controles y filtros de formulariospremium.redusers.com.s3.amazonaws.com/libros/access para...algunas...
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En este apéndice profundizaremos en el uso de los formularios, y para
ello aprenderemos a crear y utilizar los controles así como también
crear filtros definiendo diversos criterios de búsqueda.
Controles y filtros de formularios
• Controlesdeformularios.............2Elementos generales ....................2Vistas de formularios ....................4Estructura de un formulario ..........5Propiedades de los controles ..................................6Menús contextuales de los controles .............................9
Líneas de división y autoformato ............................ 10
• Insertarlogotiposydatos........ 12
• Filtrosenformularios............... 13
• Resumen.................................... 16
APÉNDICE. CONTROLES Y FILTROS DE FORMULARIOS2
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Controles de formulariosCada elemento que se encuentra en un formulario se denomina control.
Un control permite visualizar datos y realizar acciones para mejorar la inter-
faz, que es la comunicación con el usuario. Existen tres tipos de controles:
• Dependientes: son aquellos en los que el origen de sus datos son
campos de una tabla o una consulta. Los valores que muestran estos
controles pueden ser de tipo texto, número, fecha o imagen.
• Independientes: son aquellos que no tienen orígenes de datos y se
usan para mostrar datos e insertar figuras geométricas e imágenes.
• Calculados: son aquellos cuyo origen de datos es una expresión, en
lugar de un campo. Estas expresiones pueden ser simples, como la
suma de datos, o complejas, como sucede al incorporar funciones que
devuelven un valor específico.
Elementos generalesEn este apartado, aprenderemos a identificar cada uno de los controles
que pueden existir en los formularios, sin embargo, comenzaremos reco-
nociendo elementos más sencillos.
Etiquetas Son los elementos más comunes en los formularios, ya que muestran
los nombres de los campos. Podemos utilizarlas para exhibir textos, ya
que el usuario no podrá modificar su contenido. Cuando creamos formula-
rios, las etiquetas muestran el nombre del campo, en cambio, cuando que-
remos exhibir textos, debemos crear un nuevo control etiqueta.
Cuadros de textosPermiten mostrar la información de los registros en cada campo de tipo
Texto, Número, Autonumeración, Moneda, Hipervínculo y Fecha/Hora.
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Cuadros combinadosPara los campos con el tipo de dato Asisten-
teparabúsquedas, se emplean los controles de-
nominados cuadros combinados, que ofre-
cen una lista desplegable para que el usuario
pueda elegir el elemento que desee de la lista
predeterminada. Debemos tener en cuenta
que si seleccionamos un elemento diferente
en un registro existente, se modificará el re-
gistro original, por esta razón será necesario
efectuar esta operación con mucho cuidado.
Casillas de verificaciónSe utilizan para representar los campos de tipo Sí/No. Funcionan de igual
forma a las vistas en la creación de tablas, donde debemos activarlas/desac-
tivarlas, dependiendo si el valor es verdadero o falso (positivo o negativo).
Marcos de objetos dependientesPor último, encontramos unos elementos posibles de visualizar o inser-
tar en los formularios: los marcos de objetos dependientes, los cuales
permiten visualizar las fotografías en los formularios.
La incorporación de logotipos es una forma de personalizar un formulario, con la ventaja
de poder representar a una persona o empresa. Por lo tanto, recomendamos utilizar un
logotipo que lo identifique, insertándolo en el encabezado de los formularios para una
mayor personalización de la base de datos.
IMPORTANCIA DE LOS LOGOTIPOS
LOS CUADROS
COMBINADOS
PERMITEN ELEGIR
ENTRE DIVERSOS
ELEMENTOS
APÉNDICE. CONTROLES Y FILTROS DE FORMULARIOS4
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Vistas de formulariosCada elemento de una base de datos posee diferentes vistas que per-
miten trabajar o acceder de forma diferente a los datos. Para acceder a las
vistas de un formulario, debemos utilizar el botón Ver, de la ficha Inicioo
los iconos de la Barradeestado. Existen tres vistas disponibles:
• VistaFormulario: veremos los datos tal como lo hará el usuario final. Se
muestran todos los contenidos de los campos y no es posible modificar
el diseño del formulario, es decir que no podemos agregar, modificar o
quitar controles desde esta vista.
