“Año de la Diversificación Productiva y el Fortalecimiento de la Educación”

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIORTECNOLÓGICO PÚBLICO DE CASMA

CREADO POR R.M. N° 702-87-ED.REVALIDADO CON R.D. N° 057-2005-ED.

C.M. 0723775APLICACIÓN N.D.C.B. D.S. N° 004-2010-ED _ R.D .N° 0411-2010-ED

CARRERA PROFESIONAL

Secretariado Ejecutivo

PERFIL DEL PROYECTO PRODUCTIVO

MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO MEDIANTE TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS EN EL ÁREA DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA DE

TURISMO MINSAF

PRESENTADO POR: CRUZ CHANG Félix Roland DOLORES TAMARA, Rudy Penélope LAZARO MENDEZ, Sara Noemí MARTINEZ ROBLES, María Mercedes

REQUISITO PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL TÉCNICO EN SECRETARIADO

EJECUTIVO

ASESORA:

PROMOCIÓN 2014 – 2016

CASMA – PERÚ

2015

ÍNDICE

DEDICATORIA............................................................................................... iv

AGRADECIMIENTO........................................................................................ ii

PRESENTACIÓN............................................................................................iii

I. DATOS INFORMATIVOS

1.1. Nombre del Perfil del Proyecto..........................................................10

1.2. Responsables de Perfil del Proyecto.................................................10

1.3. Tipo de Proyecto ...............................................................................10

1.4. Línea de Proyecto .............................................................................10

1.5. Localización.......................................................................................10

1.6. Órgano o Institución Responsable del Proyecto................................10

II. DIAGNÓSTICO Y JUSTIFICACIÓN

2.1. Diagnóstico.........................................................................................11

2.2. Justificación........................................................................................18

III. BREVE DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

3.1. Descripción......................................................................................20

3.2. Definición de los servicios que brinda la empresa y/o bienes.........22

3.3. Determinación del proceso de prestación del servicio y/o bien.......23

3.4. Niveles de tecnología aplicada en el proceso..................................25

IV. OBJETIVOS

4.1. General............................................................................................26

4.2. Específicos......................................................................................26

V. BENEFICIARIOS DIRECTOS E INDIRECTOS

5.1. Directos…………………………………………………………………..20

5.2. Indirectos…………………………………………………………………20

VI. METAS Y EFECTOS ESPERADOS DEL PROYECTO

6.1. Metas……………………………………………………………………….20

6.2.Efectos Esperados………………………………………………………..20

VII. ADMINISTREACIÓN DE PROYECTO

7.1. Organigrama Estructural………………………………………………….21

7.2. Organigrama Nominal…………………………………………………….22

7.3. Organigrama Funcional……………………………………………………22

VIII. PRESUPUESTO Y CRONOGRAMA DE GASTOS

8.1. Presupuesto…………………………………………………………………24

IX. FINANCIAMIENTO

9.1. Financiamiento………………………………………………………………24

X. CONTINUIDAD Y SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO

10.1. Continuidad y Sostenibilidad del proyecto………………………………24

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS LINKOGRAFICAS……………………...24

ANEXO

Anexo 01

Anexo N° 02:

Anexo N° 03:

Anexo N° 04:

DEDICATORIA:

A la memoria de mi Padre Félix Cruz Ortega símbolo eterno de trabajo.

Félix

A mis Padres por el apoyo brindado en mi formación profesional.

Rudy

A mis padres y tíos que con sus sabios consejos me han apoyado a salir adelante.

Sara

El trabajo lo dedico a mi madre y hermano que me han apoyado incondicionalmente.

María

AGRADECIMIENTO

A Dios por darnos la vida, iluminar nuestro camino para seguir adelante en

nuestra carrera profesional ya que Él siempre está con nosotros derramando su

bendición para no dejar de luchar por nuestros objetivos.

Al Director General del IESTP-C, Ing. Claudio Rondan Meza; quien gracias a su

incesante lucha por abrirnos el camino de la superación y alimentar en nosotros

el espíritu del desarrollo.

A nuestros queridos docentes quienes nos brindaron sus enseñanzas,

orientaciones y motivándonos para ser excelentes personas y profesionales del

futuro.

Agradecer de manera especial a la………………………, asesora del proyecto

productivo, quien nos apoyó a realizar el proyecto.

A nuestros padres quienes nos apoyan y motivan para seguir nuestra

formación profesional.

Los autores.

I. DATOS INFORMATIVOS.

I.1. Nombre del Perfil del Proyecto:

“Mejoramiento de Archivos mediante Técnicas Archivistas en el área

de Contabilidad de la Empresa de Turismo MINSAF” de la Provincia

de Casma – 2015.

