DN P 3538

P.S.O.

2008

I.C.G.E. Y F.A.

PARA REALIZAR UNA AUDITORÍA A UN VIVERO FORESTAL MILITAR

Y A LAS ZONAS MILITARES DURANTE LAS ACTIVIDADES DE

REFORESTACIÓN.

PROCEDIMIENTO SISTEMÁTICO DE

OPERAR PARA REALIZAR UNA

AUDITORÍA A UN VIVERO

FORESTAL MILITAR Y A LAS

ZONAS MILITARES DURANTE LAS

ACTIVIDADES DE REFORESTACIÓN

ÍNDICE

PRÓLOGO ........................................................................................... i

CAPÍTULO I MARCO LEGAL .................................................................................... 1

CAPÍTULO II AUDITORÍA .......................................................................................... 3 ACTIVIDADES A REALIZAR AL ARRIBO DE LA COMISIÓN ............ 3

CAPÍTULO III INGRESOS .......................................................................................... 6

CAPÍTULO IV EGRESOS ........................................................................................... 7

CAPÍTULO V CONTROL DEL ALMACÉN ................................................................. 12

PRIMERA SECCIÓN INVENTARIO DE INSUMOS ....................................................... 12

SEGUNDA SECCIÓN TARJETAS DE ALMACÉN .......................................................... 13

CAPÍTULO VI REVISIÓN DEL COMBUSTIBLE ASIGNADO A ZONAS MILITARES PARALA REFORESTACIÓN ................................................................ 14

CAPÍTULO VIl INGRESOS .......................................................................................... 15 DE LOS RECURSOS ASIGNADOS A LAS ZONAS MILITARES PARA LA REFORESTACIÓN .............................................................. 15

CAPÍTULO VIII EGRESOS ........................................................................................... 16 DE LOS RECURSOS ASIGNADOS A LAS ZONAS MILITARES PARA LA REFORESTACIÓN ............................................................... 16

PRIMERA SECCIÓN AUTENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ..................................... 16

SEGUNDA SECCIÓN APERTURA DE UNA CUENTA BANCARIA ................................ 18

CAPÍTULO IX CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA……………………………………….. 19

i

PRÓLOGO

CON EL PROPÓSITO DE UNIFICAR LA DOCTRINA EN LAS AUDITORÍAS QUE REALIZA EL PERSONAL DE CONTADORES PÚBLICOS DE LA INSPECCIÓN Y CONTRALORÍA GENERAL, SE HAN ELABORADO UNA SERIE DE PP. SS. OO. QUE PERMITAN UNIFICAR CRITERIOS EN CUANTO A LA REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS COMPROBATORIOS Y JUSTIFICATORIOS QUE DEBEN SER PRESENTADOS EN LAS AUDITORÍAS.

POR LO ANTERIOR, LA INSPECCIÓN Y CONTRALORÍA

GENERAL ESTABLECIÓ UNA SERIE DE PROCEDIMIENTOS SUSTENTADOS EN LA GUÍA DE AUDITORÍA EMITIDA POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.

MISMOS QUE QUEDAN PLASMADOS EN EL PRESENTE

P.S.O., DOCUMENTO QUE SERÁ GUÍA PRÁCTICA Y HERRAMIENTA PARA QUE CUALQUIER AUDITOR SUPERVISE BAJO UN MISMO CRITERIO A UN ENTE AUDITADO.

SITUACIÓN QUE REDUNDARÁ EN UNA MEJOR REVISIÓN

CON RESULTADOS CONGRUENTES Y JUSTOS, CREANDO COMO OBJETIVO PRINCIPAL UNIDAD DE DOCTRINA.

EL PRESENTE P.S.O. DE AUDITORÍA, SE DIFUNDE ENTRE EL

PERSONAL QUE LLEVA A CABO REVISIONES DEL PROGRAMA PRO-ÁRBOL Y REFORESTACIÓN, A FIN DE QUE SIRVA COMO PRIMER FILTRO DE REVISIÓN, LO QUE PERMITIRÁ RESPONDER CON PRONTITUD Y EFICIENCIA A AUDITORÍAS TANTO EXTERNAS (AUDITORÍA SUPERIOR DE LA FEDERACIÓN Y SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA), COMO INTERNAS (INSPECCIÓN Y CONTRALORÍA GENERAL DEL EJÉRCITO Y FUERZA AÉREA).

PERMITIENDO CON ESTO, UN EJERCICIO TRANSPARENTE

DE LOS FONDOS FEDERALES; ASÍ COMO, UNA CORRECTA COMPROBACIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LOS RECURSOS, EVITANDO CON ESTO MALOS MANEJOS Y RESPONSABILIDADES PENALES AL IMPLICADO (S).

1

CAPÍTULO I

MARCO LEGAL 1. PRINCIPALES LEYES Y REGLAMENTOS VIGENTES

APLICABLES EN LAS AUDITORÍAS QUE SE PRACTICAN A LOS RECURSOS ASIGNADOS A LAS UU.DD. E II, MILITARES, POR CONCEPTO DE COMBUSTIBLES, LUBRICANTES Y REFACCIONES AUTOMOTRICES HASTA DE TERCER ESCALÓN DE MANTENIMIENTO.

A. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS

UNIDOS MEXICANOS, ARTÍCULO 108. B. CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN,

ARTÍCULOS 29 Y 29-A. C. LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES

ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS, ARTÍCULOS 2, 3, 7, 8 Y 14,

D. LEY FEDERAL DE PRESUPUESTO Y

RESPONSABILIDAD HACENDARÍA, TÍTULO TERCERO, DEL EJERCICIO DEL GASTO PÚBLICO FEDERAL.

E. LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN

PUBLICA FEDERAL, ARTÍCULOS 14, 16, 29 FRACCIONES I Y XV; 37 FRACCIONES II, III, IV, VIII Y XII.

F. LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y

SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO Y SU REGLAMENTO, TÍTULO TERCERO, DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN, ARTÍCULOS 25, 26 Y 27.

G. LEY ORGÁNICA DEL EJÉRCITO Y FUERZA AÉREA

MEXICANOS, ARTÍCULO 1/o. FRACCIÓN IV. H. REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE

PRESUPUESTO Y RESPONSABILIDAD HACENDARIA ARTÍCULOS 306, 307,308, 309, 310, 311 Y 312.

2 I. PRESUPUESTO DE EGRESOS DE LA

FEDERACIÓN, ARTÍCULOS 10 Y 23. J. CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO. K. MANUAL DE NORMAS PRESUPUESTARIAS PARA

LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL. L. LOS QUE REGULAN EL FUNCIONAMIENTO DE

LOS ÓRGANOS INTERNOS DE CONTROL, BOLETÍN "B", NORMAS GENERALES DE AUDITORÍA PÚBLICA.

3

CAPÍTULO II

AUDITORÍA

ACTIVIDADES A REALIZAR AL ARRIBO DE LA COMISIÓN 2. AL ARRIBAR LA COMISIÓN AUDITORA AL VIVERO

FORESTAL MILITAR, EL CUAL SERÁ SUJETO DE REVISIÓN, EL JEFE DE LA COMISIÓN, SE DEBE PRESENTAR CON EL C. COMANDANTE DE LA ZONA MILITAR, A FIN DE INFORMARLE DE LA ORDEN GIRADA POR LA INSPECCIÓN Y CONTRALORÍA GENERAL DEL EJÉRCITO Y FUERZA AÉREA.

3. EL C. CMTE. DE LA ZONA O QUIEN HAGA SUS VECES

ORDENARÁ AL JEFE DEL VIVERO FORESTAL MILITAR O ENCARGADO SE PRESENTE ANTE ÉL, A FIN DE ENTREGARLE EN PROPIA MANO LA ORDEN DE AUDITORÍA DONDE DEBERÁN ESTAR PRESENTES DOS TESTIGOS PARA FORMALIZAR EL ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA.

4. UNA VEZ FORMALIZADO EL INICIO DE LA

AUDITORÍA Y A FIN DE OPTIMIZAR LOS TIEMPOS DE RESPUESTA, SE GIRARÁN LOS SIGUIENTES OFICIOS:

A. SOLICITAR LA DOCUMENTACIÓN

COMPROBATORIA, POR EL PERÍODO AUDITADO (TRES MESES); PUDIENDO VARIAR EL PERÍODO SI SE DETECTAN ANOMALÍAS QUE PUEDAN SER RECURRENTES EN MESES ANTERIORES.

B. PRACTICARÁ EL ARQUEO DE CAJA EN LA MISMA

FECHA QUE ARRIBE AL VIVERO FORESTAL MILITAR, A FIN DE CONSTATAR QUE LOS RECURSOS ECONÓMICOS QUE TIENE EN SU PODER, SEAN COMPARADOS CON LOS QUE EXTRAJO Y CON LOS QUE ESTÉ PAGANDO PARA CUBRIR GASTOS (PAGO DE NÓMINA Y ADQUISICIÓN DE DIFERENTES INSUMOS Y MATERIALES), QUE MENSUALMENTE REALICE A FIN DE QUE ESTÉN PLENAMENTE JUSTIFICADOS YA QUE DE

4 DETECTARSE ALGUNA DIFERENCIA ÉSTA DEBERÁ SER

INVESTIGADA. 5. PROCESO PARA EL ARQUEO DE CAJA.

PARA LLEVAR A CABO EL ARQUEO DE CAJA, PROCEDERÁ COMO SIGUE:

A. ESTARÁ PRESENTE EL TITULAR DEL JEFE DEL

VIVERO FORESTAL MILITAR Y DOS TESTIGOS. B. EN EL MOMENTO DEL ARQUEO DE CAJA, NO SE

PERMITIRÁ QUE NINGUNO DE LOS PARTICIPANTES SALGA DEL LOCAL.

