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PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

FEBRERO DE 2015


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Control de Versiones, Revisiones y Aprobaciones del documento

Versión Descripción Elaboró Revisó Aprobó

1

Primera versión del documento

Profesionales especializados,

Grupo de archivo y correspondencia y

Oficina de Tecnología

Coordinador Grupo de Archivo y Correspondencia

Comité de Archivo Superintendencia Nacional de salud (Acta 2 del 20 de

Marzo de 2013)

Fechas Diciembre de 2012 Enero de 2013 Marzo de 2013

2

Segunda versión del documento con fundamento en el Decreto 2609 de 2012

Profesionales Especializados,

Grupo de Gestión Documental

Subdirectora Administrativa

Coordinadora Grupo de Gestión

Documental

Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

Fechas Diciembre de 2014 Enero de 2015 Marzo 2015


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ACTA DE APROBACIÓN: Acta 15 de 2015 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

RESOLUCIÓN DE ADOPCIÓN: Resolución 299 de 2015 (MAR 05) Superintendencia Nacional de Salud

FECHA DE VIGENCIA: 2014 – 2018

INSTANCIA DE APROBACIÓN: COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, RESOLUCIÓN 0293 DE 2014 DE LA SUPERINTENDENCIA

NACIONAL DE SALUD

DENOMINACIÓN DE LA AUTORIDAD

ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL: GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL SECRETARIA GENERAL – SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

VERSIÓN DEL DOCUMENTO: VERSIÓN 02

RESPONSABLES DE SU

ELABORACIÓN: DIANA CAROLINA SÁNCHEZ SEPÚLVEDA PROFESIONAL ESPECIALIZADO

LUIS JORGE MORENO FEO PROFESIONAL ESPECIALIZADO

LINA ISABEL CENTENO DÁVILA COORDINADORA GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL

EQUIPO INTERDISICIPLINARIO

QUE COLABORO EN LA

CONSTRUCCIÓN:

EDDNA DUEÑAS MONSALVE PROFESIONAL ESPECIALIZADO JORGE CUENCA PROFESIONAL ESPECIALIZADO JUAN DAVID LEMUS JEFE DE CONTROL INTERNO


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TABLA DE CONTENIDO

1. ASPECTOS GENERALES ................................................................................................................ 6

1.1 INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 6

1.2 ALCANCE ..................................................................................................................................... 7

1.3 PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO ...................................................................................... 7

1.4 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ............................................................................................................................ 7

1.4.1 Normativos ............................................................................................................................ 7

1.4.2 Económicos ........................................................................................................................ 8

1.4.3 Administrativos .................................................................................................................. 9

2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL .....................12

2.2 PRODUCCIÓN E INGRESO ...................................................................................................15

2.3 GESTIÓN Y TRÁMITE .............................................................................................................17

2.4 ORGANIZACIÓN .......................................................................................................................22

2.5 TRANSFERENCIA ....................................................................................................................23

2.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ....................................................................................24

2.8 VALORACIÓN ...........................................................................................................................24

3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL .........25

3.1 ALINEACIÓN CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS .................................................25

3.2 METAS DE CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO ...........................................................26

3.3 RECURSOS ASIGNADOS PARA ALCANZAR LAS METAS Y LOGRAR LOS

OBJETIVOS ..........................................................................................................................................26

3.4 ARTICULACIÓN CON LOS PROGRAMAS Y SISTEMAS INSTITUCIONALES ...........27

3.4.1 Articulación con el Modelo de Control Interno Estándar – MECI ......................27

3.4.2 Articulación con el Sistema de Gestión de la Calidad ..........................................27

3.4.3 Articulación con otros planes de la Entidad ............................................................27

3.5 APROBACIÓN, APLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL .........................................28


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4. RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y

CONTRATISTAS ......................................................................................................................................28

5. PROGRAMAS ESPECÍFICOS .......................................................................................................30

5.1. PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS

ELECTRÓNICOS .................................................................................................................................30

5.2. PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES .........................................30

5.3. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ...............................31

5.4. PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS .......................................................32

5.5. PROGRAMA DE REPROGRAFÍA. .........................................................................................32

5.6. PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES. ...............................................................32

5.7. PROGRAMA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. ........................................................33

5.8. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN ......................................................................33

5.9. PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL .........................................................................33

6. ACTUALIZACION DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. ...................................34

7. BIBLIOGRAFIA. ................................................................................................................................34

ANEXOS

Anexo 1: Normograma de Gestión Documental

Anexo 2: Diagnóstico Integral de la gestión documental

Anexo 3: Cronograma de implementación del PGD

Anexo 4: Mapa de procesos de la entidad (Intranet)

Anexo 5: Tipos de Información y Recursos Tecnológicos


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1. ASPECTOS GENERALES

1.1 INTRODUCCIÓN

EL Programa de Gestión Documental, PGD, es una herramienta que tiene origen en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”; allí se señaló, que las entidades públicas debían elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos, definidas en la ley, normas técnicas y prácticas generalmente adoptadas en el quehacer de la gestión documental. Lo anterior, se reafirmó en el artículo 10 del Decreto 2609 de 2012, con la obligatoriedad de formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan Anual de Gestión. Por lo anterior, se desarrolla en el presente documento, el Programa de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud según la estructura ordenada en el anexo del artículo 13, Decreto 2609 de 2012 y el nuevo contexto organizacional que entró en vigencia en enero del 2014 con el Decreto 2462 de 2013.

DECRETO 1018 DE 2007 DECRETO 2462 DE 2013

Por medio del cual se modifica la estructura

de la Superintendencia Nacional de Salud y

se dictan otras disposiciones

Estructura organizacional anterior

Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud

Nueva estructura organizacional que entro en vigencia a partir de enero del 2014

El documento se encuentra estructurado en una primera parte por los aspectos generales donde se define el alcance, el público al cual está dirigido y los requerimientos para el desarrollo del Programa. En una segunda parte, se definen los ocho procesos de la Gestión documental, para continuar con la fase de implementación del Programa articulado con el Plan Estratégico Institucional, la armonización con el MECI, el Sistema de Gestión de la Calidad Norma NTCGP 1000:2009, Plan de Inversión, Plan Anual de Gestión y Plan Institucional de Archivos (PINAR), y otros planes institucionales; en tercer lugar se encuentran las fases de implementación del programa de gestión documental; en cuarto lugar, se referencian las responsabilidades y obligaciones de los servidores públicos en el manejo de los documentos y luego se los programas específicos que permitirán cumplir con la política de Desarrollo Administrativo de Eficiencia Administrativa considerando la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los trámites, procesos, procedimientos buscando mejorar los sistemas de organización y recuperación, para garantiza la disponibilidad y acceso de los documentos a largo plazo.


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1.2 ALCANCE

El Programa de Gestión Documental, siendo un instrumento archivístico de la Alta Dirección, normaliza y programa todas las fases de la gestión documental: planeación, producción o recepción, distribución y trámite, organización, recuperación, consulta, almacenamiento, retención, transferencia, valoración, disposición final, preservación y conservación a largo plazo de la información institucional con el fin de garantizar la disponibilidad del patrimonio documental (en sus distintos soportes y medios de registro en que se produzcan1) de la entidad como recurso indispensable para la toma de decisiones y la participación ciudadana.

Aplica a la organización y el manejo de la información que produzca o reciba la Superintendencia Nacional de Salud.

1.3 PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO

Como instrumento de participación ciudadana y democratización de la información, el Programa de Gestión Documental, está dirigido a:

1. Todos los servidores públicos de la Superintendencia Nacional de Salud (funcionarios de todos los niveles de la organización sean con derechos de carrera administrativa, de libre nombramiento y remoción, provisionales y contratistas).

2. Entidades sujetas a inspección, vigilancia y control por parte de la Superintendencia Nacional de Salud.

3. Organismos de control facultados para la inspección y vigilancia sobre la gestión documental.

4. Los ciudadanos y personas naturales o jurídicas públicas o privadas. 5. Los terceros autorizados para el acceso a la información institucional.

1.4 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

1.4.1 Normativos

El Programa de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud, se construye aprueba, publica y desarrolla de acuerdo a las siguientes normas:

Ley 594 de 2000 del Congreso de Colombia, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, articulo 21.

1 Decreto 2609 de 2012, artículo 2. Tipos de Información: …”Documentos de archivo (físicos y electrónicos) a) Documentos de Archivo (físicos y electrónicos), b) Archivos institucionales (físicos y electrónicos). c) Sistemas de Información Corporativos. d) Sistemas de Trabajo Colaborativo. e) Sistemas de Administración de Documentos. f) Sistemas de Mensajería Electrónica. g) Portales, Intranet y Extranet. h) Sistemas de Bases de Datos. i) Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. j) Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). k) Uso de tecnologías en la nube”.


