NOTAS DE EXCEL 2007

PARA INGRESAR A EXCEL

1. INICIO- TODOS LOS PROGRAMAS- MICROSOFT OFFICE- MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

OTRA FORMA DE INGRESAR A EXCEL

1. INICIO- MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

OTRA FORMA DE INGRESAR A EXCEL

1. Clic en el icono el cual se encuentra en la barra de tareas al lado de Inicio

PARA PERSONALIZAR LAS HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO

1. Dar clic en la parte superior izquiera de la ventana la cual se llama cinta de opciones

(en la flecha que baja)2. Clic en la opción deseada para ser activada o desactivada

PARA DESPLAZARSE A TRAVÉS DE LAS HOJAS

1. Clic en los iconos el cual se encuentra en la parte de abajo

CON EL TECLADOCONTROL y tecla RE PAG o AV PAG

PARA DESPLAZARSE A TRAVÉS DE LAS CELDAS EN UNA HOJA

1

CON EL TECLADOCONTROL y direccional para el lado derecho: Desplaza a la última columnaCONTROL y direccional para el lado izquierda: Desplaza a la primera columnaCONTROL y direccional para abajo: Desplaza para la última filaCONTROL y direccional para arriba: Desplaza para la primera fila

CON MOUSE1. Utilizar las barras de desplazamiento que se encuentran en el extremo derecho y

parte inferior derecha

PARA CAMBIAR EL NUMERO DE HOJAS EN UN NUEVO LIBRO Y CAMBIAR EL TIPO DE LETRA Y TAMAÑO DE LAS HOJAS

1. Ir a la cinta de opciones (parte superior izquierda)2. Seleccionar MAS COMANDOS3. Seleccionar la opción MAS FRECUENTES4. En la opción de la mitad de la pantalla AL CREAR NUEVOS LIBROS seleccionar

INCLUIR ESTE NUMERO DE HOJAS y aumentar o disminuir las hojas deseadas5. En USAR ESTA FUENTE seleccionar el tipo de letra y en TAMAÑO DE

FUENTE el tamaño deseado de letra para todas las hojas6. Aceptar7. Cerrar Excel y volver a ingresar para que los cambios se vean.

PARA INSERTAR UNA NUEVA HOJA EN EL LIBRO DONDE SE ESTE TRABAJANDO

1. Dar clic en el icono el cual se encuentra al final de la última hoja

OTRA FORMA1. Botón derecho del mouse sobre cualquier hoja y seleccionar INSERTAR – HOJA

DE CALCULO y aceptar

OTRA FORMA1. Ir a la cinta de opciones de INICIO y en la opción de CELDAS seleccionar insertar

2. Seleccionar la opción

PARA CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA1. Doble clic sobre la hoja a cambiar de nombre2. Digitar el nombre3. Presionar la tecla ENTER

PARA ELIMINAR UNA HOJA

2

1. Clic con el botón derecho del mouse sobre la hoja a eliminar2. Seleccionar ELIMINAR3. Seleccionar aceptarNOTA: Esta opción elimina permanente la hoja y nunca se puede volver a recuperar

OTRA FORMA3. Ir a la cinta de opciones de INICIO y en la opción de CELDAS seleccionar eliminar

4. Seleccionar la opción

PARA SELECCIONAR LOS DATOS CON TECLADO1. Ubicarse donde se desea comenzar a seleccionar2. Presionar la tecla SHIFT y direccionales

CON MOUSE1. Ubicarse el puntero del mouse en la mitad de la celda donde se desea comenzar a

seleccionar y estando en CRUZ BLANCA seleccionar

OTRA FORMA1. Ubicarse en cualquier parte de los datos2. Presionar la tecla CONTROL - * o CONTROL - E

PARA MODIFICAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA1. Ubicarse en la celda a modificar2. Presionar la tecla F2

OTRA FORMA1. Ubicarse en la celda a modificar2. Doble clic en el texto o fórmula que se encuentra en la barra de fórmulas

