de acuerdo con sus principios y políticas. Lo académico como eje fundamental: Las acciones Institucionales giran primordialmente alrededor de lo académico como eje fundamental. Por consiguiente, las instancias administrativas en su conjunto, se verán a sí mismas como áreas de apoyo institucional a la gestión académica y buscarán redefinir sus funciones y acciones hacia los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación, en cumplimiento de la alta calidad. Unidad Institucional: Se trabajará armónicamente en la búsqueda de la coherencia de las diferentes unidades académicas, artísticas y administrativas, reconociendo la


DE CALIDAD.


VERSIÓN 1

FECHA DE

ENTRADA EN VIGENCIA

31/ene/2020


diversidad y las particularidades bajo criterios y orientaciones comunes, promoviendo la unidad y el fortalecimiento del Instituto, en el cumplimiento de su misión, objetivos y funciones. Participación: La participación de los integrantes de la comunidad académica es esencial y fundamental en el ejercicio de la planeación, la gestión, el seguimiento y la autoevaluación en las distintas instancias institucionales. Pertinencia Social: En función del desarrollo de la misión institucional, es entendida como la capacidad de responder a los retos planteados por la Sociedad y el Estado en cada momento histórico. Flexibilidad: La Institución tiene la capacidad de adaptación y adecuación a las transformaciones y cambios de la Sociedad y el Estado, en el contexto nacional e internacional. Excelencia Académica: La Institución y principalmente su comunidad académica realizan sus labores con altos niveles de calidad y con criterios de excelencia en el cumplimiento de sus fines misionales. Cooperación Interinstitucional: La Institución hace parte de redes académicas nacionales e internacionales en sinergia con Instituciones Públicas y Privadas, para el cumplimiento de su misión, objetivos y funciones.

Valores de institucionales. A partir de la construcción del código de integridad de la entidad, surgen los siguientes valores: Honestidad: Actúo siempre con fundamento en la verdad, cumpliendo mis deberes con transparencia y rectitud, y siempre favoreciendo el interés general. Respeto: Reconozco, valoro y trato de manera digna a todas las personas, con sus virtudes y defectos, sin importar su labor, su procedencia, títulos o cualquier otra condición. Compromiso: Soy consciente de mi responsabilidad como funcionario público, de cumplir con las actividades de mi trabajo dentro del tiempo estipulado para ello, y asumo las consecuencias de mis actuaciones humanas y profesionales.


DE CALIDAD.


VERSIÓN 1

FECHA DE

ENTRADA EN VIGENCIA

31/ene/2020


Diligencia: Cumplo con los deberes, funciones y responsabilidades asignadas a mi cargo de la mejor manera posible, con atención, prontitud, destreza y eficiencia, para así optimizar el uso de los recursos del Estado.

MARCO LEGAL

Para la formulación del Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano 2020, se tuvieron en cuenta los siguientes fundamentos legales: Ley 962 de 2005: “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”. Ley 1474 de 2011: “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”. Decreto 019 de 2012: “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existente en la Administración Pública”. Ley 1712 de 2014: “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”. Decreto 1081 de 2015: “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de la Presidencia de la República”. Ley 1755 de 2015: “Por medio del cual se regula el Derecho fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”. Ley 1757 de 2015: “Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática”.


DE CALIDAD.


VERSIÓN 1

FECHA DE

ENTRADA EN VIGENCIA

31/ene/2020


Decreto 124 de 2016: “Por el cual se sustituye el Título 4 de la Parte 1 del libro 2 del Decreto 1081 de 2015, relativo al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano”. Decreto 2106 de 2019: “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública”.

OBJETIVO GENERAL

Definir las acciones que la entidad desarrollará en la vigencia de 2020 como instrumento para el control de la gestión, buscando fortalecer la transparencia, facilitar el acceso de los ciudadanos a los trámites y servicios de la Institución Universitaria y abrir espacios de diálogos con los ciudadanos.


