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Paso a paso

Office 2013Manual práctico para todos

Rosario Peña PérezLaura Balart Martín

Julio F. Cuartero SánchezBorja Orbegozo Arana

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Paso a paso Offi ce 2013. Manual práctico para todos

© Rosario Peña, Laura Balart, Julio F. Cuartero y Borja Orbegozo

© De la edición: PUBLICACIONES ALTARIA, S.L.

Se ha puesto máximo interés en ofrecer al lector una información completa y precisa. Sin embargo, PUBLICACIONES ALTARIA, S.L. no asume ninguna responsabilidad derivada de uso, ni tampoco por cualquier violación de patentes y otros derechos de terceras personas que pudieran ocurrir estando este libro destinado al uso de afi cio-nados o a la enseñanza. Las marcas o nombres mencionados lo son únicamente a título informativo, siendo propiedad de sus legales registradores.

Reservados todos los derechos.

Ninguna parte de este libro puede ser reproducida, grabada en sistema de alma-cenamiento o transmitida en forma alguna ni por cualquier procedimiento, ya sea electrónico, mecánico, reprográfi co, magnético o cualquier otro. Así mismo, queda prohibida la distribución, alquiler, traducción o exportación sin la autorización previa y por escrito de PUBLICACIONES ALTARIA, S.L.

ISBN: 978-84-940092-9-7

Depósito legal: T-1414-2012

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A mi hijo, Luis.

Donde hay una empresa de éxito, alguien tomó alguna vez una decisión valiente.

Peter DruckerRosario Peña

Dedicado a mis hijos.

Borja Orbegozo

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A quién va dirigido el libroEste libro se dirige a usuarios o a centros de formación que quieran llevar a cabo una preparación guiada y exhaustiva de las muchas posibilidades y opciones que ofrece esta nueva versión de Offi ce.

Su lectura será de gran interés para todas aquellas personas que quieran obtener unos conocimientos solventes en todas las aplicaciones de Offi ce Professional.

El libro parte prácticamente de cero, pero casi sin darnos cuenta, va avanzando, práctica a práctica, paso a paso hasta conseguir un dominio total de todas las aplicaciones que trata el libro.

Todos los manuales escritos por la veterana profesora de informática Rosario Peña, con más de 40 libros técnicos en su currículo, están repletos de prácticas, seguidas paso a paso con profusión de pantallas para que los resultados obtenidos por el usuario sean lo más parecido posible a los ofrecidos en el manual. Todos sus libros tienen fama “de fácil seguimiento, amenos y muy didácticos”, razón del éxito de ventas a nivel internacional que superan ya los 100.000 ejemplares.

En este caso, además, Rosario se une a tres profesores de gran experiencia en la docencia y en la autoría de libros didácticos y prácticos, como son Julio F. Cuartero, ingeniero informático y profesor universitario; Borja Orbegozo, inge-niero informático y profesor universitario, y Laura Balart, ingeniera informática y personal funcionario analista de sistemas. Este elenco de excelentes expertos y profesionales hará del libro un manual pedagógico y práctico, muy fácil de seguir.

El apartado dedicado a Word es un poco más extenso, ya que hay elementos que se repiten en todas las aplicaciones de Offi ce y sólo se explican en esta sección.

Convenciones generalesEl objetivo es que este libro sea un manual de fácil lectura y comprensión, que se fundamente en la práctica constante junto a las explicaciones y siempre con profusión de pantallas para seguir a la perfección el aprendizaje paso a paso.

Durante todo el temario se conversa con el lector de forma directa; esto facilitará la intercomunicación y será una excelente herramienta con fi nes aca-démicos o autodidactas.

Un texto como éste hará una advertencia o señalará una nota de interés a resaltar en una determinada función.

Este tipo de letra, precedido de una numeración correlativa a lo largo de un tema, estará indicando que lleves a cabo una práctica.plicaciones que se utilizan en este libro

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ÍNDICE GENERAL¿A quién va dirigido el libro? ............................................................................... 5Convenciones generales ..................................................................................... 5Índice general ...................................................................................................... 7

A. Mejoras e instalación de Offi ce 2013 ... 25

Capítulo 1Mejoras e instalación de Offi ce 2013 ............. 27Versiones de Offi ce 2013 ................................................................................. .27Novedades principales ..................................................................................... .28

Aplicaciones basadas en la nube................................................................................ .28Soporte para tabletas .................................................................................................. .29Interfaz ligera y moderna ............................................................................................ .29

Nueva pantalla de inicio ................................................................................... .30Sincronización entre dispositivos ................................................................................ .30Uso de pantalla táctil ................................................................................................... .30Integración multimedia ................................................................................................ .31Edición de archivos .pdf .............................................................................................. .31Otras novedades ......................................................................................................... .31Mejoras generales en Word ........................................................................................ .34Mejoras en Excel......................................................................................................... .35Mejoras en Outlook ..................................................................................................... .36Mejoras en PowerPoint ............................................................................................... .36Mejoras en Access ..................................................................................................... .37OneNote ....................................................................................................................... 38