• VistaPresentación: permite trabajar con el diseño del formulario al mis-
mo tiempo que con los datos. También permite cambiar los registros al
actualizarlos, eliminarlos o agregar nuevos. En conclusión, esta vista
es aconsejable para acceder a los controles y registros.
• VistaDiseño: aquí tenemos la posibilidad de realizar cualquier modifica-
ción en el diseño del formulario. Sin embargo, no podemos cambiar la
información almacenada en los registros que le dieron origen.
Figura 1. Al seleccionar el control Etiqueta, se muestra el cursor de cuatro flechas que nos da la posibilidad de trasladarlo.
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Estructura de un formularioComo hemos visto, por medio de los formularios también podemos
realizar operaciones sobre los registros. Para llevarlas a cabo de forma
adecuada, es importante que conozcamos la estructura de los formularios
para aproximarnos a los controles que permiten dichas operaciones. En
primer lugar, debemos ingresar en la VistaDiseño del formulario para tener
acceso a cada uno de los controles, así como a los elementos que confor-
man su estructura. Los analizaremos en la siguiente Guía visual.
GV: ESTRUCTURA DE LOS FORMULARIOS
01 Encabezado del formulario: contiene los elementos que se mostrarán en la parte superior del formulario.
02 Detalle: en esta sección encontramos todos los controles que representan los datos de cada registro.
03 Pie del formulario: contiene los elementos que se mostrarán al final del formulario, es decir, debajo de los controles.
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En la mayoría de las ocasiones, tanto los encabezados como los pies de
formulario solo contienen etiquetas que indican el nombre de la tabla que
les dio origen o la fecha actual, por lo cual en cada sección es posible in-
sertar los controles que necesitemos.
Propiedades de los controlesCada uno de los controles que se muestran en los formularios posee
diferentes propiedades mediante las cuales podemos modificar tanto su
aspecto visual, como el contenido que muestran. En esta sección, apren-
deremos a visualizar y a cambiar estas propiedades. Para esto, debemos
ingresar en la VistaDiseño y hacer clic sobre Hojadepropiedades, de la ficha
contextual Herramientasdediseñodeformulario/Diseño. Al pulsar sobre dicho
botón, se mostrarán las propiedades correspondientes al elemento selec-
cionado en el formulario. Cada tipo de control posee propiedades únicas,
sin embargo, existen algunas que son generales, que se repiten en todos.
Figura 2. Vemos la Hoja de propiedades de la etiqueta seleccionada en el formulario.
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La propiedades se encuentran agrupadas en cinco fichas: Formato, Da-
tos, Eventos, Otras y Todas. En la Tabla 1 veremos las que son más relevan-
tes en el trabajo con formularios.
PROPIEDADES DE LOS FORMULARIOS
▼PROPIEDAD ▼DESCRIPCIÓN
Nombre No tiene resultado visible en el formulario. Se utiliza para reconocer el
control de forma única, ya que no pueden existir dos controles con el
mismo nombre.
Origendel
control
Indica la forma en que se originan los datos en el control.
Título Muestra el texto que posee la etiqueta y permite modificarlo. Al
modificar el valor de esta propiedad, se mostrará el resultado en el
formulario.
Visible Mediante esta propiedad se puede mostrar u ocultar un control.
Mostrarel
selectorde
fecha
Se muestra cuando el control seleccionado contiene un origen de datos
de tipo Fecha/Hora. Permite activar el selector de fechas para que el
usuario no la escriba, sino que realice su búsqueda en el calendario.
Ancho Para modificar el ancho del control seleccionado.
