CONSIDERANDO:

Con el visado de la Oficina General de Administración, Oficina de Planeamiemto yPresupuesto y de la Oficina de Asesoría Jurídica;

Visto, el Memorando N° 1183-2010-0GA-SG/MINAM, sobre propuesta de Directiva:"Normas y Procedimientos para el Uso de Fondos Otorgados bajo la Modalidad de Encargoal Personal del Ministerio del Ambiente";

~o{ución de Secretaría qenera{gvo 081-2011-:MIN}f.:M

28 OC1. 2011

Que, mediante Memorando N° 1183-2010-0GA-SG/MINAM la Oficina General deAdministración, remite entre otras, la propuesta de Directiva "Normas y Procedimientos parael Uso de Fondos Otorgados bajo la Modalidad de Encargo al personal del Ministerio delAmbiente"; que cuenta con la opinión técnica favorable de la Oficina de Planeamiento yPresupuesto, a través del Informe N° 11-2011-RAC-OPP-SG/MINAM;

De conformidad con lo dispuesto en el Decreto Legislativo N° 1013, Ley de Creación yOrganización y Funciones del Ministerio del Ambiente, el Decreto Supremo N° 007-2008-MINAM que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio del

Que, en el marco del proceso de modernización y simplificación administrativa resultanecesario establecer una Directiva que establezca los procedimientos a seguir para eltrámite, registro y utilización de los Fondos que se otorguen excepcionalmente al personaldel Ministerio del Ambiente bajo la modalidad de "Encargo"; con cargo a la fuente definanciamiento Recursos Ordinarios y/o fuentes distintas respectivamente

Que, en ese sentido, resulta necesario aprobar la citada Directiva, de conformidad con elNumeral 6.3.3. de la Directiva N° 004-2010-SG-MINAM "Directiva General para laFormulación, Aprobación y Modificación de Directivas en el MINAM", aprobada porResolución Ministerial N° 024-2010-0PP-SG/MINAM;

Que, el artículo 40° de la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, aprobada porResolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15 Y modificada por la Resolución Directoral N°004-2009-EFn7.15 regula el pago de obligaciones que, por la naturaleza de determinadasfunciones o características de ciertas tareas o trabajos indispensables para el cumplimientode sus objetivos institucionales, no pueden ser efectuados de manera directa por la OficinaGeneral de Administración, estableciendo las reglas para su utilización;

Lima,

Ambiente, y la Directiva N° 004-2010-SG-MINAM "Directiva General para la Formulación,Aprobación y Modificación de Directivas del MINAM" aprobado por Resolución Ministerial N°024-2010-MINAM;

Artículo 1.- Aprobar la Directiva N° ~ -2011-SG-MINAM "Normas y Procedimientos parael Uso de Fondos Otorgados bajo la Modalidad de Encargo al Personal del Ministerio delAmbiente".

Artículo 2.- Encargar al Responsable del Portal de Transparencia la publicación de lapresente Resolución en la página web del Ministerio del Ambiente: www.minam.gob.pe

Artículo 3.- Notificar la presente Resolución a todos los órganos del Ministerio del Ambiente,para los fines correspondientes.

Regístrese y comuníquese,

Antonio González NorrisSecretario General

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DIRECTIVAN°OCA -2011-MINAM-SG/OGA

"NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE FONDOSOTORGADOS BAJO LA MODALIDAD DE ENCARGO AL

PERSONAL DEL MINISTERIO DEL AMBIENTE"

LIMA - PERÚ

DIRECTIVA N -2011-SG-M INAM

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE FONDOS OTORGADOS BAJO LAMODALIDAD DE ENCARGO AL PERSONAL DEL MINISTERIO DEL AMBIENTE

1. OBJETONormar los procedimientos a seguir para el trámite, registro y utilización de los Fondosque se otorguen excepcionalmente al personal del Ministerio del Ambiente como"ENCARGO", con cargo a la fuente de financiamiento Recursos Ordinarios y/ofuentes distintas respectivamente.

2. FINALIDAD .Adecuar la ejecución de los gastos por Asignaciones de Fondos, a , la necesidad realque demande el cumplimiento de los objetivos de la entidad, de acuerdo a ladisponibilidad de tos recursos financieros y presupuestales del MINAM.-

3. ALCANCE

Las disposiciones de esta Directiva son de cumplimiento obligatorio para todo elpersonal del MINAM cualquiera sea su modalidad de contratación.

