UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADORFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVASCARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

SISTEMATIZACIÓN CONTABLE Y FINANCIERA IDOCENTE: Dr. Andrés Aguilar Viteri

TEMA:OTROS SISTEMAS

INTEGRANTES: Erazo Chiriboga Jorge Luis

Chicango Guizado Álvaro AlejandroGarcía Guizado Diana KarolinaMasache Nasimba Carol Ivana

Urbina Montero Luis Elías

CURSO: Ca7-4

FECHA:31 de Mayo del 2016

Semestre Abril – Agosto 2016

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CONTENIDOGEOGRAPHIC ENTERPRISE SYSTEMS GIS.................................................................................2

Características:.....................................................................................................................2

GIS para empresas incluye:..................................................................................................2

Funciones:............................................................................................................................3

SISTEMA DE MANEJO DOCUMENTAL (DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS).....................3

Objetivo:...............................................................................................................................4

Usuarios:..............................................................................................................................4

Clasificación de gestores documentales:..............................................................................4

Entornos de trabajo en la empresa:.....................................................................................4

Manejo documental y su relación con otras ciencias:..........................................................4

Ventajas:..............................................................................................................................5

INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DATOS EDI..........................................................................5

Componentes del EDI:..........................................................................................................7

Funcionamiento del EDI......................................................................................................7

Metodología para la implantación de un proyecto EDI........................................................8

Beneficios de EDI:...............................................................................................................11

BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………………………………………………………12

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OTROS SISTEMAS

GEOGRAPHIC ENTERPRISE SYSTEMS GIS

Un sistema de información geográfica (GIS) es una herramienta tecnológica para la comprensión de la geografía y tomar decisiones inteligentes.

GIS organiza los datos geográficos de forma que una persona que lee un mapa puede seleccionar los datos necesarios para un proyecto específico o una tarea.

Un buen programa GIS es capaz de procesar los datos geográficos de una variedad de fuentes e integrar en un proyecto de mapa. Muchos países tienen una gran cantidad de datos geográficos para el análisis, y los gobiernos a menudo hacen que los conjuntos de datos de GIS a disposición del público. Los Mapas y bases de datos a menudo vienen incluidos con paquetes de GIS; otros pueden ser obtenidos de ambos proveedores comerciales y el gobierno agencias. Algunos datos se recogen en el campo por las unidades de posicionamiento global que se adhieren una ubicación de coordenadas (latitud y longitud) de una característica, tal como una estación de bombeo.

Un GIS Enterprise es un sistema de información geográfica que se integra a través de toda la organización para que un gran número de usuarios puede administrar, compartir y utilizar los datos espaciales e información relacionada para hacer frente a una variedad de necesidades, incluyendo la creación de datos, modificación, visualización, análisis y la difusión.

GIS empresarial ha evolucionado durante el período de tiempo, especialmente durante el periodo 2005-2010.

Características: El apoyo a gran número de transacciones simultáneas La integración con otros sistemas empresariales (como SAP, sistemas de facturación,

etc.,) Cumplir con los estándares de OGC [2] para permitir una más fácil integración con

otros sistemas que muestran datos de la misma manera (estilos) / símbolos de escritorio, Web y usuarios móviles.

Funcionalidad reutilizable a través de escritorio, Web y plataformas móviles.

GIS para empresas incluye: Representación Mapa. Los Cálculos Espaciales Enrutamiento Geocodificación Gestión De Datos Espaciales

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Funciones: Los SIG hacer este tipo de cosas:

Aceptan la entrada geográfica en forma de escaneado y en imágenes de mapas digitalizados. A menudo, esta información es suministrada por una fuente que pueda propios mapas y ya ha digitalizado ellos.

Pueden cambiar la escala o de otra manera manipular los datos geográficos para diferentes propósitos.

Incluyen un gestor de bases, por lo general un sistema de gestión de bases de datos relacionales (RDBMS).

