pcm6003 listado maestro de documentos y registros

de 14

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

PCM6003

Actualización 04

APLICA PARA : SERDAN S.A MISIÓN TEMPORAL LTDA. EXPERTOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS LTDA EXPERTOS PERSONAL TEMPORAL LTDA

Proceso Código Tipo Nombre Actualización Lugar o Ruta Uso Final

N.A. 3 9/21/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PAC2001 Plan de calidad 3 9/15/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

N.A. Anexo 1 Planificación de la Recepción de correspondencia 1 3/10/2009 Ambos

N.A. Anexo 2 Planificación de la Distribución interna de correspondencia 1 3/10/2009 Jefe de Operación Físico Carpeta en la Operación

N.A. Anexo 3 Planificación de la Distribución externa de correspondencia 1 3/10/2009 Jefe de Operación Físico Carpeta en la Operación

N.A. Anexo 4 Planificación de la Despachos de correspondencia 1 3/10/2009 Jefe de Operación Físico Carpeta en la Operación

PAC2002 Manual Manual Operativo de Administración de Centros de Correspondencia 1 2/27/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PAC2003 Manual Manual del Motociclista 1 3/2/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PAC2004 Manual Manual del Peatón 1 3/2/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PAC5001 Referencia Glosario Técnico Administración de Centros de Correspondencia 0 4/29/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PAC6001 Formato Distribución interna de correspondencia 1 11/1/2008 Jefe de Operación 2 años Físico Carpeta en la OperaciónPAC6002 Formato Distribución externa de correspondencia 1 11/1/2008 Jefe de Operación 2 años Físico Carpeta en la OperaciónPAC6004 Formato Lista de chequeo de motociclistas 0 3/12/2008 Jefe de Operación 1 año Físico Carpeta en la OperaciónPAC6005 Formato Lista de chequeo vehículos 0 3/12/2008 Jefe de Operación 1 año Físico Carpeta en la OperaciónPAC6006 Formato Selección, evaluación y re-evaluación de Courrier 0 3/12/2008 Jefe de Operación 1 año Físico Carpeta en la OperaciónPAC6007 Formato Solicitud de Diligencia urbana 0 1/30/2009 Jefe de Operación 1 año Físico Carpeta en la OperaciónPAC6008 Formato Control de Recepción de Periódicos 0 3/2/2009 Jefe de Operación 1 año Físico Carpeta en la Operación

PAC6009 Formato 0 4/27/2009 3 años Físico Archivo Inactivo

PAC7001 Protocolo Protocolo General de Radicación de Correspondencia 0 3/2/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PAC7002 Protocolo Protocolo General de Distribución Interna de Correspondencia 0 3/2/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PAC7003 Protocolo Protocolo General de Distribución Externa de Correspondencia 0 3/2/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PAC7004 Protocolo Protocolo de Radicación de Correspondencia para Edificio Plaza 67 0 3/2/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PAC7005 Protocolo 0 4/6/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PAC7006 Protocolo 0 4/6/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.N.A. Caracterización Administración de Personal 11 9/21/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PAP4001 Procedimiento Desvinculación personal operativo 7 5/30/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PAP4002 Procedimiento Procedimiento desvinculación personal administrativo 2 5/30/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PAP4004 Procedimiento Procesos Disciplinarios 1 5/30/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PAP4005 Procedimiento 0 11/21/2007 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PAP6010 Formato Control Proceso Desvinculación de Personal 7 11/29/2007 Indefinido Magnético Back Up

PAP6011 Formato Reporte de embargos 2 6/14/2006 Indefinido Magnético Back Up

PAP6013 Formato Descuento de cooperativas 1 6/14/2006 Permanente Magnético Back Up

PAP6014 Formato Evaluación de abogados externos 1 1/30/2008 Semestral Físico Archivo Inactivo

PAP6015 Formato Modificaciones al contrato 2 4/20/2010 Indefinido Magnético Back Up

Vigente a partir de

Responsable del Registro

Tiempo de Conservación

Medio (Físico o Magnético)

Administración de Centros de

Correspondencia

Caracterización

Caracterización proceso de Administración de Centros de CorrespondenciaPlan de calidad estándar para el servicio de administración de centros de correspondencia

Analista de Administración de

Centros de Correspondencia / Jefe de Operación

Durante la prestación del

servicio

Físico: Carpeta en la Operación / Magnético:

Computador del Analista

Archivo Histórico


servicio

Archivo Histórico


servicio

Archivo Histórico


servicio

Archivo Histórico

Archivo HistóricoArchivo HistóricoArchivo HistóricoArchivo HistóricoArchivo HistóricoArchivo HistóricoArchivo Histórico

Encuesta De Satisfacción Al Usuario Final (Cliente - Beneficiario) Del Servicio De Administración De Centros De Correspondencia

Coordinador de aseo y servicios

generales

Carpeta Asignada por el Cliente

Protocolo de Radicación de Correspondencia Schlumberger - Base AndinaProtocolo de Radicación de Correspondencia Schlumberger - Base Milenio

Administración de Personal

Caracterización

Cambio de sueldo, cargo, centro de costo, tipo de contrato o regional

Analistas de Administración de

Personal

//SECOM/Administración de Personal/Formatos

Coordinador Administración de Personal - Analista Administración de

Personal

Computador del Analista Encargado

Coordinador Administración de Personal - Analista Administración de

Personal


coordinadora Administración de

Personal

Carpeta Evaluación Abogados Evaluados

Coordinador de Administración de personal y Analista de Administración

de Personal

Computador del Analista Encargado

de 14


Actualización 04


Proceso Código Tipo Nombre Actualización Lugar o Ruta Uso FinalVigente a partir de




PAP6016 Formato Informe proceso disciplinario 1 12/20/2006 Físico Archivo Inactivo

PAP6017 Formato Acta de descargos 2 1/17/2007 Físico Archivo Inactivo

PAP6019 Formato Control de Vacaciones a nivel nacional 0 8/6/2007 1 año Físico Archivo Temporal Archivo Inactivo

PAP6020 Formato Control Proceso Disciplinario 0 11/29/2007 1 año Magnético Back Up

PAP6021 Formato 0 11/29/2007 1 año Magnético Back Up

PAP6022 Formato Seguimiento Procesos Judiciales 0 4/7/2008 Indefinido Magnético Back Up

Aseo Integral

N.A. Caracterización Aseo Integral 3 9/21/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA2001 Manual Manual de aseo integral 5 1/7/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA2002 Plan de calidad Plan de calidad estándar para el servicio de Aseo 2 9/15/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

POA4001 Procedimiento 1 7/2/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

POA4002 Procedimiento Apertura Técnica de Operaciones de Aseo 0 7/2/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA4003 Procedimiento Cierre Técnico de Operaciones de Aseo 0 7/2/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

POA6003 Formato Seguimiento a la calidad del servicio 4 10/11/2006 6 meses Físico Destrucción

POA6009 Formato Plan de mantenimiento 3 3/31/2008 Jefe de Operación Ambos Destrucción

POA6012 Formato Seguimiento a la calidad del servicio Cliente - Beneficiario 0 2/27/2006 Ambos Destrucción

POA6013 Formato 0 3/31/2008 Analista de Aseo Magnético Back Up

POA6014 Formato Informe Supervisión Operaciones Del Servicio De Aseo 0 1/15/2009 Ambos Back Up

