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1 ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES INTERNOS DEL GOBIERNO 2007 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR PERSONAL Y DEMANDAS Eric Torres Rosario Auditor Senior

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PERSONAL Y DEMANDAS. Eric Torres Rosario Auditor Senior. CLASIFICACIÓN DEL PERSONAL. Confianza Carrera Transitorio Irregular. PLANIFICACIÓN. Reglamentación externa Ley Núm. 81 Capítulo 11 Ley 107 del 27 ago 05 Reglamento Revisado sobre Normas Básicas Ley de Ética Gubernamental - PowerPoint PPT Presentation

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Page 1: PERSONAL Y DEMANDAS

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ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES INTERNOS DEL GOBIERNO 2007

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR

PERSONAL Y DEMANDASPERSONAL Y DEMANDAS

Eric Torres Rosario

Auditor Senior

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2Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

CLASIFICACIÓN DEL PERSONAL

• Confianza• Carrera• Transitorio• Irregular

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Internos del Gobierno 2007

PLANIFICACIÓN

• Reglamentación externa– Ley Núm. 81

• Capítulo 11

• Ley 107 del 27 ago 05 – Reglamento Revisado sobre Normas

Básicas– Ley de Ética Gubernamental– Reglamentos, cartas circulares y

memorandos emitidos por agencias y departamentos

• OCAM, ORHELA, Hacienda, OCPR

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4Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

Cartas Circulares vigentes de la OCPR relacionadas al personal

•Carta Circular OC-06-08 Autorización a ausentarse de las labores gubernamentales sin cargo a la licencia de vacaciones

•Carta Circular OC-03-09 Uso de propiedad y fondos públicos durante el periodo eleccionario y prohibición de participación en actividades político-partidistas de ciertos funcionarios públicos

•Carta Circular OC-2001-01 Registro de licencias de los Alcaldes

•Carta Circular OC-99-02 Reglamentos que deben aprobar los Municipios

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5Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

PLANIFICACIÓN (cont.)

• Reglamentación Interna

– Reglamento para la administración del personal

– Planes de clasificación y retribución

– Sistema de evaluación del desempeño

– Reglamentos, procedimientos o planes:

• Adiestramientos

• Cesantías

• Pruebas de sustancias controladas

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6Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

PLANIFICACIÓN (cont.)

• Consideración del Ambiente

– Procedimientos y reglamentos aprobados

• Cuestionario

• Revisión Analítica

• Estructura Organizacional

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PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

• Nombramientos

• Renuncias, cesantías y jubilaciones

• Control de asistencia

• Proceso de nómina

• Pago de horas extras

• Pago de licencias en exceso

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8Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

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NOMBRAMIENTOS

• Realizado de acuerdo con la ley y la reglamentación

– Procedimiento de reclutamiento y selección

– Puesto y sueldo asignado corresponde a los Planes de Clasificación y Retribución

• Evaluación de los expedientes – Completos y organizados

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9Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

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NOMBRAMIENTOS (cont.)

• Evaluación de las funciones que realizan los empleados– Entrevistas

• Traslados– Legalidad y corrección de las

licencias transferidas

• Compensación adicional y otros beneficios marginales– Justificados y autorizados

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10 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

RENUNCIAS, CESANTÍASY JUBILACIONES

• Debidamente autorizadas

• Corrección del pago final por servicios y de las licencias

• Verificar que no se incluyó en nóminas posteriores.

– EJ: Bono navideño

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11 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

CONTROL DE ASISTENCIA

• Registros de asistencia– Firmados y aprobados por funcionarios

autorizados

– Concuerda con los registros de acumulación de licencias

– Correctos y actualizados

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12 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

PROCESAMIENTO DE NÓMINA

• Deducciones y aportaciones patronales remesadas a tiempo y de acuerdo a la ley

• Certificada y aprobada por los funcionarios autorizados

• Preintervenida

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13 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

PAGO DE HORAS EXTRAS

• Autorización para trabajar horas extras

• Corrección de los registros de las horas extras

• Verificar la autorización y corrección del pago

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14 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

PAGO DE LICENCIASEN EXCESO

• Evaluar la corrección de la acumulación de licencias

• Verificar la autorización y corrección del pago

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OTRAS PRUEBASDE CUMPLIMIENTO

• Verificación de las obvenciones a los empleados

– De acuerdo a la reglamentación

• Aumentos de sueldos y otorgación de diferenciales de sueldos a los empleados

– De acuerdo al Plan de Clasificación y Retribución y a la Ley

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16 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

HALLAZGOS MÁS COMUNES

• Nepotismo• Pagos indebidos por sueldos concedidos

en exceso de las escalas del Plan de Clasificación y Retribución

• Puestos ocupados ilegalmente– No cumple con los requisitos de preparación

académica o de experiencia

– Puesto no está contemplado en el Plan de Clasificación y Retribución

– Sin confirmación de la Legislatura Municipal

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17 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

HALLAZGOS MÁS COMUNES (cont.)

