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Pauta Talleres

Contenido

Página.

INTRODUCCIÓN.

4

1. TALLER N° 1: ESTUDIO DE ANTECEDENTES Y

DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO.

5

2. TALLER N° 2: PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN. 7

3. TALLER N° 3: CURVAS DE USO DE RECURSOS:

NIVELACIÓN Y OPTIMIZACIÓN.

9

4. TALLER N° 4: ACELERACIÓN DE MALLAS.

12

5. TALLER N° 5: SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA

21

EJECUCIÓN DEL PROYECTO

6. TALLER N° 6: DISEÑO DEL SISTEMA DE

23

INFORMACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

7. TALLER 7: EL GERENTE Y LA TOMA DE DECISIONES 26

(Se entrega en clases)

8. TALLER N° 8: LICITACIONES Y CONTRATACIONES- 26

ELABORACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA

9. TALLER 9: LICITACIONES Y CONTRATACIONES – 28

APERTURA Y ADJUDICACIÓN.

PAUTA PARA LA ENTREGA DEL INFORME FINAL DEL 29

TRABAJO EN GRUPO.

Introducción.

El contenido principal de este documento son las pautas de desarrollo de los Talleres del curso internacional de Gestión de la Ejecución de Proyectos.

Se trata de nueve Talleres a desarrollar entre los días martes y viernes de la primera semana del programa (el primer día se realizará una encuesta, ejercicios y la conformación de los grupos de trabajo), y lunes a jueves de la segunda semana (el viernes de la segunda semana está dedicado a las presentaciones de trabajos en grupos).

En forma adicional a los Talleres, se entrega material complementario que debe ser considerado como trabajo de refuerzo y de preparación previa a los Talleres. Dentro de este material se incluye un resumen de instrucciones relativas al uso del MsProject. Se recomienda que estos materiales sean analizados en forma previa a cada Taller, en horarios fuera de los considerados para las clases.

1. TALLER Nº 1

ESTUDIO DE ANTECEDENTES Y

DEFINICION DEL ALCANCE PROYECTO

1. Antecedentes

Una de las tareas iniciales que debe abordar el equipo responsable de la planificación de la ejecución de un proyecto consiste en estudiar muy bien los antecedentes de éste. Esta etapa, conocida como “Definición del Proyecto” tiene por objetivo:

a) Recopilar toda la información necesaria para una buena planificación de la ejecución.

b) Dejar claramente establecido que se desea lograr con el proyecto, de modo que la ejecución no vaya a comprometer el objetivo final perseguido.

c) Determinar cuáles son los productos a entregar, su cantidad y calidad, y cuándo se requieren (metas), a fin de verificar, una vez completada la programación de la ejecución, si será factible cumplir con lo solicitado.

d) Establecer criterios verificables y controlables para medir el logro de los objetivos y de las metas.

e) Identificar los supuestos efectuados en las etapas anteriores para verificar su cumplimiento y evitar el riesgo asociado al desconocimiento.

f) Identificar posibles deficiencias del proyecto, ya que es la última oportunidad de subsanarlas sin que afecten la ejecución o la operación.

g) Conocer a los involucrados en el proyecto y establecer el rol que juegan, con el propósito de incorporar a la planificación actividades que permitan satisfacer en la mejor forma posible las expectativas de todos ellos.

h) Diseñar una organización que permita hacerse cargo de las tareas relativas a la ejecución del proyecto

2. Ejercicio

En este ejercicio, cada grupo recibirá los antecedentes de un proyecto y asumirá que se le ha encomendado materializar el proyecto a través de una licitación pública. Para ello es necesario que estudie detalladamente la documentación disponible y prepare un informe que incluya:

a) Una breve descripción del proyecto, indicando sus principales características, localización, objetivo, metas y criterios para verificar el cumplimiento de éstas. Identificar componentes y respectivas actividades.

b) Un listado de los supuestos efectuados en los antecedentes, proponiendo como podría verificarse su cumplimiento.

c) Las deficiencias del proyecto, en cuanto a antecedentes que faltan para realizar la programación de actividades y asegurar una fluida ejecución. Asimismo, se deberán identificar, si es que existen, falencias que puedan comprometer la operación del proyecto.

d) Los involucrados en el proyecto y el rol que juegan. Señalar cuáles son (probablemente) sus expectativas y qué condiciones deberían darse para que consideren exitoso el proyecto.

e) Un diseño de la organización del equipo a cargo de la ejecución del proyecto.

f) Identificar relaciones de precedencia entre actividades.

g) Preparación del resumen de no más de 4 páginas (solo medio magnético, documento en WORD).

h) Preparación de láminas explicativas (POWER POINT).

i) Revisión.