POA6015 Formato Acta de Recepción y Entrega de Elementos en las Operaciones 0 7/2/2009 Analista de Aseo Físico Destrucción

POA6016 Formato Entrega de Servicio Especial 0 7/2/2009 Físico Destrucción

POA6017 Formato Recolección de información Operaciones Servicio de Aseo Integral 0 7/2/2009 Analista de Aseo Físico Destrucción

POA7001 Protocolo Barrido de pisos 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7002 Protocolo Trapeado 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7003 Protocolo Mopeado o barrido húmedo 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7004 Protocolo Aspirado de pisos 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7005 Protocolo Limpieza de muebles modulares y/o equipos de oficina 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7006 Protocolo Limpieza de vidrios bajos 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7007 Protocolo Fregar a mano o estregar 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7008 Protocolo Limpieza de baños 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7009 Protocolo Recolección de basuras 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

Administración de Personal


de Personal

Duración del contrato más tres

meses

Historia Laboral del Trabajador


de Personal

Duración del contrato más tres

meses

Historia Laboral del Trabajador

COORDINADOR DE ADMINISTRACION DE PERSONAL y

Jefes de OperaciónTODO EL EQUIPO

DE ADMON DE PERSONAL


Control Proceso Modificaciones al contrato laboral y elaboración circulares

TODO EL EQUIPO DE ADMON DE

PERSONAL


Coordinadora de gestión jurídico

laboral


Caracterización

Solicitud Servicio de Mantenimiento de equipos y maquinaria para las operaciones de aseo

Jefe de Operación o Supervisor de Aseo

Carpeta en cada operación

Duración del contrato

Físico: Carpeta en la Operación / Magnético: Computador del Jefe de

Operación

Encardo de La Operación y

Analista de Aseo


Físico: Carpeta en la Operación / Magnético: Computador del Jefe de Operación y Analista de

Aseo

Selección, evaluación y reevaluación proveedor mantenimiento de equipos y maquinaria de aseo

Vigencia de la Relación Comercial con el Proveedor

C:\Documents and Settings\ytfranco\MD\Tatiana\MAQUINARIA

Supervisoras de Aseo


Físico: Carpeta en la Operación / Magnético: Computador del área

Durante la vigencia del negocio y 3

años más

Carpeta Técnica del Cliente

Analista de Aseo / Jefe de Operación


años más



años más


de 14


Actualización 04






Aseo Integral

POA7010 Protocolo Lavado de canecas o recolección de canecas o shuts 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7011 Protocolo Lavado de canastillas 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7012 Protocolo Lavado de alfombras 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7013 Protocolo Aplicación de ceras y brillado 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7014 Protocolo Lavado de pisos 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7015 Protocolo Decapado 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7016 Protocolo Sellado de pisos 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7017 Protocolo Cristalizado de pisos 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7018 Protocolo Limpieza de paredes 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7019 Protocolo Limpieza de puestas y divisiones modulares 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7020 Protocolo Limpieza de persianas 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7021 Protocolo Limpieza profunda de muebles modulares y/o equipos de oficina 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7022 Protocolo Desincrustación y limpieza de baños profunda 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7023 Protocolo Limpieza de vidrios altos 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7024 Protocolo Aseo de ascensores 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7025 Protocolo Limpieza de fachadas 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7026 Protocolo Limpieza de parqueaderos y/o entradas vehiculares 0 2/25/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POA7027 Protocolo Limpieza de Hornos 0 2/1/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

POA7028 Instructivo 0 2/18/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

N.A. Caracterización Atención a reclamos de empleados 7 9/17/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PAR4001 Procedimiento Línea de atención a reclamos 4 2/22/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PAR4002 Procedimiento Correos de Gerencia general 0 1/14/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PAR6001 Formato Referenciación No Efectiva 1 10/16/2009 Indefinido Magnético Back Up

PAR6002 Formato Seguimiento Planes de Acción Quejas Clientes 0 9/23/2009 Indefinido Magnético Back Up

PAR7001 Protocolo Atención telefónica 2 7/30/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.N.A. Caracterización Auditoria interna de Control 2 12/17/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCI4001 Procedimiento Auditoria Interna de Control 0 10/12/2006 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

Instructivo para el diligenciamiento de anexo 1 "planificacion rutas de actividades de aseo" y anexo 2 "tabla de estandares para inspecciones de actividades"

Atención a Reclamos de empleados

Caracterización

Analista de Referenciación

Computador de cada Analista

Analistas solicitudes y Reclamos

Computador de Cada Analista

Auditoria Interna de Control

Caracterización

de 14


Actualización 04






N.A. Caracterización proceso de Calidad y Mejoramiento Continuo 10 9/21/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCM2001 Manual Manual del Sistema de Gestión de la Calidad 14 3/5/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCM3001 Procedimiento Control de documentos y registros 9 3/8/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCM3002 Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas 9 8/24/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCM3003 Procedimiento Auditorias internas del Sistema de Gestión de la calidad 9 8/24/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCM3004 Procedimiento Control de Servicio No Conforme 8 8/24/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PCM6002 Formato Solicitud de elaboración actualización o anulación de documentos 4 6/19/2009 Indefinido Magnético Back Up

PCM6003 Formato Listado Maestro de documentos y registros 4 6/19/2009 Indefinido Magnético Back Up

PCM6007 Formato Reporte de Hallazgo 9 11/17/2009 Indefinido Magnético Back Up

PCM6009 Formato Estado de reportes de hallazgos 6 5/11/2009 Indefinido Magnético Back Up

PCM6010 Formato Programa de auditoria interna del sistema de gestión de la calidad 5 3/12/2010 1 año Magnético Back Up

PCM6011 Formato Plan de auditoria interna del sistema de gestión de la calidad 3 5/11/2009 2 años Físico Carpeta área de Calidad Destrucción

PCM6012 Formato lista de verificación 5 3/17/2010 2 años Físico Carpeta área de Calidad

PCM6013 Formato Acta de Auditoria 4 5/11/2009 2 años Físico Carpeta área de Calidad

PCM6014 Formato informe de auditoria interna 5 5/11/2009 2 años Físico Carpeta área de Calidad

PCM6015 Formato evaluación competencia auditores 3 5/11/2009 2 años Físico Carpeta área de Calidad

PCM6022 Formato Listado Maestro de Documentos de Soporte Externos 4 3/8/2010 Indefinido Magnético Back Up

PCM6016 Formato Acta de Reunión 2 6/8/2009 Dueños de Proceso 1 año Físico Digitalización

Comunicaciones

N.A. Caracterización Comunicaciones 2 9/21/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCO2001 Manual Manual de comunicaciones corporativas 0 1/30/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCO4001 Procedimiento Campañas y comunicados internos 1 10/29/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCO4002 Procedimiento Campañas y comunicados externos 0 11/10/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PCO6001 Formato Plantilla Organización Serdán 0 3/27/2007 Electrónica Digitalización

PCO6002 Formato 0 3/8/2010 Indefinido Físico Digitalización

PCO6003 Formato Brief de divulgación de información 1 11/10/2009 1 AÑO Magnético Back Up

PCO5002 Referencia Guía para escribir un artículo 0 1/30/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

Contratación

N.A. Caracterización de contratación de personal 8 9/21/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCP4001 Procedimiento Contratación de personal 8 5/15/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