Requerimientos del sistema ............................................................................. .39Versión de 32 bits o de 64 bits de Offi ce 2013 ................................................. .39Coexistencia de Offi ce 2013 con versiones anteriores .................................... .40Instalación de Offi ce 2013 Professional ........................................................... .40Activar Offi ce .................................................................................................... .41Tipos de activación de Microsoft Offi ce ............................................................ .42

B. Tratamiento de textos. WORD 2013 ..... 45

Capítulo 2El entorno de trabajo ....................................................47Introducción ...................................................................................................... .47La ventana principal ......................................................................................... .47Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido ................................. .50Personalizar la cinta de opciones ..................................................................... .52Exportar e importar personalizaciones ............................................................. .55

8Eliminar las personalizaciones ......................................................................... .55Métodos abreviados de teclado........................................................................ .56Crear un documento ......................................................................................... .59

Capítulo 3Tareas básicas ...............................................................59Crear un documento .......................................................................................... 59Abrir un documento .......................................................................................... .60

Desplazamiento a la última posición visitada.............................................................. .61Abrir un documento creado en versiones anteriores ........................................ .62Convertir un documento al modo de Word 2013 .............................................. .63Cerrar un documento........................................................................................ .63Plantillas ........................................................................................................... .64

Crear una plantilla personalizada................................................................................ .65Guardar un documento..................................................................................... .67Trabajar en formato PDF .................................................................................. .69Trabajar en formato ODT.................................................................................. .70Imprimir un documento ..................................................................................... .70

Vista previa de impresión del documento ................................................................... .72Servicios en la nube ......................................................................................... .72

Guardar un documento en la nube ............................................................................. .72Abrir un documento de la nube ................................................................................... .75Compartir un documento en la nube ........................................................................... .76Compartir un documento en las redes sociales ........................................................... 79

Ayuda de Word ................................................................................................. .81

Capítulo 4Edición de un documento .............................................83Insertar texto..................................................................................................... .83Insertar símbolos .............................................................................................. .83Insertar ecuaciones .......................................................................................... .84

Crear una ecuación ..................................................................................................... .87Seleccionar ....................................................................................................... .88Eliminar............................................................................................................. .89Deshacer y rehacer .......................................................................................... .89Copiar y pegar .................................................................................................. .90Cortar y pegar................................................................................................... .91Opciones de pegado ........................................................................................ .92Copiar formato .................................................................................................. .94Usar el portapapeles ........................................................................................ .94Buscar .............................................................................................................. .95

Búsqueda avanzada ................................................................................................... .97Buscar y reemplazar ................................................................................................... .98

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Capítulo 5Formato de texto .........................................................101Introducción .................................................................................................... .101Fuente ............................................................................................................ .101Tamaño de fuente ........................................................................................... .102Color de fuente ............................................................................................... .103Estilos de fuente ............................................................................................. .104Efectos básicos de fuente .............................................................................. .105Efectos avanzados de fuente ......................................................................... .105Resaltado de fuente ....................................................................................... .106Opciones avanzadas de formato de fuente .................................................... .107Borrar formato de fuente ................................................................................ .109

Capítulo 6Formato de párrafo .....................................................111Introducción ......................................................................................................111Alineación ....................................................................................................... .112Interlineado ..................................................................................................... .113Espaciado entre párrafos ............................................................................... .115Tabulaciones................................................................................................... .116

Tipos de tabulaciones .................................................................................................117Eliminar tabulaciones ..................................................................................................118

Sangría ........................................................................................................... .118

Capítulo 7Formato avanzado de párrafo ....................................121Bordes ............................................................................................................ .121Sombreado ..................................................................................................... .123Letra capital .................................................................................................... .124Listas numeradas ........................................................................................... .125Listas con viñetas ........................................................................................... .128Listas multinivel .............................................................................................. .130Estilos ............................................................................................................. .132

Crear un estilo ........................................................................................................... .133Modifi car un estilo ..................................................................................................... .134Eliminar un estilo ....................................................................................................... .135Estilo rápido .............................................................................................................. .135Inspector de estilo ..................................................................................................... .136

Capítulo 8Tablas y columnas ......................................................139Tablas ............................................................................................................. .139

Seleccionar ............................................................................................................... .141Insertar fi las y columnas ........................................................................................... .142

10 Eliminar celdas, fi las y columnas .............................................................................. .143Bordes y sombreado ................................................................................................. .144Cambiar tamaño de celdas ....................................................................................... .145Alineación del texto ................................................................................................... .147Dirección del texto..................................................................................................... .148Márgenes de celda.................................................................................................... .148Dividir celdas ............................................................................................................. .148Dividir tabla ............................................................................................................... .149Combinar celdas ....................................................................................................... .149Alineación de una tabla ............................................................................................. .150Mover una tabla ........................................................................................................ .150Cambiar el tamaño de una tabla ............................................................................... .150Anidar una tabla ........................................................................................................ .151Repetir fi las de título ................................................................................................. .151Estilos de tabla .......................................................................................................... .151

Columnas ....................................................................................................... .152

