Pgina 1 de 29

ORIENTACIONES PARA LA FORMACIN Y PARTICIPACIN DE LA CUENTA

DE RECURSOS, DE UN EJERCICIO ECONMICO FINANCIERO O PERODO

DETERMINADO, DE LOS RGANOS DEL PODER PBLICO NACIONAL, ESTADAL,

DISTRITAL, MUNICIPAL, Y SUS ENTES DESCENTRALIZADOS.

Elaborado por: Revisado y validado por;

YASN- COFAE Direccin General Tcnica Oficio N 03-00-029 del 19-02.2015

Pgina 2 de 29

PRESENTACIN

Desde el Instituto de Altos Estudios de Control Fiscal y Auditora de Estado

Fundacin Gumersindo Torres COFAE, cuya razn de ser es la formacin de las servidoras, servidores pblicos, ciudadanos y ciudadanas en materia de control de la gestin pblica para el fortalecimiento del Sistema Nacional de Control Fiscal, me permito presentar las Orientaciones para la Formacin y Participacin de la Cuenta de Recursos, de un Ejercicio Econmico Financiero o Perodo Determinado de los rganos del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal, y sus Entes Descentralizados, que servir de gua para que las mximas autoridades y sus cuentadantes o responsables, cumplan con lo previsto en la Resolucin N 01-00-000167 de fecha 20 de agosto de 2014, emanada de la Contralora General de la Repblica, y publicada en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 40.492 del 08 de septiembre de 2014, donde se dictaron las Normas para la Formacin, Participacin, Rendicin, Examen y Calificacin de las Cuentas de los rganos del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados.

Esta contribucin se realiza con el fin de unificar criterios y establecer

lineamientos que faciliten la rendicin de cuentas como principio bsico de la Administracin Pblica Venezolana, para as garantizar el logro de los objetivos de las instituciones, el buen funcionamiento de la gestin de Gobierno, y la consolidacin de una nueva cultura de apertura de la informacin, transparencia y comunicacin entre el Estado y el Poder Popular.

Por ltimo, quiero reafirmar nuestro compromiso de seguir capacitando en

reas especializadas, y en particular con la formacin, participacin, rendicin, examen y calificacin de las cuentas, para lo cual dispondremos de espacios informativos y de opinin tcnica que procure mejoras en el mbito del control fiscal, en pro de erradicar el flagelo de la corrupcin.

ELMO ANTONIO BELL SMITHE DURAN Presidente COFAE

Pgina 3 de 29

CONTENIDO

1.INTRODUCCIN ................................................................................................................ 3 2.DE LA FORMACIN Y PARTICIPACIN DE LA CUENTA ................................................ 6

1.1. Aspectos Generales ................................................................................................ 7 1.1.1. De la Cuenta y los Cuentadantes ................................................................... 7 1.1.2. Del Ejercicio Econmico Financiero .............................................................. 10 1.1.3. De la Participacin al rgano de Control Fiscal ......................................... 10

3.DE LA DOCUMENTACIN NECESARIA PARA LA FORMACIN DE LA CUENTA ....... 11 1.2. Relacionada con el Sistema de Control Interno ................................................ 12

1.2.1. Organizativos ................................................................................................... 12 1.2.2. Planificacin y Gestin ................................................................................... 13 1.2.3. Contable .......................................................................................................... 14 1.2.4. Administrativo ................................................................................................... 14 1.2.5. Presupuestario ................................................................................................. 15 1.2.6. Financiero ......................................................................................................... 17

1.3. Relacionada con los Ingresos, Rentas, Ventas u otros. ..................................... 18 1.4. Relacionada con los Fondos (Egresos o Gastos) ............................................... 20 1.5. Relacionada con los Bienes Pblicos .................................................................. 25

1.5.1. Proveeduras y Almacenes ............................................................................. 26 4.DEL ARCHIVO Y DESINCORPORACIN DE LOS DOCUMENTOS ................................ 27 5.DE LAS SANCIONES ........................................................................................................ 28 6.DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................................... 29

Pgina 4 de 29

1. INTRODUCCIN

Las presentes orientaciones tienen como finalidad establecer los

lineamientos generales que deben conocer los Cuentadantes y Responsables

de los rganos del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus

Entes Descentralizados, para la organizacin de los soportes y documentos

necesarios para la formacin y participacin de la cuenta de recursos

correspondiente a un ejercicio econmico financiero o perodo determinado,

de acuerdo con la normativa aplicable y los principios de rendicin de

cuentas, eficiencia, eficacia, transparencia y oportunidad.

La norma rectora en materia de rendicin de cuentas, se encuentra prevista

en el artculo 141 de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela,

y establece que la Administracin Pblica se fundamenta en los principios de

honestidad, participacin, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia,

rendicin de cuentas y responsabilidad.