Calidad Y Mejoramiento

Continuo

Caracterización

Analista de Calidad y Mejoramiento

Continuo

\\Secom\qhse\Calidad\Publico\

Listado_maestro_de_documentos_y_registros

Analista de Calidad y Mejoramiento

Continuo



Coordinador de Calidad y

Mejoramiento Continuo


Auditoria_y_Hallazgos













Archivo Permanente



Archivo Permanente



Archivo Permanente



Archivo Permanente





Carpeta de cada ProcesoCaracterización

Proceso de Comunicaciones

Vigencia de la actual imagen

Carpeta gestión de calidad

Selección, evaluación y re-evaluación proveedores proceso de comunicaciones

Analista de Comunicaciones

Carpeta gestión de calidad

Analista de Comunicaciones

BUZÓN DE COMUNICACIONES

Caracterización

de 14


Actualización 04






Contratación

PCP4004 Procedimiento Carpetas contrataciones personal administrativo 1 9/4/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCP4005 Procedimiento Creación cliente y Centro de Costo 2 10/23/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCP4006 Procedimiento Contrataciones con Documentos Faltantes 0 5/15/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCP4007 Procedimiento Contratación por prestación de servicios 0 8/13/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCP4008 Procedimiento Envío Carpetas Regionales 0 9/25/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCP4009 Procedimiento Cancelación cuenta de cobro certificado médico 0 9/29/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PCP6001 Formato Documentos contratación y Afiliación al Sistema de Seguridad Social 13 7/27/2009 Ambos Aplicativo DocuClass

PCP6012 Formato Solicitud contrato agencia 3 9/3/2009 Ambos Aplicativo DocuClass

PCP6033 Formato Remisión a exámenes médicos, de laboratorio y vacunación 4 3/26/2010 N.A. N.A. N.A. N.A.

PCP6034 Formato Solicitud apertura cuenta de nómina 1 2/8/2010 Entidad Financiera N.A. N.A. N.A. N.A.

PCP6035 Formato Afiliación de beneficiarios Sistema de seguridad social 0 4/28/2008 Indefinido Físico Digitalización

PCP6036 Formato Evaluación periódica de proveedor Carne 0 5/28/2008 2 años Magnético Back Up

PCP6037 Formato Requerimiento de Personal 0 12/18/2008 Físico Archivo de Contratación

PCP6038 Formato Solicitud Creación Centro de Costo y Beneficio Operativo 2 4/16/2010 Indefinido Magnético SECOM Back Up

PCP6041 Formato Lista de Documentos Necesarios para su Contratación 2 1/20/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCP7001 Instructivo Ingreso de la Posición y Unidad Organizativa en un Requerimiento 0 5/15/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCP7002 Protocolo Protocolo de citación de candidatos 0 5/15/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCP7003 Instructivo Instructivo para la Creación de Clientes en SAP 0 6/10/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCP7004 Instructivo 0 6/10/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCP7005 Instructivo Instructivo para la Creación de Correos Corporativos 0 6/10/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PCP7006 Instructivo 0 7/15/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PCP7007 Instructivo Instructivo para el Trámite de Requerimientos de Contratación 0 7/21/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PCP7008 Instructivo Instructivo para la Generación de Contratos 0 8/21/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.N.A. Caracterización gestión de Compras 2 9/21/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGC4001 Procedimiento Selección, evaluación y reevaluación de proveedores 1 10/27/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGC4002 Procedimiento Gestión de las Compras 2 11/20/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGC4003 Procedimiento Compras por Cotización o Caja Menor 0 7/16/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGC4004 Procedimiento Compras por Licitaciones e Invitaciones 0 7/16/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGC6001 Formato Registro de proveedores 2 10/27/2008 Físico Carpeta de Proveedores DestrucciónPGC6002 Formato Renovación de proveedores 0 11/2/2006 Físico Carpeta de Proveedores DestrucciónPGC6004 Formato Evaluación y Reevaluación periódica de proveedores 1 7/25/2009 Indefinido Magnético Back UpPGC6005 Formato Solicitud y Control de Entrega de Dotación y EPP 3 9/25/2009 6 años Físico DigitalizaciónPGC6007 Formato Acta de visita a proveedores 0 1/23/2007 Físico Carpeta de Proveedores DestrucciónPGC6008 Formato Solicitud de papelería trimestral 0 7/25/2007 Indefinido Magnético DestrucciónPGC6009 Formato Listado de Proveedores 1 10/27/2008 Indefinido Magnético Back Up

Gastos de Viajes

N.A. Caracterización Gastos de Viaje 1 9/21/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGV4001 Procedimiento Anticipo de Gastos de Viaje 1 11/12/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGV4002 Procedimiento Legalización de Anticipo de Gastos de Viaje 0 11/12/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGV4003 Procedimiento Tramite Tiquetes Aéreos 0 10/2/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PGV6001 Formato Solicitud de Anticipo para Gastos de Viaje (Viáticos) 1 10/21/2009 1 año Físico

PGV6002 Formato Legalización de Anticipos Gastos de Viaje (Viáticos) 1 10/21/2009 1 año Físico

PGV6003 Formato Selección, evaluación y re-evaluación proveedores tiquetes aéreos 1 7/29/2009 1 año Físico

PGV6004 Formato Contabilización y Cobro de Legalización de Gastos de Viaje 0 10/2/2008 1 año Físico

Coordinador de contratación /

Analista de contratación

Duración del contrato con el

empleado

Archivo permanente

Coordinador de contratación /

Analista de contratación

Duración del contrato del empleado

Archivo Permanente

Proveedor de Exámenes Médicos

Coordinador de Contratación

hoja de vida del trabajador


\\Secom\Contratación_Nacional


Archivo permanente

Físico: Archivo Permanente / Magnético:

Back Up


Instructivo para la Creación Centro de Costo y Centro de Beneficio en SAP

Instructivo para la Cierre de Candidatos en el Programa de Requerimientos

Gestión de Compras

Caracterización

Coordinador de Compras

Últimos dos años o mientras este

vigente el contratoCoordinador de Compras

Últimos dos años o mientras este

vigente el contratoCoordinador de Compras

\\Secom\Compras\EvaluacionCoordinador de

ComprasHistoria Laboral del

TrabajadorCoordinador de Compras

Vigencia de la Relación Comercial con el ProveedorCoordinador de

ComprasArchivo Temporal en

OutlookCoordinador de Compras

\\Secom\qhse\Calidad\Publico\Procesos\

Gestion de Compras\PROVEEDORES

Caracterización

Analista de Gastos de Viajes

Archivo Gestión Documental

Archivo Histórico



Archivo Histórico



Archivo Histórico



Archivo Histórico

de 14


Actualización 04






Gastos de Viajes

PGV6005 Formato Contabilización de Anticipos de Gastos de Viaje 0 10/2/2008 1 año Físico

N.A. Caracterización Gestión del Servicio 11 9/17/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGS4001 Procedimiento Revisión de los requerimientos del Cliente y planificación del servicio 8 9/17/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PGS4002 Procedimiento 3 9/17/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PGS4003 Procedimiento Renuncia de Personal Operativo 0 2/17/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PGS6005 Formato Presentación Nuevo Negocio 0 12/28/2006 Durante la vigencia Magnético

Formato Rentabilidad esperada del negocio 4 2/2/2009 Indefinido magnético Ninguno