Alto Representa la altura del objeto con medidas exactas.
Izquierda Permite establecer la distancia entre el extremo izquierdo del control y
el borde izquierdo del formulario.
Superior Determina la distancia entre el extremo superior del control y el borde
superior del formulario.
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PROPIEDADES DE LOS FORMULARIOS
Estilodefondo Posee los valores Transparente y Normal. Transparente le quita el
color al fondo del control y permite ver el diseño detrás del control.
Normal permite asignar un color de fondo para el control.
Colordefondo Color que se mostrará como fondo del control cuando la opción
Normal esté activada en Estilo de fondo.
Estilodelos
bordes
Para elegir un tipo de línea que rodee el control para resaltarlo.
Transparente no mostrará ningún tipo de borde.
Anchodelos
bordes
Desde aquí, controlamos el ancho del borde seleccionado en la
propiedad Estilo de los bordes.
Colordelos
bordes
Para elegir un color para el borde del control. Debemos seleccionar,
previamente, un tipo de borde en la propiedad Estilo de los bordes.
Textodeayuda
delcontrol
Al situar el cursor sobre este control, se mostrará el texto que se escriba en
esta propiedad.
Tabla 1. Las propiedades más comunes que podemos configurar en los controles de un formulario.
Si deseamos modificar la propiedad de un control, simplemente será
necesario seleccionarlo y cambiar el valor de la propiedad correspon-
diente. Sin embargo, también es posible modificar propiedades de varios
controles al mismo tiempo. Para esto, debemos elegir uno de ellos, dejar
presionada la tecla Mayús y pulsar sobre el resto.
Como sabemos, cuando los controles se encuentren seleccionados, se
distinguirán de los otros mediante un marco grueso.
Algunas propiedades poseen una lista desplegable para seleccionar un
valor, otras tienen un botón con tres puntos suspensivos (son las que se
refieren a colores) y, otras, simplemente muestran su celda vacía o con
valores predeterminados para que el usuario ingrese el que desee.
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Menús contextuales de los controlesA través de la Hojadepropiedades podemos acceder a todas las opciones
que permiten modificar la apariencia de los controles. Sin embargo, por me-
dio del menú contextual de un control, pode-
mos acceder a un conjunto de propiedades más
reducido, pero eficaz, porque contiene la lista
de propiedades más empleadas. Inclusive, per-
mite eliminar los controles seleccionados.
Para esto, debemos hacer un clic con el
botón secundario del mouse sobre los contro-
les y posteriormente seleccionamos la opción
deseada. Una de las propiedades que genera
mayor atractivo en un formulario es Efecto
especial, que destacar uno o varios controles
de los demás para marcar su importancia.
Figura 3. Todos los tipos de controles poseen los mismos efectos especiales y nos permiten destacar
el campo determinado en el diseño de los formularios.
DESDE LA HOJA
DE PROPIEDADES
PODEMOS
MODIFICAR LOS
CONTROLES
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Junto a este grupo de propiedades, también se muestran las opciones
del portapapeles de Windows: Cortar, Copiar y Pegarpara mover o copiar
controles. Sin embargo, debemos tener en cuenta que, al copiar y pegar un
control, también influye la información sobre la cual está asociado cuando
este es de tipo dependiente. Recomendamos solo copiar controles inde-
pendientes, para evitar posibles errores en la base de datos.
Líneas de división y autoformatoCada control que interviene en el diseño de un formulario tiene una
posición específica y está separado de otro por un espacio de forma pre-
determinada. Sin embargo, Access también
permite separar controles a través de líneas
de división, con el objetivo de obtener resul-
tados más legibles y atractivos.
Para trabajar con estas líneas, debemos
usar el menú del comando Líneasdedivisión del
grupo Tablas de la ficha contextual Organizar.
Seleccionamos los elementos y luego una op-
ción, así veremos el resultado.