Capítulo 9Formato de página ......................................................155Confi guración de página................................................................................. .155

Márgenes .................................................................................................................. .155Tamaño de página..................................................................................................... .158Orientación de página ............................................................................................... .159

Número de página .......................................................................................... .159Encabezado y pie de página .......................................................................... .161

Encabezado de página ............................................................................................. .162Pie de página ............................................................................................................ .163

Secciones ....................................................................................................... .165Salto de página............................................................................................... .168

Capítulo 10Diseño del documento .................................................169Portada ........................................................................................................... .169Formato del documento.................................................................................. .170

Temas y formatos ...................................................................................................... .171Marca de agua, color y borde de página................................................................... .173

Notas al pie de página y notas al fi nal del documento ................................... .178Comentarios ................................................................................................... .180Control de cambios......................................................................................... .184

Comparar documentos.............................................................................................. .190Restringir el formato y la edición de un documento ....................................... .191Marcadores..................................................................................................... .193Referencias cruzadas ..................................................................................... .196Tabla de ilustraciones ..................................................................................... .200Tabla de contenido ......................................................................................... .202Índice .............................................................................................................. .208

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Capítulo 11Vistas del documento ..................................................213Introducción .................................................................................................... .213Vista Diseño de impresión .............................................................................. .213Vista Modo de lectura ..................................................................................... .214Vista Diseño web ............................................................................................ .216Vista Esquema ............................................................................................... .216Vista Borrador ................................................................................................. .218El zoom........................................................................................................... .220Visualizar varios documentos ......................................................................... .221

Capítulo 12Ortografía y gramática ...............................................223Instalar el corrector ortográfi co y gramatical .................................................. .223El corrector ortográfi co y gramatical ............................................................... .224

El corrector gramatical .............................................................................................. .225Diccionarios personalizados ........................................................................... .226Sinónimos ....................................................................................................... .227Corrección automática del documento ........................................................... .228Opciones de confi guración de ortografía y gramática .................................... .229

Capítulo 13Imágenes .....................................................................233Insertar imagen desde Internet....................................................................... .233Insertar imagen desde un archivo .................................................................. .234Manipulación básica de una imagen .............................................................. .236Ajustar imagen en texto .................................................................................. .237Ubicar imagen ................................................................................................ .239Tamaño de imagen ......................................................................................... .240

Recortar imagen........................................................................................................ .240Formatos de imagen....................................................................................... .241Captura de pantalla ........................................................................................ .249

Capítulo 14Formas .........................................................................251Insertar una forma .......................................................................................... .251Cuadros de texto ............................................................................................ .253

Dirección del texto..................................................................................................... .254Alineación del texto y márgenes interiores ............................................................... .255Vincular cuadros de texto .......................................................................................... .256

Superponer formas ......................................................................................... .257Agrupar formas ............................................................................................... .259Formatos de forma ......................................................................................... .260

12Capítulo 15WordArt .......................................................................269Insertar un WordArt ........................................................................................ .269

Formatos de WordArt ................................................................................................ .270

Capítulo 16SmartArt y gráficos de datos ............................... .273Gráfi cos SmartArt ........................................................................................... .273

Crear un SmartArt ..................................................................................................... .275Agregar formas a un SmartArt .................................................................................. .276Mover las formas de un SmartArt ............................................................................. .276Cambiar el diseño de un SmartArt ............................................................................ .277Cambiar los colores de un SmartArt ......................................................................... .277Aplicar un estilo a un SmartArt.................................................................................. .277Formato de las formas de un SmartArt ..................................................................... .278

Insertar un gráfi co de datos ............................................................................ .278Modifi car la tabla de datos ........................................................................................ .279Cambiar el tipo de gráfi co ......................................................................................... .280Agregar elementos a un gráfi co ................................................................................ .280Cambiar el diseño de un gráfi co ............................................................................... .280Cambiar los colores de un gráfi co............................................................................. .280Aplicar un estilo a un gráfi co ..................................................................................... .281Formato de los elementos de un gráfi co ................................................................... .281

Capítulo 17Combinar correspondencia ........................................283Confi gurar fuentes de datos ........................................................................... .283El asistente de combinación de correspondencia .......................................... .283Crear etiquetas con combinación de correspondencia .................................. .288

Confi gurar documento............................................................................................... .288Seleccionar destinatarios .......................................................................................... .289Agregar nombres y direcciones ................................................................................ .291Imprimir etiquetas...................................................................................................... .292Guardar etiquetas ..................................................................................................... .292

Capítulo 18Formularios .................................................................293Introducción .................................................................................................... .293Crear un formulario......................................................................................... .293

Añadir controles a un formulario ............................................................................... .294Confi gurar las propiedades de un control ................................................................. .295

Bloquear un formulario ................................................................................... .297

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Capítulo 19Hipervínculos ..............................................................299Hipervínculos .................................................................................................. .299

Capítulo 20Macros .........................................................................303Introducción .................................................................................................... .303Crear una macro............................................................................................. .303Ejecución y gestión de una macro.................................................................. .306