DE CALIDAD.


VERSIÓN 1

FECHA DE

ENTRADA EN VIGENCIA

31/ene/2020


OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Desarrollar el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano de la Institución Universitaria 2020, en el marco del CONPES 3654 de 2010, el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, el Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015, el Manual Único de Rendición de Cuentas y el Decreto 124 de 2016 y Decreto 2106 de 2019. 2. Emplear acciones al interior de la entidad, que permitan garantizar una efectiva gestión de rendición de cuentas y que estén orientadas a reconocer a los ciudadanos y actores interesados como el foco de la gestión y de los resultados. 3. Perfeccionar los mecanismos de atención al ciudadano a través de los distintos canales que tiene la Institución Universitaria. 4. Mejorar y fortalecer las buenas prácticas en la Institución con la participación ciudadana, los servidores públicos, los contratistas y las demás partes interesadas externos en la construcción del Plan y Atención al Ciudadano.


DE CALIDAD.


VERSIÓN 1

FECHA DE

ENTRADA EN VIGENCIA

31/ene/2020


METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO:

El Instituto Departamental de Bellas Artes a través de este componente establece una política de administración del riesgo y el mapa de riesgos de corrupción. El Mapa de riesgos fue definido a través de medidas que buscan evitar, prevenir, mitigar, compartir o transferir el riesgo de acuerdo a la metodología establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Política de administración del riesgo.

El Instituto Departamental de Bellas Artes en cumplimiento de sus objetivos estratégicos y misionales y comprometidos con la calidad de sus procesos se compromete a implementar mecanismos y acciones necesarias para la gestión integral de los riesgos, a fin de prevenir o minimizar su impacto. Para ello adoptará mecanismos que permitan identificar, valorar, controlar y tratar los riesgos de corrupción fortaleciendo el sistema de Control Interno a través de la autogestión, autorregulación y el autocontrol. La Institución determinará su nivel de exposición concreta a los impactos de cada uno de los riesgos para priorizar su tratamiento, y estructurará criterios orientadores en la toma de decisiones respecto de los efectos de los mismos.

Gestión riesgos de corrupción - mapa de riesgos de corrupción:

El mapa de Riesgos de Corrupción se elaboró bajo los lineamientos, de la Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas (versión 4, 2018) emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública; ajustado específicamente a la metodología del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano fortaleciendo la identificación y administración de los riesgos de corrupción, ejecutando actividades encaminadas a mitigar los riesgos de corrupción y reducir el impacto asociado a su materialización en caso de acontecer. El monitoreo de la matriz de riesgos está a cargo de los líderes de los procesos de forma permanente; el seguimiento y control a las acciones para minimizar la ocurrencia de dichos riesgos, le corresponde a la Oficina de Control Interno.


DE CALIDAD.


VERSIÓN 1

FECHA DE

ENTRADA EN VIGENCIA

31/ene/2020


ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES. La estrategia de racionalización de trámites o anti trámites de la institución tiene como objetivo l identificación de aquellos trámites y servicios que se quieren simplificar y optimizar a fin de que sean de fácil acceso para la ciudadanía, contribuyendo con la con el registro y actualización de la información en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT del Departamento Administrativo de la Función Pública. El Instituto Departamental de Bellas Artes, continuará con la revisión de los procesos institucionales, lo cual permitirá mejorar los trámites y servicios administrativos y académicos actualmente establecidos en la Institución. Es así que teniendo en cuenta la Guía para la Racionalización de Trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública, que le permite a las entidades simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar tramites existentes, acercando el ciudadano a los servicios que presta el estado, mediante la modernización y el aumento de la eficiencia de sus procedimientos, la entidad ha venido realizando acciones que permitan minimizar los procesos para los servicios que presta la entidad, estableciendo procedimientos que permitan a la comunidad realizar los trámites y procedimientos administrativos de una manera más ágil y sencilla. Las necesidades orientadas a la racionalización y simplificación de trámites, marcan una directriz muy definida con cargo a los procesos misionales, apoyados por el proceso de atención al ciudadano para hacer de este proceso de racionalización una actividad efectiva y que agregue valor al servicio, para ello se cuenta con las estrategias de gobierno en línea buscando acceso fácil y oportuno de los ciudadanos a los servicios del estado. Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción y medidas para mitigar los riesgos. Dando cumplimiento al numeral 2.2.1 de MIPG “Política de Planeación institucional de la dimensión de “Direccionamiento estratégico y planeación”, la Institución identifica los riesgos asociados al cumplimiento de las prioridades, incluyendo los riesgos de corrupción, así como establece los controles y responsables para evitar la mitigación.