Con el propsito de desarrollar la disposicin constitucional antes

mencionada, as como otras contenidas en el ordenamiento jurdico

venezolano, la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del

Sistema Nacional de Control Fiscal, prev en su artculo 51 la obligacin de

rendir cuentas a cargo del responsable de la administracin, manejo y

custodia de recursos pblicos de los rganos y entes, mediante los cuales se

ejerce el Poder Pblico a nivel nacional, estadal, distrital y municipal, en la

forma, oportunidad y ante el rgano de control fiscal que determine la

Pgina 5 de 29

Contralora General de la Repblica, mediante Resolucin que sera publicada

en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela.

Para cumplir con este mandato de carcter legal, la Contralora General de

la Repblica mediante Resolucin N 01-00-000167 de fecha 20 de agosto de

2014, publicada en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de

Venezuela N 40.492 del 08 de septiembre de 2014, dict las Normas para la

Formacin, Participacin, Rendicin, Examen y Calificacin de las Cuentas de

los rganos del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes

Descentralizados, en las cuales asign la competencia para realizar el

examen de las cuentas y otras actuaciones derivadas del mismo, adems de

la Contralora General de la Repblica, a los rganos de Control Fiscal

Externos e Internos de los rganos del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital,

Municipal, y sus Entes Descentralizados.

En las referidas Normas se prev, en los artculos 12, 13, 14 y 15 la

responsabilidad atribuida al cuentadante de formar y participar la cuenta al

rgano de control fiscal correspondiente, para su examen.

Atendiendo la obligacin que tienen las mximas autoridades de los

rganos y entes de los Poderes Pblicos, as como sus Cuentadantes o

Responsables, se ha elaborado las presentes orientaciones, para que sirva

como una gua en la preparacin y formacin de la Cuenta, que constituye el

conjunto de libros, registros, comprobantes, estados financieros y dems

documentos que demuestren formal y materialmente los actos de

Pgina 6 de 29

administracin, manejo o custodia de los recursos (Ingresos, Fondos y Bienes)

en un ejercicio econmico financiero o perodo determinado, segn

corresponda, as como la informacin sobre la programacin de metas y

objetivos a alcanzar y los resultados de su ejecucin.

Las presentes orientaciones contienen los aspectos bsicos que deben

tomar en consideracin para la formacin y participacin de la Cuenta de

Recursos de los ejercicios econmicos financieros a partir del 2014, inclusive,

por tanto, sus previsiones no son taxativas ni limitativas y podrn ser adaptadas

y formar parte de las normativas que comprende el Sistema de Control Interno

implementado en cada rgano o ente.

La documentacin bsica para la formacin de la cuenta contenida en

estas orientaciones es indicada a ttulo de referencia, ya que puede variar en

funcin del rgano o Ente, nivel territorial y el tipo de operaciones sujetas a

rendicin, sin menoscabo que el rgano de control fiscal, pueda requerir

documentacin y/o informacin adicional, con ocasin del examen de la

cuenta que le corresponde realizar, conforme a las funciones y potestades

previstas en las normativas que regulan su organizacin y funcionamiento.

Es necesario destacar que, la formacin oportuna y completa de la cuenta

por parte de los responsables, facilitar la participacin y rendicin de la

misma ante el rgano de control fiscal correspondiente, y permitir a este

ltimo practicar el examen y calificar la cuenta, conforme al principio de

oportunidad del control.

Pgina 7 de 29

2. DE LA FORMACIN Y PARTICIPACIN DE LA CUENTA

Aspectos Generales

En atencin con lo dispuesto en el artculo 51 de la Ley Orgnica de la

Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal,

quienes administren, manejen o custodien recursos pblicos, estn obligados

a formar cuenta de las operaciones y resultados de su gestin. La rendicin

de cuenta implica: la obligacin de demostrar formal y materialmente la

correccin de la administracin, manejo o custodia de recursos.

Conforme con lo previsto en el artculo 53 de la Ley Orgnica de la

Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal,

el cuentadante que cese en sus funciones antes de la oportunidad fijada

para la formacin y rendicin, previo a la separacin del cargo, est

obligado a formarla y rendirla de acuerdo con lo previsto en el artculo 51 de

la referida Ley y al artculo 14 de las Normas para la Formacin, Participacin,

Rendicin, Examen y Calificacin de las Cuentas de los rganos del Poder

Pblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados.

De la Cuenta y los Cuentadantes

En los rganos de la Administracin Pblica Nacional, Estadal, Distrital,

Municipal y sus Entes Descentralizados, se proceder a formar una (1) sola

cuenta integral de recursos (ingresos, fondos, y bienes pblicos) por ejercicio

Pgina 8 de 29

econmico financiero o perodo determinado, para lo cual se designar un

(1) solo cuentadante principal, salvo en aquellos casos donde existan

dependencias de ingresos o rentas separadas y desvinculadas de la

administracin de los fondos o bienes, (Ejemplo: Servicios Desconcentrados),

en cuyo caso pudieran existir cuentadantes adicionales como responsables

de las dependencias de ingresos, rentas o Servicios Desconcentrado, quienes

tendrn la obligacin de formar, participar y rendir en la misma oportunidad

la cuenta, conjuntamente con el cuentadante principal o responsable de

gastos y bienes.