Capítulo 21Modificación de preferencias .....................................309Cambiar rutas predefi nidas de archivos ......................................................... .309Cambiar opciones de guardado automático ................................................... .310Opciones de guardado ................................................................................... .310Proteger un documento .................................................................................. .311Seguridad de macros ..................................................................................... .313

Capítulo 22Funciones de accesibilidad en Word ...........................315Métodos abreviados de teclado...................................................................... .315

Métodos abreviados de teclado en la información de pantalla ................................. .315Asignar un método abreviado de teclado.................................................................. .316Imprimir un listado de métodos abreviados de teclado ............................................. .317

Opciones de zoom y modo de lectura ............................................................ .317Opciones de sonido ........................................................................................ .319Confi gurar la cinta de opciones ...................................................................... .319Crear un documento más accesible ............................................................... .319Comprobador de accesibilidad ....................................................................... .320

C. Hoja de cálculo. EXCEL 2013 .............. 323

Capítulo 23Introducción a Excel 2013 ..........................................325Información general ........................................................................................ .325Tratar y editar hojas de cálculo ...................................................................... .327Trabajar con las hojas de cálculo ................................................................... .328

14 Desplazamiento por las hojas de cálculo .................................................................. .328Añadir, eliminar, copiar y cortar hojas de un libro ..........................................................................................329Selección de celdas .......................................................................................................................................331

Introducción de datos ............................................................................................... .332Introducción de números ...............................................................................................................................332Introducción de fechas ...................................................................................................................................333Introducción de texto .....................................................................................................................................333Introducción de fórmulas ...............................................................................................................................333Relleno y autocompletado automático ...........................................................................................................334

Referencias a celdas................................................................................................. .335Referencias relativas, absolutas y mixtas ......................................................................................................335

Imprimir hojas de cálculo ............................................................................... .335Vista previa ....................................................................................................................................................336Confi gurar las opciones de impresión ...........................................................................................................336Establecer un área de impresión ...................................................................................................................337

Práctica, paso a paso ..................................................................................... .337Ejercicios ......................................................................................................... 338

Ejercicio 23.1.............................................................................................................. 338

Capítulo 24Configuración de la ventana de la aplicación ............339Trabajar con barras de herramientas ............................................................. .339

Mostrar y eliminar barras de herramientas ....................................................................................................340Modifi car barras de herramientas ..................................................................................................................340

Crear botones de opciones personalizadas ................................................... .342Vistas personalizadas ..................................................................................... .343Inmovilizar paneles y dividir las columnas y las fi las ...................................... .345Utilizar comentarios para documentar la hoja ................................................ .346Práctica, paso a paso ..................................................................................... .347Ejercicios ......................................................................................................... 348

Ejercicio 24.1.............................................................................................................. 348Ejercicio 24.2.............................................................................................................. 348

Capítulo 25Mecanismos de importación y exportación de ficheros ..................................................................349Importar datos de programas externos .......................................................... .349Exportar datos a formato de texto .................................................................. .352Exportar datos a otros formatos ..................................................................... .353Importar y exportar gráfi cas............................................................................ .354Práctica, paso a paso ..................................................................................... .357Ejercicios ......................................................................................................... 358

Ejercicio 25.1.............................................................................................................. 358

Capítulo 26Utilización de rangos y vinculación entre ficheros ....359Usar los rangos .............................................................................................. .359

Usar rangos en funciones ......................................................................................... .359

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Usar rangos entre hojas de cálculo........................................................................... .360Usar rangos entre diferentes fi cheros ....................................................................... .361

Trabajar con diferentes fi cheros ..................................................................... .361Práctica, paso a paso ..................................................................................... .362Ejercicios ........................................................................................................ .364

Ejercicio 26.1............................................................................................................. .364

Capítulo 27Utilización de las herramientas avanzadas de formato ...................................................................365Copiar, cortar y pegar especial ....................................................................... .365Cambiar a diferentes formatos ....................................................................... .367Confi gurar el formato condicional ................................................................... .369Reducir y aumentar decimales ....................................................................... .370Validar datos ................................................................................................... .371Práctica, paso a paso ..................................................................................... .372Ejercicios ......................................................................................................... 374

Ejercicio 27.1.............................................................................................................. 374

Capítulo 28Herramientas de seguridad de una hoja ....................375Proteger hojas y fi cheros y habilitar palabras clave ....................................... .375Habilitar palabras clave para bloquear/ocultar celdas .................................... .377Compartir un fi chero entre diferentes usuarios .............................................. .377Práctica, paso a paso ..................................................................................... .380Ejercicios ......................................................................................................... 382

Ejercicio 28.1.............................................................................................................. 382

Capítulo 29Funciones ....................................................................383Utilizar el asistente de funciones y seleccionar funciones según su categoría ......................................................................................... .383Utilizar diferentes tipos de funciones .............................................................. .385