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Decreto 2578 de 2012 del Ministerio de Cultura, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado; parágrafo articulo 14 y articulo 15. Decreto 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura, por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado; artículos 10, 11, 12 y 13. Resolución 293 de 2014 de la Superintendencia Nacional de Salud, por medio de la cual se modifica el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones, numeral 9 del artículo 2. Ley 1712 del 2014 del Congreso de la República, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Decreto 103 del 2015 de la Presidencia de la República, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 del 2014 y se dictan otras disposiciones. El normograma anexo (Anexo 1), complementa el marco legal de la gestión documental y archivística aplicable a la Superintendencia Nacional de Salud.

1.4.2 Económicos

Para la ejecución de las actividades y proyectos del programa de gestión documental, la Entidad cuenta con recursos en el presupuesto de la vigencia 2014 y 2015, los cuales se encuentran detallados en el Plan Anual de Adquisiciones Vigencia 2014-2015.

Códigos UNSPSC

Descripción Valor Vigencia 2014

43233201 Compra de Token $ 11.750.000,00

78181507 Kit de Impresoras y Escáneres $ 27.500.000,00

78102203 Contratación de servicios de correspondencia

$ 592.034.570,00

78102203 Contratación de mensajería especializada $ 30.000.000,00

43231513

Adquisición, instalación y puesta en funcionamiento de un Sistema de Gestión Contractual, Recepción y Administración de la Correspondencia y un Sistema de Administración de Recursos Físicos Basado en un licenciamiento BPM

$ 1.429.878.000,00


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Códigos UNSPSC

Descripción Valor Vigencia 2014

80111620 Gastos por definir para Diseñar e implementar el Sistema Integral de Gestión Documental de la SNS

$ 355.089.179,00

78131804 Organización física, custodia y transporte de archivos, digitalización, custodia, microfilmación y digitalización

$ 2.569.074.852,00

78131804 Proceso de digitalización y microfilmación y conformación de los expedientes virtuales

$ 899.323.228,00

TOTAL VIGENCIA 2014 $ 5.914.649.829,00

RUBRO

VIGENCIA 2015

C-520-300-4

Proyecto de Inversión Implementación del Sistema Integrado de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud $1.942.679.665,00

Fuente: Plan Anual de Adquisiciones, Bienes, Servicios y Obra Pública; Modificación 2, Vigencia 2014 -2015.

1.4.3 Administrativos

Integrar el Programa de Gestión Documental con toda la función administrativa de la entidad según las orientaciones, procesos, políticas, metodología, instancias e instrumentos establecidos desde el Sistema Integrado de Gestión y las siguientes consideraciones:

Resolución 1038 de 2013, crea el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, modificada por la Resolución 293 de 2014. Dicho Comité, es el organismo encargado de asesorar la alta dirección en materia archivística y de gestión documental, de definir y hacer seguimiento al cumplimiento de las políticas, planes, programas de trabajo y proyectos relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias.

De acuerdo al Decreto 2462 de 2013, la Secretaria General tiene la responsabilidad de dirigir los planes, programas, proyectos y actividades de la Gestión Documental, a través de la Subdirección Administrativa que por función dirige y coordina la planeación, ejecución, control y seguimiento de la Gestión Documental, con el Grupo de Gestión Documental creado mediante Resolución 0180 de 2014, como parte de los componentes del Sistema de Gestión Documental. El Grupo está conformado por:


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Profesión Cant Cargo Tipo de Vinculación

Ingeniero de Sistemas especializado

1

Profesional especializado- Coordinador

Planta

Archivista especializado 2 Profesional Especializado Planta

Ingeniero Industrial especializado 1 Profesional Especializado Planta

Ingeniero de Sistemas 1 Analista de Sistemas Planta

Administrador Público 2 Profesional Planta

n/a 3 Auxiliar Administrativo Planta

n/a 1 Técnico Operativo Planta

n/a 1 Operario Calificado Planta

n/a 1 Secretario Ejecutivo Planta

Para los Programas Específicos, se conformarán mesas de trabajo en la etapa de construcción, teniendo en cuenta los Planes Gerenciales de las dependencias con las que se realice integración; a corto plazo, se hará con las dependencias:

1. La Oficina Asesora de Planeación, 2. La Oficina de Tecnologías de la Información, 3. La Oficina de Control Interno,

Para la etapa de desarrollo y seguimiento a los mismos, se tendrán en cuenta los tiempos definidos en los planes de trabajo de cada dependencia (planes de trabajo específicos). Y, será a través los planes de trabajo específicos armonizados con el plan de trabajo general, que se realizará el desarrollo, gestión, control, evaluación y mejora de los procesos de la gestión documental institucional.

Para el aseguramiento de la calidad, se realizarán:

- En el corto, mediano y largo plazo auditorías y seguimientos de la gestión documental y todas las actividades asociadas con círculos de realimentación de información, midiendo sistemáticamente el cumplimiento desde los estándares establecidos por la GP 1000:2009, sus nuevas versiones y los requisitos del Modelo Integrado de Control Interno (MECI), de acuerdo al Programa Específico de Auditoria y Control,

- En el corto, mediano y largo plazo Capacitación del Talento Humano en los temas de la Gestión Documental, para todos los niveles de la organización y según los perfiles que se definan entre los actores de la gestión de los documentos;

- En el largo plazo, desde el Plan Institucional de Capacitación de la Superintendencia, se asignarán los recursos económicos necesarios para capacitar a los funcionarios en los distintos niveles sobre el alcance y el desarrollo del Programa de Gestión Documental.

Adicionalmente, la Oficina de Tecnologías de la Información en atención a su Plan de Desarrollo Tecnológico (PETIC), desde el ejercicio de sus funciones, tendrá a su cargo mediado y largo plazo el mejoramiento del Sistema de Gestión Documental en las etapas de planeación e implementación de todo el desarrollo tecnológico. El sistema de


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administración de archivos e información documental electrónica de la entidad, funcionará de manera centralizada; el Grupo de Gestión Documental será el responsable de la administración del 80% del Sistema y el 20% restante, estará a cargo de la Oficina de Tecnologías de la Información quien dará todo el soporte tecnológico para su buen funcionamiento.

Desde los planes de inversión, se garantizarán los recursos físicos necesarios para la implementación del Programa de Gestión Documental relacionados con edificios, espacios de trabajo, servicios asociados (servicios públicos, redes, comunicaciones), personal profesional, profesional operativo, entre otros.

La formulación de los Planes, Programas y Proyectos que se deriven del Programa de Gestión Documental, contará con la participación activa de las diferentes áreas de la entidad: Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Tecnologías de la Información, Oficina Asesora Jurídica, y la Secretaria General con sus Subdirecciones: Financiera y Administrativa, especialmente con el Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Talento Humano y el Grupo de Gestión Documental, quien liderará técnicamente la integración institucional en las diferentes fases de implementación del Programa.

La identificación de los riesgos de la gestión documental y su plan de acción, se definirán a corto y mediano plazo según las metodologías que se definan desde el Proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión, alineados con las políticas que establezca el Archivo General de la Nación.

1.4.4 Tecnológicos

Para la implementación y desarrollo del Programa de Gestión Documental, la Superintendencia definirá, proporcionará y mantendrá la infraestructura tecnológica necesaria como son el hardware, software, los cuales se deben ajustar a los requisitos técnicos y normativos vigentes. En la actualidad la entidad la entidad cuenta con los siguientes tipos de información y recursos informáticos descritos detalladamente en el anexo 5: Archivos Institucionales electrónicos, Sistemas de Información Corporativos, Sistemas de Administración de Documentos, Portales, Intranet y Extranet, Sistemas de Mensajería Electrónica, Sistemas de bases de datos (Información en repositorios de Infraestructura), Aplicaciones, Evaluación tecnológica de la entidad y Gestión del Cambio.

1.5 POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Superintendencia Nacional de Salud, se orienta a la modernización tecnológica, manejo y seguridad de la información y gestión de los documentos que administra, para dar soporte a las funciones y actividades de la organización en todos los tiempos determinados partiendo de información documentada y socializando su tratamiento a todo nivel de la entidad, Por esto, se compromete a:


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Garantizar la conservación, recuperación y disposición de la memoria institucional que permita la continuidad del negocio.

Consolidar el modelo de gestión de la información armonizándolo con las normas vigentes y el sistema de planeación, gestión y control institucionalmente establecido.