Luego de seleccionar un tipo de línea de
división, podemos definir su aspecto a través
del mismo menú. Ancho permite establecer el
Gracias a las propiedades de los controles, podemos personalizar cada control de los for-
mularios. Algunas son específicas y otras se presentan en muchos de los controles. Por
lo tanto, si deseamos conocer en profundidad sobre ellas, podemos consultar la ayuda del
programa y, así, conocer la función de todas las propiedades disponibles.
PROPIEDADES DE LOS CONTROLES
ACCESS PERMITE
SEPARAR LOS
CONTROLES
MEDIANTE LÍNEAS
DE DIVISIÓN
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grosor de la línea, Estilo posibilita determinar si será continua, punteada o
con base en guiones, Color muestra una paleta para seleccionar el deseado.
Figura 4. Luego de elegir la línea, podemos definir su grosor, estilo y color a través del mismo menú.
Por otro lado, después de crear un formulario, podemos modificar su as-
pecto a través del grupo Temas de la ficha contextual Diseño. Seleccionamos
el que deseemos y se modificará el diseño del formulario actual, también
podemos elegir una fuente y una combinación de colores para aplicar.
Gracias a la nueva versión de Access, la personalización de los formularios se realiza
de forma más sencilla y eficaz. Para ello, contamos con las fichas contextuales Diseño,
Organizar y Formato que poseen las opciones para la configuración del contenido.
PERSONALIZAR EL ENTORNO
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Insertar logotipos y datos Dentro de la diversidad de opciones que brinda Access, encontramos la
de insertar logotipos. Para esto, pulsamos el botón Logotipo, del grupo Enca-
bezadoypiedepágina, de la ficha contextual Diseño. Se abrirá el cuadro de diá-
logo Insertarimagen, para seleccionar la imagen que será nuestro logotipo.
El tamaño de la imagen lo controlamos desde la VistaDiseño. Selecciona-
mos el control y modificamos su tamaño con los manejadores situados en
los extremos y en los puntos medios de cada lado o a través de las propie-
dades Ancho y Alto. Al aumentar o disminuir el tamaño del control, varía
también el de la imagen. Para cambiar su posición, simplemente hacemos
un clic sostenido y arrastramos el logo hacia la nueva ubicación.
Figura 5. Después de indicar las opciones deseadas, pulsamos el botón Aceptar, para que los datos se incorporen en el diseño del formulario.
Si deseamos modificar la imagen, tenemos que volver a utilizar el botón
Logotipo. Mediante el botón Título, modificamos el texto que se muestra en el
encabezado del formulario. Hacemos clic sobre el botón y luego ingresamos
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el texto deseado. El resultado se presentará en
el diseño del formulario.
También es posible agregar datos como la
fecha y la hora de apertura del formulario o el
número de página. Para esto pulsamos el bo-
tón Fechayhora y elegimos el formato.
Las casillas Incluirfecha e Incluirhora se pue-
den activar y desactivar para mostrar ambas
o una de ellas en el formulario. A su vez, cada
una ofrece tres formatos disponibles para la
inserción. Luego de pulsar el botón Aceptar, la
fecha y hora elegidas se visualizan en el encabezado del formulario y pre-
senta una función llamada Fecha dentro de un control. Esta función, con la
expresión =Fecha(), indica que cada vez que se abra el formulario, Access
reconocerá la fecha que tiene configurado el sistema.
Filtros en formulariosOtro de los beneficios del uso de formularios es la posibilidad de filtrar
datos en base a los campos que presenta el formulario, sin tener en cuenta
si existen campos en la tabla de origen que no se estén mostrando.
Cada sección que integra un formulario posee un tamaño que viene predeterminado. Sin
embargo, también es posible modificar su ancho y alto mediante un clic sostenido del mou-
se en sus bordes. Como los tamaños suelen marcar jerarquía a simple vista, procuremos
mantener las proporciones de los elementos para no confundir al usuario.
