parte ii conta prestamos e inventarios

7/25/2019 Parte II Conta Prestamos e Inventarios

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41

2. UNIDAD DE CONTABILIDAD

Es una unidad tcnico-administrativo, creada con la finalidad de ser responsable

del registro contable de los movimientos financieros de ingresos y egresos de la

Municipalidad.

Para la consecucin de sus objetivos, se hace necesario que dicha Unidad se

desarrolle de una manera adecuada, acorde a las necesidades especficas de la

Municipalidad, por los cual no debe asignarse varias funciones a una misma

persona; el jefe o director de la AFIM deber supervisar de forma continua las

actividades que se llevan a cabo, a manera de cumplir con los principios de controlinterno.

A travs de la informacin contable generada, las autoridades podrn hacer el

anlisis de la gestin, que les permita tomar decisiones oportunas orientadas a la

mejora continua y lograr una mayor transparencia.

Objetivos Generales

Para el adecuado funcionamiento de la Unidad de Contabilidad, se debe observar

lo siguiente:

Proporcionar informacin oportuna y fidedigna, que permita a las autoridades

conocer la situacin financiera municipal para tomar decisiones congruentes

para el beneficio de las comunidades.

Cumplir con el ordenamiento de coordinar, controlar y registrar las

operaciones.

Apoyar la gestin financiera Municipal con la finalidad de proporcionar

informacin que sirva de apoyo y fundamentacin para la toma de decisiones.


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42

REGISTROS CONTABLES

El Sistema de Contabilidad efectuar los registros en forma electrnica, a travs

del Sistema Integrado de Administracin Financiera -SIAF MUNI-, el cual se regir

por las disposiciones que emita la Direccin de Contabilidad del Estado del

Ministerio de Finanzas Pblicas, como rgano rector del sistema y como mnimo

deber registrar en materia de egresos, las etapas de: comprometido, devengado

y pagado.

Objetivo

Servir de instrumento til para guiar el proceso de los registros contables, comoel que se muestra a continuacin:

Registrar sistemticamente todas las transacciones reconocidas

tcnicamente que afecten la posicin econmica-financiera de la

Municipalidad de San Miguel Petapa.

Registro de las operaciones financieras

Se aplicar el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico

de Guatemala.

El Sistema de Administracin Financiera, generar informacin relevante para la

toma de decisiones a los distintos niveles de gestin pblica, entre los cuales

estn:

Ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos.

Movimiento y situacin del tesoro; y,

Elaboracin de Estados Financieros.


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44

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

7

Recepcin de documentos

Recibe el cuadro de asiento de reclasificacin aprobadoy documentos de soporte de la Autoridad AdministrativaSuperior.

Encargado deContabilidad

8Registro de documentosRegistra y aprueba el asiento contable de reclasificacinen el Sistema.


9ImpresinImprime el reporte y adjunta los documentos de soporteal expediente y archiva.



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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTROS CONTABLES

Director Financiero

B

Encargado de Contabilidad

AActividadNo.

INICIO

1

2

3

B

A

5

Estn

correctos los

datos?

7

B

8

1

2

3

4

5

6

7

8

9

4

6

ANo Aprueba

la

Operacin

9

FIN

SI NO


6/34

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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LO COMPROMETIDO Y

DEVENGADO

El Compromiso y Devengado simultneo, registra la ejecucin presupuestaria en

las etapas de compromiso y devengado al mismo tiempo, esto se hace debido a

que existen operaciones de las que se toma conocimiento, hasta cuando se

reciben las facturas del gasto realizado (servicios de energa elctrica, agua,

telfono, u otros), sin que se cuente con registro previo del Compromiso.

En estos casos, el sistema verificar que exista saldo disponible de crdito y de

cuotas de compromiso y devengado para la imputacin contenida en eldocumento. Confirmar la ejecucin del presupuesto y generar en forma

automtica el asiento de partida doble en la contabilidad.