PGS6007 Formato Cuestionario para identificar necesidades de clientes potenciales 0 6/13/2007 Mínimo 1 año Magnético

PGS6009 Formato Consecutivo de quejas, reclamos y felicitaciones 1 5/7/2008 Permanente Magnético Ninguno

PGS6011 Formato Comunicación a clientes o proveedores 0 3/12/2008 Jefe de Operación 6 meses Ambos

PGS6012 Formato Listado de Verificación de los Bienes Propiedad del Cliente 0 3/12/2008 Jefe de Operación Ambos

PGS6014 Formato Listado de proveedores 0 3/12/2008 Jefe de Operación Ambos

PGS6017 Formato Hoja De Vida Maquinaria Y Equipo 1 1/29/2009 Ambos Back Up

PGS6018 Formato Solicitud Servicio De Mantenimiento Para Maquinaria Y Equipo 0 1/15/2009 Jefe de operación Ambos Back Up

PGS6019 Formato Listado activos fijos operaciones 0 1/29/2009 Jefe de Operación Ambos

PGS6020 Formato Maestra de Clientes 1 5/26/2009 Permanente Ambos

PGS6022 Formato Lista de Chequeo de Operaciones 0 9/25/2009 Indefinido Físico Back Up

PGS6023 Formato Cronograma de Actividades en el Cliente 1 1/15/2010 Físico Back Up

PGS6024 Formato Paz y Salvo Personal Operativo 0 2/17/2010 Indefinido Físico Carpeta del empleado Archivo InactivoN.A. Caracterización Gestión Documental 2 9/17/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGD4001 Procedimiento Manejo de carpetas y documentos de Historias Laborales 1 9/29/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGD4002 Procedimiento Prestamos de Historias laborales 2 9/29/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGD4003 Procedimiento 1 9/29/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGD4005 Procedimiento Custodia de Pagares 0 9/29/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGD4006 Procedimiento Recepción de Historias Clínicas 0 9/29/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGD4007 Procedimiento 0 12/29/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PGD6001 Formato Entrega de documentos 2 4/1/2008 indefinido Magnético Digitalización



Archivo Histórico

Gestión del Servicio

Caracterización

Atención, seguimiento y control de las quejas, reclamos y felicitaciones del cliente externo

Director Comercial / Gerente de Servicio

\\Secom\qhse\Calidad\Publico\Procesos\Gestion del Servicio\Back Up Cliente cada vez que se

actualicePGS6006

Analista de Planeación

\\Secom\Planeacion\TARIFAS

Director Comercial / Gerente de Servicio

\\Secom\qhse\Calidad\Publico\Procesos\Gestion del Servicio\CLIENTESBack Up Cliente cada vez que se

actualice

Coordinador de Solicitudes y

Reclamos


Auditoria_y_Hallazgos\QUEJAS

Carpeta Física o electrónica en la

Operación

Archivo histórico / Back

Up


servicio


Operación


Up


servicio


Operación


Up

Analista de Gestión Técnica / Jefe de

Operación

Hasta que el activo sea dado de baja

Físico: En el área de Gestión Técnica. Magnético: en la

operación

Hasta que el activo sea dado de baja

En el área de Gestión Técnica y en la

operación. Durante la

prestación del servicio


Operación


Up

Director de Gestión / Jefe de

Operación

Carpeta del Cliente / \\Secom\qhse\Calidad\

Publico\Procesos\Gestion del Servicio\

CLIENTES

Carpeta del Cliente / Backup

Director de Gestión / Jefe de

Operación / Dueño de Proceso


Gestion del Servicio\Formatos Director de

Gestión / Jefe de Operación / Dueño

de Proceso

Duración Opferta Mercantil

\\Secom\qhse\Calidad\Publico\Procesos\Gestion del Servicio\Formatos

Coordinador - Nómina

Gestión Documental

Caracterización

Atención de Trouble Ticket de Historias Laborales activas e inactivas

Digitalización y Custodia de documentos para préstamos hipotecarios

Coordinador de Gestión Documental

PST INVENTARIO_ARCHIVOS

- \\Bopdgd001\PGD

de 14


Actualización 04






PGD6005 Formato Autorización salida de cajas y carpetas de archivo 0 1/11/2008 2 AÑOS Magnético Digitalización

PGD6006 Formato Acta de destrucción de archivo 0 1/11/2008 indefinido Físico Back Up

PGD6008 Formato Control de entrega y prestamos de carpetas a clientes outsourcing 0 1/18/2008 indefinido Magnético Digitalización

PGD6009 Formato 1 7/29/2009 Físico Digitalización

PGD6010 Formato Evaluación, Reevaluación Proveedor Servicio Digitalización 2 10/13/2009 Físico Digitalización

PGD6011 Formato Recepción de Historias Clínicas 0 7/29/2009 Indefinido Magnético Back Up

PGD6012 Formato Entrega de documentación relaciona a préstamos hipotecarios 0 12/29/2009 1 año Magnético Secom Back Up

N.A. Historias Laborales de todos los empleados. 0 4/25/2005 Ambos

PGD7001 Instructivo Consulta de historias laborales digitalizadas 1 4/27/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

N.A. Caracterización Gestión Financiera 5 9/21/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGF4003 Procedimiento Pago tesorería 7 1/27/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGF4004 Procedimiento Cartera 6 3/1/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGF4005 Procedimiento Contabilidad 3 1/30/2007 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGF4006 Procedimiento Impuestos 3 1/30/2007 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGF4007 Procedimiento Cuentas por Pagar 0 6/8/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGF4008 Procedimiento Facturación 3 3/1/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PGF6006 Formato Flujo de Caja 2 5/19/2008 2 AÑOS Magnético Back Up

PGF6007 Formato Relación de personal a asegurar 3 1/30/2007 3 MESES Outlook Back Up

PGF6013 Formato Solicitud traslado, devolución y/o baja de activos fijos 1 3/29/2007 Jefe de Operación Indefinido Magnético \\Secom\ftp

PGF6014 Formato Comprobante diario de ajustes y reclasificaciones 1 1/30/2006 N.A. Físico N.A. Archivo

Gestión Documental


\\SECOM\Carpetas Compartidas Serdán\

Archivo\GESTION DOCUMENTAL\PGD6005 AUTORIZACION SALIDA DE CAJAS Y CARPETAS

DE ARCHIVO


\\SECOM\Carpetas Compartidas Serdán\

Archivo\GESTION DOCUMENTAL\PGD6006 ACTA DE DESTRUCCION

ARCHIVO


\\Secom\ftp\ORGANIZACION_SERDA

N\Formatos\P_Gestión_Documental

Evaluación, Reevaluación Proveedor Archivo Físico y Medio Magnético


VIGENCIA DE LA RELACION

COMERCIAL CON EL PROVEEDOR

CARPETA EVALUACION DE PROVEEDORES

GESTION DOCUMENTAL


VIGENCIA DE LA RELACION

COMERCIAL CON EL PROVEEDOR

CARPETA EVALUACION DE PROVEEDORES

GESTION DOCUMENTAL


Base de Datos en: \\Secom\

Contratacion_archivo\EnvioCajas


Historias laborales


100 Años de acuerdo al artículo

23 de la ley General de Archivos (Ley 594 de 2.000)