OTRA FORMA1. Doble clic en la celda donde se desea realizar el cambio

PARA CAMBIAR EL TAMAÑO DE LAS COLUMNAS O FILAS1. Ubicar el puntero del mouse entre las columnas o filas y estando en doble flecha

negra presionar clic y arrastrar o doble clic

OTRA FORMA: Dar doble clic en la parte gris entre las columnas o filas (el puntero del mouse en doble flecha negra)

3

PARA CAMBIAR EL TAMAÑO DE LAS COLUMNAS AL MISMO TIEMPO

1. Seleccionar toda la información2. Ir a la cinta de opción INICIO

3. Seleccionar en la opción celdas –FORMATO 4. Seleccionar AUTOAJUSTAR ANCHO DE COLUMNA

PARA CAMBIAR EL TAMAÑO DE LAS FILAS AL MISMO TIEMPO1. Seleccionar toda la información2. Ir a la cinta de opción INICIO

3. Seleccionar en la opción celdas –FORMATO 4. Seleccionar AUTOAJUSTAR AL ALTO DE FILA

PARA CAMBIAR EL TAMAÑO DE LAS COLUMNAS POR UN NÚMERO ESPECIFICO

1. Seleccionar las columnas2. Clic con el botón derecho del mouse sobre la selección3. Seleccionar ANCHO DE COLUMNA4. Digitar el ancho deseado5. Aceptar

OTRA FORMA1. Seleccionar las COLUMNAS2. Ir a la cinta de opción INICIO

3. Seleccionar en la opción celdas –FORMATO

4. Seleccionar ancho de columna 5. Digitar el ancho deseado6. Aceptar

PARA CAMBIAR EL TAMAÑO DE LAS FILAS POR UN NÚMERO ESPECIFICO

1. Seleccionar las FILAS2. Clic con el botón derecho del mouse sobre la selección3. Seleccionar ALTO DE FILA4. Digitar el alto deseado5. Aceptar

4

OTRA FORMA1. Seleccionar las FILAS7. Ir a la cinta de opción INICIO

8. Seleccionar en la opción celdas –FORMATO

9. Seleccionar alto de fila 10. Digitar el alto deseado11. Aceptar

PARA COLOCAR SIGNO DE PESOS A LOS DATOS NUMERICOS1. Seleccionar los datos2. Ir a la cinta de opciones de INICIO en la opción NUMERO Dar clic en el icono

OTRA FORMA1. Seleccionar los datos2. Ir a la cinta de opciones de INICIO y en la opción de NUMERO

dar clic en la pequeña flecha que se encuentra al lado derecho 3. Seleccionar NUMERO4. Seleccionar MONEDA5. En posición de decimales colocarlo en cero6. Seleccionar ACEPTAR

OTRA FORMA (CON TECLADO)1. Seleccionar los datos2. Presionar la tecla CONTROL – 1 (teclado alfabético)

OTRA FORMA1. Seleccionar los datos2. Botón derecho del mouse sobre la información seleccionada y FORMATO

CELDAS

PARA COLOCAR ESTILO MILLARES1. Seleccionar los datos2. Ir a la cinta de opciones de INICIO en la opción NUMERO Dar clic en el icono

PARA AUMENTAR DECIMALES1. Seleccionar los datos

2. Dar clic en el icono

5

PARA DISMINUIR DECIMALES1. Seleccionar los datos

2. Dar clic en el icono

PARA CAMBIAR EL FORMATO DE LAS FECHAS1. Seleccionar las fechas2. Ir a la cinta de opciones de INICIO y en la opción de NUMERO

dar clic en la flecha que baja de FECHA 3. Seleccionar el formato deseado ya sea FECHA CORTA o FECHA LARGA

OTRA FORMA1. Seleccionar los datos2. Ir a la cinta de opciones de INICIO y en la opción de NUMERO

dar clic en la pequeña flecha que se encuentra al lado derecho3. Seleccionar NUMERO4. Seleccionar FECHA5. Seleccionar el TIPO deseado6. Seleccionar ACEPTAR

OTRA FORMA1. Seleccionar las fechas2. Clic con el botón derecho del mouse sobre la selección y FORMATO CELDAS

OTRA FORMA (CON TECLADO)3. Seleccionar los datos4. Presionar la tecla CONTROL – 1 (teclado alfabético)