Objetivo

Efectuar un adecuado registro de las operaciones que se realizan en la Unidad,

para tener un control apropiado como se menciona a continuacin:

Encaminar, controlar y mejorar las operaciones de registro, en sus diferentes

etapas.

Requisitos

Los requerimientos necesarios para ste procedimiento, se muestra a

continuacin:

Toda la documentacin de soporte de los registros de las transacciones

financieras debe ser archivada y seguir un orden lgico, de manera que sea

fcil su localizacin, en un lugar adecuado. Se deben adoptar las medidas deseguridad contra robos, incendios u otro riesgo, mantenindola por el tiempo

que establezca la Contralora General de Cuentas.


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47

El registro de los ingresos se respalda a travs de la certificacin de la

Tesorera nacional. Para registrar los gastos emitir un certificado de

factibilidad ante la solicitud de la Direccin que lo requiera.

Normas

En los Gobiernos Locales el registro de las operaciones econmico-financieras se

realiza a travs del Sistema de Contabilidad Integrada Municipal, que est sujeto

a los preceptos legales emitidos para el efecto, y se rige por las normas, polticas

y manuales que emita la Direccin de Contabilidad del Estado del Ministerio de

Finanzas Pblicas, como rgano rector.

Rendicin de Cuentas

La informacin contable generada a travs del Sistema de Contabilidad Integrada

Municipal es el medio de rendicin de cuentas y a travs de ella se demuestra con

transparencia el origen y destino de los recursos utilizados en los Gobiernos

Locales.

Separacin de funciones

Las operaciones contables y financieras deben estar separadas. Ninguna persona

deber estar en situacin de controlar los registros y al mismo tiempo controlar las

operaciones que originan los asientos de registro.

Capacidad del personal

El personal de la Unidad de Contabilidad debe cumplir con los requisitos mnimos

de conocimiento, de tal manera que est en condiciones de manejar yespecialmente de obtener el mayor beneficio del sistema, para fructificar la

informacin que produce el mismo.


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El conocimiento del personal debe estar en concordancia con las necesidades de

los procesos y de rendicin de cuentas, esto permite transparencia de la

informacin y del mismo sistema.

Propiedad de la documentacin contable

Los comprobantes que respaldan la contabilidad, forman parte integral de sta.

La documentacin contable es propiedad de la Municipalidad y por ningn motivo,

los servidores o ex servidores podrn sustraerla total o parcialmente.

Plan nico de CuentasEst constituido por el ordenamiento de cuentas que registrarn las transacciones

econmico-financieras dentro de la estructura del Sistema de Contabilidad

Integrada Municipal.

El catlogo de cuentas posibilita el registro automtico de las transacciones y

estandariza los procedimientos de registro. Est orientado al funcionamiento del

Sistema de Contabilidad Integrada Municipal y facilita la integracin automtica

con las clasificaciones presupuestarias.

Niveles de Agrupacin y Codificacin

El Plan nico de Cuentas ha sido desagregado a diversos niveles y estructurado

bajo el enfoque de interrelacin operativa entre contabilidad, presupuesto y

tesorera.

El Catlogo de Cuentas, parte del Plan nico de Cuentas, ha sido codificado enforma numrica, emplendose los dgitos del 1 al 9 para la apertura de los distintos

niveles. Su clasificacin y codificacin es de la siguiente manera:


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El Plan nico de Cuentas est integrado por los siguientes grupos:

Grupo 1 Cuentas de Activo:comprenden el conjunto de bienes y derechos

econmicos propiedad de la Municipalidad, registrados de acuerdo a los

Principios y Normas de Contabilidad.

Grupo 2 Cuentas de Pasivo: comprenden el conjunto de obligaciones

econmicas contradas por la Municipalidad, registradas de acuerdo a los

Principios y Normas de Contabilidad.

Grupo 3 Cuentas de Patrimonio: comprenden el Capital Contable,registrado de acuerdo a Principios y Normas de Contabilidad.