Modernizar la gestión documental, incorporando los avances tecnológicos y de procesos de la gestión de la información en armonía con las directrices institucionales establecidas en el Programa de Gestión de la Información.

Facilitar la consulta y acceso a la información requerida por los usuarios en salud, con el cumplimiento previo de normas que garanticen la integridad, autenticidad, la seguridad y reserva de la información.

Fortalecer el compromiso de los servidores públicos como únicos responsables de mantener la confidencialidad y seguridad de la Gestión Información Institucional generada física, digital o electrónicamente, de acuerdo con las disposiciones vigentes.

Para lograr lo anterior, se establecen directrices que permiten normalizar la gestión de la información en todas las etapas del ciclo vital del documento y los controles que aseguran su cumplimiento, alineadas con los objetivos institucionales y los requerimientos de la normatividad archivística vigente para satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos, y fortalecer la identidad institucional.

2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

El proceso de Gestión Documental en la Superintendencia Nacional de Salud se regirá por la Ley 594 de 2000, de acuerdo a lo indicado en el artículo 22, que define la gestión de documental en un concepto de archivo total, comprendida en los procesos archivísticos: producción o recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos; integrados a lo establecido en el artículo 9 del Decreto 2609 de 2012, que amplía los procesos de gestión documental como mínimo a los siguientes: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración, enmarcados dentro del concepto ciclo vital del documento en sus tres etapas: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.

Por ende, el desarrollo del Programa estará basado en los 18 principios del proceso de gestión documental (Planeación, Eficiencia, Economía, Control y seguimiento, Oportunidad, Transparencia, Disponibilidad, Agrupación, Vínculo archivístico, Protección del medio ambiente, Autoevaluación, Coordinación y acceso, Cultura archivística, Modernización, Interoperabilidad, Orientación al ciudadano, Neutralidad tecnológica y Protección de la información y los datos) definidos en el artículo 5 del Decreto 2609 de 2012, con el fin de desarrollar y sostener toda la actuación documental de los servidores públicos, vinculados con la Superintendencia Nacional de Salud.


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2.1 PLANEACIÓN2

La Superintendencia Nacional de Salud, planeará su Gestión Documental armonizándola con la planeación y gestión institucional, creando el Subsistema de Gestión Documental3 como parte del Sistema Integrado de Gestión (SIG), definido como el modelo de gestión institucional alineado con el direccionamiento estratégico organizacional que integra las políticas, planes, programas, proyectos, procesos, procedimientos y demás instrumentos documentados, aprobados, informados y aplicados desde un concepto de archivo total orientado hacia la modernización tecnológica, con el fin de estandarizar la administración del documento en los distintos soportes durante todo su ciclo vital, garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y usabilidad oportuna de la información en atención de las necesidades de los usuarios; cumplir los lineamientos establecidos por la normativa archivística legal vigente y las demás normas técnicas complementarias que aseguren conservar y preservar la memoria institucional en el tiempo. El Subsistema de Gestión Documental, tendrá establecido su alcance, política y objetivos, así como la definición de los roles, responsabilidades, competencias desde la creación e implementación de su proceso, procedimientos y respectivos formatos, guías, documentos y registros que lo integren, según la metodología establecida por la Oficina Asesora de Planeación. Institucionalmente la Gestión Documental estará en el Mapa de Procesos como un Macroproceso de Apoyo en el cual encontraremos el Proceso Administración de la Gestión Documental, Caracterización Código GDCR01, que orientará la ejecución de las actividades en gestión documental de manera estandarizada. Inicialmente, el Proceso estará compuesto por los siguientes cinco procedimientos:

1. Procedimiento GDPD01, Planeación de la Gestión Documental 2. Procedimiento GDPD02, Administración de Correspondencia 3. Procedimiento GDPD03, Administración de Archivo, que incluye las trasferencias 4. Procedimiento GDPD04, Consulta y Préstamo de Documentos 5. Procedimiento GDPD05, Notificaciones 6. Procedimiento GDPD06, Elaboración de Actos Administrativos, que incluye de manera

amplia un esquema de publicación.

Desde el Procedimiento GDPD01 Planeación de la Gestión Documental del Proceso Administración de la Gestión Documental, el Subsistema de Gestión Documental liderará la construcción de los instrumentos archivísticos4 generales sobre la planeación de la gestión documental: el Plan Institucional de Archivo - PINAR definido a diez años y el Programa de Gestión Documental definido a 4 años, así como los demás programas y proyectos específicos que establezcan las normas legales vigentes en materia archivística. En esta etapa se deben asignar y mantener los recursos humanos y financieros, de igual forma, la infraestructura física y tecnológica necesaria para el funcionamiento del Subsistema de Gestión Documental. En cuanto a la infraestructura tecnológica, la entidad podrá desarrollar o adquirir sistemas de información

2 La planeación de la Gestión Documental, corresponde al conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y

valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la

creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de

gestión documental (Decreto 2609 de 2012).

3 Resolución 2116 de 2014 de la Superintendencia Nacional de Salud. 4 Decreto 2609 del 2012. Artículo 8°. Instrumentos archivísticos para la gestión documental.


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para la gestión documental en entornos electrónicos que estén alineados con lo estipulado en el capítulo I y III del Decreto 2609 de 2012. Los proyectos con los cuales se desarrollaran los Planes y Programas, estarán definidos a dos años, con revisiones anuales para efectos de actualización por cambios legislativos, normativos, orientaciones del sector o según aplique. Se debe establecer el control de cambios de los mismos, como un mecanismo riguroso de control y seguimiento para cada uno de los instrumentos archivísticos, razón por la cual se debe crear la herramienta que permita tener la trazabilidad integral de los ajustes correspondientes que se realice; los ajustes, no pueden perjudicar la estructura conceptual que dicta la Ley 594 del 2000 y el Decreto 2609 del 2012. Se definirán metas a corto, mediano y largo plazo desde los distintos programas específicos que se creen, aprueben y adopten. Los tiempos, estarán establecidos en la “Ficha de implementación programas específicos del PGD” (documento anexo a este documento) a manera general. Adicionalmente, los proyectos del Subsistema de Gestión Documental que se formulen deberán comprender todo su contexto (factores internos y externos que impactan su gestión), tener documentado los elementos estratégicos institucionales, definir el compromiso de la alta dirección y las acciones para el tratamiento de riesgo (largo plazo) desde la metodología que establezca la Oficina Asesora de Planeación. A continuación, se enuncia el estado de actual de cada Instrumento Archivístico (imagen: estado actual Instrumentos Archivísticos) y las versiones de los Instrumentos Archivísticos de organización documental (imagen: Instrumentos Archivísticos de organización documental) de la Superintendencia Nacional de Salud:

Imagen: estado actual Instrumentos Archivísticos


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INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Tipo Alcance Fecha Inicial

Fecha Final Archivo disponible en la Web

TVD

Período 1 18/jul/1977 10/ene/1989 Tablas de Valoración Documental Período 1

Período 2 11/ene/1989 08/jul/1990 Tablas de Valoración Documental Período 2

Período 3 09/jul/1990 30/dic/1992 Tablas de Valoración Documental Período 3

Período 4 31/dic/1992 19/jun/1994 Tablas de Valoración Documental Período 4

Período 5 20/jun/1994 11/jun/2002 Tablas de Valoración Documental Período 5

TRD

V1 12/06/2002 29/03/2007 Tablas de Retención Documental Versión 1

V2 30/03/2007 19/03/2013 Tablas de Retención Documental Versión 2

V3 20/03/2013 VIGENTE Tablas de Retención Documental Versión 3

Imagen: Instrumentos Archivísticos de organización documental

Las fuentes de financiación se derivarán de los rubros presupuestales de inversión y funcionamiento asignados. En articulación con el Subsistema de Seguridad de Información se crearán de manera escalonada a corto y mediano plazo de acuerdo al plan de trabajo que formule el equipo que se conforme para tal fin: los Registros de Activos de Información, los Inventarios Documentales de Gestión según el acuerdo 038 del 2002, el Índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de Información, el Modelo de Requisitos para la gestión de los documentos electrónicos y las Tablas de Control de Acceso. Se tendrán en cuenta adicionalmente las siguientes directrices para la creación y diseño de documentos:

1. El mapa de procesos, los procedimientos y los flujos documentales adoptados. 2. El procedimiento “Formulación y elaboración de planes y programas institucionales -

código PIPD01” que hace parte del Proceso Formulación, implementación y evaluación de planes y programas institucionales - código PICR01”.

3. El procedimiento Elaboración y Control de Documentos y Registros - código ASPD01, que hace parte del Proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión - código ASCR01.