DE CALIDAD.


VERSIÓN 1

FECHA DE

ENTRADA EN VIGENCIA

31/ene/2020


La Institución utiliza la metodología dispuesta por el Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP- para administrar los riesgos mediante la “Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas”. El proceso de Planeación acompaña a los líderes de proceso (primera línea de defensa) en el monitoreo y revisión de los riesgos de corrupción. Actualmente la entidad se encuentra en la construcción, identificación y actualización de los riesgos para los 14 proceso que conforman la entidad, los cuales se harán controles así: un primer con corte al 30 de abril, un segundo con corte al 31 de agosto y un último con corte a diciembre. Durante cada vigencia se ha avanzado en la identificación de los riesgos de corrupción, de tal manera que se han identificados 9 en la vigencia 2019 a y se espera que para la presente vigencia aumenten. El proceso de Planeación acompaña permanentemente en la socialización de la metodología para la administración de los riesgos a los líderes de proceso, en casos específicos se solicita el acompañamiento del área jurídica para evaluar las consecuencias de los riesgos de corrupción, como también se le solicitó, la evaluar la viabilidad de implementación de una cláusula en los contratos, como un control para el manejo de la información institucional. Se continuará trabajando en la actualización de la Política para la Administración del riesgo de acuerdo con los requerimientos de la Guía y las directrices institucionales. De igual manera se dará continuidad a la socialización del Código de Integridad, Ética y Buen Gobierno como rutina de sensibilización a todos los integrantes de la Institución sobre los principios, valores y buenas conductas de comportamiento de todos los funcionarios, lo que ayudará a mitigar la materialización de riesgos de corrupción. La política de racionalización de trámites liderada por el Departamento Administrativo de la Función Pública debe facilitar el acceso de los ciudadanos a los trámites y servicios que ofrece la entidad. En este sentido, la Institución centra sus esfuerzos en la implementación de herramientas e instrumentos administrativos que permitan simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los tramites actualmente existentes, así como poder acercar digitalmente al ciudadano a los servicios institucionales mediante la modernización y el aumento de la eficiencia de los procedimientos, facilitando la relación entre los ciudadanos y las personas prestadoras de los servicios en la entidad.


DE CALIDAD.


VERSIÓN 1

FECHA DE

ENTRADA EN VIGENCIA

31/ene/2020


Por lo anterior, la entidad ha formulado acciones orientadas a aumentar la eficiencia y eficacia de sus trámites y otros procedimientos administrativos. Para dar cumplimiento a este componente, la entidad continuará en el año 2020 revisando los trámites actuales para realizar las mejoras que se consideren necesarias. La formulación de las mejoras, está de acuerdo a los resultados de un ejercicio de priorización que se ha venido desarrollando, en el cual la Oficina de Planeación se reunió con todos los procesos misionales y elaboró un instrumento de priorización en que se identificó el trámite o proceso a optimizar, acorde a criterios administrativos, funcionales y presupuestales. En años anteriores, el Instituto Departamental de Bellas artes Cali, revisó los trámites de la entidad, priorizó dichos trámites y de acuerdo a la metodología propuesta en la guía de racionalización de trámites de Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, se obtuvo lo siguiente: a) Identificación de trámites: Se revisaron todos los trámites y servicios que presta la institución, de acuerdo a los lineamientos de la Función Pública. b) Racionalización de trámites: Se registraron y aprobaron los trámites por la Función Pública. c) Facilitar el sistema de turnos y atención a población preferencial a los diferentes tramites institucionales. Para el 2020 se tendrá en cuenta la actualización de los trámites vigentes registrados en el SUIT, adicionalmente racionalizar los tramites e tiempos de atención y sección de atención presencial. En cuanto a la interoperabilidad, se iniciará con la implementación la cual permitirá la operación y colaboración entre entidades para intercambiar información que permita brindar servicios en línea a los ciudadanos. Dentro de la revisión de trámites institucionales, se considerará el decreto 2106 de 2019 “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública”.


