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de 38 DESARROLLAR SISTEMAS DE INFORMACION

POLICÍA NACIONAL

Código: 1DT-FR-0051

Fecha: 04/09/2014 FORMATO - GUIA DE USUARIO FINAL

Versión: 0

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GUIA DEL USUARIO FINAL

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO POLICIAL (EVA)

Carrera 59 26-21 CAN, Bogotá Teléfono 315 9000 Ext. 9804 [email protected] www.policia.gov.co

mailto:[email protected]

http://www.policia.gov.co/

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CONTENIDO

1. INGRESO A LA APLICACIÓN........................................................................................... 5

1.1. INGRESO MEDIANTE LA POLIRED............................................................................... 5

1.2. INGRESO MEDIANTE LA RED EXTERNA (INTERNET).................................................... 5

1.3. MODO DE INGRESO.................................................................................................... 6

1.4. BARRA DE MENÚS....................................................................................................... 6

1.4.1. CONSULTA............................................................................................................... 7

1.4.2. MIS EVALUADOS...................................................................................................... 7

1.4.2.1. Concertación de la Gestión................................................................................... 8

1.4.2.2. Realizar Anotaciones............................................................................................ 11

1.4.2.2.1. Anotaciones automáticas.................................................................................. 15

1.4.2.2.2. Anotaciones con afectación............................................................................... 15

1.4.2.2.3. Realizar corrección a las anotaciones. .............................................................. 15

1.4.2.3. Ver formato.......................................................................................................... 16

1.4.2.4. Evaluar al funcionario........................................................................................... 17

1.4.2.4.1. Generar formatos en PDF de anotaciones y evaluación.................................... 19

1.4.2.4.2. Generar formatos en PDF de anotaciones y evaluación..................................... 19

1.4.2.5. Días de excusa de servicio..................................................................................... 20

1.4.2.6. Liberar................................................................................................................... 21

1.4.2.7. Cambio.................................................................................................................. 22

1.4.2.8. Validar……………………………………………………………………………………………………………… 24

1.4.3. RECLAMACIONES……………………………………………………………....................................... 24

1.4.3.1. Responder reclamación a favor del evaluado....................................................... 25

1.4.3.2. Responder reclamación no a favor y enviar al revisor........................................... 25

1.4.4. REPORTES................................................................................................................. 26

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1.4.4.1. Evaluación Estudiantes.......................................................................................... 27

1.4.4.1.1. Factores de Evaluación de las afectaciones....................................................... 28

1.4.4.1.2. Puntaje de las afectaciones............................................................................... 28

1.4.4.1.3. Puntaje del factor.............................................................................................. 28

1.4.5. MI EVALUACIÓN...................................................................................................... 29

1.4.5.1. Notificaciones y reclamaciones............................................................................ 29

1.4.6. ADMINISTRACIÓN………………………………………………………………………………………………… 31

1.4.6.1 Gestión Evaluados………………………………………………………………………………………………. 31 1.4.6.2 Gestión Evaluadores…………………………………………………………………………………………… 33 1.4.6.3 Reportes……………………………………………………………………………………………………………… 34 1.4.6.4 Estudiantes………………………………………………………………………………………………………… 34

1.4.6.5 Rep. Master Unidades………………………………………………………………………………………… 35

1.4.6.6 Rep. Master Escuelas…………………………………………………………………………………………. 35 2. REFERENCIAS................................................................................................................. 36

3. RECOMENDACIONES...................................................................................................... 36

4. GLOSARIO….................................................................................................................... 37

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INTRODUCCIÓN

La evaluación del desempeño policial es un proceso continuo y permanente por medio del cual se determina el comportamiento personal y el nivel de desempeño profesional, conformado por los principios de continuidad, equidad, oportunidad, publicidad, integralidad, transparencia, objetividad y celeridad, permitiendo establecer y valorar los logros de la gestión desarrollada por el personal en servicio activo de la Policía Nacional, en un período determinado para formular perfiles ocupacionales y profesionales, establecer planes de capacitación, otorgar estímulos y ascensos, facilitar la reubicación laboral, asignar cargos y decidir sobre la permanencia en la Institución, como se establece dentro del Decreto 1800 de 2000 “Por el cual se dictan normas para la evaluación del desempeño del personal uniformado de la Policía Nacional”. Es por ello, que el mando Institucional en procura de la mejora continua y la efectividad de la evaluación del desempeño del personal uniformado de la Policía Nacional, desarrolló el “Sistema EVA” creado por la necesidad de sistematizar la evaluación del desempeño, permitiendo insertar la concertación de la gestión, el formulario I (Evaluación de desempeño policial), el formulario II (Seguimiento) y el formulario III (Registro de datos y hechos).

La aplicación del sistema, permite: • Realizar un control de las actividades realizadas en tiempo real.

• Determinar la concertación de la gestión para establecer las metas que el evaluado debe

desarrollar en función de las prioridades de la institución.

• Involucrar a las personas en el cumplimiento de los objetivos de la unidad.

• Comprometer a las personas para conseguir resultados efectivos y eficientes.

• Evaluar objetivamente las contribuciones individuales.

• Establecer las habilidades propias de cada cargo.

• Participar de manera activa en el proceso de integridad policial.

El ingreso al Sistema de Evaluación de Desempeño se realiza a través de la Polired - Portal

de Servicios Interno (PSI), con el usuario empresarial a fin de mejorar y agilizar nuestro

proceso de evaluación, objetivo que consiste en realizar un seguimiento continuo y

permanente en todos los hombres y mujeres policías de la institución para obtener en

tiempo real un seguimiento acertado y concertado, lo cual se reflejará en el proceso de

integridad policial y el servicio misional dirigido a la ciudadanía.