Incluyen programas de consulta y análisis para que pueda recuperar respuestas a preguntas sencillas como la distancia entre dos puntos en un mapa o preguntas más complicadas que requieren análisis, tales como la determinación del patrón de tráfico en una intersección dada.

SISTEMA DE MANEJO DOCUMENTAL (DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS)

Un sistema de gestión de documentos (DMS) es un sistema (basado en los programas de ordenador en el caso de la gestión de documentos digitales) que se utiliza para realizar un seguimiento, gestionar y almacenar documentos y reducir el papel. La mayoría son capaces de mantener un registro de las diferentes versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios (seguimiento de la historia).

Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos.

 Son todos aquellos programas de ordenador  creados para la gestión de grande cantidades de documentos, suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.

Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos.

La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos a la información contenida en los documentos. Estos generalmente se encuentran comprimidos y además de texto pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia como imágenes o vídeos.

Los sistemas de gestión de documentos comúnmente proporcionan medios de almacenamiento, seguridad, así como capacidades de recuperación e indexación. 

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Objetivo: El objetivo de un sistema de gestión documental es almacenar y gestionar documentos electrónicos, que pueden ser originales o copias digitales de documentos en formato de papel.

Usuarios: A través de una cuenta de usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados dentro del sistema de gestión documental permitiendo así, realizar la consulta electrónica de los mismos.  

Clasificación de gestores documentales: Podemos clasificar el software de gestión documental en función de su complejidad. Los administradores de archivos, como el explorador de windows, son software de gestión documental, aunque muy rudimentarios. Permiten las operaciones básicas de la gestión documental: el acceso al recurso y la capacidad de compartir la información. Sin embargo, no son capaces de relacionar la información ni de proveerla de un contexto.

Una aplicación de gestión documental permite relacionar los documentos entre sí y darles una semántica común. Ha de posibilitar la búsqueda de información dentro de toda la base y ser capaz de ofrecer documentos relacionados. En síntesis, provee una base operativa de colaboración. Esto quiere decir que una aplicación de gestión documental está orientada a un contexto operacional que tenga relevancia para cualquier organización, por ejemplo la gestión documental es un elemento de un sistema CRM, ERP o una visión mixta de ambos.

Entornos de trabajo en la empresa: En la gestión de documentos existen, de acuerdo con lo señalado, por lo menos dos entornos de trabajo, muy diferenciados: un entorno administrativo y un entorno documental. El entorno administrativo utiliza documentos administrativos, que son aquellos que permiten la gestión diaria de cada empresa. Este entorno, como es obvio, está presente en cualquier empresa o unidad de producción.

 El otro entorno utiliza documentación científica o técnica que es necesaria para dar soporte a ciertos departamentos de la empresa, como el de I+D, el de planificación y proyectos, el de ingeniería, el de investigación de mercados, etc.; así como a aquellos empleados que entran en la categoría de lo que se denomina knowledge workers : ejecutivos, asesores, analistas, etc. A esta documentación se le denomina informativa o cognitiva. No todas las empresas disponen de tales entornos de trabajo. Las pequeñas y medianas empresas, por ejemplo, no suelen tener departamentos de I+D ni de ingeniería; y la cultura de los knowledge workers españoles no suele valorar la documentación. Como consecuencia, ni utilizan sistemas documentales ni conocen siquiera su existencia, y suelen informarse por el castizo método de "estar a verlas venir".

 

Manejo documental y su relación con otras ciencias:  La industria informática, por motivos de marketing o, simplemente, por mal conocimiento del sector, ofrece como documentales soluciones que sirven perfectamente para gestionar documentos administrativos, pero no para gestionar documentación científico-técnica.

 Por otro lado, en los departamentos de informática de las empresas, es frecuente que el personal informático desconozca el hecho de que existen programas especialmente

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diseñados para ese tipo de documentos y, normalmente, tienden a imponer aquellas soluciones que conocen bien, pero que no proporcionan a los documentalistas las herramientas adecuadas para su trabajo.