Grupo 4 Cuentas de Orden:son registros contables de operaciones que no

afectan o modifican los Estados Financieros, pero cuya incorporacin en libros

es necesaria para consignar derechos o responsabilidades contingentes,


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50

establecer recordatorios en forma contable o controlar en general algunos

aspectos de la administracin.

Grupo 5 Cuentas de Ingresos: son los recursos captados, registrados

contablemente de acuerdo a los Principios y Normas de Contabilidad.

Grupo 6 Cuentas de Gastos: es el uso o consumo de recursos en actividades

propias, registrados contablemente de acuerdo a los Principios y Normas de

Contabilidad.

Grupo 7 Cuentas de Cierre: este grupo se utiliza al cerrar el ejercicio

contable y refleja el resultado corriente.


11/34

51

Ejemplo de una cuenta de Activo:

Nivel Nombre Ejemplo

1234

Cuenta Mayor1 ACTIVO11 Activo Corriente111 Activo Disponible1112 Bancos

5 Subcuenta 1 01 Bancos Fondo Comn6 Subcuenta 2 00 Sin Subcuenta 27 Auxiliar 01 01 Nmero de Cta. Monetaria8 Auxiliar 02 00 Sin Auxiliar 029 Auxiliar 03 00 Sin Auxiliar 03

PROCEDIMIENTO DEL REGISTRO DE LO COMPROMETIDO Y DEVENGADONo ACTIVIDAD RESPONSABLE

1Recepcin de informacinRecibe de las diferentes unidades informacin necesariapara la ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos.

Auxiliar deContabilidad

2 Revisin de informacinToma conocimiento de las facturas del gasto realizado.


3Comprobacin de documentosVerifica que exista saldo disponible de crdito y de

cuotas de compromiso y devengado.


4Ratificacin de ejecucinConfirma la ejecucin del presupuesto y generar enforma automtica el asiento de partida doble en lacontabilidad.


5

Ejecucin presupuestaria de ingresos y gastosRegistra contablemente los ingresos y gastospresupuestarios, y las cuentas de activo o pasivo quecorrespondan.


6

Movimiento y situacin del TesoroRealiza y enva un informe de rendicin de cuentas a lasdistintas Unidades requeridas, se debe realizar uno deforma mensual para la Contralora General de Cuentas.



12/34

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No ACTIVIDAD RESPONSABLE

7

Elaboracin de Estados Financieros

Realiza un registro de la ejecucin presupuestaria parala elaboracin de los Estados Financieros.

Auxiliar de

Contabilidad

8

Presentacin de los Estados FinancierosVerifica que los Estados Financieros se elaboren ypresenten en la forma y fechas establecidas, de acuerdocon las normas y procedimientos emitidos por el enterector.



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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE COMPROMISO Y DEVENGADO DE CONTABILIDAD

Encargado de Contabilidad

B

Auxiliar de Contabilidad

AActividadNo.

1

2

3

4

5

6

7

8

Recepcin deinformacin

Revisin deinformacin

Comprobacin dedocumentos

Ratificacin deinformacin

Ejecucinpresupuestara deingresos y gastos

Movimiento y situacindel Tesoro

Elaboracin deEstados Financieros

Presentacin de losEstados Financieros

INICIO

1

2

3

Saldo

Disponible

4Informa a

Encargado de

Contabilidad

SI NO

B

A

5

6

7

A

A

B

A

8

FIN


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54

NORMAS DE CONTROL INTERNOSe refieren a los criterios tcnicos generales de control interno, que deben ser

aplicados en el registro de los hechos que tienen efectos presupuestarios,patrimoniales y en los flujos de fondos inherentes a las operaciones del Sector

Pblico no financiero, conforme la metodologa uniforme establecida en los

manuales emitidos por el rgano rector.

Objetivo

Para dar cumplimiento a las Normas de Control Interno se realizar lo siguiente:

Desarrollar las operaciones de una manera adecuada y homognea de las

operaciones de control interno de la Municipalidad.