Se debe tener en cuenta que los formularios de evaluación del desempeño policial se deberán diligenciar de manera física conforme lo emana la norma teniendo estos documentos como válidos para todas las actuaciones administrativas; los formularios virtuales que se encuentran en la herramienta tecnológica se tramitarán con el fin de crear la cultura y pedagogía necesaria, no obstante se invita a que las autoridades evaluadoras y funcionarios evaluados realicen de manera activa el uso de esta herramienta para su posterior implementación, por ello hasta tanto no surja acto administrativo que ordene su operacionalización, no tendrán sustento probatorio ni validez como documento público. ELABORO: CT. EDWIN SUÁREZ LADINO Jefe Grupo Desarrollo Tecnológico

REVISO: PT WALTER MAYORGA GURRERO Responsable Gestión por Procesos

APROBO: CR JAIRO GORDILLO ROJAS Jefe Oficina De Telemática

FECHA: 07/08/2014 FECHA: 07/08/2014 FECHA: 08/08/2014

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1. INGRESO A LA APLICACIÓN

1.1. INGRESO MEDIANTE LA POLIRED

A través del link http://polired/SistemasdeInformacion/SitePages/Inicio.aspx se selecciona el icono PSI (Portal de Servicios Interno).

1.2. INGRESO MEDIANTE LA RED EXTERNA (INTERNET)

A través del link http://portal.policia.gov.co/es-co/Paginas/default.aspx se selecciona la

ventana SERVICIOS AL POLICIA Y SU FAMILIA y posteriormente la pestaña Portal

de Servicios Interno.

http://polired/SistemasdeInformacion/SitePages/Inicio.aspx

http://polired/SistemasdeInformacion/SitePages/Inicio.aspx

http://portal.policia.gov.co/es-co/Paginas/default.aspx

http://portal.policia.gov.co/es-co/Paginas/default.aspx

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1.3. MODO DE INGRESO

Una vez ingrese al sistema de información PSI, digite el usuario empresarial y el password asignado; en caso de desconocerlo diríjase a “solicite usuario o nueva clave” y siga las instrucciones allí establecidas.

NOTA: Para la gestión de usuarios y cambio de contraseñas, se apertura un formulario para registrar cuenta de correo electrónico y número de cédula, al seleccionarlo, de inmediato se genera en el correo electrónico el usuario y una nueva clave, de igual modo se refleja un link para abrir el formulario permitiendo personalizar la clave, ésta misma se implementará para el inicio de sesión del equipo de cómputo o estación de trabajo.

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1.4 BARRA DE MENÚS Una vez ingrese, ubique en el menú principal “Sistema EVA”, se despliega una pestaña

que contiene las siguientes funciones: “Consultas, No Uniformados, Mis Evaluados, Reclamaciones, Reportes, Mi Evaluación, Justificación Consultas, Manual del sistema EVA y Administración”. Cada una de estas se reflejará dependiendo si se trata de autoridad evaluadora o evaluado.

1.4.1 CONSULTAS Es una herramienta habilitada para los funcionarios evaluados y evaluadores, con la finalidad de dar a conocer las evaluaciones, anotaciones, reclamos y clasificaciones en determinado tiempo, ejecutando la acción “seleccione parámetro”.

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1.4.2 MIS EVALUADOS En esta opción se visualizará el listado del personal uniformado que tiene a cargo para evaluar, seleccionando el funcionario a valorar.

Como evaluador puede ubicar al evaluado en el campo “Seleccione Funcionario” de manera rápida, el sistema lo ubicará y filtrará con el fin de evaluar o efectuar las respectivas anotaciones. El campo seleccionado refleja los siguientes ítems de los evaluados: Cédula, Nombre, Cargo, Evaluar, Estado, Días de excusa y las funcionalidades de “Concertar, Anotar, Ver Formato, Liberar, Cambio de Evaluador, Validar, Novedades y Datos y hechos”.

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1.4.2.1. Concertación de la Gestión Para realizar la concertación de la gestión, seleccione en la columna “Concertar” del funcionario, tenga en cuenta que la fecha no se deberá modificar.

Una vez realizada la actividad anterior, al haber diligenciado la sección “II CONCERTACION DE LA GESTIÓN”, y efectúe el registro que corresponda según el caso, debe seleccionar en la opción “Guardar” para culminar con el proceso, recuerde que efectuada esta acción es posible realizar una adición, deberá hacerlo desde la opción Ver/Evaluar, Sección II “Adicionar Nuevas Tareas”. Si en la casilla denominada “Ver Evaluar”, se refleja en color rojo, determina que el sistema está generando alerta y que la concertación de la gestión contiene errores tales como:

- Cambio de cargo - Cambio de evaluador

Al personal de estudiantes no se le realiza concertación de la gestión.

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Si está acorde al procedimiento, el sistema le indicara “la evaluación es menor a 60 días, no se tendrá en cuenta el puntaje de evaluación final para el año que se esté evaluando”. Al efectuar la concertación de la gestión al evaluado, no es irregular que le figure calificación en rango “Incompetente”, recuerde que no está evaluando, solo está registrando la concertación; no obstante éste valor cambiará cuando usted lo evalúe por las siguientes condiciones: cambio de evaluador, traslado del evaluado, por ascenso, total para cierre del período de evaluación. Nota: señor evaluador, usted debe registrar en la concertación de la gestión lo siguiente: “Notificarme por medios electrónicos de las actuaciones referente a las diferentes etapas del proceso de evaluación por medio del módulo de evaluación del desempeño policial (EVA) ingresando por el Portal de servicio Interno (PSI)” Si al seleccionar en “concertar” aparece un mensaje de alerta “Señor evaluador, el evaluado no tiene cargo asignado, por ello no es posible realizar concertación”, el error se debe a que el evaluado figura con el cargo “Recién Trasladado, únicamente para ubicación laboral”. De acuerdo a lo anterior, deberá realizar las coordinaciones con el grupo de talento humano de su unidad, para que le sea asignado un cargo y de esta manera se activen los ítems o factores de evaluación conforme al nivel de gestión y categoría asignado dentro del sistema de cargos y perfiles.