Digital en Ricoh y Física custodiada por Serdán y proveedores Setecsa y

Arcec

Digitalización y física

Gestión Financiera

Caracterización

CORDINADOR TESORERIA

\\Secom\user\User_Tesoreria\FLUJO DE

CAJA


Back Up

Analistas de Contabilidad

de 14


Actualización 04






PGF6015 Formato Formato conciliación 1 7/13/2006 Indefinidamente Ambos

PGF6021 Formato Entrega Facturación para radicar 1 2/4/2008 1 año Físico carpeta Destrucción

PGF6024 Formato Anulación cheques regionales 0 NSPGF6026 Formato Provisión de Ingresos 1 1/25/2007 Magnético Factura Común

PGF6027 Formato Selección, Evaluación y Reevaluación Bancos para nomina 1 5/22/2008 2 AÑOS Magnético Back Up

PGF6028 Formato Solicitud Otros Anticipos 0 1/8/2008 10 AÑOS Físico ARCHIVO Archivo Inactivo

PGF6029 Formato Legalización de Otros Anticipos 0 1/8/2008 10 AÑOS Físico ARCHIVO Archivo Inactivo

PGF6030 Formato Recibos de caja 0 9/15/2009 Indefinidamente Ambos ARCHIVO

Gestión Gerencial

N.A. Caracterización Gestión Gerencial 9 9/21/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGG4001 Procedimiento Revisión Gerencial 2 11/24/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PGG6004 Formato acta de revisión gerencial 0 5/20/2008 3 años Ambos Carpeta de Calidad N.A.

PGG6005 Formato Inspección Gerencial 2 3/10/2009 indefinido Físico N.A.

Gestión Humana

N.A. Caracterización Gestión Humana 1 9/17/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGH4001 Procedimiento Selección de personal administrativo 1 9/29/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGH4002 Procedimiento Inducción del Personal Administrativo 4 1/6/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGH4003 Procedimiento Gestión del desempeño - Capacitación 2 11/25/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGH4004 Procedimiento Beneficios 0 9/29/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGH4005 Procedimiento Afiliación a Citi-Colfondos Personal Administrativo 0 11/3/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGH5001 Referencia Políticas de Gestión Humana 1 11/26/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PGH5002 Referencia Diccionario de competencias 0 1/31/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PGH6001 Formato Perfil del cargo 0 1/28/2008 indefinido Magnético Back Up

PGH6002 Formato Inducción al cargo 2 3/3/2009 1 año Físico

PGH6005 Formato Control de difusión y capacitación 2 11/30/2009 1 año Ambos

PGH6006 Formato Acta retroalimentación y Acompañamiento 1 9/23/2009 1 año Ambos

PGH6007 Formato Encuenta Vivienda Serdan 0 9/29/2009 Indefinido Ambos Archivo General Digitalización

PGH6008 Formato Modificación de Afiliciación Plan de apoyo Exequial 0 9/29/2009 Ambos Aplicativo DocuClass

PGH6009 Formato Solicitud de Capacitación 0 12/7/2009 Indefinido Magnético Back Up

PGH7001 Guía Guía de actividades de Desarrollo 0 1/31/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

Gestión Jurídica

N.A. Caracterización proceso Gestión Jurídica 1 9/15/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PGJ4001 Procedimiento Legalización de documentos comerciales para los clientes 0 9/15/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PGJ4002 Procedimiento Legalización de Proveedores 0 9/15/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PGJ6001 Formato 3 9/16/2009 Director Jurídico Físico Archivo Inactivo

PGJ6003 Formato Lista de chequeo 0 12/28/2006 Director Jurídico 1 año Magnético Eliminación

Gestión Financiera

Analistas de Contabilidad

Carpeta de conciliaciones por año /

Computador analista

Archivo Inactivo / Back Up

Analistas del área de Facturación

Coordinador de Facturación

COORDINADOR DE TESORERIA

\\SECOM\USER_TESORERIA

ANALISTAS CONTABILIDAD

(CXP)

ANALISTAS CONTABILIDAD

(CXP)

ANALISTA DE CARTERA

Archivo Permanente

Caracterización


Mejoramiento ContinuoDirector Salud

OcupacionalCarpeta Inspecciones

GerencialesCaracterización

Analista Gestión Humana

\\Secom\planeacion\PLANEACION RECURSOS HUMANOS\Actualizacion Documentación Perfiles - Base de datos Access


Carpeta Puesto Analista de Gestión Humana

Archivo Histórico



Archivo Histórico



Archivo Histórico

Analista de Gestion de Calidad

Coordinador de contratacion / Analistar de contratacion

Duración del contrato del empleado

Archivo Permanente

Dueño del proceso / Coordinadora de

Gestión Humana / Analista

\\Secom\qhse\Calidad\Publico\Procesos\Gestion Humana

Caracterización

Solicitud elaboración documentos legalización suministro de personal temporal

Vigencia del Contrato

Carpeta del cliente / archivo permanenteC/CARPETA DE

TRABAJO/LICITACIONES 2008

de 14


Actualización 04






Gestión JurídicaPGJ6004 Formato 2 9/16/2009 Director Jurídico Físico Archivo Inactivo

PGJ6005 Formato Selección, evaluación y re-evaluación proveedores de seguros 2 12/27/2007 indefinido Magnético Carpeta de seguros Back Up

PGJ6006 Formato 1 8/14/2008 Director Jurídico Físico Archivo Inactivo

PGJ6007 Formato Elaboración Carta Contrato con Proveedores 1 9/16/2009 Físico

N.A. Caracterización Operativo de mantenimiento 2 9/17/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POM2001 Manual Manual de mantenimiento de equipos fríos 2 4/20/2007 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

POM2002 Manual 2 4/6/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

POM2003 Plan de calidad Plan de calidad estándar para el servicio de mantenimiento 3 3/8/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POM4001 Procedimiento Procedimiento de metrología 3 3/8/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POM4002 Procedimiento Procedimiento de verificación y/o calibración de termómetros 4 3/8/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POM4003 Procedimiento Procedimiento de verificación y/o calibración de manómetros 4 3/8/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POM4004 Procedimiento 4 3/8/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POM4005 Procedimiento "Metrología" Procedimiento de verificación de Balanzas 2 3/8/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POM4006 Procedimiento Mantenimiento Locativo 0 3/16/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POM5001 Referencia IT-13 Instrucciones de Operación Aseo de Linea 0 11/11/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POM5002 Referencia IT-13 Mapa de Instrucciones de Residuos 0 11/11/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POM5003 Referencia T- 13- Instrucciones de Operación Clasificación de envase 0 11/11/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POM5004 Referencia IT- 13- Instrucciones de Operación Pesaje de rotura 0 11/11/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.POM5005 Referencia 0 11/11/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

POM6002 Formato Control de herramientas 0 9/20/2006 Jefe de Operación Ambos Carpeta en la operación

POM6005 Formato Selección, Evaluación y reevaluación de proveedores 2 7/30/2009 Jefe de Operación Ambos Carpeta en la operación

POM6007 Formato Ficha Técnica de los instrumentos de medición 1 3/26/2007 Jefe de Operación Ambos Carpeta en la operación

POM6008 Formato Calibración y Verificación de los instrumentos de medición 5 5/8/2007 Jefe de Operación Físico Carpeta en la operación

POM6009 Formato Asignación de instrumentos de medición 0 3/27/2007 Jefe de Operación Ambos Carpeta en la operación