Utilizar funciones de texto ......................................................................................... .385Utilizar funciones lógicas y condicionales ................................................................. .387Utilizar funciones de fecha y hora ............................................................................. .388Utilizar funciones de búsqueda y referencia ............................................................. .391Utilizar funciones matemáticas y trigonométricas ..................................................... .393Utilizar funciones estadísticas ................................................................................... .396Utilizar funciones de ingeniería ................................................................................. .402Utilizar funciones de cubo ......................................................................................... .407Utilizar funciones de información .............................................................................. .408

Utilizar subtotales ........................................................................................... .411Corregir errores en fórmulas .......................................................................... .411Ejecutar el comprobador de errores ............................................................... .412

16Práctica, paso a paso ..................................................................................... .413Ejercicios ......................................................................................................... 414


Capítulo 30Representación de gráficas complejas .......................415Crear gráfi cas con diferentes estilos .............................................................. .415Representar tendencias en los gráfi cos ......................................................... .418Personalizar estilos y modelos de gráfi cos .................................................... .420Representar gráfi cos 3D y modifi car propiedades ......................................... .421Añadir porcentajes en gráfi cos circulares....................................................... .423Los minigráfi cos.............................................................................................. .426

Ventajas de uso de minigráfi cos ............................................................................... .426Crear un minigráfi co .................................................................................................. .426Personalizar minigráfi cos .......................................................................................... .427

Práctica, paso a paso ..................................................................................... .428Ejercicios ........................................................................................................ .430

Ejercicio 30.1............................................................................................................. .430Ejercicio 30.2............................................................................................................. .430Ejercicio 30.3............................................................................................................. .430

Capítulo 31Manipulación de datos con tablas dinámicas ............431Utilizar el asistente para tablas dinámicas ..................................................... .431Modifi car el aspecto de la tabla dinámica y crear cálculos............................. .433Filtrar y ordenar información de la tabla dinámica.......................................... .435Generar gráfi cos dinámicos............................................................................ .436Práctica, paso a paso ..................................................................................... .437Ejercicios ........................................................................................................ .438

Ejercicio 31.1............................................................................................................. .438

Capítulo 32Análisis de escenarios .................................................439Trabajar con escenarios ................................................................................. .439El análisis Y si ................................................................................................ .441Utilizar el comando Buscar objetivo ............................................................. .444Práctica, paso a paso ..................................................................................... .445Ejercicios ........................................................................................................ .448

Ejercicio 32.1............................................................................................................. .448

Capítulo 33Utilización de macros .................................................449

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Comprender el concepto de macro ................................................................ .449Grabar una macro y utilizarla ......................................................................... .449Editar y eliminar una macro ............................................................................ .452Personalizar botones con macros asignadas ................................................. .453Práctica, paso a paso ..................................................................................... .454Ejercicios ........................................................................................................ .456

Ejercicio 33.1............................................................................................................. .456

Capítulo 34Proyectos completos de hojas de cálculo ...................457Proyecto completo para contabilidad casera ................................................. .457Proyecto completo para consumos de gasolina ............................................ .466

D. Base de datos. ACCESS 2013 .................. 475

Capítulo 35Introducción a Access 2013 ........................................477Información general ........................................................................................ .477Estructura de las bases de datos .................................................................... 479Entorno de trabajo .......................................................................................... .477Tablas, consultas, formularios y otros objetos ................................................ .479

Tablas para almacenar información .......................................................................... .479Formularios para introducir datos ............................................................................. .479Consultas para obtener y mostrar datos ................................................................... .480

Informes para presentar datos ....................................................................... .481Introducción de datos ................................................................................................ .481

El panel de navegación .................................................................................. .482Práctica, paso a paso ..................................................................................... .483

Capítulo 36Trabajo con tablas ......................................................485Creación de tablas.......................................................................................... .485

Creación de tablas desde cero ................................................................................. .485Abrir y visualizar las tablas ............................................................................. .485Creación de campos....................................................................................... .487

Indexación de campos .............................................................................................. .487Validación automática de datos ...................................................................... .488Emplear la búsqueda de datos dentro de una tabla ....................................... .489Modifi car el diseño de una tabla ..................................................................... .490Modifi car las propiedades de una tabla .......................................................... .491Aplicar formatos avanzados ........................................................................... .491

18Práctica 1, paso a paso .................................................................................. .493Práctica 2, paso a paso .................................................................................. .495Ejercicios ......................................................................................................... 496

Ejercicio 36.1.............................................................................................................. 496

Capítulo 37Ordenación, búsqueda y filtro de información en tablas ......................................................................497Filtro por selección ......................................................................................... .497Filtro por formulario ........................................................................................ .500Filtro avanzado ............................................................................................... .501Emplear la herramienta de búsqueda ............................................................ .502Ocultar campos .............................................................................................. .505Fijar columnas de datos ................................................................................. .506Práctica, paso a paso ..................................................................................... .507

Capítulo 38Relaciones ...................................................................509Entender el concepto de relación ................................................................... .509Integridad de una base de datos .................................................................... .509Indizar campos de datos ................................................................................ .510Seleccionar las claves de la tabla .................................................................. .511Entender el concepto de índice ...................................................................... .511