En la formacin y participacin de la cuenta, el o los responsables debern

resguardar los documentos en la dependencia correspondiente y garantizar

el buen estado de los mismos, manteniendo un orden cronolgico y

correlativo de los soportes que demuestren formal y materialmente la

administracin y el manejo de los recursos, que permitan su cotejo con los

sistemas automatizados adoptados en el rgano u ente. En este sentido, los

documentos que justifiquen las operaciones debern estar ordenados en

fsico u otro medio electrnico (digital) y contener claramente su numeracin

y fechas, as como los datos de los beneficiarios o contribuyentes, conceptos,

imputaciones presupuestarias, nombre y firmas de los funcionarios autorizados

para liquidar y recaudar ingresos o rentas, asumir compromisos y ordenar

pagos, as como los sellos hmedos o electrnicos de las dependencias.

Cabe sealar que las mximas autoridades de los rganos y Entes, debern

mediante acto administrativo, designar el o los cuentadante responsables de

Pgina 9 de 29

la administracin, manejo o custodia de recursos en el ejercicio econmico

financiero o perodo determinado sujeto a la formacin de la cuenta, quienes

tendrn la obligacin de prepararla, formarla y notificar al rgano de control

fiscal correspondiente. Dichas designaciones debern ser informadas

oportunamente al rgano de control fiscal.

Los cuentadantes estn sujetos a las acciones resarcitorias y sancionatorias

a que haya lugar, con ocasin del desempeo de sus funciones en la

administracin de fondos y bienes pblicos.

Las mximas autoridades de los rganos y entes deben garantizar el

establecimiento de un adecuado sistema de control interno, para

salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de la informacin

presupuestaria, financiera y administrativa, promover la eficiencia, economa

y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las polticas

prescritas y lograr el cumplimiento de su misin, objetivos y metas.

Igualmente, es necesario establecer procedimientos internos, con el

propsito que la informacin que conforma la cuenta fluya oportunamente y

haya sido objeto de registro para mantener los sistemas contables al da.

Es necesario aclarar que, la formacin de la cuenta no constituye un

proceso adicional de archivo y ordenacin separada, sino que est

estrechamente vinculada con los sistemas de control interno establecidos en

cada rgano y ente, as como con las actividades administrativas diarias en

Pgina 10 de 29

materia de ingresos, fondos y bienes, cuya finalidad es poner a disposicin

del rgano de control fiscal correspondiente, la documentacin

debidamente organizada que justifique que la administracin, manejo y

custodia permitieron el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales

en un perodo determinado.

Del Ejercicio Econmico Financiero

Queda entendido para todos los rganos de la Administracin Pblica

Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados, que el

ejercicio econmico financiero o perodo determinado comprender todas

las operaciones de recursos (ingresos, fondos y bienes pblicos), realizadas

durante el lapso comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre de

cada ao.

De la Participacin al rgano de Control Fiscal

A los fines de cumplir con la obligacin de carcter legal de demostrar

formal y materialmente el manejo de los recursos, el cuentadante tiene la

responsabilidad de formar la cuenta, debidamente completa, organizada,

enumerada y clasificada, as como de participar por escrito al rgano de

control fiscal correspondiente, que la misma se encuentra formada y lista

para su examen, dentro de los noventa (90) das continuos al cierre del

ejercicio econmico financiero o perodo determinado.

Pgina 11 de 29

Cabe sealar que, al momento de participar por escrito que la cuenta se

encuentra formada y lista para su examen, se debe anexar un listado o

relacin de todos los documentos, registros y saldos que la conforman,

incluyendo los aspectos organizativos, de planificacin, gestin, contables,

administrativos, presupuestarios y financieros a los que se refieren las

presentes orientaciones.

Efectuada la participacin, el rgano de control fiscal correspondiente,

proceder dentro de los sesenta (60) das hbiles siguientes, a realizar una

revisin preliminar de la cuenta para verificar su correcta formacin, en cuyo

caso, emitir constancia de su recepcin, con lo cual se considerar rendida.

Cuando se detecten deficiencias en su formacin, se levantar un acta para

dejar constancia de dichas circunstancias y se fijar un lapso, que no

exceder de veinte (20) das hbiles, contados a partir de la fecha de

suscripcin de la misma, para que stas sean subsanadas.

3. DE LA DOCUMENTACIN NECESARIA PARA LA FORMACIN DE LA CUENTA

La documentacin indicada en las presentes orientaciones, constituye solo

una gua para la formacin de la cuenta y debe ser asimilada segn el caso,

a los distintos mbitos de competencia funcional, territorial y particularidades

de los rganos y entes sujetos a rendicin de cuentas, as como a la

normativa que le sea aplicable.