Requisitos

Los ordenamientos bsicos para ste procedimiento, se muestran a continuacin:

Archivar la documentacin de respaldo de las operaciones financieras y

administrativas que realicen.

PROCEDIMIENTO PARA APLICACIN DE NORMAS DE CONTROL

INTERNO


1

Control Interno preventivoEstablecer los mtodos, medidas y procedimientos decontrol antes de la ejecucin de las operaciones o deque sus actos causen efectos.

DirectorFinanciero

yEncargado deContabilidad

2

Control Interno concurrente

Establecer y aplicar mecanismos y procedimientos desupervisin permanentes durante la ejecucin de lasoperaciones y en el proceso de registro.

Auditor Interno

3

Registros contablesGenerar registros a partir de la ejecucin presupuestariay los movimientos de tesorera como componentes delSistema.



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55


4

Procedimientos de registro

Efecta los registros en forma automtica, a travs de laaplicacin de clasificadores presupuestarios y el Plannico de Cuentas.


5

Archivos de soporteArchivar la documentacin de respaldo de lasoperaciones financieras y administrativas que realicenlos Gobiernos Locales.

Encargado deArchivo

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO

Director FinancieroB

Encargado de

ContabilidadA

ActividadNo.Encargado de Archivo

DAuditor Interno

C

1

2

3

4

5

Control Interno

preventivo

Control Interno

concurrente

Registros contables

Procedimientos de

registro

Archivos de soporte

INICIO

1 1

C

D

A

C

3

4

5

FINB

A

2

A

B


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56

2.1 UNIDAD DE PRSTAMOS Y DONACIONES

Lo constituyen los desembolsos recibidos en efectivo provenientes de donaciones

nacionales e internacionales, que son depositadas en la Cuenta nica de

Tesorera Nacional.

Objetivo

Contribuir a que la Municipalidad disponga de los recursos financieros para

cumplir con sus planes a corto, mediano y largo plazo y su correcto manejo.

Base legalPara el desarrollo de los distintos procedimientos de la Unidad de Prstamos y

Donaciones, se toma en cuenta la siguiente normativa:

Ley Orgnica del Presupuesto

Acuerdo Gubernativo 540-2013

Normativa de la Direccin de Contabilidad del Estado.

Requisitos

La Unidad Ejecutora debe contar con un instrumento de formalizacin de la

donacin.

Normas

Los requerimientos que se deben tomar en cuenta en los procedimientos para

prstamos y donaciones, son los siguientes:

Los programas y/o proyectos de inversin pblica que forman o no capital fijo,

a financiarse con fondos de la cooperacin internacional no reembolsable,

debern formularse de acuerdo a las normas del Sistema Nacional.

Los programas y/o proyectos a financiarse con fondos de cooperacin

internacional no reembolsable, debern observar los lineamientos de la

Poltica de Cooperacin no reembolsable, adems cumplir con la alineacin a


17/34

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las prioridades nacionales sectoriales y territoriales, y se promueve la

ejecucin a travs de la institucionalidad pblica financiera y

administrativamente.

La Secretara de Planificacin y Programacin de la Presidencia, en el plazo

de 15 das hbiles, una vez cumplidos los requisitos para tal efecto, emitir

opinin favorable al expediente.

Una vez cumplidos los requisitos de aceptacin y aprobacin, todo convenio

de donacin deber ser aprobado por la entidad beneficiaria por Acuerdo

Ministerial, cuando la donacin sea a favor de un Ministerio, y, por resolucin,

para el caso de las Secretaras, entidades autnomas, descentralizadas yempresas pblicas.

Para aceptar una donacin, se debe contar con el aval de la Autoridad

Superior.

Para el registro de toda donacin en el Sistema se debe contar con la

documentacin de soporte respectiva.

Al registrar una donacin dineraria en el Sistema, se tendr afectacin en

presupuesto, contabilidad y tesorera.