Utilización de índices ..................................................................................................511Crear relaciones entre tablas ......................................................................... .512Utilizar las características avanzadas ............................................................ .514Documentar las relaciones llevadas a cabo mediante la utilidad adecuada........................................................................................ .515Práctica, paso a paso ..................................................................................... .515Ejercicios ........................................................................................................ .516

Ejercicio 38.1............................................................................................................. .516Ejercicio 38.2............................................................................................................. .518

Capítulo 39Consultas .....................................................................521Entender el concepto de consulta de datos ................................................... .521Crear consultas .............................................................................................. .521Crear consultas a partir de otras consultas .................................................... .525Crear consultas agrupando información......................................................... .527Crear consultas de resumen de información .................................................. .528Introducción a las consultas con SQL ............................................................ .528Práctica, paso a paso ..................................................................................... .530Ejercicios ........................................................................................................ .532

Ejercicio 39.1............................................................................................................. .532

19

Capítulo 40Formularios .................................................................533Presentar la información................................................................................. .533Formulario con más de una tabla ................................................................... .533Insertar imágenes ........................................................................................... .536Utilizar los controles que ofrece el programa ................................................. .537Crear un formulario menú............................................................................... .538Modifi car controles del formulario................................................................... .540Almacén de más de un valor en un campo .................................................... .541Diseños profesionales .................................................................................... .541Práctica, paso a paso ..................................................................................... .543Ejercicios ........................................................................................................ .545

Ejercicio 40.1............................................................................................................. .545

Capítulo 41Informes ......................................................................547Entender el concepto de informe de datos ..................................................... .547Emplear el asistente de informes ................................................................... .547Crear informes personalizados....................................................................... .551Crear etiquetas a partir de informes ............................................................... .556Modifi car opciones avanzadas de informes ................................................... .559Utilizar la vista previa...................................................................................... .565Imprimir un informe......................................................................................... .566Imprimir un formulario..................................................................................... .568Imprimir los registros ...................................................................................... .568Barras de datos para informes ....................................................................... .569Enviar datos mediante el correo electrónico .................................................. .569Guardar, compartir, imprimir y publicar........................................................... .570Publicación en línea ....................................................................................... .573Práctica, paso a paso ..................................................................................... .573Ejercicios ......................................................................................................... 577

Ejercicio 41.1............................................................................................................. .577

Capítulo 42Proyectos completos de bases de datos ......................579Proyecto completo para libros con Access ...................................................... 579

Resolución del proyecto ............................................................................................. 579Proyecto completo para música con Access .................................................. .592

Resolución del proyecto ............................................................................................ .593

Capítulo 43Opciones avanzadas ....................................................611Simplifi car acciones repetitivas ...................................................................... .611Diseñador de macros ..................................................................................... .612

20Proteger los datos con las palabras clave y cifrando los contenidos ............. .620Seguridad en una base de datos.................................................................... .623Generador de expresiones ............................................................................. .624Convertir parte de una base en plantillas reutilizables ................................... .630Práctica, paso a paso ..................................................................................... .631Ejercicios ........................................................................................................ .633

Ejercicio 43.1............................................................................................................. .633Ejercicio 43.2............................................................................................................. .633

Capítulo 44Mantenimiento de la base de datos ............................635Compactar bases de datos para reducir espacio y optimizar accesos .......... .635Entender el concepto de importar y exportar tablas ....................................... .636Importar datos de aplicaciones de información numérica .............................. .636Importar datos de fi cheros de texto ................................................................ .638

Opciones avanzadas................................................................................................. .639Exportar información ...................................................................................... .641Exportar a diferentes formatos de datos ........................................................ .641Formatos de archivo ....................................................................................... .642Utilizar la combinación de correspondencia ................................................... .642Vincular diferentes tablas ............................................................................... .643Práctica, paso a paso ..................................................................................... .643Ejercicios ........................................................................................................ .646

Ejercicio 44.1............................................................................................................. .646

E. Presentaciones. POWERPOINT 2013 ...... 647

Capítulo 45Trabajo con PowerPoint ..............................................649Introducción .................................................................................................... .649Empezar con una presentación en blanco ..................................................... .649Aplicar un tema de diseño .............................................................................. .650El panel de notas ............................................................................................ .650Vistas .............................................................................................................. .651Insertar una diapositiva nueva........................................................................ .651Desplazamiento de las diapositivas ............................................................... .653Aplicar un nuevo diseño ................................................................................. .654Presentación de diapositivas .......................................................................... .655Revisión ortográfi ca ........................................................................................ .656Impresión de diapositivas y notas .................................................................. .657Animar y personalizar la presentación ........................................................... .658Opciones de animación .................................................................................. .659

21

Copiar animaciones ........................................................................................ .659Transición de diapositivas .............................................................................. .660

Efectos de transición ................................................................................................. .660Reproducción de elementos multimedia ........................................................ .661

Insertar un sonido ..................................................................................................... .661Reproducción de películas ........................................................................................ .662

Diagramas, organigramas y gráfi cos estadísticos .......................................... .663Diagramas SmartArt.................................................................................................. .663

