Unidad de Salud de OwfuéE.8.E.

ioS if alcance de todos

INFORME OFICINA DE CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011PERIODO EVALUADO: SEPTIEMBRE A DICIEMBRE

DEL 2015FECHA DE PRESENTACIÓN

PROFESIONALESPECIALIZADO

OFICINA CONTROL INTERNO

ENERO 2016

JULIA PATRICIA RINCÓN DELCAMPO

I ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO |

1.- SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

De acuerdo con el seguimiento realizado por la oficina de ControlInterno, el ambiente de control estratégico de la Unidad de Salud deIbagué su período actual se expone a continuación:

Avances

1.1 AMBIENTE DE CONTROL

1.1.2 La Unidad de Salud de ibagué sigue implementado dentro de suslineamientos estratégicos, las capacitaciones at personal con el fin defomentar en los servidores públicos conocimientos frescos, técnicos yconcretos sobre los procesos que demanda cada área de la entidad, aligual que comportamientos y valores éticos dentro y fuera de la empresa.En este sentido, se capacitó ai personal sobre la implementación de lasNormas Internacionales de Información Financiera NIIF en las áreasfinancieras y contables; se capacitó a todo el personal en cuantomotivación personal y actitud positiva en el trabajo; se capacitó a lossupervisores de contratos de la entidad sobre et proceso de contratacióne incidencia en el desarrollo oportuno, responsable y legal del objeto decada contrato.

1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1.2.1 El Comité de Planeación, enfocado en mejorar los procesosadministrativos que demanda la institución, ha realizado reuniones,socializaciones y propuestas de las numerosas actividadesencomendadas por la Alta Dirección, junto con otros órganos de controlMunicipal, Departamental y Nacional, dejando como registro, actas y

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compromisos entre las dependencias involucradas, en pro del continuomejoramiento estratégico de la entidad.

1.2.2 En cuanto al manejo de los sistemas de información que usa laUnidad de Salud de (bagué, tales como HIMS o NETSOLÍN, existenprocesos dentro de (os mismos que se han actualizado y optimizado,para que las áreas de Almacén, Contabilidad, Facturación y Presupuestologren ejecutar sus procedimientos eficientemente, entrelazandoactividades a la hora de generar información real, verídica e inmediata,haciendo que los ajustes y cambios de cada una de éstas seaidentificada por las demás, lo cual, mantiene al sistema de informaciónde la entidad permanentemente activo y eficaz.

1.2.3 La entidad viene realizando Comités Técnicos cada 15 días, dondese exponen tos compromisos que tienen las distintas dependencias conla empresa en el ámbito administrativo, al igual que la formulación deinterrogantes, propuestas y soluciones a los inconvenientes que puedanocurrir durante la ejecución de las actividades de cada área con laprestación de los servicios de salud a los usuarios de la institución. Eneste orden de ideas, Gerencia, junto con los responsables y/o jefes deárea, analiza las diversas situaciones que conllevan al problema, seorienta respecto a las medidas de mitigación, junto con los planes deacción que se determinen, en aras de mejorar la calidad en la prestacióndel servicio a todos los usuarios que se dirigen a la institución, dandocumplimiento con los objetivos enmarcados dentro de la Misión y Visiónque le compete a la entidad.

1.3 El área de Personal, respecto al trabajo que ha venido elaborando lainstitución para identificar los problemas coyunturales y estructurales quedan origen al riesgo determinado por el Ministerio de Salud y de laProtección Social, da conocimiento a los servidores públicos sobre eldiligenciamiento de los formularios del Plan de Gestión Integral delRiesgo que cada área debe estructurar para presentar a la Secretaría deSalud Departamental y a la Superintendencia Nacional de Salud.

A través de una revisión sistemática de los procesos de la entidad, sedetermina dentro de la Unidad de Salud de Ibagué, constanteactualización de las Políticas de Administración de riesgos de Corrupcióncontemplados en el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, paraque cada proceso plenamente identificado, tenga acciones de mitigaciónpara que no se altere el normal desarrollo de los mismos en la entidad.

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Se observó que se presentan dificultades por falta de tiempo pararealizar la totalidad de las actividades, pero se demuestra compromisopor dar cumplimiento con lo requerido institucionalmente.

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

Avances

2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL

2.1.1 El Comité de Compras analiza detenidamente los proponentescuando se hacen invitaciones por la página web institucional, optandosiempre por el oferente que cumpla requisitos legales y normativos,además que éste sea una alternativa viable para la empresa entérminos de economía, eficiencia y eficacia.