Señor evaluador, cuando se ha generado un cambio en el cargo o en la estructura de la unidad del evaluado, se visualizará en el módulo que el funcionario tiene concertación, pero en el reporte aparecerá “personal sin concertación”, por lo cual usted debe evaluar esa concertación de la gestión según los pasos relacionados en el numeral 1.4.2.4 “evaluar funcionario”.

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Una vez efectuada la evaluación, deberá diligenciar otra concertación, para que de esta manera se registren las anotaciones correspondientes. 1.4.2.2. Realizar Anotaciones Determine el funcionario a quién se le realizará la anotación; debe dirigirse a la columna “anotar” y seleccione sobre esta palabra; posteriormente ingresará a una ventana que le permitirá registrar la anotación.

Una vez realizado el procedimiento antes mencionado, se reflejará un campo denominado “Indicador”, seleccione el subfactor a evaluar desplegando la pestaña y opte por el que se ajuste con la anotación a realizar. NOTA: Los Indicadores de evaluación son activados de manera automática de acuerdo al cargo que ostente actualmente el funcionario desde el Sistema de Información para la Administración del Talento Humano (SIATH), categorizándolo como operativo, administrativo, docente, en los niveles dirección, ejecución y básico, según lo establecido en el sistema de cargos y perfiles. Para los alumnos de escuelas de formación de oficiales y patrulleros, se activarán los estipulados en los tres (3) factores de la Resolución No. 000261 de 2004 (17 Agosto 2004), aplicando el concepto de positivas, negativas y el puntaje para cada ítem; en el formulario se visualizará el nivel de gestión que tiene asignado el estudiante de acuerdo al cargo, si presentan inconsistencias, debe tramitarlo con el jefe de talento humano de su unidad.

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En el campo “Anotación” describa las razones, motivos y circunstancias del registro a insertar al funcionario y proceda a seleccionar “Grabar”. De esta manera se procede a consignar la anotación dentro del formulario número II de seguimiento.

Cuando registre una anotación, seleccione por una sola ocasión y observe que el sistema guarde la anotación, de lo contrario se registrará el número de veces que usted efectúe la acción descrita; debe esperar que en la herramienta se visualice el mensaje con el término “guardado”. Posteriormente, puede observar la anotación e imprimirla en la opción “ver formato”, generando en el equipo de cómputo el reporte correspondiente en PDF.

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Nota: En el campo “indicador” al seleccionar “ANOTACIÓN”, permitirá registrar comisiones, capacitaciones, destinaciones o situaciones administrativas similares que no se enmarquen dentro de los factores de evaluación; una vez seleccionado se activa un campo denominado “título”, indicando que debe proceder a redactarla. Si el evaluado no tiene concertación de la gestión vigente, le impedirá registrar anotaciones en el formulario II seguimiento, al seleccionar “anotar” se visualizará el siguiente mensaje: “Señor evaluador, su evaluado no tiene concertación o no tiene cargo asignado por ello no es posible realizar registros”. Si requiere evaluar o calificar a un funcionario, primero debe realizar las anotaciones en el formulario de desempeño.

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Para el personal de estudiantes es importante registrar cada anotación positiva o negativa teniendo en cuenta las variables que existen para cada factor, de lo anterior se derivará el cálculo que implementa el sistema para evaluar o calificar al estudiante así: No se debe mencionar el factor o indicador, por cuanto el sistema lo registra de manera automática en el formulario de seguimiento al imprimirlo. 1. Aspectos personales e interpersonales

1.1. Orden en el alojamiento y lugares de descanso: en este factor se tendrá en cuenta el orden en la cómoda y disposición adecuada de los elementos personales y del servicio; aseo y arreglo de tendidos; comportamiento y buenas costumbres e el alojamiento, cafeterías, estaderos y casinos. 1.2. Presentación personal: se tendrá en cuenta el baño diario, uso de los elementos de aseo personal, optimización y pulcritud en la presentación dentro y fuera de las instalaciones policiales.

1.3. Comportamiento y responsabilidad en el comedor, zonas de aseo y otras áreas: adecuado uso de los elementos para el servicio de alimentos; aseo en el comedor; cumplimiento de las normas de comportamiento; urbanidad y etiqueta; respeto y buen trato por las personas de servicios generales; cumplimiento de las obligaciones de aseo y mantenimiento de los lugares asignados a la compañía de acuerdo a la concertación realizada al inicio del respectivo período de evaluación.