PARA INSERTAR COLUMNAS5. Ubicarse en el lugar donde se desea insertar (siempre las inserta antes del lugar

donde se encuentre ubicado)6. Ir a la cinta de opciones de INICIO y en la opción de CELDAS seleccionar insertar

7. Seleccionar la opción

OTRA FORMA1. Botón derecho del mouse en el lugar donde se desea insertar la columna2. Seleccionar INSERTAR3. Seleccionar TODA UNA COLUMNA4. Seleccionar ACEPTAR

6

CON TECLADO: Presionar la tecla CONTROL y el signo más +

PARA INSERTAR FILAS1. Ubicarse en el lugar donde se desea insertar (siempre las inserta antes del lugar

donde se encuentre ubicado)2. Ir a la cinta de opciones de INICIO y en la opción de CELDAS seleccionar insertar

3. Seleccionar la opción

OTRA FORMA1. Botón derecho del mouse en el lugar donde se desea insertar la fila2. Seleccionar INSERTAR3. Seleccionar TODA UNA FILA4. Seleccionar ACEPTAR

CON TECLADO: Presionar la tecla CONTROL y el signo más +

PARA ELIMINAR COLUMNAS1. Ubicarse en la columna a eliminar2. Ir a la cinta de opciones de INICIO y en la opción de CELDAS seleccionar eliminar

3. Seleccionar

OTRA FORMA1. Botón derecho del mouse sobre la columna a eliminar2. Seleccionar ELIMINAR3. Seleccionar TODA UNA COLUMNA4. Seleccionar ACEPTAR

CON TECLADO: Presionar la tecla CONTROL y el signo menos -

PARA ELIMINAR FILAS1. Ubicarse en la columna a eliminar2. Ir a la cinta de opciones de INICIO y en la opción de CELDAS seleccionar eliminar

3. Seleccionar

OTRA FORMA1. Botón derecho del mouse sobre la fila a eliminar2. Seleccionar ELIMINAR

7

3. Seleccionar TODA UNA FILA4. Seleccionar ACEPTAR

CON TECLADO: Presionar la tecla CONTROL y el signo menos -

PARA REALIZAR SERIES DE DATOS NUMÉRICAS1. Digitar el número en el cual va a comenzar2. En la siguiente celda digitar el número con el cual va a seguir3. Seleccionar los dos número anteriores4. Arrastrar estando el puntero del mouse en cruz negra

PARA REALIZAR FORMULAS EN EXCEL1. Siempre se tiene que comenzar con el signo = (igual)2. Nunca se pueden dejar espacios en blanco en la fórmula3. Siempre se hacer referencia a la celda nunca a su contenido

Una fórmula puede consistir en: Una simple operación

=100*10% Una operación con referencias a celdas

=A3*D3 =A2*5% =A2/2 Una fórmula con una función

=SUMA(B3:B10) o =PROMEDIO(C5;C8;D6)

PARA REALIZAR UNA SUMA DE VARIAS CELDAS1. Ubicarse en la celda donde se desea la fórmula2. Ir a la cinta de opciones FÓRMULA

3. Dar clic en el icono 4. Seleccionar desde que celda se desea comenzar a sumar y hasta que celda se desea

estando el puntero del mouse en cruz blanca5. Dar Enter

PARA REALIZAR FUNCIONES UTILIZANDO EL ICONO DE AUTOSUMA

1. Ubicarse en la celda donde se desea la fórmula2. Ir a la cinta de opciones FÓRMULA

3. Dar clic en la flecha que baja del icono 4. Seleccionar la función deseada5. Seleccionar el rango de datos deseado6. Dar Enter

8

PARA REALIZAR FORMULAS UTILIZANDO FUNCIONES1. Ubicarse en la celda donde se desea la fórmula2. Digitar la función (fórmula) según lo deseado

Para sumar(total) de varias celdas=SUMA(celda:celda)Para hallar el valor minimo de varias celdas=MIN(celda:celda)Para hallar el valor máximo de varias celdas=MAX(celda:celda)Para hallar el valor promedio de varias celdas=PROMEDIO(celda:celda)Para hallar el número de personas o filas varias celdas=CONTAR(celda:celda)NOTA: Los dos puntos significan hasta