El registro de una donacin en especie, tendr tratamiento estrictamente

contable, con base a lo establecido en el Reglamento de la Ley Orgnica del

Presupuesto y la normativa de la Direccin de Contabilidad del Estado.

Todas las operaciones pertinentes a las donaciones deben registrarse en el

Sistema de manera oportuna para una presentacin razonable de los saldos

contables.

DONACIONES DINERARIAS

Son las provenientes de instituciones nacionales o internacionales, pblicas o

privadas, se realizar mediante publicacin escrita dirigida al Alcalde de la

Municipalidad.


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Objetivo

Cubrir las necesidades funcionales anuales de la municipalidad de San Miguel

Petapa y utilizar los recursos de manera eficiente.

Requisitos


donacin.

PROCEDIMIENTO PARA DONACIONES DINERARIAS


1Revisin de documentosConoce documento de respaldo de la donacin dinerariaemitido por la entidad donante.

DirectorFinanciero

2Ratificacin de donacin

Aprueba la donacin para lo cual emite Punto de Acta deConcejo o Resolucin de Junta Directiva.

DirectorFinanciero

3Registro de donacinRegistra en el Sistema los datos generales de ladonacin segn convenio.


4Asignacin de destino de donacinRegistra asignacin de destino y programacin dedesembolsos.


5Envo de donacinTraslada a Encargado de Presupuesto el expediente.


6Realiza modificacinRegistra la modificacin presupuestaria que se originade la donacin.

Encargado dePresupuesto

7 TrasladoTraslada solicitud a Director Financiero.

Encargado dePresupuesto

8Solicitud de modificacinTraslada a la Autoridad Superior la solicitud demodificacin presupuestaria.

DirectorFinanciero


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59


9

Aprobacin de resolucin

Aprueba en Punto de Acta o Resolucin la modificacinpresupuestaria de la donacin.

Director

Financiero

10Aprobacin de modificacin

Aprueba la modificacin presupuestaria en el Sistema.

DirectorFinanciero

11

NotificacinNotifica a Encargado de Donaciones la existencia de loscrditos presupuestarios.

DirectorFinanciero

12

Creacin de cuenta

Genera en el Sistema la cuenta escritural quecorresponde a la donacin para futuros desembolsos.

Director

Financiero


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60

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE DONACIONES DINERARIAS

ActividadNo.

Encargado de

Presupuesto

C

Encargado de

Contabilidad

B

Director Financiero

A

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Revisin de

documentos

Ratificacin de

donacin

Registro de donacin

Asignacin de destino

de donacin

Envo de donacin

Realiza modificacin

Traslado

Solicitud de

modificacin

Aprobacin de

resolucin

Aprobacin de

modificacin

Notificacin

Creacin de cuenta

INICIO

1

2

B

A

3

4

C

B

6

B

C

9

10

11

12

FIN


21/34

61

SUBPROCEDIMIENTO PARA DESEMBOLSOS DE DONACIONES

DINERARIAS


1

Generacin de copiaSolicita copia de la forma autorizada por la ContraloraGeneral de Cuentas donde consta el ingreso, boleta dedepsito o crdito registrado en el estado de cuentabancario.

DirectorFinanciero

2

Registro de datosIngresa en el Sistema los datos de la forma autorizada,afecta el rubro de ingresos que corresponde a ladonacin y la cuenta escritural.

DirectorFinanciero

3 AprobacinAprueba el registro en el Sistema.

DirectorFinanciero

4 TrasladoTraslada a Encargado de Contabilidad para archivo.

DirectorFinanciero

5RecepcinRecibe, revisa y archiva expediente.



22/34

62

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE DESEMBOLSOS

DE DONACIONES DINERARIAS

ActividadNo.

Encargado de

Contabilidad

B

Director Financiero

A

1

2

3

4

5

Generacin de copia

Registro de datos

Aprobacin

Traslado

Recepcin

INICIO

1

2

A

3

B

5

FIN


23/34

63

DONACIONES EN ESPECIE

Proporcionan ingresos sin fines de lucro, reducen los gastos del presupuesto.

