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Documento elaborado con el apoyo de la Asistencia Técnica del Programa “Apoyo a la Política de Desarrollo Rural con enfoque territorial" (DRIET). Ministerio de
Agricultura y Desarrollo Rural – Unión Europea
Y DE ATENCIÓNANTICORRUPCIÓN PLAN
AL CIUDADANO
Presidencia de la RepúblicaJUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN Presidente de la República
Agencia de Desarrollo Rural - ADREquipo Directivo
CARLOS EDUARDO GECHEM SARMIENTOPresidente
JUAN MANUEL LONDOÑO JARAMILLOVicepresidente de Integración Productiva
GUSTAVO MAURICIO MARTÍNEZ PERDOMOVicepresidente de Gestión Contractual
JUAN MANUEL LONDOÑO JARAMILLOVicepresidente de Proyectos (E)
ROSA MARÍA LABORDE CALDERÓNSecretaria General
MARCELA MORALES CALDERÓNJefe Oficina Jurídica
OLGA INES CHIGUASUQUE VARGASJefe Oficina de Comunicaciones
PIEDAD CECILIA MONTERO VILLEGASJefe Oficina de Tecnologías de Información
PAULA ANDREA VINCHERY DURÁNJefe Oficina de Planeación
Fecha publicación Enero 31 de 2017
Ministerio de Agricultura y Desarrollo RuralAURELIO IRAGORRI VALENCIA Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural
Tabla de Contenido
INTRODUCCIÓN 4
1. MARCO ESTRATÉGICO 4
1.1. MISIÓN 4
1.2. VISIÓN 4
2. OBJETIVOS DEL PLAN 4
2.1. OBJETIVO GENERAL 4
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4
3. COMPONENTES DEL PLAN 5
3.1. PRIMER COMPONENTE: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN 5
3.2. SEGUNDO COMPONENTE: RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES 8
3.3. TERCER COMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS 10
3.4. CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO 12
3.5. QUINTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN 15
3.6. SEXTO COMPONENTE: INICIATIVAS ADICIONALES 16
ANEXO 1: MATRIZ DE RIESGOS 16
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
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INTRODUCCIÓN
La Agencia de Desarrollo Rural-ADR, busca desde el inicio de su gestión adoptar e implementar las mejores prácticas organizacionales que le permitan obtener los mejores resultados y generar una cultura organizacional acorde a su misión y lineamientos y metas estratégicas.
Procurando esa gestión integral institucional y generando herramientas eficientes de control y prevención, la Agencia de Desarrollo Rural ha venido implementando diferentes acciones en pro de fortalecer el marco organizacional.
Dentro de estas estrategias se encuentra el PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO-PAYAC, el cual se presenta en este documento.
1. MARCO ESTRATÉGICO
1.1. MISIÓN La Agencia de Desarrollo Rural –ADR tiene como misión la promoción, estructuración, cofinanciación y ejecución de planes y proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural, y generar capacidades para mejorar la gestión del desarrollo rural integral con enfoque territorial, para contribuir a la transformación del campo colombiano.
1.2. VISIÓN En 2030 la ADR será reconocida por haber generado condiciones para la transformación del sector rural colombiano logrando que los pobladores rurales mejoren su calidad de vida, mediante actividades competitivas y sostenibles, y por haber forjado las capacidades para una eficiente gestión del desarrollo agropecuario y rural con enfoque territorial.
2. OBJETIVOS DEL PLAN
2.1. OBJETIVO GENERAL Fortalecer la transparencia en la gestión de la ADR a través del tratamiento de los riesgos de corrupción, promover la participación ciudadana, mejorar el servicio de los canales de atención y la gestión de los trámites.
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Disminuir la probabilidad y el impacto de los riesgos de corrupción identificados a través de acciones de tratamiento que permitan fortalecer e implementar controles preventivos y correctivos.
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• Realizar seguimiento y evaluación de forma periódica y permanente a los riesgos de corrupción en la Agencia.
• Identificar, inscribir y mejorar los trámites de la ADR con el propósito de acercar al ciudadano a los servicios que presta la Agencia, mediante el aumento de la eficiencia de los procedimientos.
• Establecer un proceso de rendición de cuentas participativo y transparente que le permita a las diferentes partes interesadas entender el resultado de la gestión y participar en la definición de estrategias de mejoramiento del sector.
• Identificar las mejores estrategias que permitan a la agencia mejorar todos los aspectos involucrados en la atención del ciudadano y las partes interesadas.
• Garantizar la publicación y acceso a la información pública de la Agencia.