I.2. Responsables del Perfil del Proyecto:

CRUZ CHANG, Félix Roland

DOLORES TAMARA, Rudy Penélope

LAZARO MENDEZ, Sara Noemí

MARTINEZ ROBLES, María Mercedes

I.3. Tipo de Investigación del Proyecto:

Social

I.4. Línea de Investigación:

Prestación de Servicios.

I.5. Localización

REGIÓN : Ancash

PROVINCIA : Casma

DISTRITO : Casma

LUGAR : AAHH. Alberto Portella

I.6. Órgano o Institución Responsable del Proyecto

INSTITUCIÓN: Instituto de Educación Superior Tecnológico Público

de Casma.

ÁREA: Jefatura del Área Académica de Secretariado Ejecutivo del

IESTP-C.

II. DIAGNÓSTICO Y JUSTIFICACIÓN

2.1. Diagnóstico

Fernández (2011) afirma:

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la

organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a

la aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los

primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de

la riqueza.

Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio

Romano, pasando por las civilizaciones egipcias y griega, se tiene

constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados.

Los primeros documentos son documentación legal (leyes),

documentación de control de las personas (padrones), documentación

de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad). También hay

mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha

documentación privada. (p.02)

Marcos (1999) afirma:

Siguiendo las indicaciones del Consejo Internacional de Archivos,

definiremos documento sin más como: “información registrada,

producida o recibida en el inicio, en el proceso o en la resolución de una

actividad de una institución o de un particular, y que consta del

contenido, del contexto y de la estructura suficiente para proveer a la

actividad de valor probatorio”. Hay que aclarar que el contexto se refiere

a los diferentes aspectos que afectan al documento, por ejemplo quién

firma, la relación que tiene con otros documentos (del mismo expediente

o de otros), la función que ejerce...

Respecto al documento electrónico, la normativa australiana de gestión

de documentos propone como definición la siguiente: “unidades

estructuradas de información registrada, publicada o no publicada, y

gestionada como unidades discretas en sistemas de información”. En

esta definición se atiende a dos características:

Son unidades estructuradas de información registrada. Los documentos

electrónicos tienen una estructura lógica de relaciones entre pequeños

elementos de datos que comprenden el total del documento.

«Un documento electrónico se convierte en documento de archivo

cuando toma parte en una transacción de la organización»

Son gestionados como unidades individuales en sistemas de

información. Un documento electrónico se distingue de otros

documentos electrónicos (incluso de otras versiones de ese mismo

documento) porque permite ser gestionado y usado como una unidad.

(p.5)

Según el Consejo Internacional de Archivos (2009), la palabra “archivo”

tiene tres acepciones:

1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su

soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o

moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el

ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o

por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la

institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado,

conservación y servicio de los documentos.

3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y

servidos.

JOSE IGNACIO DE ARRILLAGA (1955) Todo desplazamiento temporal

determinado por causas ajenas al lucro; el conjunto de bienes, servicios y

organización que en cada nación determinan y hacen posible esos

desplazamientos y las relaciones y hechos que entre estos y los viajeros

tienen lugar.

.......ROBERTO BOULLON (1993) Conjunto de relaciones y fenómenos

producidos por el desplazamiento y permanencia de las personas fuera

de su lugar de residencia; en tanto esto no esté motivado por una

actividad lucrativa principal.(P.78)

La Organización Mundial de Turismo (OMT) menciona que el turismo

comprende las actividades que realizan las personas durante sus viajes y

estancias en lugares distintos a los de su entorno habitual, por un periodo

inferior a un año, con fines de ocio, por negocio y otros motivos

Organización Mundial de Turismo, citado en Secretaría de

Turismo, Programa Nacional de Turismo 2001-2006, México, 2001, p. 31

A nivel nacional el turismo se ha convertido en la actualidad en una fuente

principal de ingreso de divisas, en el caso del Perú cuenta con una gran gama

de circuitos turísticos, debemos explotar al máximo dicho servicio.

Con el ingreso de turistas a los diferentes circuitos que se ofertan en el

Perú, se activan una serie de servicios que requieren necesariamente,

como en el caso de transporte, hotelería, restaurantes, agencias de

turismo, etc. Para poder es un gran centro de atracción turística, no solo

basta tener poseer los lugares, sino que debemos brindar un servicio

eficiente; es decir, brindar seguridad y sobre todo cumplir con los

paquetes turísticos en su totalidad.

2.2. Justificación

Es importante conocer cómo y cuando nació la contabilidad, así como sus

aportaciones y su evolución a través de las diferentes etapas o épocas.

El realizar una investigación sobre sus orígenes nos causa un gran interés

debido a que conocer y profundizar en sus inicios nos ayudara a entender

su evoluciona y que tan amplia ha sido esta. El conocer todo esto nos

puede aclarar de una manera más amplia las causas de porque e han

modificado algunos método para llevar la contabilidad y sobre todo los

beneficios de estos cambios que han traído.