4. El Manual de Imagen Institucional adoptado mediante la Resolución 310 de 2011 o el acto administrativo que la modifique.

2.2 PRODUCCIÓN E INGRESO

Todo documento deberá ser creado partiendo de:


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Las Tablas de Retención Documental (TRD), siguen siendo el instrumento archivístico gerencial que ha definido y sigue manteniendo el Estado Colombiano para establecer lo que deben por Ley (en primer lugar) y por Norma (en segundo lugar) producir de manera indiscutible cada una de las dependencias de las entidades públicas o privadas que presten servicios públicos. Para su para su elaboración, aprobación, presentación, adopción, publicación y evaluación, se deberán agotar los lineamientos establecidos en el Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación, lo que incluye su previa presentación al Archivo General de la Nación para su convalidación. Las Tablas de Retención Documental son en la Superintendencia Nacional de Salud, el instrumento que evidencia la producción documental desde la estructura jerárquica de agrupación y vinculo archivístico. A corto plazo, el proyecto de actualización de las Tablas de Retención Documental versión 4 incluirá la identificación de los documentos que se producen a partir de los procesos, procedimientos, documentos y formatos establecidos desde el Sistema Integrado de Gestión.

De manera transversal para todos los procesos, se deberá aplicar el Procedimiento Elaboración y Control de Documentos y Registros - código ASPD01 que hace parte del Proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión - código ASCR01 y, para los procesos que desde su función elaboren Actos Administrativos, existirá el Procedimiento de Elaboración de Actos Administrativos - código GDPD06, así como el Procedimiento Notificaciones – código GDPD05, los cuales hacen parte del Proceso de Administración de la Gestión Documental.

La implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD) versión 4 que se realice a mediano plazo con la implantación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos que funcione en la institución, debe garantizar la estructura conceptual definida en la Ley 594 del 2000, el Decreto 2609 del 2012, sus complementarios y la Normativa de Gobierno en Línea.

Los formularios y formas que se establezcan institucionalmente según el Programa Específico de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos que se construya y se apruebe en el mediano plazo, debe garantizar la estructura conceptual definida en la Ley 594 del 2000, el Decreto 2609 del 2012, sus complementarios, la Normativa de Gobierno en Línea y las normas internas en materia de gestión documental existen y se creen, incluyendo los tipos de entradas y salidas de información, los mecanismos de control y de aprobación de documentos parametrizados en el Sistema Integrado para la Gestión Documental actual o el que lo reemplace, el cual debe responder la necesidad institucional de facilitar el trabajo colaborativo y el mantenimiento de la trazabilidad desde la creación del documento, aprobación y firma, para el corto; y en el mediano plazo, asegurar la aplicación de los criterios de disposición final para los documentos físicos, digitales, electrónico e híbridos.

“Manual de Imagen Corporativa adoptado mediante la Resolución 310 de 2011 expedido por la Superintendencia Nacional de Salud o el acto administrativo que lo modifique, donde se definen los tipos de letra y la diplomática de las comunicaciones que más se utilizan en


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la Entidad. Esté será actualizado en el corto plazo, adoptando la Guía Técnica Colombiana (GTC) 1855.

Para la producción de Planes, Programas y Proyectos, la orientación estará dada desde el procedimiento “Formulación y elaboración de planes y programas institucionales” - código PIPD01 que hace parte del Proceso Formulación, implementación y evaluación de planes y programas institucionales - código ASCR01.

Mediante la Resolución 0180 del 2014, la Superintendencia Nacional de Salud conforma el Grupo Interno de Correspondencia asignándole las funciones propias para el registro, recepción, producción, clasificación, distribución, digitalización, distribución y envío de correspondencia interna y externa.

Otros instrumentos que se formalicen de acuerdo a los procedimientos establecidos institucionalmente.

2.3 GESTIÓN Y TRÁMITE

El proceso inicia con el registro y/o distribución de las comunicaciones a los respectivos usuarios internos y externos de acuerdo a la Resolución 310 de 2011 de la Superintendencia Nacional de Salud o el acto administrativo que lo actualice, al registro en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos SUPERCOR o el que lo reemplace y a los Procedimientos GDPD02 Administración de correspondencia y GDPD03 Administración de Archivo, que hacen parte del Proceso “Administración de la Gestión Documental” Código GDCR01. En este proceso, las Tablas de Retención Documental (TRD) de la Superintendencia Nacional de Salud al incluir en su metodología, armonización con el Sistema Integrado de Gestión y por consiguiente el concepto de mejoramiento continuo, los tipos documentales se registrarán en las Tablas respetando el Principio de Orden Original y el ciclo PHVA. Una vez las TRD estén aprobadas, convalidadas y adoptadas, inicia la etapa de la implementación aplicándolas a todos los documentos indiferentemente del formato en el que se encuentren (físico, electrónico, digital u otro). Para la gestión y trámite de los documentos, la Oficina de Tecnologías de la Información encargada de garantizar el funcionamiento de los Sistemas de Información, previamente deberá parametrizar en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad SUPERCOR o el sistema que la Superintendencia implemente:

1. La estructura jerárquica de agrupación de la información 2. El vínculo archivístico contenido en las Tablas de Retención Documental 3. Los flujos de trabajo armonizados con los procesos y procedimientos, garantizando el

cumplimiento de pre-requisitos como: vinculación a un trámite, distribución incluyendo las actuaciones o delegaciones, descripción (metadatos) documental desde la Norma ISAG-

5 “Esta guía técnica colombiana tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en la organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de la comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez busca disminución de tiempo y los costos, con buena calidad.” Introducción Guía Técnica Colombiana (GTC) 185. ICONTEC, 2009, Bogotá


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D, los procesos y procedimientos de cada una de las dependencias de la Superintendencia

4. Periodos de vigencia para las respuestas de las comunicaciones La Superintendencia Nacional de Salud promoverá y prestará los servicios de acceso y consulta de documentos e información, en los términos de tiempo, acceso, restricción y reserva que establezca legislación. El registro de Formato Entrevista de producción documental TRD Código GDFT01, será el instrumento que clasifique el tipo de acceso por cada documento que se produzca, teniendo en cuenta:

-La Ley 594 del 2000 que en el Título VI, de Acceso y Consulta de Documentos:

“ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.

Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.

ARTÍCULO 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso 2o. del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo.

ARTÍCULO 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.

-Ley 1437 del 2011, la Ley 1712 del 2014 y las demás que sean expedidas que sean complementarias o las modifique.

No obstante partiendo de los registros del Formato Entrevista de Producción Documental TRD -código GDFT01, se crearán las Tablas de Control de Acceso como instrumento archivístico que permitirá definir categorías adecuadas sobre los derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos, desarrollado en integración con el Subsistema de Seguridad de Información y el plan de trabajo que se formule el cual estará integrando el Programa Específico de Seguridad de la Información. La consulta de los documentos por parte de los usuarios internos, se hará en las propias instalaciones de la oficina que realice la solicitud de consulta y préstamo, siguiendo la Resolución 200 de 2009 o el acto administrativo que lo modifique y el Procedimiento Consulta y préstamo de


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documentos – código GDPD04 del Proceso Administración de la Gestión Documental - código GDCR01. Si la solicitud de información es realizada por una de las Regionales, el documento será digitalizado para facilitar la consulta y el acceso a la información. Los usuarios externos podrán acceder a la información que repose en el archivo central, atendiendo los siguientes requisitos:

a. El usuario deberá efectuar solicitud debidamente fundamentada de acuerdo a los mecanismos establecidos sea de manera física o electrónica.

b. Se responderá a la solicitud de consulta de acuerdo a la clasificación de acceso que esté establecida en los registros del Formato Entrevista de producción documental TRD Código GDFT01 y las Tablas de Acceso, por lo tanto, si el documento contiene alguna reserva o restricción legal, no será posible permitir el acceso o consulta a la comunicación que se envié como contestación al usuario. En cualquiera que sea el caso de reserva, la respuesta explicará los motivos de la restricción sobre el acceso de información.

c. En caso de que la solicitud corresponda a requerir copia de algún documento, igualmente se deberá elevar por escrito la respectiva solicitud.

d. Cuando las autoridades de inspección, control y vigilancia, sean las que estén solicitando un documento original como prueba, deberán realizar la correspondiente solicitud caso en el cual se reemplazará el original por una copia para retirar el documento en calidad de préstamo. Si se trata de documentos originales electrónicos, se garantizará el principio de equivalencia funcional.

