� La documentación de la auditoríaincluye los papeles de trabajo quecondensan la evidencia que respalda laopinión del auditor.

Por éstos se entiende:

� Los papeles de trabajo son los registros que elauditor mantiene de los procedimientosseguidos, las pruebas efectuadas, lainformación obtenida y las conclusionesalcanzadas en la auditoría. En consecuencia,los papeles de trabajo pueden incluirprogramas, análisis, memorándums, cartas deconfirmación y representación, extractos y/ocopias de documentos y tablas o comentariospreparados obtenidos por el auditor. Esainformación puede representarse en forma dedatos impresos, medios magnéticos, película uotros medios.

� Podemos concluir que los papeles detrabajo son los documentos que elabora uobtiene el auditor durante el desarrollo delexamen de los estados financieros y querespaldarán la opinión que contenga surevisión para su informe o dictamen.

� Tipos de Evidencia› Datos Impreso, documental.

› Medios Magnéticos.

› Película.

› Otros medios.

� Para cumplir cabalmente lo establecido por las normas deauditoría, el auditor deberá dejar constancia de haberrespetado su normatividad profesional durante todo el procesode la auditoría, es decir, durante las fases de planeación,ejecución e información. La documentación presentada en lospapeles de trabajo podrá variar en cantidad y contenido enfunción de las circunstancias, pero como auditor debe tenerpresente que tal documentación proporciona respaldo no sóloa su opinión en el dictamen, sino del esmero profesional conque desarrolló todo el proceso. Por ejemplo, para dejarevidencia de haber cumplido con la norma de "planeación ysupervisión" es requisito que dentro del legajo de auditoría seincluya un "programa de trabajo"; asimismo, para dejarconstancia de que se ha efectuado el estudio y evaluación delcontrol interno, deberá incluir dentro sus papeles de trabajo laconstancia del método que empleado para determinar el nivelde confianza asociado a éste (gráfico, cuestionarios. descriptivoo combinado).

� Es así que los papeles de trabajo representan unaayuda en la planeación, ejecución, supervisión yrevisión del trabajo. Deberán contener la evidencia dela planeación llevada a cabo por el auditor, lanaturaleza, oportunidad de alcance de losprocedimientos auditoría aplicados y de lasconclusiones alcanzas.

� En el citado boletín 3010, se establece que los papelesde trabajo deben ser completos y lo suficientementedetallados, que pueden verse afectados por diversosfactores, entre los cuales se incluye la naturaleza deltrabajo, las características del informe del auditor, lacomplejidad del negocio del cliente y las condicionesde los registros del mismo.

� Un requerimiento normativo sobre los papeles detrabajo, es que deben contener todos los asuntossignificativos que requieran del juicio profesionaldel auditor, así como su conclusión sobre losmismos. Los papeles de trabajo deben contenerdatos que ilustren los puntos necesarios parapoder proporcionar la documentación suficientecomo para demostrar que los registrosfundamentales están de acuerdo o se ajustan alos estados financieros y a otras informaciones quese han estudiado y que se están siguiendo lasnormas profesionales aplicables a la ejecución deltrabajo.

� Un componente básico en la documentaciónrecopilada es un extracto o copia de lainformación que se encuentra en los registros dela entidad auditada; de hecho, es frecuente lapráctica de pactar con la empresa que parte dela documentación del auditoría sea elaboradapor su personal contribuyendo tanto a abatir elcosto de la auditoría como a hacer más eficientesu desarrollo. Normativamente se establece quelos papeles de trabajo del auditor en ningún casosustituyen a la contabilidad o registros contablesde la entidad.

� FUNCIONES:› Documentar la estrategia de auditoría

› Documentar la evaluación detallada de los sistemas,las revisiones de transacciones y las pruebas decumplimiento.

› Sirven de apoyo en la realización y revisión detrabajo del auditor.

› Constituyen un instrumento de ayuda a la supervisióndel trabajo desarrollado por otros auditores.