C. POR NINGÚN MOTIVO EL AUDITOR DEBERÁ

TOCAR O CONTAR EL DINERO, SINO QUE SUPERVISARÁ DE MANERA ESTRICTA QUE LO REALICE EL JEFE DEL VIVERO FORESTAL MILITAR O QUIEN ÉSTE DETERMINE, A FIN DE EVITAR QUE EL AUDITOR PUEDA SER INCULPADO POSTERIORMENTE POR UN POSIBLE FALTANTE MONETARIO.

6. REVISIÓN DE DOCUMENTOS CONTABLES.

A. VERIFICARÁ QUE LOS COMANDANTES DE ZONA, UNIDADES O QUIEN SE HAYA DESIGNADO, AUTORICEN LAS CUENTAS POR LIQUIDAR CERTIFICADAS (CC. X LL CC.) Y ÉSTAS SE ENCUENTREN DEBIDAMENTE IMPRESAS Y LEGALIZADAS CON LAS FIRMAS AUTÓGRAFAS DE CADA UNO DE LOS QUE INTERVINIERON EN EL TRÁMITE Y QUE DICHO DOCUMENTO COINCIDA CON LAS FACTURAS Y NÓMINAS CORRESPONDIENTES.

B. REVISARÁ QUE EN EL ARCHIVO DEL VIVERO

FORESTAL MILITAR EXISTAN LOS CONTRATOS DEL PERSONAL CIVIL; ASÍ COMO, DE AQUELLOS QUE RECIENTEMENTE ESTÉN LABORANDO; Y DE LOS QUE DEJARON DE TRABAJAR EN EL CITADO VIVERO FORESTAL MILITAR.

5 7. CUANDO SE PRESUMA UN POSIBLE DESVÍO DE

RECURSOS (TÉCNICA DE CONFIRMACIÓN), SOLICITARÁ A LA INSTITUCIÓN BANCARIA LE PROPORCIONE COPIA CERTIFICADA DEL CHEQUE (S) PARA SU ANÁLISIS CORRESPONDIENTE (MONTO, FIRMAS MANCOMUNADAS DE LOS FUNCIONARIOS AUTORIZADOS Y BENEFICIARIO).

8. LAS COPIAS CERTIFICADAS DE LOS CHEQUES QUE

FUERON SOLICITADOS AL BANCO, DEBERÁN CONFRONTARSE CONTRA LAS PÓLIZAS DE CHEQUES, A FIN DE CERCIORARSE QUE NO HAYAN SIDO ALTERADAS.

9. SOLICITAR A LA INSTITUCIÓN DE CRÉDITO DONDE

SE TENGA APERTURADA LA CUENTA BANCARIA, COPIAS CERTIFICADAS DE LOS CHEQUES CUYOS IMPORTES SEAN RELEVANTES, ASÍ COMO DE LOS PROVEEDORES MÁS FRECUENTES.

10. PEDIRÁ AL BANCO LOS ESTADOS DE CUENTA,

PREVIA AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DEL MANEJO DE LA CUENTA BANCARIA (JEFE DEL VIVERO FORESTAL, CMTE. DE ZONA, UNIDAD O QUIEN SE HAYA DESIGNADO Y QUE ESTÉ AUTORIZADO PARA FIRMAR DE MANERA MANCOMUNADA LOS CHEQUES BANCARIOS).

6

CAPÍTULO III

INGRESOS 11. PREVIO A LA SALIDA A LA REVISIÓN DEL VIVERO

FORESTAL MILITAR, EL AUDITOR SOLICITARÁ A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN COPIA DE LOS OFICIOS DE AUTORIZACIÓN PRESUPUESTAL, QUE LA CITADA DIRECCIÓN HAYA RADICADO AL CITADO VIVERO, A FIN DE CONFRONTARLO (S) POSTERIORMENTE CON EL QUE OBRA EN EL ARCHIVO DEL ENTE AUDITADO.

12. REQUERIRÁ AL C. JEFE DEL VIVERO FORESTAL

MILITAR, EL OFICIO DE AUTORIZACIÓN PRESUPUESTAL, GIRADO POR LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN, MEDIANTE EL CUAL SE LE RADICARON LOS RECURSOS PRESUPUESTALES PARA EL PROGRAMA FEDERAL "PRO-ÁRBOL".

13. A FIN DE CONFRONTAR SOLICITARÁ A LA

PAGADURÍA LOS OFICIOS DE AUTORIZACIÓN PRESUPUESTAL QUE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN HAYA EXPEDIDO PARA EL PROGRAMA FEDERAL PRO-ÁRBOL.

14. VERIFICAR QUE EL IMPORTE NETO DE LA C. X L. C.

COINCIDA CON EL DEPÓSITO REALIZADO EN LA CUENTA BANCARIA Y CON EL REGISTRO DEL LIBRO DE INGRESOS Y EGRESOS; ASÍ COMO CON LA RELACIÓN DE CHEQUES EXPEDIDOS.

15. SE REVISARÁ QUE EL OFICIO DE AUTORIZACIÓN

PRESUPUESTAL SE ESTÉ EJERCIENDO CON LA CALENDARIZACIÓN, MONTO Y PARTIDA PRESUPUESTAL QUE SEÑALA EL CITADO OFICIO, CONFRONTÁNDOLO CONTRA LA C. X L. C. QUE SE HAYA EXPEDIDO.