Sin embargo, tanto los profesionales de la información como la industria deberían estar interesados en no confundir estos dos tipos de sistemas, porque lo contrario conduce a los profesionales a errores de implantación; y a la industria, a errores de marketing.

Por ello, en el momento de considerar la adquisición de un sistema documental, es importante disponer de criterios que ayuden, bien a adoptar las decisiones de compra más correctas, bien a disponer de argumentos de negociación con el departamento de informática.

 

Ventajas: Gestión y control efectivo: Sencillez, rapidez y ahorro. De una forma sencilla la organización tiene acceso instantáneo a toda la

documentación necesaria para su actividad de negocio con las ventajas añadidas de: Eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas  de archivo,  ahorro de espacio físico, resolución de problema de localización de documentos.

Productividad y valor añadido. Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y

valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.

Uso racional de los recursos. La gestión documental facilita que la información se comparta y aproveche de forma

más eficiente y como un recurso colectivo. Se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados,

fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos.

INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DATOS EDIEDI (Electronic Data Interchange) es el intercambio electrónico de datos estructurado de computadora a computadora y de aplicación a aplicación, utilizando un formato estándar para los documentos comerciales.

Es la transmisión estructurada de datos entre organizaciones por medios electrónicos. Se usa para transferir documentos electrónicos o datos de negocios de un sistema computacional a otro. Este intercambio puede realizarse en distintos formatos: EDIFACT, XML, ANSI ASC X12, TXT, etc.

Entre las aplicaciones compatibles con EDI, tenemos las siguientes:

BizLayer es una plataforma de facturación electrónica, con amplia utilización en el sector turístico en España. Esta plataforma permite a aquellas empresas que gestionan sus facturas en formatos de EDI (EDIFACT), y a través de esta red, volcarlas

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en la plataforma de facturación BizLayer para su gestión posterior, de una forma sencilla y segura.

ATRACTOR ERP es un software de gestión empresarial, basado en tecnología de Base de Datos Oracle, que entre sus múltiples funcionalidades permite a las empresas la generación y recepción de ficheros EDI (ORDERS, INVOICE, DESADV, RECADV,...) integrándolos en el sistema ERP, evitando la duplicación en la gestión de la información y facilitando la gestión de los procesos EDI de la empresa.

SERESNET es un software propietario de comunicaciones EDI multiformato (EDIFACT, XML, ODETTE, etc.) y multiprotocolo (SMTP, VAN, AS2, etc.). Permite la integración con la mayoría de ERP del mercado y sitios Web. Desarrollado por la empresa SERES, está perfectamente integrado para el uso de la factura telemática con firma electrónica por AECOC.

openXpertya es un ERP de código abierto en español, especialmente adaptado para la legislación y el mercado español e hispanoamericano. Incluye solución de CRM y comercio electrónico a tres niveles con soporte EDI multiformato y multiprotocolo. openXpertya es software libre.

GENERIX Group, INFLUE, desde 1990, gracias a su fuerte experiencia en Administración de la cadena de suministro, GENERIX Group - INFLUE ha desarrollado una gama de productos de intercambios electrónicos, de herramientas logísticas (Aprovisionamiento), de sincronización de datos para catálogos electrónicos, de Internet seguro y por extensión de los portales web y market places. GENERIX Group - INFLUE se desarrolla dentro de un contexto internacional con una presencia en Europa, América del Sur y Asia, contando también con software disponibles en varios idiomas.

ComeDi es un software propietario de comunicaciones EDI multiformato (EDIFACT, XML, ODETTE, etc.) y multiprotocolo (SMTP, VAN, AS2, etc.). Desarrollado por la empresa eDiversa, está homologado para factura telemática con firma electrónica por AECOC.

CEN, Centro Electrónico de Negocios, es un producto de comercio electrónico desarrollado por Carvajal Tecnología y Servicios, que utiliza EDI y EDIFACT como estándares para el intercambio de mensajes entre sus módulos empresariales.