Las restricciones de acceso por razones de conservación o preservación de los documentos originales en físico, electrónico, digital u otro, se hará simplemente a su soporte mas no sobre la información que en ellos esté contenida, razón por la cual se establecerá el Programa Específico de Reproducción que normalizará los procesos de reproducción que se utilicen en los casos especiales, con el fin de asegurar la conservación y/o preservación del documento, certificando la autenticidad cuando fuere el caso, por medio del mecanismo establecido.

No obstante, toda atención de consulta y acceso a la información que se realice a un usuario interno o externo, deberá garantizar autenticidad, integridad, vínculo archivístico, no repudio, trazabilidad, confidencialidad, protección de datos personales, disponibilidad, seguridad, adición de contenidos, Meta descripción, conservación y preservación sobre la información por lo tanto, el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de la Superintendencia Nacional de Salud, deberá madurar la estructura conceptual definida en la Ley 594 del 2000, el Decreto 2609 del 2012, sus complementarios y toda la Normativa de Gobierno en Línea, con el fin de garantizar hacia el año 2016 el cumplimiento de los artículos 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28 y 29 del Decreto 2609 del 2012 y las demás normas que el Estado Colombiano desarrolle. Lo anterior con el fin de:

- Aumentar de manera progresiva, el acceso, recuperación eficaz y eficiente a los

documentos en entornos electrónicos.

- De manera escalonada, minimizar la cantidad de trámites por gestionar.


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- Aumentar la oportunidad en la atención de PQRDS, evaluando el comportamiento de las metodologías estén implementadas (Call Center y los Software SUPQR y SUPERCOR o el que los reemplace) para controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial y la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos, tomando las decisiones pertinentes para adoptar medidas que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

- Mejoramiento al Procedimiento GDPD02 Administración de Correspondencia, creando un instrumento de control de calidad en el proceso de correspondencia para minimizar el error de direccionamiento, falta de integridad en la documentación que ingresa o se produce, y/o entrega tardía de los documentos.

- Disminuir quejas, peticiones, reclamos, tutelas, demandas, denuncias.

- Disminuir las investigaciones disciplinarias a funcionarios de la entidad.

- Mejorar la estabilidad el Sistema Integrado de Gestión de Correspondencia y Archivo SUPERCOR haciéndole desarrollos de mejora en el corto plazo y a largo plazo, implementar un nuevo Software Gestión Documental de acuerdo al Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

- Mejorar la parametrización de los tipos documentales en el Sistema frente a los tiempos de respuesta ya establecidos por la Legislación vigente.

- Aumentar el manejo de los documentos en otros formatos implementando a corto y mediano plazo, procesos de digitalización series de consulta frecuente con fines de control y mejoramiento a la gestión. Y a largo plazo, en integración con el Subsistema de Seguridad de la Información y los Programas Específicos que se construyan sobre: Documentos Vitales o Esenciales y el de Reprografía, se implementaran procesos de Digitalización con fines probatorios. Inicialmente, se adquirirán escáner que distribuidos entre los Grupos Internos de Trabajo de Correspondencia, Gestión Documental y Contratación, con las siguientes características:

Conjunto de funciones

Escáner diseñado para obtener la máxima productividad, con una óptima digitalización y alta calidad de imagen, flexible manejo del papel con énfasis en la ergonomía y compacto tamaño.

Paquete completo de software integrado e interoperabilidad con marcas líderes.

Rendimiento

Escáner con un alto rendimiento real de hasta 100 ppm simplex (vertical de 200 dpi) y 200

ipm dúplex (vertical de 200 dpi), con todas las funciones de imagen habilitadas, que cuente con la última tecnología en el medio, que permita optimizar las asignaciones de memoria y las rutas de procesamiento.


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Tratamiento de imágenes

Detección automática de color. Recorte automático.

Recorte agresivo y enderezamiento

Detección y eliminación de páginas en blanco basándose en el contenido. Función de omisión (de varios colores).

Digitalización de secuencia doble.

La detección automática de color que indique al escáner cuando debe capturar imágenes en color.

Calidad de imagen

Procesamiento de imágenes que optimice la claridad y la nitidez esto a la máxima velocidad del escáner.

Mayor integridad de datos en las funciones de OCR, ICR validaciones y muchas más.

Flexible manejo del papel

Manejo del papel sin dificultad que permita una amplia variedad de tipos de tamaños de documentos sin perder el ritmo de trabajo.

Sensores de detección por ultrasonido de alimentación múltiple que detecten de manera precisa las alimentaciones erróneas.

Alimentador elevador de hojas junto con una amplia gama de ajustes de entrada y de salida de papel que faciliten la digitalización de todos sus documentos.

Panel de operación

Fácil de usar con funciones complejas, programables y respectivas a un único botón. Indicador de fallas

Software

De digitalización y procesamiento (última versión de la marca).

De control y auditoria (última versión de la marca).

Compatibilidad

Garantizar el correcto funcionamiento del escáner con el software Eyes & Hands for

Forms módulo SCAN de FORMS y además debe ser compatible con la solución

Enterprise Content Management (ECM) de Oracle.


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Especificaciones Técnicas

Tecnología de digitalización

Sensor de Imagen Dual a Color CCD (Charge Couple Device)

Resolución Óptica

600 dpi

Para el control y seguimiento, desde el cronograma de trabajo del Programa Específico de Control y Auditorias, se realizará el seguimiento a la resolución de los trámites, teniendo en cuenta la clasificación y los tiempos de respuesta oportuna establecidos en las normas internas y externas. En el desarrollo de este programa específico, el Sistema de Información de Documento Electrónicos SUPERCOR o el que lo reemplace, deberá tener (en el corto plazo) la caracterización de cada tipo documental parametrizado, contemplando la clasificación y los tiempos de tramitación de cada uno de ellos, con la finalidad de generar los reportes sobre el estado actual de las comunicaciones de acuerdo su tipificación junto con los tiempos establecidos en la legislación vigente para las respuestas oportunas; sin embargo, se insistirá en el autocontrol desde los distintos medios de divulgación, gestión del cambio, capacitación y las herramientas de seguimiento y control interno.

2.4 ORGANIZACIÓN Debido a la Reestructuración ordenada por el Decreto 2462 de 2013 del Ministerio de Salud, través del Proyecto Actualización de Tablas de Retención Documental (TRD) la Superintendencia Nacional de Salud adoptará las Tablas de Retención Documental actualizadas que convalide el Comité Evaluador de Documentos del el Archivo General de la Nación (AGN).

DECRETO 1018 DE 2007 DECRETO 2462 DE 2013

Por medio del cual se modifica la estructura

de la Superintendencia Nacional de Salud y

se dictan otras disposiciones.

Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud

Su vigencia es a partir de enero del 2014

Aplica versión 3 de la

Tabla de Retención Documental

(VIGENTE)

Aplica versión 4 de la

Tabla de Retención Documental

(PROYECTO DE ACTUALIZACION)


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El proceso de actualización iniciará con la socialización de la metodología a todas las dependencias de la entidad y continuará con las demás fases hasta cumplir todas las etapas del procedimiento establecido por el AGN, según el plan de trabajo que se establezca. Asimismo, en la articulación con la Oficina Asesora de Planeación, la construcción de las Tablas, tendrá en cuenta el Procedimiento GDPD01 Planeación de la Gestión Documental del Proceso Administración de la Gestión Documental” Código GDCR01 y los demás que estén formalmente adoptados por la Superintendencia Nacional de Salud frente a la operación por procesos. En la etapa de aplicación, para la organización de los archivos de gestión, se tendrá en cuenta las últimas Tablas de Retención Documental aprobadas (Tablas de versión vigente), los instructivos y guías de organización que deberán crearse para facilitar su aplicación, los cuales deberán tener capítulos específicos que orienten la organización de los archivos electrónicos. Del mismo modo, el Procedimiento GDPD03 Administración de archivo y la Guía de organización de documentos de archivos Código GDGU01, del Proceso Administración de la Gestión Documental” Código GDCR01 serán complementarios para todo el proceso. Para la organización del Archivo Central, se continuará con la tercerización, definiendo y verificando todos los elementos precontractuales, contractuales y post contractuales que garanticen el cumplimiento de las normas legales vigentes formulando los proyectos que garantices su ejecución. El documento de descripción definido para los archivos en sus distintas etapas: gestión, central e histórico, es el reglamentado por el Acuerdo 038 del 2002 el Inventario Único Documental, contemplado en Sistema Integrado de Gestión con el Código GDFT11 del Proceso Administración de la Gestión Documental” Código GDCR01.