4. VIGENCIALa presente Directiva tiene vigencia a partir del día de su aprobación y con carácterpermanente.

5. BASE LEGAL

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Ley N° 28112 Ley de Administración Financiera del Sector Público.Ley N° 28411 Ley de General del Sistema Nacional de Presupuesto.Ley N° 29626 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2011.Ley N° 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.Ley N° 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad.Ley N° 28425, Ley de Racionalización de los Gastos PúblicosLey N° 29628 Ley de Equilibro Financiero del Presupuesto del Sector Público para elAño Fiscal 2011Ley.27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría Generalde la RepúblicaLey 28716, Ley de Control. Interno de las Entidades del EstadoDecreto Legislativo N° 1013 — Ley de Creación de Organización y Funciones delMinisterio del Ambiente y su reglamento.Decreto Legislativo 933 Ley que establece sanciones a funcionarios que no cumplencon realizar lá ' declaración y pago de las retenciones y declaraciones socialesDecreto Legislativo N° 940 que modifica el sistema de pago de obligacionestributarias con el Gobierno Central establecido en e! Decreto Legislativo N° 917 y susmodificatoriasDecreto Legislativo N° 943 Ley del Registro Único de Contribuyentes - RUCResolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT "Reglamento de Comprobantes dePago" y su modificatoria con Resolución de Superintendencia N° 233-2008/SUNATArtículo 40° de la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EFl77.15 'aprobada con R.D. N°002-2007-EF/77.15, y modificatorias.Directiva para la Ejecución Presupuestaria Resolución Directora! N° 030-2010-EF-76.01

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6. DISPOSICIONES GENERALES

• 6.1 La modalidad de asignación de fondos por encargo se efectúa de maneraexcepcional se emplea para el cumplimiento de los objetivos institucionales ypor lo tanto su utilización, debe guardar concordancia con los criterios deauste ridad, racionalidad y la disciplina en el gasto.

6.2 Definase como ENCARGO a la entrega de dine ro mediante cheque o girobancario ál personal de la institución para el pago de obligaciones que, por la.naturaleza de determinadas funciones o características de ciertas tareas otrabajos indispensables para el cumplimiento de sus objetivos institucionales,no pueden ser efectuados de manera directa por la Oficina General deAdministración, tales como:

a) Desarrollo de eventos, talleres o investigaciones, cuyo detalle degastos no pueda conocerse con precisión ni con la debidaanticipación.

b) Contingencias derivadas de situaciones de emergencia declaradaspor Ley.

c) Servicios básicos y alquileres de dependencias que por razones deubicación -geográfica ponen en riesgo su cumplimiento dentro de losplazos establecidos por los respectivos proveedores.

d) Adquisición de bienes y servicios, ante restricciones justificadas encuanto a la oferta local, previo informe del órgano de abastecimiento.

6.3 Los Directores Generales son los encargados de justi ficar y solicitár a fa OficinaGeneral de Administración el otorgamiento de los ENCARGOS mediante elformato de Solicitud de Asignación de Fondo por Encargo (Anexo N° 01): asícomo, el plan de-trabajo debidamente sustentado, por cada evento o actividad.

6.4 Los recursos dinerários que sean otorgados bajo la modalidad de ENCARGO,serán solo para atender gastos de menor cuantía de hasta tres (3) UIT porespecifica de gasto; los importes superiores deberán ser tramitados a través deLogística de la Oficina General de Administración.

6.5 El monto máximo a ser,otorgado en cada encargo no debe exceder de (10)Unidades Impositivas Tributa rias (UIT) y solo puede ser otorgádo hasta el 30de noviembre de cada Año Fiscal

6.6 El uso de esta modalidad será regulada en cada caso; mediante una ResoluciónDirectoral especifica, donde;

a) Se describirá el objeto del ENCARGO.b) Se designará al responsable del manejo del fondo.c) . Los conceptos del gasto clasificado por asignaciones especificas, fuentes.de

o financiamiento, Meta producto, Centro de Costo Meta GPR y los montosw 4 máximos.

d) Las condiciones a que deben sujetarse las adquisiciones y contrataciones aser realizadas.