PARA REALIZAR FORMULAS UTILIZANDO EL ASISTENTE DE FUNCIONES

1. Ubicarse en la celda donde se desea la fórmula2. Ir a la cinta de opciones FÓRMULA

3. Clic en el icono el cual se encuentra al lado derecho4. En seleccionar una categoría buscar TODAS5. En seleccionar una función buscar la función que se va a aplicar (dar clic en la

función)

6. Clic en el icono para seleccionar el rango7. Seleccionar el rango

8. Clic en el icono 9. Aceptar

OTRA FORMA DE REALIZAR FUNCIONES1. Ubicarse en la celda donde se desea la fórmula2. Ir a la cinta de opciones FÓRMULA

3. Seleccionar la opción 4. Seleccionar la función deseada5. Seleccionar el rango de datos deseado6. Dar Enter

PARA CENTRAR INFORMACIÓN (TITULO) EN CADA CELDA1. Digitar la información2. Dar enter

9

3. Ubicarse en la celda donde se encuentra la información (el cursor no puede estar intermitente)

4. Ir a la cinta de opciones INICIO y en la opción CELDAS

5. Seleccionar

6. Seleccionar 7. Seleccionar la pestaña de ALINEACION8. En forma HORIZONTAL seleccionar CENTRAR EN LA SELECCIÓN9. En forma VERTICAL seleccionar JUSTIFICAR10. Aceptar

OTRA FORMA 1. Digitar la información2. Dar enter3. Ubicarse en la celda donde se encuentra la información (el cursor no puede estar

intermitente)4. Presionar la tecla CONTROL – 1 y seguir con el proceso

OTRA FORMA 1. Digitar la información2. Dar enter3. Ubicarse en la celda donde se encuentra la información (el cursor no puede estar

intermitente)4. Clic con el botón derecho del mouse sobre la información5. Seleccionar FORMATO CELDAS y seguir con el proceso

PARA ORGANIZAR INFORMACIÓN (TITULO) EN CADA CELDA EN FORMA DIAGONAL O VERTICAL

1. Digitar la información2. Dar enter3. Ubicarse en la celda donde se encuentra la información (el cursor no puede estar

intermitente)4. Ir a la cinta de opciones INICIO y en la opción CELDAS

5. Seleccionar

6. Seleccionar 7. Seleccionar la pestaña de ALINEACION8. Seleccionar desde el punto rojo la inclinación que se desea para el texto y aceptar

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PARA BORRAR FORMATOS (Colocar la información exactamente como se digito)

1. Seleccionar la información2. Ir a la cinta de opciones INICIO y en la opción MODIFICAR

3. Seleccionar el icono

4. Seleccionar

PARA INSERTAR LA FECHA ACTUAL1. Ubicarse en la celda donde se desea la fórmula2. Digitar =HOY()3. Dar enter

PARA RESTAR FECHAS 1. Ubicarse en la celda donde se desea la fórmula2. Siempre la fórmula es fecha actual menos fecha de ingreso3. Dar enterNOTA: Siempre que se resten fechas el formato da en fecha por consiguiente se deben borrar formatos (edición por borrar – formatos)

PARA COMBINAR Y CENTRAR INFORMACIÓN (TITULO) EN VARIAS CELDAS

1. Digitar la información2. Seleccionar desde donde y hasta donde se va a centrar

3. Dar clic en el icono el cual permite combinar y centrar en varias celdas

NOTA: Sólo se puede centrar un título a la vez

PARA ORGANIZAR INFORMACIÓN ASCENDENTE O DESCENDENTE

1. Ubicarse en cualquier celda de la columna a ordenar (nunca se debe de seleccionar)2. Ir a la cinta de opciones de DATOS3. En la opción ORDENAR y FILTAR

4. Clic en el icono organiza ascendentemente

5. Clic en el icono organiza descendentemente

PARA CONFIGURAR LA PÁGINA1. Ir a vista preliminar (CONTROL – F2)2. En la opción IMPRIMIR