2.5 TRANSFERENCIA

Se realizará según los tiempos de retención definidos en las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental en sus distintitas versiones según los periodos identificados, el procedimiento “Transferencia y conservación documental” y el plan anual de transferencias que será publicado mediante circular en el primer semestre del año en curso. Para el tratamiento de la documentación electrónica a transferir6, será el mediano y largo plazo desde las fases de planeación, implementación y mejoramiento del Sistema de Gestión de Documentos de Archivos Electrónicos que exista institucionalmente, que se creará, verificará y madurará el modelo de la estructura, validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. El plan de trabajo corresponderá al que se establezca

6 Art. 34 Decreto 2609 de 2012. Sobre la administración y transferencia de Archivos Electrónicos. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, establecerán las directrices para entregar las transferencias de archivos electrónicos de valor histórico de las entidades de orden nacional, departamental, municipal y distrital al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y a los Archivos Generales Territoriales. Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado establecerá los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos de los documentos y expedientes de archivo, que se hayan gestionado utilizando dichos medios, así como los requisitos para la transferencia primaria y secundaria.


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para la implantación del Sistema de Gestión de Documentos en concordancia con el Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicación (PETIC) 2015-2018 y los Subsistemas Institucionales y Programas específicos que se relacionen directamente con este proceso. 2.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

Para la aplicación de los tiempos de retención documental, medios técnicos y procedimientos regirán lo definido en las versiones existentes de Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de acuerdo a los periodos identificados. Para los tiempos de retención documental, medios técnicos y procedimientos que obedezcan al cambio estructural de la Entidad definida por el Decreto 2462 de 2013 del Ministerio Nacional de Salud, la versión 4 de las Tablas de Retención Documental agotarán todas las etapas durante su actualización; para el caso especial de este proceso, la etapa, estudio y análisis de la normativa externa e interna que le corresponda cumplir a la Entidad contemplada en las caracterizaciones de los procesos, y la etapa de convalidación que debe realizarse con el Archivo General de la Nación, serán el ejercicio que se realice para minimizar el riesgo de contar con un Instrumento Archivístico con poco fundamento normativo. Para el caso, las caracterizaciones de los procesos, insumo para la actualización de las TRD, deberán garantizar información documentada. Los tiempos de retención no discrimina formatos, por lo tanto, el Sistema de Gestión de Documentos de Archivo Electrónicos de la Superintendencia Nacional de Salud deberá permitir parametrización y aplicación de la disposición final de los documentos que se encuentren en entornos electrónicos. Adicionalmente, se debe definir en el mediano plazo el Procedimiento que garantice la destrucción segura y adecuada de los documentos físicos y electrónicos, asegurando los lineamientos establecidos en el artículo 25 del Decreto 2578 de 2012 y el artículo 15 del Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación. 2.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO La entidad definirá a más tardar en la vigencia 2016 el Sistema Integrado de Conservación – SIC, reglamentado y oficializado como parte integral de la Gestión Documental, como también el Plan de Prevención y Atención de Desastres, donde se incluyan los depósitos de archivo sean propios o los administrados por terceros. Como también, se debe establecer en el Programa Seguridad de la Información para los documentos electrónicos para asegurar su autenticidad, integridad, inalterabilidad, acceso, disponibilidad, legibilidad y conservación.

2.8 VALORACIÓN

En la Superintendencia Nacional de Salud, deberá:

Definir las características de la diplomática documental y las condiciones de producción de documentos físicos y electrónicos para decidir su conservación total.


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Analizar aquellos documentos que contengan información sobre el desarrollo cambios de estructura, procedimientos y políticas de la Entidad.

Revisar el contexto funcional, social, cultural y normativo de la Superintendencia y el impacto que pueda generar en la investigación, la historia y genealogía institucional para definir los tengan valores primarios y secundarios, sean que los documentos se encuentren en soporte físico o electrónico.

Para que de manera acertada, se definan posteriormente en el instrumento normalizador Tabla de Retención Documental y al Cuadro de Clasificación Documental versión 4, la valoración primaria y secundaria, cualitativa y cuantitativa que se dé a cada serie y/o subserie.

3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La implementación del Programa de Gestión Documental se enmarca en el Plan Estratégico Institucional 2014 de la Superintendencia Nacional de Salud y en el Plan Anual de Gestión.

3.1 ALINEACIÓN CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

El presente Programa de Gestión Documental se alinea en el plan estratégico institucional, así:

Objetivos del Plan Nacional de Desarrollo:

3. Buen Gobierno, Lucha contra la Corrupción y participación ciudadana

Objetivos Sectoriales: 4.1. Fortalecer las instituciones del sector de Salud y Protección Social

Estrategias: 4.1.6 Implementar y mantener la política de gestión documental

Objetivos institucionales: Fortalecer la capacidad institucional de la Superintendencia Nacional de Salud mediante definición de políticas, gestión de los recursos, la asesoría jurídica, la administración de TICs, la operación interna de la entidad, así como la aplicación de mecanismos de evaluación y control para incrementar los niveles de productividad institucional y asegurar la prestación del servicio a los usuarios.

Productos propuestos por la SNS para la vigencia 2014:

Sistema Integral de Gestión Documental desarrollado y operando

Dependencia Responsable: Secretaría General- Grupo Gestión Documental


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3.2 METAS DE CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO Para el logro de los contenidos del presente programa se ejecutara las siguientes actividades corto año 2015, mediano año 2018 y largo plazo año 2024: Metas en el corto plazo:

Socializar a los servidores públicos y contratista la actualización del Programa de Gestión Documental de la Superintendencia.

Capacitar a los responsables que administran los Archivos de Gestión de las Dependencias en la implementación del programa.

Publicar la actualización del Programa de Gestión Documental en la página web de la Superintendencia Nacional de Salud.

Actualizar las Tabla de Retención Documental de acuerdo con la restructuración del Decreto 2462 de 2013.

Elaborar, ejecutar, hacer seguimiento y mejora a los Programas Específicos según los tiempos definidos en la Ficha de Implementación de Programas Específicos PGD.

Metas en el mediano plazo:

Terminar la organización física del archivo central y de gestión, correspondiente a la documentación anterior al año 2014.

Implementar el programa de gestión documental. Realizar el seguimiento y actualización del programa. Implementar mejoras al programa de acuerdo con las normas y prácticas que se vayan

generando. Estructurar y desarrollar los programas específicos enunciados en el numeral 5. Elaborar, ejecutar, hacer seguimiento y mejora a los Programas Específicos según los

tiempos definidos en la Ficha de Implementación de Programas Específicos PGD.

Metas en el largo plazo: Realizar acciones tendientes a la preservación de los soportes documentales. Preparar transferencias y eliminaciones primarias y secundarias de documentos en

soportes electrónicos. Implementar los mecanismos para adecuar la gestión documental a los cambios

tecnológicos y normativos que se presenten. Desarrollar el Sistema Integrado de Gestión Documental. Elaborar, ejecutar, hacer seguimiento y mejora a los Programas Específicos según los

tiempos definidos en la Ficha de Implementación de Programas Específicos PGD.

3.3 RECURSOS ASIGNADOS PARA ALCANZAR LAS METAS Y LOGRAR LOS OBJETIVOS

En el numeral 1.4.2, se detalla los recursos presupuestado para la vigencia 2014, pero para las vigencias posteriores la Superintendencia Nacional a través de la Subdirección Administrativa planeara los recursos necesarios para el logro de las metas propuestas en el Programa de Gestión Documental.


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3.4 ARTICULACIÓN CON LOS PROGRAMAS Y SISTEMAS INSTITUCIONALES

El Programa de Gestión Documental se articula con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG; en los elementos comunes con el Modelo de Control Interno Estándar - MECI, el Sistema de la Calidad – NTCGP 1000: 2009, como también las actividades en el Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA, el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano; con el fin de integrarlos en beneficio del principio de la política de eficiencia administrativa. 3.4.1 Articulación con el Modelo de Control Interno Estándar – MECI

Con el Modelo de Control Interno Estándar – MECI 2014, está integrado por dos Módulos de Control y un Eje Transversal, Componentes y Elementos de Control, para lo cual, los elementos comunes en aspectos de la gestión documental y su integración con el Programa de Gestión Documental se tendrán en cuenta todos, en especial:

Eje Transversal: Información y Comunicación; Elementos: a) Información y Comunicación interna y externa; b) Sistemas de Información y comunicación.