Gráfi cos estadísticos ...................................................................................... .665Formas ........................................................................................................... .667Ortografía ....................................................................................................... .668Guardar el trabajo con otros formatos ............................................................ .669

Guardar como archivo PDF ...................................................................................... .669Guardar como archivo de presentación con diapositivas ......................................... .670Guardar como archivos de versiones anteriores ...................................................... .670

Álbum de fotografías ...................................................................................... .671Abrir, compartir y guardar archivos................................................................. .673

Guardar con otro formato de archivo ........................................................................ .673Abrir con otro formato de archivo .............................................................................. .674

Cambiar el tipo de archivo .............................................................................. .674Crear, compartir y guardar un vídeo ............................................................... .675Ejercicios ......................................................................................................... 677


F. Publicaciones. PUBLISHER 2013 ............. 679

Capítulo 46Trabajo con Publisher ................................. .681Introducción .................................................................................................... .681Introducción a los marcos de objeto ............................................................... .682Crear una publicación..................................................................................... .684Defi nir el diseño de página ............................................................................. .685Cambiar la plantilla de la publicación ............................................................. .685Confi gurar el tamaño de la página ................................................................. .685Establecer las guías de diseño....................................................................... .686Elegir una combinación de colores................................................................. .686Elegir una combinación de fuentes ................................................................ .686Elegir un fondo ............................................................................................... .687Introducir la información empresarial ............................................................. .688Manejar las vistas en Publisher ...................................................................... .689

Panel de desplazamiento de páginas ....................................................................... .690Vista normal y página principal ................................................................................ .690

Desplazamiento entre páginas ....................................................................... .690Mostrar componentes de diseño .................................................................... .691Utilizar el zoom ............................................................................................... .692

22Moverse por las ventanas .............................................................................. .692Comprender el uso de las guías de diseño .................................................... .692

Confi gurar las guías ................................................................................................. .694Establecer guías de regla ......................................................................................... .694Manejar las reglas ..................................................................................................... .695

Introducir texto en una página ........................................................................ .695Acoplar el texto en los marcos de texto .................................................................... .696Manejar el desbordamiento de texto ......................................................................... .696Manejar el texto en diferentes cuadros de texto ....................................................... .699Rellenando un marco de texto .................................................................................. .699

Ajustar el texto alrededor de una imagen ....................................................... .700Texto e imagen en publicaciones impresas .............................................................. .700Texto e imágenes en publicaciones web................................................................... .701Cambiar la forma del contorno de la imagen ............................................................ .701Controlar la distancia exacta del texto desde cada lado de una imagen .................. .703Remplazar la imagen en un marco ........................................................................... .703

Inserción de marcos en las páginas ............................................................... .704Insertar un nuevo marco ........................................................................................... .704Cambiar el tamaño y la posición de los marcos........................................................ .705Trabajar con marcos superpuestos ........................................................................... .705

Insertar, eliminar y mover páginas.................................................................. .706Ejercicios ......................................................................................................... 706


G. Correo y agenda. OUTLOOK 2013 .......... 707

Capítulo 47Trabajo con Outlook ...................................................709Introducción a Outlook.................................................................................... .709Creación de cuentas....................................................................................... .709Correo electrónico .......................................................................................... .710

Preparar para enviar un mensaje de correo electrónico. ............................................711Copiar a varios destinatarios ........................................................................................................................ .711Anexar o adjuntar un fi chero al mensaje .......................................................................................................712Dar formato al texto .......................................................................................................................................712Solicitar información de entrega y confi rmación de lectura ...........................................................................713Revisar ortografía y gramática .......................................................................................................................713Traducción instantánea del texto ...................................................................................................................713Importancia de un mensaje ...........................................................................................................................714Retrasar la entrega ........................................................................................................................................714Crear una fi rma automática para añadir en los mensajes .............................................................................715Enviar un mensaje .........................................................................................................................................716

Bandeja de salida....................................................................................................... 716Elementos enviados. .................................................................................................. 716Bandeja de entrada ................................................................................................... .717Apertura de mensajes recibidos................................................................................ .717

Ficheros adjuntos al mensaje recibido ..........................................................................................................717Responder y reenviar mensajes. ............................................................................... 718Borrar mensajes ........................................................................................................ .719Cambiar la contraseña de la cuenta de correo electrónico. ....................................... 719

23

Cambiar la dirección de correo electrónico. ............................................................... 720Cambiar el servidor de correo electrónico. ................................................................ 720Cambiar el nombre que se muestra a otras personas. .............................................. 721Otras confi guraciones. ............................................................................................... 721Reglas para tus mensajes.......................................................................................... 722Grupos de contactos. ................................................................................................. 723Reenviar mensajes fuera de la empresa. .................................................................. 723

Crear más de una cuenta desde la misma ventana ......................................................................................723

Contactos ....................................................................................................... .724Abrir, buscar y modifi car contactos ........................................................................... .725Crear un grupo de contactos...................................................................................... 725Reuniones. ................................................................................................................. 726