DE CALIDAD.


VERSIÓN 1

FECHA DE

ENTRADA EN VIGENCIA

31/ene/2020


RENDICIÓN DE CUENTAS Esta estrategia se da en cumplimiento del deber legal e institucional de informar y explicar los avances, resultados y gestión en la implementación del Plan de Desarrollo, así como también garantiza el derecho de los ciudadanos y sus organizaciones sociales, de recibir explicaciones y la retroalimentación e interacción necesarias para su total claridad, mediante el mecanismo de participación ciudadana. La rendición de cuentas, además, nos permite el mejoramiento continuo de los procesos mediante la aplicación de dos acciones claras: Información de calidad y en lenguaje claro sobre los avances y resultados de la gestión institucional, así como sobre derechos garantizados. El diálogo en distintos escenarios y oportunidades, para explicar, escuchar y retroalimentar la gestión. El Instituto Departamental de Bellas Artes, durante el año 2019 continuará generando espacios de dialogo con la comunidad universitaria y ciudadanía en general, mediante: • Audiencia pública de Rendición de Cuentas. • Feria de la Transparencia de la Gobernación del Valle del Cauca. • Espacio público denominando institucionalmente como “cita con el rector”. • Redes sociales.

MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO El Instituto Departamental de Bellas Artes brinda un trato equitativo, igualitario, considerado, diligente, respetuoso y orientado a garantizar de manera efectiva y cierta la información suministrada a toda la comunidad universitaria con el fin de contribuir al fortalecimiento de un Estado transparente. Este componente busca mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios ofrecidos en Bellas Artes, de tal manera que se logre satisfacer las necesidades de la ciudadanía. Para garantizar la atención ciudadana de forma efectiva, se fortalecerá y mejorarán


DE CALIDAD.


VERSIÓN 1

FECHA DE

ENTRADA EN VIGENCIA

31/ene/2020


los siguientes instrumentos: • Medición de la satisfacción del usuario, a través de la aplicación de la encuesta anual a los estudiantes de pregrado, asistentes a los cursos de extensión y clientes de la institución. • Actualización del Manual de atención al usuario, el cual contempla los diferentes canales de comunicación con la comunidad académica y comunidad en general, algunos de los cuales son, los buzones de sugerencias, quejas y reclamos en las ubicados en diferentes espacios de la institución, la atención de usuarios a Página 13 través del correo electrónico de sugerencias, quejas y reclamos de la página web entre otros. • Estrategias de promoción de los trámites y servicios que ofrecemos, a través de un Banner publicitario y carteleras institucionales. • Mejoramiento en la atención al usuario, capacitaciones a los funcionarios públicos para facilitar la comunicación con los clientes internos y externos que visitan la institución. • Publicación del consolidado de PQRS, está publicación se hará cada 4 meses, para garantizar el acceso a la información pública.


DE CALIDAD.