Pgina 12 de 29

En tal sentido, estas orientaciones no son de carcter limitativo, por tanto se

considera que los soportes bsicos indispensables para demostrar formal y

materialmente el manejo de los recursos para la formacin y participacin de

la cuenta, son los que se mencionan a continuacin:

Relacionada con el Sistema de Control Interno

Organizativos

Estructura Organizativa, formalmente aprobada por la Mxima Autoridad

del rgano o Ente, rgano de Adscripcin y por el rgano Rector

competente en la materia (Ministerio del Poder Popular de Planificacin o

su equivalente en los diferentes niveles territoriales), debidamente

actualizada y publicada.

Filosofa institucional, actualizada y aprobada por la mxima autoridad,

donde conste la Misin, Visin, Valores, Principios y Objetivos.

Gaceta Oficial o su equivalente, mediante la cual se designan los miembros

del cuerpo colegiado (Junta Directiva, Directorio), Presidente, Ministro, y de

las Comisiones de Contrataciones Pblicas del rgano o Ente.

Gaceta Oficial o Acto Administrativo, mediante el cual la mxima autoridad

designa al Cuentadante o Responsable de formar, participar y rendir la

cuenta, as como de los Cuentadantes o Responsables Adicionales segn

el caso, dadas las caractersticas del rgano o Ente.

Gaceta Oficial o Acto Administrativo, mediante el cual la mxima autoridad

delega la facultad de ordenar compromisos, pagos y manejo de cuentas

Pgina 13 de 29

bancarias o instrumentos financieros, en funcionarios de alto nivel adscritos

a ellos, donde conste el monto lmite y los conceptos de gastos objeto de

delegacin, dadas las caractersticas del rgano o Ente.

Normativa legal aplicable al perodo de la cuenta a formar y sujeta a

rendicin, segn el mbito de competencia que corresponda y vinculada

a la misma.

Manuales de Organizacin vigentes para el perodo de la cuenta a formar y

sujeta a rendicin.

Instrumentos normativos debidamente aprobado por las mximas

autoridades, que sustente el Sistema de Control Interno del rgano o Ente,

tales como: Manuales de Normas y Procedimientos, Manuales de

Procedimientos del Sistema de Modificaciones Presupuestarias y

Reprogramacin de la Ejecucin del Presupuesto, Manuales de Control de

Riesgos, Sistemas de Indicadores, Puntos de Cuenta, Agendas del

Directorio, entre otros, vinculados con las reas objetos de la cuenta.

Planificacin y Gestin

Plan Estratgico y Operativo Anual Institucional debidamente suscrito y

aprobado oficialmente, que corresponda al ejercicio econmico

financiero a rendir, con sus modificaciones o reprogramaciones fsicas y

presupuestarias si las hubiere.

Informe de Gestin del rgano o Ente correspondiente al ejercicio

econmico financiero a rendir. (slo en caso de estar disponible para el

momento de la participacin de la cuenta).

Pgina 14 de 29

Reportes utilizados a travs de indicadores de gestin

Contable

Libros principales y auxiliares, registros y ajustes que aseguren el

cumplimiento de los principios de contabilidad e informacin contable,

adaptados a las Normas Generales de Contabilidad Pblica de la

Repblica u otras normas e instrucciones emanadas de la ONCOP (Oficina

Nacional de Contabilidad Pblica) en el marco del Sistema Nacional de

Contabilidad Pblica.

Estados Financieros correspondientes al ejercicio econmico financiero

sujeto a rendicin, elaborados de conformidad con la Norma Tcnica de

Contabilidad sobre la Presentacin de Estados Financieros dictados por la

Oficina Nacional de Contabilidad Pblica, as como los Estados de

Rendimiento Financieros, Movimiento de las Cuentas de Patrimonio, Flujo

de Efectivo y Cuenta de Ahorro-Inversin-Financiamiento, pertenecientes

al ejercicio sujeto a rendicin en el caso que aplique.

Administrativo

Instrumentos jurdicos y actos administrativos dictados por las mximas

autoridades de los rganos y entes, tales como, Ordenanzas, Resoluciones,

rdenes, Providencias, Lineamientos, Instrucciones, entre otros, vinculados

con el manejo de recursos, los cuales debern clasificarse segn la

Pgina 15 de 29

naturaleza de la materia regulada, en orden cronolgico e identificando el

ejercicio econmico financiero en el cual fueron dictados.