7

CAPITULO IV

EGRESOS 16. VERIFICARÁ QUE LAS CONSTANCIAS DE

PERCEPCIONES Y RETENCIONES DEL PERSONAL DE ASESORES TÉCNICOS Y CONTABLES, JUSTIFIQUEN LAS RETENCIONES DE IMPUESTOS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS.

17. SE LLEVE A CABO LA VERIFICACIÓN DE LOS

ENTEROS DE LAS RETENCIONES QUE LE SON EFECTUADAS AL PERSONAL CIVIL QUE LABORA EN LOS VIVEROS FORESTALES.

18. CONSULTARÁ EN LA PÁGINA DE INTERNET DEL

SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA (S.A.T.), QUE LAS FACTURAS QUE EXPIDEN LAS CASAS COMERCIALES CUENTEN CON LA AUTORIZACIÓN PARA LA EXPEDICIÓN LEGAL.

19. LOS PAGOS REALIZADOS A LOS ELEMENTOS

CIVILES POR EL JEFE DEL VIVERO FORESTAL MILITAR DEBERÁN ESTAR SOPORTADOS CON LOS COMPROBANTES Y JUSTIFICANTES (NÓMINAS, RECIBOS DE PAGO, ÓRDENES DE ALTA Y BAJA DEL PERSONAL).

20. REVISARÁ QUE LA CONCILIACIÓN BANCARIA

CONTENGA LOS ESTADOS DE CUENTA ORIGINALES QUE LE HAYA SOLICITADO A LA INSTITUCIÓN BANCARIA A LA FECHA DE LA AUDITORÍA.

21. SE REALIZARÁN COMPULSAS A PROVEEDORES DE

MANERA SELECTIVA, DE AQUELLOS EN DONDE SE HAYAN EFECTUADO ADQUISICIONES RELEVANTES, CON EL FIN DE VALIDAR, QUE LA CASA COMERCIAL COINCIDA CON EL DOMICILIO FISCAL; ASIMISMO, CONFIRMAR LA EXPEDICIÓN DE FACTURAS CON LAS QUE OBRAN EN EL ARCHIVO DEL ENTE AUDITADO; DEBIENDO OBTENER CARTAS DE NO ADEUDO POR EL MONTO DE LAS ADQUISICIONES.

8 22. VERIFICARÁ LA RELACIÓN DE FACTURAS CONTRA

LOS DOCUMENTOS ORIGINALES QUE AMPAREN LAS ADQUISICIONES DE LAS PARTIDAS PRESUPUÉSTALES DE LOS CAPÍTULOS 2000 (MATERIALES Y SUMINISTROS), 3000 (SERVICIOS GENERALES) Y 5000 (BIENES MUEBLES).

23. CONSTATARÁ QUE LAS FACTURAS REÚNAN LOS REQUISITOS FISCALES QUE SEÑALA EL ARTÍCULO 29-A, DEL CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN.

A. CONTENER IMPRESO EL NOMBRE, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL, DOMICILIO FISCAL Y CLAVE DEL REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES.

B. CONTENER IMPRESO EL NÚMERO DE FOLIO.

C. LUGAR Y FECHA DE EXPEDICIÓN.

D. CLAVE DEL REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES DE LA PERSONA A FAVOR DE QUIEN SE EXPIDA.

E. VALOR UNITARIO CONSIGNADO EN NÚMERO Y QUE EL IMPORTE ESTE CONSIGNADO EN NÚMERO Y LETRA; ASÍ COMO, EL MONTO DE LOS IMPUESTOS QUE EN LOS TÉRMINOS DE LAS DISPOSICIONES FISCALES DEBAN TRASLADARSE, EN SU CASO.

F. NÚMERO Y FECHA DEL DOCUMENTO ADUANERO

G. FECHA DE IMPRESIÓN Y DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL IMPRESOR AUTORIZADO.

24. VERIFICAR LA VIGENCIA DE LAS FACTURAS MISMA QUE NO DEBE SER MAYOR A DOS AÑOS, CONTADOS A PARTIR DE LA FECHA DE IMPRESIÓN.

25. ASIMISMO, DEBERÁ VERIFICAR QUE LAS OPERACIONES ARITMÉTICAS COINCIDAN, YA QUE EN ALGUNAS OCASIONES NO COINCIDEN CON EL IMPORTE TOTAL.

9 26. CONFRONTAR QUE LA CANTIDAD QUE ARROJA EL

TOTAL DE LA RELACIÓN DE FACTURAS, COINCIDA CON EL IMPORTE ASENTADO EN EL RESUMEN DE INGRESOS Y EGRESOS.

27. VERIFICAR QUE SE ENCUENTREN INTEGRADAS EN

LA CUENTA COMPROBADA LAS PÓLIZAS CHEQUES, ASÍ COMO EL ESTADO DE CUENTA ORIGINAL Y LA CONCILIACIÓN BANCARIA.