POM6011 Formato Reporte de mantenimiento dispensadores de cerveza 0 4/23/2007 Jefe de Operación Físico Carpeta en la operación

POM6013 Formato Reporte de mantenimiento de neveras y botelleros 1 2/5/2008 Jefe de Operación Físico Carpeta en la operación

POM6014 Formato Control de repuestos, consumibles y herramientas en almacén 0 4/23/2007 Jefe de Operación Físico Carpeta en la operación

POM6015 Formato Control entrega de vales de combustible 0 4/23/2007 Jefe de Operación Físico Carpeta en la operación

POM6016 Formato Control entrada y salida de neveras y botelleros a bodega 0 4/23/2007 Jefe de Operación Físico Carpeta en la operación

POM6017 Formato Control entrada y salida de dispensadores a bodega 0 4/23/2007 Jefe de Operación Físico Carpeta en la operación

POM6018 Formato Acta de entrega de herramienta 0 4/23/2007 Jefe de Operación Físico Carpeta en la operación

POM6019 Formato Solicitud de pedido de repuestos de neveras y botelleros 0 4/23/2007 Jefe de Operación Físico Carpeta en la operación

POM6021 Formato Control - Dispensadores de cerveza 0 5/23/2007 Jefe de Operación Físico Carpeta en la operación

POM6022 Formato Control de saneamiento 0 5/23/2007 Jefe de Operación Físico Carpeta en la operación

POM6024 Formato Orden de trabajo - Dispensadores de Cerveza 0 2/5/2008 Jefe de Operación Físico Carpeta en la operación

POM6025 Formato Lavado de Cestillos 0 7/10/2009 Jefe de Operación Físico Carpeta en la operación

POM6026 Formato Reporte de Herramienta Perdida o en Mal Estado 0 6/23/2009 Jefe de Operación Físico Carpeta en la operación

POM6027 Formato Control Diario de Cestillos Lavados 0 7/14/2009 Jefe de Operación Físico Carpeta en la operación

Solicitud elaboración contratos u Ofertas comerciales con proveedor Persona Jurídica.


Carpeta del proveedor / archivo permanente

Coordinador de Gestión Jurídica

Solicitud elaboración de documento de legalización para la prestación de servicios


Carpeta del cliente / archivo permanente

Proceso Gestión Jurídica


Carpeta del proveedor / archivo permanente


Mantenimiento Integral

Caracterización

Manual de adecuaciones locativas y manejo de inventario en las operaciones de mantenimiento de equipos de frío

Procedimiento de verificación y/o calibración de pinzas amperimétricas

IT- 13- Instrucciones de Opeacion Mapa Rotura_Pesaje de Rotura Linea 4 Durante la

prestación del servicio


UpDurante la prestación del

servicio



servicio



servicio

Archivo histórico


servicio



servicio

Archivo histórico


servicio

Archivo histórico


servicio

Archivo histórico


servicio

Archivo histórico


servicio

Archivo histórico


servicio

Archivo histórico


servicio

Archivo histórico


servicio

Archivo histórico


servicio

Archivo histórico


servicio

Archivo histórico


servicio

Archivo histórico


servicio

Archivo histórico


servicio

Archivo histórico


servicio

Archivo histórico

de 14


Actualización 04






POM6028 Formato 0 7/31/2009 Jefe de Operación Físico Carpeta en la operación

POM6029 Formato Inspección Lavado de Cestillos 0 8/12/2009 Jefe de Operación Físico Carpeta en la operación

POM6030 Formato Rotura de Latas 0 8/26/2009 Jefe de Operación Físico Carpeta en la operación

POM6031 Formato Solicitud de Mantenimiento 0 3/16/2010 Físico Carpeta en la operación

Mantenimiento Integral

Pesaje Rotura de botellas y Manejo de Rechazos de Línea (Canastas con embase y bebida mermada)


servicio

Archivo histórico


servicio

Archivo histórico


servicio

Archivo histórico

Jefe de Operación - Empleado de la administracion


servicio

Archivo histórico

de 14


Actualización 04






N.A. Caracterización Nomina y Seguridad Social 12 9/21/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PNS4001 Procedimiento Liquidación y pago de nomina 9 3/1/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PNS4002 Procedimiento Liquidación definitiva contrato 2 1/15/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PNS4003 Procedimiento Liquidación y pago de seguridad social 1 1/15/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PNS4004 Procedimiento Incapacidades 1 1/15/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PNS4005 Procedimiento Solicitud de prestamos 1 6/25/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PNS4006 Procedimiento Tramite de Paz y Salvo Administrativo 0 10/1/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PNS4007 Procedimiento Afiliación al Plan Exequial 0 10/13/2008 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PNS4008 Procedimiento Solicitud de Préstamos para Vivienda 0 6/24/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PNS4009 Procedimiento Traslado de EPS y AFP 0 1/12/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PNS6001 Formato Reporte ausentismos 0 9/21/2006 Permanente Magnético Back Up

PNS6002 Formato Control de vacaciones 0 9/21/2006 Permanente Magnético Back Up

PNS6003 Formato Control desvinculación de personal 1 1/9/2008 Permanente Magnético Back Up

PNS6004 Formato Reporte de novedades 2 8/28/2009 Indefinido Magnético NOMINA N.A.

PNS6006 Formato Registro de Incapacidades 3 12/23/2009 3 AÑOS Físico Archivo inactivo

PNS6011 Formato Paz y Salvo Administratición 7 10/19/2009 Indefinido Físico Carpeta del empleado Archivo Inactivo

PNS6012 Formato Solicitud cesantías parciales 4 1/9/2008 Permanente Magnético Back Up

PNS6013 Formato Planilla asistencia reporte de tiempo 1 1/9/2008 Permanente Magnético Back Up

PNS6015 Formato Autorización de descuento 5 7/28/2009 Permanente Magnético Back Up

PNS6016 Formato Control de novedades 1 1/9/2008 Permanente Magnético Back Up

PNS6018 Formato selección - evaluación reevaluación proveedor planilla única de pago 1 1/9/2008 Permanente Magnético Back Up

PNS6020 Formato Solicitud de prestamos 3 2/20/2009 Físico Archivo Inactivo

PNS6021 Formato Reporte de novedades expertos 0 6/24/2008 Indefinido Magnético NOMINA N.A.

PNS6022 Formato Solicitud transcripción de incapacidades 0 8/19/2008 EPS N.A. N.A. N.A. N.A.

PNS6023 Formato Solicitud licencia de paternidad 1 12/23/2009 EPS N.A. N.A. N.A. N.A.