3. COMPONENTES DEL PLAN
3.1. PRIMER COMPONENTE: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN
El Consejo Directivo y la Presidencia de la Agencia de Desarrollo Rural – ADR, consciente de la importancia de identificar los eventos de corrupción que pueden afectar el desarrollo del sector agropecuario, el logro de los objetivos estratégicos y de proceso en la Agencia, identificó una primera matriz de riesgos de corrupción.
La Agencia ha venido trabajando en la implementación del Sistema Integrado de Gestión, razón por la cual a través de un proceso reflexivo y riguroso, los líderes de los procesos y su equipo de trabajo han identificado los riesgos de corrupción que pueden llegar a afectar el fin principal de la agencia: “Ejecutar la política de desarrollo agropecuario y rural con enfoque territorial formulada por el MADR, a través de la estructuración, cofinanciación y ejecución de planes y proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural nacionales “.
Durante el 2016 la entidad realizó un nuevo análisis de riesgos y se definió un nuevo tratamiento para éstos, a continuación, se describen todas las acciones que se establecieron como tratamiento a los diferentes riesgos de corrupción:
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
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Realizar campañas de comunicación y sensibilización sobre la gestión de riesgos y sus políticas a todos los niveles de la Agencia.
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Realizar evaluaciones de entendimiento e interiorización de la gestión y política de riesgos con el fin de identificar debilidades de entendimiento sobre la gestión de riesgos en la Agencia.
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Realizar campañas de comunicación y sensibilización sobre los puntos débiles de la evaluación.
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Revisar, analizar y ajustar la matriz de riesgos con el nuevo mapa de procesos adoptado
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Publicar y comunicar la matriz de riesgos de la Agencia.
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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
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Reportar el avance en la implementación de las actividades del plan de tratamiento.
Matriz de riesgos con seguimiento
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Revisar y analizar el reporte de cada una de las acciones.
Matriz de riesgos con seguimiento
trimestral
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Evaluar el cumplimiento y efectividad en la implementación de las acciones y controles asociados a cada riesgo definido
Informes de evaluación y
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En el Anexo 1 se encuentra la matriz de riesgos.
3.2. SEGUNDO COMPONENTE: RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES La política de Racionalización de Trámites del Gobierno Nacional liderada por el Departamento Administrativo de la Función Pública; busca facilitar el acceso a los servicios que brinda la administración pública. En este orden de ideas, se pretende en el plan 2017, adelantar todas las acciones para efectos de simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites existentes, y acercar al ciudadano a los servicios que presta la Agencia de Desarrollo Rural - ADR, mediante el aumento de la eficiencia de los procedimientos.
El propósito de la ADR para el 2017 es la de realizar el inventario de trámites, documentarlos e inscribirlos al Sistema Único de Información de Trámites -SUIT.
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Registro de proyectos productivos integrales para inscribirse al banco de proyectos
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Registro de proyectos productivos integrales para acceder a la cofinanciación
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Inscripción y actualización en el Registro Nacional de Usuarios de Distritos de Riego
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Facturación y cobro de la prestación del servicio de adecuación de tierras
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3.3. TERCER COMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS La Rendición de Cuentas se realiza con el propósito de que toda la comunidad pueda ejercer su derecho al control social de la Gestión Pública y velar por el patrimonio público cumpliendo cabalmente con los preceptos constitucionales establecidos en el artículo 33 de la ley 489 de 1998 sobre la realización de las audiencias públicas para la rendición de cuentas.
En cumplimiento con estos preceptos constitucionales, la ADR pretende rendir cuentas de la gestión adelantada del año inmediatamente anterior, facilitando el ejercicio de la comunidad de su derecho al control de la gestión pública y vigilar el patrimonio público. De otra parte, de conformidad con el Artículo 78 del Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011) todas las entidades y organismos de la Administración Pública deben rendir cuentas de manera permanente a la ciudadanía.
Para dar cumplimiento a esta obligación, la Oficina Asesora de Planeación junto con la Oficina de Comunicaciones consolida la información, prepara el informe y la presentación para el presidente de la agencia, quien es la persona que realiza la rendición de cuentas directamente ante la comunidad, utilizando los medios de divulgación institucionales definidos en el proceso de Comunicación Institucional, para mantener informado al ciudadano.
La Agencia trabajará en los canales de comunicación, escenarios de diálogo y un proceso de Rendición de Cuentas que les garantice a los grupos interesados, la expresión de sus expectativas y una respuesta a sus inquietudes sobre la gestión de la agencia. El trabajo a realizar se describe en las siguientes acciones:
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Identificar y caracterizar los distintos tipos o grupos poblacionales de interés.
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Definir una estrategia de rendición de cuentas de acuerdo a los grupos de interés donde se defina la información, el lenguaje, los medios o canales de doble vía y los incentivos apropiados para llegar a la ciudadanía.