3.4.2 Articulación con el Sistema de Gestión de la Calidad

Con el Sistema de Gestión de la Calidad, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000:2009, se integra con todos los numerales; especialmente con el numeral 4.2, que trata sobre la Gestión Documental del Sistema de Gestión de la Calidad, el cual debe incluir:

Las declaraciones de la política de la calidad y de los objetivos de la calidad. El manual de la calidad, (4.2.2.). Los procedimientos documentados (4.2.3.) Y los registros requeridos en esta norma,

(4.2.4). Los documentos, incluidos los registros, requeridos por la entidad para el cumplimiento de

sus funciones y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

Así mismo, en el Anexo A (informativo) de la Norma asocia los requisitos del numeral 4.2 con la legislación propia de la gestión documental, basada en la Ley 594 de 2000 con sus Acuerdos que la reglamentan.

3.4.3 Articulación con otros planes de la Entidad Con el Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA, el Programa de Gestión Documental se encuentra inserto en el Programa “Uso eficiente de los recursos”; Componente “eficiencia administrativa y cero papel”, cuyo objetivo es “Reducir el consumo de Papel, buscando una institución administrativamente eficiente”.

También, el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, la gestión documental está asociado en el plan de trabajo en el Componente “Información por medio de Tecnologías”, las actividades


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de: “Socializar la política editorial y de actualización a través de medios electrónicos” y “Definir e implementarla política de seguridad de la información y manejo de datos personales”

3.5 APROBACIÓN, APLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL La aprobación, aplicación, seguimiento y Control del Programa de Gestión Documental está en cabeza del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, integrado por:

El Secretario General, quien lo presidirá y liderará. Los Superintendentes Delegados, quienes podrán delegar en uno de sus directores, o en

su caso en un Delegado del Nivel Asesor. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien ejercerá la Secretaría Técnica. El Jefe Oficina Asesora Jurídica. El jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información. El jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional. El Jefe de la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgo.

De manera compartida, la aplicación está bajo la función de cada uno de los Responsables de las diferentes dependencias y su equipo de trabajo. El liderazgo estará a cargo de la Secretaria General quien ha creado el Grupo de Gestión Documental en la Subdirección Administrativa. El seguimiento y control, a cargo de la Oficina de Control Interno con el acompañamiento del Grupo de Gestión Documental.

4. RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS

En la Ley 594 de 2000, o Ley General de Archivos, define las obligaciones de los servidores públicos en orden a garantizar la salvaguarda del patrimonio documental de las instituciones públicas y privadas, apoyada por la Ley 734 de 2002 y los Decretos 2578 y 2609 de 2012 .

Además de establecer en la Ley 594 de 2000, la responsabilidad general para todos los servidores públicos de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos, dentro de los principios generales (Artículo 4°) orientadores de la función archivística, enuncia igualmente obligaciones de observancia más restringida en:

“Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades”.

Artículo 16. Obligaciones de los colaboradores a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. “Los Secretarios Generales o colaboradores administrativos de igual o


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superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos”.

Artículo 17. Responsabilidad general de los colaboradores del archivo. Los colaboradores de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su Artículo 15, a las Leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación”.

En la Ley 734 de 2002, Código Único Disciplinario en sus artículos 34 y 35 de la norma, establece deberes y medidas tendientes a prevenir y sancionar su inobservancia que van desde la emisión de órdenes cuyo incumplimiento acarrea multas pasando por faltas gravísimas de conformidad con el artículo 44, hasta la constitución de hecho punible si a ello hubiere lugar y su correspondiente denuncia con sujeción al ordenamiento penal, así:

Artículo 34. Deberes. Numeral 5) Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.

Artículo 35. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido: Numeral 13) Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. Numeral 21) Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.

Igualmente, en el Decreto 2578 de 2012, en su artículo 24, referente a los Inventarios de documentos. “Es responsabilidad de las entidades del Estado a través del Secretario General o de otro funcionario de igualo superior jerarquía, y del responsable del Archivo o quién haga sus veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales. De igual forma, deberán denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso.

PARÁGRAFO. El deber de entregar inventario de los documentos de archivo a cargo del servidor público, se circunscribe tanto a los documentos físicos en archivos tradicionales, como a los documentos electrónicos que se encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información, medios portátiles de almacenamiento y en general en cualquier dispositivo o medio electrónico”.

Para complementar en el Decreto 2609 de 2012, en el artículo 3°. Establece la Responsabilidad de la gestión de documentos. “La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas”.


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Lo anterior, se complementa con los Acuerdos del Archivo General de la Nación, 038 del 2002 en su artículo 1, Responsabilidad de todo servidor público “la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones”. Acuerdo 042 del 2002 en el artículo 3, Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público.

5. PROGRAMAS ESPECÍFICOS

Los programas específicos, complementarán el Programa de Gestión Documental, creados para cumplir con la política de Desarrollo Administrativo de Eficiencia Administrativa. Estos, consideran la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los tramites, procesos, procedimientos con el fin de mejorar los sistemas de organización y recuperación, garantizando a su vez la disponibilidad y acceso de los documentos a largo plazo; para el desarrollo cada uno de los programas específicos se tendrán en cuenta los siguientes elementos para su estructuración como son: un propósito u objetivo, la justificación, un alcance, los beneficios, la metodología, los recursos, un cronograma y los responsables de las actividades a desarrollar; por lo anterior, se estructuraran y desarrollaran entre la vigencia 2015 al 2018 teniendo en cuenta la ficha de implementación programas específicos del PGD que definirá tiempos para la elaboración, ejecución, seguimiento y mejora para cada uno. Entre Programas Específicos, están:

5.1. PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS

El programa de normalización de formas y formularios se realizará mediante desarrollos

específicos en el sistema de información SUPERCOR o el sistema que lo remplace, con el fin de

diligenciar y gestionar documentos sin necesidad de ser impresos y digitalizados.

5.2. PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

El Programa de documentos vitales tiene como objetivo principal identificar y proteger los registros vitales de la Entidad frente a situaciones contingentes que puedan afectar la conservación de los mismos. El Programa de documentos vitales se contemplara en el Programa Integrado de Conservación.


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Los documentos vitales son aquellos que poseen un valor crítico para la entidad, son únicos e irremplazables y por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser conservados y preservados; poseen un valor intrínseco legal, intelectual y económico. Por ejemplo: los títulos valores, contratos, nómina, pagarés, los recibos de pago de los impuestos, garantías, licencias de construcción, poderes, pólizas de seguros, entre otros7. Los documentos vitales por ser considerados los más importantes que produce, gestiona y conserva la entidad y en razón de dicha trascendencia, deben ser identificados, protegidos, conservados y sometidos a técnicas específicas de duplicación. El Programa de Documentos Vitales o Esenciales de la Superintendencia Nacional de Salud - SNS, se orientará a la definición, identificación, caracterización y priorización de los documentos institucionales que ante la ocurrencia de eventuales siniestros originados por efectos físicos, biológicos o humanos, deben ser conservados y preservados con el fin de garantizar la existencia, gestión y continuidad de la SNS a futuro, mediante la formulación de políticas, metodologías y responsabilidades tendientes a garantizar la protección necesaria de los mismos. El Programa de Documentos Vitales o Esenciales de la Superintendencia Nacional de Salud, estará orientado a:

Proteger los documentos vitales de la destrucción total o parcial, ante desastres ocasionados por efectos físicos, biológicos o humanos.

El programa de documentos esenciales de la Superintendencia Nacional de Salud debe incluirse como parte de la estrategia de la gestión de riesgos de la propia entidad.

Los documentos esenciales para la continuidad de la organización requieren métodos suplementarios de protección y copia para asegurar su accesibilidad en caso de catástrofe.8

5.3. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

El programa tiene como objetivo una adecuada gestión de documentos electrónicos en la Superintendencia a partir del cumplimiento de un Modelo de Requisitos que incluya entre otros elementos de Autenticidad, Integridad, Inalterabilidad, Fiabilidad, Disponibilidad y Conservación, los cuales garantizan que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida de expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. El programa debe apoyarse en el uso de tecnologías tipo de Sistemas Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos – SGDEA, que incluyan el manejo de formas y formularios electrónicos. El Programa de Gestión de Documentos Electrónicos de la Superintendencia Nacional de Salud – SNS, está orientado a garantizar una eficiente gestión y técnica de los documentos electrónicos en la Entidad a partir del cumplimiento de un “Modelo de Requisitos”, el cual incluye entre otros aspectos Autenticidad, Integridad, Inalterabilidad, Fiabilidad, Disponibilidad y Conservación; los

7 ALVAREZ, Rodríguez Mariela, “LOS DOCUMENTOS VITALES EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LOS MUNICIPIOS”, p7 8 http://cms.ual.es/UAL/universidad/serviciosgenerales/archivo/servicios/servicio/GESTIONDOC_7_DOCUMENTOSESENCIALES?idioma=cn


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cuales garantizan que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida de los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. El programa debe apoyarse en el uso de tecnologías de tipo Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos – SGDEA, que incluyan el manejo de formas y formularios electrónicos. Se deberán tener en cuenta los estándares de la Ley 1437 de 2011 (CCA), los desarrollos y los ajustes a nivel de Acuerdos del Archivo General de la Nación, las Guías Archivo General de la Nación – Ministerio de Tecnología de la Información y Comunicaciones, las Normas Técnicas Colombianas, las Normas ISO y la Estrategia de Gobierno en Línea – GEL y demás normas concordantes o que les actualicen o adicionen. Para el desarrollo del Programa, se tendrá en cuenta lo pertinente a las políticas y lineamientos que desarrolle el Sistema Nacional de Archivos Electrónicos - SINAE, en concordancia con el Sistema Nacional de Archivos.