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1.4. Vinculación y cumplimiento en actividades culturales, religiosas y sociales: puntualidad en el cumplimiento de las mismas; asistencia a las actividades programadas dentro y fuera de la escuela de manera decorosa; interés por mejorar cada día sus habilidades y destrezas en cada una de ellas; seguimiento de las instrucciones de los profesores e instructores. 1.5. Vinculación y cumplimiento en actividades de cultura física: aprovechamiento de las horas de deportes en la práctica de las diferentes disciplinas; asistencia a los entrenamientos y encuentros deportivos programados por los entrenadores y encargado de los deportes; respeto por los entrenadores, deportistas y autoridades deportivas; cumplimiento de prescripciones médicas; seguimiento de las rutinas de entrenamiento cumpliendo las condiciones de seguridad y auto cuidado exigida en cada disciplina. 2. Cumplimiento institucional

Cumplimiento de órdenes: puntualidad y acierto en el cumplimiento, capacidad y ejercicio de liderazgo, asumir responsabilidades, informe de cumplimiento, aporte de iniciativas. Responsabilidad en la custodia y el empleo de los medios y recursos disponibles, puestos bajo su control: cuidado y conservación adecuada de los bienes; mantenimiento, aseo y conservación del bien; entrega oportuna de los elementos. Cortesía policial; saludo a superiores y subalterno; expresión y lenguaje acorde a las normas y respeto policial, observancia de la disciplina y respeto hacia sus superiores, compañeros, subalternos, y particulares. Cumplimiento al régimen interno: asistencia puntual a las clases, actividades culturales, deportivas, formaciones diarias y llegada de permisos, vacaciones, franquicias y demás actividades contempladas en el régimen interno de cada escuela. Porte de uniformes y prendas reglamentarias: presentación adecuada de prendas en los diferentes uniformes, de acuerdo con el reglamento de uniformes e insignias vigente para la Policía Nacional, pulcritud y conservación de la uniformidad con los compañeros. Interés por el mejoramiento de su condición física: realización en las actividades orientadas para el mejoramiento de sus condiciones de salud física: asistencia a las pruebas de verificación del rendimiento físico; manejo adecuado de las zonas deportivas y elementos deportivos y uso adecuado de los trajes deportivos. Responsabilidad en el ejercicio de mando: manejo adecuado de las voces de mando según lo establecido en el reglamento de orden cerrado; capacidad para cumplir, emitir, supervisar y controlar las ordenes; tolerancia y respeto hacia el subalterno; conocimiento y aplicación de los principios, criterios y normas de mando y madurez del criterio para ejercer el mando. Responsabilidad en la presentación de servicio: presentación y preparación oportuna para recibir y/o entregarlos; cumplimiento de las funciones del servicio, manejo adecuado de la documentación; despliegue de iniciativa cuidado y control del material y personal asignado bajo su responsabilidad y cumplimiento de consignas. Comportamiento de actividades grupales o de integración: respeto en las normas de urbanidad u cortesía; consumo adecuado de bebidas y alimentos: Cumplimiento de

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horarios; integración con los demás, empleo acorde de los elementos y medios de la actividad, uso de trajes de calle o uniformes acordes a la actividad.

3. Comportamiento académico Comportamiento en las actividades académicas: respeto por el docente y compañeros, disciplina en las clases, uso del léxico adecuado para expresar sus opiniones, responsabilidad den el cumplimiento de horario de clases, aprovechamiento de las horas de trabajo independiente y uso adecuado de las aulas de internet y biblioteca. Interés y responsabilidad en la presentación de trabajos académicos dentro de su formación integral: puntualidad y calidad en la entrega de trabajos, utilización adecuada de los recursos para el trabajo, observancia de los parámetros metodológicos ordenados para la presentación, utilización de las herramientas ademadas para el desarrollo de las exposiciones, cumplimiento de las instrucciones impartidas para los docentes y superiores, hábito de lectura y redacción, uso adecuado de la gramática y la ortografía. 1.4.2.2.1. Anotaciones Automáticas El sistema está programado para registrar una serie de anotaciones automáticas al evaluado las cuales inicialmente aparecen en el usuario del evaluador quién debe validarlas para que posteriormente aparezcan en el formulario del evaluado, relacionando las siguientes: - Vacaciones

- Excusas de Servicio

- Condecoraciones (incrementa puntaje solo para alumnos en formación)

- Felicitaciones (incrementa puntos sólo para alumnos en formación)

- Sanciones disciplinarias (disminuye puntos conforme a la norma)

- Sigma (Sistema mesa de ayuda solo para técnicos de telemática)

- Operatividad (Conectado al SIOPER por resultados casos operativos).

- Permisos (Cuando son autorizados desde el Portal de Servicios Interno “PSI”) 1.4.2.2.2. Anotaciones con Afectación Se encuentran habilitados dos subfactores para registrar con afectación el puntaje de evaluación de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente: - Comportamiento Personal

- Trabajo en Equipo Para ello se activa la funcionalidad “afectación” para seleccionar si se debe o no disminuir el puntaje.

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1.4.2.2.3. Realizar Corrección a las Anotaciones Señor evaluador, el sistema no permite borrar o eliminar una anotación, en el evento de presentarse una situación errónea, se debe realizar una anotación aclaratoria indicando la fecha de la anotación que debe corregir y la corrección a implementar, o solicitar a su evaluado reclamar dicha anotación para que proceda a estructurar la correspondiente aclaración, indicando la fecha a corregir. 1.4.2.3. Ver Formato Para visualizar las anotaciones que se han registrado a los funcionarios, debe seleccionar “formato”, posterior a ello se reflejará en PDF el formulario de evaluación con el contenido descrito.

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1.4.2.4. Evaluar al Funcionario Seleccione la columna “Ver/Evaluar” del funcionario. Esta opción se emplea para visualizar la pantalla formulario 1, evaluación del desempeño policial.

Una vez seleccione el motivo de evaluación (anual, cambio del evaluador, concertación, otro, por ascenso, traslado del evaluado), asigne las fechas del periodo correspondiente con el fin de que permita culminar esta acción.