Constancia de la caucin del o los funcionarios o funcionarias encargadas

de la administracin y liquidacin de ingresos o de la recepcin, custodia y

manejo de fondos pblicos, correspondiente al ejercicio econmico

financiero o perodo determinado, sujeto a la formacin de la cuenta,

mediante la consignacin de garantas (Pliza de Seguros) hasta por la

suma establecida en las normativas aplicables, emitida por una institucin

bancaria o compaa de seguros, domiciliada en el pas de reconocida

solvencia e inscrita en la Superintendencia de Seguros. (Aplica para todos

los funcionarios responsables del manejo de recursos, incluye a las

Unidades Administradoras, Fondos en Anticipo, Fondos Operativos y Cajas

Chicas)

Actas de Entrega, en caso de cese de funciones por parte de los

cuentadantes o responsables de las diferentes reas que administren,

manejen o custodien recursos pblicos.

Informes de auditoras externas practicadas en el rgano o Ente, vinculadas

al manejo de recursos durante el perodo sujeto a rendicin.

Presupuestario

Instrumento Oficial donde conste el Presupuesto de Ingresos y Egresos del

rgano o Ente sujeto a rendicin de cuentas, perteneciente al ejercicio

econmico financiero, as como las modificaciones debidamente

Pgina 16 de 29

aprobadas por el nivel correspondiente (Crditos Adicionales,

Rectificaciones, Insubsistencias, Rebajas, Traspasos).

Estructura para la Ejecucin Financiera del Presupuesto Institucional,

debidamente aprobada y publicada en Gaceta Oficial, correspondiente

al ejercicio econmico financiero, sujeto a la formacin y rendicin de la

cuenta de los rganos del Poder Nacional. En el caso de los Estados,

Distritos y Municipios, as como los entes descentralizados, se requerir el

medio de publicacin que corresponda.

Formulario de asignacin de crditos presupuestarios y Distribucin

Institucional Administrativa del Presupuesto de Egresos, la cual deber

contener la informacin siguiente:

- Presupuesto del ejercicio econmico financiero sujeto a la formacin de

la cuenta, discriminado por proyectos o programas (segn el nivel

territorial), unidades administradoras, unidades ejecutoras locales y

acciones centralizadas, en el cual se evidencie la distribucin

administrativa de los crditos presupuestarios, debidamente

comunicada a la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) o su

equivalente en los niveles territoriales, as como la distribucin de los

crditos por fuente de financiamiento que corresponda manejar a la

Unidad Administradora Central (Oficina de Administracin y Finanzas o

su similar segn l caso).

- Reporte de la Ejecucin Presupuestaria discriminada por partidas,

emitida por el SIGECOF (Sistema Integrado de Gestin y Control de las

Finanzas Pblicas) o el sistema automatizado equivalente, con

indicacin de los registros del pre compromiso, compromiso, causado y

Pgina 17 de 29

pagado, detalladas por partidas de acuerdo al Clasificador

Presupuestario que aplique.

- Relacin de Compromisos vlidamente adquiridos, causados y no

causados, con corte al 31-12 del ejercicio econmico financiero a rendir.

Financiero

Relacin de la cuentas bancarias e instrumentos financieros que maneja el

rgano o Ente, y sus respectivas autorizaciones por parte de la Oficina

Nacional del Tesoro para la apertura y registro de las mismas, destinadas al

manejo de fondos pblicos, as como para los fondos en avance, anticipos

y caja chica, de ser el caso.

Libros Auxiliares y de Banco o su equivalente, correspondiente a los fondos,

en los cuales deben estar registradas todas las transacciones de la cuenta

bancaria utilizada para manejarlos.

Estados de cuentas y conciliaciones bancarias de cada una de las cuentas

o instrumentos financieros a nombre del rgano o Ente para el manejo de

los recursos.

Planillas de reintegros al Tesoro Nacional, Estadal, Distrital o Municipal,

realizados por la Unidad Administradora Central de los rganos y Entes,

para enterar los remanentes de los fondos causados y no pagados, dentro

de los primeros diez (10) das hbiles del mes de febrero del ao siguiente al

ejercicio econmico financiero sujeto a la formacin de la cuenta. As

mismo, de ser aplicable, constancia de haber remitido a la ONCOP la

informacin recabada del SIGECOF o sistema administrativo, sobre los

Pgina 18 de 29

compromisos asumidos y no causados al 31 de diciembre del ejercicio

culminado, el cual deber indicar la imputacin presupuestaria,

beneficiarios, monto y fecha estimada de causacin. (Solo si aplica para

los niveles territoriales y sus entes descentralizados)

Resumen detallado de los Fondos en Avance, Anticipo y Cajas Chicas, en

caso de existir, con indicacin del acto administrativo que los creo, los

responsables, finalidades, montos, entidad y cuenta bancaria. Solicitar el

Manual o Instructivo de Caja Chica emanado de las mximas autoridades

de cada rgano o ente, debidamente aprobado conforme con las

previsiones contenidas en la LOAFSP (Ley Orgnica de la Administracin

Financiera del Sector Pblico) (Solo si aplica).

Constancia de las reposiciones de los Fondos en Anticipo y Cajas Chicas,

realizadas durante el ejercicio econmico financiero a rendir, as como del

cierre al 31-12, con su respectivo reintegro de ser el caso.