28. REVISAR QUE LAS FACTURAS SUMEN EL IMPORTE

DE LAS PÓLIZAS CHEQUES QUE FUERON EXPEDIDAS. 29. CONSTATAR QUE EL LIBRO DE INGRESOS Y

EGRESOS DE LAS PARTIDAS PRESUPUESTALES AUTORIZADAS DE LOS CAPÍTULOS 2000 (MATERIALES Y SUMINISTROS), 3000 (SERVICIOS GENERALES) Y 5000 (BIENES MUEBLES E INMUEBLES), ESTEN DEBIDAMENTE ACTUALIZADOS.

30. CUANDO SE TENGA UN VEHÍCULO CIVIL Y QUE

CUENTE CON LA AUTORIZACIÓN EXPRESA PARA SER USADO POR EL JEFE DEL VIVERO FORESTAL MILITAR EN ACTIVIDADES DEL PROGRAMA PRO-ÁRBOL, EL CONSUMO DE COMBUSTIBLES, SERÁ JUSTIFICADO MENSUALMENTE A TRAVÉS DE UN ACTA CIRCUNSTANCIADA, QUE SERÁ ELABORADA POR EL CITADO JEFE DEL VIVERO Y VALIDADA POR EL C. CMTE. DE LA ZONA MILITAR, UNIDAD O DE QUIEN SE DESIGNE, AMPARANDO LOS CITADOS GASTOS CON LAS FACTURAS QUE REÚNAN LOS REQUISITOS FISCALES QUE SEÑALA EL ARTÍCULO 29-A.

31. REVISARÁ QUE LOS FACTORES DE CONSUMO POR

HORAS DE TRABAJO, DE LOS GRUPOS ELECTRÓGENOS, COMPRESORAS NEUMÁTICAS, PLANTAS GENERADORAS DE ENERGÍA, DESBROZADORAS, RODADORAS, MOTOSIERRAS, ETC., SEAN DE ACUERDO A LOS FACTORES AUTORIZADOS POR LA DIRECCIÓN GENERAL DE TRANSPORTES.

10 32. VERIFICARÁ QUE CUANDO EL JEFE DEL VIVERO

FORESTAL MILITAR, HAYA REALIZADO ADQUISICIONES ÉSTAS HAYAN SIDO EN APEGO A LO SEÑALADO EN LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS (VIGENTE), MISMA QUE INDICA LOS MONTOS A LOS QUE HABRAN DE SUJETARSE LAS CITADAS ADQUISICIONES (INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS O ADJUDICACIÓN DIRECTA), EN EL CONCEPTO QUE INDEPENDIENTEMENTE DEL PROCEDIMIENTO QUE HAYA REALIZADO DEBERÁ DE CONTAR CON LA AUTORIZACIÓN DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES DEL MANDO TERRITORIAL CORRESPONDIENTE.

33. CONSTATAR QUE LAS FACTURAS QUE AMPARAN

LAS DIFERENTES ADQUISICIONES HAYAN SIDO REALIZADAS DE ACUERDO A LA PARTIDA PRESUPUESTAL QUE SEÑALA EL OFICIO DE AUTORIZACIÓN PRESUPUESTAL Y DE CONFORMIDAD AL CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO.

34. VERIFICARÁ QUE EL JEFE DEL VIVERO FORESTAL

LLEVE LOS SIGUIENTES LIBROS, MISMOS QUE DEBERÁN ESTAR ACTUALIZADOS EN SUS REGISTROS Y NO CONTENER BORRADURAS, ENMENDADURAS O ESTAR DATADOS A LÁPIZ:

A. AUXILIAR DE BANCOS. B. DE INGRESOS Y EGRESOS. C. DE CHEQUES EXPEDIDOS. D. DE CAJA CHICA. E. DE CONTROL DE ALMACÉN Y TARJETAS DE

ALMACÉN. F. DE INVENTARIO DE PRODUCCIÓN DE PLANTAS, G. DE INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS. H. DE CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE

PRODUCCIÓN.

11 35. A FIN DE EFICIENTAR LOS PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL, JUSTIFICACIÓN Y COMPROBACIÓN, SE VERIFICARÁ QUE SE TENGA FORMULADA LA SIGUIENTE INFORMACIÓN:

A. INVENTARIO DE PRODUCCIÓN DE PLANTA. B. INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS. C. PLANO O CROQUIS DE ORGANIZACIÓN Y

DISTRIBUCIÓN DE LA PRODUCCIÓN POR ESPECIES. D. PROGRAMA DE ACTIVIDADES RELATIVAS A:

PRODUCCIÓN, PREPARACIÓN DEL TERRENO. ADQUISICIÓN DE INSUMOS, DISTRIBUCIÓN DE PLANTAS PARA REFORESTACIÓN.

E. GRÁFICA DE PRODUCCIÓN POR ESPECIE. F. CÉDULA ANALÍTICA DE GASTOS DESGLOSADOS

POR PARTIDA. G. CONCILIACIÓN BANCARIA. H. RELACIÓN DE FACTURAS.