`a .W4 e) El tiempo que tornará el desarrollo de la actividad para la que se generó elEncargo.

f) Plazo para la rendición de cuentas, concordante con la normatividad vigente.

o VILA 6.7 La rendición documentada por gastos con cargo al ENCARGO se efectuarámediante el "Formato ,de Rendición de Cuentas de Asignación de Fondos porEncargo° (Anexo N° 02) con comprobantes de pago cuya emisión e Impresión

^; m deben estar autorizados por SUNAT (facturas, boletas, recibas por honorarios,tickets), los mismos que necesariamente deberán estar emitidos a nombre del

MINA MINISTERIO DEL AMBIENTE, con RUC N° 20492966658 y domicilio en Av.Javier Prado Oeste N° 1440 — San Isid ro ; o tickets - recibos emitidos por lasentidades públicas por el pago de derechos, tasas y contribuciones autorizadas

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(peaje, parqueo en zona pública, SUNARP, tarifas por servicios y comisiones delsistema bancario y otras análogos) y en el caso de Proyectos agregar elnombre del Proyecto.

6.8 No se atenderán reasignaciones o compensaciones por las específicas de gastosincluidas en la solicitud de fondos por Encargo.

6.9 No está permitido la compra de bienes muebles bajo esta modalidad, salvo autorizaciónexpresa en la Resolución Directoral

6.10 La Declaración Jurada (Anexó N° 03) es un documento sustentatorio de gastosúnicamente cuando se trate de casos y lugares por los que no sea posible obtenercomprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por laSUNAT, y su monto no podrá exceder el 10% de la Unidad Impositiva tributaria(S/.360.00).

6.11 Adicionalmente, los participantes al taller o'evento tendrán que firmar una DeclaraciónJurada (Anexo 04) en la cual se detalla el deslinde del MINISTERIO DEL AMBIENTEen caso de incurrir algún infortunio o accidente.

6.12 Los comprobantes de pago que se encuentren sujetos al Sistema deDetracciones deben contener adjunto el boucher del depósito realizado por esteconcepto. Asimismo, los gastos sustentados con recibos por honorarios quecontengan retención del impuesto a la renta, deben ser comunicados en elmenor plazo a Tesorería de la Oficina General de Administración, bajoresponsabilidad.

6.13 Para la aprobación de los gastos efectuados con el ENCARGO otorgado, laRendición de Cuentas deberá contar . con el Informe de la unidad orgánicasolicitante, sobre el resultado de las actividades que haya motivado elotorgamiento de éste y con la conformidad correspondiente (Anexo N° 03).

6.14 Para facilitar el proceso de revisión, consolidación de la rendición de cuentas yun archivo adecuado, el responsable del ENCARGO acondicionará, foliará losdocumentos sustentadores del gasto (recibos, facturas, boletas de venta,planillas de viáticos, etc.), según el Clasificador de Gasto Público vigente,(Especificas del Gasto) debiendo adjuntar los formatos resumen y análisis delgasto.

6.15 La revisión, verificación y control de los documentos sustentadores -de lasrendiciones de cuenta, estará a cargo de Tesorería y Control Previo de la OficinaGeneral de Administración del MINAM.

6.16 Ningún funcionario o servidor que tenga pendiente rendición de cuenta poranticipos recibidos, podrá obtener nueva habilitación de recursos.

DISPOSICIONES ESPECIFICAS

7.1 Procedimientosa) La habilitación ' del ENCARGO, se efectuará mediante una Resolución

Directoral con las características descritas en el numeral 6.6, a solicituddébidamente sustentada con el formato de Asignación de Fondo por Encargoy el plan de trabajo que justifique la actividad o evento a desarrollar, previaautorización de la Dirección General responsable.

b) La Resolución Directoral será proyectada por la Asesoría Legal de la OficinaGeneral de Administración y deberá ser promulgada antes de la ejecuciónde la actividad o evento materia del encargo.

c) La dependencia que solicite el otorgamiento del ENCARGO, como partede la justificación, formulará un presupuestó referencial, donde se deberáindicar la codíticacián programática presupuestal a la que deberá afectarsedicha provisión, en concordancia con lá Certificación de CréditoPresupuestario emitida por la Oficina de Planeamiento y Presupuesto.

d) Para los ENCARGOS financiados con Recursos Ordinarios, RecursosDirectamente Recaudados y Donaciones, las adquisiciones de bienes yservicios deberán sujetarse a las normas de Adquisiciones y Contrataciones

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del Estado, salvo que el Proyecta no se encuentre estipulada con las normasPeruanas.