En la sección III evaluación del desempeño personal y profesional, al visualizar la descripción de los subfactores de la variable 3.1 COMPORTAMIENTO, el sistema realizará

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de manera automática los descuentos a que haya lugar y que se encuentren establecidos en la normatividad, partiendo siempre de mil doscientos 1200 puntos. En los subfactores donde aparece cero “0” (factores del desempeño profesional), usted como evaluador podrá asignar un valor de hasta mil cuatrocientos 1400 puntos, teniendo como base el cumplimiento de los acuerdos establecidos en la concertación de la gestión. Antes de evaluar al funcionario, debe registrar todas las anotaciones en el formulario de seguimiento, teniendo en cuenta que una vez diligenciada la evaluación no es factible realizar anotaciones. NOTA: Debe tener en cuenta que en el subfactor de condiciones físicas deberá aplicar el descuento cuando el evaluado supere más de 21 días de excusa de servicio de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente, por ello se ubicó en el herramienta una alerta que indica la cantidad de días de excusa, denotando que el descuento no se genera de manera automática. Para el personal de alumnos de las escuelas de formación, ésta opción no se habilitará.

Cuando el evaluado se presente a una nueva unidad, se deberá realizar una nueva concertación de la Gestión puesto que la anterior ya fue evaluada y se le habilitará la opción para poder hacer nuevas anotaciones. Una vez realizada la elección, diríjase a la parte inferior de la página y seleccione “guardar”

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1.4.2.4.2. Generar Formatos en PDF de Anotaciones y Evaluación. Seleccione la acción “Ver Evaluación” (formulario I de evaluación del desempeño policial) y “Ver Formulario” (formulario II de seguimiento) para generar los formatos establecidos por la suite visión empresarial.

1.4.2.5. Días de Excusa de Servicio Teniendo como referencia que el ausentismo laboral afecta gravemente la dinámica institucional, y que la Resolución No. 02037 de (07 junio 2001) "Por la cual se establecen los parámetros para el diligenciamiento, aplicación y trámite de los formularios de Evaluación del Desempeño Policial para el personal uniformado de la Policía Nacional", se debe tener en cuenta: “Condiciones Físicas: Comprende el estado de salud e integridad física del evaluado, que le permitan desarrollar normal y eficientemente la actividad o proceso al cual pertenece.”

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Posteriormente se desarrolla de la siguiente manera:

“Condiciones físicas: Este factor se verá afectado en los siguientes casos: (…) Cuando el evaluado durante el período evaluable, acumule hospitalizaciones y/o excusas de servicio superiores a veinte (20) días, que provengan de enfermedad general o accidente de origen común, su puntaje se disminuye en cien (100) puntos a partir del día veintiuno (21) y cinco (5) puntos más por cada día que exceda de los veintiuno (21) sin que el total sobrepase los trescientos (300) puntos. Si el evaluado durante el período evaluable presenta incapacidad por enfermedad general de origen profesional, no se evaluará este factor”. (…)

Por lo anterior, se observa que el sistema dispone de una anotación que se genera de manera automática refiriendo como título “Excusa Del Servicio” y los días dejados de laborar, con el fin que la autoridad evaluadora tenga un mayor control en el ejercicio de la etapa del seguimiento, la cual se verá reflejada en la evaluación referente a excusas de servicio que provengan de enfermedad general o accidente de origen común. El campo que visualiza la cantidad de excusas de servicio alerta al evaluador con el fin de que proceda en aplicar lo anteriormente estipulado, debiendo descontar según el caso en el factor de “condiciones físicas” el puntaje especificado, de no hacerlo, el sistema notificará al administrador de la herramienta EVA la no aplicabilidad de la norma conllevando a ser objeto de investigaciones disciplinarias.

1.4.2.6. Liberar La opción “liberar”, se emplea únicamente cuando el funcionario no corresponde al listado del evaluador, el evaluado no pertenece o sale trasladado a una unidad del cual no se tiene conocimiento del nuevo evaluador, como aspecto en común se referencia el curso de capacitación para ascenso, siempre y cuando supere los sesenta (60) días.

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Una vez elija “liberar” se visualizará un mensaje para confirmar la acción, al aceptar no se puede deshacer y se realiza automáticamente cierre del formato de seguimiento. Nota: antes de liberar a un funcionario el cual sale trasladado a otra unidad, debe registrar las últimas anotaciones y evaluar al funcionario con el puntaje obtenido, de lo contrario no podrá realizar nuevamente su diligenciamiento, toda vez que el funcionario desaparecerá de su lista de evaluados, seguir al punto 1.4.2.4. Evaluar al funcionario, recuerde que los cierres se hacen automáticos cuando usted cambia o libera a un funcionario de su listado de evaluados.

1.4.2.7. Cambio La opción “cambio”, se utiliza emplea al determinar quién es la autoridad evaluadora del funcionario. Si su evaluado sale destinado para otra unidad o dependencia, o usted como evaluador sale trasladado, utilice esta opción para asignar esta herramienta de seguimiento al nuevo evaluador.

Al realizar el procedimiento anterior, se visualizará una ventana solicitando la identificación o nombres del nuevo evaluador.

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Digite en el primer campo, grado apellidos y nombres del nuevo evaluador, el sistema buscará en la base de datos del SIATH la información completa del evaluador para luego aceptarla, si conoce el número de identificación omita el paso anterior, digite el número de cédula y seleccione el campo denominado “ir”. En la parte inferior del sistema, aparecerá la fotografía e información detallada del nuevo evaluador, una vez ubicado, seleccione el campo denominado “cambio con cierre y apertura”, posterior a ello se crea una anotación en el formulario de seguimiento con cierre del anterior evaluador y una anotación de apertura de la nueva autoridad evaluadora.