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3. Seleccionar el botón el cual se encuentra en la parte superior izquierda4. En PAGINA seleccionar la orientación ya sea HORIZONTAL o VERTICAL5. En PAGINA seleccionar el TAMAÑO DEL PAPEL ya sea CARTA u OFICIO6. En PAGINA seleccionar AJUSTAR AL y colocar el porcentaje deseado ( entre

menor sea el porcentaje mas información se puede ver en la hoja)7. En MARGENES seleccionar las deseadas8. En MARGENES si se desea activar CENTRAR EN LA PAGINA ya sea

HORIZONTALMENTE o VERTICALMENTE.9. Aceptar

PARA REALIZAR BORDES1. Seleccionar la información2. Ir a la cinta de opciones INICIO y en la opción CELDAS

3. Seleccionar

4. Seleccionar 5. Seleccionar BORDES

6. Seleccionar el estilo del borde

7. Seleccionar donde se desea el borde8. Aceptar

OTRA FORMA1. Seleccionar la información2. Ir a la cinta de opciones INICIO y en la opción FUENTE

3. Dar clic en el icono 4. Seleccionar el borde deseado

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PARA REALIZAR SOMBREADOS1. Seleccionar la información2. Seleccionar la información3. Ir a la cinta de opciones INICIO y en la opción CELDAS

4. Seleccionar

5. Seleccionar 6. Seleccionar RELLENO

7. Seleccionar el fondo deseado 8. Aceptar

OTRA FORMA1. Seleccionar la información2. Ir a la cinta de opciones INICIO y en la opción FUENTE

3. Clic en el icono

CONDICIONALES

Son fórmulas que permiten evaluar valores en las celdas ya sean números o letras, existen 3 tipos de condicionales (simples, compuestos y anidados).

Todos los condicionales comienzan con =SI

Todas la fórmulas condicionales tienen una CONDICIÓN la cual está compuesta por:

CELDA SIGNO VALORA2 > 30B10 < 40C15 = “Entre comillas”

Nota: Siempre los valores en letras van entre comillas

SIGNO: Mayor > Menor < Mayor o igual >= Menor o igual <= Es = Diferente <>

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CONDICIONAL SIMPLE

Solamente evalúa una condición y si esta condición se cumple se asigna un valor de lo contrario se asigna otro valor

=SI(celda signo valor;V;F) El primer; significa: entonces, será, se le dará, pagaráEl segundo; significa: sino, de lo contrarioV: Si la condición se cumple se asigna un valorF: Si la condición no se cumple se asigna otro valor

CONDICIONAL COMPUESTO

Evalúa dos o más condiciones al mismo tiempo y siempre va acompañado de las letras Y o OY: Las dos condiciones se tienen que cumplir para ser verdaderoO: Alguna de las dos condiciones se debe de cumplir para ser verdadero

=SI(Y(celda signo valor; celda signo valor);V;F)

V: Si las dos condiciones se cumplen se asigna un valorF: Si ninguna de las dos condicones se simple se asigna otro valor

=SI(O(celda signo valor; celda signo valor);V;F)

V: Si alguna de las dos condiciones se cumplen se asigna un valorF: Si ninguna de las dos condicones se simple se asigna otro valor

NOTA: Entre las dos condiciones se abre y se cierra paréntesis, de lo contrario esta malo

ENTRE

=SI(Y(celda >= valor; misma celda <= valor);V;F)

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condicion

condicion condicion

condicion condicion

condicion condicion

CUANDO ES CON LA LETRA O (se utiliza con columnas con valores en letras)

=SI(O(celda = valor; misma celda = valor);V;F)

CONDICIONAL ANIDADO

Evalúa todas la condiciones deseadas, esta unido por condicionales simples y condicionales compuestos

=SI(celda signo valor;V;SI(celda signo valor;V;SI(celda signo valor;V.....)))

=SI(celda signo valor;V;SI(Y(celda signo valor; celda signo valor);V;SI(celda signo valor; V.....)))

NOTA: Todos los SI cierran al finalSiempre en un condicional compuesto se cierran los paréntesis entre las dos condiciones.