Objetivo

Tener apoyo externo para obtener recursos tiles que ayuden al buen

funcionamiento de las operaciones.

Requisitos


donacin.

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO DE DONACIONES EN ESPECIE


1

Recepcin de ActaRecibe certificacin del Acta de Aceptacin de laDonacin, con detalle de los bienes, materiales oservicios.

DirectorFinanciero

2AprobacinFirma el Acta de Aceptacin de la Donacin y autoriza el

registro en el Sistema.

DirectorFinanciero

3TrasladoTraslada documento a Contabilidad.

DirectorFinanciero

4 RegistroRegistra en el libro dicha operacin.


5

ComprobacinVerifica documentacin de soporte y realiza el registrocontable de la donacin en Sistema, segn elprocedimiento de registro de la donacin en especie,emitido por la Direccin de Contabilidad del Estado y/oprocedimiento establecido por la Municipalidad.


6

RevisinGenera comprobante contable y revisa afectaciones enlas cuentas contables correspondientes en los EstadosFinancieros generados en el Sistema. Archivadocumentacin de soporte.



24/34

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE DONACIONES EN ESPECIE

ActividadNo.Encargado de Contabilidad

BDirector Financiero

A

1

2

3

4

5

6

Recepcin de Acta

Aprobacin

Traslado

Registro

Comprobacin

Revisin

INICIO

1

2

A

B

4

5

Existe

Documentacin

de Soporte?

No Realizael Registro

6

SI NO

FIN


25/34

65

2.2 UNIDAD DE INVENTARIOS

Se encarga de llevar el control, registro y custodia de todos los bienes propios de

la municipalidad de San Miguel Petapa, para ello emite tarjetas de

responsabilidad, al momento de ingreso se codifican y son entregados a los

responsables de cada Unidad para que sean utilizados posteriormente.

Objetivo General

Mejorar el uso que se le d a los bienes de la municipalidad de San Miguel Petapa,

mediante la formalizacin y estandarizacin de los procesos de trabajo, para que

se contribuya a la prestacin de servicios de calidad.

Base Legal

Con el objetivo de fortalecer y actualizar los procedimientos que se llevan a cabo

en la Unidad de Inventarios, resulta necesario mencionar las leyes y reglamentos

aplicables:

Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala

Decreto 57-92 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley de

Contrataciones del Estado y su Reglamento

Acuerdo Gubernativo 217-94 del Ministerio de Finanzas Pblicas, Reglamento

de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administracin Pblica

Circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado

Normas

A continuacin, un detalle de los principales criterios que se deben adoptar en la

Unidad de Inventarios de la municipalidad de San Miguel Petapa:

La falta o atraso en los registros para el control de inventarios puede ser

sancionado por la Contralora General de Cuentas -CGC- por un monto

mnimo de Q 4,000.00 hasta Q 80,000.00.


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El personal al que se le asignan los bienes, debern ser empleados o

funcionarios nombrados.

Para el control de los bienes fungibles, se debe llevar un libro auxiliar de

inventario o tarjetas Kardex en el que se registra el control de ingresos y

egresos de los mismos.

ALZAS EN EL INVENTARIO

Corresponde al Encargado de la Unidad, realizar el registro de alzas por compra

o adquisicin de activos en el Libro de Inventario, as mismo el registro en las

respectivas tarjetas de responsabilidad de los empleados o funcionarios quieneslos utilizarn.

Objetivo

Mantener actualizado el Inventario de bienes pertenecientes a la municipalidad de

San Miguel Petapa, y que stos se encuentren al servicio de los funcionarios

pblicos que laboran en cada Unidad.

Requisitos

La documentacin requerida en ste procedimiento es la siguiente:

Constancia de Ingreso a Almacn e Inventario.

Libro de Inventarios Institucional.

Documentacin que da soporte al bien.

Tarjeta de Responsabilidad.