IBM WebSphere Datapower Appliances, es un dispositivo de alto desempeño que permite realizar tareas de bus de integración, transformación entre distintos formatos y protocolos en especial XML, EDI, CVS y otros.

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Componentes del EDI: EDI puede tener niveles de impacto diferentes según las necesidades de cada organización. Para entender un poco más el concepto de EDI y los alcances que puede tener dentro de su organización, es necesario entender cómo funciona EDI y qué elementos lo componen.

Además de la computadora, los componentes básicos que intervienen en un sistema EDI son los siguientes:

1. Actores: Son las empresas, instituciones o entidades que intercambian los documentos comerciales.

2. Medios de Transmisión: Es el medio por donde se transportan los documentos comerciales (llámese protocolo3 de comunicación y/o medio físico). Tradicionalmente se utilizaban redes de valor agregado (VAN) por la seguridad que provee; sin embargo, con el avance de la tecnología, se ha podido agregar la seguridad -que a Internet le faltaba-como es el protocolo AS2, etc.

3. Formatos de la Información: Así como hoy en día el lenguaje internacional para comunicarse con cualquier persona es el inglés, en EDI debe existir un "lenguaje" internacional para asegurar que la información que envíe a cualquier socio comercial (independientemente del país donde se encuentre) pueda ser interpretada correctamente. Los formatos de información son una serie de especificaciones acerca de la forma, la estructura y el lenguaje que debe llevar la información antes de ser intercambiadas (comúnmente llamados "mensajes estandarizados"), esta información debe estar bajo estándares internacionales, como lo son: ANSI, ASC, X12, UN/EDIFACT y XML.

4. Traductor de mensajes: Debido a que el "lenguaje" utilizado para intercambiar los mensajes o transacciones en EDI es complejo y no es fácil de comprender, se requiere el uso de un programa de cómputo o software para que haga la función de un "intérprete". Este software "intérprete" deberá traducir un mensaje estándar a un formato entendible para el usuario y viceversa; esto le permitirá integrar la información que recibe o envía a sus socios comerciales, directamente a los sistemas administrativos de su empresa y sin necesidad de recapturar información.

5. Sistemas Administrativos: Llamado ERP (Enterprise Resource Planning). Es la herramienta o herramientas de cada empresa que almacena, administra y permite consultar la información de todo el negocio. Este elemento puede ser desde un sistema propietario; es decir, un sistema hecho por la misma empresa o bien, hasta un ERP robusto desarrollado por un tercero. Cabe mencionar que la función de "traductor" de mensajes estandarizados puede estar dentro de su mismo ERP, por lo que se omitirá la compra de otra aplicación para esta función y se tendrá el elemento 4 y 5 en una sola aplicación o software.

Funcionamiento del EDI. Para que se pueda hacer EDI, es necesario que tanto su empresa como su socio comercial cuenten con una infraestructura similar, posteriormente se iniciará el intercambio de información o mensajes a través de cualquier medio de transmisión y el mensaje puede transmitirse bajo cualquier estándar internacional; una vez que llega a la contraparte, el

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mensaje tiene que pasar a través de un software de traducción para ser convertido a un formato legible por el usuario y posteriormente integrarse al ERP o, incluso, puede integrarse directamente el mensaje estandarizado al ERP, sin utilizar un software traductor sin embargo, esto último dependerá de la capacidad de integración de su ERP.

Metodología para la implantación de un proyecto EDI.

1. Estudio de factibilidad:Se deberán evaluar los posibles impactos y las directrices potenciales en la implantación de EDI. ¿Qué proveedores, clientes y competidores están usando EDI? ¿Por qué y cómo lo están haciendo? ¿Cuáles son las probables consecuencias con los proveedores y los clientes al utilizar o ignorar EDI? ¿Qué están haciendo las otras compañías en la industria? Se tendrá que documentar de manera detallada una estrategia para la implantación del sistema, incluyendo proyecciones de ahorro y costos, así como el tiempo que se le invertirá al sistema.