Listado de Retenciones efectuadas a los pagos distintos a los de personal,

enteradas y pendientes de enterar, correspondientes a Impuesto sobre la

Renta, IVA, Gobiernos Distritales, Estadales o Municipales, entre otros.

(Anexar comprobantes).

Relacionada con los Ingresos, Rentas, Ventas u otros.

En el rea de ingresos, es importante conocer el mbito del rgano o ente a

los fines de precisar las competencias y los diferentes conceptos que se

manejan, para lo cual podrn asimilar los aspectos que se mencionan a

continuacin:

Pgina 19 de 29

Listado detallado de los recursos (Transferencias, Crditos Adicionales,

Aportes, Situado, Donaciones, entre otros) recibidos por el rgano o ente

durante el ejercicio econmico financiero o perodo determinado sujeto a

rendicin, donde se indique: el tipo, institucin emisora, fecha, monto,

objeto, entidad y cuenta bancaria. En el caso de los Servicios

Desconcentrados, se elaborar el listado de los ingresos provenientes de su

gestin, as como la utilizacin de los mismos con sus comprobantes

respectivos, si aplicara.

Reporte Administrativo o relacin detallada, cronolgica y clasificada por

tipo y ramo de ingresos o rentas (liquidados, anulados, exonerados, exentos

y recaudados), que correspondan al ejercicio econmico financiero,

donde consten todos los datos referidos a los nombres y nmeros de

contribuyentes o usuarios, concepto, base legal y de clculo.

Listado de Contribuyentes, Clientes o Usuarios por rubro de ingresos, donde

se indique: nmero de registro, nombre, direccin, concepto y monto

causado.

Estados de cuentas y conciliaciones de cada una de las cuentas

bancarias o instrumentos financieros a nombre del rgano o Ente para el

manejo de los recursos (Ingresos) de ser el caso.

Libros Auxiliares y de Banco o sus equivalentes, donde conste el registro de

todas las operaciones relacionadas con los Ingresos.

Planillas o Comprobantes de los ingresos, ventas o rentas, y cualquier otro

documento que se considere justificativo de la liquidacin y/o la

recaudacin, los cuales debern estar ordenados de forma cronolgica y

correlativa.

Pgina 20 de 29

Relacin detallada de los ingresos, ventas o rentas causadas y pendientes

de liquidacin, as como de aquellos incobrables.

Conciliaciones o verificaciones para determinar la correspondiente

recaudacin de los ingresos, ventas o rentas efectuadas por las Oficinas o

Bancos Recaudadores. (si aplica)

Resumen de las anulaciones, exoneraciones y exenciones otorgadas,

donde conste la justificacin y procedencia del beneficio.

Resumen de los ingresos, ventas o rentas causadas y por liquidar o registrar,

as como aquellos liquidados y pendientes de recaudacin al 31-12 de

cada ao.

Relacionada con los Fondos (Egresos o Gastos)

En el rea de fondos (egresos o gastos) se requiere conocer el mbito del

rgano o ente a los fines de precisar las competencias de los ordenadores de

compromisos y pagos, as como de los diferentes conceptos que se manejan,

entre los cuales se sealan los siguientes:

Listado de las rdenes de Pago o Comprobantes de Egresos y Gastos

pertenecientes al ejercicio econmico financiero que corresponda,

emitido por el SIGECOF o el sistema administrativo equivalente en los

rganos y Entes, distintos al Nivel Central del Poder Nacional.

rdenes de Pago o Comprobantes de Egresos y Gastos emitidos durante el

ejercicio econmico financiero, sujeto a la formacin de la cuenta, con su

correspondiente imputacin presupuestaria y debidamente aprobados por

Pgina 21 de 29

los responsables autorizados, archivados en orden correlativo, cronolgico

y con sus soportes justificativos.

rdenes o comprobantes de pago y sus soportes justificativos efectuados

con cargo a Fondos en Avances, Fondos en Anticipo y Cajas Chicas.

Listado de gastos causados y no pagados al 31 de diciembre del ejercicio

econmico financiero sujeto a la formacin de la cuenta. Esta informacin

debe ser presentada en observancia con los Lineamientos para el Cierre

del Ejercicio Econmico Financiero del ao que corresponda, dictados por

la ONAPRE, con la finalidad de registrar en el SIGECOF o sistemas

administrativos equivalentes, los momentos del gasto (compromiso-

causado-pagado) en cada ejercicio.

Relacin de comprobantes justificativos de inversin tales como: rdenes de

compras y servicios o su equivalente, requisiciones, presupuestos, actas de

controles perceptivos, solicitudes de viticos y pasajes, entre otros,

debidamente ordenados en forma cronolgica y correlativa.