e) Sobre la base de lo dispuesto en la Resolución Directoral, la OficinaGeneral de Administración procesará por intermedio de Tesorería yContabilidad [a provisión de[ ENCARGO con los respectivos registrosadministrativos del egreso que corresponda, para dicho efecto utilizará elFormato correspondiente (Asignación de Fondo por Encargo), el Plan deTrabajo y copia de la Resolución Directoral.

f) El registro de la fase girado se procesará con la emisión de Cheque anombre del trabajador designado mediante la respectiva ResoluciónDirectoral y la entrega por el pagador se realizará previa firma del Formato,"Autorización de Descuento", cautelándose de esta forma la recuperacióndel fondo, en caso de no efectuarse la rendición de cuentas.

g) La ejecución del gasto con fondos de ,l ENCARGO se realizará sobre labase de las asignaciones específicas del presupuesto autorizado con laResolución Directoral. _

h) Excepcionalmente las Declaraciones Juradas que se p resenten como sustento degastos no deben exceder del 10% de la Unidad Impositiva Tributaria vigente.

i) En caso de haber un mayor gasto podrá solicitarse a la Oficina General deAdministración el reembolso, siempre que exista una justificación ydisponibilidad en la partida y meta correspondiente, el cual deberá seraprobado previamente por el responsable de la Dirección.

j} El trámite de reembolso, necesariamente debe ser sustentado con loscomprobantes de pago y con un informe que sustente el exceso de los gastosrealizados.

k) La Rendición de Cuentas debidamente documentada del ENCARGO, serápresentada a Tesorería de la Oficina General de Administración para surevisión, luego se entregará a Control Previo — OGA y este remitirá aContabilidad de la OGA para el registro contable y finalmente retornará aTesorería de la OGA para su archivo y custodia respectiva.

1) Las rendiciones de cuenta de las actividades o eventos de capacitación,además de la copia del Informe Técnico sobre el resultado del evento,deberá adjuntar una copia del control de asistencia de -los participantesdebidamente firmados, señalando la dependencia de procedencia y elDepartamento de ser el caso. .

m) De existir devoluciones por menor gasto hará entrega-del dinero a Tesoreríade la Oficina General de Administración, quien a su . vez procesará lasReversiones correspondientes a las cuentas bancarias de origen con lasque se dio la provisión del ENCARGO, previa verificación de ladocumentación sustentatoria de la rendición de cuenta realizada a fin dedeterminar las partidas presupuestales_

Plazos

El plazo para la rendición de cuentas del ENCARGO otorgado, será de tres (3)días hábiles de concluido el Encargo conforme a lo establecido en el artículo 40°de la Directiva de Tesorería, aprobada por Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15 y su modificatoria mediante Resolución Directoral N° 004-2009-EF-77.15.

Responsabilidades

a) Es responsabilidad del Director de la Oficina General de Administración, delControl Previo, de Tesorería y Contabilidad velar por el cabal cumplimientode las disposiciones contenidas en la presente Directiva, debiendoimplementarse de ser necesario instructivos complementarios, registros y

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controles que sean necesa rios para la adecuada administración delENCARGO. Asi como, de adoptar las acciones correctivas en caso deincumplimiento.

b) Es responsabilidad del personal designado para adminis trar el ENCARGO,• el buen uso y custodia de estos fondos, adoptar las medidas de- seguridad

correspondientes como el uso de Caja Fuerte de la entidad, de efectuar elcontrol previo sobre los documentos sustentadores de gasto y. sobre lalegalidad de billetes y monedas a su cargo. Así como, cumplir y hacercumplir lo normado en la presente Directiva.

c) Es responsabilidad del personal en general que recibe dinero bajo lamodalidad de ENCARGO, rendir cuenta documentada en los plazosseñalados en la presente Directiva.

8. DISPOSICIONES FINALES

La presente directiva es de obligatorio cumplimiento de todos los órganos del0 t q MINAM y en el marco de sus competencias.

Los comprobantes de pago que no se ajusten a las normas establecidas en lay fi presente Directiva serán materia de observación y se encontarán pendientes de

rendición debiendo comunicarse al órgano correspondiente en previsión a las'M

Fresponsabilidades administrativas a que hubiere lugar.