12

CAPÍTULO V

CONTROL DEL ALMACÉN

PRIMERA SECCIÓN

INVENTARIO DE INSUMOS. 36. AL ARRIBO DE LA COMISIÓN AUDITORA LEVANTARÁ

UN INVENTARIO FÍSICO DE LOS INSUMOS (SEMILLAS, FERTILIZANTES, QUÍMICOS, ETC.), A FIN DE VERIFICAR LAS COMPRAS REALIZADAS.

37. COMPARATIVO DE ENTRADAS CONTRA SALIDAS.

A. DETERMINARÁ LAS ENTRADAS DE INSUMOS MENSUALES (SUMA DE TODAS LAS COMPRAS POR ARTÍCULO).

B. CON LAS TARJETAS DE ALMACÉN EN EL RUBRO

DE ARTÍCULOS EXTRAÍDOS, SE DETERMINARÁN EL TOTAL DE LAS SALIDAS MENSUALES.

C. LAS ENTRADAS DEBEN DE COMPARARSE CON

LAS SALIDAS, A FIN DE DETERMINAR LA EXISTENCIA CONTABLE DE LOS INSUMOS, COMPARÁNDOLA CON LAS EXISTENCIAS FÍSICAS QUE RESULTARON DEL INVENTARIO FÍSICO LEVANTADO POR EL AUDITOR AL INICIO DE LA REVISIÓN, SI EXISTIERAN DIFERENCIAS, DEBERÁN SER ACLARADAS O JUSTIFICADAS POR EL JEFE DEL VIVERO FORESTAL MILITAR.

D. VERIFICARÁ QUE LAS ADQUISICIONES DE

SEMILLAS, ESTÉN RECEPCIONADAS EN EL ALMACÉN DEL VIVERO FORESTAL MILITAR, CONSTATANDO QUE LAS CITADAS SEMILLAS SE ENCUENTREN FÍSICAMENTE.

13 E. EN .CASO DE QUE LAS SEMILLAS ADQUIRIDAS,

NO SE HAYAN RECEPCIONADO EN EL ALMACÉN DEL VIVERO FORESTAL MILITAR; DEBERÁ TOMAR LAS ACCIONES CORRESPONDIENTES PARA QUE DURANTE EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA, EL PROVEEDOR ENTREGUE DE INMEDIATO DICHOS INSUMOS.

F. VERIFICARÁ QUE LAS ADQUISICIONES DE

SEMILLAS SEAN ACORDES A LA CAPACIDAD DEL ALMACÉN DEL VIVERO FORESTAL MILITAR.

SEGUNDA SECCIÓN

TARJETAS DE ALMACÉN

38. DEBERÁN ESTAR COLOCADAS A LA VISTA EN LOS

ANAQUELES O ESPACIOS ASIGNADOS PARA TAL FIN, REVISANDO QUE LOS INSUMOS SE ENCUENTREN REGISTRADOS COMO ENTRADAS EN EL MES CORRESPONDIENTE, REVISANDO QUE LAS MISMAS CONTENGAN LA SIGUIENTE INFORMACIÓN.

A. FECHA DE LA FACTURA. B. NÚMERO DE LA FACTURA. C. CANTIDAD DE ARTÍCULOS. D. COSTO UNITARIO. E. IMPORTE TOTAL. F. FECHA DE LA EXTRACCIÓN. G. NÚMERO DE ARTÍCULOS EXTRAÍDOS. H. COSTO DE LOS ARTÍCULOS EXTRAÍDOS. 39. REVISARÁ QUE LAS SEMILLAS ADQUIRIDAS ESTÉN

PLENAMENTE JUSTIFICADAS PARA SER UTILIZADAS EN LA SIEMBRA DE LA PLANTA CORRESPONDIENTE SEGÚN SU PROGRAMA O BIEN QUE NO SE TENGA EN EXCESO ESTE PRODUCTO.

40. DEBERÁ VERIFICARSE QUE LAS EXTRACCIONES DE

INSUMOS SEAN PROPORCIONALES A LOS TRABAJOS DE CAMPO (SIEMBRA, FUMIGACIÓN, FERTILIZACIÓN, ETC.).

14

CAPÍTULO VI

REVISIÓN DEL COMBUSTIBLE ASIGNADO A LAS ZONAS MILITARES PARA LA REFORESTACIÓN

41. AL ARRIBÓ DE LA COMISIÓN AUDITORA A LA ZONA

MILITAR SUJETA A REVISIÓN, EL JEFE DE LA COMISIÓN, SE DEBERÁ DE PRESENTAR CON EL C. COMANDANTE DEL CITADO MANDO TERRITORIAL, A FIN DE INFORMARLE DE LA ORDEN GIRADA POR LA INSPECCIÓN Y CONTRALORÍA GENERAL DEL EJÉRCITO Y FUERZA AÉREA.