Listados de los procesos de contrataciones pblicas efectuados por el

rgano o Ente durante el ejercicio econmico financiero a rendir, para la

adquisicin de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios, tales

como Consultas de Precios, Concursos Abiertos, Concursos Cerrados y

Contrataciones Directas, as como aquellos excluidos de las modalidades

de seleccin.

Expedientes Administrativos de los Procedimientos de Contrataciones

Pblicas (Concluidos: incluye pagos), elaborados por parte de la Comisin

de Contrataciones y/o la Unidad Administrativa Financiera, para la

adquisicin de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios,

Pgina 22 de 29

durante el ejercicio econmico-financiero o perodo determinado, sujeto a

la formacin de la cuenta, tales como Concursos Abiertos, Concursos

Abiertos Anunciados Internacionalmente, Concursos Cerrados, Consultas

de Precios y excepcionalmente Contrataciones Directas, y otras,

aprobadas por la Mxima Autoridad. Dichos expedientes debern estar

numerados, foliados y contener los documentos requeridos en la Ley de

Contrataciones Pblicas y su Reglamento, entre los cuales se detallan los

siguientes:

- Solicitud de la Unidad Usuaria o requirente.

- Documento que autoriza el inicio del procedimiento o Acta de Inicio de

la modalidad al cual est sujeto el procedimiento.

- Pliego de Condiciones o Condiciones de la Contratacin.

- Actos Motivados.

- Llamado o Invitacin a los Participantes.

- Modificaciones o Aclaratorias del Pliego de Condiciones si las hubiere.

- Acta de recepcin de los documentos para calificacin u ofertas.

- Documentos legales de las personas naturales o jurdicas. (Solicitados en

el Pliego de Condiciones)

- Ofertas y condiciones recibidas.

- Informe de anlisis y recomendacin de la adjudicacin o declaratoria

de desierta.

- Garantas recibidas para el mantenimiento de la Oferta.

- Documento de Adjudicacin.

- Notificacin al beneficiario de la adjudicacin y otros oferentes si fuere

el caso.

Pgina 23 de 29

- Documentos para formalizar el contrato.

- Contrato generado para la adjudicacin, rdenes de servicio u compra

segn corresponda.

- Cronograma de desembolso de la contratacin

- Orden de Pago u otra modalidad utilizada segn el mbito de

competencia del rgano o ente, para cancelar las obligaciones

contraidas (cheque, transferencia, y otros).

- Cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social.

- Cualquier otro relacionado con el procedimiento de seleccin aplicado.

Expedientes de los servicios bsicos contratados durante el ejercicio

econmico financiero sujeto a la formacin de la cuenta, los cuales

debern estar debidamente identificados y contener al menos los

documentos siguientes: punto de cuenta o su equivalente, contrato-

convenio u orden de servicio, modificaciones al contrato original, rdenes

de pago, comprobantes de egresos, vouchers de cheques, transferencias,

anticipos otorgados, valuaciones, entre otros, tal como lo establecen las

normas sobre organizacin y archivo de documentos dictadas por la

ONCOP.

Listado de bienes adquiridos, as como de obras y servicios no bsicos

contratados y ejecutados o en proceso de ejecucin, correspondientes al

ejercicio econmico financiero sujeto a rendicin, con indicacin de los

datos necesarios para el control de los mismos.

Comprobantes justificativos de los gastos por concepto del Talento o

Recurso Humano, que incluya al personal de alto nivel, fijo, comisin de

Pgina 24 de 29

servicio, contratado, jubilado y pensionado, entre los cuales se detallan los

siguientes:

- Manual Descriptivo de Clases de Cargos, Registro de Asignacin de

Cargos y Tabuladores de Sueldos vigentes para el personal,

debidamente aprobado por las mximas autoridades.

- Mayor de ejecucin presupuestaria en relacin a gastos de personal.

- Resumen mensual de la nmina de personal (fijo, jubilado, pensionado,

contratado que incluya al personal en comisin de servicio) y sus

Expedientes.

- Resumen mensual de las retenciones efectuadas al personal y enteradas

a sus legtimos beneficiarios. (Impuesto Sobre La Renta, Caja de Ahorros,

Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, Poltica Habitacional,

Instituto Nacional de Capacitacin y Educacin Socialista, Sindicatos,

entre otros)

- Resumen mensual de los aportes patronales cancelados y enterados a

sus legtimos beneficiarios.

- Conciliaciones mensuales con los beneficiarios de los aportes patronales.

(IVSS, Paro Forzoso, Poltica Habitacional, Caja de Ahorros)

- Estado de Cuenta y Resumen Mensual detallado del Fideicomiso de

Prestaciones Sociales.

- Resumen mensual del pago por concepto de Bono de Alimentacin.

- Resumen mensual del pago de Comisiones por suministro de Tickets de

Alimentacin o su equivalente.

- Resumen mensual del pago del beneficio de HCM (Seguro de

Hospitalizacin, Ciruga y Maternidad) o su equivalente, de ser el caso.