PNS6026 Formato Control novedades Terceros 0 11/25/2008 UN AÑO Ambos

PNS6027 Formato Solicitud de Préstamo para Vivienda 0 6/24/2009 Indefinido Físico

PNS6028 Formato 0 6/24/2009 Indefinido Físico

PNS6029 Formato Reporte de traslado de AFP 0 1/12/2010 Indefinido Ambos Archivo general

PNS6030 Formato Reporte de traslado de EPS 0 1/12/2010 Indefinido Ambos Archivo general

PNS7001 Instructivo Tramite de incapacidades, licencias y atep 2 12/23/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PNS7002 Instructivo Instructivo de Inclusión de Novedades en Forma Masiva en SAP 0 5/22/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

Nómina y Seguridad Social

Caracterización

COORDINADOR NOMINA Y SS

\Secom\area_nomina\Soporte Cesar Botache\

IDS POR REVISAR



IDS POR REVISAR



IDS POR REVISARCOORDINADOR NOMINA Y SS

COORDINADOR DE NOMINA Y SS

Planillas incapacidades inferiores a tres días

COORDINADOR DE NOMINA



IDS POR REVISAR



IDS POR REVISAR



IDS POR REVISAR



IDS POR REVISAR



IDS POR REVISAR

DIRECTO DE SEGURIDAD SOCIAL

VIGENCIA DEL PRESTAMO Y 1 AÑO

DESPUES DE SU TERMINACION

CARPETA SOLICITUD DE PRESTAMOS POR MES

EN EL ESCRITORIO DEL ANALISTA

ADMINISTRATIVOCOORDINADOR NOMINA Y SS

ANALISTA DE TERCEROS

\\Secom\area_nomina\Estado

créditos_subsidios_embargos\Estado

PRESTAMOS_TERCEROS\2008\PRESTAMOS

Back Up / Reciclaje

Analista de Beneficios

Archivador proceso de Beneficios


Solicitud de anticipo de prestaciones sociales y autorización de descuento

Analista de Beneficios

Archivador proceso de Beneficios


Analista - Seguridad Social


Nomina y Seguridad Social\FormatosAnalista - Seguridad

Social


Nomina y Seguridad Social\Formatos

de 14


Actualización 04






PNS7003 Instructivo Instructivo de Liquidación de Vacaciones 0 5/22/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PNS7004 Instructivo 0 5/22/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PNS7005 Instructivo Instructivo de Generación de Export y liquidación de nomina en SAP 0 5/22/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PNS7006 Instructivo 0 5/22/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PNS7007 Instructivo Instructivo Anulación y Compensación de Documentos en SAP 0 5/22/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PNS7008 Instructivo Instructivo de Envío de Comprobantes de Seguridad Social 0 5/22/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PlaneaciónN.A. Caracterización de planeación 3 12/1/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PPL4002 Procedimiento Presupuestos 2 12/1/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

Salud Ocupacional

N.A. Caracterización Salud Ocupacional 10 9/21/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSO2001 Manual Manual del RUC 1 11/12/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSO3005 Procedimiento Reporte e investigación de accidentes e incidentes de trabajo 2 2/2/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSO3006 Procedimiento Procedimiento para el manejo de Riesgos de Salud Pública 0 6/10/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSO3007 Procedimiento Evaluación de Responsabilidades en HSE 0 9/30/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSO3008 Procedimiento Exámenes Médicos Ocupacionales de Ingreso, Periódicos y de Retiro 1 11/24/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSO3009 Procedimiento Identificación y Evaluación de Aspectos e Impactos Ambientales 0 11/24/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSO3010 Procedimiento Identificación de Requisitos Legales 2 11/24/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSO3011 Procedimiento Identificación de Peligros, Evalución y Control de Riesgos 1 11/24/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSO4001 Procedimiento Manejo Conceptos Médicos de Aptitud 0 9/23/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSO4002 Programa Programa de Gestión Ambiental 1 11/24/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSO4003 Subprograma Consumo eficaz de energia 1 11/24/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSO4004 Programa Gestión Integral de Residuos Sólidos 1 11/24/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSO4005 Subprograma Gestión Integral de Residuos Sólidos Peligrosos 1 12/24/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSO4006 Programa Programa de Inspecciones 0 11/24/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSO4007 Plan Plan de Emegencias 1 11/27/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSO4008 Plan Plan de Evacuación 1 11/24/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSO4009 Subprograma Subprograma Ahorro y Uso Eficiente de Agua 0 11/24/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSO4010 Procedimiento Trabajo en Alturas 0 11/24/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSO6028 Formato 1 6/10/2009 Magnético Secom Back UpPSO6031 Formato Control Entrega Libretas Reporte Accidentes de Trabajo 2 6/10/2009 1 Año Físico Archivo Inactivo

PSO6032 Formato Panorama General de Riesgos 1 6/10/2009 Magnético Back Up

PSO6036 Formato Inspección de Extintores 1 6/10/2009 Físico ARCHIVO PERMANENTE Archivo Inactivo

PSO6037 Formato Entrega de Medicamentos y Elementos del Botiquín 1 6/10/2009 ENFERMERA HSE Físico ARCHIVO PERMANENTE Archivo Inactivo

PSO6038 Formato Observación Uso de EPP 2 9/30/2009 Físico ARCHIVO PERMANENTE Archivo Inactivo

PSO6039 Formato Entrega EPP 1 6/10/2009 Físico ARCHIVO PERMANENTE Archivo Inactivo

PSO6040 Formato Paz y Salvo Devolución de EPP 1 6/10/2009 Físico ARCHIVO PERMANENTE Archivo Inactivo

PSO6041 Formato Hoja de seguimiento casos de medicina laboral 1 6/10/2009 Físico ARCHIVO PERMANENTE Archivo Inactivo

PSO6042 Formato Administrador de casos de medicina laboral 2 11/20/2009 Físico ARCHIVO PERMANENTE Archivo Inactivo

PSO6043 Formato Selección y evaluación -re-evaluación proveedor ARP 1 6/10/2009 Magnético Secom Back Up

PSO6044 Formato Cronograma de Actividades HSE 3 6/10/2009 Anual Magnético Back Up

PSO6045 Formato Criterios de selección proveedor ARP 1 6/10/2009

PSO6048 Formato Matriz Diagnostica de Elementos de Protección Personal 1 6/10/2009 1 Año Ambos Archivo Inactivo

Nómina y Seguridad Social

Instructivo de Registro de Incapacidades, Prorrogas de Incapacidad y Otros Ausentismos

Instructivo de Liquidación Definitiva de Contrato en SAP y novedades de retiro

CaracterizaciónCaracterización

Selección y evaluación - re-evaluación proveedores exámenes médicos ocupacionales

Director de Salud Ocupacional


proveedorAnalista Salud Ocupacional

Puesto de trabajo analista qhse


VIGENCIA DEL CONTRATO MAS

TRES MESES

\\Secom\informacion_hse\

ClientesDirector de Salud

OcupacionalMÍNIMO ULTIMO

AÑOMÍNIMO ULTIMO

AÑODirector de Salud

Ocupacional


TRES MESES



TRES MESES



TRES MESES

Enfermero Salud Ocupacional


TRES MESES

Enfermero Salud Ocupacional


TRES MESESDirector de Salud

Ocupacional


proveedorAsesor Salud Ocupacional

\\Secom\QHSE\HSE\CLIENTES

Analista Salud Ocupacional

carpetas de clientes (Archivo general)- \\Secom\qhse\HSE\

CLIENTES

de 14


Actualización 04






Salud Ocupacional

PSO6049 Formato Inspección Elementos de Protección Personal por Área 1 6/10/2009 1 Año Ambos Archivo Inactivo

PSO6050 Formato Inspección de Seguridad Botiquines 2 9/30/2009 1 Año Ambos Archivo Inactivo

PSO6052 Formato Inspección de Seguridad Oficinas 2 9/30/2009 1 Año Ambos Archivo Inactivo

PSO6053 Formato Inspección de Seguridad Almacén 1 6/10/2009 1 Año Ambos Archivo Inactivo