Nos veremos en la tarea de realizar una investigación documental y

bibliográfica basándonos en libros como principios de la contabilidad,

fundamentos de la contabilidad entre otros.

Proporciona información de hechos económicos, financieros y sociales

suscitados de la empresa; de forma continua, ordenada y sistemática, con

relación a sus metas y objetivos trazados, con el objeto de llevar el

movimiento de las riquezas, asimismo con el fin de conocer sus

resultados, para una acertada toma de decisiones, en el quehacer

empresarial.

Dicha investigación nos ayudará a ampliar en nuestros conocimientos

sobre la contabilidad y nos dará una visión más amplia de lo que en la

actualidad entendemos por contabilidad. Proporcionándonos bases

sólidas para poder facilitarnos metas ya más claras de lo que esperamos

realizar.

Partiendo de una óptica integral de formación en las denominadas

ciencias de la información, es necesario cubrir el hueco de la gestión y

tratamiento de aquellos documentos primarios que no tienen sentido si no

es enmarcados en un conjunto orgánico y que se producen dentro de un

proceso natural de actividad, siendo producto y reflejo de las tareas de su

productor. Abordamos el estudio del tratamiento y gestión de este tipo de

documentos desde un punto de vista global (el documento es el mismo

desde que “nace” hasta que se destruye o se decide su conservación

permanente).

Las necesidades de las administraciones modernas junto con (e

indisolublemente relacionadas a) el impacto de la denominada sociedad

de la información, con sus apabullantes posibilidades tecnológicas,

obligan a replantear la profesión. Por otra parte, consideramos que la

formación debe de responder a un mercado de trabajo potencial,

anticipándose así a la (posible) consolidación futura del mercado de

trabajo real. Dicho impacto no sólo supone un reto, sino que también

puede ayudar a empañar las diferencias y a concretar la figura del

profesional.

Nos basamos, por tanto, en la consideración del archivo (o más

correctamente, a nuestro entender, sistema de archivo) como una más de

las posibles instituciones documentarias y, tras aproximarnos a la “teoría

archivística”, buscamos de nuevo la integración, esta vez “interna”

(“archivos totales”, “archivística integrada”, “gestión integral de

documentos”, etc.), como respuesta a los retos de la denominada

“sociedad de la información”.

Al distinguir entre conocimiento archivístico y práctica archivística, la

noción de teoría como conocimiento conceptual que resulta del análisis de

ideas, contribuye a una comprensión general de la estructura y el

contenido del ámbito de los archivos.

No se trata de aportar al alumno los conocimientos necesarios para su

especialización, sino de situarlo en un escenario de gestión/archivo de

documentos, a la vez realista y previsible, mediante el conocimiento de

los conocimientos y técnicas fundamentales de la archivística y la gestión

de documentos, y el acercamiento a las consecuencias del impacto

tecnológico sobre éstas, a las posibles estrategias a adoptar y a las

herramientas básicas para aplicar estas estrategias. Todo ello sobre la

base de que una reorientación básica de la educación de los archiveros

ayudará a determinar el desarrollo profesional futuro.

El sector turístico en el Perú está aumentando su relevancia económica y

social directa e indirectamente, entre otros aspectos por lo que

representa, complementa, diversifica y ayuda en una economía como la

vasca con un claro componente industrial, además de ser un sector

significativamente empleador de recursos humanos.

En correspondencia con su importancia, en los últimos años se está

realizando un notable esfuerzo en la estimación estadística de su

actividad. No hay que olvidar que dentro de las operaciones asociadas al

comportamiento de los turistas se han desarrollado distintas líneas de

investigación como Gistur como apoyo e identificación de nuevas

oportunidades en dicho ámbito a través de herramientas/aplicaciones

novedosas. Habría que tener en cuenta todos aquellos mecanismos

operativizados con el fin de obtener el máximo rendimiento posible a ésta

operación buscando la mejor complementariedad con el resto de datos

obtenidos y disponibles.

OBJETIVOS

4.1. General

Mejorar el sistema de archivos mediante técnicas archivistas en el

área de contabilidad de la empresa de turismo MINSAF de la

provincia de Casma, para proporcionar información acerca de las

distintas técnicas y necesidades del mercado para los agentes y

proveedores turísticos.

4.2. Específicos

Promover el uso constante de técnicas archivísticas mediante

capacitaciones al personal del área para su adecuado

procedimiento.

Brindar información de los lugares turísticos de la provincia de

Casma.

Diseñar e implementar estrategias para promover y aumentar el

ingreso de turistas a nuestra provincia.