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1.4.2.8. Validar

La opción “validar”, es empleada por parte de la autoridad evaluadora, hace referencia a las anotaciones automáticas generadas al evaluado tales como condecoraciones, felicitaciones, permisos, etc.; las cuales antes de ser incluidas en el formulario II de seguimiento deben ser validadas por el evaluador quien determina su aprobación; se debe tener en cuenta que estas anotaciones no son incluidas para la medición del indicador ”Eficacia en la Evaluación del Desempeño” toda vez que las aceptadas para este caso son las que se realizan de forma manual.

1.4.3. RECLAMACIONES Seleccione en “Reclamaciones” con el fin de visualizar los listados, los cuales tienen la funcionalidad de informarle oportunamente las reclamaciones, separaciones, sanciones, y suspensiones de los evaluados.

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Si un evaluado interpone reclamación a una de sus anotaciones, esta se verá reflejada en alertas, seleccione para observar la reclamación y aperture en soporte para descargar el archivo que el evaluado subió al sistema, allí visualizará la fecha de la reclamación, sustentación efectuada por el evaluado y nombre del funcionario que la genera. Al ingresar a editar, el evaluador observará la descripción de la anotación realizada, la

opción si disminuye puntos, y el campo para dar respuesta a la reclamación.

1.4.3.1. Responder reclamación a favor del evaluado Si usted como evaluador decide ajustar la anotación y cambiar a “no disminuye puntos”, al responder favorablemente a la anotación, en el campo respuesta, justifique la modificación a la anotación o ratifíquela, es importante detallar su argumento o contenido. Debe tener en cuenta que no es posible editar el contenido de la anotación realizada inicialmente, ésta hace parte del sumario. Posterior a ello debe seleccionar el siguiente espacio:

1.4.3.2. Responder reclamación no a favor y enviar al revisor Si usted como evaluador mantiene la decisión en la anotación y no decide modificar el contenido de la anotación ni la disminución de puntos, debe registrar la sustentación en el campo “Respuesta” y luego seleccione el segundo botón, toda vez que debe ser enviado al

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revisor, de no hacerlo podrá será objeto de investigaciones disciplinarias contempladas en la normatividad y su evaluado volverá a reclamar hasta tanto no pase por las instancias establecidas.

Al realizar el procedimiento anterior, se generará la respuesta al evaluado y se le mencionará que su reclamo fue remitido a la segunda instancia (en el evento que el evaluador persista en su decisión), “autoridad revisora” quien adelantará las mismas actuaciones descritas en este numeral.

1.4.4. REPORTES

Al seleccionar “reporte” en la herramienta, aparecerá un cuadro, el cual tiene la función de

informar al evaluador el número de anotaciones registradas.

Esta acción determina una relación de la cantidad de anotaciones que el evaluador ha realizado durante el mes a sus evaluados, el cual será monitoreado por la Dirección de Talento Humano y la Oficina de Telemática periódicamente, el sistema alertará los evaluadores que no han realizado anotaciones con el fin de generar los reportes correspondientes en el indicador “Eficacia en la Evaluación del Desempeño”. La herramienta cuenta con un sistema de alarma que indica en color rojo, aquellos funcionarios que no se han notificado de las anotaciones realizadas, usted como evaluador debe recodar a sus evaluados que en la concertación de la gestión se estableció lo siguiente: “Notificarme de las anotaciones realizadas al formulario de seguimiento a través de medios electrónicos, en este caso el correo institucional y por medio del sistema de Evaluación del Desempeño el cual ha sido publicado en la Web para tener acceso desde Internet”. La autoridad evaluadora, debe estar permanentemente monitoreando este reporte a fin de evitar llamados de atención por las no notificaciones de sus evaluados, debe controlar que cada funcionario ingrese al sistema y se notifique de las anotaciones, en el entendido que estas quedan registradas en el formulario número dos de seguimiento.

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1.4.4.1. Evaluación Estudiantes Utilice ésta opción para generar reporte para evaluar a los estudiantes.

Campos para filtrar información

Unidad: el campo unidad visualiza la escuela de policía a la que el evaluador pertenece.

Fecha de inicio y fecha fin: campo para seleccionar las fechas de calificación de los estudiantes ejemplo 01/01/2015 al 30/08/2015, al seleccionar éste rango de fechas, el sistema tomará las anotaciones que existen para estas fechas y realizará los cálculos en los puntajes.

Dependencia: usted puede filtrar toda la escuela si deja éste campo en blanco, o si prefiere seleccione la compañía a realizar la consulta.

Estudiante: es factible filtrar todos los estudiantes o seleccionar uno, con el fin de revisar la calificación del formulario de seguimiento. Seleccione el botón buscar para lograr la consolidación de la información, el sistema reflejará la información de la escuela asignada, por ello establezca los filtros necesarios para lograr una búsqueda efectiva. Seleccione la opción reporte para generar en formato PDF el resultado de la búsqueda.