2. Compromiso de la alta dirección:Este compromiso es fundamental para el éxito del proyecto y para obtener la colaboración y participación activa de las diferentes áreas de la organización. Para iniciar el proyecto, la alta gerencia es un factor muy importante para apoyar el trabajo y conseguir los recursos financieros necesarios.

3. Creación de un equipo responsable del proyecto:Se tendrá que formar un equipo de trabajo internamente y nombrar a un responsable del proyecto (líder de proyecto) para que éste, a su vez, seleccione un grupo de personas de las áreas involucradas.

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4. Evaluación operacional: Análisis y revisión de procesos internos actuales.

Es importante evaluar los procedimientos operacionales actuales de la organización. Esta evaluación debe detallar los flujos de información involucrados, los procesos y procedimientos, tiempos requeridos y costos asociados de cada una de las áreas involucradas en el proyecto, así como identificar qué documentos de papel son los mejores candidatos para EDI asignándoles prioridad para su implantación. Asimismo, es recomendable plantear una agenda de futuras implementaciones de mensajes o documentos EDI.

Diseño y desarrollo del proceso EDI. Deberá realizarse un modelo de cómo se procesará la información en un ambiente EDI, poniendo especial atención al mejoramiento de los flujos de información, al rediseño de los procesos existentes, reducción al mínimo de capturas manuales y a la estimación de los costos respectivos. El modelo de EDI debe considerar las necesidades de equipo de hardware y software. Dicha evaluación dependerá de la magnitud del proyecto EDI y del tamaño de la empresa; si las operaciones de la empresa son pequeñas, no será necesario comprar demasiado equipo para implantar el sistema; sin embargo, si las operaciones son grandes, se tendrá que contar con un equipo realmente sofisticado para poder lograr un proyecto exitoso.

Identificación de los socios de Negocio. Se tendrán que elegir a las personas y/o empresas que participarán en el proyecto. Estas personas tendrán la responsabilidad de hacer la misma estrategia de trabajo en su empresa y tener los conocimientos suficientes sobre el tema para poder desarrollarlo correctamente.

5. Establecimiento de contratos: Acuerdo de intercambio con socios comerciales.

Debe redactarse un documento "Acuerdo de Intercambio" entre los socios comerciales que identifiquen las razones sociales de compañías involucradas, su compromiso de establecer y usar el intercambio electrónico de documentos y asignar la misma situación jurídica, a transacciones electrónicas basadas en documentos de papel. Este acuerdo se recomienda que contenga al menos los siguientes elementos:Estándar a utilizar: Ya sea de transmisión (VAN, Internet, AS2, etc.) o del mensaje (EDIFACT, X12, XML, etc.).Identificación de las partes: Incluye direcciones de buzón, códigos de localización empresarial y códigos de localización de todas las partes involucradas.Plan del período de prueba: Tiempos, actividades y responsabilidades.Plan para operaciones diarias: Flujos de transacción, transmisiones, procedimientos de emergencias y error, contactos, etc.

Proveedores de Tecnología. A continuación se mencionan algunas características que deberá evaluar antes de contratar a algún proveedor:Interconectividad: Es un punto muy importante, ya que usted deberá fijarse que el proveedor que contrate le dé servicio para intercambiar información con TODOS los socios comerciales actuales y futuros

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Servicio: Tener el soporte las 24 horas del día, los 365 días del año.Estándares de mensajes: Los mensajes deberán distribuirse de forma apropiada de acuerdo a los distintos estándares existentes (UN/EDIFACT, ANSI X12 y XML), nacional e internacionalmente.Seguridad: El proveedor deberá asegurar la integridad y confidencialidad que tendrán los datos.Respaldo: Debe asegurarse de que el proveedor tenga instalaciones apropiadas para que el servicio sea productivo.