Normas

Los criterios que se deben cumplir en ste procedimiento son los siguientes:

Verificar que existan los documentos de respaldo de los bienes que se

ingresan al Inventario.


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67

Las alzas o bajas en las tarjetas de responsabilidad de los bienes de Activos

no Fungibles deben contar con la aprobacin del Concejo Municipal.

PROCEDIMIENTO DEL REGISTRO DE ALZAS EN EL INVENTARIO


1

Ingreso del bienRecibe el bien, gestiona firma del Encargado deInventario en la forma "Constancia de Ingreso a

Almacn e Inventario", y se le hace entrega de copiade la forma y factura.

Encargado deAlmacn

2

Registro del bien (s)

Recibe y revisa forma "Constancia de Ingreso aAlmacn e Inventario" y factura, registra en el Librode Inventario Institucional y procede a etiquetar losactivos fijos y/o fungibles (estos ltimos nicamentepara efecto de asignar responsable, no forman activofijo).

Encargado deInventario

3Solicitud de bienesPresenta requisicin de bienes del activo fijo ofungible al Encargado de Inventarios.

PersonaInteresada

4

Registro del bien en Tarjeta de Responsabilidad

Inscribe el bien en la forma "Resguardo deResponsabilidad"-Tarjeta de Responsabilidad- delservidor o empleado pblico que tendr bajo suresguardo los bienes de activos fijos o fungibles,firma y sella de "inventariado" o "bajo resguardo"segn corresponda, entrega original y copia de laRequisicin de bienes de activos fijos o fungibles y eltriplicado para su archivo.

Encargado deInventarios

5

Aceptacin de la obligacin por parte delFuncionario PblicoFirma "Resguardo de Responsabilidad", recibe

copias de la requisicin realizada y devuelve aAlmacn.

PersonaInteresada

6Entrega de los bienesRealiza la transferencia de los bienes de activos fijoso fungibles.

Encargado deAlmacn

7Recepcin de los bienesRecibe el bien de activos fijos o fungibles.

PersonaInteresada


28/34

68

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DEL REGISTRO DE ALZAS EN EL INVENTARIO

ActividadNo.Encargado de

Almacn

A


B

Persona Interesada

C

Ingreso del bien

Registro del bien

Solicitud de bienes

Registro del bien entarjeta de

responsabilidad

Aceptacin de laobligacin por parte del

Funcionario Pblico

Entrega de bienes

Recepcin de bienes

1

2

3

4

5

6

7

INICIO

1

B

A

2 3

B

C

4

C

B

5

A

C

C

A

7

FIN

C

B


29/34

69

BAJA DE BIENES POR DETERIORO

Comprende las acciones realizadas para dar de baja del inventario, bienes que se

encuentran en mal estado, inservibles o deteriorados y que no es posible su

utilizacin.

Objetivo

Rebajar del inventario los bienes que se encuentren en mal estado, para

conservar nicamente aquellos que contribuyan al desarrollo de las operaciones

de manera eficiente.

Requisitos


Acta o Resolucin del Concejo Municipal

Resolucin de Contralora General de Cuentas

Documentacin que da soporte al bien.

Tarjeta de Responsabilidad.

Libro de Inventarios Institucional.

Normas

Para que se realice la baja de activos fijos y/o fungibles, debe contarse con la

aprobacin del Concejo Municipal, quien es la Autoridad Mxima en la

municipalidad de San Miguel Petapa.


30/34

70

PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES POR DETERIORO


1 Trmite del Dictamen TcnicoEvala la baja de bienes de activo fijos o fungibles, sise justifica la baja gestiona Dictamen Tcnico.

PersonaInteresada

2

Solicitud de baja de los bienes de activo fijo ofungiblesRealiza solicitud, justifica la baja del bien e indica lascaractersticas del bien inservible y traslada la solicituda la Unidad de Inventarios.