2.1.2 El Comité de Calidad de la institución ha permanecido atento alos distintos cambios presentados en los procesos concernientes conla atención de los pacientes, desde que ingresa al centro de salud,hasta que sale del mismo. En este sentido, se ha implementadoactualizaciones importantes para prestar los servicios de salud a losusuarios bajo un ámbito de responsabilidad, integridad,profesionalismo y seguridad, tales como el Manual de Seguridad delPaciente, el Manual de Atención al Usuario, implementación de laGuía de Medicina Externa y la Guía de Urgencias, Guías deHospitalización, actualización de los formatos ConsentimientoInformado y los protocolos de Aislamiento de Pacientes.

Este comité formuló estrategias para dar cumplimiento al plan deacción del PAMEC año 2015. Se elaboró cronogramas para laautoevaluaciones con base a la resolución 2003 de mayo del 2014,aplicándola a las 3 Unidades Intermedias y a los centros de salud dela zona Urbana.

El Grupo Administrativo de Gestión Sanitaria y Ambiental, aprobó eimplemento circular actividades de limpieza y desinfección para elpersonal Auxiliar de enfermería. Además socializó el documento Plan

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de Gestión Integral de Residuos hospitalarios y Similares PGIRHS, elcual se ha venido incluyendo de manera permanente.

Los procesos de referencia y contrarreferencia se actualizaron en elmes de Noviembre de 2015.

2.1.3 Se modificó la herramienta de intranet teniendo en cuenta losestándares de habilitación. El objetivo de esta herramienta, es que seaamigable para presentar la información a un ente de control cuando lorequiera.

2.2 INFORMACIÓN

La entidad cuenta con diferentes mecanismos internos decomunicación como son oficios, actos administrativos, reuniones,pagina WEB, cartelera institucional, memorandos de comunicacióninterna. En la página Web de la Unidad de Salud de Ibagué E.S.E, sepublica la información administrativa y financiera, planes de acción,plan de compras, plan anticorrupción y atención al ciudadano,además se utilizan carteleras informativas en todos los sitios deatención en salud y en el área logística.

Se cuenta con un directorio de funcionarios, discriminados por nombrecompleto, cargo del servidor público, teléfonos institucionales y correoelectrónico, donde los funcionarios de toda la entidad, además de losusuarios y personal externo, pueden solicitar la información pertinentecuando la requieran.

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Como seguimiento a las inconformidades de los usuarios con laentidad, se realiza seguimiento mensual por parte del comité deCalidad a las Peticiones Quejas y Reclamos en cuanto a: tiempo ycalidad de respuesta brindada a los usuarios.

2.2.3 La institución cuenta con la Página INTRANET, la cual enlaza alas áreas operativas y administrativas por medio de internet, estandoen la capacidad de compartir información de las Unidades Intermediasy los centros de salud, al igual que información legal y normativa, paramantener a todos los servidores públicos actualizados sobre loscambios institucionales, las bases de datos y demás contenido sobrela estructura estratégica, operativa y administrativa.

Con el propósito de mantener la información compartida con lasUnidades Intermedias y los Centros de Salud, en aras de prestar iosmejores servicios de salud en el menor tiempo posible, bajoestándares de calidad, compromiso y diligencia, se realizamantenimiento y adecuación física a las antenas ubicadas en laMartinica, así como las redes de comunicación de los sistemasinformáticos donde reposa la información de los usuarios que seatienden a diario.

2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA

Actualmente, la entidad se apoya con la prestación de servicios demensajería y correspondencia con empresas externas, para enviardocumentación legal, enviar facturas a las distintas E.P.S sobre losservicios de salud prestados a los usuarios, envíos de oficios,derechos de petición, tutelas y reclamos cuando lo considerenecesario.

La Unidad de Salud de Ibagué, posee canales de comunicacióninternas que facilitan el acceso de la información en todas lasdependencias de la entidad, gracias a conexiones ágiles y eficientespor medio del internet, lo cual, origina que los procesos se realicenmás rápido y se interconecten con todas las Unidades Intermedias yCentros de Salud. Asimismo, la entidad usa este medio decomunicación para hacer público en la página web de la entidad y lapágina INTRANET, los informes exigidos por los entes de control, quedemuestran la transparencia económica, financiera, normativa yestratégica con los usuarios y la prestación de servicios, es decir, seevidencia la correcta gestión de los recursos públicos para atender alos usuarios de manera efectiva y oportuna, dentro de las fechaspreviamente establecidas.