VERSIÓN 1

FECHA DE

ENTRADA EN VIGENCIA

31/ene/2020


MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

De acuerdo con lo establecido en la guía “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano versión 2”, y teniendo en cuenta que el Instituto Departamental de Bellas Artes está comprometido con garantizar el derecho fundamental de acceso de la información pública, la institución ha establecido actividades encaminadas al fortalecimiento del derecho de acceso de la información de la comunidad universitaria. Dicha información ha sido emitida por los líderes de procesos Estratégicos y Misionales de la entidad, y de los lineamientos que establezca la Rectoría. Para el cumplir con este mecanismo, se realizarán actividades enmarcadas en la ley 1712/2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones y cuyo objetivo es regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información: • Seguimiento a la gestión de las dependencias para mitigar la ocurrencia de los riesgos identificados en el PAAC. • Información institucional registrada y actualizada en el enlace de transparencia y acceso a la información de DNP y de la Función Pública. • Micrositio de Transparencia en la web, con la información institucional actualizada • Índice de información clasificada y reservada, mediante la actualización y revisión de esta información. • Personal de Atención al ciudadano, asignar personal idóneo para garantizar el seguimiento a las solicitudes y la atención al ciudadano.


DE CALIDAD.


VERSIÓN 1

FECHA DE

ENTRADA EN VIGENCIA

31/ene/2020


DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• Documento Herramienta “Estrategia para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” – Secretaria de Transparencia - Presidencia de la República, Dirección Nacional de Planeación, Departamento Administrativo de la Función Pública, Oficina de las Nacionales Unidad contra la Droga y el Delito. • Nuevas Políticas Públicas - Decreto 2482 de 2012, Decreto 2641 de 2012, Decreto 2693 de 2012. • Manual Estrategia Gobierno en Línea 2012 – 2019 (Para el orden territorial)

Entidad Vigencia 2020

Acciones Registro

Direccionamiento

Estratègico

Desconocimiento del proceso que se dirige.

Falta de análisis en las decisiones.

Falta de control y acompañamiento en los procesos.

Desconocimiento de las

normas vigentes y de la

institución que dirige.

Decisiones no adecuadas.

Afectación de las garantias

laborales.

Sanciones Legales.

Manuales de funciones

especificos.

Evaluaciones de desempeño

periódicas.

Formato evaluación de

desempeño actualizado.

Formato manual de

funciones.

Evitar

Consultar con la alta

dirección.

Programar evaluaciones de

desempeño.

Planificación en la gestión.

cuatrimestralRectoría y Vicerrectoría

Administrativa

Influencia de terceros para la vinculación en la

intitución.

Intereses personales para vincular a terceros.

Vinculación en favor de

terceros.

Mal clima laboral.

Procesos disciplinarios.

Gestión conforme a los

procedimientos.

Aplicación del proceso de

selección.

Formatos de contratación.

Procedimientos aplicados

y verificados.

Evitar

Revisión de perfiles en la

contratación, revisión de los

requisitos para contratar y

seguimiento a los productos

entregables.

cuatrimestral

Vicerrectoría

Administrativa y

Coordinación

Concentración de autoridad o exceso de poder. Abuso de autoridad. Extralimitación de funciones.

Control a los líderes de los

procesos.

Espacios de sensibilización

institucional.

Asistencia obligatoria a

capacitaciones.

Actas de reunión y

compromiso.

Eliminar Evaluación de desempeño. cuatrimestral

Vicerrectoría

Administrativa y

Coordinación

Administrativa

Contratación

Falencias en los controles en la selección de

contratistas.

Desconocimiento de las normas vigentes.

Tráfico de influencias.

Contratación sin el

cumplimiento pleno de

requisitos.

Contratación indebida.

Reprocesos.

Demandas a la entidad.

Sanciones disciplinarias,

fiscales o penales.

Presentación de los proponentes

al comité de contratación.

Presentación de las actas de

aprobación, seguimiento al

comité.

Contratación a traves de SECOP

II.

Listados de asistencias al

comité.

Actualización del Manual

de Contratación.

Eliminar

Capactación a los

responsables directos del

proceso de contratación.