6. Programas de capacitación:Es el entrenamiento interno que se les da a las personas cada área involucrada, para que estén enterados de las de nuevas responsabilidades que tendrán al empezar a manejar el Comercio Electrónico. Esto debe ser en el menor tiempo posible para que el proyecto pueda arrancar con más rapidez.

7. Pruebas piloto:Una vez que todo ha sido aprobado, el proyecto puede comenzar con la prueba piloto. Esta prueba debe cubrir volúmenes de datos altos y bajos, representación de caracteres, condiciones de datos excepcionales, comunicaciones y recuperación de errores, etc.El proceso normal (sobre papel) se hará de manera paralela con la prueba, hasta que los dos participantes estén seguros de que no habrá ninguna falla.Comenzada la prueba piloto, es muy importante darle seguimiento, organizando juntas periódicas entre los socios comerciales, para revisar los avances alcanzados y los contratiempos presentados.

8. Implantación del proyecto EDI:Después del período de pruebas exitosas establecidas previamente, procederá a ponerse en productivo la nueva forma de intercambiar documentos y se dejará atrás el proceso en papel.

9. Publicación y promoción de los resultados del proyecto:Concluida la prueba piloto, las empresas involucradas informarán de los resultados de la misma, valiéndose de boletines, presentaciones, etc. Esto es con el fin de mostrar los beneficios y la forma de cómo EDI ayudó a mejorar sus operaciones de negocios.Una vez que una empresa comprende y define la estrategia y los procedimientos de implantación, se pueden desarrollar costos estimados. Asimismo, pueden tomarse decisiones relativas al traductor y al uso de servicios de terceros o de comunicaciones directas de computadora a computadora para las transmisiones.

10. Expandir su uso:Después del éxito de la implantación inicial, es conveniente invitar a más empresas a participar en la transmisión de mensajes electrónicos. Lógicamente las empresas invitadas deben contar con la infraestructura para hacerlo y comprometerse con el proyecto.

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Beneficios de EDI:

Costos:

Reducción en costos de inventarios. Reducción en costos administrativos. Reducción en costos de transportación. Reducción en costos de oficina. Reducción en costos de operación.

Eficiencia:

Reducción de los niveles de inventarios y faltantes. Mejor planeación para recepción / embarque. Mejor utilización de espacios en almacén. Proyección más exacta de inventarios. Reducción de errores en los mensajes y las acciones correctivas resultantes. Menores situaciones de órdenes pendientes y devoluciones. Incremento en el nivel de servicio a clientes y proveedores. Automatización de información.

Tiempo:

Reducción directa en todo el ciclo de negocio. Intercambio de información a cualquier hora. Menor tiempo en aclaraciones. Reducción de tiempo en el proceso para dar de alta la información en los sistemas

administrativos. Menor tiempo dedicado a la conciliación de diferencias / errores. Disminución de tiempo administrativo.

Incremento en la Productividad: Mejores decisiones del comprador. Tiempo para que los vendedores "vendan" (en lugar de recoger pedidos). Menos tiempo en la solución de discrepancias de Órdenes / Facturas. Mejor Información sobre el estado de los documentos. Más oportunidad en compras alternativas. Aumento en la productividad del personal.

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BIBLIOGRAFÍA

WIKIPEDIA (s.f.) Sistema de Información Geográfica. Recuperado de: https://en.wikipedia.org/wiki/Geographic_information_system

ATHENTO (s.f.) Sistema de Gestión Documental. Recuperado de: http://www.athento.com/gestion-documental-inteligente/

WIKIPEDIA (s.f.) Intercambio Electrónico de Datos. Recuperado de: https://es.wikipedia.org/wiki/Intercambio_electr%C3%B3nico_de_datos

AMANECE (s.f.) Intercambio Electrónico de Datos EDI. Recuperado de: http://www.gs1.org.mx/amece/Documentos/estandares/estandares_comunicacion/MANUAL_EDI.pdf

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