Procedimiento de Auditoria

Elaboró: Lic. Alma Ruth Ramírez Saldaña Fecha : 17-Abr-2014 Aprobó: Consejo de Administración. Fecha : Mayo 2014 PD-SCR-012

DOCUMENTO CONTROLADO. Propiedad de: Soluciones en Cobranza y Recuperación S.A de C.V

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Objetivo: Verificar la efectividad de las actividades del Plan Estratégico en cada uno de los procesos ó dependencias para alcanzar los objetivos corporativos. Determinar la eficiencia y eficacia en el manejo del Talento Humano y de los recursos financieros de información. Así mismo establecer la existencia de controles en la identificación, almacenamiento, protección y recuperación de los documentos y registros que se manejan porcada uno de los procesos. Determinar si en las dependencias se aplican métodos apropiados para el seguimiento, medición, análisis y mejora y si estos tienen la capacidad para alcanzar los resultados planificados. Alcance: Todas las áreas que estén involucradas en las políticas y procesos de la empresa, y que cuente con documentación para realizar la auditoria. Frecuencia: De acuerdo al plan de auditoría revisado cada semestre. Documentos y/o archivos relacionados internos y/o externos Procesos, procedimientos, políticas, normas, reglamentos, documentos con validez auditable, formatos de auditoría, etc. Procedimiento:

1. Reunión de Apertura de la Auditoria. Se realiza una reunión con el responsable del proceso ó dependencia a auditar y el auditor ó equipo auditor. En esta reunión se llena e formato de apertura de auditoría y se informa el objetivo y alcance de la auditoria, se revisa y se confirma el Plan de Trabajo y se aclaran las inquietudes que puedan surgir.

2. Programa de Auditoría Interna. Se constituyen en la guía para el desarrollo del trabajo, a fin de no obviar u olvidar los procedimientos que llevarán al evaluador o auditor a emitir un juicio. Definidos, los objetivos, las líneas de auditoría, validado el memorando de encargo y aprobado el Plan de Trabajo, el paso siguiente es elaborar los Programas de Auditoría, los cuales deben ser preparados y aprobados por el equipo auditor. La preparación de estos programas, se realiza en el formato diseñado para tal fin. El auditor ó equipo auditor debe tener presente que un programa de auditoría contiene: los objetivos de la auditoría inicialmente establecidos, los criterios específicos de auditoría y los procedimientos, los cuales reflejan un esquema detallado del trabajo a realizar por parte de los auditores, el alcance y la extensión.

Procedimiento de Auditoria

Elaboró: Lic. Alma Ruth Ramírez Saldaña Fecha : 17-Abr-2014 Aprobó: Consejo de Administración. Fecha : Mayo 2014 PD-SCR-012

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3. Ejecución de la Auditoria.

Recopilar, verificar y registrar información, producto de la auditoría interna y realizar reuniones con el equipo de auditoría. El equipo de auditoría interna es responsable de recopilar, verificar y registrar toda la información, evidencia objetiva y registros de calidad que demuestren el apego y cumplimiento de los requisitos de calidad, así como del uso y mantenimiento de la estructura documental. El equipo de auditoría se reúne de manera constante para compartir hallazgos, homologar criterios, identificar áreas de oportunidad y no conformidades encontradas. Elaborar hallazgos y conclusiones de auditoría interna, realizar reunión de cierre y retroalimentar a los auditados. El Equipo de Auditoría Interna registra y redacta los hallazgos encontrados durante la ejecución de las auditorías internas. Realizan la reunión de cierre con las áreas auditadas y retroalimentan de manera general a los auditados y los responsables de las áreas o procesos auditados.

4. Cierre de la Auditoria. Solicitar a los responsables el plan de acciones correctivas y preventivas para observaciones y no conformidades registradas. El Auditor Líder solicita de manera formal a cada coordinador y responsable sujeto de auditoría, que presente conforme un plan de trabajo, las acciones preventivas y correctivas que darán solución a las desviaciones detectadas durante la auditoría interna, ya sean acciones preventivas o acciones correctivas. Elaborar, presentar y distribuir informe de auditoría y realizar evaluación de equipo de auditoría interna. El auditor líder efectuará la reunión de cierre de la auditoria con el Responsable del proceso o dependencias Auditada y quienes participaron en la auditoría para presentar las fortalezas, Observaciones y No Conformidades, de la cual se levanta un acta. En esta reunión se debe establecer el compromiso por parte del responsable del proceso o dependencias auditada para tomar las acciones para solucionar los hallazgos presentados, acordando el término para el cierre de las Observaciones o No Conformidades. El Informe de Auditoría, debe ser elaborado por el auditor o equipo auditor y traduce fielmente las conclusiones de la reunión de cierre. Toma de acciones correctivas o preventivas: El responsable del proceso o dependencia auditada debe asegurar que se tomen sin demora las acciones que permitan eliminar las causas de las Observaciones y No Conformidades detectadas a lo largo de la auditoría y los términos establecidos en la reunión de cierre. Se llena el formato del cierre de auditoria.

5. Seguimiento de las acciones correctivas o preventivas. Es responsabilidad del auditor, en el desarrollo de la auditoría hacer seguimiento al cumplimiento de las acciones toma das por el auditado para verificar su eficacia y el cierre de las No Conformidades y Observaciones detectadas. El seguimiento sobre las acciones preventivas y correctivas de las Observaciones y No Conformidades manifestadas en el Informe Final, se hará en la auditoría interna siguiente. Para ambos casos se elaborará en el formato acta de seguimiento.