PSO6054 Formato Inspección de Seguridad Planta 2 9/30/2009 1 Año Ambos Archivo Inactivo

PSO6055 Formato Evaluación Inducción y re inducción HSE 1 6/10/2009 1 Año Físico Destrucción

PSO6056 Formato Investigación Accidente - Incidente de trabajo 2 6/10/2009 Físico ARCHIVO PERMANENTE Archivo Inactivo

PSO6057 Formato Evaluación de Responsabilidades en HSE 0 9/30/2009 Equipo HSE Físico Destrucción

PSO6058 Formato Registro de Atencion Primeros Auxilios 0 11/19/2009 ENFERMERA HSE Indefinido Ambos Back Up

PSO6059 Formato 0 11/24/2009 Enfermera HSE Indefinido Magnético

PSO6060 Formato Base de datos del Personal 0 2/18/2009 Enfermera HSE Indefinido Magnético

PSO6061 Formato Matriz de requisitos legales ambientales 2 11/24/2009 Indefinido Magnético

PSO6062 Formato Profesiograma general 0 11/24/2009 Enfermera HSE Indefinido Magnético

PSO6063 Formato 1 11/24/2009 Indefinido Magnético

PSO6064 Formato Matriz de identificación de peligros, evaluación y control de riesgo 1 11/24/2009 Indefinido Magnético

PSO6065 Formato Acta de compromiso 1 11/24/2009 Enfermera HSE Indefinido Magnético

PSO6066 Formato Matriz de requisitos legales 0 11/24/2009 Indefinido Magnético



CLIENTES



CLIENTES



CLIENTES



CLIENTES



CLIENTES


carpetas de clientes (Archivo general)



TRES MESESDuracion del

contrato con el empleado

Hoja de vida del empleado

\\Secom\qhse\HSE\MEDICINA PREVENTIVA Y

DEL TRABAJO

Programa de Exámenes médicos ocupacioneles en campañas Masivas

\\Secom\qhse\Calidad\Publico\Procesos\Salud Ocupacional\Formatos

Archivo Permanente


Archivo Permanente

Analista de Gestión integral QHSE


Archivo Permanente


Archivo Permanente

Matriz de identificación de aspectos y evaluacion de impacto ambiental

Analista de Gestión integral QHSE


Archivo Permanente

Coordinador de Salud Ocupacional


Archivo Permanente


Archivo Permanente



Archivo Permanente

de 14


Actualización 04






Salud Ocupacional

PSO6067 Formato Reporte de Condiciones y/o Actos Inseguros 0 11/24/2009 Indefinido Magnético

PSO7001 Instructivo 2 1/27/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

Selección

N.A. Caracterización proceso de Selección 13 9/21/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSE4001 Procedimiento Selección y/o evaluación de personal Operativo 11 3/4/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSE4002 Procedimiento Estudios de Integridad 1 3/4/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PSE6001 Formato Informe de Selección 9 2/12/2008 Indefinido Magnético Back Up

PSE6028 Formato Entrevista de Incidentes Críticos 1 12/10/2007 Físico Carpeta del Trabajador Destrucción

PSE6030 Formato Visita Domiciliaria 1 12/10/2007 Indefinido Magnético Carpeta del Trabajador Back Up

PSE6032 Formato 0 11/22/2006 N.A. Magnético Back Up

PSE6037 Formato Selección, evaluación y re-evaluación proveedores reclutamiento 2 12/27/2007 N.A. Magnético Back Up



PSE6041 Formato Autorización aplicación de procesos de selección a familiares 0 1/30/2008 Indefinido Físico Carpeta del Trabajador Destrucción

PSE6042 Formato Solicitud de estudios de Integridad 0 3/4/2009 Trabajadora Social Indefinido Magnético Back Up

PSE7001 Guía 0 4/15/2010 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.N.A. Caracterización Servicios Generales 1 9/21/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSG2001 Manual Manual de administración de cajas menores 2 2/13/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSG2002 Manual Manual de uso de equipos de comunicación móvil 2 2/13/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSG2003 Manual Manual de uso de los servicios de transporte en taxi 2 6/18/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PSG6001 Formato Reembolso de caja menor 0 3/2/2007 Indefinido AmbosPSG6002 Formato Autorización de salida de activos fijos 1 10/4/2007 Indefinido Físico DestrucciónPSG6003 Formato Memorando de entrega de equipos 1 10/5/2007 Indefinido Ambos N.A.PSG6004 Formato Devolución de afiliaciones a la seguridad social 0 11/1/2007 Indefinido Físico

Tecnología

N.A. Caracterización Tecnología 2 9/17/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PTE4001 Procedimiento Préstamo de equipos tecnológicos 1 12/17/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PTE4002 Procedimiento Creación y Modificación de Usuarios 1 12/17/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PTE4003 Procedimiento Eliminación de Usuarios Administrativos 1 6/24/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PTE4004 Procedimiento Solicitud Generación Requerimiento O Incidente Sistema SAP 0 3/31/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PTE5001 Referencia 0 5/30/2007 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PTE5002 Referencia Políticas Uso de Internet 0 9/1/2009 N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.PTE6001 Formato Solicitud creación y/o modificación de usuarios administrativos 4 7/22/2009 1 año Magnético Aplicativo DEXON Back UpPTE6005 Formato Autorización de salida de equipos tecnológicos 2 12/21/2009 1 año Físico Destrucción

PTE6006 Formato Planilla de control de préstamo de equipos tecnológicos 0 5/10/2007 3 años Físico Archivo de Tecnología Destrucción

PTE6007 Formato Solicitud Requerimiento o Incidente Del Sistema SAP 1 4/22/2009 Mesa de Ayuda 3 años Magnético Eliminación

PTE6008 Formato Solicitud Paz y Salvo Tecnología 0 6/24/2009 1 año Magnético Back Up



Archivo Permanente

Instructivo para el Diligenciamiento del Formato de Investigación de Accidente e Incidente de Trabajo

Caracterización

Director de Selección

Servidor aplicativo de Selección


Durante el contrato con el Cliente

Analista de Selección

Selección, evaluación y reevaluación proveedor pruebas psicotécnicas

Director de Selección de

Personal

Carpeta de Selección en el SECOM



Selección, evaluación y reevaluación proveedor procesos de seguridad

Analista de selección


Selección, evaluación y reevaluación proveedores analistas de honorarios

Analista de selección



Servidor aplicativo de Selección

Guía técnica para la elaboración de informes de selección y/o evaluación

Servicios Generales

Caracterización

Analista de Servicios Generales

Físico: Archivo Analista de Servicios Generales /

Magnético: equipo de computo de analista de Servicios Generales Mis

documentos - Caja menor


Back Up

Coordinador de Aseo y Servicios

Generales

Archivo Personal de Vigilancia Primer Piso

del Edificio Analista de Servicios Generales

Físico: En archivo puesto Analista / Magnético: Computador Analista

Coordinador de Aseo y Servicios

Generales

Adjunta en cada afiliación de Seguridad

Social

Archivo HistóricoCaracterizació

n

Políticas para el uso de información y equipos tecnológicos de la Organización

Director de TecnologíaDirector de Tecnología

Archivo Personal de Vigilancia

Director de Tecnología

Dexon (Sistema de Mesa de Ayuda)

Director de Tecnología

Sistema Dexon Mesa de Ayuda