Debido a que la institución está aplicando las TIC's en todo el planteladministrativo y operativo, se optimizan todos los procesos en cuantoa la atención de la comunidad en el sector rural, evitando costosadicionales de las personas que requieran trámites, documentación osolicitud de citas.

La contratación se viene publicando en la página del SECOP, dondelas personas o empresas, pueden ver las condiciones para trabajarcon la institución (estudios previos y/o condiciones de contratación)según el marco legal del Estatuto de Contratación, haciendo que elproceso de selección se haga de forma transparente.

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Dificultades

La participación por parte de la comunidad en las convocatoriasprogramadas por la USI para compartir información, en ocasiones sedificulta por ser horarios laborales.

3. SUSBSISTEMA CONTROL DE EVALUACIÓN

Avances

En este subsistema se han desarrollado los componentes deautoevaluación, Evaluación independiente y planes de mejoramiento:

3.1 AUTOEVALUACION: Cada uno de los funcionarios han revisado elestado de su trabajo y resultados, a través de los constantescontroles, charlas y sensibilizaciones por parte de Control Interno yGerencia, motivando al personal a mejorar cada día, a dar lo mejor desí, con el cumplimiento responsable y diligente de las actividades quedemanda la Unidad de Salud.

3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE: Control Interno se ha enfocadoen dar cumplimiento al Plan de Auditorías Anual establecido conanterioridad, evaluando que los procesos de cada área seanenfocados a la prestación de servicios de salud de la comunidadmunicipal y departamental.

3.2.1 Se realiza Auditoría Interna al área de Almacén, cuyosresultados se establecieron en el Plan de Mejoramiento y determinarfinalmente, los ajustes que dicha área debe realizar para mantener losprocesos eficientes y actualizados.

La Auditoría al área de Sistemas demuestra que existe un control ybuen manejo de los sistemas de información, además de la prontasolución y respuesta a los inconvenientes que se presenten en elquehacer de la institución. Por otra parte, ésta área viene presentandoavances de los hallazgos evidenciados por la Contraloría Municipal ensu Auditoría Regular a los Estados Financieros del año 2014.

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Se realiza Auditoría al área Atención al Usuario, en vista de seguirmejorando el trato a los usuarios, el correcto manejo de las Quejas,Peticiones y Reclamos de los mismos, las respuestas que se brindana ios usuarios inconformes y el trámite administrativo para que elusuario comprenda su situación con la entidad. Se proponencorrectivos para continuar con el buen ejercicio con los usuarios, encuanto a atención, solvencia y transparencia.

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La Auditoría que se hizo al área de Talento Humano permitidestablecer compromisos más profundos con algunos planes ydocumentos, en el sentido de fortalecer y complementar informaciónque para ésta área, es indispensable manejar adecuadamente ya quepuede tener una percepción de cada servidor público y su impacto enel desarrollo de su trabajo.

Se hace la última publicación a los seguimientos y consolidación finalde ias metas logradas del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadanovigencia 2015, evidenciando un gran compromiso de todas las áreascon la empresa. Dichos seguimientos y metas están publicados en lapágina institucional para que cualquiera pueda revisarlo.

Se han generado actas de reunión en Control Interno con losintegrantes del comité del mismo, en los cuales quedan estipuladoslas propuestas para mejorar procedimientos, revisar y/o actualizarmanuales, avances sobre el plan de auditorías y los hallazgosevidenciados por los entes de control, dada la importancia que tienepara esta oficina, controlar y sugerir cambios que repercutanpositivamente la ejecución de los procesos bajo estándaresnormativos vigentes.

3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO:

Se mantiene el continuo seguimiento a los planes de mejoramiento,resultados de las diversas auditorias a las áreas de la entidad. Seevidencia que cada equipo de trabajo cumple con las acciones demejora, teniendo en cuenta el apoyo de Control Interno para mitigarlas inconsistencias encontradas en un futuro.

La oficina de Control Interno cumple con la publicación de los informespormenorizados en las fechas establecidas, en cumplimiento a la Ley'474 de 2011. en la página web de la Unidad de Salud de Ibagué, aligual que los seguimientos al Plan Anticorrupción y Atención alCiudadano

Algunas acciones preventivas, correctivas y/o de mejora no se hanrealizado oero están dentro del término previsto para garantizar ellogro de los resultados esperados.

LIAFATRICIA RINCONDEL CAMPOProfesional EspecializadoOficina Control Interno

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