Meta: el grupo deberá entregar un resumen ejecutivo de no más de cuatro páginas del perfil de proyecto analizado.

TALLER Nº 2

PROGRAMACION DE LA EJECUCIÓN

1. Antecedentes

La programación de la ejecución de una obra no es tarea sencilla. Es necesario estimar los recursos requeridos por numerosas y variadas actividades, así como el tiempo necesario para su ejecución, y coordinarlas de modo de optimizar el uso de los recursos para así lograr las metas propuestas. Por ello se han desarrollado y aplicado distintas técnicas orientadas a simplificar la tarea y a hacer más precisas las predicciones de tiempo y costo de ejecución. Asimismo, existen en el mercado numerosos programas que facilitan enormemente la programación de las actividades a desarrollar durante la ejecución de un proyecto.

2. Ejercicio

El objetivo del presente taller es practicar la desagregación de un proyecto en actividades y familiarizar a los participantes con el manejo del programa MSProject. Para ello el trabajo a realizar constará de tres etapas:

a) En la primera parte del taller, el grupo deberá preparar un listado de las actividades a realizar para la ejecución del proyecto. Estás deberán clasificarse en dos grandes categorías: (1) Proceso de licitación y contratación y (2) Ejecución del proyecto (La necesidad de establecer subcategorías, macroactividades, actividades y subactividades queda a criterio de cada equipo). A cada actividad se le asignará un nombre y una duración (en días laborables) y se establecerá su relación con otras actividades.

b) En la segunda parte, el grupo se dividirá en dos, y cada subgrupo (por separado) preparará una Malla de Actividades y una Carta Gantt del proyecto. En el desarrollo de esta tarea, cada equipo debe:

· b1. Dar un nombre al proyecto y un nombre al archivo.

· b2. Definir una fecha de iniciación para el proyecto (01-01-2008).

· b3. Introducir a MsProject las actividades definidas en la primera parte del taller, sin indicar todavía precedencias.

· b4 Reflejar la estructura del proyecto subordinando las actividades inferiores a las superiores con bloques de sangría.

· b5 Asignar duración a las actividades (en días laborables y sólo a las de nivel inferior).

· b6 Establecer las relaciones entre las actividades (juegue con diferentes formas de encadenar las actividades).

· b7 Verificar duración del proyecto. Identificar y resaltar la ruta crítica.

· b9 Modificar escalas de pantalla de la Carta Gantt.

· b9 Desplegar la Tabla de Programación (“Schedule”) para observar las holguras.

· b10 Modificar el calendario del proyecto, incorporando días no laborables (en Chile) y ver su efecto sobre la Carta Gantt y la duración del proyecto.

c) Cada grupo preparará una presentación en Power Point de su trabajo.

d) Preparar documento de no más de cuatro páginas que contenga: descripción de actividades, duraciones, relaciones entre actividades (precedencias) y Carta Gantt final identificando la ruta crítica. (sólo en medio magnético WORD).

Meta: el grupo debe finalizar el documento de avance que contenga lo señalado en el punto d y las respectivas láminas en Power Point.

IMPORTANTE:

· No olvide salvar su trabajo cada 10 minutos (sin línea base).

· Todos los integrantes del equipo deben tener su turno al teclado (y mouse).

TALLER Nº 3

CURVAS DE USO DE RECURSOS: NIVELACION Y OPTIMIZACION

1. Antecedentes

Los recursos necesarios para la ejecución de un proyecto no siempre están disponibles en la cantidad requerida para ejecutar las actividades según desearíamos. Quizás no existen, en el área en que se desarrollará el proyecto, suficientes trabajadores con la calificación deseada. O bien, la maquinaria disponible debe ser compartida con otros proyectos que están siendo ejecutados en paralelo. Asimismo, los requerimientos de dinero para pagar los insumos y recursos pueden exceder la disponibilidad de caja.

Para prevenir que este tipo de restricciones nos tome por sorpresa y demoren la ejecución del proyecto, es necesario determinar que recursos requerimos, en que cantidad y cuándo. Asimismo, debemos asegurarnos de que los recursos sean utilizados en la mejor forma posible, evitando movilizar y desmovilizar repetida e innecesariamente un recurso.

Un instrumento muy útil para lograr el propósito de planificar adecuadamente el uso de maquinaria, trabajadores, técnicos, profesionales, financiamiento e insumos son las curvas (histogramas) de uso de recursos.

2. Ejercicio

El objetivo del presente taller es practicar la preparación de histogramas de uso de recursos en un proyecto utilizando el programa MSProject. Para ello