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Ajustar y adaptar la información a presentar.
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Realizar campañas para la interiorización e incentivos para la rendición de cuentas.
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Realizar ejercicio de rendición de cuentas presencial y virtual.
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Realizar un (1) informe de Rendición de Cuentas especificando la evaluación de la estrategia.
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3.4. CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO La Agencia de Desarrollo Rural - ADR, en concordancia con la política de atención al ciudadano y con el ánimo de facilitar los trámites, procesos y servicios bajo un entorno controlado que permita trazabilidad de cada solicitud y una atención estandarizada, ha diseñado el siguiente plan con el fin de estructurar los canales de atención necesarios.
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Establecer un programa de comunicación permanente sobre las estrategias y actividades que emprende la Agencia para fortalecer el servicio al ciudadano y qué recursos se le han asignado y ejecutado (Trimestralmente).
Campaña de comunicación
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Definir e implementar espacios de comunicación y seguimiento entre la Presidencia, la Oficina de Comunicaciones y las dependencias que tengan contacto directo con la ciudadanía.
Actas de Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo Pres
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nIdentificar y definir cuáles son los canales institucionales de atención a los ciudadanos (presenciales, telefónicos y virtuales) definiendo: alcance, responsabilidades, recursos para su implementación, herramientas necesarias.
Canales de comunicación formalmente establecidos
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Realizar los ajustes físicos necesarios a la infraestructura de los diferentes puntos de atención al usuario a nivel nacional con el fin de garantizar una operatividad aceptable.
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Diseñar e implementar las herramientas de acceso de los ciudadanos a la página web de la agencia.
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Establecer e implementar indicadores que permitan medir el nivel de servicio prestado en cada uno de los trámites definidos en la Agencia.
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Definir e implementar protocolos de servicio en todos los canales de atención definidos con el fin de garantizar la calidad y cordialidad en la atención.
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Realizar campañas de sensibilización al interior de la agencia con el fin de fortalecer la cultura de servicio al ciudadano.
Campañas de sensibilización
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Diseñar e implementar herramientas de evaluación del desempeño al personal que interviene en la atención al ciudadano, en relación con su comportamiento y actitud en la interacción con los ciudadanos.
Modelo de evaluación
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Diseñar e implementar modelos de selección por competencias al personal que tiene contacto directo con el ciudadano.
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Establecer las políticas y procedimientos necesarios para definir los modelos de atención de peticiones, quejas y reclamos en los distintos canales.
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Establecer las políticas y procedimientos necesarios para definir los modelos de atención de los diferentes trámites en los distintos canales.
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Diseñar e implementar una encuesta de percepción del ciudadano con respecto a la calidad y accesibilidad del servicio ofrecido.
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3.5. QUINTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN Con el propósito de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1712 de 2014 y el Decreto Reglamentario 1081 de 2015, en los cuales toda persona puede acceder a la información pública en posesión o bajo el control de los sujetos obligados, la ADR pretende incluir en su página web un banner (“”Transparencia””) con el acceso a toda la información pública exigible por esta normatividad para que cualquier persona pueda consultarla, estableciendo así su compromiso con la cultura de transparencia.
Con el fin de implementar los mecanismos para la transparencia y el acceso a la información, la ADR ha establecido las siguientes actividades:
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Realizar un inventario de la información mínima a publicar. Este inventario debe definir: Información, responsable, formato de publicación y frecuencia.
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Transparencia dentro de la página web de la agencia.
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Publicar toda la información definida en el inventario de acuerdo a los lineamientos e instrumentos de gestión definidos.
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Información publicada en medios
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Diseñar e implementar un mecanismo de seguimiento sobre las solicitudes de acceso a la información que describa: 1. Cantidad de solicitudes recibidas 2. Cantidad de solicitudes trasladadas 3. Tiempo de respuesta
4. Cantidad de solicitudes negadas
Informe de solicitudes de información
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3.6. SEXTO COMPONENTE: INICIATIVAS ADICIONALES
Con el propósito de fortalecer todo nuestro sistema de transparencia y lucha contra la corrupción la Agencia de Desarrollo Rural - ADR, definió para el 2017 realizar las siguientes actividades:
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Elaborar el código de ética de la Agencia, con una construcción participativa. A partir de la propuesta entregada por la Consultoría.
Código de ética
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Documento elaborado con el apoyo de la Asistencia Técnica del Programa “Apoyo a la Política de Desarrollo Rural con enfoque territorial" (DRIET). Ministerio de
Agricultura y Desarrollo Rural – Unión Europea
Y DE ATENCIÓNANTICORRUPCIÓN PLAN
AL CIUDADANO