` U . MINISTERIO DEL AMBIENTE N°.: DOCUMENTO_OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION - ^

Ministerio del Ambiente ANEXO N . 1

ASIGNACION DE FONDOS POR ENCARGO •Di1IIMei1 AñO

NOMBRE-DEL RESPONSABLE:

CENTRO DE RESPONSABILIDAD:

FUENTE DE FINANCIAMIENTO :

META PRODUCTO:

CENTRO DE COSTO:

METAGPR:

FECHA Del: Al:

N° CIP.: R. SIAF :

MOTIVO ACTIVI DÁDES!A;REAÚIZi4R

PRESUMEN DEL'PPTO DE LA'ASIGNACION

CONCEPTO IMPORTE;

I MPORTE MAXIMO ASIGNADO SI.

FIRMA DEL REPONSABLE DEL FONDO SELLO Y FIRMA DEL JEFE INMEDIATO

V. B ADMINISTRACION V° B' PRESUPUESTO

IMPORTANTE:La rendición de asignación de fondos se efectuará dentro de los tres (3) días hábiles de conformidad a lo establecido en la Directiva de Tesorería.Si vencido dicho plazo incumpliera con !a norma precitada, acepto en que se me impute responsabilidad pecuniaria automática sin lugar a rec lamo ese efectué e! descuentocorrespondiente sobre mi renumeradbn, incluido el pago de los intereses legales en aplicación de la Directiva de Tesorería.

USUARIO :

Ministerio del Ambiente

N°.: DOCUMENTO

Dia Mes Año

MINISTERIO DEL AMBIENTEOFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION

ANEXO N 2 'RENDICION DE CUENTAS

ASIGNACION DE FONDOS POR ENCARGO

NOMBRE DEL RESPONSABLE:

AREA:

FUENTE DE FINANCIAMIENTO:

META PRESUPUESTAL:

META GPR:

N° NOTA DE AFECTACION : FECHA Del: Al :

MOTIVO:

LA RELACION DE GASTOS QUE ACOMPAÑO ES VERIDICA Y CONFORME, QUE FUERON EFECTUADOS EN ACTIVIDADES DE COMISION DE SERVICIOS

Declaro bajo Juramento que la relación de gastos que acompaño es verídica y conforme, y que los mismos fueron efectuados en asuntos del servicio oficial con motivo de la

comisión.

Asig. de Fondo Nro.: Comp. de Pago Nro.: Reg. SIAF Nro.:

Imp. de Asignado SI.: Fecha de la Nota:

2.4 Gastos para Talleres, Eventos Y Similares Sub - Total Girado 2 2281}.00

FECHA DOCUMENTO 1 RUC 1 DESCRIPCION NETO 1GV SERVICIO OTROS LMI'ORTE PARTIDA ESPECIFICA

Sub - Total Ejecutado Sub Saldo

TOTAL GASTADO SI. T. SALDO

3.- Diferencia: 3.1 Devuelto segun recibo de Caja Nro.

ESPECIFICA Girado 51. Ejecutado Saldo

APROBACION JEFE

RLV DENTE INMEDIATO

V B CONTABILIDAD r B' TEBORERIA V` B' DIR OGA

9Ministerio del Ambiente

N°.: DOCUMENTO,

Día Mes Año

ASIGNACION DE FONDOS POR ENCARGOANEXO N 3

MINISTERIO DEL AMBIENTE

INFORME DE ACTIVIDADES REALIZADAS

I. DATOS DEL FUNCIONARIO VIO TRABAJADOR COMISIONADO

Nombres Y Apellidos

AREA:

I. Objetivo de viaje (Detallar los logros que se esperan alcanzar)

2. Descripción de las actividades ejecutadas(Detallar según los puntos de agenda de la reunión, taller, evento, etc. y por cada dia de la comisión de servicio)

3. Resultados de la Comisión y/o Compromisos asumidos por el Ministerio' del Ambiente.(Detallar los acuerdos de la reunión, logros obtenidos y/o el nombre del documento elaborado)

4. Documentos que se Adjuntan.

V B° JEFE INMEDIATORINMU E

DECLARACIÓN JURADA(Anexo N° 04)

Yo....................................................... identificado con DNI N° .................participante del taller o evento organizado por el MINISTERIO DEL AMBIENTE,quiero señalar que por los viajes que realice en el marco del taller o evento en el cualparticipo, libero de toda responsabilidad al MINISTERIO DEL AMBIENTE en caso deocurrir algún accidente que afecte mi salud y vida.

. Firma