PARA REALIZAR GRAFICOS1. Seleccionar la información a graficar (si son columnas discontinuas presionar la

tecla CONTROL y seleccionar con el mouse)2. Seleccionar la cinta de opción INSERTAR3. En la opción GRAFICO seleccionar el tipo de gráfico deseado

OTRA FORMA: Seleccionar la información a graficar y luego presionar la tecla de función F11

PARA MODIFICAR EL TIPO DE GRAFICO

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condicion condicion

condicion condicion condicion

condicion condicion condicion condicion

1. Dar clic sobre el gráfico2. Seleccionar la cinta de opción DISEÑO

3. En la opción TIPO seleccionar icono 4. Seleccionar el gráfico deseado5. Aceptar

PARA MODIFICAR LOS DATOS DEL GRAFICO ENTRE FILAS Y COLUMNAS

1. Dar clic sobre el gráfico2. Seleccionar la cinta de opción DISEÑO

3. En la opción DATOS seleccionar icono

PARA MODIFICAR EL DISEÑO DEL GRAFICO1. Dar clic sobre el gráfico2. Seleccionar la cinta de opción DISEÑO3. En la opción DISEÑOS DE GRAFICO escoger el diseño deseado con los iconos

PARA MODIFICAR LOS ESTILOS DEL DISEÑO DEL GRAFICO1. Dar clic sobre el gráfico2. Seleccionar la cinta de opción DISEÑO3. En la opción ESTILOS DE DISEÑO escoger el estilo deseado con los iconos

PARA UBICAR EL GRAFICO EN UNA HOJA NUEVA1. Dar clic sobre el gráfico2. Seleccionar la cinta de opción DISEÑO

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3. En la opción UBICACION seleccionar el icono

4. Seleccionar 5. Aceptar

PARA COLOCAR TITULO PRINCIPAL AL GRAFICO Y LOS EJES1. Estar en el gráfco2. Seleccionar la cinta de opción PRESENTACION

3. En la opción ETIQUETAS seleccionar el icono o 4. Seleccionar la opción deseada en titulo del grafico

5. Seleccionar la opción deseada en rótulos del eje 6. Digitar el titulo

PARA COLOCAR LEYENDA O ETIQUETAS DE DATOS AL GRAFICO

1. Estar en el gráfico2. Seleccionar la cinta de opción PRESENTACION

3. En la opción ETIQUETAS seleccionar 4. Seleccionar el lugar de la leyenda deseada o la etiqueta deseada

PARA CAMBIAR EL FORMATO AL GRAFICO1. Estar en el gráfico2. Seleccionar la cinta de opción FORMATO

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3. Seleccionar en la opción de ESTILO DE FORMA el formato deseado

FILTROS

Permiten extraer información específica de una lista de datos muy extensa. Existen dos clases de filtros: FILTROS AUTOMATICOS y FILTROS AVANZADOS FILTROS AUTOMÁTICOS: Solo deja filtrar varias condiciones al mismo tiempo de una misma columna y filtra sobre la misma lista

PARA REALIZAR FILTROS AUTOMÁTICOS1. Ubicarse en los datos a filtrar2. Ir a la ficha DATOS por la opción ORDENAR Y FILTRAR

3. Seleccionar FILTRO

NOTA: De la misma forma se quitan los filtros automáticos

CUANDO EL FILTRO ESTA ACTIVADO1. Dar clic en la flecha azul de la columna a filtrar

2. Seleccionar FILTROS DE TEXTO

3. Seleccionar FILTRO PERSONALIZADO el cual permite realizar filtros entre rangos con las letras Y o O

CUANDO EL FILTRO ESTA ACTIVADO1. Dar clic en la flecha azul de la columna a filtrar

2. Seleccionar FILTROS DE TEXTO

3. Seleccionar el cual muestra los valores más bajos o más altos

PARA MOSTRAR TODA LA INFORMACIÓN EL LA COLUMNA FILTRADA

1. Dar clic en el icono de la columna que se encuentra filtrada

2. Seleccionar BORRAR FILTRO

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NOTA: Se sabe cual columna esta filtrada por el icono que aparece al lado del título de la columna

PARA BORRAR LOS FILTROS DE TODAS LAS COLUMNAS QUE SE ENCUENTRAN FILTRADAS

1. Ir a la ficha DATOS por la opción ORDENAR Y FILTRAR

2. Seleccionar el icono

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