Calendarios .................................................................................................... .726Crear una cita............................................................................................................ .727

Cambiar una cita ............................................................................................................................................728Compartir calendarios. ............................................................................................... 729Cambiar la apariencia de los calendarios. ................................................................. 732

Cambiar la escala de tiempo .........................................................................................................................732Cambiar el intervalo de fecha que se muestra ..............................................................................................732Cambiar el color de fondo ..............................................................................................................................732

Imprimir un calendario de citas. ................................................................................. 733Tareas ............................................................................................................. .734

Crear una tarea. ......................................................................................................... 734Crear una tarea en la barra Tareas pendientes. ...................................................... 735

H. Integración Offi ce 2013. SKYDRIVE Y OFFICE WEB APPS ................................... 737

Capítulo 48 ..................................................... 739SkyDrive y Offi ce Web Apps ............................................................................ 739Introducción a SkyDrive................................................................................... 739Introducción a Offi ce Web Apps. ..................................................................... 739Registrarse en SkyDrive. ................................................................................. 740Funcionalidades de SkyDrive. ......................................................................... 743

La pantalla de inicio. .................................................................................................. 743Crear carpeta. ............................................................................................................ 744Cargar. ....................................................................................................................... 746Vistas ........................................................................................................................ .748Abrir. ........................................................................................................................... 749Descargar. .................................................................................................................. 750Compartir.................................................................................................................... 750Incrustar. .................................................................................................................... 754Cambiar nombre. ....................................................................................................... 755Eliminar ..................................................................................................................... .755Mover a. ..................................................................................................................... 756Copiar en................................................................................................................... .757Grupos. ...................................................................................................................... 758Equipos. ..................................................................................................................... 766Papelera de reciclaje.................................................................................................. 772

24Administrar almacenamiento...................................................................................... 773Álbum de fotos. .......................................................................................................... 773El menú contextual..................................................................................................... 778

Funcionalidades de Offi ce Web Apps. ............................................................. 779Crear nuevo documento............................................................................................. 780Historial de versiones. ................................................................................................ 781Word Web App. .......................................................................................................... 782

Guardar ..........................................................................................................................................................785Vista de lectura ..............................................................................................................................................785Portapapeles ..................................................................................................................................................785Deshacer y rehacer .......................................................................................................................................786Formato de fuente .........................................................................................................................................786Formato de párrafo ........................................................................................................................................786Estilos ............................................................................................................................................................787Herramientas de corrección ...........................................................................................................................787Tablas ............................................................................................................................................................788Imágenes .......................................................................................................................................................788Hipervínculos .................................................................................................................................................789Confi gurar página ..........................................................................................................................................790Salir ................................................................................................................................................................790

Excel Web App. .......................................................................................................... 791Co-autoría. .....................................................................................................................................................794Guardar ..........................................................................................................................................................794Vista de lectura ..............................................................................................................................................794Portapapeles ..................................................................................................................................................795Deshacer y rehacer .......................................................................................................................................795Barra de fórmulas. .........................................................................................................................................795Formato de fuente y celda .............................................................................................................................795Alineación ......................................................................................................................................................796Formato de número .......................................................................................................................................796Tablas ............................................................................................................................................................796Hojas, fi las y columnas ..................................................................................................................................797Funciones ......................................................................................................................................................797Gráfi cos .........................................................................................................................................................798Hipervínculos .................................................................................................................................................798Salir ................................................................................................................................................................799

PowerPoint Web App. ................................................................................................ 799Guardar ..........................................................................................................................................................802Vista de lectura ..............................................................................................................................................802Vista presentación con diapositivas ...............................................................................................................802Portapapeles ..................................................................................................................................................803Deshacer y rehacer .......................................................................................................................................803Formato de fuente .........................................................................................................................................803Formato de párrafo ........................................................................................................................................804Gestión de diapositivas ..................................................................................................................................804Imágenes .......................................................................................................................................................804Formas ...........................................................................................................................................................805SmartArt .........................................................................................................................................................805Temas ............................................................................................................................................................806Animaciones ..................................................................................................................................................807Transiciones...................................................................................................................................................807Hipervínculos .................................................................................................................................................807Salir ................................................................................................................................................................808

OneNote Web App .................................................................................................... .808Guardar ......................................................................................................................................................... .811Vista de lectura ............................................................................................................................................. .811Co-autoría ..................................................................................................................................................... .811Portapapeles ..................................................................................................................................................812Deshacer y rehacer .......................................................................................................................................812Formato de fuente y párrafo ..........................................................................................................................812Estilos ............................................................................................................................................................813Etiquetas ........................................................................................................................................................813Herramientas de corrección ...........................................................................................................................814Crear y administrar páginas y secciones .......................................................................................................814Ver y restaurar versiones de página ..............................................................................................................815Imágenes .......................................................................................................................................................816Tablas ............................................................................................................................................................817Hipervínculos .................................................................................................................................................818Salir ................................................................................................................................................................818

paso a paso office 2013 - web de rosario peñarosariopeña.com/pdf/of2013.pdf · el entorno de...

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