› Son una fuente de información a la que se puederecurrir tanto para el entrenamiento de los miembrosdel equipo de auditoría, como para su evaluaciónposterior.

� FUNCIONES:› Constituyen la base para la revisión final de conclusionesprevias a la emisión del un informe o dictamen.

› Respaldan la opinión incluida en el dictamen deestados financieros.

› Registran los procedimientos de auditoríaempleados de la información sobre la empresaexaminada.

› Son una guía para la planificación de auditoriasposteriores

� Propiedad de los papeles de trabajo.

� Custodia y confidencialidad de los papelesde trabajo.

� Propiedad de los papeles de trabajo:› Usted debe comprender desde este momento ycuando desarrolle una auditoría y elabore papelesde trabajo, que éstos serán de su propiedad. Comoauditor podrán ser requeridos por terceras personas,por ejemplo un auditor sucesor, pero deberáobtener la autorización expresa de su cliente paracumplir el requerimiento sin violar lo establecido enel Código de Ética Profesional. Recuerde tambiénque su responsabilidad es mantener laconfidencialidad o secreto profesional.

� Custodia y confidencialidad de los papeles detrabajo:

› El auditor deberá adoptar los procedimientosnecesarios para asegurar la custodia yconfidencialidad de los papeles de trabajo, ydeberá conservarlos por el tiempo que seanecesario con objeto de satisfacer lasnecesidades de su práctica y cualquierrequerimiento legal o profesional, por ejemplo,una revisión del legajo de auditoría como partede un procedimiento llevado ante la Junta deHonor de una agrupación profesional.

� En relación a la clasificación de los papeles detrabajo, considero que existen dos básicamente:

� En función del tiempo

� En función del tipo de papel de trabajo

� En función del tiempo

� Archivos ordinarios, temporales o de revisión delaño. Son los papeles que contienen datos que serelacionan básicamente con auditoría de un sóloperiodo y sustentarán la opinión de las cifras de unejercicio. Ejemplo: estados de cuenta, facturas,pólizas, estados financieros, confirmaciones desaldos.

� Archivos de carácter permanente(AP), expedientecontinuo de auditoría (ECA). Estos papeles detrabajo contienen información útil para eldesarrollo de futuras revisiones. Ejemplo: Actaconstitutiva, actas de asamblea, contratos, etc.(regularmente utilizados en la familiarización).

� Clasificación en función del tipo de papel detrabajo: Antes de explicar este tipo declasificación, es menester señalar que eltecnicismo cédula de auditoría lo entenderemosen el sentido que rescata Téllez Trejo al señalar: “laauditoría es un proceso de análisis, y la cédula esel documento que representa el análisis, o queconsigna procedimientos de verificación o incluyeinformación sobre las cuentas o ciertos aspectosdel negocio”.65 Así las cosas, un legajo deauditoría estará conformado de cédulas, yaquellas que tradicionalmente elabora el auditor ysu equipo son las que se incluyen en la siguienteclasificación:

A. Hoja de trabajo. Es aquella en la cual se concentran lossaldos que sirven para elaborar los estados financieros,dividida en activos, pasivo, capital y resultados.Generalmente incluye columnas para los siguientesdatos: cuenta, saldo del ejercicio anterior, saldo delejercicio, debe, haber, ajustes, reclasificaciones, saldossegún auditoría y referencia a otros papeles de trabajo.

B. Cédula Sumaria. En este tipo de cédula se incluyenbásicamente las mismas columnas que en una hoja detrabajo, sólo que exclusivamente incluirá un rubro de losestados financieros. Téllez Trejo establece al respecto que“es un documento que resume las cifras correspondientesa un grupo homogéneo de conceptos que seencuentran analizados en otras cédulas”

Papeles de trabajo

Hoja de trabajo

Hoja de trabajo Cédula sumaria

Cédula analítica

Memoranda de auditoría

Cédula subanalítica

› El archivo permanente incluye la información que seha acumulado de las auditorías en curso y deperiodos anteriores y será necesaria en las futuras;permite obtener una visión rápida del historialfinanciero y operaciones de la empresa y resumebrevemente las partidas recurrentes que debenrevisarse, evitando la necesidad de tener que leerde nuevo los documentos del cliente, año tras año.