• Empleados ejerciendo funciones conflictivas

• Otorgación indebida de diferenciales de sueldo

• Empleados transitorios por periodos mayores de un año

• Pago de intereses por atraso en las remesas

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Internos del Gobierno 2007

CONCLUSIÓN

• Identificar las deficiencias encontradas e informarlas al Alcalde mediante cartas a la gerencia

– Redactar un Informe de Auditoría

– Sustentar sus hallazgos con evidencia suficiente y competente

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19 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

DEMANDAS

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20 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

DEMANDAS CIVILES• La Ley de Reclamaciones y Demandas Contra el

Estado autoriza las demandas contra el ELA en unos casos en particular, como lo son: – acciones por daños y perjuicios

– acciones para reivindicar propiedad mueble o inmueble o derechos sobre dicha propiedad

– resarcimiento por daños causados por su renta

– acciones civiles al amparo de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, las leyes o de algún contrato con el Gobierno

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21 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

PLANIFICACIÓN• Reglamentación externa

– Ley Núm. 81– Reglamento Revisado sobre Normas Básicas– Opiniones del Tribunal Supremo de Puerto

Rico– Leyes, Memorandos, Cartas Circulares,

Órdenes Ejecutivas aplicables

• Reglamentación interna– Acuerdos aprobados por la Legislatura

Municipal relacionados con los demandas civiles

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22 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

• Solicite al Secretario Municipal o a la División Legal:

– una relación de las demandas civiles por o contra el Municipio durante el periodo auditado

• Seleccione una muestra de los expedientes de las demandas

• Completos y actualizados

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23 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

ESTIPULACIONES

• El Alcalde someterá ante la consideración de la Legislatura Municipal toda oferta de transacción que conlleve algún tipo de desembolso económico previo a someter dicha oferta de transacción a la consideración del foro judicial.

– mayor de $25,000 [Ley 258 del 7 de septiembre de 2004]

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24 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

SENTENCIAS

• Si se dictó sentencia en circunstancias tales como:

–  por rebeldía

– por estipulación entre las partes

– se pagaron honorarios al abogado de la parte demandante como parte de la sentencia impuesta

– se estableció el pago de intereses

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25 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

PAGOS

• Determine si:– se efectuaron de acuerdo con la sentencia.

– se asignaron partidas en el presupuesto y el pago se registró en la partida correspondiente.

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26 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

CONCLUSIÓN

• Identificar las deficiencias encontradas e informarlas al Alcalde

– Redactar un Informe de Auditoría

– Sustentar sus hallazgos con evidencia suficiente y competente

Page 27: PERSONAL Y DEMANDAS

27 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

 MUNICIPIOS QUE PAGARON O TENÍAN SENTENCIAS PENDIENTES DE PAGO POR DESPIDOS, TRASLADOS A OTROS PUESTOS Y MEDIDAS DISCIPLINARIAS CONTRA FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005

45%

55%

43 DE LOS 78 MUNICIPIOS (55 POR CIENTO) PAGARON O TENÍANSENTENCIAS PENDIENTES DE PAGO POR $23,300,595

35 DE LOS 78 MUNICIPIOS (45 POR CIENTO) NO PAGARON NITENÍAN SENTENCIAS PENDIENTES DE PAGO

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28 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

 MUNICIPIOS QUE TENÍAN LITIGIOS PENDIENTES DE RESOLUCIÓN POR DESPIDOS, TRASLADOS A OTROS PUESTOS Y MEDIDAS DISCIPLINARIAS CONTRA FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005

94%

6%

73 DE LOS 78 MUNICIPIOS (94 POR CIENTO) TENÍAN 738 LITIGIOS PENDIENTES DE RESOLUCIÓN POR $879,025,562

5 DE LOS 78 MUNICIPIOS (6 POR CIENTO) NO TENÍAN LITIGIOSPENDIENTES DE RESOLUCIÓN

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29 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

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Acciones contra empleadosINFORME ESPECIAL

CANTIDAD PAGADA PERIODO

NÚMERO FECHA

M-01-19 8 ene 01 $ 22,539,714 1990-2000

M-03-04 28 ago 02 6,681,979 2001

M-04-22 5 dic 03 3,857,506 2002

M-05-07 6 ago 04 12,868,958 2003

M-06-04 6 sep 05 3,606,668 2004

M-07-11 13 sep 06 10,943,820 2005

TOTAL $ 60,478,645

Page 30: PERSONAL Y DEMANDAS

30 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

REGISTRO DE DEMANDAS

• Vigente desde julio de 2003.

• Adscrito al Departamento de Justicia

• Aplica a sus agencias e Instrumentalidades, los municipios, sus consorcios y corporaciones municipales

Page 31: PERSONAL Y DEMANDAS

31 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

Cont. REGISTRO DE DEMANDAS

• Obligación de notificar al Secretario de Justicia:– toda reclamación de carácter civil, radicada

en un Tribunal, por o contra dicha entidad – toda reclamación contra él en su carácter

personal relacionada con las funciones de su cargo, y cuyas cuantías excedan $5,000

– procedimiento de "injunction" o "mandamus“

– 30 días siguientes a la fecha de recibir el emplazamiento

Page 32: PERSONAL Y DEMANDAS

32 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

Cont. REGISTRO DE DEMANDAS

• Al concluir el caso:– copia de la sentencia o acuerdo de

transacción– 60 días siguientes a la aprobación del

acuerdo de transacción o de la notificación del archivo en autos de copia de la demanda

• En caso de que el caso sea apelado: – notificar sobre dicho trámite dentro de

los 30 días siguientes a la fecha en que se recibió copia de dicho recurso

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33 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

Informe de relación de casos judiciales por discrimen político y derechos civiles

Requerido por el Artículo 19.005 (k) de la Ley Núm. 81 y por el Memorando 99-05 del 5 abril de 1999 de la OCAM

Enviarse no más tarde de la segunda semana de enero de cada año

Debe incluir un listado de casos resueltos, costo al erario, monto de la sentencia y los honorarios de abogados

Si no tiene sentencias en estos casos deberá enviar una certificación negativa

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34 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

HALLAZGOS MÁS COMUNES

• Acciones ilegales contra empleados municipales

• Estipulaciones de demandas sin la previa aprobación de la Legislatura Municipal

• Expedientes incompletos de las demandas judiciales

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35 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007