Actualizacion y publicacion

del Manual de Contratación.

cuatrimestralComité de Contratación,

jurídica y Rectoría

Gestión

Investigativa

Omisión por parte de los comités de publicaciones de

la revisión, para evitar el plagio de la información

Plagio en las

publicaciones.

Sanciones disciplinarias y

legales.

Perdida de patrocinios y de

grupos de investigación.

Riesgo en los procesos de

acreditacion por parte del

MEN.

Aplicar las cláusulas de

protección de derechos de autor

establecidas en los contratos de

publicación

Actas de los comités de

publicaciones.Evitar

Revisión Contrato de edición

y documento de sesión de

derechos.

cuatrimestral

Vicerrectoría Academica y

de Investigaciones,

coordinació de

investigación

Debilidad en los controles en almacén.

Falencias en los servicios de vigilancia.

Permisos y salida de bienes no autorizados.

Perdida de recursos

físicos de la Institución.

Detrimento patrimonial.


fiscales.

Dificultad en la prestación de

los servicios

Cumplimiento de las políticas de

seguridad.

Capacitar al personal sobre las

políticas de seguridad y

custodia.

Actualizar el inventario de activos

fijos.

Revisión de los contratos. Evitar

Asegurar los bienes de la

entidad.

Documentar los lnventarios

asigandos a cada almacén.

cuatrimestral

Vicerrectoría

Administrativa y

Financiera

Fallas del sistema de seguridad.

No actualización de las copias de seguridad.

Errores humanos, por mala manipulación.

Virus informático.

Perdida de información.

Perdida de la información

institucional.

Uso indebido de la

información institucional.

Retraso en los procesos

misionales

Actualización de las copias de

seguridad semanalmente.

Mantenimiento a las plataformas

y sistemas de la institución.

Matenimiento correcctivo a los

eqipos de computo.

Registro de las actividades

de manetenimiento.Evitar

Diseñar un cronograma de

actividades por parte del

equipo de Sistemas.

trimestral

Coordinación

Administrativa y área de

Sistemas

Gestión de

Recursos

Financieros

Falencias en la gestión de recursos.

Desconocimiento en las normas contables,

administrtivas y de procedimientos.

Desconocimiento del manejo del sistema financiero.

Destinación indebida de

los recursos.

Deficiente gestión financiera.

Detrimento Patrimonial.


fiscales.

Establecer controles a la gestión

de los recursos.

Generar proyectos de

sostenibilidad.

Estandarizar procesos de

control.

Seguimiento al manejo de

la platafoma informatica.Evitar

Asignar los responsables

para el manejo de la

plataforma financiera.

trimestral

Rectoría y Vicerrectoría

Administrativa y

Financiera

Gestión de la

Planeción

Desconocimiento de la normatividad.

Fallas en el seguimiento a los requerimientos.

Falta de un programa de gestión documental.

Falencias en la

oportunidad de

respuestas a los

usuarios.

Procesos disciplinarios,

fiscales o penales.

Perdida de imagen

institucional.

Actualización del Manual de

Atención al Usuario.

Adquisición del programa de

gestión documental.

Actualización del manual,

por parte de Gestión de

Calidad.

EvitarCapacitación sobre atención

al usuario.cuatrimestral

Coordinación

Administrativa y área de

Sistemas

ResponsableActividades

(observaciones)

Fecha de

seguimiento:

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

Instituto Departamental de Bellas Artes

Causa Riesgo % Avance

Seguimiento

Tres seguimientos al año (30 de abril, 31 de Agosto y 30 de diciembre).

ManejoConsecuencias

Identificación del Riesgo

Gestión Humana

Gestión de

Recursos físicos y

tecnológicos

ProcesosAcciones asociadas al control

Acciones Preventivas Valoración del Riesgo

ANEXO: (página actual)

plan anticorrupcion y atenciÓn al ciudadano · 2020. 2. 1. · gc.700.031.11.06 sistema de...

Documents