› El auditor utiliza el archivo de papeles de trabajo delperiodo anterior y el permanente como fuente deinformación para planear a cabo la auditoría delperiodo en curso.

� El archivo permanente generalmente incluye lossiguientes elementos:� índice; debería colocarse sobre la tapa dentro de una mismatabla en donde se incluye una lista impresa de los elementosque suelen incluirse en el archivo permanente.

� copias o extractos de la escritura constitutiva y de losreglamentos de la sociedad

� resúmenes de las actas de asambleas

� estructura organizacional plasmada en el organigrama de laentidad

� catálogo de cuentas

� guía contabilizadora

� resumen de las políticas contables

� descripción general del sistema contable, incluido el controlde inventarios y el sistema de costos

� relación de los impuestos federales y locales a los que estáobligada

� extracto de los contratos y convenios importantes

� explicación general del flujo de las operaciones másimportantes de la entidad

� Por otra parte, el archivo ordinario en términosgenerales puede incluir lo siguiente:� memorándums y correspondencia e instrucciones de

auditoría

� cuestionario de control interno o método por el cual sedocumentó su estudio y evaluación.

� programa de trabajo general y específico

� confirmaciones y declaraciones obtenidas

� dictamen de auditoría o informes pasados

� carta de observaciones y sugerencias del controlinterno

� carta de declaraciones de la administración

� hoja de trabajo

� estados financieros auditados

� cédulas sumarias

� cédulas analíticas

� copias de la documentación comprobatoria porsección

� control de horas

� memorándums referentes a las investigaciones sobreacontecimientos inusuales o importantes

� relación de deficiencias detectadas en el controlinterno

� puntos pendientes

� notas para auditorías subsecuentes

� Estructura:� En las cédulas que se utilizan para soportar el trabajo

realizado se debe considerar la referencia de los papeles detrabajo y las marcas. Sin embargo, en la práctica profesionalse han identificado ciertos elementos característicos en sucontenido y que se ilustran en el siguiente cuadro:

� Resulta esencial que los papeles de trabajo contenganevidencia suficiente y competente del trabajo realizadopara sustentar las conclusiones alcanzadas. La efectividadde los papeles de trabajo depende de la calidad, no de lacantidad. Formalmente, el diseño de los papeles de trabajoes responsabilidad de cada auditor o firma, por lo cual noexisten estándares al respecto. Como los estados financieros,su estructura física destaca el encabezado, cuerpo y pie.

� Uso de índices y marcas:� Los papeles de trabajo constituyen la principal evidencia de latarea de auditoría realizada y de las conclusiones alcanzadasque se reportan en el informe del mismo.

� Ejemplo :

� Índices de auditoría

� Son claves de identificación que permiten localizar yconocer el lugar exacto donde se encuentra una céduladentro del expediente o archivo de referencia permanentey el legajo de auditoría. Imagine que es similar al CódigoPostal para la clasificación

� Cada firma determina el sistema de índice que empleará,pero pueden ser de las siguientes clases:

� Alfabéticos (A, a, AA, A-B, a-B, etc)

� Numéricos (1, 10, 20, 10.1, 22.21, etc)

� Alfanuméricos (A1, B-3, AA-1, etc)

� Todos ellos con variantes de utilización demayúsculas, minúsculas o ambas ejemplo:

� Programa general de auditoría PG

� hoja de trabajo de activo HT-1

� hoja de trabajo de pasivo y capital HT-2

� hoja de trabajo de resultados HT-3

� Efectivo A

� Cuentas por cobrar B

� Resultados R