Pgina 25 de 29

- Resumen mensual de pagos de otras remuneraciones al personal.

- Resumen mensual de pagos de beneficios adicionales al personal.

- Resumen mensual de pago de bono vacacional.

- Resumen de pagos de aguinaldos o bonificaciones de fin de ao.

- Relacin detallada de los compromisos pendientes al cierre del ejercicio

objeto de rendicin, por conceptos de Talento o Recursos Humanos.

Relacionada con los Bienes Pblicos

En el rea de bienes pblicos se requiere conocer las competencias de las

Unidades y responsables patrimoniales, con respecto a los inmuebles,

muebles, semovientes y almacenes o proveeduras, as como a su

conservacin mantenimiento, uso y resguardo. En este sentido, los

responsables debern garantizar los soportes que conforman la cuenta

integral, entre los cuales se sealan los siguientes:

Designacin del funcionario o funcionaria que acte como Responsable

Patrimonial de Bienes, debidamente aprobado por las mximas

autoridades y publicado en Gaceta Oficial o su equivalente.

Creacin y funcionamiento de la Unidad Responsable Patrimonial de Bienes

Pblicos.

Inventario Inicial de bienes pblicos al ejercicio econmico financiero o

perodo determinado al que corresponda la cuenta, (Muebles, Inmuebles,

Semovientes), donde se indique el grado de operatividad.

Formularios auxiliares prescriptos para el control de los bienes pblicos.

Pgina 26 de 29

Resumen detallado de bienes arrendados o en comodato.

Relacin detallada de bienes transferidos bajo custodia y administracin.

Listado de adquisiciones e incorporaciones de bienes al inventario.

Listado de las desincorporaciones de bienes y sus justificativos.

Relacin detallada y correlativa de los controles perceptivos de los bienes.

adquiridos, recibidos y sus condiciones.

Resumen de faltantes de bienes y sus justificativos.

Resumen de Donaciones de bienes pblicos y sus justificativos.

Estudios tcnicos (Avalos) elaborados con ocasin de la adquisicin de

bienes durante el ejercicio econmico financiero o perodo determinado a

que corresponda la cuenta.

Inventario Final de bienes pblicos al cierre del ejercicio econmico

financiero o perodo determinado al que corresponda la cuenta. (31-12 de

cada ao)

Plizas de Seguro de bienes, vigente durante el perodo sujeto a rendicin.

Proveeduras y Almacenes

Para los efectos de la formacin de la cuenta es necesario presentar toda la

documentacin que corresponda al manejo y custodia de los Almacenes,

Proveeduras, Depsitos, Farmacias, entre otros; donde se encuentren bienes

muebles o materiales de consumo, para lo cual se deber suministrar los

soportes siguientes:

Inventario al inicio del ejercicio econmico financiero a rendir.

Pgina 27 de 29

Entradas Mensuales al Almacn o Depsito. (traspasos, compras,

produccin, donaciones, permuta)

Reintegros o devoluciones Mensuales

Movimientos Mensuales de Almacenes y Proveeduras, con sus

justificativos.

Movimientos Mensuales de salidas, ventas, suministros, entregas y

donaciones.

Movimiento Mensuales de las Desincorporaciones (deterioro, mermas,

inservibilidad)

Movimientos Mensuales de Prstamos autorizados.

Inventario Final al cierre del ejercicio econmico financiero.

Actas levantadas con motivo de controles perceptivos, controles de

inventarios, faltantes, desincorporaciones, prstamos, etc.)

4. DEL ARCHIVO Y DESINCORPORACIN DE LOS DOCUMENTOS

De conformidad con lo previsto en la Segunda Disposicin Final de las

Normas para la Formacin, Participacin, Rendicin, Examen y Calificacin de

las Cuentas de los rganos del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital,

Municipal y sus Entes Descentralizados, los documentos y comprobantes que

sustentan las cuentas, en las cuales no consten derechos o acciones a favor

de los rganos y entes o hayan quedado desprovistos de efectos jurdicos,

podrn desincorporarse o destruirse despus de diez (10) aos de

incorporados a los archivos.

Pgina 28 de 29

5. DE LAS SANCIONES

El artculo 91 numeral 25 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la

Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, establece que constituye

un supuesto generador de responsabilidad administrativa, quienes estando

obligados a rendir cuenta, no lo hicieren en la debida oportunidad, sin

justificacin, las presentaren reiteradamente incorrectas o no prestaren las

facilidades requeridas para su revisin.

Pgina 29 de 29

6. DIAGRAMA DE FLUJO

A continuacin se presenta un diagrama de flujo, como herramienta que

permite mostrar un panorama global del procedimiento, sin reflejar en l

detalles operativos, para facilitar la comprensin de cmo se interrelacionan

los elementos que intervienen en la formacin, participacin y rendicin de la

cuenta de recursos en un ejercicio econmico financiero.