5.4. PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS

El propósito de este programa es garantizar que Superintendencia Nacional de Salud cuente con

el personal y las herramientas necesarias para la gestión documental de tal manera que la entidad

cuente con archivos actualizados y disponibles para la consulta.

Las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo establecidos entre otra la siguiente normatividad: Ley 1409 de 2010, Ley 594 de 2000, Decreto 1515 de 2013, Acuerdo 37 de 2002 y el Acuerdo 049 de 2000.

La entidad tiene contratado el servicio de custodia y almacenamiento de documentos, que deberá ser actualizado permanentemente.

5.5. PROGRAMA DE REPROGRAFÍA.

La entidad cuenta con sistema de fotocopiado, impresión y digitalización de documentos, los

cuales están siendo ajustados de acuerdo con las especificaciones definidas en el programa de

gestión documental.

5.6. PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES.

El objetivo de este programa es la organización y la gestión de documentos especiales gráficos, sonoros, audiovisuales, orales, etc. La entidad cuenta con documentos en otros soportes, que deben ser sometidos a procesos de migración en diferentes momentos. En esta fase del PGD la Superintendencia Nacional de Salud diseñará y elaborará el Programa de Documentos Especiales, documentando todas las necesidades, requerimientos y recursos

http://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&ved=0CDgQFjAA&url=http%3A%2F%2Fprograma.gobiernoenlinea.gov.co%2Fapc-aa-files%2FCero_papel%2Fguia-6-sistemas-de-gestion-de-documentos-v1.pdf&ei=NbwuVMDlMdO_ggTfy4KoBA&usg=AFQjCNGH3P-TO-5f3RnblCtlV5cBgqSEnw&sig2=yAhCL_zil9bXNOZJ3OPVYQ&bvm=bv.76802529,d.eXY&cad=rja

http://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&ved=0CDgQFjAA&url=http%3A%2F%2Fprograma.gobiernoenlinea.gov.co%2Fapc-aa-files%2FCero_papel%2Fguia-6-sistemas-de-gestion-de-documentos-v1.pdf&ei=NbwuVMDlMdO_ggTfy4KoBA&usg=AFQjCNGH3P-TO-5f3RnblCtlV5cBgqSEnw&sig2=yAhCL_zil9bXNOZJ3OPVYQ&bvm=bv.76802529,d.eXY&cad=rja


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económicos necesarios para abordar este tema de acuerdo con los resultados obtenidos, por lo cual su implementación está prevista a partir de septiembre de 2015.

5.7. PROGRAMA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

La Superintendencia mediante la Resolución 678 de 2014 adoptó el Sistema Integrado de Gestión, definió como uno de sus componentes el Subsistema de Seguridad de la Información –SSI, modificado mediante la Resolución 2116 de 2014, el cual es liderado a través de la Oficina de Tecnologías de la Información, busca que la información de la entidad así como la de terceros en su poder, preserve la confidencialidad, disponibilidad e integridad, protegiéndola contra amenazas internas y externas. Este propósito se logra mediante la gestión de riesgos en seguridad de la información que facilite identificación, valoración, implementación de controles, monitoreo y seguimiento de los niveles de riesgos a fin de mantenerlos dentro de los niveles aceptables definidos. La Superintendencia Nacional de Salud se compromete a cumplir con las disposiciones constitucionales y legales aplicables a la entidad relacionadas con la seguridad de la información, además, a que se establezca, implemente, opere y mantenga el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información que se requiere para proteger los derechos de los usuarios en salud mediante mecanismos de Inspección, Vigilancia y Control transparentes y oportunos.

5.8. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN

La Subdirección Administrativa a través del Grupo de Gestión Documental es el responsable de

la administración del Programa de Gestión Documental, paro lo cual el programa de capacitación

y entrenamiento en materia de gestión documental alineado al Plan Institucional de capacitación

- PIC, el cual, contempla la realización de mínimo una sesión de capacitación anual.

El plan de capacitación en materia de gestión documental, debe garantizar el funcionamiento adecuado del subsistema de gestión Documental. Para tal efecto, se debe valorar, identificar y definir las capacidades y habilidades adquiridas por los funcionarios en las actividades de formación.

5.9. PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL

El objetivo de este programa es el seguimiento y control a las actividades del Programa de Gestión Documental para la elaboración y/o implementación de los servicios y/o servicios derivados del desarrollo de las iniciativas del PGD, a través de herramientas como los niveles de servicios y el aseguramiento de la calidad, con el fin de asegurar la adecuada gestión del mismo y la consecución de los resultados y productos definidos. El Grupo de Gestión Documental es responsable de la administración del Programa de Gestión Documental debe programar Auditorías de seguimiento a la implementación del programa mínimo una vez por semestre, que incluyan los siguientes ítems:

Tablas de Retención Documental

Tablas de Valoración Documental


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Inventarios documentales

Acta de eliminación documental

Acta de visita Archivo General de la Nación.

Plan de mejoramiento archivístico.

Informe de programas y proyectos de gestión documental

Informe implementación Subsistema de Seguridad de la Información

6. ACTUALIZACION DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

Las políticas, planes y programas del Programa de Gestión Documental y su cronograma deben actualizarse en la medida que se actualicen los diagnósticos; cambien los requerimientos técnicos, económicos, normativos o legales; se diseñen e implementación otros programas y sistemas a fines de acuerdo con los principios de armonización y articulación; y por la conveniencia técnica y administrativa de la Superintendencia Nacional de Salud y sus partes interesadas.

7. BIBLIOGRAFIA.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, COLOMBIA. Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, COLOMBIA. Acuerdo 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones Oficiales en las Entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, COLOMBIA. Acuerdo 042. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las Entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan en los artículos 21, 22, 23 y 26. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, COLOMBIA. Comité Técnico de Gestión de Documentos del SNA. Metodología para implementar un programa de Gestión de documentos: texto enriquecido. 2004. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, COLOMBIA. Guía para la administración de comunicaciones oficiales. Bogotá: AGN, 2003. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, COLOMBIA. Listado de normatividad archivística. Bogotá, Archivo General de la Nación, 2007. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, COLOMBIA. Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Manual de archivística. Compilador Jorge William Triana. Bogotá. AGN, 2006.


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CONGRESO DE LA REPUBLICA, COLOMBIA. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá, D.C, 20-jul-2000. CONGRESO DE LA REPUBLICA, COLOMBIA. Ley 734 de 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Bogotá, D.C, 02-feb-2002. MINISTERIO DE CULTURA, COLOMBIA. Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Bogotá, D.C, 13-dic-2012. MINISTERIO DE CULTURA, COLOMBIA. Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Bogotá, D.C, 14-dic-2012. SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO, COLOMBIA. Instructivo De Aplicación Programa de Gestión Documental Tema 1: Organización de Archivos. 2011. http://www.supernotariado.gov.co/supernotariado/images/smilies/Normatividad2011/Circulare2011/Circualr172/instructivo_gestion_documental%20v2%202011%20rev%201.pdf. UAE - AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO, COLOMBIA. Programa de Gestión Documental: 2014 – 2017. Bogotá, D.C. Enero 2014. http://www.defensajuridica.gov.co/gestion/gestion-documental/gestion-documental-contenido/Lists/Gestin%20Documental/Attachments/1/programa_gestion_documental_2014_2017.pdf.

http://www.supernotariado.gov.co/supernotariado/images/smilies/Normatividad2011/Circulare2011/Circualr172/instructivo_gestion_documental%20v2%202011%20rev%201.pdf

http://www.supernotariado.gov.co/supernotariado/images/smilies/Normatividad2011/Circulare2011/Circualr172/instructivo_gestion_documental%20v2%202011%20rev%201.pdf

p gestiÓn documental - docs.supersalud.gov.co · programa de gestión documental; en cuarto lugar,...

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