42. REALIZARÁ COMPULSAS A LAS ESTACIONES DE

GASOLINA, DONDE SE HAYA EFECTUADO LA ADQUISICIÓN DE ESTE ENERGÉTICO, CON EL FIN DE VALIDAR EL DOMICILIO FISCAL QUE SEÑALAN LAS FACTURAS, DEBIENDO OBTENER CARTAS DE NO ADEUDOS PARA CONSTATAR QUE NO SE TENGAN COMPROMISOS PENDIENTES DE PAGO.

43. SE VERIFICARÁN LAS FACTURAS EN LA PÁGINA DE

INTERNET DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA (S.A.T.), REVISANDO QUE LAS ESTACIONES DE SERVICIO CUENTEN CON LA AUTORIZACIÓN PARA LA EXPEDICIÓN LEGAL DE LOS CITADOS DOCUMENTOS.

15

CAPÍTULO VII

INGRESOS

DE LOS RECURSOS ASIGNADOS A LAS ZONAS MILITARES PARA LA REFORESTACIÓN

44. SOLICITAR AL C. COMANDANTE DE LA ZONA MILITAR

O A LA UNIDAD QUE HAYA SIDO DESIGNADA, EL OFICIO DE AUTORIZACIÓN PRESUPUESTAL, GIRADO POR LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN, MEDIANTE EL CUAL SE LE RADICARON LOS RECURSOS PARA COMBUSTIBLE PARA LA REFORESTACIÓN DEL PROGRAMA PRO-ÁRBOL.

45. CONSTATAR QUE LOS RECURSOS SE ESTÉN

EJERCIENDO CONFORME A LA CALENDARIZACIÓN, MONTO Y PARTIDA PRESUPUESTAL QUE SEÑALA EL CITADO DOCUMENTO, CONFRONTÁNDOLA CONTRA LA CUENTA POR LIQUIDAR CERTIFICADA (C.X.L.C.), EXPEDIDA PARA EL EFECTO.

46. REVISAR QUE SE TENGAN LOS DOCUMENTOS QUE

SEÑALEN LA DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS A LAS UNIDADES JURISDICCÍONADAS A ESE MANDO TERRITORIAL Y QUE SE ENCARGAN DE LA REFORESTACIÓN.

16

CAPITULO VIII

EGRESOS

DE LOS RECURSOS ASIGNADOS A LAS ZONAS MILITARES PARA LA REFORESTACIÓN

PRIMERA SECCIÓN

AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS 47. REVISAR LA RELACIÓN DE FACTURAS POR

CONCEPTO DE COMBUSTIBLES CONTRA LAS ÓRDENES DE MOVIMIENTO (ORIGINALES), PARA REALIZAR LA REFORESTACIÓN.

48. VERIFICAR QUE LAS FACTURAS REÚNAN LOS

REQUISITOS FISCALES QUE SEÑALA EL ARTÍCULO 29-A, DEL CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN.

49. VERIFICARÁ QUE LAS FACTURAS NO TENGAN

VIGENCIA MAYOR A DOS AÑOS, CONTADOS A PARTIR DE LA FECHA DE IMPRESIÓN.

50. ASIMISMO, DEBERÁ VERIFICAR QUE LAS

OPERACIONES ARITMÉTICAS DE LAS FACTURAS COINCIDAN CON EL IMPORTE TOTAL,

51. REVISAR QUE EL LIBRO DE INGRESOS Y EGRESOS

DE LA PARTIDA PRESUPUESTAL 2601 "COMBUSTIBLES, LUBRICANTES Y ADITIVOS PARA VEHÍCULOS", CUENTE CON LA AUTORIZACIÓN DEL COMANDANTE DE LA UNIDAD DE QUE SE TRATE, LA CUAL DEBERÁ CONTENER SU FIRMA AUTÓGRAFA Y SELLO EN LA PRIMERA PÁGINA DEL LIBRO, CONSTATÁNDOSE QUE ESTÉ AL CORRIENTE EN SUS REGISTROS CONTABLES.

17 52. CONFRONTAR QUE LA CANTIDAD QUE ARROJA EL

TOTAL DE LA RELACIÓN DE FACTURAS, COINCIDA CON EL IMPORTE ASENTADO EN EL RESUMEN DE INGRESOS Y EGRESOS.

53. VERIFICAR QUE LAS FACTURAS QUE AMPARAN LAS

ADQUISICIONES, ESTÉN FIRMADAS POR LOS COMANDANTES DE LAS UNIDADES A LAS QUE SE LES PROPORCIONÓ RECURSOS PARA COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES; ASIMISMO, DEBERÁ CONTENER LAS SIGLAS Y RELACIÓN DE ODÓMETROS DE LOS VEHÍCULOS A LOS CUALES SE LES SUMINISTRÓ DICHO ENERGÉTICO PARA LA REFORESTACIÓN.

54. EL CONSUMO DE COMBUSTIBLE DE LOS VEHÍCULOS

MILITARES, DEBERÁ ESTAR APEGADO A LOS FACTORES AUTORIZADOS POR LA DIRECCIÓN GENERAL DE TRANSPORTES MILITARES, ASÍ COMO EL CALENTAMIENTO DE LOS MISMOS.