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Teniendo en cuenta la Resolución No. 000261 de 2004 (17 Ago. 2004), por la cual se aprueba el manual que establece los parámetros para el diligenciamiento y trámite de los formularios de evaluación del desempeño de los estudiantes, el reporte se agrupa y se califica de acuerdo a los siguientes factores y puntaje base: 1.4.4.1.1. Factores de Evaluación de las afectaciones 1.1 Factor aspectos interpersonales y comportamiento académico 375 puntos. 1.2 Factor cumplimiento institucional 675 puntos 1.3 Factor comportamiento académico 150 puntos 1.4.4.1.2. Puntaje de las afectaciones Cada anotación positiva se refleja positivamente en veinticinco (25) puntos el factor correspondiente. Cada anotación negativa afectará negativamente en veinticinco (25) puntos el factor correspondiente. Cada felicitación se refleja positivamente en cincuenta (50) puntos el puntaje final de la evaluación correspondiente al período en el que le fue conferida al estudiante. Cada condecoración se refleja positivamente en cien (100) puntos el puntaje final de la evaluación correspondiente al período en el que le fue conferida al estudiante. Cada amonestación escrita afectará negativamente en cincuenta (50) puntos el puntaje final de la evaluación correspondiente al período en el que le fue impuesta. Cada día se suspensión impuesto al estudiante como sanción disciplinaria, afectará negativamente en cien (100) puntos, el puntaje final de la evaluación correspondiente al período en el que le fue impuesta. 1.4.4.1.3. Puntaje del factor Corresponde al valor final del factor, una vez efectuadas las anotaciones y/o disminuciones correspondientes a las afectaciones de la evaluación por acciones negativas o aspectos positivos del estudiante, en las variables que lo conforman; en ningún caso, una afectación negativa o una acción positiva de las variables de un factor podrán incidir en el resultado de otro.

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1.4.5. MI EVALUACIÓN 1.4.5.1. Notificaciones y reclamaciones En la ventana “Mi evaluación” encontrará la información referente a las anotaciones realizadas por el evaluador y la información complementaria, además los datos de la autoridad evaluadora.

Se visualiza fecha, título de la anotación, descripción de la anotación, estado de la anotación “indica notificado o reclamo”, fecha de la notificación. Seleccione en el campo ver, para reclamar.

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En este espacio se visualizarán dos botones, Reclamar, Volver RECLAMAR: Si el funcionario no está de acuerdo con la anotación, seleccione en reclamar para registrar la justificación debidamente argumentada, ésta se generará en primera instancia al evaluador directo para la respuesta correspondiente. Las anotaciones por reclamación y las respuestas otorgadas por el evaluador y revisor quedarán registradas en el formulario de seguimiento.

Al seleccionar guardar, de inmediato se activa la funcionalidad para subir un (1) archivo- documento de soporte en formato PDF.

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En el momento de notificarse, es decir al aperturar el Sistema EVA para ver sus anotaciones, el sistema contará veinticuatro 24 horas para realizar una reclamación, una vez superado el tiempo estipulado, el evaluado ya no podrá efectuarla y la anotación se mantiene.

1.4.6. ADMINISTRACIÓN Al seleccionar la opción Administración, se despliega un menú que contiene Gestión evaluados, gestión evaluadores, asignar, reportes, estudiantes, Rep. Master Unidades, Rep. Master Escuelas, el cual principalmente permite efectuar consultas y generar reportes.

1.4.6.1 Gestión Evaluados Al seleccionar la opción “gestión evaluados”, el jefe de talento humano de la unidad podrá ubicar con nombres-apellidos, o el número de cédula de ciudadanía del evaluado, con el fin de establecer otra autoridad evaluadora, ya sea porque no la tiene asignada, o la que se

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visualiza no corresponde y por lo tanto existe la necesidad de cambiarla. Una vez digitados los datos antes mencionados seleccione en “cambio evaluador”

Digite los datos del nuevo evaluador, y posteriormente seleccione “cambio con cierre y apertura”, la nueva información se genera a un funcionario por cambio de cargo, traslado a otra unidad siempre y cuando se tenga pleno conocimiento de la nueva autoridad evaluadora. “Traslado jefe y anotaciones”, se debe emplear cuando el evaluado no le corresponda el anterior evaluador; de manera inmediata las anotaciones que se tengan a la fecha aparecerán con el nombre de la nueva autoridad evaluadora seleccionada. “Asignar jefe” se realiza cuando el evaluado no tenga asignado un evaluado en el sistema.

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1.4.6.2 Gestión Evaluadores En la opción “gestión evaluadores”, el jefe de talento humano la empleará como una herramienta de control y verificación de la gestión de cada autoridad evaluadora, teniendo en cuenta que le permite observar los datos del evaluador y las anotaciones realizadas a todos los evaluados.

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1.4.6.3 Reportes Mediante esta herramienta el jefe de talento humano puede generar diferentes reportes (total anotaciones, anotaciones del evaluador, personal sin concertación y personal que no usa el sistema) en formato PDF, para realizar seguimiento a la operacionalización del Sistema EVA en la unidad.

1.4.6.4 Estudiantes En esta ventana se puede generar la consulta y reporte relacionado en el numeral 1.4.4.1 Evaluación Funcionarios de la presente guía.

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1.4.6.5 Reporte Master Unidades Al seleccionar la opción “Rep. Master Unidades”, se pueden generar distintos reportes (total anotaciones, anotaciones del evaluador, personal sin concertación y personal que no usa el sistema) de una unidad específica, para realizar seguimiento a la operacionalización del módulo.

1.4.6.6 Reporte Master Escuelas En esta sección se puede generar la consulta y reporte relacionado en el numeral 1.4.4.1 Evaluación Funcionarios del presente manual, de la escuela de formación seleccionada.

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2. REFERENCIAS

- Decreto Ley 1800 del 14 de septiembre de 2000. - Resolución 02037 del 07 de junio de 2001, “Por la cual se establecen los parámetros para el diligenciamiento, aplicación y trámite de los formularios de evaluación del desempeño policial para el personal uniformado de la Policía Nacional”. - Resolución No. 0662 del 18 de mayo de 2001, “Por la cual se aprueban los formularios de evaluación del desempeño policial para el personal uniformado de la Policía Nacional, diseñados por la Dirección General de la Policía Nacional”. - Resolución No. 03463 del 05 de Junio de 2006, “Por la cual se modifica el literal c del numeral 2 de la Sección III Diligenciamiento del artículo 1 de la Resolución No. 02037 del 07 de Junio de 2001”.