PersonaInteresada

3

Obtencin de Certificacin sujeta a discusin yDictamen definitivoRealiza inspeccin fsica del bien inservible, suscribe

acta y certifica de la baja del bien, traslada expedienteal Concejo Municipal para discusin y dictamendefinitivo.

Encargado de

Inventario

4

Emisin de Acta o Resolucin por parte delConcejo MunicipalConoce, discute y analiza expediente, si procede, seacuerda la baja del bien, emite Acta o Resolucin,indica el procedimiento a seguir, define si se dan endonacin, incineran, reciclan o destruyen en sutotalidad y se traslada a Unidad de Inventario. Solicitaresolucin de Contralora General de Cuentas.

ConcejoMunicipal

5

Recepcin del Acta en que consta la decisin delConcejo MunicipalRecibe expediente y procede en presencia de AuditorInterno, a dar cumplimiento al procedimiento indicadoen el Acta o Resolucin del Concejo Municipal.


6

Registro de la Baja de bienesSe realiza el Registro correspondiente en el Libro deInventario, descarga de tarjetas de responsabilidad losbienes y traslada a Encargado de Contabilidad.


7

Resguardo de los documentos de soporte

Registra baja de bienes en el Sistema, generareportes, adjunta documentos de soporte y archivaexpediente.



31/34

71

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES POR DETERIORO

ActividadNo.Persona Interesada

AEncargado de Inventario

BConcejo Municipal

CEncargado de Contabilidad

D

Trmite del dictamentcnico

Solicitud de baja debienes de activo fijo o

fungibles

Certificacin ydictamen definitivo

Emisin de acta

Recepcin del acta

Registro de la baja debienes

Resguardo de losdocumentos de

soporte

1

2

3

4

5

6

7

INICIO

1

Baja

justificable?

4

B

2No gestiona

dictamen

SI NO

B

A

3

C

C

5

6

D

B

FINExpedienteen orden?

B No se emiteActa

SI NO

7


32/34

72

SOLVENCIA DE BIENES O FINIQUITO

Es la constancia de solvencia que se extiende a los servidores pblicos, por haber

entregado los bienes asignados en su totalidad, al dar por concluida la relacin

laboral.

Objetivo

Mantener un registro actualizado sobre los bienes de la Municipalidad, de sta

manera se proceder a desligar el bien del funcionario pblico, mismo que

quedar a disposicin de quien lo requiera.

Requisitos


Notificacin de la baja de un empleado.

Solvencia de la Direccin Administrativa.

Solvencia del jefe inmediato superior.

Solvencia de multas de trnsito, en caso de tener asignado vehculo.

Norma

Este procedimiento es aplicable en el caso de renuncia de los funcionarios

pblicos, por lo cual, deber entregar todos los bienes que tiene bajo su custodia,

para que le sean pagadas sus prestaciones o liquidacin.


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PROCEDIMIENTO PARA OBTENER SOLVENCIA DE BIENES O FINIQUITO


1 Comprobacin de los bienesVerifica en la tarjeta de responsabilidad los bienesque tiene asignados el empleado.


2Confrontacin fsicaConstata que los bienes se encuentren fsicamenteen el lugar de trabajo.


3

Solvencia de InventarioExtiende solvencia o finiquito correspondiente y firmael mismo. Traslada al Director Financiero para suvisto bueno.


4Revisin de la SolvenciaRecibe, revisa y firma solvencia de inventario ofiniquito. Traslada al Auxiliar de Inventario.

DirectorFinanciero

5Resguardo de los documentos de soporteProporciona original al interesado y archiva la copia.



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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA OBTENER SOLVENCIA DE BIENES O FINIQUITO

Activ idadNo.Encargado de Inventario

A

Director Financiero

B

Comprobacin de losbienes

Confrontacin fsica

Solvencia deinventario

Revisin de solvencia

Resguardo de los

documentos desoporte

INICIO

2

Bienes en

orden?

3No extiende

solvencia

SI NO

B

A

4

A

1

2

3

4

5

1

B

5

FIN

parte ii conta prestamos e inventarios

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