55. REVISARÁ QUE LOS VOLANTES DE SALIDA DE

VEHÍCULOS, SE ENCUENTREN DEBIDAMENTE REQUISITADOS EN LO REFERENTE A LOS KILÓMETROS RECORRIDOS, DEBIENDO CONTENER EL ODÓMETRO INICIAL Y DE INCORPORACIÓN A SU MATRIZ, DESPUÉS DE REALIZAR LABORES DE REFORESTACIÓN; ASÍ COMO, CANTIDAD EN LITROS CONSUMIDOS, DATOS QUE DEBEN ESTAR ASENTADOS EN LOS INFORMES DE CONSUMO DE COMBUSTIBLES.

56. DE IGUAL FORMA, SUPERVISARÁ QUE LOS

MOVIMIENTOS DE LOS VEHÍCULOS CONTENIDOS EN LOS VOLANTES DE SALIDA, SE ENCUENTREN DEBIDAMENTE REGISTRADOS EN LAS LIBRETAS DE CONTROL VEHICULAR.

57. REVISAR QUE NO SE MEZCLEN CONSUMOS DE

COMBUSTIBLE QUE FUERON MINISTRADOS PARA ACTIVIDADES DE REFORESTACIÓN CON LOS CONSUMOS DE OPERACIONES O ADIESTRAMIENTO, YA QUE EXISTE UN OFICIO DE AUTORIZACIÓN PRESUPUESTAL PARA CADA ACTIVIDAD.

18

SEGUNDA SECCIÓN

APERTURA DE UNA CUENTA BANCARIA, CUANDO SE RADIQUEN CANTIDADES CONSIDERABLES PARA

REFORESTACIÓN 58. VERIFICAR QUE SE ENCUENTREN INTEGRADAS EN

LA CUENTA COMPROBADA LAS PÓLIZAS DE CHEQUES, ASÍ COMO EL ESTADO DE CUENTA ORIGINAL Y LA CONCILIACIÓN BANCARIA.

59. REVISAR QUE LAS FACTURAS SUMEN EL IMPORTE

DE LAS PÓLIZAS DE CHEQUES QUE FUERON EXPEDIDAS. 60. VERIFICAR QUE SE ENCUENTRE AL CORRIENTE EN

TODAS LAS ANOTACIONES EL LIBRO AUXILIAR DE BANCOS. 61. CUANDO EXISTAN DISCREPANCIAS, SE

SOLICITARÁN AL BANCO, COPIAS CERTIFICADAS DE LOS CHEQUES, MISMOS QUE DEBERÁN CONFRONTARSE CONTRA LAS PÓLIZAS DE CHEQUES.

19

CAPÍTULO IX

CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA 62. CON LOS DATOS QUE ARROJE LA REVISIÓN, EL

AUDITOR PROCEDERÁ A ELABORAR EL INFORME DE RESULTADOS Y SI PROCEDE EL PLIEGO DE OBSERVACIONES, EN EL CONCEPTO DE QUE CUANDO SE DETECTEN FALTANTÉS DE FONDOS FEDERALES, SE LE OTORGARÁN 45 DÍAS HÁBILES PARA QUE ACLARE, COMPRUEBE O JUSTIFIQUE LOS CITADOS FALTANTES.

63. ASIMISMO, SI PROCEDE A PROPUESTA DEL TITULAR

DE LA INSPECCIÓN Y CONTRALORÍA GENERAL Y EN COORDINACIÓN CON EL E.M.D.N., SE LE DARÁ VISTA A LA PROCURADURÍA GENERAL DE JUSTICIA MILITAR, PARA QUE SE DETERMINE SI SE INFRINGIÓ LA DISCIPLINA MILITAR.

64. CABE MENCIONAR QUE LOS PRESENTES

LINEAMIENTOS TIENEN CARÁCTER ENUNCIATIVO MÁS NO LIMITATIVO, EN VIRTUD DE QUE CADA AUDITORÍA DIFIERE ENTRE UNA Y OTRA, YA QUE ENTRA EN JUEGO LA EXPERIENCIA DEL AUDITOR, ASÍ COMO LAS DEFICIENCIAS QUE DE MANERA INMEDIATA SE PUEDAN DETECTAR AL INICIO DE LA REVISIÓN.

65. EN EL CONCEPTO, QUE EL PRESENTE P.S.O. ESTA

SUJETO A PROPUESTAS Y AMPLIACIONES DE LOS COMANDANTES DE LAS RR. MM.; ASÍ COMO DEL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL CONTROL Y MANEJO DE LOS RECURSOS, QUE EN BASE A LA EXPERIENCIA Y NECESIDADES REALES, PERMITAN ENRIQUECER EL CITADO P.S.O.

Lomas de Sotelo, D.F. a 31 de Enero del 2008.

ELABORÓ EL GRAL BRIG. C.P. JEFE SEC. CTLRÍA.

ALBERTO GIJÓN Y BERRIOS. (6208408).

APROBÓ EL GRAL. DIV. D.E.M., INSP. Y CTLR.GRAL. EJTO. Y F.A.

SERGIO LÓPEZ ESQUER. (4748882).