PROPORCIONES DE LA ESTRUCTURA
PODEMOS AGREGAR
AL FORMULARIO
DATOS COMO LA
FECHA Y HORA DE
APERTURA
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Figura 6. La sección Registro actual indica la cantidad de registros que cumplen con los criterios establecidos.
Por lo tanto, solamente se verán registros en los campos existentes en
los formularios y únicamente se podrán aplicar criterios con base en dichos
campos. El procedimiento para aplicar filtros es similar al visto en el Capí-
tulo 4, la diferencia radica en que los resultados dependerán de los datos
existentes en el formulario actual. Por ejemplo, si un formulario solo posee
Tengamos en cuenta que la VistaPresentación de los formularios fue una innovación pre-
sentada en la versión 2007 de Access y que se conserva en la versión 2013. En ediciones
anteriores del programa no existía, por lo tanto, la manipulación de los registros y del diseño
del formulario debían hacerse de forma independiente. Gracias a la nueva interfaz, este
proceso se resume en una sola vista.
VISTA PRESENTACIÓN
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el nombre y apellido de los empleados, podremos crear criterios con base
en ambos campos, pero no podremos utilizar el resto de los campos de la
tabla origen para filtrar los datos.
Para crear filtros en formularios, primero vamos a la VistaFormulario,
luego desplegamos las opciones del botón Avanzadas, de la ficha Inicio, y
elegimos Filtroporformulario. Luego de seleccionar este tipo de filtros, los
campos visibles del formulario se muestran
vacíos para la introducción de criterios, que
pueden ser aplicados en cualquier tipo de
dato, inclusive en los de tipo Sí/No.
Si deseamos visualizar los registros que
cumplen con los criterios que hemos estable-
cidos con anticipación, tenemos que pulsar el
botón Alternarfiltro, de la ficha Inicio. Se mos-
trarán únicamente los datos correspondientes
a los campos insertados en el formulario que
cumplan con dichos criterios.
La barra de búsqueda, que se encuentra
situada en la parte inferior del formulario permite desplazarnos por los
registros, en este caso, solo por aquellos que hayan resultado luego de
efectuar la aplicación del filtro.
Al igual que en las consultas, los resultados serán los registros que
cumplan con todos y cada uno de los criterios especificados, sin embargo,
Las propiedades Ancho y Alto permiten controlar la medida de los objetos de forma exac-
ta. Sin embargo, es posible modificar las medidas de un control de modo manual al hacer
clic sostenido sobre uno de sus manejadores situados en los cuatro extremos del control y
en los puntos medios de cada lado.
MEDIDAS DE LOS CONTROLES
LOS FILTROS
PERMITEN
ESTABLECER
CRITERIOS PARA
TODO TIPO DE DATOS
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también existe la posibilidad de asignar crite-
rios opcionales para un formulario. Es decir
que no será necesario que los datos cumplan
con todos los criterios, sino que bastará con
que, al menos, uno de ellos se cumpla. Para
esto, debemos utilizar la ficha denominada Or.
Escribimos cada criterio opcional en una ficha
Or, es decir, solo debe existir un criterio en
cada una de estas fichas. De lo contrario, no
serán opcionales, sino que los registros debe-
rán cumplir con todos los criterios que hemos
establecido. Cuando deseemos visualizar los registros que cumplen con
los criterios establecidos, pulsamos Alternarfiltro.
En este apéndice hemos profundizado en algunas características de Microsoft Access
que nos permiten dotar de una mayor funcionalidad a los formularios que apredimos a
crear previamente. En primer lugar vimos la manera adecuada de crear y trabajar con los
controles de un formulario, y además revisamos la forma en que es posible crear filtros
que nos permitirán ordenar los datos presentados dependiendo de diversos criterios que
se establecen con anticipación.
RESUMEN
LOS CRITERIOS
OPCIONALES
PERMITEN QUE NO
SE CUMPLAN TODOS
LOS CRITERIOS