3. RECOMENDACIONES

1. Cuando registre una anotación, seleccione por una sola vez, y espere a que el

sistema guarde la anotación, de lo contrario se registrará dos veces, o cuantas veces usted como evaluador seleccione, espere el mensaje de guardado.

2. Preferiblemente use navegador actualizado de Internet Explorer 10 o superior, Mozilla Firefox última versión.

3. Realizar las anotaciones en las fechas establecidas, toda vez que la fecha de registro es la otorgada por el sistema.

4. Al registrar las anotaciones, no es posible eliminarlas o modificarlas para lo cual debe estar atento como evaluador de no cometer errores o equivocaciones con los registros.

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4. GLOSARIO

Autoridad Evaluadora: directo responsable del empleo, dirección y control del desempeño personal y profesional del evaluado.

Autoridad Revisora: El Oficial a partir del grado de Teniente, bajo cuyas órdenes actúe el evaluado.

Clasificación Anual: Es la ubicación del evaluado dentro del rango de la escala de medición, en concordancia con el promedio alcanzado en el período evaluable.

Clasificación Para Ascenso: Es el promedio de las evaluaciones anuales durante el tiempo de permanencia en el grado respectivo; determina la nueva ubicación del evaluado dentro de la disposición para ascenso y, por consiguiente, su posición dentro del escalafón en el nuevo grado.

Celeridad: Coherente con el principio de continuidad, exige el proceso de evaluación, que se adelante sin dilación alguna.

Concertación de la gestión: Es la etapa de la evaluación del desempeño por medio de la cual el evaluador y evaluado acuerdan los compromisos durante el periodo evaluable, a los cuales se les hará el seguimiento respectivo y sobre los cuales se evaluará el desempeño del evaluado.

Clasificación: Es la ubicación del evaluado dentro de los rangos de la escala de medición.

Condiciones Personales: Hace relación a las cualidades y habilidades del “ser”, es decir el conjunto de atributos personales subjetivos y que acompañan el actuar de la persona, para ello y en aras de la objetividad.

Continuidad: Acompañamiento permanente que el evaluador hace al evaluado desde la elaboración conjunta de la concertación de la gestión, el constante control y registro de los hechos relevantes para la evaluación que se consignen en el formulario de seguimiento y registro de datos y hechos, de esta manera realizar una correcta evaluación.

Documentos De Evaluación: Instrumentos diligenciados por las autoridades evaluadoras y revisoras, en los que se consignan informaciones, juicios de valor y factores de Gestión, acerca de las condiciones personales y desempeño profesional del personal uniformado en servicio activo de la Policía Nacional.

Desempeño Profesional: Hace relación a la materialización del desarrollo de los objetivos y de las actividades desplegadas por el evaluado, es decir la demostración objetiva de las destrezas y habilidades del ser componentes del “saber” y saber hacer”.

Escala de medición: Es el instrumento a través del cual se ubica al evaluado dentro del rango de clasificación, con base en el valor numérico asignado a su desempeño por el período de evaluación respectivo.

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Evaluación del Desempeño Policial: Proceso continuo y permanente por medio del cual se determina el nivel de desempeño profesional y el comportamiento personal del personal uniformado de la Policía Nacional.

Equidad: Adecuada distribución de tareas y actividades a desarrollar y que se plasman en los objetivos acordados en la concertación de la gestión, a los cuales se les hará el correspondiente seguimiento y evaluación.

Evaluación: Se realiza a través de la aplicación de indicadores de gestión en cada uno de los factores de evaluación.

Integralidad: La Evaluación del Desempeño del personal uniformado de la Policía Nacional, contempla dos escenarios dentro de los cuales se desarrolla la persona, a saber: el comportamiento persona, entendido como el conjunto de cualidades determinadas por el “ser” y de otro lado el desempeño profesional, que es la demostración objetiva de las destrezas y habilidades del ser componentes del “saber” y saber hacer”.

Objetividad: Teniendo en cuenta que el resultado de la evaluación debe guardar estricta coherencia a lo acordado en la concertación de la gestión y el seguimiento, para lo cual se han establecido los correspondientes ítems de evaluación de cada evaluado.

Oportunidad: El proceso de Evaluación y Clasificación, no puede remitirse al simple diligenciamiento mecánico de los formularios, esto permite inferir que del compromiso y aplicación adecuada de la Evaluación del Desempeño, se puede mantener control permanente sobre el comportamiento y desempeño del personal evaluado.

Publicidad: Teniendo en cuenta que el proceso determinará el nivel de gestión y el comportamiento del servidor policía, debe darse todas las garantías necesarias para que acceda a la información que soporta su evaluación y participar activamente del proceso.

Revisión: Consiste en la verificación de la correspondencia entre lo concertado, lo ejecutado y lo evaluado.

Reclamos: Es la manifestación de inconformidad del evaluado por desacuerdo con las anotaciones en el formulario No. 2, “De seguimiento”, No. 3, “Registro de Datos y Hechos”, y con la evaluación y/o con la clasificación anual.

Seguimiento: Es la observación al comportamiento y desempeño del evaluado, a través de registros periódicos sobre las acciones que inciden en el proceso para concertar nuevos acuerdos, reorientar esfuerzos, corregir desviaciones, asegurar resultados, guiar y mantener comunicación con el evaluado.

Transparencia: Principio inherente a toda actividad policial.

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